Observatorio de la Economía Latinoamericana

 


Revista académica de economía
con el Número Internacional Normalizado de
Publicaciones Seriadas  ISSN 1696-8352

 

Economía de Cuba

 


PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LOS SUBSISTEMAS DE INVENTARIO Y ACTIVOS FIJOS TANGIBLES EN LA ESCUELA VOCACIONAL DE ARTES “EL CUCALAMBÉ”

 



Kirenia Alina Matos Peña (CV)
Alina Alonso de Quezada
Jeobanny Sosa Tejeda
kireniamp@ult.edu.cu
Universidad “Vladimir Ilich Lenin”


 

RESUMEN
Teniendo en cuenta la aplicación del reordenamiento económico que plantea la máxima dirección del país, a partir de este año las unidades presupuestadas aplicarán una contabilidad simplificada para el registro de sus operaciones corrientes, por lo que resulta de gran interés que dicha aplicación se realice de manera adecuada en entidades de nuestro territorio. Por lo que la siguiente investigación se realizó en la Escuela Vocacional de Artes “El Cucalambé” subordinada a la Unidad Presupuestada de Apoyo a la Actividad Cultural, perteneciente al Ministerio de Cultura, la cual tiene como objetivo principal formar las futuras canteras de artistas en las especialidades de ballet, danza, violín, violoncello, guitarra, percusión, trombón, flauta, trompeta y saxofón. Dicha investigación muestra una propuesta de procedimientos contables concernientes a los subsistemas de Inventario y Activo Fijo Tangible partiendo de la importancia que representa para la administración que sus especialistas cuenten con una adecuación de las normas contables. Facilitando de esta manera que los directivos comprendan mejor la situación de la empresa y puedan hacer una mejor toma de decisiones.
Palabras claves: Procedimientos, Subsistemas, Inventario, Activo Fijo Tangible.

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Para citar este artículo puede utilizar el siguiente formato

Matos Peña, K., Alonso de Quezada, A. y Sosa Tejeda, J.: "Procedimientos contables para los subsistemas de inventario y activos fijos tangibles en la Escuela Vocacional de Artes “El Cucalambé”"en Observatorio de la Economía Latinoamericana, Nº 205, 2014. Texto completo en http://www.eumed.net/cursecon/ecolat/cu/2014/inventario.html

1. OBJETIVO
Garantizar un adecuado registro, análisis y control de los inventarios fundamentales de la E.V.A “El Cucalambé”, Las Tunas.

2. ALCANCE
Este procedimiento se aplicará para el control de las mercancías tanto en la recepción como en la distribución de las mismas en todos los almacenes de la entidad. Este procedimiento establece el tratamiento contable de las operaciones relacionadas con el Subsistema de Inventario.

3. RESPONSABILIDADES
Es responsabilidad del personal que trabaja directamente con los registros contables en la entidad, de la correcta utilización de este procedimiento, en caso que sea necesario.

4. CONTROL DE LOS INVENTARIOS.
Paso No. 1: Cumplimiento de los parámetros de seguridad
Actividad No. 1: Custodia y verificación.

1.  Cada  responsable  de  inventarios  tiene  que  firmar  un  acta  de  responsabilidad material de los medios bajo su custodia (libros, útiles y herramientas, vestuario y lencería).
2.  Es preciso elaborar el plan anual y efectuar chequeos periódicos y sistemáticos del
10% de estos bienes, de manera tal que al finalizar el ejercicio  económico  se encuentren inventariados al 100%, dejando constancia en acta y en caso de detectarse faltantes o sobrantes elaborase los expedientes correspondientes, contabilizarse   estos                            correctamente                y   aplicarse   en   el   caso   de    faltantes,   la responsabilidad material, de acuerdo con lo regulado por el Decreto Ley 249.
3.  Cuando se sustituya el responsable de un medio debe efectuarse el chequeo de todos los inventarios bajo su custodia, para aplicar la responsabilidad material correctamente.
4.  Las bajas y traslados de estos bienes deben estar aprobadas por los funcionarios autorizados.

Paso No. 2: Control de la documentación.
Actividad No. 1: Registro y procesamiento de la información.

1.  Los inventarios deben controlarse en Sub-mayores habilitados al efecto, y en caso de  estar  almacenados,  dichos  Sub-mayores  son  contrapartida  de  la  Tarjeta  de Estiba en poder del almacenero.
2.  El área contable debe contar con la información mínima indispensable de estos bienes, para su correcta identificación verificándose la suma de sus valores con el saldo de la cuenta control correspondiente. (Submayor y Mayor).
3.  Las  bajas  de  los  bienes  deben  constar  con  el  dictamen  técnico,  sanitario, certificación y acta de destino final, según corresponda.

