CASO: SELECTOR: HERRAMIENTA AUTOMATIZADA PARA LA GESTIÓN DE LOS R.R.H.H.

Hoy en día es normal escuchar la afirmación ¡se esta en la sociedad de la información! Ello es así, debido a los avances en el desarrollo de las tecnologías de las telecomunicaciones y de la informática. Para el desarrollo organizacional, estas dinámicas en el Entorno, plantean la necesidad de ser transformadas de manera inmediata.

En el desarrollo de las telecomunicaciones y de la informática, la velocidad, la flexibilidad y la conectividad están implicadas, así como las Organizaciones que también operan con información, cabría entonces preguntarse, ¿cómo hacer que estos efectos sean positivos?, depende precisamente de la capacidad gerencial con que se cuente, entre otros factores, es decir, esa capacidad que tiene el ser humano de crear y de hacer.

El Banco Popular de Ahorro se erigió pionero en las transformaciones del trabajo manual a la humanización de este a través del desarrollo informático y de las comunicaciones, en el año 1996 se comenzó a potenciar el primer sistema (SIBPA) que rápidamente se extendió a todas nuestras dependencias. Hoy contamos con moderna tecnología que permite al trabajador bancario realizar de forma más eficiente sus funciones.

Es objetivo del presente trabajo mostrar un Módulo Informático para la Selección y Diagnóstico del Personal, que cubra las necesidades del psicólogo y otros especialistas, así como la eliminación de una serie de problemas relacionados con el almacenamiento y procesamiento de la información, con la factibilidad del análisis posterior una vez hecho la evaluación psicológica y la necesidad de tomar los datos del ingreso del candidato como punto de partida de todo análisis posterior, dado por la integración de este con otros módulos al cual brinda información y de los que pueda nutrirse.

DESARROLLO

La selección de nuevos candidatos es un proceso clave para lograr el éxito organizacional, es determinar cuál individuo será el más adecuado para ocupar un puesto o cargo en la entidad, es integrar las necesidades presentes y futuras de la empresa con las exigencias y aportes de un sujeto de manera que se logre le evolución armónica, es un proceso técnico administrativo mediante el cual la entidad busca, examina e incorpora a determinado puesto o cargo, personas idóneas.

Uno de los objetivos más importantes dentro de cualquier entidad es la selección de personal de nuevo ingreso, pues por este medio se captan profesionales portadores de cualidades que permitan asegurar el futuro del organismo. Así como también evaluar, analizar y reflexionar sobre cada rango, parámetro, cada percentil en busca del diagnóstico más acertado en la proyección de la gestión del recurso humano.

Llevar a cabo tales objetivos se convierte en una ardua tarea cuando hay que consultar y procesar grandes volúmenes de información de forma manual o cuando existe una herramienta que al no estar integrada con otros módulos conlleva a la duplicidad de datos que hay que consultar con otros especialistas para su conocimiento.

Diseño del Sistema

Para el desarrollo del trabajo se tomó como base un estudio profundo realizado en los Departamentos de Recursos Humanos de las Direcciones Provinciales del Banco Popular de Ahorro. Donde participó un grupo de trabajo formado por un especialista en Gestión de los Recursos Humanos, un graduado universitario en adiestramiento y un informático que se encargó del análisis del sistema y su programación.

El estudio partió de un análisis profundo del desarrollo de todas las funciones del especialista en la selección, diagnóstico y contratación del personal, se estudiaron los sistemas automatizados en la gestión de los Recursos Humanos que están en actual explotación, determinando sus limitaciones y sus aspectos de carácter positivo, de igual forma se analizaron detalladamente todos los procesos manuales que en está área se ejecutan.

De igual forma se realizó un análisis detallado de los flujos de datos que entran y salen del departamento y que tienen relación con el objeto de nuestro estudio, ya sean los que se intercambian con otras áreas de la entidad y con otros entes externos, entiéndase Sucursales, Oficina Central u otras empresas del territorio.

