INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN EMPRESARIAL. FUNDAMENTOS TEÓRICOS Y APLICACIONES PRÁCTICAS

Unidad 2- Procesos de planificación

Tema 7- Planificación de la estructura

En este Tema explicamos como debemos organizar nuestra empresa para que funcione eficazmente e identificamos las distintas relaciones internas, tanto a nivel individual como de grupo. Describimos también los distintos grupos de estructuras organizativas.


INTRODUCCIÓN

Muchas empresas trabajan con una filosofía muy difícil de cambiar. Las personas que trabajan en ella son parte activa del proceso de crecimiento, decadencia y reactivación, situación que refleja fielmente su energía vital.

En este tema consideramos algunos de los principios preliminares que contribuyen a:

 La comunicación fluida entre personas y grupos.
 Control efectivo sobre las actividades de los mismos.
 Cómo lograr los resultados previstos.
 Cómo evitar la dispersión o mal aprovechamiento de los recursos.

EL CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN

Existen muchas formas para definir lo que queremos decir con el término "organización". Si reflexionamos sobre el mundo que nos rodea, veremos que la mayoría de los seres vivos se encuentran agrupados, realizando cada uno de ellos sus actividades cotidianas para su supervivencia.

Si observamos detenidamente a las hormigas veremos un modelo de comportamiento cooperativo con una clara definición de las funciones: parte de la población se dedica a construir y reparar el hormiguero; otras recogen materiales y otras protegen al resto. Cuando se trata de trasladar una carga pesada o difícil las hormigas trabajan en equipo y cada una de ellas presta la fuerza necesaria.

Al contrario de los seres humanos, las hormigas poseen un fuerte instinto colectivo para sobrevivir. Si las personas actúan con un cierto grado de cooperación hacia una meta común, precisarán que alguien les dirija.

Es por ello que las organizaciones humanas tienen las siguientes características:

 Son grupos o combinación de grupos de personas, específicamente diseñados y ejercitados para conseguir una serie de objetivos.
 Generalmente los objetivos de la organización lo conocen todos los componentes de la misma.
 Los criterios básicos de una organización son las ideas del conjunto y no las individualidades; la organización dispone de un mayor grado de continuidad. Esto significa que cuando alguien se marcha, y entra otra nueva, los trabajos siguen siendo prácticamente los mismos.
 Dentro de la empresa existen un marco de reglas y procedimientos que sirven para dirigir las actividades de las personas que trabajan en ella.

LA ORGANIZACIÓN EFICIENTE

Para sobrevivir en un mercado de competencia perfecta, una empresa debe lograr al menos las siguientes condiciones:

 La calidad de sus productos y/o servicios debe permanecer inalterable. Este nivel permitirá al cliente determinar el nivel de excelencia y cubrirá sus expectativas.
 La empresa debe gestionar estas expectativas, reduciendo en lo posible la diferencia entre la realidad del producto y/o servicio y lo que espera el cliente.
 El cliente es el único juez de la calidad y sus consejos por tanto, son fundamentales.
 La empresa debe previamente conseguir los acuerdos necesarios entre el personal y la dirección, para que las cosas ocurran como las hemos descrito anteriormente.
 El hecho de que la calidad sea, en parte, subjetiva, no impide que se deban definir normas precisas.
 Los costes para alcanzar todas estas condiciones deben ser mínimos y la empresa debe funcionar con la mayor autonomía financiera.

La empresa debe disponer de una estructura humana y funcional eficaz, diseñada para que con el mínimo esfuerzo las personas realicen su trabajo, sin perder de vista la eficacia y rentabilidad de sus acciones.

Si el diseño de la estructura minimiza los conflictos y evitan las tareas reiterativas o repetitivas, se podrá potenciar al máximo el tiempo y dedicación de los trabajadores.

Este diseño deberá contener los elementos de control que asegure que todas las acciones se concreticen en rendimiento real y efectivo, y cubra las expectativas de la dirección en cuanto a sus políticas presupuestarias para no extralimitarse de los mismos, al mismo tiempo que garantice el control y evaluación permanente de todos los servicios.

Esta estructura debe garantizar o disponer del grado de información necesario para quienes trabajan en ella. El departamento de Marketing requiere información sobre las condiciones y evolución de los mercados. Sobre como funciona la competencia, si están o no satisfechos nuestros clientes.

Otras informaciones serán también importantes para los departamentos de producción, investigación, desarrollo e innovación, etc.

A través de la estructura de la organización deberemos detectar los problemas y como afrontarlos. El diseño de la organización permitirá conocer en cada momento quien tiene la responsabilidad para tomar decisiones en orden de resolver dichos problemas.

Si el Director de Producción ha asumido la responsabilidad para decidir lo que hay que comprar, esta decisión no deberá entrar en conflicto con la política presupuestaria de la empresa en esta materia. Se deberá determinar a priori la capacidad de independencia de este responsable, sobre todo para agilizar la gestión.

