Funcionarios públicos:evolución y prospectiva

David F. Camargo Hernández

4. Productividad

Es importante presentar algunas definiciones sobre la productividad, para una mejor comprensión del tema por parte del lector.


4.1 Definiciones.

La productividad desde el punto de vista económico se define como la proporción existente entre los resultados obtenidos (productos o servicios) y los recursos aplicados a su obtención así (1):


Efectividad
Productividad = ---------------------------
Eficiencia


Otros autores definen la productividad como(2) :

* La relación entre la producción obtenida por un sistema de producción o servicios y los recursos utilizados para obtenerla.

* Como un uso mas intensivo de recursos.


Producto
* Productividad = ---------------
Insumo

La productividad se puede considerar como una medida global de la forma como las organizaciones satisfacen los siguientes criterios:

Objetivos: Medida en que se alcanzan.

Eficiencia: Grado de eficacia con que se utilizan los recursos para crear un producto útil.

Eficacia: Resultado logrado en comparación con el resultado posible.

Comparabilidad: Forma de registro del desempeño de la productividad a lo largo del tiempo.

Para algunos autores la productividad quiere decir eficiencia, en la medida en que una organización aumenta el volumen de producción, manteniendo constante la cantidad de insumos, o manteniendo el nivel de producción disminuyendo el volumen de insumos, es más productiva.

La productividad de una persona en el trabajo es una proporción de su efectividad en relación con su eficiencia.

Administrativamente el desempeño puede analizarse en términos de eficiencia y los resultados en términos de eficacia, de tal manera que la productividad de una persona en el trabajo es una proporción de su efectividad relacionada con la eficiencia(3) :


Efectividad personal
Productividad Personal = ----------------------------------
Eficiencia Personal


La efectividad personal se traduce en que los resultados que se ha propuesto alcanzar una persona, son de interés privado y subjetivo.

La productividad es la capacidad de lograr objetivos y de generar respuestas de máxima calidad con el menor esfuerzo humano, físico y financiero, en beneficio de todos, al permitir a las personas desarrollar su potencial y obtener a cambio un mejor nivel en su calidad de vida(4) .

La eficiencia personal hace referencia a la calidad, la cantidad, costo, cobertura y continuidad de los recursos que emplea una persona para lograr un resultado.

La productividad económica, se define como la medida sobre la base del coste económico total, es decir, la productividad modificada por la adición de los gastos generales y de las cargas ocultas que proceden del absentismo (del mas allá), de la rotación del personal de las insuficiencias de la calidad o de la rigidez del proceso(5) .

Según Kazukiyo, La productividad es una expresión de la fuerza productiva y da cuenta del momento cualitativo del proceso de producción. La fuerza productiva expresa la capacidad de producción, mientras que la productividad expresa la calidad(6) .

Para Erich Fromm la productividad es la relación activa y creadora del hombre para consigo mismo, con su prójimo y con la naturaleza.

Akira Takanaka. La productividad de forma semántica es un término oscuro que se ha traducido de diferentes formas. En Japón se denomina ¨carácter de producción¨, en China ¨poder de producción¨ y en Tailandia ¨incremento de resultados¨(7) .

4.2 Consideraciones Erráticas Sobre Productividad (8)

La productividad no debe confundirse con intensidad del trabajo, porque, si bien la mano de obra refleja los resultados positivos del trabajo, su intensidad se traduce en exceso de esfuerzo y no es otra cosa que incremento de trabajo.

La esencia para mejorar la productividad no es el trabajo duro sino inteligente. Si la productividad es asociada con el mayor o menor esfuerzo del trabajador, se presta a equívocos porque se asocia con mayor trabajo

*La productividad no se puede confundir con la eficiencia, esta significa producir bienes de alta calidad en el menor tiempo posible.

*No se mide el rendimiento solo por el producto, éste puede aumentar sin incrementar la productividad.

*La rentabilidad no es consecuencia de incremento de la productividad, porque se pueden obtener rendimientos así esta haya descendido.

*La reducción de costos no necesariamente mejoran la productividad.

* La productividad no solamente se aplica a la producción, también se relaciona con cualquier otro tipo de organización, se incluyen los servicios y la información.