En la realización del análisis se utilizaron varias formas para recopilar la información necesaria sobre aspectos tales como: ¿Qué aspectos debía recoger el nuevo sistema a desarrollar?, ¿Cuáles son los flujos de datos existentes en el área que se analiza?, ¿Qué desearía el usuario final que diera como información de salida el nuevo sistema?, entre otras interrogantes.

Los principales métodos utilizados para recolectar la información necesaria que nos permitiera conocer con profundidad el funcionamiento de la Selección, Diagnóstico y Contratación del Personal en el Departamento de Recursos Humanos y todas las funciones que en esta área específica se realizan en función de proponer un sistema que les agilizara son:

 Análisis Documental: Se utilizó para seleccionar las ideas informativamente relevantes de los documentos que existen en el departamento con el fin de expresar su contenido sin ambigüedades para recuperar la información en ellos contenida.

 Entrevista estructurada y no estructurada.

 Observación: Esta se llevó a cabo de tres maneras básicas. Primero, observar a una persona o actitud sin que el observado se de cuenta, este tipo de observación no fue de gran importancia puesto que con ella resulta casi imposible reunir las condiciones necesarias. Segundo, observar una operación sin intervenir para nada, pero estando la persona observada enteramente consciente de la observación. Por último observando y estando en contacto con las personas observadas. La interacción en estos casos casi siempre consistió simplemente en preguntar, respecto a una tarea específica, una explicación, etc.

 Diagrama de flujo: Este método se utilizó por parte del equipo para ver realmente como funcionaba el proceso completo.

 Trabajo en Grupo: Se utilizó para hacer reflexiones colectivas de los diferentes aspectos que se iban reestructurando.

Características que deben cumplir los Sistemas Informáticos en la gestión de Recursos Humanos a criterio de autores

1. Cubrir las necesidades del especialista en la Selección y Contratación del Personal dentro del departamento de Recursos Humanos.

Facilitar el trabajo de los especialistas aumentando la factibilidad para análisis posteriores, así como la fidelidad de la información al reducirse al máximo la duplicidad de la misma.

2. Flexibilidad:

La flexibilidad es uno de los principales problemas de los Sistemas de Recursos Humanos actuales. Es por esto que los sistemas del presente siglo deberán ser lo más paramétricos posibles: el sistema debe permitir que sean los usuarios finales los que modifiquen todo aquello que es sujeto de cambio sin necesidad del personal especializado. Por ejemplo, cualquier modificación que se quiera realizar a los datos almacenados en el sistema se le debe permitir realizarla a los funcionarios del Departamento de Recursos Humanos, todo esto sin la participación de funcionarios expertos en informática que modifiquen el sistema. También es importante que el sistema permita la realización de múltiples consultas no planificadas, para lo cual debe contar con herramientas adecuadas para tal efecto.

3. Modular:

Es muy importante que este módulo pueda integrarse, pero esto no debe significar que sean totalmente dependiente de otro o viceversa, queriendo esto decir que la integración no debe obligar a la dependencia del funcionamiento.

4. Seguridad:

Se aborda de seguridad en términos de usuarios, de integridad de los datos y de acceso a la base de datos. Debe permitir definir, a qué opciones del sistema y a realizar qué operaciones, tiene derecho cada usuario. Además debe contener internamente los controles necesarios sobre los datos y brindar las pistas de auditoria suficientes para monitorear el sistema. La base de datos deberá brindar herramientas de recuperación de los datos en casos de contingencia, además de la seguridad propia de la misma.

Este punto presenta vital importancia si se tiene en cuenta que los nuevos sistemas tienden a estar en manos cada vez de más usuarios. Antes todo era filtrado por el Departamento de Procesamiento de Datos, al que llegaba toda la información, y era debidamente filtrada por múltiples procesos de validación. Hoy la información puede ser ingresada desde muchas oficinas, inclusive desde una casa de habitación vía INTERNET, por eso es tan necesario el aspecto de la seguridad.

5. Integración:

Esto quiere decir que los módulos deberán estar perfectamente interrelacionados entre sí. La información que se ingresa en un módulo deberá afectar de forma inmediata a todos los demás módulos del sistema, contrariamente: no se debe permitir modificar, agregar o eliminar información que afecte negativamente cualquier otro módulo.

