14. Ideas para el diseño organizacional de la promoción

Jerónimo entró a la cabina pública y fue directamente donde Margot, la dueña, que lo esperaba desde hacía un rato. Estaba tranquila. A esa hora la cabina era muy poco frecuentada y además, su ayudante podía atenderla sin problemas.

Dialogaron mucho sobre el tema de estudio. Habían quedado en su grupo en que ambos trabajarían primero unas ideas, luego las verían en conjunto y, por último, cada uno presentaría su trabajo individual.

MARGOT El problema es tener claro ¿Qué se debe considerar al organizar un sistema de promoción, asesoramiento y apoyo a los micro empresarios? Pero, desde el mercado. No desde el Estado, que subvenciona el trabajo promocional, sino desde los mismos micro empresarios.

JERÓNIMO Te sigo contando sobre lo que encontré en la organización de las iglesias, que nos puede dar ideas.

MARGOT Ok.

JERÓNIMO La iglesia católica ha sobrevivido 20 siglos por casi no tener niveles jerárquicos. Solo hay 3, la parroquia, el obispado y el mundial, con el Papa y sus Cardenales a la cabeza. Son pocos niveles en una organización abierta, que se mantiene integrada por mecanismos ideológicos, subjetivos. Por un sentido de pertenencia. En esta iglesia, las fronteras son muy permeables. Cualquiera puede entrar, salir y hacer lo que sea, y sigue siendo católico. Prácticamente, no se usan las excomuniones, zanjamientos, despidos o expulsiones.

MARGOT Voy anotando lo que se vería en el diseño. Hay 4 posibilidades. Tener una organización abierta o cerrada y con control ideológico o funcional.

JERÓNIMO La iglesia católica es una organización abierta con control ideológico. Veamos otro caso. Sendero Luminoso, en el Perú, también tuvo una organización con control ideológico, pero fue cerrada. Fue para protegerse de las infiltraciones. La comunicación funcional interna era la mínima, al punto que un senderista conocía a los miembros de su célula y al que los coordinaba con un nivel mayor. Y no conocía a más personas de su partido.

MARGOT El diseño orgánico los protegía altamente contra toda infiltración. Lo importante es como tienen que funcionar las organizaciones para ser viables.

JERÓNIMO Un aspecto a considerar es el nivel de integración. En los mormones el diseño organizacional es centralizado. Es una organización mundial que se encierra en sí misma y donde la articulación entre niveles orgánicos es funcional incluyendo entornos sociales y culturales diferentes.

MARGOT Esta sería una organización cerrada con control funcional.

JERÓNIMO Si es cerrada. A los mormones no les interesa los problemas del mundo, como sí les interesa a los católicos y a los evangélicos llamados ecuménicos. Los mormones, como los testigos de Jehová, hacen su mundo aparte. Su cultura organizacional es cerrada. No se da ahí el llamado compromiso político o emoción social. No se preocupan por los otros sino por los suyos.

MARGOT ¿A eso le llamas organización perfecta?

JERÓNIMO No es a esto. Es al hecho que tienen una organización integral e integradora, que funciona a escala mundial.

MARGOT ¿Cómo? Menciona detalles.

JERÓNIMO Cuando aparecen nuevas necesidades, se crean instancias para atenderlas. Ellos, para los jóvenes, tienen la sociedad de mejoramiento mutuo, donde se estudia a Einstein y juega básquet.

Las mujeres tienen la sociedad de socorro.

Para los niños está la primaria.

Si hay problemas de empleo se tiene el plan de bienestar. Todos, en sus familias, deben hacer su árbol genealógico, de ser posible hasta Adán. Hay diversidad de actividades desarrollan para atender los heterogéneos intereses de sus miembros. T el control orgánico es explícito, funcional. Todos los aspectos de la vida diaria, sin ansiedades ni angustias, deben atenderse dentro de la iglesia.

MARGOT Tengo una duda. Dijiste que hay una orientación hacia adentro, integral e integradora, que busca atender todas las necesidades de todos sus miembros. Es una organización cerrada. Que sus controles son explícitos, sobre los trabajos que realizan, su control es funcional. Pero también dijiste que es una organización a escala planetaria. Un control funcional a esa escala sólo es posible si las tareas son muy pocas. Si la organización fuese muy simple. Pero ¿cómo pueden tener una orientación integral, hacia todas las necesidades de sus miembros, e integradora de todas sus acciones?

JERÓNIMO Y sin burocracia.

MARGOT explica... ¿Cómo?

JERÓNIMO La conducción central se orienta hacia la acción, al cambio progresivo. Pero sin poner metas rígidas que sean camisa de fuerza. No pide un desempeño que lleve a los miembros al nivel de incompetencia. No se crea estrés sino logros gratificantes. La principal idea fuerza de su visión es que cada uno desarrolle su inteligencia. Para ello, pone siempre tareas nuevas. No da la imagen de administrar sólo lo existente. No se ve inmovilidad.

