Observatorio de la Economía Latinoamericana


Revista académica de economía
con el Número Internacional Normalizado de
Publicaciones Seriadas ISSN 1696-8352

Economía de México


MÉXICO EN LA NUEVA TENDENCIA DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA


Georgina Elena Castro Cruz (CV)
Noemi Colín Azahar (CV)
Armando Luna Carbajal (CV)
gina_cc12@hotmail.com
Universidad Tecnológica de Tecámac




RESUMEN

Estamos aprendiendo directamente en el camino y a marchas forzadas, la resistencia al cambio es fuerte y nos llevará tiempo la adaptación al proceso.

En México la mayoría de las empresas imprime sus documentos digitales, originales, copias y están intentando adaptar estos documentos a los procedimientos que se tenían. Sin embargo anexar estos documentos no será suficiente para deducir o acreditar, ahora se deben validar los documentos, primero la estructura y posteriormente el sello y los folios asignados. Cabe señalar que en documentos digitales no hay originales, ni copias.

Cada vez se escucha hablar más de la factura electrónica, que desde mayo del 2004 fue aprobada por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) como un esquema de comprobación fiscal.

La factura electrónica tiene la misma validez que la impresa: ambas sirven para comprobar la realización de una transacción comercial entre un comprador y un vendedor, comprometer la entrega de un bien o servicio y obligar a realizar el pago correspondiente, de acuerdo con lo establecido en el propio documento.

PALABRAS CLAVE: Facturación, Comprobantes, Electrónica, Empresas, SAT

ABSTRACT

We are learning directly in the path and forced marches, resistance to change are strong and we take time adaptation process.

In Mexico most businesses print their digital originals, copies documents and these documents are trying to adapt to the procedures had. Append these documents however not be enough to deduct or credit, now must validate documents, first and then the seal structure and the sheets assigned. Note that there are no documents in digital originals or copies.

Every time you hear talk over the electronic invoice, which since May 2004 was approved by the Tax Administration Service (SAT) as a tax verification scheme.

Electronic invoicing is as valid as the print: both serve to check the performance of a commercial transaction between a buyer and a seller, compromising the delivery of a good or service and force make payment in accordance with the provisions of the document itself.

KEYWORDS: Billing, Receipts, Electronics, Business, SAT

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Castro Cruz, G., Colín Azahar, N. y Luna Carbajal, A.: "México en la nueva tendencia de la facturación electrónica", en Observatorio de la Economía Latinoamericana, Nº199, 2014. Texto completo en http://www.eumed.net/cursecon/ecolat/mx/2014/facturacion-electronica.html


