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INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN EMPRESARIAL. FUNDAMENTOS TEÓRICOS Y APLICACIONES PRÁCTICAS

Pedro Rubio Domínguez



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Unidad 4- La comunicación en la empresa
Tema 13- Centralización y descentralización


En este Tema se evalúa el paso de una organización o corporación centralizada a un sistema de gestión descentralizada. Distingue lo que es una estructura y otra y da a conocer las ventajas y desventajas de ambas. Identifica los pasos en el proceso de descentralización.

INTRODUCCIÓN

En la unidad anterior hemos visto como es una estructura centralizada, basada en la organización empresarial tradicional. En este tema vamos a considerar, por el contrario, una estructura descentralizada moderna.

Anteriormente observamos como una estructura centralizada limita la eficacia de la gestión de un empresario. La empresa es vulnerable y depende demasiado del personal cualificado o de mayor preparación: ofrece pocas alternativas de promoción y puede causar un efecto negativo en la motivación o interés del personal.

La descentralización aporta mayor eficacia y responsabilidad, cuando las unidades de negocio periféricas o regionales se encuentran situadas lejos de la unidad de gestión central, tanto si la empresa es comercial o industrial.

Las descentralización absoluta no es recomendable (que no posible), porque siempre deberá existir una unidad de gestión centralizada que coordine todas y cada una de las acciones y sea el punto de referencia de las demás unidades periféricas. La descentralización es simplemente un tipo de delegación que se basa en las directrices que recibe de la Central. A esta acción se le llama generalmente “descentralización de la gestión”.

La descentralización es importante para la gestión y administración en las grandes empresas. Aporta suficiente autonomía a los centros periféricos, reduce o evita complejos circuitos en la información, reduce tensiones en la gestión, etc.

UNIDADES DE NEGOCIO DESCENTRALIZADAS

Una organización grande se divide en otras unidades de negocio separadas entre sí, que a todos los efectos son unidades autónomas. Este tipo de estructura aun prevalece en muchas organizaciones empresariales. Son las llamadas comúnmente “sucursales”.

Estas unidades son responsables del cumplimiento de los objetivos marcados por la unidad Central y en todas ellas se aplican las mismas políticas económicas, financieras, marketing, personal, etc. dimanadas de la Central, pero ajustadas a cada una de ellas respecto a sus necesidades, dimensión o localización.

Existen varias razones que justifican la descentralización autonómica o regional:

o Los delegados son directamente responsables de la gestión de su unidad de negocio.
o Permite una gestión más ágil, se trabaja por objetivos regionales y el delegado puede desarrollar sus propias iniciativas.
o Cada responsable recibe las especificaciones a implementar en su propia área de responsabilidad y de esta forma se reducen considerablemente las tareas de control por parte de la unidad Central.
o Los resultados de la gestión se pueden medir con mayor facilidad, permitiendo la efectividad de la delegación y el desarrollo personal del responsable.

También existen una serie de limitaciones a la eficacia de la gestión descentralizada que estamos estudiando:

o En organizaciones empresariales grandes, la coordinación de las actividades inherentes a esta delegación puede llegar a ser un problema, por lo que será preciso disponer de una unidad Central “potente” que fije los objetivos concretos, como medio para cuantificar y controlar con exactitud el trabajo de las unidades periféricas.
o Cada unidad periférica debe tener una dimensión y/o proyección razonable, si no, se corre el riesgo de llegar al colapso de la misma, bien por verse desbordada por exceso de trabajo o por carecer de personal suficiente para absolver el mismo por un aumento de la demanda. Por ello la unidad periférica tiene que ser capaz de seguir creciendo, de otro modo, surgirían los problemas señalados.
o El diseño de los trabajos, la definición de las responsabilidades, etc. deben estar redactados de forma clara y estimulante para permitir a los componentes de los equipos de gestión, un crecimiento y desarrollo acorde con sus posibilidades y deseos de alcanzar objetivos profesionales y económicos.


DESCENTRALIZACIÓN FUNCIONAL

Existen departamentos, por ejemplo, Producción o Marketing, que tienen sus propias responsabilidades. Como es obvio, no es fácil descentralizar sus funciones, puesto que su coordinación resultaría difícil. En cada uno de estos departamentos se definen sus objetivos a nivel general de la organización.

