También, existen paquetes contables para realizar los cálculos de impuestos, IETU, ISR, IVA, RETENCIÓN de ISR 10% HONORARIOS Y ARRENDAMIENTO retención de ISR a trabajadores pago de I.M.S.S, INFONAVIT Y SAR etc. que han facilitado mucho al área fiscal, para así disminuir los errores y mejorar los resultados que se deben de dar de acuerdo a las leyes.

Imagínese que viviéramos en un mundo aislado, sin ningún tipo de información mas que la que se transmite de forma oral, de padres a hijos, de jefe a empleado.

Solo por un momento, piense que en los albores del siglo XXI, no existieran los noticiarios, los periódicos, las revistas, las gacetas, ni ningún otro tipo de medio de información, no, tampoco el Internet. Seguramente usted estará pensando:

¿Primitivo? ¿Imposible? ¿Inimaginable? Pues esto es precisamente lo que puede estar sucediendo en su empresa o negocio, si usted no cuenta con los suficientes -y adecuados- canales de información, tanto en el interior como hacia el exterior de la misma.

Las tecnologías de información son el motor de cambio que conduce a una nueva era post industrial que amenaza con dejas obsoletas todas las estructuras empresariales que no sepan adaptarse. Tiempo y lugar correcto para la toma de decisiones.

¿Qué es un sistema de información contable?

Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.

El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilice, debe ejecutar tres pasos básicos [4]:

a) Registro de la actividad financiera

b) Clasificación de la información

c) Resumen de la información

El proceso contable incluye algo más que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

Evolución de las tecnologías en el área contable.

La forma de hacer la presentación de los reportes ha ido evolucionando con los cambios en los sistemas.

La importancia de la pequeña y mediana empresa (PyME) en el mundo, está evidenciada en su participación en cuanto a la generación de empleo y su flexibilidad para adaptarse con rapidez al entorno. "Las pequeñas y medianas empresas están en el centro de las propuestas de políticas que se debaten en los países de América Latina y del Caribe." (Pérez y Stumpo, 2002, p. 549). Particularmente, en Venezuela, la aplicación de las llamadas políticas de apertura y las condiciones que caracterizan el aparato productivo regional, significan factores que deben considerarse para garantizar la estabilidad de la PyME. Ahora bien, esta situación, constituye una evidente oportunidad a aprovechar para su fortalecimiento, pues este segmento empresarial, cuenta con ventajas de inmensurable valor, tal como el desarrollo de tecnologías relativamente no especializadas, que hacen posible la producción y la prestación de servicios en pequeña escala; lo que califica su valoración social.

La PyME a través de la historia, se ha caracterizado por una administración que descansa en la visión de su único accionista y proveedor de fondos propios: Tecnología de información en la Contabilidad

En la siguiente gráfica (FIGURA 1) se analiza el uso de la información para la toma de decisiones en las diferentes áreas del negocio

En cada periodo histórico, la contabilidad como sistema de información se ha adaptado a las necesidades informativas de sus usuarios, pero su desarrollo ha estado limitado por los recursos tecnológicos. Los contadores se preguntan qué información demandan los usuarios.

Los sistemas contables son utilizados tanto por usuarios internos, como el caso de un gerente, como por externos que podrían ser autoridades (SHCP).

Anteriormente los directivos de las empresas demandaban balances mensuales, los cuales eran muy costosos ya que se llevaba una contabilidad manual; sin embargo, hoy en día cualquier programa te permite hacer cierres virtuales de la contabilidad pulsando una tecla. Como vemos, es muy importante para el contador conocer los avances tecnológicos en cada momento.

Tecnología de información en el área Fiscal

El trabajo realizado por los asesores fiscales está influyendo muy positivamente en la situación fiscal de las empresas, y la demanda futura que tendrán que atender será mayor cuantitativamente y más completa desde el punto de vista cualitativo.

Eso es debido a las nuevas tecnologías que se ha implementado para la difusión de la información y de la facilitación del pago de impuestos.

En México, el Sistema de Administración Tributaria (SAT), ha diseñado un sistema informático llamado SAT, una solución eficiente e innovadora para poner al alcance de los contribuyentes nuevos servicios electrónicos, que les permitan cumplir con sus obligaciones fiscales de una forma directa, rápida, sencilla, segura y cómoda. VIA INTERNET.