MARGOT Se preocupan en que nadie trabaje bajo presión institucional, control externo, pero ¿quieren que todos trabajen al máximo de lo que pueden, poniéndose sus propias metas?

JERÓNIMO Así es. Todo miembro de la iglesia debe tener uno o más cargos en la organización. Esa es la norma.

MARGOT Como en las empresas exitosas. ¿Recuerdas que estudiamos que, contra la imagen generalizada, los ejecutivos de éxito no priorizan las grandes decisiones?.

JERÓNIMO Sí. Los estudios psico sociales. Los ejecutivos de éxito son imprecisos cuando ponen metas generales. Eso lo trabajan sus asesores. Priorizan problemas que pueden atacar con éxito en forma directa. No llevan pautas o respuestas a sus subordinados. Llevan preguntas. Entran a las decisiones operativas de diversos niveles, para estar bien informados. Conversan sobre las motivaciones y metas personales, las situaciones familiares. No tratan de implantar metas casi inalcanzables. Actúan como si no les interesasen los planes comprensibles, los sistemas lógicos y bien programados.

MARGOT ¿Y cómo es en las iglesias?

JERÓNIMO Mira la vida cotidiana en la iglesia católica. Los católicos activos escuchan misa, dentro de ella hay un gesto de saludarse y darse la paz, salen de misa y no se hacen amigos. Lo obligatorio para todos una reunión semanal donde son miembros pasivos.

MARGOT Las funciones son muy simples. No requieren división del trabajo.

JERÓNIMO La iglesia católica no inventa cargos para que todos sus miembros tengan una responsabilidad concreta en su iglesia. En los mormones sí se crean órganos, para que todos tengan algo de autoridad y por lo menos una responsabilidad.

MARGOT ¿Y cómo puede haber tanta división del trabajo con control funcional, a escala planetaria y sin burocracia? En los socialismos reales eso no funcionó y colapsó.

JERÓNIMO Lo particular aquí es el diseño orgánico. La organización modular. Los órganos de conducción, para todas las instancias, es el mismo, estándar. Cada instancia está dirigida en forma colegiada por un comité de cuatro personas: Un presidente, dos consejeros y un secretario. Sus funciones, agendas y formatos de actas e informes son similares; y su principal interrelación es vertical. En las aulas, por ejemplo, se forma el comité del aula entre los alumnos. Sus funciones son las mismas que en los comités de todos los órganos, incluyendo la presidencia del barrio, del distrito, del país.

MARGOT Compáralo con algo que yo conozca. Imagina algo.

JERÓNIMO Por ejemplo, es como si en una Escuela, para cada curso, los alumnos del aula formasen su Comité Directivo. La organización del Comité no la determinan libremente sino que existe un esquema estándar. Es el mismo para todos los cursos y para todas las aulas. Y los profesores de cada especialidad también formasen grupo con su Comité Directivo de 4 miembros. Y también los trabajadores administrativos. Y también la Facultad de Ciencias Histórico Sociales, integrando a todos. Los procedimientos son similares. Todos los comités con sus bases tienen una asamblea a la semana, su reunión de Comité y llenan su hoja de acta e informe semanal, muy simple y estándar.

MARGOT ¿No hay trámites que pasen de uno a otro?

JERÓNIMO Individualmente no. Las decisiones son colegiadas y la autoridad está desconcentrada.

MARGOT ¿Los niveles superiores respetan las decisiones de los niveles inferiores?.

JERÓNIMO Sí. En todas las aulas de la Escuela, los alumnos hacen su Asamblea, su sesión de Comité y llenan su informe semanal, en un formato prediseñado de media o una página, que se remite al nivel inmediato superior, a los profesores, con copia al siguiente nivel superior para que esté informado, la Facultad.

MARGOT Pongamos el curso, cualquiera,... historia

JERÓNIMO Los profesores de historia, semanalmente, en su Comité o Asamblea, ven los informes de los alumnos de historia. Donde exista algún problema, se reúne en esa semana alguien del Comité de profesores con el Comité de los alumnos y lo resuelven. Los profesores presentan su informe al Comité de la Facultad y al inmediato superior, el rectorado, para que pueda corregir algo si es necesario.

MARGOT Lo que en algunas empresas se llama Administración por Excepción.

JERÓNIMO Así es. El funcionamiento normal no se menciona. Sólo las excepciones, que serían los problemas y las soluciones.

MARGOT ¿Y qué tanta comunicación existe entre los niveles orgánicos? ...del nivel de base con los mayores.