INTRODUCCIÓN: En México, la historia de la factura electrónica, tiene ya mucho tiempo, derivado del esfuerzo de personas y organismos que deseaban su aplicación en nuestro país para un mejor control.
Desde 1997 la iniciativa privada, previniendo la necesidad de una factura electrónica, se fue en busca de un esquema legal que permitiera su uso, para lo cual se instituyó un Comité de Factura Electrónica (formado por alrededor de 45 empresas asociadas a la Asociación Mexicana de Comercio Electrónico [AMECE]).
OBJETIVO
El objetivo de este nuevo sistema será reducir costos de operación, incrementar la productividad, con esta nueva modalidad, ahora te evitas la impresión en papel de la factura o Recibo de Honorarios y por lo tanto ya no es necesario que la entregues por mensajería convencional, ahorrándote mucho tiempo y dinero.
A partir de este momento, ya no es necesario que guardes en papel ninguno de estos documentos, solo tienes que administrarlos en tu computadora y hacer respaldos de tu información periódicamente para garantizar la permanencia de los mismos durante 5 años.
Envío y recepción de comprobantes fiscales digitales casi de inmediato, ya que se envían y reciben por correo electrónico (mail). Basta con que mandes por correo electrónico (mail) los dos archivos, PDF y XML que genera tu sistema para cumplir con la disposición del SAT. Si tu cliente requiere el papel por alguna cuestión interna de su negocio, él puede imprimirla a partir del archivo PDF.
METODOLOGÍA INDUCTIVA
De acuerdo a la metodología inductiva, donde se analiza a la Firma Electrónica Avanzada (Fiel) es indispensable para facturar electrónicamente. El uso de este esquema disminuye hasta en 85 por ciento los costos de facturación para los contribuyentes.
El uso de la factura electrónica en México implica además de un cambio de tecnología, un nuevo concepto de la forma en la que se llevan a cabo las actividades comerciales y de prestación de servicios, sin mencionar la propia adaptación del usuario al uso e intercambio de información por medios electrónicos de acuerdo al giro o tamaño de su empresa.
La factura electrónica es un documento digital que cumple con los requisitos fiscales de los comprobantes tradicionales y garantiza, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que genera una mayor seguridad jurídica, y disminuye los riesgos de fraude y de evasión fiscal ocasionada por la generación de comprobantes apócrifos que afectan a la economía formal.
Los comprobantes fiscales –entendidas como las facturas, los recibos de honorarios y los recibos de arrendamiento, entre otros- durante los últimos años han sido elaborados en papel a través de formatos obtenidos con impresores autorizados y, de manera opcional desde 2005, se implementó La Facturación Electrónica como mecanismo de comprobación fiscal.
A partir de 2010, el esquema de comprobación fiscal se actualiza de manera que la forma obligatoria de emisión será la factura electrónica y, opcionalmente se podrán emitir comprobantes en papel cuando se cumplan los requisitos determinados para ello. Para evitar contratiempos en el desarrollo de su operación comercial, se ha considerado la incorporación paulatina de los contribuyentes a este esquema de comprobación.
Este cambio se refiere al medio en que se expiden los comprobantes y no involucran modificaciones a los esquemas operativos actuales, tales como la facturación por periodos de tiempo y la emisión de la factura global por las operaciones con el público en general.
El uso de la Factura Electrónica disminuye hasta en 85 por ciento los costos de facturación para los contribuyentes, además de reducir espacios de almacenamiento y proporcionar el aumento de la competitividad y la modernización tecnológica, además, simplifica los procedimientos administrativos internos de los negocios y facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
Para el servicio de Administración Tributaria, la factura electrónica es un instrumento que fortalece la recaudación y ayuda a controlar el cumplimiento de las obligaciones, además de logra mayor asertividad en los actos de fiscalización y se idéntica el uso de comprobantes falsos para amparar deducciones o acreditamientos inexistentes, además, con la información que se obtiene y las declaraciones de terceros, se pueden determinar los ingresos y deducciones de los contribuyentes e identificar irregularidades en su comportamiento que revelen presunciones de evasión o defraudación.
Los contribuyentes que utilizan la facturación electrónica han visto sus beneficios en materia de seguridad, disminución de costos, optimización de controles internos, impulso de mejores procesos tecnológicos y cambio de prácticas, por lo que han ido incrementando su uso, disminuyendo eliminando la emisión de comprobantes impresos.
Para emitir facturas electrónicas es necesario contar con la Firma Electrónica Avanzada (Fiel) y con un Certificado de Sello Digital se usa solo para emitir facturas electrónicas y se obtiene a través del portal del SAT, adicionalmente, el emisor de la factura debe generarla de acuerdo con el estándar tecnológico establecido por el SAT y enviarlo a validar y timbrar con un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC). El timbrado garantiza que el comprobante cumple con los requisitos y le asigna el fallo fiscal: esta operación se realiza a través de Internet.
El PAC dará servicio gratuito si los comprobantes que se deben timbrar se generan con la aplicación gratuita que ellos publiquen. Si se requiere servicio especial, como el procesamiento de alto volumen, personalización de las facturas o inclusión de información comercial, se debe contratar un servicio con costo.
La Factura Electrónica se entrega a los clientes en archivo (XLM); sin embargo, existe la opción de entregar una representación gráfica en papel, si fuera requerida.
Como una facilidad los contribuyentes con ingresos menores o 400 mil pesos pueden seguir expidiendo facturas en papel, para ello debe solicitar folios en el portal del SAT, con su Fiel. Junto con los folios se recibirá un elemento de seguridad denominada Código de Barras Bidimensional que debe ser incluido en las facturas impresas.
La impresión debe efectuarse con la impresora de la casa u oficina, o si bien en una imprenta para darle mejor presentación.
El servicio de Administración Tributaria ha puesto a disposición de los contribuyentes la información y las herramientas necesarias para facturar de manera electrónica sus operaciones y aprovechar las ventajas en la emisión, distribución, archivo, impresión y consulta que le brinda este esquema.
A partir de 2010 el esquema de comprobación fiscal obligatorio será la factura electrónica.
El AMECE diseñó un modelo y varias pruebas piloto, aplicables a la realidad que se buscaba. Ese trabajo permitió identificar los requerimientos de modificaciones a las leyes para establecer un marco jurídico, que llevará a la implementación de la factura digital. Fue en mayo de 2004, cuando el Servicio de Administración Tributaria (SAT), aprobó la factura electrónica como un medio de comprobación fiscal.
RESULTADOS
La factura electrónica en México ha tomado una importancia avasalladora, gracias a las modificaciones que el esquema de comprobantes fiscales digitales ha sufrido este año.
¿Los mexicanos ya estaremos preparados para este cambio, contribuyentes como, arrendadores, profesionistas, pequeñas y medianas empresas y la profesión?
Varias duda surge cuando se analiza la situación del país y la de las empresas mexicanas en este rubro.
Se da a conocer estos puntos para quienes aún no conocen a la perfección, de estas modificaciones a continuación se mencionan:

  • Para todos los contribuyentes será obligatoria la Factura Electrónica en montos superiores a $2,000.00 (dos mil pesos 00/100). El contribuyente tiene la opción de expedir sus facturas desde la página del SAT o por medio de algún proveedor autorizado por el SAT.
  • Podemos decir que hay dos grupos de contribuyentes, el primero de pequeñas y medianas empresas y el segundo de grandes contribuyentes. Si el primer grupo contrata los servicios de digitalización de su contabilidad y de la expedición de sus facturas, con un proveedor autorizado por el SAT, no se verá con la urgencia de capacitar a su personal y de invertir en sistemas y nuevos equipos de cómputo para la emisión de los CFD, pero tendrá que buscar a un proveedor de acuerdo con sus necesidades. En cambio, los del segundo grupo están preparados para enfrentar los cambios tecnológicos, de inversión de equipo y sistemas para estar en condiciones de capitalizar al máximo su funcionalidad y contar con software competitivo y confiable.
  • Los problemas existentes en los procesos de facturación electrónica, tales como la regeneración de facturas ya emitidas, la corrupción de bases de datos que ocasionan perdidas de comprobantes fiscales, la inconsistencia de la información del reporte mensual de uso de los folios, las desviaciones en la estructura del archivo XML y los retos para mantener un adecuado control de los folios y la entrega mensual de todas las facturas que deberán ser selladas por el SAT , antes de ser entregadas a los clientes, van a ser el dolor de cabeza de los contribuyentes que empiecen a hacer sus facturas electrónicas por si solos.
  • El SAT deberá enfrentar retos para no crear retrocesos en los sistemas de facturación que ya operan con un alto volumen de emisión y/o puntos de venta donde la conectividad a servidores de certificación puede ocasionar serios trastornos en la logística de entrega de productos y atención a clientes.
  • El número de contribuyentes que han adoptado el uso de la factura electrónica es muy reducido, si se toma en cuenta que en México existen alrededor de 3. 7 millones de empresas (unidades económicas), según el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI) y que sólo 719,000 están registradas en el Sistema de Información Empresarial Mexicano (SIEM).

Con la emisión de los comprobantes fiscales digitales se obtendrán entre otros beneficios:

  • Reducir tiempos y procesos administrativos, brinda rapidez y seguridad en el intercambio de información y agiliza la recepción de mercancía, lo cual se traduce en ahorros y en un incremento a la productividad.
  • Lograr ahorros mayores en 50% de los costos en el proceso de facturación (en gastos de papelería, almacenaje y envíos).
  • Aunque implica un cambio de cultura y una reingeniería de los procesos, las obligaciones fiscales se simplifican. Facilita los procesos de auditoría, ya que permite la búsqueda y localización rápida y en un mismo lugar.
  • Facilitar procesos administrativos, recepción y envió oportunos, así como la posibilidad de explorar la información. No hay riesgo de que se infecte con virus informáticos.
  • Asegurar confidencialidad en el manejo, resguardo y envió de facturas, disminuye la posibilidad de falsificación.

El receptor también se beneficia al tener la oportunidad de acceder a la oferta de servicios para recibir y validar de forma automática si la factura está vigente y no haya sido alterada.