Si es preciso, autorizar a otros departamentos más pequeños para realizar aprovisionamientos sin depender exclusivamente de la oficina central de compras.

En la práctica, una empresa organizada deberá contemplar una combinación de ambos extremos. En cualquier momento la Dirección General, según convenga, podrá fomentar la centralización, en tanto que otras veces tenderá a la descentralización, si la ocasión así lo requiere.


LOS PILARES DE LA ORGANIZACIÓN

Las modernas teorías sobre la organización empresarial, se apoyan en los estudios de W.G. Scott, quien sugería que el análisis funcional de una empresa se podría basar, en cuatro áreas bien definidas y distintas:

 División del trabajo.
 Cadena de mando.
 Alcance del control.
 Identificación de tipos de estructura.

Es posible que usted conozca el ejemplo de la fábrica de alfileres citado por Adam Smith para ilustrarnos sobre los beneficios de la división del trabajo. Sugirió que un operario que realizara todas las operaciones precisas para producir y vender alfileres sólo daría lugar a una producción pequeña. Pero si los componentes de la fábrica se especializaran cada uno de ellos en una parte del proceso de la producción, se elevaría la misma considerablemente.

Aunque este ejemplo es antiguo, en su tiempo aportó grandes beneficios a Henry Ford para aumentar su producción de coches en serie, alcanzando lanzar al mercado entre 1907 y 1927, 15 millones de unidades en el modelo T-Ford.

Los beneficios que alcanzó con estos principios fueron:

 Con la repetición de las tareas en la cadena de producción los obreros alcanzaron un mayor grado de especialización, trabajaban más aprisa y cometían menos equivocaciones.
 Al crear los centros de trabajo asociados entre sí, permitió que el trabajo llegara al operario para su realización, evitándose desplazamientos y esfuerzos inútiles.
 Sus ingenieros desarrollaron técnicas para la fabricación de equipos para producir mejor los distintos trabajos en la cadena de montaje.

Pero como todo en esta vida, tiene sus ventajas e inconvenientes. Y las desventajas son siempre para el ser humano. La literatura y el cine, nos ha mostrado en varias ocasiones que la rígida aplicación del sistema de la división del trabajo hace que los obreros funcionen como máquinas.

La película "Tiempos Modernos" de Charlie Chaplin, nos mostró en algunas de sus secuencias que la repetición de la misma tarea lleva a los obreros al hastío y la frustración. Las personas al final son dominadas por las mismas máquinas con las cuales trabajan, y su autoestima se ve mermada al verse equiparado con dichas máquinas.

En próximos temas estudiaremos el desarrollo de otras técnicas de gestión aplicadas a la organización del trabajo que dignifican al factor humano.

Si estudiamos a Peter Drucker, en sus apreciaciones sobre la "Gestión", observaremos que pone como ejemplo de lo anteriormente citado a Henry Ford. y cómo su empresa, tan próspera al principio, perdió mucho debido a la incapacidad manifiesta de delegar en otros.

En una organización nadie puede hacer todos los trabajos que se refieren a un área de responsabilidad. Quienes tienen esta responsabilidad, pueden y deben delegar en otros.

Este proceso se conoce como cadena de mando y es una de las formas en las que puede resolverse el problema de la división del trabajo en las empresas. Esto permitirá que otros mandos intermedios puedan participar en la gestión tomando decisiones, lo que enriquecerá su trabajo; también podrá equivocarse y de los errores sacar las conclusiones que mejoren sus expectativas futuras dentro de la organización.

Esta delegación de funciones permitirá a quien delega concentrarse en otras tareas más importantes de su trabajo. Pero no puede delegar y luego olvidarse. Esto puede crear a largo plazo problemas de comunicación y adaptabilidad.

Para que esta cadena de mando funcione con eficiencia, cada miembro de la organización debe saber quien es su inmediato superior. Si tiene más de uno, se sentirá confuso y esto puede crear discrepancias en la organización. Por eso, es fundamental, definir las funciones y responsabilidades, y sobre todo disponer de una unidad de mando, como principio y guía.

Del Director General, dependen otros responsables o directores de departamento. Sí todas las personas se dirigieran a él para resolver cuestiones de trabajo o problemas personales, este se vería abrumado.

El diseño de la estructura de una organización empresarial tiene que estar claramente definida y asumida por todos sus componentes. El organigrama funcional de la empresa indicará claramente la pirámide de la organización, cadena de mando y sus vinculaciones a todos los niveles, tanto ascendentes como descendentes.


DISEÑO DEL TIPO DE ESTRUCTURA.

Los factores que influyen en el diseño de la estructura de una organización, son entre otros, los siguientes:

 Tamaño de la empresa.
 Área geográfica que cubre, es decir si la empresa trabaja a escala local, nacional o internacional.
 La gama o líneas de productos que fabrica y vende.
 El nivel de control que la dirección quiere tener de la organización.