JERÓNIMO La prioridad de las autoridades es que sus comités funcionen. Si las directivas no operan, las cambian. La información de decisiones, estadística, administrativa y contable es muy poca, rutinaria; y los consolidados llegan hasta el nivel central. Las estadísticas de todas las sesiones, suben y suben hasta el Ministro de Educación, señalando los tipos problemas encontrados y las soluciones dadas

MARGOT ¿Tanto?

JERÓNIMO Sí. Estadísticas con numero de sesiones, de participantes y tipos problemas resueltos. Una sola base de datos que llega a las computadoras de la sede del nivel central.

MARGOT En tu ejemplo, más que dedicarse a estudiar se dedican a trabajar en su organización. Es como la educación en Japón.

JERÓNIMO Sí. Allá casi no tienen personal de limpieza. Los alumnos de primaria y secundaria limpian los colegios. A cada uno se les asigna unos cuantos metros cuadrados. O las bibliotecas escolares. Las manejan comités donde se juntan alumnos de todos los años de secundaria, presididos por un alumno del último año. Y los inspectores del ministerio se dedican mucho a ver como funciona cada comité. Y a los mejores les llega un diploma de premio firmado por el ministro; que, cuando termina el año, no se queda en el colegio sino que el alumno presidente se lo lleva como recuerdo.

MARGOT Leí sobre uno de esos premios. En una biblioteca se había manchado la página de un libro y los del comité, por iniciativa propia, fueron a los colegios vecinos hasta que ubicaron el libro, fotocopiaron la página y la reemplazaron. Así, el 100% de sus libros mantuvo su buena calidad.

JERÓNIMO Esa es la idea. Una amplia organización con el máximo de desconcentración de la autoridad.

MARGOT Pero ¿y la centralización de información? ¿Para qué? Como si en los católicos, la capilla del barrio informe mensualmente a la parroquia, con copia al obispado: ¿Cuántas comunidades de base tienen? ¿Cuántas personas vinieron en el mes? ¿Cuántas reuniones han tenido? Y que esa información se consolidase para el obispado y para el Vaticano. ¿Tanto? ¿Para qué?

JERÓNIMO También están los problemas más frecuentes. Imagina que desde el Vaticano, cruzando información, se dijese: Un problema general es la desnutrición. Vamos a impulsar el autoabastecimiento alimentario. Y se crea un órgano para elaborar un programa alimentario que incluye cursos por Internet sobre agricultura urbana e hidroponía. Que en los obispados se decida entrar o no a este programa, si es que tienen problemas de desnutrición. Y si deciden entrar, cumpliendo el programa hecho en el Vaticano, creasen fábricas de equipos y de nutrientes hidropónicos.

MARGOT Las decisiones van bajando optativamente.

JERÓNIMO Así es. No se impone. Y al bajar la decisión a las parroquias, estas decidan comunicar o no a todas las comunidades de base que, para los jóvenes de 15 a 19 años, hay capacitación en hidroponía, por Internet, recomendada por el Vaticano; con abastecimiento de equipos, semillas y nutrientes que vienen del obispado.

MARGOT Siguiendo esa lógica, en las comunidades de base se forman los grupos como si fueran aulas, con comités directivos de aula y coordinación de la parroquia, donde se trata todo lo referido a la producción y a la comercialización de su producción hidropónica.

JERÓNIMO Esa es la idea. Y semanalmente se informa de los problemas que aparecen y cómo se van resolviendo. Cientos, miles de Comités funcionando así. Se crean organizaciones, con la norma de que todos los católicos del mundo tengan algún cargo en su localidad.

MARGOT Que tal maquinaria. De locos. ¿Cómo se financia todo eso en los mormones?

JERÓNIMO Todos en el mundo tienen que dar el 10% de sus ingresos mensuales a la iglesia, el diezmo, además de las otras contribuciones. Y se forman empresas. Los dirigentes centrales viajan mucho. Sugieren. Supervisan. Su prioridad es que la organización funcione. Hay conferencias trimestrales, eventos, cientos de reuniones, sin estrés, sin prisa pero ni pausa.

*****

MARGOT Hay que pensar más para aplicar este diseño a un conglomerado de, digamos, 1,000 microempresas.

JERÓNIMO A esto sí podemos llamar participación. No es anarquía ni demagogia. La organización es cerrada, con control funcional y con un diseño orgánico modular simple, con módulos operativos y de información replicables y a escala humana.

MARGOT ¿Por qué a escala humana?

JERÓNIMO La escala humana está en el nivel de base. Pensaba en el barrio. No sé cuantas familias tiene, por decir, 100. Cuando aumenta o disminuye el número de familias, el territorio del barrio se redefine, para que sean siempre 100 familias activas las que se tienen por barrio.

MARGOT Vayamos escribiendo las ideas.

