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INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN EMPRESARIAL. FUNDAMENTOS TEÓRICOS Y APLICACIONES PRÁCTICAS

Pedro Rubio Domínguez



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UNIDAD 10 ADMINISTRACIÓN, INFORMACIÓN Y GESTIÓN
Tema 39 Gestión de la Información


Este Tema incluye un resumen de los diversos temas tratados a lo largo del libro. De esta forma el lector podrá apreciar mejor la importancia que tiene la información. Describe las funciones básicas de la información dentro de la empresa y como debe actuar la Gerencia en relación a la información que recibe y la forma de transmitirla.

INTRODUCCIÓN

En este tema tratamos la relación existente entre la información recibida y las decisiones que toma la Gerencia. Algunas veces, las decisiones tomadas están en función de la información sobre las cuales se basan.

Una información deficiente o inadecuada dará lugar a decisiones incorrectas. Lo contrario, también es cierto, es decir, demasiada información dará lugar a confusiones y obstaculización del proceso para la toma de decisiones. El gerente necesita información y debe rehusar aquella que sea irrelevante o incoherente.

Los problemas típicos para la recopilación de información podrían incluir:

• Solo existe información parcial, lo que conduce a tomar decisiones incorrectas.

• Demasiada información podría confundir los verdaderos puntos de referencia.

• Una información irrelevante dará lugar a confusión.

• La distorsión de la información y la pérdida de credibilidad de ésta, provoca incertidumbre.

• Fuente de información con errores en el origen de la misma.

Para superar estos problemas, es importante que la empresa desarrolle un sistema efectivo para la selección y administración de la información.

SISTEMAS PARA ADMINISTRAR LA INFORMACIÓN

En los momentos actuales se están logrando grandes avances en el control de la gestión empresarial, basado en la aplicación de modernas técnicas de dirección que aportan más eficiencia y control a la empresa. Estas técnicas de gestión dependen enteramente de la disponibilidad de información acerca de las actividades de la empresa, como: producción, ventas, finanzas, servicios, etc.

Uno de los aspectos fundamentales es la información ; pero para que esta sea efectiva, primero debe ser recopilada, procesada e interpretada en tiempo record.

Los requisitos en relación a la información de la Gerencia, pueden enumerarse de la forma siguiente:

1. Los directores ejecutivos determinan la planificación de la empresa.

2. Los directores de venta y los comerciales necesitan información al día sobre la evolución de las ventas, promociones, tendencias del mercado, nuevos competidores, etc.

3. El departamento de producción necesita conocer como se controlan las materias primas, reposiciones, previsiones y programas de entregas.

La información no necesariamente debe ser recopilada o mantenida informáticamente. Sin embargo, el desarrollo de la nuevas tecnologías ha favorecido enormemente el empleo de sistemas de información muy avanzados lo que permite a los responsables de la gestión disponer de su propia terminal a la cual acceder en busca de la información que precise, siempre y cuando disponga de la acreditación de seguridad para entrar en el sistema.


SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GERENCIA

La constante evolución que tiene la empresa, como ente dinámico que es, para ser armoniosa precisa de un conocimiento y control permanente de la misma. La falta de recursos, de tiempo o la continua presión a la que está sometido la Gerencia, hacen que la mayoría de los responsables de la gestión, los empresarios en definitiva, no controlen su empresa o lo que es peor, no la conozcan.

El gerente debe permanentemente tomar decisiones ¿cómo serán éstas si no dispone de información para hacerlo?, casi siempre basada en su intuición. ¿Cuántas veces no hemos equivocado al tomar una decisión por no tener información para decidir?

Los sistemas de información no deben ser complejos y deben disponer de ciertas características para que puedan funcionar adecuadamente.

La información debe recibirse a tiempo para ser incluida en el sistema y de esta forma tendrá auténtico valor. Los sistemas de información a través de la informática requieren personal cualificado que mantenga al día la información procesada. Un sistema de procesamiento de datos que no esté actualizado carece de valor y en ciertos casos puede causar serios problemas.