5. DESARROLLO
Para  interpretar  el  desarrollo  del  procedimiento  del  inventario  a  continuación  se presenta el siguiente Diagrama.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Etapa 1. Adquisición del inventario.
Los inventarios adquiridos para insumo representan el valor de las materias primas y materiales en la prestación de un servicio, incluyendo lubricantes, artículos de ferretería, productos con destino al comedor, neumáticos, baterías, piezas, materiales para la enseñanza, materiales de limpieza, etc.
El registro contable de estos inventarios se efectúa en la entidad, a través de las siguientes cuentas:
a)  Cuenta  183  Materias  Primas  y  Materiales:  Incluye  los  que  se  adquieren  para insumirse en la actividad fundamental que no es más que el proceso docente educativo (artículos de aseo y limpieza, modelos, registros, materiales eléctricos, de oficina, etc.)
Subcuenta 090 Otros.
b)  Cuenta 184 Combustibles y Lubricantes: Comprenden los que se adquieren para insumirse en la cocción de los alimentos y para la reparación y mantenimiento del parque automotor e instrumentos musicales (gas licuado, grasas, aceites.)
Subcuenta 010 Combustibles. Subcuenta 020 Lubricantes.
c)  Cuenta  187  Útiles  y  Herramientas:  Se  registran  en  esta  cuenta  los  útiles consistentes en utensilios de cocina y comedor, tales como bandejas, cucharas, tenedores, vasos, jarras, porcionadores; así como otros útiles (cubos, calculadoras, ponchadoras, presilladoras, atriles, etc.)
Subcuenta 010 En almacén. Subcuenta 020 En uso.
d)  Cuenta 191 Base Material de Estudio: Se registran en esta cuenta materiales para la enseñanza (libretas, libros, lápices, cuadernos pautados, instrumentos de trazado, goma de borrar, tizas, zapatillas de ballet, mallas, leotares, etc.)
Subcuenta 010 En almacén.
Subcuenta 020 En uso.

e)  Cuenta 192 Vestuario y Lencería: Comprenden los artículos de vestuario y calzado en almacén y en uso (uniformes, ropas del cocinero, botas de goma, zapatos colegiales, etc.) y artículos de lencería (toallas, sabanas, mosquiteros, fundas, almohadas, colchones, etc.)
Subcuenta 010 En almacén. Subcuenta 020 En uso.
f)    Cuenta 193 Alimentos: Se registra en esta cuenta todos los víveres destinados al insumo (arroz, azúcar, granos, carnes, embutidos, huevos, viandas, vegetales, etc.)
g)  Cuenta 207 Otros inventarios: Comprenden todos los accesorios de instrumentos musicales así como inventarios no contenidos en las cuentas anteriores (cuerdas, colofonias, arcos, corchos, zapatillas, cañas, boquillas, muelles, etc.)
h)  Cuenta 350 Operaciones entre dependencias-Activo: Se registran en esta cuenta operaciones en las que interviene el efectivo, y los ingresos, al no aplicarse las correspondientes cuentas de caja y banco, por ser la entidad subordinada a una unidad presupuestada (transferencias enviadas, ingresos, reintegros, etc.)
i)    Cuenta 575 Operaciones entre dependencias- Pasivo: Se registran en esta cuenta todas las operaciones que afectan el efectivo, y las obligaciones de pago, al no aplicarse las correspondientes cuentas de caja y banco, por ser la entidad subordinada a una unidad presupuestada (transferencias recibidas, gastos, pagos a suministradores, etc.)

Paso 1. Compra del inventario.
183 a 207 Inventario (Según corresponda): Comprenden las cuentas de materias primas y materiales, combustibles y lubricantes, útiles y herramientas, base material de estudio, vestuario y lencería, y otros inventarios.
a)  Cuando se compran inventarios a los proveedores para ser insumidos, y quedan pendientes de pago.


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

183 - 207

Inventario (Según corresponda)

 

xxx.xx

 

 

Scta. según corresponda

xxx.xx

 

 

405

Cuentas por pagar

 

 

xxx.xx

 

Scta. según corresponda

xxx.xx

 

 

b)  Al efectuarse el pago de los mismos por parte del organismo superior, a los proveedores.


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

405

Cuentas por pagar

 

xxx.xx

 

 

Scta. según corresponda

xxx.xx

 

 

575

Operaciones entre dependencias-Pasivo

 

 

xxx.xx

c)  Cuando  se  compran  inventarios  a  los  proveedores  a  través  de  un  pago anticipado hecho por el organismo superior.


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

146

Pago anticipado a proveedores

 

xxx.xx

 

 

Scta. según corresponda

xxx.xx

 

 

575

Operaciones entre dependencias-Pasivo

 

 

xxx.xx

d)  Al efectuar la entrada al almacén del inventario comprado por concepto de pago anticipado.


