APUNTES DE AUDITORIA

Juan Carlos Mira Navarro

Unidad 4. Auditoría informática

4.1. La auditoría financiera a través del ordenador

Establecido y admitido, que la mecanización contable es una práctica habitual, se abundará una vez más en las dificultades que esta práctica aporta a las formas de realización de la auditoría.

En cuanto al control interno [16], la mecanización del proceso contable puede tener incidencias salvo que se tomen las medidas oportunas en sentido contrario, ya que al mecanizar funciones se puede tender a adjudicar al departamento de proceso de datos, responsabilidades que funcionalmente no le corresponden, lo que puede dificultar el control interno establecido en función del reparto de competencias. En este sentido, se ha de procurar un comportamiento aséptico del proceso de datos respecto a la función contable, al igual que se intentará mantener la responsabilidad de cada departamento en cuanto a la calidad de las informaciones que ellos produzcan y que de ellos dependan.

La labor diaria de una organización económica depende en gran parte de la tenencia y distribución de los datos financieros de la organización a través de informes y documentos. La fiabilidad de éstos ha de estar escrupulosamente garantizada.

Para verificar esta validez se recurre a los auditores (bien sean internos o externos a la organización) quienes asegurarán que los controles y procedimientos contables, además de haberse establecido, funcionan correctamente. Si el sistema contable está mecanizado, algunos de estos controles pueden estar incluidos en los programas de contabilidad.

Conocida la auditoría financiera y los objetivos que persigue, puede hablarse de algunos puntos del proceso susceptibles de mejora [1]:

Descentralizar el proceso contable.

Reducir el número de cuestaciones repetidas, con el fin de evitar errores de transcripción.

De concretarse estas mejoras, ello sintetizaría en:

Mejorar el rendimiento.

Reducir el tiempo necesario para presentar la información elaborada.

Preservar la exactitud de los datos.

Figura

4.1: Esquema de las fases del proceso contable

¿Qué puede aportar el ordenador en estas cuatro fases?

Evidentemente, la máquina poco puede hacer en la primera de ellas salvo, claro está, que la información de entrada se pase a soporte legible por el ordenador, en cuyo caso también puede asumir las funciones de esta fase. Por lo que respecta a las otras tres, el computador está capacitado para, entre otras cosas:

Formar los archivos contables.

Realizar los asientos cronológicos (llevando los libros).

Editar los balances.

Asumiendo que la dirección de la empresa opta por la automatización de sus procedimientos, pueden encontrarse algunas ventajas, tanto de cara al proceso contable, como para la auditoría en general y la financiera en particular.

Respecto al proceso contable:

Reducción del número de datos a grabar (más aún si se está en un entorno de base de datos).

Se incrementa la fiabilidad de la información, ya que, por ejemplo, si el registro para efectuar el pertinente asiento se toma en el momento mismo de expedir la factura para un cliente, la posibilidad de error decrece, ya que no será necesario volver a reescribir unos datos que en el momento de la expedición de la factura serán comprobados por quien emite la factura, por el cliente, y algunos de ellos, interactivamente por el propio sistema.

Respecto a la auditoría:

El hecho de que los datos existan una sola vez, evitando duplicaciones innecesarias, ahorra tiempo a la hora de efectuar su verificación.

Así como una serie de ventajas más que repetidas, como la rapidez y facilidad en la verificación de los cálculos aritméticos, el empleo de modelos, la obtención de muestras, etc.

Reflexiónese lo que sería realizar de modo manual una auditoría a un sistema contable mecanizado: ¿cómo seguir la pista a operaciones que, al menos aparentemente, no dejan huella (audit trail)?

4.1 La auditoría financiera a través del ordenador

4.1.1. La tipificación en la auditoría con ordenador

La auditoría financiera, como la mayoría de las aplicaciones, para que llegue a ser rentable, habrá de ajustarse a unos métodos sistematizados y tipificados. La idea de partida se puede enunciar como:

ENTRADAS + PROCESAMIENTO = SALIDA

En la auditoría financiera, pueden distinguirse dos pasos:

1. La comprobación de los datos de entrada.

2. La comprobación del procesamiento.

Controles generales de comprobación

Si bien es deseable que en un proceso automatizado el hombre intervenga lo menos posible, hay ocasiones en que por motivos de índole técnico, o incluso económico, esto es inevitable. Estas operaciones (como la grabación de datos de entrada) consideradas de alto riesgo, han de ser estrechamente vigiladas. Otra de estas operaciones puede ser el almacenamiento de la información, bien sea mediante procedimiento manual, o bien mediante salida de otro proceso; en cualquier caso, los controles a establecer para verificar este almacenamiento habrán de ser muy rígidos.