La descentralización funcional es más eficaz cuando ésta se aproxima más al concepto de descentralización regional o autonómica. Los responsables de las unidades de negocio periféricas deben ostentar la mayor autoridad posible; de otro modo las ventajas en términos de desarrollo y motivación serán menores en la organización.

En una cadena de mando tradicional, los problemas que plantea la descentralización funcional tienen efectos negativos; a menudo, el establecimiento de una estructura funcional descentralizada, puede mermar la autoridad funcional y de gestión “unipersonal”, porque la autoridad no se delega a una persona, sino a todo el grupo.

CENTRALIZACIÓN FRENTE A DESCENTRALIZACIÓN

Existe una cierta confusión respecto al término “descentralización” que a menudo se define como un método dentro de la organización en la que normalmente se delegan responsabilidades específicas. Esto ¿nos sugiere que la delegación es sólo un proceso de descentralización?

La delegación, como tal, se puede llevar a cabo de la siguiente forma:

o Los procesos de gestión y liderazgo se dividen en unidades pequeñas.
o Los procesos de gestión se dividen de manera que existan responsables especializados para satisfacer al líder.


El primero supone delegar el liderazgo, en tanto que el segundo únicamente desarrolla un sistema de consulta a especialistas para ayudar al líder en la toma de decisiones.

No obstante, sugerir que la descentralización no es sino el proceso práctico del concepto de delegación, es bastante ingenuo, porque:

o La delegación puede realizarse bien a nivel general o individual.
o Puede ser de forma permanente o solo temporal.
o Puede englobar tareas rutinarias de poca trascendencia o para la toma de decisiones estratégicas importantes en la política corporativa de la empresa.

En cambio, la descentralización es un aspecto mucho más específico que la delegación ya que nos referimos a delegar autoridad y responsabilidad a unidades periféricas, independientes, dentro de una gran organización.

La cuestión surge cuando hemos de determinar el grado de descentralización que hemos de implementar en una organización.

Existen ventajas tanto en la centralización como en la descentralización; todo es cuestión de sopesar las ventajas de una y de otra, respecto a las necesidades de la empresa.

La descentralización se considera más eficiente, pues centra el poder y la responsabilidad en los Delegados de las unidades de negocio periféricas, puesto que se supone que este delegado tiene las habilidades suficientes para tomar decisiones correctas.

No obstante, existe el riesgo de delegar, cuando los mecanismos de control de la gestión no es el adecuado.

ASPECTOS DE LA DESCENTRALIZACIÓN

Una de las ventajas más importantes de la descentralización es la reducción de los circuitos, tanto funcionales como económicos, característicos en toda gran organización; es sobre todo una forma eficaz de reducir o eliminar un porcentaje muy amplio de prácticas o tareas innecesarias.

Otra ventaja es la rapidez con la que se pueden tomar decisiones importantes al no tener que consultar constantemente a la unidad Central. La organización en su conjunto se puede adaptar con mayor rapidez y eficacia a cualquier cambio que se produzca en su mercado o zona geográfica.

Quizás la ventaja más importante de una estructura descentralizada es el clima y moral del personal de las unidades periféricas en la realización de su trabajo: aumenta la iniciativa y participación de este personal y también la calidad de las decisiones.

Un enfoque centralizado de la gestión, puede llegar a desconocer los cambios que se puedan producir en el entorno o condiciones locales donde estén ubicadas las unidades periféricas.

En algunas industrias o comercios detallistas, por ejemplo, esto puede llegar a ser un factor importante, puesto que una organización descentralizada podrá determinar políticas y tácticas ajustadas a las distintas regiones nacionales o países foráneos donde opera la empresa.

ASPECTOS DE LA CENTRALIZACIÓN


Una ventaja importante de una estrategia centralizada es la uniformidad de criterios en las operaciones. En algunas industrias esto puede llegar a ser más importante que la capacidad de responder con rapidez, como decíamos anteriormente, a los cambios de las condiciones locales.

Las grandes industrias piensan que este criterio es el más importante a tener en cuenta, ya que se enfrentan a responder cualitativamente al público objetivo y en donde deben mostrar ante el mismo la máxima consistencia y garantía.

