INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN EMPRESARIAL. FUNDAMENTOS TEÓRICOS Y APLICACIONES PRÁCTICAS

UNIDAD 7 MÉTODOS DE CONTROL
Tema 28 Datos y Estadísticas Operacionales

Este Tema estudia los distintos sistemas de control puestos a disposición de la Gerencia, los analiza y evalúa la utilidad práctica de dichos controles.


INTRODUCCIÓN

El control presupuestario no es el único sistema para efectuar el cálculo y control permanente la empresa; existen otros métodos disponibles como: datos y cifras estadísticas, información extracontable, auditorias externas, análisis funcionales y económicos referidos al sector donde opera la empresa y cuyas coordenadas nos pueden servir de referencia etc.

Al tratar este asunto también deberemos considerar qué mecanismos de control deberán ser incorporados, si existen en la empresa políticas de delegación que forman parte de la filosofía y prácticas de la misma, por ejemplo: la descentralización, la gerencia temporal, el out sourcing, etc. que son elementos importantes en el control del proceso de la dirección.

El control funcional y económico necesitan estar vinculados entre sí para que el control total sea lo más efectivo posible. Un encargado de producción ejercitará un control particular para observar y verificar que el trabajo transcurre sin interrupciones, que los plazos de entrega se cumplen sin dilación, que las averías de la maquinaria son evitadas por medio de un mantenimiento preventivo, que se minimiza el consumo de material, etc.


CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL INTEGRAL

Existen distintas características dentro de un sistema de control integral y son, los efectos subjetivos de dicho control.

Como ya hemos mencionado, el término “control” tiene connotaciones emotivas en la reacción que provoca dentro del individuo. Consideremos, por ejemplo, la reacción de un gerente al introducir la Dirección General un nuevo sistema de presupuestos; con toda seguridad se pondrá a la defensiva porque este nuevo sistema lo percibirá como una amenaza a su posición de autoridad dentro de la empresa.

Los controles deben ser tenidos en cuenta a la hora de establecer metas y en las propuestas de futuro que realiza la Dirección. En este sentido tienen un gran valor y deben ser aceptados por el equipo de Dirección, como parte integral del proceso de la dirección por objetivos.

Los gerentes se enfrentan diariamente al problema de los cambios ambientales. En muchas empresas es necesario que los controles sean enfocados desde la óptica de la “obtención de resultados” y que controles muy sensitivos sean instalados para tal fin. Pero no tendrá mucha validez un sistema de control que detecte las áreas con problemas, si la gerencia está demasiado atareada con asuntos urgentes, como para tomar nota de la información que aporta dicho control.

De todo ello se deduce que los controles pueden ser tanto cuantitativos como cualitativos, y es necesario para una correcta gestión, equilibrar estos aspectos mensurables dentro del sistema del control integral.


ESPECIFICACIONES DEL CONTROL

Existen una serie de especificaciones del control determinados por conceptos que lo explican como: interesante, significativos, coherente, simple, oportuno, operativo, práctico, apropiado, correcto.

Un sistema de control no será interesante si desde el punto de vista operativo es caro, a no ser que los beneficios que se obtengan, prevalezcan sobre los factores de coste. Es necesario realizar un análisis de la relación beneficio /coste sobre el sistema de control operativo, es decir, un control sobre los propios controles.

Otra especificación importante es que el sistema de control aporte resultados significativos y que éstos sean los apropiados a la actividad que se está controlando. Una vez más, un análisis del beneficio /coste debería, si es realizado correctamente, identificar los beneficios exactos que la empresa espera del sistema.

La coherencia es definida como la calidad del sistema y está relacionado al concepto de control integral. Esto puede ser difícil de lograr, particularmente en las organizaciones multinacionales que suelen estar separadas por lugar, cultura y prácticas de trabajo diferentes. La función principal de la Oficina Central es implementar un sistema de control coherente dentro de la organización.

Todo buen sistema de control debe ser también simple; este es el componente secreto de muchas empresas de éxito. Pero no todos los sistemas de control tienen esta ventaja que inevitablemente, para muchas empresas es el resultado de utilizar procedimientos muy complejos en la administración de los sistemas de control.

La importancia de los sistemas está asociada con el concepto de ser oportunos y operativos. Finalmente los sistemas deben ser prácticos y poder ser utilizados convenientemente por los gerentes, que en la mayoría de los casos están muy ocupados y agobiados.

DISEÑO DE LOS SISTEMAS DE CONTROL

El equipo de Dirección es el responsable de diseñar los sistemas de control, pero necesita plantearse una serie de cuestiones antes de su puesta en marcha.