La información debe estar disponible a todos aquellos que la requieran. En un sistema tradicional, este servicio precisa que la información se centralice en un área específica. Con un sistema informatizado el personal de la empresa tiene acceso a la información a través de un terminal. Si las necesidades de trabajo lo requieren, la empresa incorporará suficientes terminales y de esta forma reducir los tiempos de espera para acceder a la información.

Debe existir un manual de instrucciones para determinar el riesgo de la pérdida de información y demoras en los procesamientos de la misma. Esta regulación dependerá de la política de comunicación interna de la empresa; si existe una política de libre comunicación, la información será accesible a todos los empleados. Sin embargo muchas empresas disponen de un sistema al que solo pueden acceder la gerencia y los ejecutivos. Con un sistema informatizado esto se logra fácilmente mediante la utilización de claves o códigos de acceso exclusivo.

Si la información proviene de la misma empresa debe ser procesada de la misma forma. Ocurre algunas veces que los gerentes no proporcionan la información que tienen a su disposición de forma inmediata, mientras que la que se recibe del exterior se procesa y registra rápidamente.


LA PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Conscientes de la dificultades que lleva consigo procesar tanta información, los consultores de empresa ponemos a disposición de los empresarios toda nuestra experiencia en el análisis, diagnóstico, control y gestión, no para sustituirles como gestores, eso es imposible, pero si para ayudarles y para despreocuparles del control de gestión de la empresa, analizarla, controlarla y aconsejarle permanentemente para que el empresario la dirija.

El objetivo, como hemos dicho, debe ser siempre la simplificación en la presentación de la información y debe existir un término medio entre proporcionar mucha o poca información. Lo fundamental es saber que tipo de información precisan tanto la Dirección General, como los responsables de cada área funcional. La Dirección General preferirá recibir información sucintamente indicativa sobre la evolución económica de la empresa y no querrá recibir un sistema de información sofisticado y complejo. El control que describíamos en el Tema 31 es el que se ajusta perfectamente a los efectos de la Dirección.

La forma y contenido de la información también es importante. Los directivos están acostumbrados a recibir más información acerca de las actividades que dependen de su control, y los nuevos sistemas informáticos les permiten imprimir estas informaciones en sus propios ordenadores personales (computer print-out).

Se debe establecer un sistema de administración de la información que asegure que esta llega a los responsables de la gestión. Se considera que esta información es una herramienta clave para la Gerencia que combina perfectamente los elementos de planificación y control y por extensión, puede contribuir en la tareas de coordinación. Esto se denomina “control piramidal”

La administración de la información también ayuda al proceso de delegación. Por ejemplo, los niveles de rendimiento en los presupuestos, se correlacionan con los niveles de decisiones delegadas a otros ejecutivos involucrados.

La delegación de autoridad y responsabilidad, con el respaldo de una correcta información ascendente, permite a los gerentes actuar más eficazmente.


LA PERSPECTIVA DE LA INFORMACIÓN

En este módulo hemos examinado varios aspectos de la gestión empresarial, y en este punto vamos a revisar los diferentes perfiles que presenta la misma. En la Unidad 1 determinamos la naturaleza y la razón de la Gerencia y cómo podíamos dividir su actividad en varias funciones de las cuales se obtiene información adecuada y relevante.

El proceso de planificación, la estructura de la organización, los objetivos y estrategias, la ejecución de normas y procedimientos, etc., solo pueden llevarse a cabo si los responsables de la gestión son informados detalladamente. La calidad de las decisiones tomadas, reflejarán si fue satisfactorio el proceso de la información.