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

183 - 207

Inventario (según corresponda

 

xxx.xx

 

 

Scta. según corresponda

xxx.xx

 

 

146

Pago anticipado a proveedores

 

 

xxx.xx

 

Scta. según corresponda

xxx.xx

 

 

e) Combustibles y lubricantes adquiridos para la cocción de los alimentos y para el mantenimiento y la reparación del parque automotor e instrumentos musicales respectivamente, que quedan pendientes de pago.


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

184

 Combustibles y Lubricantes

 

xxx.xx

 

 

Scta. según corresponda

xxx.xx

 

 

405

Cuentas por pagar

 

 

xxx.xx

 

Scta. según corresponda

xxx.xx

 

 

f)   Al efectuarse el pago de los mismos por parte del organismo superior, a los proveedores.


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

405

Cuentas por pagar

 

xxx.xx

 

 

Scta. según corresponda

xxx.xx

 

 

575

Operaciones entre dependencias-Pasivo

 

 

xxx.xx

g)  Cuando se compran combustibles y lubricantes a los proveedores a través de un pago anticipado hecho por el organismo superior.


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

146

 Pago anticipado a proveedores

 

xxx.xx

 

 

Scta. según corresponda

xxx.xx

 

 

575

Operaciones entre dependencias-Pasivo

 

 

xxx.xx

h)  Al efectuar la entrada al almacén del combustible o lubricante comprado por concepto de pago anticipado.


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

184

Combustibles y Lubricantes

 

xxx.xx

 

 

Scta. según corresponda

xxx.xx

 

 

146

Pago anticipado a proveedores

 

 

xxx.xx

 

Scta. según corresponda

xxx.xx

 

 

En las Unidades Presupuestadas cuando se adquieren productos para insumo (no se pueden utilizar letras de cambio Res. 56/00, Res. 64/00 BCC).

Las reclamaciones al proveedor por diferencias en la calidad convenida o contratada, incumplimientos de las especificaciones del contrato y cualesquiera otra naturaleza similar ,se formalizaran mediante el Informe de Reclamación(SC-2-05 )correspondiente, contabilizando  el  importe  de  la  reclamación  en  cuenta   memorándum  hasta  su aceptación por el proveedor o hasta tanto se haga la sentencia firme del órgano competente,  en  cuya  oportunidad  se  debita  a  la  cuenta  341  Cuentas  por  Cobrar Diversas M.N. ,con crédito a la cuenta 954 Otros Ingresos.

Paso 2. Transferencia entre almacenes.
Las transferencias entre almacenes tienen distintos momentos:
a)  Cuando se transfieren inventarios desde los almacenes de la entidad hacia las distintas dependencias de cultura provincial.


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

350

Operaciones e/ Dependencias- Activo

 

xxx.xx

 

183 - 207

Inventario (según corresponda)

 

 

xxx.xx

b) Cuando se reciben en los almacenes de la entidad inventarios procedentes del almacén de insumo de cultura provincial, o de una de sus dependencias, por tener insuficiente existencia de los mismos.


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

183 - 207

Inventario (según corresponda)

 

xxx.xx

 

575

Operaciones e/ Dependencias- Pasivo

 

 

xxx.xx

Paso 3. Recepción en el almacén.
En  este  paso  se  procede  a  recepcionar  la  compra  o  transferencia  recibida  de inventarios, teniendo como soporte documental el Informe de Recepción o la Transferencia entre Almacenes de la misma entidad. Cuyo proceso se debe llevar a cabo teniendo en cuenta el principio de recepción a ciegas.
Cuando se ha efectuado un pago anticipadamente, contratado pagos a través de letras de cambio o de cuentas corrientes o abiertas, así como transferencias entre almacenes de una misma entidad. En el caso que se haya efectuado un pago anticipado superior a lo recepcionado, la diferencia se registrara en la cuenta 359 Depósitos y Fianzas en el momento de la recepción si aparece en la factura como nota de débito y sino al termino de los 30 días si el pago es no planificado y si es planificado al terminar las compras.

Etapa 2. Puesta en uso de estos bienes, o para insumo.
Paso 1. Salida del almacén, para su utilización o insumo respectivamente.

INSUMO DE PRODUCTOS.

  • Por el registro de los gastos materiales en las Unidades Presupuestadas según los vales de entrega o Devolución de productos del almacén.

Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

875

Gastos corrientes de la entidad
NAE (Según corresponda)

 

xxx.xx

 

 

Elemento y subelemento de gasto
(Según corresponda)

xxx.xx

 

 

183 a 207

Inventario (Según corresponda)

 

 

xxx.xx

 

Scta. según corresponda

xxx.xx

 

 

NAE: Nomenclador de Actividad Económica

PUESTA EN USO
a) Por el registro de los inventarios puestos en uso en las Unidades Presupuestadas según los vales de entrega o devolución (SC-2-08) de productos del almacén, confeccionando a continuación un acta de responsabilidad material al solicitante para el posterior chequeo                                                 de los medios puestos bajo su custodia.