• El primer punto que define la gestión es la orientación de la organización. Su misión y visión. Puede orientarse hacia fuera, hacia el mercado, hacia las relaciones con otros, o hacia dentro, hacia sus integrantes, a atender sus necesidades, a mejorar su nivel o alcanzar algún tipo de relaciones internas.

• El segundo punto a estudiar en cualquier organización o sistema es su frontera. “Las fronteras del sistema”. Esto es clave para dimensionar el peso específico del FODA, de las fuerzas, oportunidades, debilidades y amenazas. El sistema puede ser abierto o cerrado. En este caso es cerrado. Y debe haber correspondencia entre las fronteras con su orientación.

Sigamos con el orden.

• El tercer punto es la organización interna, del sistema con sus mecanismos de control. Aquí pueden verse los flujos operativos, los de información y la cadena de valor.

JERÓNIMO Esto hay que relacionarlo con la división del trabajo.

MARGOT Bien.

JERÓNIMO Si se fragmentan al máximo las tareas, como lo planteaba Taylor, nadie llega a entender todo el proceso. En ese caso sólo cabe el control externo, funcional. En el otro caso, si las tareas no se fragmentan ni dispersan entre diferentes personas u órganos, se desarrolla el control interno, subjetivo, ideológico. Cualquiera que esté dentro de la organización, puede comprender lo que se quiere y participa en la decisión.

MARGOT Ya está la orientación del sistema (visión y misión), sus fronteras (predominantemente abierto o cerrado) y su organización interna (cuya división del trabajo facilita o dificulta la participación). Sigamos. Específicamente, para la promoción, capacitación, asesoramiento y apoyo a un conglomerado de microempresas ¿cómo se plantearía el diseño?

JERÓNIMO Puede ser de muchas formas.

MARGOT ¿Sería una organización abierta o cerrada?

JERÓNIMO Podría ser una organización que tienda a ser cerrada. Integrada por las personas provenientes del lugar, interesadas en promover y capacitar empresarialmente. Una forma de asociación de promotores voluntarios designados por sus bases.

MARGOT ¿Y su organización interna?

JERÓNIMO Me inclino a que los miembros, en sus relaciones, planteen aspectos más funcionales. Los aspectos ideológicos tienden a ser más estáticos; y lo que aquí se necesita es descubrir los métodos más adecuados y crear los hábitos de usarlos.

MARGOT Bien. Ya tenemos que sería una organización promotora y capacitadora, que brinda servicios de asesoramiento y apoyo, integrada por voluntarios provenientes de su lugar de trabajo, las microempresas ubicadas físicamente próximas y que realizan muchas operaciones comerciales entre sí, por lo que se les llama conglomerado.

JERÓNIMO Una organización de promotores de base.

MARGOT En los ejemplos que mencionaste se tenía una organización altamente democrática.

JERÓNIMO No en todos. En los mormones no hay democracia en el sentido como la entendemos. Le llaman inspiración divina. Es una tecnocracia con control democrático.

MARGOT ¿Cómo es eso? ¿No hay elecciones? ¿Campañas electorales?

JERÓNIMO No hay elecciones ni partidos. Funciona como una empresa. Los trabajadores no eligen a los gerentes. Las mismas personas están en una doble estructura paralela. En un lado está la que hemos visto, la funcional, proliferan los órganos y los cargos. La otra es el sacerdocio, que no es una profesión, porque todos son sacerdotes, sino una jerarquía. Todos pueden trabajar en todo pero además cada uno tiene su grado, tipo escala de méritos. En la cúspide están los sumos sacerdotes, luego los ancianos y debajo está el sacerdocio menor, con sus graduaciones. Se asciende por méritos y, cuando se reúnen, su función es evaluar al resto de la organización y discutir las propuestas de lo que se recomendaría.

MARGOT ¿Es como si le diésemos más importancia a la investigación y desarrollo, y se tuviesen eventos de evaluación conducidos por los más expertos, así no sean los dirigentes actuales?

JERÓNIMO Sí. Buena comparación.

MARGOT Y estas reuniones de los dirigentes expertos, que pueden estar reconocidos por el número de años que hay tenido cargos directivos, no es decidir sino analizar los planes y las actividades, y acordar recomendaciones para los comités de cada nivel.

La organización promocional es cerrada, modular y a escala humana, con una doble estructura que la integra.

El eje es una estructura jerárquica de los miembros, de acuerdo a su historia de trabajo en la organización. Algo así como la organización de los directivos anteriores. Paralelamente está la organización vigente, muy flexible, modular, con multiplicidad de órganos que procura abarcar todos los aspectos de las tareas cotidianas.

JERÓNIMO Así podría ser la organización de promotores de base, que se encarga de la investigación y el desarrollo tecnológico.