REQUISITOS FISCALES DEL SAT PARA IMPLEMENTARLA
Fechas: Las fechas de los Comprobantes Fiscales Digitales así como el registro contable de los mismos deberán ser de 14 posiciones: Año (4), Mes (2), Día (2), Hora (2), minuto (2) y segundo (2).
Contabilidad Simultánea: Al asignarse el folio, y en su caso la serie, el sistema electrónico en que se lleve la contabilidad efectúe simultáneamente el registro contable en las cuentas y subcuentas haciendo referencia exacta en dicho registro de la fecha y hora en que se genero el comprobante fiscal digital.
En caso de no poder afectar de manera simultánea los registros contables, se considerará que se cumple con dicho requisito cuando el registro contable se realice dentro del término de 24 horas siguientes a la generación del comprobante fiscal digital dejando evidencia de la fecha y hora de transmisión.
Domicilios Fiscales: Los componentes de un domicilio deberán estar por separado, siendo estos: calle, número interior, número exterior, colonia, localidad, referencia, municipio, estado, país y código postal.
Series y Folios: Se deberá utilizar una serie distinta a la utilizada en papel y el folio para cada serie Inicia con 1. En caso de manejar paralelamente comprobación en papel y digital, convivirán, folios y series de ambos esquemas de comprobación fiscal, en los sistemas electrónicos(administrativos y contables).
Número de Aprobación: El sistema electrónico debe incluir un campo para almacenar el número de aprobación, que la autoridad designa a un rango de folios solicitados, así como el año en que fueron aprobados. De tal forma que el campo tendrá el siguiente formato: AAAA+Número de aprobación (Donde A = Año).
Validaciones: Que el sistema electrónico tenga validaciones que impidan la duplicidad de folios y en el caso de series, al momento de asignarse a los comprobantes fiscales digitales, asegurándose que los folios asignados correspondan con el tipo de comprobante fiscal digital y número de aprobación.
Nota: Los tipos de datos, formatos y longitudes se encuentran definidos en el Anexo 20 publicado en el DOF del 1 de septiembre del 2004.
Resguardo (de Comprobantes Fiscales Digitales): deberá realizarse en electrónico y en su formato original (XML). Adicionalmente deberá considerarse el resguardo dentro del domicilio fiscal, en caso contrario deberá notificarse al SAT a través de un escrito.
Acuses: El sistema deberá integrar la información de los acuses de recibo así como notificaciones de error.
También puede visitar la página Requisitos del Software. O Requisitos Fiscales SAT para Implementar la Factura Electrónica.

La Factura Electrónica es una representación digital de un Comprobante Fiscal, generada y almacenada en medios electrónicos y con un mayor grado de seguridad. Actualmente la Factura Electrónica se usa en muchos países en el mundo como España, Argentina, Chile, Colombia, Costa Rica, y por supuesto...México.
Comprobante Fiscal Digital (CFD por sus siglas) es el término que usa el SAT para referirse a las Facturas Electrónicas y a otros tipos de comprobantes fiscales electrónicos como lo son las Notas de Crédito Electrónicas, los Recibos de Arrendamiento Electrónicos, Notas de Cargo Electrónicas y Recibos de Honorarios Electrónicos.
¿Cuáles son las ventajas que tienen los Comprobantes Fiscales Digitales?
Los CFD tienen y poseen la misma validez fiscal que sus contrapartes tradicionales, pero agrega una larga lista de ventajas, de entre las cuales se mencionan solo algunos:

  • Se pueden almacenar y entregar de forma digital (sin papel y sin mensajería)
  • Si se desea, se pueden imprimir para entregarse en papel
  • Son mucho más seguros
    • No pueden ser falsificados
    • No pueden ser alterados
    • No se puede negar su origen
  • Son más baratos de generar, transportar y almacenar

La implantación de la Factura Electrónica en su empresa le trae muchos beneficios económicos y de productividad. Además de que usted mejora su imagen con sus clientes al estar en la vanguardia tecnológica.
Factura electrónica. ¿Se adoptará su uso en México?
La historia de la factura electrónica en México, tiene más tiempo del que la gente imagina, derivado del esfuerzo de muchas personas y organismos que deseaban fervientemente su aplicación en nuestro país.
En 1997 la iniciativa privada, previendo su necesidad a futuro, se encaminó a la búsqueda de un esquema legal que permitiera el uso de la factura electrónica. Para el logro de este objetivo, se instituyó un “Comité de Factura Electrónica”.
El comité diseñó un modelo y pruebas piloto, aplicables a la realidad que se buscaba. Este trabajo permitió identificar las modificaciones requeridas a la ley, para establecer el marco jurídico requerido para la implementación de la factura digital.
En el mes de mayo 2004, fue aprobada la factura electrónica por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) como un medio de comprobación fiscal.
Finalmente, en los últimos meses de 2005, comenzaron las iniciativas de implementación.
La factura electrónica tiene la misma validez que la impresa; ambas sirven para comprobar la realización de una transacción comercial entre un comprador y un vendedor, comprometer la entrega de un bien o servicio y obligar a realizar el pago correspondiente, de acuerdo con lo establecido en el propio documento. Es utilizada por el comprador y por el vendedor como comprobante ante las autoridades y es un comprobante aceptado en las auditorías internas y externas.
La factura electrónica puede ser enviada, archivada y transmitida por medios electrónicos, pero también es posible imprimirla bajo las especificaciones del SAT, en caso de que así se requiera.
Igual que en el proceso tradicional, la ley obliga a todos los contribuyentes a conservar las facturas electrónicas por un periodo mínimo de cinco años en el formato original (XML). Sin embargo, la factura electrónica no es sólo para las grandes empresas, también está al alcance de las pequeñas y medianas empresas y de personas físicas.
La factura electrónica es en realidad un archivo, tal como un documento escrito en Word que podemos manejar desde nuestra computadora, sin embargo, para efectos fiscales ésta debe cumplir con ciertos requisitos establecidos por el SAT, de la misma forma que lo hace con el papel.