El DeclaraSAT en Línea es un sistema de apoyo que opera en forma directa en la página de Internet del SAT, realizando el cálculo y envío de la declaración del ejercicio 2008, para contribuyentes con ingresos exclusivamente por salarios, salarios con acumulación de intereses del sistema financiero e ingresos exclusivamente por arrendamiento de casa habitación.

Es necesario tener previamente su clave de identificación electrónica confidencial. Para presentar su declaración anual a través del DeclaraSAT en línea, debe realizar el siguiente procedimiento:

• Acceder al sistema DeclaraSAT en línea.

• Proporcionar su RFC y clave CIEC.

• Seleccionar el régimen fiscal por el cual presentará su declaración anual.

• Capturar los datos solicitados en las pantallas del programa.

• Verificar que la información fiscal generada sea correcta.

• Efectuar el envío de la declaración.

• Recibir al instante el acuse de recibo.

En caso de que exista impuesto a cargo, deberá realizar su pago a través de los portales de las instituciones bancarias autorizadas, proporcionando para tal efecto la fecha de presentación y el número de operación señalados en el acuse de recibo.

Si no tuvo problemas en realizar todos los pasos anteriores, quiere decir que ha hecho su declaración anual satisfactoriamente.

De lo contrario, puede pedir asesoría gratuita ya sea vía internet, vía telefónica, o dentro de cada una de las instalaciones de la SAT Vía Telefónica.

También hay otra manera de pagar impuestos, por medio de vía telefónica. La Administradora Central de Atención al Contribuyente del SAT, opera las 24 horas, todos los días del año.

El sistema cuenta con tres apartados generales que incluyen buzón de voz, indicadores permanentes y declaración anual; éste último permite hacer el cálculo provisional y anual de los impuestos del ejercicio para personas físicas.

Requiere tener a mano la constancia de retenciones y los comprobantes de deducciones, y a continuación deberá teclear las cantidades en el teléfono.

El sistema le pide el año del ejercicio a declarar en cuatro dígitos, debe teclear el total de ingresos percibidos en el ejercicio, los ingresos exentos, la proporción de subsidio determinada por el patrón, el total de deducciones personales y las retenciones de ISR o pagos provisionales durante el año.

En el caso de montos debe incluir dos cifras correspondientes a los centavos y el porcentaje del subsidio debe ser de cuatro dígitos. Una vez capturados los datos, escuchará un mensaje con el impuesto calculado y si es a favor o en contra.

La grabación le indica si desea recibir el documento vía fax, para lo que requiere teclear el número telefónico en 10 dígitos, incluyendo la clave lada.

El sistema le avisa que ha procesado su solicitud y que esté pendiente de su línea de fax. Además, en caso de que esté ocupada la línea, se intentará más tarde. El documento que se recibe es una hoja con los datos que deberá vaciar en la forma fiscal correspondiente para presentar la declaración anual

¿Cuál es el aporte real y medible de las tecnologías de la información a las empresas?

TECNOLOGÍA + EMPRESA = DESARROLLO

El valor concreto que aportan las tecnologías de la información es la EFICACIA. El punto clave para comprobar y demostrar que la tecnología contribuye al desarrollo empresarial es cuando ésta se convierte en una variable medible, es decir cuando permite que los procesos de gestión empresariales logren maximizar en términos porcentuales y cifras reales la rentabilidad de su operación y la minimización de sus gastos operativos, administrativos y productivos.

Ahora bien, la manera cómo esta Eficacia se despliega en las empresas que cuentan con soluciones TI es geométricamente ascendente a la capacidad de que las soluciones implementadas en sus procesos de gestión hayan sido desarrolladas partiendo del conocimiento real y completo de sus necesidades básicas y a la medida de éstas.

Siendo así, y a partir de nuestra experiencia en el desarrollo de nuestra especialidad, decimos que las soluciones TI generan eficacia a las empresas porque les permite lograr rentabilidad, exactitud e inmediatez en la toma de decisiones al interior de su organización.

Y cara al exterior (es decir, en lo que se refiere a las relaciones de las empresas con sus socios de negocios como proveedores, clientes, aliados, competidores y prospectos), las soluciones tecnológicas permiten una integración real gracias a la capacidad de respuesta de la empresa ante los requerimientos de los públicos antes mencionados pues logran una ventaja comparativa significativa con respecto a si no se contara con una solución.

