INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN EMPRESARIAL. FUNDAMENTOS TEÓRICOS Y APLICACIONES PRÁCTICAS

UNIDAD 10 ADMINISTRACIÓN, INFORMACIÓN Y GESTIÓN
Tema 38 Planificación y Diseño de Oficinas

Este Tema es una extensión de lo tratado en el tema anterior, e incluye el diseño y la planificación física de las oficinas en relación a los empleados que trabajan en ella. Identifica los componentes de su diseño e ilustra como utilizar muebles y equipos, tanto ofimáticos como informáticos.

INTRODUCCIÓN

El diseño y distribución de la oficina dependerá fundamentalmente de la naturaleza y funciones específicas de la misma. Aunque son similares las oficinas de producción y de personal, no cabe duda que existe una gran diferencia en los trabajos asignados a los empleados de cada una de ellas y por ende la disposición de los puestos de trabajo y los elementos que lo configuran

Muchas empresas disponen de una Oficina Central que trata con todas las actividades que se desarrollan en la misma. El Director General tiene suficiente experiencia y es capaz de asesorar a los distintos departamentos sobre los procedimientos generales de la gestión. Estas oficinas, generalmente, disponen de un sistema centralizado que da cabida a varios servicios comunes: recepción, correo, centralita, seguridad y otros servicios.

Los archivos centrales guardan todos los documentos, tanto físicos como informatizados y están al alcance de todos lo miembros de la empresa y además cuenta con archivos individuales por departamentos.

Dependiendo de su tamaño, algunas empresas disponen de un departamento exclusivo para temas jurídicos llamado Asesoría Jurídica, que se encarga de redactar los contratos, garantías, recuperación de créditos impagados y otros problemas legales que puedan surgir y referidos a contenciosos laborales, accidentes, patentes, seguros, etc.

LOS PRINCIPALES DEPARTAMENTOS

- PRODUCCIÓN

Es el centro de las actividades productivas de la empresa y usualmente se le denomina la fábrica. Este departamento aplica los métodos más eficaces en la fabricación de los artículos. Antes de iniciar el proceso de fabricación se calculan los costes y se prevé cualquier eventualidad que pueda alterar o afectar al proceso. Estos trabajos son realizados por los supervisores que efectúan un seguimiento de los materiales requeridos y demás componentes para garantizar que estén disponibles a tiempo en la línea de producción.

- CONTABILIDAD

Los diversos costes que intervienen en la explotación general de la empresa así como los ingresos que recibe la misma conciernen a este departamento. Registra las compras, ventas y gastos así como la compra o venta de activos fijos inmovilizados y demás adquisiciones de la empresa. Revisa periódicamente las cuentas para asegurar que las inversiones se están realizando correctamente. También se ocupa del pago de los salarios e incentivos al personal. La contabilidad de costes vigila los presupuestos de producción, tanto directos como indirectos, y garantiza mediante el cálculo y control permanente cualquier desviación de los costes, para garantizar que los precios de venta nos producen los beneficios esperados.
- PERSONAL

Supervisa todos los asuntos referidos al personal de la empresa. Se encarga de la selección y contratación del personal, organiza cursos de formación a los distintos niveles y prepara reuniones de trabajo, charlas o seminarios para los directivos o para introducir nuevos procedimientos de trabajo. También se ocupa de los expedientes personales, de considerar candidatos para su promoción y redacta informes sobre normas operativas para jefes de departamento y supervisores. Recoge las quejas de los empleados, se ocupa de los expedientes disciplinarios y de despido, prepara informes testimoniales para el personal que abandona la empresa y se ocupa, por último, del bienestar social de los empleados, sin excepción.

- COMPRAS

Este departamento es responsable de la compra de las materias primas y de la maquinaria y utillaje utilizados en el proceso de fabricación. También se ocupa de comprar los equipos y material de oficina. Cuando se reciben los suministros el Director de Compras visará las facturas de los distintos proveedores y las remitirá al departamento de Contabilidad para su pago.

- EXPEDICIÓN

Se encarga de que los productos sean enviados a los clientes, bien por ferrocarril, carretera, mar o por vía aérea. El gerente de transporte será el responsable de la selección del medio de transporte más seguro y económico para la consignación de las mercancías y estará al corriente de las tarifas vigentes de los fletes. Algunas empresas disponen de su propia flota de camiones y estos operan bajo la supervisión del mencionado gerente.

EL DISEÑO Y UBICACIÓN DE LAS DISTINTAS SECCIONES

Para trabajar eficientemente, es fundamental que el diseño de la oficina sea correcto, que el mobiliario sea funcional, que haya luz, calefacción y ventilación suficiente, en función de la capacidad volumétrica del espacio disponible.