Es importante aclarar que para la implementación de la factura electrónica, se requiere de una estructura más completa que permita contar con los controles adecuados que pide el SAT, en el ámbito de comprobación, almacenaje y seguridad.

Los beneficios que otorga son exactamente la misma validez que las facturas en papel, pero ayuda a simplificar, a quien las use, el cumplimiento de sus obligaciones fiscales.
Además, es una herramienta que permite al fisco la posibilidad de desarrollar su función de fiscalización de una forma simple, inmediata y de bajo costo.
Por otra parte, ayuda en gran medida, a los procesos de revisión dentro de una auditoría, permitiendo búsquedas en el mismo lugar en donde se origina la información.
Utilizando sólo la factura electrónica, se pueden lograr ahorros mayores a 50% de los costos en el proceso de facturación (en gastos de papelería, bodegas de almacenaje y envíos).
Uno de los beneficios más importantes, es que es extensiva a otros tipos de comprobantes, como pueden ser:

  • Recibo de honorarios
  • Recibo de arrendamiento
  • Nota de débito
  • Nota de crédito
  • Carta porte
  • Recibo de donativo

El futuro de la factura electrónica hasta el día de hoy, podemos encontrar personas escépticas al uso extensivo de la misma, sobre todo, cuando esgrimen controversias referentes al costo. Esto mismo ocurría, hace algunos años, cuando los contadores comenzaban a usar la computadora.
Hoy, adoptar el esquema de facturación electrónica en el ámbito fiscal es completamente opcional, sin embargo, desde nuestro punto de vista, la factura electrónica llegó para quedarse.