Los profesionales en contabilidad estamos obligados en atender las necesidades de información de los usuarios que usan nuestros servicios, estas necesidades de información a través del tiempo ha venido evolucionando hasta llegar a nuestra actualidad el siglo XXI, donde prima la economía globalizada, el crecimiento incesante de las tecnologías de la información y la cultura del conocimiento.

Bajo este marco es interesante que nos preguntemos: ¿cuáles son los cambios fundamentales que han experimentado los sistemas empresariales desde que Luca Pacioli escribiera su obra? Lo que dijo Luca Pacioli, al comienzo del titulo noveno, tratado XI de la obra <<De las Cuentas y las Escrituras>> escrita en 1494... <<Como es bien sabido, quien desee dedicarse al comercio y operar con la debida eficacia, necesita fundamentalmente tres cosas... >>

<<La principal de ellas es el dinero... >>

<<... la segunda cosa que se precisa para el tráfico mercantil es ser un buen contador y saber hacer las cuentas con gran rapidez... >>

<<... la tercera y última cosa necesaria es la de registrar y anotar todos los negocios de manera ordenada, a fin de que se pueda tener noticia de cada uno de ellos con rapidez... >>

Si analizamos lo que escribiera Pacioli en su tratado, podemos concluir que dos son los cambios fundamentales que se han producido en el comercio desde aquella época:

En primer lugar los negocios son cada día más complejos, ya que en los tiempos de Pacioli no estaban desarrollados las fuentes de financiamiento tales como el leasing, leaseback, factoring o los mercados de opciones y futuros. Por lo que, esta evolución ha determinado que las necesidades de información que requieren los usuarios de la Contabilidad han cambiado.

En segundo lugar observamos que han evolucionado las herramientas que posibilitan la labor del contable, tales como: la Estadística, la Investigación de Operaciones, etc. y más recientemente las tecnologías de la información y comunicación.

Donde Pacioli demanda <<saber hacer las cuentas con gran rapidez>>, -hasta hace relativamente poco se exigía en las ofertas de empleo para contables <<tener buena letra>>? hoy exigiríamos <<manejo fluido de programas de contabilidad>>, y donde dice <<anotar todos los negocios de manera ordenada>> hoy añadiríamos <<conocimientos de informática a nivel del usuario>>.

ETAPAS DE LA CONTABILIDAD

La Contabilidad a través del tiempo ha atravesado las siguientes etapas históricas:

LA REVOLUCIÓN DE LAS TELECOMUNICACIONES

Es notorio el efecto de la revolución de las telecomunicaciones en la contabilidad ya que desde el punto de vista de la tecnología nos encontramos en la tercera revolución informática, la de las comunicaciones, caracterizada por un ratio de una persona con muchos ordenadores. La utilización intensiva de herramientas ligadas al sector de las telecomunicaciones introducirá cambios importantes en muchas de las actividades típicas del contador. Por ejemplo, Internet, las aplicaciones de Internet, el correo electrónico, las listas de distribución, los boletines de noticias, el acceso remoto a cualquier ordenador de Internet, los sistemas para transferir ficheros, la utilización de agentes informáticos para realizar informes que combinen información interna y externa, las charlas interactivos y las videoconferencias son algunas de las tecnologías con gran impacto en las actividades típicas del contador.

COMPARTIR EL CONOCIMIENTO

El Contador Público en el siglo XXI dispone de nuevas herramientas informáticas que tratan de administrar, compartir y canalizar tanto la información real como el conocimiento intangible de la empresa de forma que éste fluya en la organización integrado en aplicaciones como las Intranet, Groupware, Data Mining, Knowledge Data Base, gestión de documentos, etc., aunque de entre todas ellas destaca el Intercambio Electrónico de Datos o EDI. Cuando el EDI está perfectamente integrado con el resto de aplicaciones informáticas, la mayoría de los asientos contables se realizan de forma automática. Actividades como la facturación o el control de las existencias, con el EDI son automáticas. Será entonces el EDI el que conduzca al fin de la imagen del Contador Público rodeado de papeles, por pedidos, control de stocks y facturas.