Hemos examinado las técnicas de gestión moderna, el concepto de control y como influyen los niveles de preparación de la Gerencia y como se estructura la misma. Hemos considerado también lo que es el concepto de delegación de autoridad y responsabilidad, así como los procesos de descentralización de las actividades. Todo ello no sería posible si la Gerencia no dispusiese de la información que le es vital. Al delegar la responsabilidad la Gerencia asume un riesgo y por tanto necesita estar debidamente informada para poder mantener el control.

Los conceptos de sistema de comunicación eficaz, estrategia, fluidez, etc., encajan perfectamente con la eficacia de la información. La circulación y el sistema de administrar la información forman parte del problema que se le plantea a la Gerencia en este importante capitulo de la gestión.

La introducción de un sistema de información produce cambios en la organización y la Gerencia debe ser consciente del comportamiento psicológico del grupo, para poder afrontar los conflictos que inevitablemente se derivan de ello.

Los empleados generalmente se sienten molestos si no se les mantiene debidamente informado y responden mejor, cuando son motivados por sus jefes otorgándoles el control sobre su trabajo. Este sistema reconoce la importancia de una comunicación fluida entre ambas partes.

El control de la Gerencia a través de los presupuestos, evalúa el rendimiento de la misma en algunas áreas funcionales claves. Se ha demostrado que la eficiencia y la eficacia de la gestión ha sido mejorada al ser aplicado el sistema de administración de la información efectiva como una estrategia de comunicación y un sistema de control. Un sistema correcto de administración de la información obtenida puede beneficiar todas y cada una de las funciones de la Gerencia. En el test que desarrollamos mas adelante se incluyen diversas preguntas que deben ser cumplimentadas si deseamos conocer el nivel de información disponible y obtenible sobre la marcha de nuestra empresa. Toda esta información, si existe en su totalidad, nos permitirá un mayor conocimiento de la eficiencia del trabajo en las distintos departamentos o secciones de la empresa.


RESUMEN

1. Hemos estudiado el desarrollo de los sistemas de administración de la información, en particular los sistemas informatizados cuyo avance es incuestionable y los aspectos necesarios para que el sistema tenga éxito.
2. La función del gerente moderno se identifica más con la información obtenida a través de los servicios informáticos, que con los sistemas obsoletos o ya pretéritos.
3. Si aceptamos esta definición, deberemos aceptar también que las funciones del gerente de nuestros días son muy diferentes. El gerente deberá tener acceso rápido a la información y de acuerdo a este concepto la Gerencia convierte “las ideas en acción”.

EJEMPLO PRÁCTICO ( I )

La empresa sueca Volvo estaba muy preocupada con el bajo nivel de su producción así como la alta rotación de los empleados. Reorganizaron completamente sus métodos de trabajo introduciendo grupos de trabajo homogéneos y aplicando incentivos a la producción. Con este nuevo sistema, grupos de 20 operarios fabricaban los automóviles de principio a fin.

Este programa precisó una gran inversión en maquinaria y equipos informáticos. El antiguo sistema fue erradicado y reemplazado por un equipo automatizado que eliminó tareas muy complejas. Con el nuevo sistema los propios trabajadores controlaban todo el proceso.

La solidez de este nuevo esquema se basó en un sistema de administración de la información. Cada centro de coste asociado al proceso productivo disponía de un terminal en el cual todos los empleados introducían sus órdenes, ya fueran de petición de repuestos, verificar el control del almacén o reposición de otros materiales. Este sistema fue un verdadero éxito, aunque las inversiones fueron elevadas, pero el nivel de producción y la moral de los trabajadores mejoraron considerablemente y el proceso de producción es ahora mucho más eficiente.

EJERCICIO

Prepare apuntes acerca de los niveles apropiados de organización para que se puedan tomar decisiones en su empresa, derivados de aplicar un sistema de control informatizado de la información.


EJEMPLO PRACTICO ( II )

Si su inquietud le motiva conocer la calidad de su Gestión Empresarial, le rogamos emplee unos minutos de su tiempo en cumplimentar el TEST-DIAGNÓSTICO que detallamos a continuación; al terminar se dará cuenta que su tiempo ha sido bien empleado.