El centralizar, por ejemplo, los servicios Jurídicos que atienden los problemas que puedan surgir a todos lo niveles operativos y contractuales de la organización, es más rentable y eficaz que disponer de un abogado en cada una de las unidades periféricas.

Si la fuerza de la empresa descansa en la gestión de un equipo de dirigentes en la unidad Central, una política centralizada puede ofrecer una mayor eficacia y un mayor realismo de sus capacidades.

Con frecuencia, la función de una unidad informática central para el proceso de datos de todas las operaciones de la empresa, donde éstas están normalizadas, permite un mejor criterio técnico y una mayor eficacia.

Por ejemplo, las Centrales de Datos de las entidades bancarias.


LA DESCENTRALIZACIÓN EN LA EMPRESA MODERNA

La introducción y desarrollo de las nuevas aplicaciones tecnológicas, ha acelerado el crecimiento de la descentralización y al mismo tiempo, se ha visto el incremento del poder e importancia de la unidad Central.

Los especialistas en información están ubicados en la unidad Central, donde procesan y controlan la información y los servicios que proporcionan los equipos informáticos.

La gestión general de la empresa se realiza más eficazmente desde esta base o unidad operativa y, por tanto, ejecutar eficazmente decisiones que se marquen a todos los niveles.

El objetivo es utilizar todos estos recursos de la forma más eficaz y económica posible. Cuanto mayor sea el volumen de negocio que genere la empresa, mayor será la complejidad en el tratamiento y proceso de los datos, por lo que la empresa deberá estar constantemente preparada para revisar sus políticas y operaciones e incorporar acciones alternativas para la agilidad en la información.

Estos servicios, como hemos apuntado anteriormente, se deben realizar en la unidad Central para asegurar la uniformidad de criterios en todas las unidades periféricas, y sobre todo, por las ventajas de costes.

Este planteamiento aumentará lógicamente la carga de trabajo en la unidad Central, sin perder de vista que también las unidades periféricas podrían resolver parte de estos problemas organizativos, con una delegación de funciones adecuada.


RESUMEN

1. El dilema de la centralización frente a la descentralización es constante y necesita revisarse periódicamente a la vista de las circunstancias cambiantes de los elementos organizativos de la empresa.
2. Se trata de una cuestión de equilibrio y decidir lo mejor en función del tipo de empresa o industria, cultura organizativa y el escenario en que se mueve o se moverá la empresa.
3. Los sistemas descentralizados siguen respondiendo al control central a través de los sistemas regulares de información, estudios de mercado, programas de formación, selección y rotación del personal, etc.
4. La delegación es la principal finalidad de la estructura de la organización y la forma en que se diseña ésta será parte del carácter esencial de la organización. No puede existir una estructura basada en una única opción. La combinación de ambas es necesario.


EJEMPLO PRÁCTICO

Lezzmer Ibérica es un ejemplo de organización independiente descentralizada. En una empresa que está presente en varios mercados internacionales, con sus propias plantas de fabricación. Esta empresa fabrica diversos elementos a la industria de automóviles. Compra directamente sus materias primas, investiga sus propios productos, así como el desarrollo y producción de los mismos. Incluso en el ámbito de las relaciones laborales, mantiene una relación directa en la discusión y negociación con los sindicatos. Los servicios que utiliza de las multinacionales del automóvil para las cuales trabaja son I+D+i, investigación del mercado y asesoramiento legal en algunas cuestiones

PREGUNTAS

1. ¿Qué problemas existen en una estructura centralizada de estilo tradicional?
2. Defina la descentralización tanto autonómica, regional o local.
3. ¿Qué ventajas obtenemos de la descentralización autonómica o regional?
4. ¿Qué diferencias existen entre descentralización autonómica y descentralización funcional?
5. ¿Que ventaja obtiene el empresario al delegar su autoridad?
6. Antes de decidir el grado de descentralización, ¿qué aspectos deberemos tener en cuenta?
7. ¿En qué forma y momento adoptaríamos una estrategia descentralizada?
8. ¿Cuál sería la dimensión y el grado de complejidad si los servicios de la empresa llegaran a descentralizarse?
9. ¿Cómo reducir la complejidad de los circuitos para llegar a dicha descentralización?

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