T?CNICAS POLITOL?GICAS PARA LA GESTI?N DE PROYECTOS SOCIALES

.01 La definición del problema.

La resolución de problemas organizacionales se plantea hoy como una necesidad ineludible, porque significa mejorar la calidad, y la mejora de la calidad aumenta la competitividad empresaria porque permite satisfacer mejor los requerimientos de los clientes al más bajo costo posible, mediante el trabajo eficiente de todos. Lograr ésto exige eliminar inspecciones y retrabajos y resolver los problemas que impiden hacer correctamente las cosas correctas desde la primera vez.

Hay diversas categorías de problemas y diversos tipos de equipos adecuados para resolverlos. Los problemas que afectan a un departamento: los resuelven los grupos de progreso. Los problemas que afectan a varios departamentos los resuelven los equipos especiales de medidas correctivas.

Primer paso: Definir el problema.

Definir el problema significa en primer lugar definir los síntomas del problema y luego comprender el proceso que lo produce. Hay dos herramientas básicas para ello:

* Las listas de comprobación.

* Los diagramas de flujo.

El método de las listas de comprobación consiste en responder con todo el detalle posible a las siguientes preguntas:

QUE: Cuál es el problema? Qué es lo que se ha observado?

QUIEN: Quién o quienes intervienen en el problema? Quienes están antes o despues del problema en el flujo del trabajo?

DONDE: Dónde se manifiesta? Dónde se origina?

CUANDO: En qué ocasión aparece? En qué momentos? Durante cuánto tiempo?

COMO: Cómo se maniesta? Con cuánta frecuencia ocurre? Cual es su importancia (en tiempo perdido, en costes, en frecuencia)?

PORQUE: Cuál es la causa del problema? (Pregunta clave)

Este método tiene buenas cualidades: en una forma sencilla, centra la atención en el problema, cohesiona al grupo y lleva a conocer más sobre el problema.

Veamos ahora el método de los diagramas de flujo. Un diagrama de flujo es una graficación de la secuencia de actividades relacionadas que conducen al problema. Proporciona un medio para comprender las etapas del proceso que conduce al problema, antes de identificar su causa.

Pueden darse algunas orientaciones para construir un diagrama de flujo:

* Deben participar las personas que intervienen en el proceso, mas sus proveedores y clientes. Deben participar, pues, todos los miembros del equipo.

* Durante las reuniones de construcción del diagrama, la graficación debe permanecer bien visible para todos los miembros del equipo.

* Aprovechar los intervalos entre reuniones para documentarse sobre el proceso.

* Decidir en primer lugar el nivel de detalle. En general, conviene evitar el exceso de detalles.

Hay algunas preguntas que resultan útiles para construir el diagrama:

* Qué es lo primero que sucede?

* Qué sucede a continuación?

* De dónde procede el servicio o el material?

* Cómo llega hasta allí?

* Cuando se requiere una decisión, quién la toma?

* Qué sucede si la decisión es afirmativa/negativa?

* Adónde se dirige a continuación el producto o el servicio?

Para graficar el diagrama puede adoptarse la convención de que flechas descendentes verticales indican la secuencia de operaciones y flechas horizontales indican los ingresos de materiales, servicios u otros procesos. Para representar diversos tipos de operaciones pueden usarse símbolos gráficos tales como:

inicio final flujo paso del proceso decision