BIBLIOTECA VIRTUAL de Derecho, Economía y Ciencias Sociales

 

ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN COMO VENTAJA COMPETITIVA
 

Eduardo Jorge Arnoletto

 

 

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• Nociones elementales básicas sobre planificación y control de la producción, de los inventarios y de la capacidad.

Hasta ahora hemos hablado en un nivel estratégico, de largo plazo, definiendo el marco de referencia de la actividad de la empresa. Ahora vamos a pasar al nivel táctico, para ver, en el mediano y corto plazo, cómo se puede hacer para lograr:

• La concreción de los objetivos fijados en la estrategia.

• La planificación de cantidades de productos o servicios y sus plazos.

• La programación de los componentes a producir o comprar, y cuando.

• La programación de las actividades de las distintas unidades productivas.

• El análisis de los recursos disponibles: contar con la capacidad necesaria.

• La planificación, la gestión y el control de los inventarios de materias primas, componentes y productos terminados.

En síntesis, la función de operaciones, en el nivel táctico, trata de proyectar el futuro deseado para un lapso definido de tiempo, los medios necesarios y las actividades a desarrollar para conseguir realizarlo.

Esta actividad se basa en un enfoque jerárquico y ordenado de niveles de planificación, según un orden descendente tal como:

• Planificación estratégica.

• Planificación táctica.

• Programación maestra.

• Programación de componentes.

• Ejecución de operaciones.

• Control.

La planificación estratégica establece las metas y planes a largo plazo en forma muy genérica. La planificación táctica concreta los objetivos de cada área en el mediano plazo, con mayor detalle. La programación maestra define con todo detalle la cantidad, tipo y cadencia de los productos para el corto plazo, y es la base de la programación de componentes, que configura la orden de acción para cada uno de los sectores y sirve de patrón para el posterior control de las operaciones ejecutadas. También suele utilizarse la llamada planificación adaptativa, que es una realimentación desde el control hacia la planificación estratégica, para adecuarla mejor a las realidades previsibles del mercado.

Un plan agregado de producción consiste en el resultado de transferir al nivel táctico el plan de producción a largo plazo. La Gestión de Operaciones tiene por misión, en este aspecto:

• Dividir trimestralmente o mensualmente el plan anual de producción.

• Verificar las previsiones de la demanda a corto plazo, la cartera de pedidos y otras fuentes de información sobre la demanda.

• Determinar las necesidades mensuales totales de producción agregada, expresadas en unidades por familia de productos terminados.

La programación maestra de la producción es la desagregación de dichas cantidades para períodos más cortos, que generalmente son el día o la semana. Es pues, un plan detallado de los productos y los ítems necesarios para fabricarlos.

Por supuesto que la Gestión de Operaciones no realiza sola todos estos estudios y planes, sino con el aporte de información de otras áreas de la empresa, como se ejemplifica a continuación:

• Comercial: Establece las necesidades de producción, o sea la previsión de la demanda.

• Finanzas: Calcula los ingresos de origen comercial y los gastos por compras, inventarios, etc.

• Personal: Calcula las necesidades de contrataciones, despidos, empleo permanente o eventual, horas extra, vacaciones, etc.

• Marketing: Formula las previsiones de demanda y su concreción, los desplazamientos de demanda, los atrasos en el servicio, etc.

• Contabilidad: proporciona los datos sobre costos, necesarios para el análisis de alternativas.

En el terreno que nos interesa en este momento, para la planificación de la producción es imprescindible una buena previsión de la demanda, y en todo el proceso, una intensa interacción entre Producción, Marketing y la Alta Dirección.

En las empresas de servicios, en general es mayor la importancia de la mano de obra que la del equipo fijo, por lo que la capacidad se mide por la cantidad de horas disponibles y la planificación de las actividades es más bien un plan de desarrollo del personal. Las posibilidades de actuar para nivelar la capacidad a la demanda o viceversa es, en general, más escasa en los servicios que en la industria, pero siempre algo se puede hacer:

• Nivelar la demanda mediante promociones, ofertas, estímulos a concurrir en horarios poco frecuentados.

• Actuar sobre la capacidad fraccionando horarios, haciendo contratos a tiempo parcial, tercerizando algunas actividades.

• En algunos casos se puede almacenar en períodos de exceso de capacidad y baja demanda, pero esto no es frecuente..

Al hablar de la planificación y control de los inventarios nos estamos refiriendo en primer lugar a los elementos necesarios para realizar el programa de producción:

• Materias primas.

• Suministros industriales.

• Componentes de proveedores.

• Productos en curso.

• Productos terminados

• Piezas de repuesto.

Desde el punto de vista económico son considerados como una inversión o inmovilización de capital, cuya presencia repercute negativamente en la rentabilidad, por lo que la actual tendencia es a evitarlos o disminuirlos lo más posible. En el próximo capítulo veremos cómo la filosofía del Justo a Tiempo permite lograr notables resultados en ese sentido, pero ahora nos interesa destacar que una reducción de inventarios no puede lograrse “por decreto” ya que hay motivos para tenerlos cuando se opera de la forma tradicional:

• Afrontar las variaciones de cantidad y tipo de la demanda de productos finales.

• Evitar las interrupciones del proceso productivo por falta de insumos internos o externos.

• Nivelar el flujo de producción.

• Solucionar la falta de acople entre producción y consumo (como ocurre sobre todo con los productos agrícolas).