La productividad de los funcionarios públicos se puede incrementar estimulando la creatividad, promoviendo un clima favorable preocupándose por sus problemas. También depende del uso eficiente del tiempo.

Para que se presente un incremento en la productividad es necesario que haya eficiencia, por lo tanto no se trata de trabajar mayor o menor tiempo. Los individuos no trabajan a plena capacidad, la productividad es producir más en el menor tiempo posible.¨ Es mas fácil motivar a los empleados para que aumenten su productividad, que lograr que reduzcan los gastos(9)¨ . Si se administra el tiempo, el trabajo se simplifica. La fijación de metas mejora el desempeño de los funcionarios, permitiendo que sus esfuerzos se orienten a la consecución de resultados. Cuando la necesidad de éxito sea mayor los resultados serán mejores.

Las personas para ser mas productivas deben ser positivas ,auto valorarse y creer en sus capacidades. Como dice Gilmore(10) : ¨ En su porte y en su forma de hablar los demás perciben un sentido de amor propio y de dignidad¨.

Los jefes deben fijar metas y evaluar el desempeño de los funcionarios, pero aunque es una tarea vital para la consecución de logros institucionales, se convierte en una preocupación evaluar a alguien y tener que decirle que su desempeño no es el mejor. Es difícil separar el concepto que se tenga del funcionario, de las labores que realiza. En oportunidades el funcionario no es del agrado del jefe dificultándole ser objetivo, no es fácil separar los problemas de las personas y evaluar con criterio neutral.

Hay quienes consideran las ¨roscas¨ de funcionarios como obstáculos, que los hace resistirse a aumentar su productividad. Tienen la certeza que jamás serán tenidos en cuenta y que todo lo que realicen no los va a beneficiar, permaneciendo en el anonimato.

Cuantas veces se han visto funcionarios con grandes capacidades que están realizando labores improductivas, desaprovechando todo su potencial y en cambio hay otros, con una profunda mediocridad que han tenido la posibilidad de llegar a cargos de dirección.

4.3 Medición de la productividad

Es muy difícil medir la productividad del trabajo de oficina. Prokopenko sugiere el método del tiempo de trabajo, partiendo del principio que es constante para realizar determinadas actividades básicas, y el método de muestreo, por medio de porcentajes de tiempo utilizado por cada funcionario en la realización de tareas, dividiendo el número de horas trabajadas por el número de horas disponibles para llegar a una eficacia porcentual, de tal manera que un aumento en la relación significa mejoramiento individual.

En el sector público existe una diferencia entre el producto de un organismo y el cumplimiento de su misión. El producto final del organismo comparado con su insumo indica su ¨ eficiencia¨. La repercusión lograda por el programa del organismo es su ´eficiencia¨(11) .

Para el sector público propone que se identifiquen unidades específicas de servicio, medibles y homogéneas a lo largo del tiempo, para determinar los indicadores de eficacia.

La medición del trabajo determina el tiempo que un funcionario necesita para realizar una tarea en un nivel determinado de rendimiento. Este tipo de medición permite reducir y posiblemente eliminar el tiempo ineficaz.
Sólo con una adecuada planificación se puede lograr un aumento de la productividad, es por ello que el último capítulo esta dedicado a este tema.

Hay gran cantidad de métodos para medir la productividad, pero difícilmente producen buenos resultados si no se procuran cambios en los sistemas salariales, los métodos de capacitación y las relaciones laborales.

Hay una gran cantidad de técnicas como la medición del trabajo, los círculos de calidad, la automatización de las oficinas entre otras. El problema es tratar la mejora de la productividad como un programa, porque como todo programa opera temporalmente. Por lo tanto se debe crear una cultura en donde la mejora de la productividad constituya un modo de vida, que haga parte de las responsabilidades de cada quien(12) .

La productividad se mide para contribuir al análisis de la eficiencia y la eficacia, la medición puede estimular el mejoramiento de los funcionarios. Las personas cuando son observadas en su trabajo muestran mayor disposición de hacerlo bien, sin que por ello implique inversión alguna. Por ejemplo cuando un jefe se acerca a revisar el trabajo de un subalterno, éste presenta un dinamismo que no es usual volviendo a ser normal tan pronto el jefe se retira; el subalterno en lo posible con esa actitud pretende dejar una buena impresión de su trabajo, lo que le sirve para evitar presiones futuras.