En la era del conocimiento el profesional contable tiene que tomar en cuenta los siguientes conceptos:

LAS ORGANIZACIONES BASADAS EN LA INFORMACIÓN

La empresa como sistema que recibe unos input, que son los recursos que se procesan en sus diferentes departamentos, y a través de la venta de ellos obtendrán un output, que a su vez son un input para otras empresas. Como observamos, lo que procesa el sistema son los recursos básicos tradicionales como: La Materia prima, Máquinas, el dinero que es el capital y los recursos humanos. Sin embargo, en la Era del Conocimiento, podemos considerar a la información como un recurso fundamental que también ha de añadirse a la lista anterior. Además, está surgiendo un nuevo tipo de empresa, que se suelen denominar: <<organizaciones basadas en la información>>. Para Drucker (1993) uno de los rasgos que caracterizan a las organizaciones basadas en la información es la reducción del número de niveles jerárquicos hasta la mitad. Sobre todo son los mandos intermedios, los que están llamados a disminuir, ya que muchas veces realizan un mero papel de intermediarios entre los empleados y la dirección, elaborando información obtenida del control a los trabajadores, para que los directivos puedan tomar decisiones.

LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en información, que almacena y posteriormente distribuye a sus usuarios. Como todo sistema, incluye también un ciclo de retroalimentación que es un mecanismo de control. En toda empresa conviven varios sistemas lo mejor dicho, subsistemas? de información, como el de márketing o producción.

Un sistema de información. Es un conjunto de elementos conectados que recoge datos, los procesa y convierte en información, almacena y posteriormente lo da a conocer a sus usuarios. La Contabilidad es un sistema de información, ya que captura, procesa, almacena y distribuye información vital para la correcta toma de decisiones en la empresa. El papel fundamental que ha desempeñado la contabilidad es controlar y organizar las diferentes actividades de la empresa con el fin de conocer la situación en que esta se encuentra, de una manera ágil, oportuna y útil, para llevar a cabo los propósitos que se quieren realizar y así cumplir con los objetivos. El SIC no sólo ha de ser un sistema que facilite información, que permita a la dirección de la empresa ejercer un simple control técnico sobre la misma, sino que debe permitir la toma de decisiones. También el sistema de información contable es una buena vía para que las empresas tengan una comunicación mas adecuada tanto interno como externo, ya que por medio de la notificación que se estará dando en dichas empresas abra una mejor organización y una buena toma de decisiones que los lleve a mejorar día a día y ser competitivos en el mercado.

Es conveniente crear un sistema de información contable mas detallado y preciso que permita conocer con exactitud lo que realmente sucede en la organización y ayude a tener mejores herramientas para una buena toma de decisiones en el momento oportuno. Ante el continuo cambio en el mundo de los negocios debemos ser realistas a las transformaciones que se generan en el entorno y se debe tener en cuenta tres aspectos: los intangibles, la tecnología y el riesgo. Los usuarios exigen calidad y confianza en la información que les suministra de acuerdo con los comportamientos sociales e individuales. Como señala John Kotter, las empresas están protegiendo "un nuevo modelo de negocios que anime y recompense la creatividad, el servicio de alta calidad y el trabajo que añade valor y coloque el conocimiento en el centro de planificación estratégica"

La contabilidad debe plantear un sistema de información basado en principios que generen mayor utilidad, ya que esta es una forma para que los entes creen valor. Como dice Kaplan y Norton "las estrategias, que son las únicas formas sostenibles que tienen las organizaciones de crear valor, están cambiando, pero las herramientas para medirlas no" Desde mi punto de vista personal y retomando un poco lo ya mencionado el sistema de información es de suma importancia en la organización de las empresas además la creatividad y el desempeño de cada empleado, no importa el área de trabajo solo que aya una buena comunicación entre ellos para así las actividades que se pretendan realizar tengan éxito y sea de buena calidad por el mismo bien de la empresa. Para que tenga una mejor toma de decisiones. ( www.monografias )

Tecnología en la contabilidad

El impacto de la tecnología en la profesión contable está fuera de toda duda. Las tecnologías de la información operan como motor del cambio que permite dar respuesta a las nuevas necesidades de información.

Al incorporar las tecnologías de la información en la Contabilidad se producen dos consecuencias:

• Mejoras en velocidad (hacer lo mismo pero más rápido).

