INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN EMPRESARIAL. FUNDAMENTOS TEÓRICOS Y APLICACIONES PRÁCTICAS

UNIDAD 10 ADMINISTRACIÓN, INFORMACIÓN Y GESTIÓN
Preguntas y respuestas

UNIDAD 10 TEMA 37

1. Es el espacio físico empresarial que se encarga de albergar los servicios de información, planificación y comunicación por medio de los cuales la Dirección de la empresa controla su patrimonio, promueve asuntos y logra sus objetivos.
2. La información que le llega es procesada y luego es archivada y/o enviada de nuevo de forma simplificada o ampliada a los grupos o personas interesadas en esa información.
3. La oficina es el lugar donde son archivados los informes, memorandum, correspondencia y otros procedimientos rutinarios. Actúa también como un centro de información.
4. a) Equipos(Ofimáticos e informáticos), b) Alquiler del local, c) Mantenimiento(Electricidad, calefacción, etc), d) Materiales(consumibles y fungibles), e) Salarios y beneficios del personal, f) Costes de los viajes a la oficina central.
5. Es aquella oficina que está diseñada y equipada con elementos controlados a través de la informática.
6. Porque precisan menos empleados, menos espacios y además algunos trabajos son realizados desde los hogares de algunos ejecutivos.
7. Muchos ejecutivos se encuentran que se están quedando fuera de juego por lo que necesitan aprender a manejar estos instrumentos de gestión puestos a su disposición.
8. Desde la óptica de la reducción de costes, los empresarios están descubriendo que con las aplicaciones tecnológicas es más fácil y cómodo controlar la gestión de todas las coordenadas de la empresa, en términos de eficacia y productividad.
9. Las prácticas administrativas pueden ser cambiadas con resultados negativos si no se realiza un análisis previo.
10. a) El propósito de la oficina periférica y el papel que representa dentro de la organización, b) Las interacciones con otras unidades de negocio y con el mercado objetivo, c) La naturaleza y vigencia de los sistemas disponibles para la gestión administrativa, d) Los procedimientos empleados : cómo están diseñados y por quién, e) Los métodos empleados y los equipos implantados, f) La planificación y control de los trabajos para verificar los resultados alcanzados( cantidad y calidad).
11. Debemos estudiar el fin (propósito) que pretendemos conseguir, antes que el método a utilizar.
12. Una vez establecidos los nuevos procedimientos, deben ser formalmente registrados y formarán parte del manual de calidad de la gestión funcional interdepartanental de la empresa.

UNIDAD 10 TEMA 38

1. El administrador con su experiencia puede aconsejar a los demás departamentos sobre la organización general de la empresa.
2. Cuida de los aspectos legales de la empresa como son : los contratos, garantías, requerimiento a la morosidad de los clientes y otros problemas legales que puedan surgir. También se encarga de los contratos de trabajo de los empleados, accidentes, seguros, patentes, etc.
3. Hacen un seguimiento de los materiales requeridos y demás componentes para que estén disponibles a tiempo en la línea de producción.
4. Vigila los costes presupuestados de producción y generales de la empresa, tanto directos como indirectos y garantiza que los precios de venta produzcan los rendimientos esperados.
5. La compra de materias primas y elementos manuales y técnicos para el proceso de fabricación. También se encarga de la compra de equipos y material de oficina.
6. Deben estar situados cerca de las escaleras y ascensores.
7. Deben situarse en las plantas altas del inmueble para obtener la mayor intensidad de luz natural.
8. Se necesita más espacio y además aumentan los costes de instalación, decoración y mantenimiento (luz, calefacción, aire acondicionado, etc.) Su supervisión es más difícil.
9. Ahorran espacios, son más flexibles y minimizan el movimiento interno de los empleados.
10. Es la versión más sofisticada y científicamente planificada de una oficina moderna.
11. En 1995 y tiene como propósito fundamental la mejora de las condiciones de trabajo.
12. Los ficheros deben mantenerse cerrados excepto cuando están siendo utilizados y no deben abrirse más de un cajón a la vez. Los materiales más pesados deben guardarse en los estantes bajos y deben situarse lejos de las puertas.
13. Todas aquellas funciones que son comunes a todos los departamentos y son aquellos que no son utilizados frecuentemente pero que son requeridos algunas vez por casi todos los departamentos de la empresa y por ello es conveniente tenerlos centralizados.
14. No son adecuados para ciertos trabajos confidenciales. Pueden ocurrir demoras y existe la posibilidad de crear conflictos potenciales de prioridades por parte de los distintos departamentos que lo demandan.