En la medición de la productividad del trabajo de oficina es dificultoso, porque no es fácil medir el producto y mucho menos reducirlos a un denominador común. Por lo general, la medición no se puede desligar de la cuantificación de los insumos, no hay retroalimentación directa y la ausencia de competencia debilita la formulación de reglas que controlen los costos internos(13) .

El trabajo físico aunque se pueda cuantificar, no siempre va a tratarse de una proposición de verdad. No se puede considerar, que la elaboración de cien cartas al mes, por una secretaria la haga mas eficiente que aquella secretaria que elabora cincuenta. Hay que tener en cuenta por ejemplo, la prontitud en la evacuación de las cargas de trabajo, la calidad con que se realice. Es através de la comunicación escrita, como en reiteradas oportunidades se logra expresar lo que realmente se quiere decir, y el impacto que se quiere ocasionar. Pero se preguntarán: ¿ A caso en la mayoría de las veces el jefe no es quien redacta o corrige los textos que se van a enviar?.

No siempre el jefe dispone del tiempo necesario para llevar a cabo dicha tarea, bien sea por la cantidad de asuntos que deba atender o porque simplemente confía en su colaboradora; entonces surge el compromiso de la secretaria de prepararse conscientemente para desarrollar su labor. Las funcionarias procrastinadoras jamás pueden ser eficientes. Ese dicho de ¨yo entiendo mi desorden¨, está mandado a recoger, quien no tenga el frente de su casa limpia no la tiene inmaculada por dentro.

Un Funcionario desmotivado realiza las labores sin preocuparse de que salgan lo mejor posible. Es importante motivarlo para que asimile los cambios que se presenten en las instituciones. La cordialidad ( el trato hacia los demás), debe salir a flor de piel, no se trata de ¨pelar el diente ¨a cada instante sino procurar mostrar una imagen mas que personal, institucional.

Cuando las personas son mal atendidas, se llevan en la mente una imagen distorsionada de lo que realmente es la entidad. Las secretarias y demás personas que tienen contacto con el público, son la imagen de las instituciones, de la impresión que se lleven los usuarios, por el trato que reciben, dependerá que se mejore o deteriore. Si una secretaria es displicente, quien se ve afectado se vuelve un multiplicador de impresiones negativas.


En el Sector Público no hay una métrica que se compare con la del sector privado, y si se utiliza una mala métrica se pueden desviar las instituciones de sus objetivos y metas. Las decisiones de carácter público se sujetan al juego político, que puede tener sesgos indeseables en favor de los grupos que están sobre-representados políticamente(...)la permanencia de altos funcionarios públicos en sus cargos, puede ser circunstancial o poco prolongada, que no permite una visión largo placista para un mejor desempeño en el futuro(...)solamente les interesa mostrar resultados a corto plazo con las consabidas consecuencias de gran endeudamiento(14) . Esto se presenta con cierta frecuencia en aquellos cargos de tipo político.

Para tratar de mejorar la productividad de los funcionarios públicos hay que medirla, no quiere decir, que no se pueda mejorar sin que se efectúen mediciones, es importante el concurso de todos los funcionarios para influír de alguna forma en las decisiones que afectan sus labores. Se sentirán mas seguros y dueños de su destino, redundando en mayores aportes a las instituciones, generando un ambiente integrador para conocer y compartir las dificultades y los éxitos. Debe conformarse un gran equipo con una misión, unos objetivos y unas metas a cumplir, con labores interesantes y cierto grado de autonomía.

Las organizaciones que abordan la participación de los empleados sólo como una técnica de mejora, tienden a enfatizar las estructuras de participación grupal, tales como los círculos de calidad, con el objeto de propagar su utilización cada vez más dentro de la organización. Sin embargo las técnicas duran poco, su efectividad para mejorar el desempeño y el entusiasmo poco a poco languidece; además las prácticas y sistemas tradicionales quizá no respalden estas técnicas, lo que contribuye a que estas perezcan (...) el verdadero poder de la participación radica en su capacidad para indicar un cambio cultural al fomentar un estilo de gestión participativa. La gestión no equivale a círculos de calidad u otra técnica específica de participación. Como dice Dutch Landen, la gestión participativa es un conjunto organizado de ideas acerca de como administrar una empresa moderna y progresista(15) .