• Pero las tecnologías de la información pueden y deben producir también cambios en el diseño de sistemas de información

En cuanto al impacto de las tecnologías de la información en las prácticas y sistemas de información contables es necesario distinguir entre aquellas mejoras que sólo afectan a aspectos cuantitativos y aquellas que permiten que nuevos métodos de trabajo contable puedan llevarse a cabo o permiten diseñar nuevos sistemas de información.

Entre los primeros podemos citar la mayor velocidad que supone utilizar un soporte informático para:

• Obtener los balances y cuentas de resultados en tiempo real

• Depositar las cuentas en los registros mercantiles por Internet

• Liquidar los impuestos por Internet

• Enviar facturas por intercambio electrónico de información.

Conclusiones

Nos podemos dar cuenta que en nuestros días existe una gran necesidad de estar al alcance de los sistemas de información, así como tener el conocimiento de ella y poder relacionarlas con cualquier materia, y en mi caso, con el área fiscal y contable.

El surgimiento de la tecnología de información y de las herramientas tecnológicas ha modificado los procesos de administración contable y fiscal de las empresas y las ha obligado a desarrollar nuevas estrategias, no sólo para adaptarse a las exigencias de la tecnología, sino también para el logro de los mejores resultados.

En los últimos años se viene observando una mayor preocupación por cumplir correctamente las obligaciones fiscales, en tiempo y forma, de tal manera que se implemente en nuestro Municipio una mejora en la Cultura Fiscal.

El uso de la tecnología , ha ayudado a disminuir los errores, a cumplir con las leyes fiscales, a hacer las cosas diferentes y con ahorro de tiempo lo cual nos obliga a todos los tecamaquenses a estar en vanguardia de los cambios y actualizaciones fiscales que publica el Sistema de Administración Tributaria.

Cabe mencionar, que para hacer el uso correcto de esas tecnologías, difícilmente se va a hacer sino se tiene los conocimientos tributarios.

El avance de la utilización de la tecnología no implica que el que hoy requiere los servicios del asesor fiscal, deje de hacerlo. Lo que sí se debe de hacer y seguir haciendo, es el uso de esa tecnología para sus cálculos, ya que el cliente se dará cuenta de la existencia de ésta, y por ende, la demandará

Por lo tanto, para estar a la vanguardia de la tecnología, el contador y asesor fiscal debe dominar cuatro aspectos básicos:

1) Conocimientos esenciales de la contabilidad y fiscal

2) Cultura general

3) Conocimiento organizacional y de negocios

4) Conocimiento actualizado de tecnología de información

Sin estos 4 aspectos básicos, el contador y asesor fiscal no tendrían éxito, ya que es indispensable tener cultura general, conocimientos de contabilidad, de negocios y de tecnología de información. Imagínese que usted es dueño de una empresa y ha tenido problemas contables, por lo que necesita contratar a un contador.

Lógicamente que preferirá contratar a alguien preparado, con mucha experiencia y que sepa utilizar las tecnologías de información para llevar a cabo su contabilidad de manera rápida y efectiva, y así ver las posibles causas de los problemas contables que tenga su empresa.

Referencias

[1] “El asesor fiscal deberá utilizar la tecnología pues el cliente será cada vez más consciente de su existencia”. Ser empresario.

http://www.microsoft.com/spain/empresas/asesoria/entrevista_beceiro.mspx

[2] “Refuerzan mecanismo para la fiscalización”. El Norte. Infolatina. (Marzo 11, 2004)

[3] Navarrete Carrasco, Roberto Clemente. ¿Para qué sirven las tecnologías de información? http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/usoti.htm

(Acceso Mayo 10, 2004)

[4] “Tecnologías de información en el área contable”. Autor: Jesús Arturo Treviño. Brenix-Contacto de Unión Empresarial. Infolatina. (Septiembre 02, 2002)

[5] “¿Qué es e-SAT?”. Página del Sistema de Administración Tributaria.

http://www.sat.gob.mx/nuevo.html . (Acceso Mayo 09, 2004)

[6] Medina,Carlos. Tecnología más empresa igual a desarrollo. Gerencia y Negocios en Hispanoamérica.

http://www.degerencia.com/articulos.php?artid=304 (Accesso Mayo 09, 2004)

www.Monografias