La ubicación de los distintos departamentos y su relación con los demás es un tema a tener en cuenta y deben ser considerados los siguientes factores:

- Los departamentos que trabajan juntos o están vinculados entre sí, deben estar uno cerca del otro. Por ejemplo, Caja y Contabilidad.
- Los departamentos o secciones de mucho tránsito deben estar cerca de la entrada o recepción.
- Los servicios de correo, mensajería, copistería, etc. deben estar situados teniendo en cuenta la cercanía de ascensores, montacargas o escaleras.
- Las salas de junta, reuniones o conferencias deben situarse lejos del ruido o aislarlas con paneles adecuados.
- La maquinaria pesada se instalará en los pisos de planta baja a nivel de calle.
- Los despachos de trabajo deben estar distribuidos teniendo en cuenta que sin son ampliados en un futuro, puedan hacerlo fácilmente.
- Los despachos de Dirección se ubicarán en áreas restringidas al publico.
- Los servicios y vestuarios dispondrán de un acceso fácil para el personal.
- Debe existir un espacio adecuado para los archivos.


Las oficinas pueden ser diseñadas al estilo tradicional o basarse en un estilo llamado de “espacios abiertos” (open plan). El diseño de las oficinas tradicionales consiste en una distribución de espacios o despachos independientes para cada departamento o servicio. Este diseño aporta ventajas y desventajas:

- Ventajas: son, luz, calefacción y ventilación individual, prestigio y privacidad y menos distracción para el personal, sobre todo directivo o para trabajos que requieran una gran concentración.
- Desventajas: se necesita mas espacio y aumentan los costes de decoración y mantenimiento de luz y acondicionamiento. Posiblemente se precisen mas equipos y la supervisión sea más compleja. Además cada departamento o sección se convierte en una unidad independiente y por tanto será más difícil que los empleados se sientan como parte de la organización.

Una oficina de “espacios abiertos” significa una sala grande donde se ubican diversas secciones o departamentos que trabajan juntos en vez de despachos independientes o separados, con una disposición simétrica de mesas, sillas y demás muebles. También como en el estilo tradicional, existen ventajas e inconvenientes.

- Ventajas: se aprovecha correctamente el espacio útil, con una disposición flexible lo cual favorece el movimiento de los empleados. Existe una mejor supervisión y uso más racional de los equipos.

- Desventajas: crea un ambiente impersonal y problemas de ruidos; es difícil acondicionarlas para que exista luz y acondicionamiento de temperatura adecuada para todos. Puede crear distracción en el trabajo debido a la presencia de visitas y otros empleados y puede acarrear problemas serios de salud por la facilidad de contagio de resfriados y gripe entre las personas que trabajan

Una oficina diseñada por un arquitecto de interiores(decorador), la versión más fidedigna, sofisticada y científicamente planteada, sería realizada por el sistema “espacio abierto”. La oficina es decorada mediante la ejecución de un proyecto de reforma y decoración donde la luz, calefacción, aire acondicionado están debidamente calculados y controlados; además de una gama de colores cuidadosamente escogidos y mobiliario acorde con el conjunto, donde algunos despachos individuales se incorporaran para trabajos especializados o de prestigio.

El uso de mamparas que dividen los espacios, los falsos techos y los revestimientos de los suelos y paredes ayudan a reducir el ruido; la colocación de tomas eléctricas, teléfonos, equipos, etc. deben estar diseñados cuidadosamente. Aunque estas instalaciones son costosas, aportan beneficios considerables en términos de clima y ambiente idóneo para los empleados.


ORDEN Y SEGURIDAD INTERNAS

En nuestro país la salud y seguridad de todos los empleados de las empresas está protegida por la Ley de Riesgos Laborales 31/1995 de 8 noviembre, y tiene como propósito fundamental la mejora de las condiciones de trabajo Esta Ley supone un instrumento necesario y eficaz para combatir el exceso de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales que padece nuestro mundo del trabajo.

Particularmente, la seguridad en la oficina puede llevarse a cabo poniendo atención en los puntos que citamos a continuación:

1. No se deben dejar tirado en el suelo las cosas que puedan entrañar riesgos como: carpetas, paquetes, archivadores, etc. Los cajones de los ficheros deben mantenerse cerrados excepto si se están usando y solamente un cajón debe estar abierto a la vez. Los materiales más pesados deben ser guardados en el último cajón o peldaño. Los ficheros deben estar situados lejos de las puertas de acceso.

2. Si existen estantes altos se deben colocar escaleras para acceder a estos y nunca subirse en la sillas, sobre todo a las de ruedas que son particularmente peligrosas. No debemos subirnos a un estante alto ya que puede venirse abajo todo el mueble.


3. Ningún material debe dejarse encima de un calentador o radiador. La luz natural o artificial debe ser la adecuada en todas las áreas de trabajo. Se debe poner particular atención a la luz de las escaleras y en las zonas donde están los equipos. Se debe inculcar a los empelados que caminen, y nunca corran por la oficina. Deben existir carteles y señales indicativas para la localización de las salidas de emergencia.

4. Un botiquín de primeros auxilios debe estar visible y accesible. También hay que colocar estratégicamente extintores de fuego, vigilando periódicamente su vigencia de uso.