Es de suma importancia que en las entidades se cultive la calidad de vida laboral, para que sus servidores se sientan mas comprometidos con el trabajo. ¿Cuántos funcionarios públicos están sub-utilizados?, ¿Cuánto potencial humano hay con grandes capacidades y permanece en el ostracismo?. Definitivamente el factor humano es pieza fundamental para lograr un mejor desempeño organizacional.
El ambiente económico y social debe dirigirse a la búsqueda de la productividad. El funcionario debe sentirse útil y productivo. Aquellas personas que trabajan realizando labores monótonas y de poco sentido, que limitan sus capacidades, deben tener la posibilidades de desarrollo. Se debe crear una cultura participativa.

El equilibrio de la personalidad, la mayor o menor satisfacción en el trabajo y la productividad, en gran medida se determinan por el sistema de relaciones sociales¨(...) el egoísmo se puede fomentar como medio de disolver la simpatía interpersonal y la integración colectiva, y como obstáculo para desviar la dedicación de las finalidades del servicio público. Uno de los errores más frecuentes y graves de los administradores, es el de excederse en el estímulo de las ambiciones individualistas, casi siempre con incentivos económicos, por creer que la racionalidad de una empresa se puede construir sobre el cálculo utilitarista de cada uno de sus miembros(16) .

4.4 Cómo mejora la Productividad.

Felix E. Larkin.

Para Larkin, la gestión de la productividad depende de identificar a las personas como la clave de la productividad. ¨considera a la remuneración como el basamento-aunque no todo el edificio de gestión de la productividad, los trabajadores deben advertir que su paga es adecuada, pero logrado esto, la remuneración pierde su eficacia motivadora y las consideraciones no monetarias se vuelven más importantes¨(17) .

La tecnología es un factor significativo pero no el mas importante. Para incrementar la productividad, hay que adaptar el comportamiento de los individuos a la tecnología e interrelacionarlos, para que el recurso humano se constituya en el principal factor que determine si hay crecimiento o estancamiento.

W. Edwards Deming. ( E.E.U.U.)

Manifestó en su época, que la calidad del producto y la productividad eran una sola cosa. Su método según Fritz R. S. Dressler y JOHN W. Seybold se puede agrupar en tres categorías(18) : La motivación, el conocimiento y la oportunidad. La primera hace referencia a el desarrollo de la automotivación, porque si a las personas se les fija metas alcanzables que le beneficien, procurarán trabajar mas eficientemente. La segunda a la divulgación del conocimiento y la tercera sobre la aplicación de las destrezas e ideas para ser útiles.

Aunque los trabajadores no son sino un factor de productividad, no es el único factor, porque también están los factores organizacionales y los tecnológicos, sin embargo es el más importante.

Viktor Frankl.

Creador de la logoterapia señala que para encontrarle sentido a la vida, hay que ver lo que cada quien le aporta al mundo, lo que recibe de éste y los valores de actitud que deben asumirse ante cualquier circunstancia buena o mala que nos suceda.

¿Cómo lograr que los funcionarios sean más productivos?.

Comprometiéndolos con la misión de la entidad, buscando mecanismos de comunicación y respeto.

Hay entidades que no han permitido desarrollar en los funcionarios el sentido de compromiso, el individualismo ha primado sobre el bienestar colectivo; no existe un sentido de pertenencia; no sienten ese orgullo de trabajar para al Estado. Es necesario mejorar las habilidades de los funcionarios permitiendo que desarrollen toda su potencialidad. El motor de todo proceso es la persona, quien debe tender a actitudes más positivas frente al trabajo. La formación integral de los funcionarios es primordial en las instituciones.

HERBST (1975) afirma que el producto del trabajo no es tanto el dinero o los bienes materiales que se puedan adquirir con el producto del trabajo, sino las calidades humanas que se derivan de él. Los primeros no son más que beneficios marginales que dejan un sentimiento de superficialidad. Si hay algo duradero que resulta del trabajo, es la exploración y el desarrollo de las calidades humanas, intelectuales, sociales y morales que suelen ser un propósito casi olvidado de los diseñadores y reformadores del trabajo(19) .

