ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN
COMO VENTAJA COMPETITIVA
Eduardo Jorge Arnoletto
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Criterios básicos sobre relaciones con proveedores y compras.
Los nuevos criterios sobre la relación con los proveedores implican el abandono de las políticas tradicionales, que en síntesis pueden definirse como relaciones enemigo enemigo, altamente conflictivas en la puja de los precios y las condiciones comerciales. Los nuevos criterios procuran plantear relaciones de asociación con fines de mutuo beneficio, en base a ideas como las siguientes:
Abandonar la idea de colocar contratos a base del precio por pieza. Lo importante es el costo de la pieza instalada y funcionando en manos del cliente final, no el precio de compra del material aislado.
Abandonar la práctica de colocar contratos en base a muestras. Lo importante es asegurarse de que los procesos del proveedor están en condiciones de proveer regularmente elementos de la calidad requerida, y no la calidad de una muestra elaborada especialmente para presentación.
Abandonar la práctica de tener gran número de proveedores en fuerte competencia entre sí, y agrupar los suministros en un pequeño número de proveedores seleccionados en base a sus condiciones para proveer elementos de calidad y acompañar a la empresa cliente en su proceso de reducción de costos y mejora de calidad.
Buscar en todo lo posible la cercanía geográfica de los proveedores, para obtener de ellos entregas más frecuentes y en lotes más chicos, que acompañen de cerca el propio programa de fabricación, con posibilidad de rápida detección y solución de las fallas, y participación activa de los proveedores en el desarrollo de nuevos productos y de mejoras sobre los productos existentes.
Una vez seleccionados y probados los mejores proveedores, hacer contratos de suministro a largo plazo, procurando alcanzar la categoría de cliente principal; y estimular al proveedor para que mejore su calidad y baje sus costos, asesorándolo en su proceso de mejora, y establecer condiciones de entrega Justo a Tiempo.
Con respecto a Compras, que es área de la mayor importancia dentro de la dinámica general de la empresa, en primero lugar diremos que las tareas o funciones propias de Compras son las siguientes:
Obtener especificaciones técnicas.
Seleccionar proveedores.
Emitir pedidos de cotización.
Hacer el seguimiento del cumplimiento de fechas.
Hacer la apertura de las cotizaciones, análisis de los costos, negociación de precios y condiciones y adjudicación de pedidos.
Asistencia técnica a proveedores.
Control de facturas de proveedores.
Estas tareas requieren un personal altamente capacitado y conocedor tanto de los procesos internos de la empresa como de las diversas tecnologías que pueden encontrarse entre los proveedores, así como un buen conocimiento de las posibilidades del mercado. Para obtenerlo hay básicamente dos opciones:
Seleccionar un buen negociador y darle capacitación técnica.
Elegir un técnico y formarlo en técnicas de negociación.
De esto se deduce que los aspectos importantes de la idoneidad de un comprador se refieren, por una parte, a su capacidad de negociación, para obtener precio y condiciones mutuamente ventajosas si se busca mantener relaciones estables y prolongadas con los proveedores; y por otra, a su capacidad de evaluación de los procesos del proveedor, para asegurar la calidad.
Una decisión estratégica de la mayor importancia se refiere a la pregunta: Hacer o comprar? Vale decir, que elementos vamos a producir en el ámbito interno de la empresa y cuales vamos a comprar en proveedores externos. Hay que analizar con cuidado factores como la tecnología, las perspectivas de crecimiento y las políticas de diferenciación y especialización; y también los objetivos de la empresa en cuanto a calidad, cumplimiento con los propios clientes y autonomía de gestión. La tendencia más marcada hoy es la de transferir a terceros la mayor parte posible de las actividades parciales y conservar adentro los montajes finales y la comercialización, pero no se trata de una receta única sino de algo que hay que analizar con cuidado en cada caso.
Para resumir este panorama se suele decir que hay cinco decisiones básicas que Compras tiene que tomar en cualquier empresa:
Qué comprar: Determinar cuales son los elementos necesarios, al menor costo total (no al menor precio del elemento en sí).
Cuánto comprar: Determinar las cantidades a comprar, de acuerdo a los requerimientos del control de inventarios.
Cuándo comprar: Determinar la fecha de compra y de entrega, de acuerdo al cronograma de control de inventarios.
Dónde comprar: Seleccionar a los proveedores que reúnan las condiciones de calidad, plazo de entrega y precio justo.
Cómo comprar: Elaborar, establecer y cumplir un procedimiento adecuado para la requisición, adjudicación, adquisición y seguimiento de las compras.