Es probable que al igual que muchos de nuestros clientes usted se esté preguntando, “Es legal la factura electrónica?”. La respuesta es SI, la factura electrónica es 100% legal y desde el 2004 fue avalada por el SAT en el Anexo 20 de la Miscelánea Fiscal referente a los Comprobantes Fiscales Digitales. En dicho documento también se establecen todos los fundamentos legales y técnicos para cualquier persona física o moral que desee emitir Comprobantes Fiscales Digitales. Enlace Fiscal fue desarrollado con estricto apego a lo establecido en el Anexo 20 de la Miscelánea Fiscal, por lo que las facturas que emite son 100% válidas ante el SAT.
El 14 de septiembre pasado se publicó en el Diario Oficial la Primera modificación a las reglas fiscales 2010 mismas que entrarán en vigor el 1° de enero de 2011 y que se refieren específicamente al régimen de comprobantes fiscales digitales. Unos días antes en la página del SAT apareció un comunicado sobre el mismo tema, por lo que de ambos documentos adicionados a las reformas publicadas en el Código Fiscal de la Federación que también entrarán en vigor en 2011 podemos destacar la siguiente información: 1. Hasta diciembre de 2010, la emisión de comprobantes fiscales digitales es opcional. 2. Aquellos contribuyentes que al 1 de enero de 2011 tengan comprobantes impresos en establecimientos autorizados por el SAT, podrán utilizarlos hasta que se agote su vigencia. 3. Los Comprobantes Fiscales Digitales a través Internet o Factura Electrónica (CFDI) son los comprobantes que entrarán en vigor en 2011 y cuyas características son las que se regulan en la Primera Modificación, y que como regla general deberán expedir los contribuyentes. 4. Para 2011 los comprobantes fiscales en papel será optativa tratándose: De operaciones cuyo monto no exceda de 2 mil pesos. Al efecto, deberá solicitarse al SAT la asignación de folios y contener (entre otros elementos) un dispositivo de seguridad adherido. De contribuyentes que: Ø En el último ejercicio hayan tenido ingresos acumulables hasta de $ 4 000 000. Ø Inicien actividades y estimen ingreso que no excederán de dicho importe.
Otras opciones para emitir comprobantes fiscales digitales en 2011. Autofacturación electrónica y mediante agrupaciones agrícola.
El 7 de diciembre de 2009 se publicó en el DOF el “el decreto por el que se reforman, adicionan y derogan diversas disposiciones de las leyes del ISR, IDE, IVA, CFF, y del decreto por el que se establecen las obligaciones que podrán denominarse en Unidades de Inversión, y reforma y adiciona diversas disposiciones del CFF y del ISR, publicado el 1 de abril de 1995”, conforme al se reformaron, entre otros artículos, el 29 y el 29-A del CFF, los cuales disponen la obligación para los contribuyentes de expedir comprobantes fiscales digitales (CFD o factura electrónica) a partir del 1 de enero 2011.
De acuerdo a la resolución miscelánea fiscal 2010- 2011, los contribuyentes debería expedir comprobantes fiscales digitales, conforme a los esquemas.
Los CFD no se remitirán al SAT o a un proveedor de certificación para que los valide y les asigne el folio; el contribuyente los deberá generar únicamente por medios propios o con un tercero.
Es una opción que solo pueden aplicar los contribuyentes que en 2010 ya emiten facturas electrónicas.
El contribuyente los genera por medios propios o con terceros autorizados, y los remitirán al SAT o a un proveedor de certificación para que los valide, les asigne el folio y les incorpore el sello digital del SAT.
Es un esquema que puede aplicar todos los contribuyentes. La emisión CFD se hará mediante un “proveedor de servicios de expedición de comprobante fiscal digital a través de Internet”.
Esta opción la pueden aplicar las personas físicas miembros de organizaciones o asociaciones que reúnan a productores y comercializadores...
Una factura electrónica, también llamada comprobante fiscal digital, factura, es un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas tradicionales garantizando, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. La factura electrónica es, por tanto, la versión electrónica de las facturas tradicionales en soporte papel y debe ser funcional y legalmente equivalente a estas últimas. Por su propia naturaleza, las facturas electrónicas pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o digitales.
La factura electrónica como evolución de la factura tradicional.

Una factura es el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). Tradicionalmente, es un documento en papel, cuyo original debe ser archivado por el receptor de la factura. Habitualmente el emisor de la factura conserva una copia o la matriz en la que se registra su emisión.
La factura electrónica es el equivalente digital y evolución lógica de la tradicional factura en papel..
A diferencia de esta se emplean soportes informáticos para su almacenamiento en lugar de un soporte físico como es el papel.

En los países en los que la legislación lo admite, la validez...
Cada vez se escucha hablar más de la factura electrónica, que desde mayo del 2004 fue aprobada por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) como un esquema de comprobación fiscal.
La factura electrónica tiene la misma validez que la impresa: ambas sirven para comprobar la realización de una transacción comercial entre un comprador y un vendedor, comprometer la entrega de un bien o servicio y obligar a realizar el pago correspondiente, de acuerdo con lo establecido en el propio documento. Es utilizada por el comprador y por el vendedor como comprobante ante las autoridades y en las auditorías internas.
La factura electrónica puede ser enviada, archivada y transmitida por medios electrónicos, pero también es posible imprimirla bajo las especificaciones del SAT, en caso de que así se requiera.

Igual que en el proceso tradicional, la ley obliga a todos los contribuyentes a conservar las facturas electrónicas por un periodo mínimo de cinco años en el formato original (XML). Sin embargo, la factura electrónica no es sólo para las grandes empresas, también está al alcance de las pequeñas y medianas empresas (PYMES) y de personas físicas. Sus beneficios son indudables, por lo que se prevé que poco a poco se extienda su uso.
Según el SAT, entre el 5 de enero y el 26 noviembre de 2005, 257 empresas han optado por emitir comprobantes fiscales digitales (CFD), entre ellos la factura electrónica. La cifra aumentó de forma constante, en parte porque las compañías pioneras son promotoras de cambio en las empresas con las que tienen relaciones comerciales.

  • Reduce tiempos y procesos administrativos, brinda rapidez y seguridad en el intercambio de información y agiliza la recepción de mercancía, lo cual se traduce en ahorros y en un importante incremento de la productividad.
  • Logra ahorros mayores a 50% de los costos en el proceso de facturación (en gastos de papelería, bodegas de almacenaje y envíos).