Igualmente serán objeto de comprobación, tareas como: la coherencia entre los apuntes contables y la normativa vigente; la correcta confección del libro diario y del mayor, y la verificación de totales.

Atendiendo a los controles citados, el auditor comenzará su acercamiento a la entidad a auditar. Habrá de ser consciente de lo complejo que puede resultarle detectar una entrada falsa cuando la contabilidad se lleva por ordenador.

Comprobaciones en el proceso

Las principales técnicas para la comprobación de los programas contables pueden clasi- ficarse en tres grupos:

1. Comprobación del proceso mediante la utilización de datos de prueba. Este método presentado por Thomas Porter, se basa en los siguientes puntos:

a) El auditor prepara un conjunto de datos de entrada simulados.

b) Este conjunto de datos es sometido a dos procesos independientes que proporcionan dos informaciones de salida: la calculada por el auditor manualmente o con programas propios, y la calculada por los programas contables de la empresa auditada.

c) Se establece una comparación entre las dos informaciones de salida para detectar posibles diferencias entre ellas.

d) Si se detectan diferencias, éstas sirven de inicio para un análisis más a fondo.

Si por el contrario, las diferencias no existieran, se aceptan como buenos los programas de la empresa y se verifican las entradas, en función de los documentos base para tales entradas. Este método es sencillo y fácil de comprender, por lo que a priori resulta aconsejable, si bien admite algunas objeciones como éstas:

Determinar el tamaño y la extensión de la muestra de apuntes puede ser un problema en el que entren criterios subjetivos del auditor, como, por ejemplo, su confianza en el sistema de control, corriendo el riesgo de tomar una muestra de tamaño no adecuado.

Los datos finales suelen estar codificados en un gran número de soportes, lo que dificulta su acceso.

En auditoría externa nada garantiza que los programas probados son realmente los que se utilizaron en explotación.

2. Comprobación de los programas.

El auditor (o su equipo de apoyo) observará la corrección contable de los programas, a la vez que verificará que estos programas son los que se están utilizando en el proceso contable, y contra los ficheros correctos.

Para la realización de estas comprobaciones, primeramente se estudiarán los programas en sí, para seguidamente ejecutarlos con datos reales (por supuesto nunca sobre las librerías de explotación).

a) Estudio de los programas: Todo el conjunto de programas que realizan la contabilidad, así como aquellos interfaces que la afectan directamente y la documentación sobre todos ellos, habrán de ser entregados a los auditores.

Estos revisarán los citados programas desde la fase de análisis, llegando en los casos que sea necesario, a la codificación (generalmente, en la práctica no se suele ser tan estricto, basta con distinguir con claridad las etapas significativas del proceso), verificando el correcto diseño de los mismos. Es importante dedicar aquí especial atención a los controles internos de los datos, en cuanto a su tratamiento y almacenamiento. Si bien en este punto se está inmerso en la revisión de criterios informáticos, no debe perderse de vista la revisión de los controles contables que necesariamente deben figurar en los programas. Por último se debe comprobar que los programas fuente que se faciliten, coinciden con los objetos que se ejecutan en el ordenador.

b) Comprobación de los programas con datos reales: Verificada la concepción de los programas, en esta fase se examina su correcto funcionamiento, sometiéndolos a ejecuciones con datos reales, para poder confrontar las salidas con aquellas que, en su día, obtuvo el ordenador en su normal proceder.

Es importante que el juego de datos a procesar permita verificar todos los posibles caminos de los programas, haciendo incluso especial incidencia sobre determinados puntos críticos o delicados. Ello se simplifica si los programas están debidamente estructurados, lo que facilitará enormemente la detección de errores, o las posibles modificaciones. Los datos podrán ser grabados nuevamente, en cuyo caso, además, se verifica la fase de grabación, o se utilizarán tal y como los tenga la empresa en los soportes de almacenamiento externo. Una buena solución de compromiso es el empleo alternativo de ambos procedimientos. De todo lo dicho es fácilmente deducible, que éste método es mucho más completo y exhaustivo que el anterior, pero también, obviamente, mucho más complicado y costoso.

3. Empleo de modelos.

Esta técnica de empleo de modelos es una aplicación más generalizada que las dos anteriores.

4.1.2. El beneficio obtenido del ordenador por la auditoría financiera

La enorme ayuda que proporciona la computadora en el proceso de auditoría financiera, pues muchos de sus trabajos son repetitivos y programables, lo es esté o no esté mecanizada la contabilidad de la empresa a examinar. Dichas ayudas se concretan en los programas de auditoría, programas escritos en lenguaje de alto nivel, lo que les proporciona una cierta universalidad.