- ¿Cuál es la información mínima que necesitamos conocer para disponer de un perfecto control? Los gerentes son bombardeados con mucha información y es importante asegurar que solo se incluye la información pertinente.
- ¿Cómo se relacionan los asuntos a controlar con los objetivos corporativos de la empresa? Los objetivos corporativos deben ser el punto de partida para cualquier actividad de la gerencia.
- Estas medidas, ¿se relacionan en su contexto apropiado?
- ¿Hasta qué punto los datos obtenidos del control podrán aportar una evaluación acertada? Los gerentes siempre deben tomar este punto en consideración porque la sutilidad de cualquier ocasión, en la práctica, puede perderse en un laberinto de cifras, por lo tanto el sistema debe introducir controles en su propio seno para contrarrestar esta eventualidad.
- ¿Cuál es el tiempo que asignaremos para controlar y medir una actuación? Esto es importante y es vital que los controles funcionen antes de que sea demasiado tarde y el problema sea irreversible.
- ¿Pueden los trabajadores entender o interpretar con facilidad el funcionamiento de los sistemas de control?
- ¿Las personas encargadas de vigilar el sistema de control serán capaces de tomar las acciones apropiadas? Aquí deberemos considerar los problemas derivados de la delegación, o por lo menos deberemos asegurarnos que una decisión excepcional nos sea notificada rápidamente para intervenir en su solución.
 

RESUMEN

1) Las personas que diseñan los sistemas de control son generalmente los Directores o Gerentes de las empresas y solo serán efectivos estos controles si funcionan a través de los principios básicos de motivación y comunicación.

2) En los temas siguientes, el concepto de control será estudiado respecto a otros factores de la organización y podremos apreciar que es un componente básico en la dirección moderna.

3) Hace años, el gerente de una pequeña fábrica se tomaba el tiempo necesario para efectuar diariamente una inspección a las instalaciones. Realizaba un control visual para asegurarse que todo funcionaba de acuerdo a su plan.

4) Hoy existen dos tipos de control que son complementarios:

- Supervisión directa de la actuación del operario.
- Control de la operación mecánica a través de inspecciones frecuentes de los paneles de control.

5) Actualmente, la tendencia es que la Dirección pase mas tiempo supervisando lo que está ocurriendo en la fábrica y menos tiempo en tareas administrativas. Esta quizás sea la mejor respuesta puesto que al reorganizar y minimizar el papeleo para mejorar su efectividad en cuanto a control, el gerente requerirá menos tiempo para interpretar los resultados y podrá dedicar más tiempo para el “control visual” donde realmente es importante su presencia.

EJEMPLO PRÁCTICO

Una empresa compró una pequeña fábrica que durante los últimos años había obtenido beneficios superiores a la media de empresas similares de su sector. Al inspeccionar la fábrica con el propietario anterior, en cuyo acuerdo de compra se pactó que quedaría como gerente, los nuevos propietarios se hicieron muchas preguntas respecto la gestión de la empresa, como: procesos de producción, determinación de los precios, control de costes, gastos de personal, etc.

Las respuestas que recibieron, fueron del estilo de:

- “nosotros simplemente revisamos aquellos puntos que creemos interesante”
- “sabemos lo que nos cuesta la materia prima, la mano de obra y que producción debemos hacer para obtener los beneficios esperados”
- “no nos molestamos en controlar los gastos generales”

Los nuevos propietarios pensaron que podrían ahorrar mucho dinero si introducían, como así hicieron, controles minuciosos. Sin embargo, un año después los beneficios de la fábrica descendieron en casi un 50%. La introducción de unos procedimientos de control complejos no resultaron rentables y provocaron un considerable incremento en los costes de explotación.

EJERCICIO

Considere los tipos de sistemas de control que esperaría usted encontrar en:

- Una entidad bancaria.
- Una fábrica de calzados.

Resuma las diferencias más relevantes entre ambas actividades empresariales.


PREGUNTAS

1) ¿ Cuáles son los efectos subjetivos del término “control”?
2) ¿ Qué valor y significado tiene el control para la organización?
3) ¿ Por qué los sistemas de control deben disponer de receptores sensitivos?
4) Defina el concepto de “control global”.
5) ¿Cómo se aplica el concepto de coherencia al sistema de control?
6) ¿Cuál es la importancia del análisis beneficio/coste en la aplicación de los sistemas de control?
7) ¿Cuál es el principal problema de los sistemas de control al ser implantados en la empresa?
8) ¿Cómo se relacionan los sistemas de información de la gerencia con los sistemas de control?
9) ¿En que momento deben comenzar las actividades de planificación?
10) ¿ Por qué es necesario incluir factores de evaluación en el sistema de control global?
11) ¿ Que autoridad debe delegar un gerente para asegurarse que los sistemas de control son operativos?