Descripción

Sin factura electrónica

Con factura electrónica

Costo de distribución

100%

10%

Tiempo de procesamiento

100%

40%

Tiempos de entrega

100%

0.5%

Figura # 1 Demostración de ahorro y logros con la facturación electrónica

  • Aunque implica un cambio de cultura y una reingeniería de los procesos, las obligaciones fiscales se simplifican. Facilita los procesos de auditoría, ya que permite la búsqueda y localización rápida y en un mismo lugar.
  • Facilita procesos administrativos, recepción y envío oportunos, así como la posibilidad de explorar la información. No hay riesgo de que se infecte con virus informáticos.
  • Asegura confidencialidad en el manejo, resguardo y envío de facturas. Disminuye la posibilidad de falsificación: a una persona le llevaría 10 años descifrar el código de una llave privada asociada a un certificado de sello digital (elementos que sirven para generar el sello digital de cada factura), en comparación con los 30 minutos que le tomaría a un falsificador copiar una firma en papel.

El receptor también se beneficia al tener la oportunidad de acceder a la oferta de servicios para recibir y validar de forma automática si la factura está vigente y no ha sido alterada.
La Factura electrónica debe cumplir con las siguientes especificaciones:

  • Contar con un certificado de firma electrónica avanzada vigente (llamado por el SAT "tu firma").
  • Tener, al menos, un certificado de sello digital (el cual habilita al contribuyente para emitir comprobantes fiscales digitales).
  • Llevar su contabilidad en sistemas electrónicos en tiempo real, lo cual permite que el registro contable se realice en forma simultánea en cuentas y subcuentas afectadas en cada operación.
  • Poseer un número suficiente de folios asignados por el SAT (los cuales son solicitados de manera casi ilimitada y asignados en www.sat.org.mx, sin costo).
  • Reportar al SAT cada mes los folios electrónicos utilizados.
  • Conocer el modelo de negocio, es decir cómo se integra la factura electrónica en el modelo de cada empresa, así como aplicar los estándares definidos por el SAT y el Comité de Factura Electrónica –formado por alrededor de 45 empresas asociadas a la Asociación Mexicana de Comercio Electrónico (AMECE)– para el CFD y documentos alternos como acuse de recibo, notificaciones de error en facturas, etcétera.
  • Por último, se tienen que adaptar procesos internos y desarrollar o adquirir una solución de factura electrónica.

El Senado de la República aprobó la Ley de Firma Electrónica Avanzada, para que los ciudadanos puedan realizar trámites administrativos y gubernamentales a través de Internet. La iniciativa fue turnada a la Cámara de Diputados para su análisis y ratificación.
De acuerdo al dictamen, la firma electrónica no se aplicará en materia fiscal, aduanera y financiera, “para estar en condiciones de responder de manera más ágil a las condiciones cambiantes de la economía”.
Además se señala que la implementación de la ley no tendrá ningún impacto en el presupuesto de Egreso, pues se realizará con los recursos que ya tienen programados las diversas dependencias.
Con esta legislación se facilitará la interacción entre el gobierno y los ciudadanos, que no tendrán que realizar “desplazamientos innecesarios” a las instituciones públicas, con lo que el gobierno federal abatirá costos en el uso de papelería.
El dictamen establece que se regulará de manera uniforme la firma electrónica avanzada de servidores públicos y particulares, así como la expedición de certificados digitales a personas físicas.
La Secretaría de la Función Pública será la dependencia facultada para interpretar la legislación, y emitirá junto con la Secretaría de Economía y el SAT las disposiciones generales sobre el tema.1
Con esta nueva modalidad, ahora te evitas la impresión en papel de la factura ó Recibo de Honorarios y por lo tanto ya no es necesario que la entregues por mensajería convencional, ahorrándote mucho tiempo y dinero.
A partir de este momento, ya no es necesario que guardes en papel ninguno de estos documentos, solo tienes que administrarlos en tu computadora y hacer respaldos de tu información periódicamente para garantizar la permanencia de los mismos durante 5 años.
Envío y recepción de comprobantes fiscales digitales casi de inmediato, ya que se envían y reciben por correo electrónico (mail). Basta con que mandes por correo electrónico (mail) los dos archivos, PDF y XML que genera tu sistema para cumplir con la disposición del SAT. Si tu cliente requiere el papel por alguna cuestión interna de su negocio, él puede imprimirla a partir del archivo PDF.
Integridad: La información contenida queda protegida y no será manipulada.
Autenticidad: Permite verificar la identidad del emisor y el receptor del comprobante,
No repudio: Al sellar un comprobante digitalmente no se podrá negar la generación del mismo.
Unicidad: Garantizar la no violación, falsificación y repetición del folio.
Si te das de alta en el SAT este año para la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales, tú podrás emitir tus comprobantes con todos los requisitos fiscales y mandarlos directamente a tus clientes.
Si dejas pasar el tiempo y te das de alta a partir del 1 de enero del 2011, vas a requerir que tus facturas electrónicas lleven un sello digital adicional antes de mandarlo a tus clientes y para esto dependerás de un tercero, conocido como “Proveedor Autorizado del SAT”.
Todos los que se den de alta en el SAT este año, estarán exentos del segundo sello digital para el 2011.