LOS SERVICIOS DE LA OFICINA CENTRAL

El control puede quedar a cargo de los jefes de departamento pero la responsabilidad total de la oficina recae en un gerente especializado. La centralización de tal autoridad no significa que todo el trabajo esté centralizado. Los empleados continuarán trabajando en los distintos departamentos donde estén destinados.

Algunas funciones administrativas serán comunes a todos los departamentos; otros serán específicos al departamento en cuestión. Por tanto la centralización absoluta no es posible. Los servicios comunes a todos los departamentos son aquellos que no son utilizados frecuentemente pero que son requeridos alguna vez por casi todos los departamentos y por ello están “centralizados”.

Los servicios centralizados tienen la ventaja de ser mantenidos a unos costes reducidos, tanto en personal como en equipos, sobre todo por la uniformidad de métodos y niveles de trabajo. La empresa, podrá utilizar sus especialistas más eficazmente y además crear condiciones de trabajo especiales.

Sin embargo, los servicios especializados pueden no ser adecuados para ciertos trabajos específicos y confidenciales. Pueden producirse demoras y existe la posibilidad de que se produzcan conflictos potenciales de prioridades por parte de los distintos departamentos que los utilizan o demandan.


RESUMEN

El grado por el cual una oficina contribuye a la eficiencia total de la empresa, depende de muchos factores. Al gerente de una oficina le son aplicados los mismos principios para que cumpla de forma satisfactoria su misión.

La eficacia de los servicios de la oficina dependen de varios factores :

1. La estructura global de la organización debe reconocer y apoyar al gerente administrativo como un especialista, cuya eficiencia es vital para la empresa. Este deberá organizar la oficina para que opere eficazmente, tanto desde el punto de vista funcional como económico.

2. La oficina proporciona un servicio calculado y los responsables de la gestión deben estar preparados para introducir los cambios necesarios para que sean los adecuados a las necesidades que tiene que cubrir.

3. Una actitud efectiva en cuanto a una racionalización de los costes, para que la oficina lleve a cabo sus funciones de forma rentable.

4. Nada de excentricidades o toques ultramodernos o excesivamente vanguardistas. La imagen de la oficina debe guardar relación con el tipo de trabajo que allí se lleva a cabo. Por eso, aunque se dé un toque personal, lo mejor es escoger muebles de corte clásico, maderas nobles y colores oscuros, paredes blancas, etc. Reservar un espacio de la oficina como sala de reuniones, que sirva también para recibir a clientes y proveedores.

EJEMPLO PRÁCTICO

Cada día más, comprobamos como los sistemas informáticos en las empresas españolas apoyan perfectamente la eficiencia comercial de éstas. Se han desarrollado aplicaciones informáticas que pueden transmitir información vía Internet a todo el mundo. El más utilizado es el llamado “correo electrónico” o “e-mail”, donde un operador escribe una carta directamente en el teclado de su ordenador, que puede ver reflejado en su pantalla, antes de transmitirlo.

El supervisor puede verificar los trabajos en línea y luego pueden ser transmitido vía Intranet (red interna de la empresa) a otras personas, siempre y cuando tengan un equipo receptor similar al emisor. Esta práctica es muy común hoy día en la mayoría de las empresas de todo el mundo. Estos sistemas están revolucionando el mundo de las comunicaciones interpersonales y están reduciendo la correspondencia normal de los servicios de Correos, ya que todos los documentos, informes, fotografías, planos, propuestas, etc. son enviadas directamente vía Internet, con la particularidad de que pueden ser archivadas en la memoria del ordenador como referencia futura.

EJERCICIO

Como adjunto al Director Financiero de su empresa, cuya actividad es la fabricación de productos industriales, se le ha pedido a usted que diseñe la disposición del lugar que este departamento debe ocupar en las nuevas oficinas centrales. En la actualidad el departamento lo componen: 1 director financiero, usted mismo, 1 operador-procesador de datos, 1 secretaria de dirección, 3 auxiliares administrativos-contables, 1 jefe de contabilidad, 1 supervisor y 2 tele-operadoras. Elija el lugar dentro de la oficina y justifique su elección.


PREGUNTAS

1. ¿Cual es la función principal del Jefe de Administración?
2. ¿Cual es la función del Departamento Jurídico?
3. Resuma las funciones del Supervisor de Producción.
4. ¿Cuáles son las funciones de la sección de costes?
5. ¿Cuál es la responsabilidad principal del jefe de compras?
6. ¿Dónde deben estar situados los servicios de correo y mensajería?
7. ¿Dónde deben situarse las oficinas del Dpto. Técnico?
8. Explique las desventajas del diseño tradicional de oficinas.
9. ¿Cuáles son las ventajas de una oficina de espacios abiertos?
10. ¿Cómo es una oficina de espacios abiertos?
11. ¿Cuando empezó a operar en España la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y porqué?
12. Defina las normas de seguridad en la utilización de los ficheros.
13. ¿Que funciones son importantes centralizarlas?
14. Resuma las desventajas de los servicios centralizados.