Además, los datos relevantes de todos los módulos deberán estar disponibles para los demás. Una verdadera integración evita la duplicidad de los datos, disminuye y simplifica los trámites, disminuye la posibilidad de errores, evita el gasto de papel y potencia la actividad de la administración del recurso humano.

Así como que permita la adición de nuevos módulos que pudieran estar vinculados con los ya existentes.

El módulo para la Selección, Diagnóstico y Contratación del Personal que hoy describimos en este trabajo cumple con los 5 aspectos relacionados anteriormente es decir, cubre todas las necesidades de los especialista, es flexible, modular, es seguro y además puede integrarse al resto de los módulos que se preveen en el conjunto del sistema .

Módulo Propuesto

Con el nuevo módulo a cada persona que llegue a la entidad solicitando ser evaluada como posible candidato a ocupar un puesto o plaza determinada dentro de la entidad se procederá a llenar una planilla de solicitud de empleo la que recoge los principales datos del solicitante, datos que también se le recogen a los ya empleados (Hoja de vida (ver Anexo 1)), con vistas a ser presentados como candidatos a un puesto o cargo a cubrir, de los no aceptados se almacenan algunos de sus datos para el caso en que se presente nuevamente en la entidad solicitando empleo.

Una vez que los datos se encuentran archivados se podrá realizar una búsqueda de los candidatos que mejor se adapten a las necesidades del puesto de trabajo, atendiendo a diferentes requisitos como: edad, sexo, estado civil, cercanía a la instalación, nivel de escolaridad, idiomas que conoce, profesión u oficio, experiencia en el ramo y desarrollo de diferentes aspectos psicológicos. Como resultado de la búsqueda se obtiene un reporte con los datos generales de aquellos candidatos que cumplen con los requisitos establecidos. Será tarea de la Comisión de Ingreso al Empleo, con los resultados obtenidos, seleccionar entre los candidatos cuál será el ideal para ocupar la plaza a cubrir luego del análisis que puede resultar del estudio previo por los especialistas.

Otras posibilidades que brinda el módulo que estamos proponiendo son las siguientes:

 Permite llevar un control del personal que se ha presentado en la entidad solicitando trabajar en ella y no ha sido aceptado, además de las causas por las que no fue incluido como candidato potencial.

 Se dispone en tiempo real de información relacionada con todos los empleados de la entidad, de los que aspiran a ingresar en ella y de los que han causado baja de la misma.

 Se puede consultar en todo momento la evolución que han tenido los cuadros y empleados dentro de la entidad en el tiempo, tomando en cuenta diferentes aspectos.

 Los directivos disponen de información en tiempo real sobre los recursos humanos lo que redundará en gran beneficio a la hora de tomar decisiones en lo que a Gestión de los Recursos Humanos compete, ya que el sistema le muestra en cada caso varias alternativas para que el decida cuál es la más adecuada.

 Con este sistema se elimina el tiempo que el especialista encargado de la Selección, Diagnóstico y Contratación del Personal dentro del Departamento de Recursos Humanos tarda en consolidar información que todos los meses manda al nivel central, pues al disponer de una base de datos actualizada de los trabajadores puede tener en todo momento información oportuna y con calidad.

 Están almacenados en una base de datos centralizada los datos de todos los trabajadores, lo que permite al interesado conocer al instante información relacionada con los Recursos Humanos de los empleados que laboran en cualquiera de las dependencias de la entidad.

 Es posible realizar búsquedas por diferentes parámetros y obtener información, por ejemplo: personas que conocen un idioma específico, por rango de edades, por cargos, por estado civil, en fin por cualquiera de los datos que el sistema recoge y almacena.

Como resultado de las facilidades señaladas anteriormente y de otras muchas que dispone el Módulo para la Selección, Diagnóstico y Contratación del Personal, el especialista encargado para esta función dentro del Departamento de Recursos Humanos puede centrarse en funciones que aporten más valor añadido tales como mejorar la formación, la gestión y la supervisión del rendimiento en todas las dependencias de la entidad.