CONCLUSIONES
En México una factura es un documento que comprueba la realización de una transacción comercial entre un comprador y un vendedor. La factura compromete al vendedor a entregar el producto o servicio y obliga al comprador a realizar el pago de acuerdo a lo especificado en dicha factura emitida. La factura electrónica en México es la representación digital de un tipo de Comprobante Fiscal Digital (CFD), que está apegada a los estándares definidos por el SAT en el Anexo 20 de la Resolución de Miscelánea Fiscal, y la cual puede ser generada, transmitida y resguardada utilizando medios electrónicos. Cada factura electrónica emitida cuenta con un sello digital (Firma Electrónica Avanzada) que corrobora su origen y le da validez ante el SAT, una cadena original que funciona como un resumen del contenido de la factura, y un folio que indica el número de la transacción.
La factura electrónica, Comprobante Fiscal Digital (CFD) es, en realidad, un archivo, tal como un escrito en Word, que podemos manejar desde nuestra computadora, y que tiene la misma validez que la de un impresor autorizado; ambas sirven para comprobar la realización de transacciones comerciales entre comprador y vendedor, ya sea por bienes o servicios y obliga a realizar el pago correspondiente, de acuerdo con lo establecido en la factura. Sin embargo, para efectos fiscales ésta debe cumplir con ciertos requisitos establecidos por el SAT, de la misma manera que los hay para las que están impresas.
La factura electrónica puede ser enviada, archivada y trasmitida por medios electrónicos, pero también se puede imprimir, con las especificaciones queda el SAT.
La ley obliga a los contribuyentes a conservar las facturas electrónicas por un periodo mínimo de cinco años en el formato (XML). Igual que en la actualidad a las impresas.
Es importante mencionar que la factura electrónica no sólo es para las grandes empresas, sino que está al alcance de las pequeñas y medianas empresas y de personas físicas; sin embargo, se requiere de una estructura más completa que permita contar con los controles adecuados, que pide la autoridad en el ámbito de comprobación, almacenaje y seguridad.
La factura electrónica debe cumplir con las siguientes especificaciones:

  • Contar con un certificado de firma electrónica avanzada que esté vigente (FIEL).
  • Tener, al menos, un certificado de sello digital, para habilitar al contribuyente con el fin de que pueda emitir comprobantes fiscales digitales (CFD).
  • Llevar su contabilidad en sistema electrónico en tiempo real. Lo cual permite que el registro contable se realice en forma simultánea en cuentas y subcuentas afectadas en cada operación.
  • Poseer un número suficiente de folios asignados por el SAT, para todas sus operaciones.
  • Reportar cada mes la información de las facturas emitidas, utilizando la aplicación SICOFI, ubicada en el portal del SAT.

La emisión de (CFD) comprobantes fiscales digitales, se encuentra soportada en las siguientes disposiciones

  • Art. 29 del Código Fiscal de la Federación.
  • Capítulo 1.2.11 de la Segunda Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea fiscal para 2009 de fecha 21 de diciembre de 2009.
  • Anexo 20 del Diario oficial de la Federación del 21 de Diciembre de 2009.


Bibliografía
1.- Anexo 20 publicado en el DOF del 1 de septiembre del 2004.
2.- página del SAT (Servicio de Administración Tributaria)
3.- El 7 de diciembre de 2009 se publicó en el DOF el “el decreto por el que
se reforman, adicionan y derogan diversas disposiciones de las leyes del
ISR, IDE, IVA, CFF. (Diario Oficial de la Federación)

1 Fuente: Notimex

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