La mejor forma de conocer el diseño de la estructura de una empresa, es la forma en como se inició. Con el tiempo se verá como las personas hacen trabajos parecidos, lo que dará lugar a una revisión, para adaptarlos, aunarlos y compartir experiencias y recursos.

Mas adelante los intereses son comunes y llegaran a trabajar sobre el principio de la división del trabajo. Los más antiguos o experimentados asumirán las responsabilidades para desarrollar la empresa y tutelar a los más jóvenes. Por último, la estructura de los distintos departamentos que configuran la organización, tendrá una mejor definición.

Este desarrollo en el tiempo se hará por funciones. Es decir, la creación de departamentos será la mejor forma de estructurar la organización. Así todas las personas se agruparán por departamentos: producción, compras, finanzas, ventas, marketing, recursos humanos, etc.

Los grupos de trabajo pueden parecer la forma más lógica de estructurar una organización. Este sistema puede presentar algunas peculiaridades:

 Muchas veces el personal responsable de un área determinada adquiere una visión excesivamente "compartamentalizada" de la empresa y pierde de vista el objetivo principal de la empresa.
 El personal adquiere actitudes "territoriales" hacia su departamento y pueden aparecer hostilidades entre personas pertenecientes a otros departamentos lo que impide que la organización funcione con eficacia.

Cuando la empresa es dinámica y moderna, y su organización ha crecido con la aplicación de una correcta gestión, esta tiende a aplicar el concepto de división.

Una empresa puede dividirse en agrupaciones de productos o servicios, cada una de las cuales se responsabilizará como una unidad de negocio independiente. Cada uno de los directores de estas unidades de negocio son los responsables de los presupuestos de inversiones y beneficios dentro de la política general de la organización, siguiendo las directrices marcadas para la Dirección General.

En temas que desarrollamos más adelante, mostramos al alumno con más detalle, como las organizaciones pueden llegar a tener distintas características y necesidades, y que lógicamente precisan tipos de estructuras adecuadas a su actividad y desarrollo.

RESUMEN

Llegado a este punto conviene reflexionar sobre las características que idealmente debe tener cualquier organización:

1. Objetivos claramente definidos para la comprensión de toda la organización.
2. El personal tanto directivo, mandos intermedios y de apoyo, adquirirá un alto nivel de compromiso para alcanzar estos objetivos.
3. La comunicación se verá libre de interferencias y bloqueos sistemáticos.
4. Los conflictos son asumidos y serán resueltos dentro de la organización.
5. La mano de obra a todos los niveles deberá ser tratada como personas responsables, potenciando su desarrollo y nivel de conocimientos.

Por desgracia no todas las empresas han alcanzado este nivel ideal. Usted puede reflexionar sobre las posibles razones, sobre todo a la vista de sus propias experiencias.

EJERCICIO

Imagínese que se ha incorporado usted como adjunto del Director del departamento económico y financiero de una importante empresa de alimentación. Esta empresa controla 200 supermercados y galerías de alimentación distribuidas en todo el país, concentrados sobre todo en los centros urbanos.

Su Director le pide que redacte un amplio informe que remitirá o hará llegar a todos los Directores de Sucursales para conocer sus sugerencias y opiniones sobre diversos planes estratégicos tendentes a reestructurar la empresa. Sabe que es usted un experto en gestión y le pide que plantee usted las distintas opciones para dicha reestructuración con la identificación clara de sus ventajas y desventajas. Para un crecimiento futuro, la empresa proyecta una importante diversificación a otros tipos de productos y servicios al detall para su implementación en los puntos de venta.

PREGUNTAS

1. Describa todos los puestos de trabajo individuales que pueda usted identificar dentro de una cadena de televisión.
2. Esboce un diagrama que indique la forma en que estos individuos se relacionan para formar la organización.
3. Elija un ejemplo de organización o elementos de la naturaleza donde se den claramente los periodos de tiempo en que discurren: nacimiento, crecimiento, decadencia y muerte.
4. Imagínese que ha heredado usted una empresa familiar que trabaja en el sector de transporte (camiones y autobuses) así como una cadena de supermercados. Su posición es la de Director General. Un día viene a verle el jefe de contabilidad a exponerle que desea introducir un procedimiento normalizado para realizar los presupuestos para todos los departamentos de la empresa. Según usted ¿esto supondrá más centralización o descentralización en la empresa?
5. En conjunto esta propuesta beneficia o perjudica el normal desarrollo de la empresa (en su respuesta incluya las ventajas y desventajas).
6. En una familia grande, sus componentes desarrollan distintos papeles con diversos grados de autoridad. ¿Podría describirlos?
7. ¿Podría describir como se comunican entre sí? Trate de reflejar su respuesta en forma de tabla o diagrama donde se observen las relaciones entre cada persona.
8. ¿Que factores influyen en la elección de la estructura de una organización?
9. Explique las ventajas principales del sistema funcional de crear una estructura departamental.
10. Explique las razones por las que una empresa cambia su tipo estructura inicial a otro de divisiones.