• En épocas inflacionarias, obtener ventajas económicas, por ahorro o especulación.

Hay diversos costos relacionados con los inventarios:

• Costo de posesión: Capital inmovilizado (lucro cesante), impuestos, seguros, depreciación, merma, almacenamiento.

• Costo de emisión: Solicitud, trámite y recepción de un pedido externo, o el costo de lanzamiento interno.

• Costo de adquisición: Por compra o fabricación interna.

• Costo de ruptura: Se origina cuando hay un faltante (que luego hay que completar).

El tema no solo se relaciona con los costos sino también con el tiempo:

• Tiempo de suministro: Es el tiempo que transcurre entre el pedido y la llegada del mismo, ya disponible.

• Tiempo interno: Es el tiempo que llevan actividades como la confección del pedido, transporte, espera, preparación, inspección.

• Tiempo de ciclo: Es la suma solapada de los tiempos de suministro de todos los componentes necesarios para tener un producto terminado.

La clasificación ABC.

Para mejorar la gestión de los inventarios, depósitos, etc., concentrando los esfuerzos de control en el conjunto de los ítems más valiosos, se utiliza un sistema llamado clasificación ABC, cuyo objetivo es controlar la mayor parte del capital inmovilizado controlando a un pequeño porcentaje de los ítems que componen el inventario. Se procede del siguiente modo:

• Se parte del valor anual de los componentes, o sea de su uso anual expresado en pesos, y se elabora una lista decreciente desde el más caro hasta el más barato.

• Se calcula el porcentaje de cada uno sobre el valor total anual y el porcentaje acumulado desde el primero hasta el último.

• Se produce el siguiente resultado (en forma más o menos aproximada): Un escaso número de ítems (por ejemplo, un 20% del total) representa aproximadamente el 80% del capital inmovilizado. Ese es el grupo A. Un numeroso grupo de ítems (por ejemplo el 50% del total) representa solamente el 10% del capital. Ese es el grupo C. El grupo intermedio, con el 30% de los ítems y el otro 10% del capital es el grupo B.

• Se controla cuidadosamente al grupo A y en forma decreciente al resto, de los grupos, consiguiendo así eficientizar los costos de posesión.

La planificación y el control de la capacidad se realiza en paralelo con la planificación y el control de la producción. Implica una decisión inicial a largo plazo, y luego una serie de decisiones sucesivas, de dos tipos:

• Las adecuaciones de la capacidad en el mediano y corto plazo, mediante medidas adaptativas.

• El cambio de nivel de capacidad en el largo plazo, mediante modificaciones estructurales.

El proceso comienza mediante la determinación, en función de la demanda y su cadencia, de las necesidades de capacidad, o sea de la carga requerida. Esto se compara con la capacidad disponible, que es la capacidad teórica del diseño del proceso afectada por factores de utilización y eficiencia. La capacidad disponible es también la capacidad diseñada comparada con el exumo real obtenido durante el período de pruebas, más un plus por puesta a punto y curva de aprendizaje. El valor que se tiene en cuenta no es, en general, el de la capacidad máxima teórica sino el de la capacidad práctica máxima o capacidad demostrada.

El problema táctico permanente es el de la adecuación de la capacidad a las fluctuaciones de la demanda. A largo plazo, se trata de cambiar, para arriba o para abajo, el nivel de capacidad. Este es un tema estratégico, no táctico, y siempre implica modificaciones estructurales. En muchos casos, implica también decisiones sobre inversiones de gran monto, y de largo plazo de ejecución, de modo que los criterios que se tienen en cuenta para una decisión de este tipo se refieren a factores tales como:

• Las limitaciones del mercado.

• Las políticas de la empresa.

• El plazo disponible para corregir el desfasaje.

• El tipo, volumen y pronóstico de persistencia de la divergencia de la demanda real contra la pronosticada.

A mediano y corto plazo, las fluctuaciones relativamente menores de la demanda pueden ser gestionadas mediante otro tipo de medidas, de carácter netamente táctico y coyuntural, que no implican modificaciones estructurales grandes y costosas. Algunos ejemplos de medidas de este tipo pueden ser los siguientes:

• Contrataciones y despidos de personal temporario.

• Programación de vacaciones coincidiendo con los períodos de menor demanda.

• Realización de horas extra o suspensiones temporarias del personal.

• Movilidad de personal polifuncional entre actividades de demanda desfasada.

• Utilización de rutas alternativas en el flujo de operaciones.

• Subcontratación (tercerización) de tramos del flujo de operaciones.

• Variaciones del volumen de los inventarios para absorber fluctuaciones menores y temporarias de la demanda.

• Modificaciones en el tamaño de los lotes de pedido.

Terminamos la presentación de este tema, con algunas consideraciones sobre la relación entre capacidad y calidad. Cuando una planta trabaja muy cerca del límite de su capacidad máxima, generalmente se observa una caída en su nivel de calidad. Por ello es aconsejable conservar un cierto margen entre el nivel de producción normal y la capacidad máxima demostrada, y no hacer trabajar al sistema en su tensión máxima todo el tiempo.

Es interesante en este tema el criterio de muchas empresas japonesas, que siendo extremadamente rigurosas en la asignación de factores de la producción como los materiales y la mano de obra, prefieren sin embargo, manejarse con cierto margen en la capacidad de sus equipamientos, para asegurar la calidad.

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