Estructura del Módulo

Para el funcionamiento del Módulo que presentamos se debe disponer de un Servidor de Bases de Datos, además de estaciones de trabajo. El acceso al sistema desde los departamentos se realizará a través de la red LAN y de la red WAN para las que se encuentran ubicadas en las sucursales.

El módulo propuesto cubre todas las necesidades en materia de recursos humanos de todos los niveles de la organización: operativos, mandos medios y alta dirección. Cada uno de estos niveles tiene requerimientos diferentes.

En los niveles operativos lo importante es cumplir la tarea, ser eficientes, minimizar los problemas, para los niveles intermedios o para los mandos medios lo esencial es la planeación y el control y para el nivel de alta dirección o gerencia lo más importante es la definición de estrategias y políticas.

El módulo está concebido para que funcione en una o varias estaciones de trabajo interactuando con un Servidor de Datos, donde se encuentra ubicada la base de datos que utiliza. Recibirá flujos de información de entrada y generará flujos de información de salida, los que constituyen la interacción del sistema con el medio ambiente.

Entradas y Salidas del Módulo

Las entradas constituyen el enlace que une al módulo con el mundo y sus usuarios.

Para recopilar la información se concibieron numerosos documentos de entrada en forma de planillas de datos, los cuales contienen la generalidad de la información necesaria para el procesamiento. Dicho documento tienen un encabezamiento en el que aparece el logo y nombre de la entidad, el nombre del documento y un código precedido por la identificación del sistema. Fueron diseñados con el criterio de mostrar la mayor cantidad de información para que el encargado de llenarlos escriba lo menos posible y en la mayoría de los casos marque la información deseada.

De acuerdo a las circunstancias y los contenidos, las salidas pueden ser impresas o presentadas en pantalla. En este caso es de primordial interés y se ha dedicado gran esfuerzo en el diseño de las salidas por pantalla por el ahorro de papel que esto implica para nuestra institución, pero en todo momento se da al usuario del sistema la forma de seleccionar el medio por el cual quiere obtener la información de salida, por la pantalla o por la impresora.

Los criterios fundamentales utilizados para la confección de los modelos de salida fueron similares a los empleados en el diseño de los modelos de entrada. En la parte superior un encabezamiento que contiene el nombre del módulo, el nombre del modelo de salida y las iniciales del sistema con el código del modelo.

El módulo brinda diferentes tipos de salidas: estadísticas, listados, gráficos, informes de gestión, etc. todas relacionadas con las funciones con que se esté trabajando. Además de las salidas estructuradas ya preestablecidas por el sistema el usuario dispone de la facilidad de construir otras que el estime necesarias para su trabajo haciendo uso de las facilidades que el software le da al respecto utilizando los datos almacenados en la base de datos.

Tratamiento de Errores

En la captación de los datos a través de todo el sistema existe una validación que no permite entrar datos no lógicos, además de verificar el dato tecleado y su existencia en los ficheros. En caso que se detecte un error o se intente realizar una operación no válida el sistema notificará el error con una ventana típica de Error o Alerta de manera correspondiente.

En cada pantalla de captación de datos se permite la rectificación en caso de que el usuario se halla equivocado al teclear la misma o se arrepienta de la opción seleccionada lo cual impide que se cometan errores a la hora de almacenar la información. También se evita lo más posible que el usuario teclee explícitamente el dato de entrada gracias a las facilidades del lenguaje y al uso de diferentes objetos gráficos, mediante los cuales el usuario se limita solamente a seleccionar el dato deseado eliminando la posibilidad de introducir información errónea.

Sistema de Ayuda

Al módulo se le incorporará una ayuda de contenido la cual se activará presionando la tecla F1. Cuando se presione dicha tecla desde cualquier parte del sistema, se le presentará al usuario una ventana dentro de la cual se le brindan especificaciones sobre el contenido de la pantalla activa en ese instante, cada función que realiza dentro de ella y como debe ser la interacción con los datos que en ella se muestran. Una vez dentro de la ayuda se puede obtener información acerca de las demás opciones del subsistema en que se encuentre laborando o del sistema en general, con gran facilidad para la búsqueda. Además se dispondrá de una ayuda en línea, la cual se activa sobre cualquier objeto explicando brevemente la función que se realiza o la acción que se debe realizar cuando el objeto es una entrada de datos.