J.R. Hackman, y Roy W. Walters & Associates

Elaboraron una teoría y estrategia de diseño del trabajo de acuerdo a lo siguiente(20) :

1-Estados psicológicos. Sentimientos que aumentan la satisfacción en el empleo y mayor rendimiento.

2-Dimensiones nucleares. Un puesto debe exigir al trabajador que utilice sus capacidades.

3-Identidad de la tarea. El trabajador debe comprender que su trabajo hace parte de toda una secuencia, con un principio y un fin.

4-Importancia de la tarea. El trabajador debe concebir el efecto de su trabajo sobre los demás.

5- Autonomía. Se debe tener cierto grado de independencia y discreción al planificar y controlar el trabajo.

6-Retroalimentación. Debe tener información oportuna sobre los resultados de su trabajo.

Para que haya mayor productividad se requiere satisfacción en el trabajo; un funcionario motivado utiliza todas sus potencialidades en la consecución de objetivos y metas, en la medida que tenga cierta libertad en sus actuaciones, la labor será más eficiente, como no esté sujeto a presión alguna será mas recursivo desarrollando todo su ingenio y creatividad.

4.4.1 Criterios de Participación.

El comportamiento de los individuos dentro de una organización, ya sean o no jefes, obedece a criterios de participación. Lo que se conoce como cultura de la participación categorizada de la siguiente forma(21) :

La Participación Pasiva. hace referencia a la falta de interés, ausencia de compromiso, no involucrarse con la misión, los objetivos y el desarrollo de la organización. Ejemplos de participación pasiva la brindan algunos funcionarios que llevan mucho tiempo laborando en las entidades y que no esperan otra cosa que recibir su pensión. Es el caso de los ¨Conformistas¨, ¨la figura decorativa¨, de quienes se habló en el capítulo tercero.

La Participación Emocional. Los personas se quedan en intenciones, no se involucran de forma real en los procesos de la organización. Ejemplos de participación emocional la dan los ¨entrometidos¨ que están como vulgarmente se dice ¨ metidos en todo¨ y que a la hora de las realizaciones le huyen a las responsabilidades y evitan involucrarse activamente. El ¨charlatán¨ también hace parte de éste grupo.

La Participación Activa. Los individuos se involucran en las actividades de la organización, se preocupan por cumplir con su trabajo y se mantienen al tanto de todo lo que sucede, sin embargo no asumen una actitud creativa.

El ¨perfeccionista¨ se puede ubicar en éste grupo porque aunque es productivo y eficiente, no va mas allá del cumplimiento de sus funciones, dejando apagada la chispa de la creatividad.

La Actitud Transpersonal. La tienen aquellas personas con ideas innovadoras, con posición crítica y transformadora. Pertenecen a éste grupo las personas que hacen aportes institucionales, como por ejemplo, el ¨montañista¨ que va paso a paso hacia la cima demostrando compromiso con la organización, generando ideas para el mejoramiento del trabajo y diseñando metodologías para poner en práctica. A éste tipo de participación solamente llegan quienes se destaquen por sus propios méritos.


4.4.2. Contribución de las Personas en los Procesos

Las personas son quienes consiguen la transformación de las organizaciones o los procesos mediante su contribución. Hay cuatro formas de contribución(22) :

Una Contribución Integral. Cuando las personas quedan satisfechas y pueden incorporar los resultados como insumos de su propio proceso.

Una Contribución Parcial. Cuando los resultados no satisfacen al beneficiario, porque no se entregan a tiempo o estan incompletos.

Una Contribución Inocua. Cuando los insumos entregados no responden a los requisitos acordados con el beneficiario, evitando que éste optimice su contribución al proceso.

Una contribución virtual. Cuando hay inexistencia de resultados, es decir que no hay contribución, lo que es generado por recesos personales o institucionales que impiden emprender cualquier tarea.