La cumplimentación del mismo entendemos que debe llevarse a buen término mediante su criterio personal, sin colaboración interna ni externa. Solo usted y nadie más debe conocer el contenido del mismo, en caso contrario, no merecería fiabilidad alguna los resultados obtenidos, teniendo en cuenta que para tomar decisiones en orden de elaborar futuras estrategias en su empresa éstas deben aflorar única y exclusivamente de su gestión.

• Si usted no contesta afirmativamente al 80% de las preguntas como mínimo, debe mentalizarse sobre la necesidad de proceder de inmediato a revisar la calidad de su gestión, para no llevarse a corto plazo sorpresas desagradables.
• Si ha contestado afirmativamente por debajo del 50%, consideramos que su capacidad de gestión está mermada ya que no dispone de una completa información que le permita conocer la gestión de su empresa. Está entrando en zona peligrosa.
• Si apenas ha contestado afirmativamente entre el 10% y el 20% de las preguntas, le recomendamos que haga revisar todos los departamentos y sus responsables. Al mismo tiempo debe analizar el funcionamiento de los mismos y su incidencia sobre la rentabilidad, porque posiblemente no exista una gestión eficaz en su empresa al no disponer usted de la información que precisa para tomar decisiones en orden de alcanzar niveles óptimos de eficiencia.

Es obvio que su empresa, sin la adecuada información no podrá adaptarse a los cambios de su entorno. Podremos determinar a priori, sin ser catastrofistas, que su empresa puede encontrarse en la cuarta fase de su vida : en el declive.

Como venimos comentado a través de este libro, si la empresa empieza a escapársele de las manos acuda a los servicios de un consultor externo. La consultoría de empresas en un servicio profesional de ayuda a los directores de empresas a analizar y resolver problemas prácticos,

DEPARTAMENTO COMERCIAL

• ¿Realiza una previsión razonada de ventas por zonas y productos?
• Su previsión de compras y su programa de fabricación ¿la tiene en cuenta?
• ¿Dispone de los medios adecuados para dar a conocer sus productos y/o servicios?
• ¿Conoce el importe de las devoluciones?
• ¿Sabe que carga de trabajo cubre su cartera de pedidos?
• ¿Conoce el porcentaje sobre la venta total que representa cada uno de sus clientes?
• ¿Dispone de algún sistema para la captación de nuevos clientes?
• ¿Conoce el número de nuevos clientes conseguidos por periodo y vendedor?
• ¿Sabe usted lo que vende cada uno de sus vendedores y porqué?
• ¿Sabe lo que no vende cada uno de sus vendedores y porqué?
• ¿Ha estudiado la zona por vendedor de forma que el coste sea mínimo y pueda ser atendida perfectamente por él?
• ¿Conoce usted el umbral de rentabilidad por vendedor?
• ¿Dispone de elementos correctos para determinar las tarifas de venta?
• ¿Conoce cómo están sus precios con relación a la competencia y las causas de la diferencia?
• ¿Conoce cual es el coste de un pedido?
• ¿Conoce el número de ventas por zona?
• ¿Conoce la rentabilidad por sector?
• ¿ Conoce los costes de distribución por sector ?
• ¿ Ha racionalizado la distribución para conseguir unos costes mínimos ?
 

DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN

• ¿Conoce cual es su capacidad de producción real y efectiva?
• ¿Conoce cuales son los cuellos de botella de su proceso productivo, es decir, las operaciones que limitan su capacidad productiva?
• ¿Conoce si el proceso de fabricación será antieconómico a corto plazo?
• ¿Conoce el porcentaje de horas improductivas y sus causas?
• ¿Conoce el porcentaje de absentismo y sus causas?
• ¿Existe un programa de fabricación que tenga en cuenta los plazos de entrega solicitados por el cliente?
• ¿Este programa es puesto al día periódicamente y comunicadas las variaciones del plazo de entrega?
• ¿Se planifica la carga de trabajo por operación?
• ¿Se programa el trabajo diario de cada operario dándole el trabajo necesario para conseguir el rendimiento óptimo?
• ¿Conoce el valor de coste de los trabajos en curso de fabricación?
• ¿Conoce los costes provisionales de producción?
• ¿Controla el consumo de materiales y las causas de las desviaciones?
• ¿Controla el porcentaje de desecho que se produce?
• ¿Tiene montado un control estadístico de calidad en curso de fabricación?
• ¿Dispone de algún sistema para controlar de forma periódica el coste de fabricación y las desviaciones sobre lo previsto?
• ¿Tiene implantado algún sistema de incentivos sobre la producción?
• ¿Tiene implantado algún sistema de incentivos a la calidad?
• ¿La plantilla en servicio es la mínima indispensable?
• ¿El número de mandos es el mínimo indispensable?
• ¿Todas las personas del departamento conocen cual es su misión, su responsabilidad y lo que se espera de ellos?

ADMINISTRACIÓN

• ¿Conoce cual es la rentabilidad prevista sobre lo que produce o vende?
• ¿Conoce cual es la cifra mínima que ha de fabricar y/o vender a partir de la cual empieza a ganar dinero?
• ¿Conoce a cuanto asciende el valor de los clientes de dudoso cobro?
• ¿Tienen montado un seguimiento para recuperar los impagados?
• ¿Conoce el porcentaje de sus costes financieros sobre su cifra de negocio?
• ¿Conoce cual es el valor de sus stocks en cualquier momento del año?
• ¿Conoce usted cual debería ser el valor de sus stocks?
• ¿Conoce cuál es el valor de las pérdidas de ventas por rotura de stocks?
• ¿Dispone periódicamente de Cuentas de Resultados?
• ¿Dispone de un control permanente de su gestión?
• ¿Dispone de un “cuadro de mando” que sintetice todas las coordenadas de la evolución de su empresa?
• ¿Dispone de forma periódica de un Balance de Situación?
• ¿Conoce cual es su tesorería actual con relación a sus obligaciones de pago?
• ¿Conoce cuál es su solvencia?
• ¿El uso de capitales ajenos beneficia o perjudica su rentabilidad sobre el capital propio?
• ¿Sabe cual es el capital mínimo necesario para obtener la máxima rentabilidad?
• ¿Le dicen algo a usted los “índices de gestión”?
• ¿Amortiza usted la cuota lineal máxima autorizada por Hacienda?
• ¿Qué sistema de amortización realiza?
• ¿Conoce con cifras elocuentes la distancia a que se encuentra su empresa de la suspensión de pagos?


PREGUNTAS

1. Describa las características de los problemas de información.
2. ¿Cuál es el resultado de disponer de excesiva información respecto a las decisiones de la Gerencia?
3. ¿Cuáles son las informaciones prioritarias que requiere la Gerencia?
4. Explique como funciona un sistema de información controlado informáticamente.
5. ¿Cuáles son las consecuencias si la información no se procesa rápidamente?
6. ¿Cómo podremos asegurar que la información llega a todos aquellos que la precisen?
7. ¿Cómo podremos mantener información confidencial dentro del sistema?
8. ¿Cuál es el registro esencial cuando se diseña un sistema de administración de la información?
9. ¿Cómo debe presentarse la información requerida?
10. ¿Qué significa el término “control piramidal”?
11. ¿Cómo facilita el proceso de delegación un buen control de la información?
12. ¿Por qué el sistema de administración de información es una parte vital en la dirección por objetivos?
13. Defina la importancia de la fluidez de la información para acceder al sistema.
14. ¿En qué forma un Director de Producción puede utilizar un sistema de información basado en una aplicación informática?

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