Requisitos Técnicos del Módulo

El módulo se programó utilizando el Borland Delphi ver. 7.0 como lenguaje de programación y SQL Server ver. 7.0 como Sistema de Gestión de Base de Datos. Para instalar el sistema se necesita disponer de una red Lan, un Servidor de Bases de Datos con procesador Pentium 3 o superior, 512 MB de memoria RAM, 10 GB de disco duro y Wind2000 Advanced Server como Sistema Operativo. Se debe disponer además de al menos una estación de trabajo con procesador Pentium 2 o superior, 1 GB de disco duro como mínimo y al menos 128 MB de memoria RAM. Toda esta tecnología esta disponible hoy en la mayoría de las entidades de nuestro país, por lo que el aspecto tecnológico no constituye impedimento alguno para la explotación del sistema, ni se requiere de hacer nuevas inversiones y por ende incurrir en costos adicionales para la generalización del mismo cuando se encuentre a punto para su explotación.

Cabe destacar que no necesariamente se debe tener una red Lan para poder explotar el módulo, pues con tener instalado en la misma estación de trabajo donde el se encuentre un servidor de Base de Datos Sql se resolvería esta situación, claro está siempre y cuando la estación cumpla con las características que debe cumplir el servidor (características expuestas en el párrafo anterior).

RESULTADOS

Con el uso del Módulo Informático para la Selección del Nuevo Personal y utilizando una muestra amplia de empleados se obtuvieron los siguientes resultados:

 Automatización de un profesiograma fácil de trabajar por el especialista y de adaptarlo a su punto de vista.

 Facilidad para hacer una evaluación cualitativa más objetiva de los candidatos y un diagnóstico de los ya empleados.

 Rapidez en la obtención de los resultados de cada candidato.

 Adaptabilidad de los parámetros que se establecen en el sistema de selección.

 Elimina el exceso de almacenaje de documentos.

 Permite comparar resultados entre candidatos.

 Indica en qué aspectos necesita el trabajador o cuadro capacitarse.

 Le sugiere al director cómo está el potencial humano de su área o sucursal.

 Regula la proyección de la gestión del Recurso Humano a partir de un reclutamiento más objetivo.

 Permite hacer una evaluación más objetiva de la reserva.

 Más objetividad al hacer un cambio de puesto o cubrir una plaza.

 Un estadístico que recoge la cantidad de directivos y empleados por áreas, por escolaridad, dentro de la sucursal o provincia, niveles de dirección de cada cuadro y evaluación psicológica, todo con su correspondiente seguridad y privacidad de información.

 Es un valioso instrumento para la Comisión de Ingreso al Empleo que podrá apoyarse en la información que el sistema le brinda para sus análisis.

 Brinda la posibilidad al Departamento de Seguridad y Protección así como a los integrantes de la Comisión de Ingreso al Empleo de tener un conocimiento previo de persona a analizar.

 Mayor objetividad para promocionar a los empleados que opten por plazas de más desarrollo o remuneración.

 Se ahorra gran cantidad de tiempo, que en la actualidad se utiliza en el procesamiento y consolidación de información.

 Disponibilidad más rápida de información y en el momento oportuno que agiliza el proceso de toma de decisiones.

 Disponibilidad de salidas en forma de tablas y en formato gráfico fácil de comprender por los usuarios para análisis posteriores.

 Los datos almacenados son altamente confiables debido a los niveles de seguridad establecidos y a los controles de acceso.

 Se almacena información histórica que permite conocer datos de interés en determinadas circunstancias.

 Contribuye al ahorro de papel por realizar todo el intercambio de información por vía electrónica.

 Los datos tienen mayor alcance y profundidad.

 Es flexible, Modular y seguro.

 Insertar otras pruebas psicológicas.

Autores: Lic. Marcos Díaz Bastida, Lic. Miriam Gavilla Fernández.