UNIDAD 10 TEMA 39

1. a) Sólo existe información parcial, lo que conduce a tomar decisiones incorrectas, b) Demasiada información podrían confundir los verdaderos puntos de referencia, c) Una información irrelevante dará lugar a confusión, d) La distorsión de la información y la pérdida de credibilidad de ésta, provoca incertidumbre, e) Fuente de información con errores en el origen de la misma.
2. Demasiada información puede desembocar en la toma de decisiones incorrectas.
3. Estos requieren información al día sobre ventas, mercados, promociones, la competencia, etc.
4. Todos los responsables de la gestión, gerentes, directores de departamento, ejecutivos, pueden obtener información siempre y cuando tengan acreditación adecuada para acceder a ella.
5. Si la información pierde vigencia podría acarrear consecuencias serias si se toman decisiones basadas en la misma.
6. Poniendo a disposición de éstos terminales de ordenadores y así llegar a todos ellos.
7. En un sistema informatizado la confidencialidad se logra mediante un código de acceso.
8. El primer paso es determinar que tipo de información esperan recibir los ejecutivos claves de la empresa.
9. El método más usual es la edición a través de un sistema de impresoras de papel ( computer print-outs).
10. El control asegura que sólo la información importante llega a los ejecutivos indicados.
11. La delegación de autoridad y responsabilidad con el respaldo de una correcta información, permite a todos los gerentes funcionar más eficazmente.
12. En la dirección por objetivos existen ciertos riesgos para los gerentes y es importante tener un correcto control sobre la evolución de la empresa. Un sistema de administración de la información que sea eficaz les ayuda a conseguir sus objetivos.
13. El concepto de fluidez en la comunicación entre departamentos se basa en el diseño de un sistema de información al que se pueda acceder con facilidad y prontitud.
14. Un ejemplo : plazos de entrega, control de existencias, demoras en las adquisiciones, control de la producción, nivel de desperdicios, pérdidas de horas debido a conflictividad laboral, absentismo, gastos por centros de costes asociados, etc.

UNIDAD 10 TEMA 40

1. Son los servicios de ayuda a los gerentes de empresa en las áreas de organización, planificación y control.
2. Las áreas principales son: estudio del trabajo, organización y métodos e investigación operativa.
3. a)Que debe hacerse exactamente, b) Cuáles son las condiciones idóneas para llevar a cabo el trabajo, c) La magnitud de la tarea para evaluar la retribución,
4. a) Revisión del puesto de trabajo, b) Análisis del flujo del mismo, c) Valoración de sus contenidos, d) Tiempo que tarda en realizarse, e) Determinar la formación más eficiente para su realización, y f) Obtención del mayor rendimiento con el mínimo esfuerzo.
5. Es la acción sistemática orientada hacia los problemas y procesos organizativos. La meta es la eficiencia máxima.
6. Ambos tienen como objetivo. a) Examen e investigación permanente de la organización, B) Búsqueda de datos para diseñar e implementar nuevos métodos para mejorar los niveles de efectividad.
7. Es el método científico para analizar y resolver prácticas de la Dirección.
8. a) Los problemas de prioridades, b) Los problemas de alternativas, c) Los problemas de I+D+i y d) Los problemas secuénciales.
9. Las actividades de estos especialistas que intervienen en las diferentes disciplinas están coordinados para prevenir conflictos o duplicidad de funciones a todos los niveles.
10. Son especialistas que realizan su trabajo de asesoría en la gestión y son empleados de la propia empresa.
11. Porque estos se sienten a veces inseguros y porque se sienten controlados por los consultores. Es por esto que los Directores Generales deben apoyar y animar a estos responsables para que se dejen asesorar y utilicen los servicios de consultoría interna.
12. a) Análisis funcional, b) Activación, c) Prospectiva y, d) Desarrollo.