T
abla 6

 

Contribución de las Personas en los Procesos

de Acuerdo  a  las Tipologías de los Funcionarios Públicos

 

INTEGRAL

PARCIAL

INOCUA

VIRTUAL

El Demócrata

El Chulo o Gallinazo

El Egoísta

Veleta sin Rumbo

El Directivo

El Iluminado

El Semi  Dios

El Enfermo Farsante

El Paternalista

El Camaleón

El Indiferente

El Fisgón

El Lobo Estepario

El Cuervo

El holgazán

El arrodillado

El Montañista

El Permisivo

El Imitador

 

El Estratega

El Solitario

La Figura Decorativa

 

Talentoso Moderado

El Criticón

El Conflictivo

 

 

El Entrometido

El Simulador

 

 

El Bufón

El Espectador

 

 

El genio

El Calienta Puestos

 

 

El Soñador

El Fantasma

 

 

El Despalomado

El Renegado

 

 

El agropecuario

 

 

 

El Perfeccionista

 

 

 

El Equitador

 

 

 

El Sacrificado

 

 

 

El Comerciante

 

 

 

El Conformista

 

 

 

El Atleta

 

 

 

Don Juan

 

 

 

Enfermo de Diplomanistis

 

 

 

El Salamero

 

 

 

El Autócrata

 

 

 

Flecha Veloz

 

 

Fuente: Proyecto GTZ-DIAN .  Análisis del autor, basado en la Psicología Moderna. 1997.


Russell L. Ackoff: ¨Un trabajo que no tiene sentido y no es divertido, no vale la pena hacerlo, independientemente de cuanto se nos pague¨.

El ser productivo no es solamente hacer bien las cosas, requiere identificarse con las tareas que realicen. Si bien es cierto que el factor humano es la causa generadora de la productividad, la causa verdadera y última de la productividad es la motivación, la actitud, el compromiso y la filosofía de vida, que apoyada por instrumentos puede lograr resultados positivos(23) .

 1.Toro Alvarez, Fernando. Desempeño y Productividad ., marzo 1990, p. 257.
2.Prokopenko, Joseph..Op. Cit. p. 3
3.Toro, Alvarez Fernando. Op. Cit.. p. .266.

4.Memorias del Simposio de Bienestar Social Laboral.Talento Humano y Gestión pública, DAFP. Santafé de Bogotá 1993, p. 9.
5.Pélicies, Yves. Fernandez Alonso Francisco . Op. Cit. , p. 74.
6.El Mejoramiento de la Productividad en el Sector Público. Revista Clad. Vol. 8 No. 1 de junio de 1991, p.18.
7.Siliceo, Alfonso. Liderazgo para la Productividad en México. 1995, p. 67.
8.Prokopenko Joseph. Op. Cit., p. 3-4
9.Nash, Michael. Op. Cit., p. 6 - 7.

10.Ibid., p. 71.

11.Prokopenko, Joseph.. Op. Cit. . p. 30.
12.Belcher, John G. Productividad Total 1. Como Ganar ventaja Competitiva Aprovechanso sus Propios Recursos. Buenos Aires. 1991, p. 42.
13.Cardenas, Jorge Hernan. El Sector Público ¿ Comparable con el Sector Privado ? En : Revista de Economía Colombiana .No. 205-206, mayo junio de 1988, p. 24.

14.Cardenas, Jorge Hernan. Op Cit., p. 24.

15.Belcher, John G. Op. Cit.. , p. 124.
16.Muñoz Amato, Pedro. Op. Cit..., p. 26 - 33.
17.Hamilton , Alexander Institut. Cómo Aumentar la productividad. 1977, p. 8.
18.Dressler, Fritz R.S. y Seybold John W. Productividad del Personal. En: Revista Oficina y tecnología . Diciembre 1986, p. 19.
19.Memorias del Simposio sobre Bienestar Social Laboral. Talento Humano y Gestión pública. DAFP. Santafé de Bogotá . 1993, p. 80.
20.Hamilton, Alexander Institut. Op. Cit.. , p. 28.
21.Proyecto de Desarrollo Institucional. Taller Autodiagnóstico y Propuesta. Proyecto DIAN-GTZ, julio de 1995, p. 4.

22.Ibid.,p. 7 -9.

23.Siliceo, Alfonso. Op. Cit. , p. 65.

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