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

183 a 207

Inventario (Según corresponda)

 

xxx.xx

 

 

Scta. 020 En uso

xxx.xx

 

 

183 a 207

Inventario (Según corresponda)

 

 

xxx.xx

 

Scta. 010 En almacén

xxx.xx

 

 

b)   Al poner en uso Útiles y     Herramientas según Vale de Salida. Independientemente debe llevarse un control de los útiles en poder de los trabajadores, a través de las actas de responsabilidad material y tienen que ser comprobados en el conteo mensual del inventario.


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

187

Útiles y Herramientas

 

xxx.xx

 

 

Scta.020 En uso

xxx.xx

 

 

187

Útiles y Herramientas

 

 

xxx.xx

 

Scta.010 En almacén

xxx.xx

 

 

Al trasladarlos de Uso para Almacén, se busca el vale de entrega o devolución
que dio origen a ese movimiento y se revierte la operación anterior.

 

c)  Al  poner  en  uso  el  vestuario  y  la  lencería,  según  Vale  de  Salida.  

Independientemente debe            llevarse un control a través de    actas de responsabilidad material o modelo 9-09, del vestuario y la lencería en poder de los trabajadores y estudiantes respectivamente, el cual tiene que ser comprobado en los chequeos periódicos de los inventarios en uso.


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

192

Vestuario y Lencería

 

xxx.xx

 

 

Scta.020 En uso

xxx.xx

 

 

192

Vestuario y Lencería

 

 

xxx.xx

 

Scta.010 En almacén

xxx.xx

 

 

Al trasladarlos de Uso para Almacén, se busca el vale de entrega o devolución que dio origen a ese movimiento y se revierte la operación anterior.

DEVOLUCIÓN DE PRODUCTOS AL ALMACÉN

  • Cuando se procede a devolver al almacén los medios que se encuentran en uso (útiles y herramientas, base material de estudio, vestuario y lencería), según los vales de entrega  o devolución de productos del almacén, retirando a continuación las actas de responsabilidad material a los responsables de su custodia y conservación.

Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

183 - 207

Inventario (Según corresponda

 

xxx.xx

 

 

Scta.010 En almacén

xxx.xx

 

 

183 - 207

Inventario (Según corresponda

 

 

xxx.xx

 

Scta.020 En uso

xxx.xx

 

 

Etapa 3. Control y fiscalización.
Paso 1. Elaboración o actualización de los submayores del inventario de la entidad.
Se procede a llenar el submayor de cada inventario adquirido, encontrándose el mismo almacenado, para luego irlo actualizando según la ocurrencia de hechos económicos que incidan sobre el inventario.

Paso 2. Confección de las actas de responsabilidad material.
Consiste  en  llenar  las  actas  de  responsabilidad  material  a  los  trabajadores  o estudiantes que tienen bajo su custodia medios, o sea que están usando base material de estudio, útiles y herramientas, o vestuario y lencería. Para así establecer un control sobre los mismos de manera que se pueda chequear la existencia y el estado de conservación de los mismos.

Paso 3. Elaboración y ejecución del plan de chequeos periódicos de los inventarios en uso y en almacén.
Se  procede  a  confeccionar  un  plan  de  chequeo  del  inventario  para  el  ejercicio económico que corresponda, el cual se desagrega en los 12 meses del año, reflejando en el mismo las fechas por mes en que corresponde revisar cada almacén, dicho plan debe  de  estar  elaborado  por  el  técnico  en  gestión  económica  que  atiende  los inventarios en uso y en almacén según corresponda, y debe estar aprobado por su jefe inmediato, en este caso el administrador. Estos chequeos se ejecutan al 10% mensual de los medios almacenados que no constituyen víveres, y en caso de ser víveres se llevan a cabo al 100% mensual; en el caso de los inventarios en uso se realizan al 10% mensual. Y en el cierre del ejercicio económico se llevan a cabo inventarios del 100% de los medios tanto en uso como en almacén.

Paso 4. Tratamiento a sobrantes y faltantes.
•    Sobrantes de Inventarios.
Los sobrantes de inventarios pueden detectarse al realizarse conteos periódicos del 10%, en el inventario general o en el cuadre diario por lo que se hace necesario el registro contable según Ajuste de Inventario elaborando el expediente correspondiente para su investigación durante 60 días, Tener en cuenta la Res. 44/97, M.F.P. y la Res. 20/09, M.F.P.

a)  Al detectarse el sobrante según el modelo de Ajuste de Inventario.


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

183 - 207

Inventario (Según corresponda

 

xxx.xx

 

 

Scta. según corresponda

xxx.xx

 

 

555

Sobrantes en investigación

 

 

xxx.xx

 

Scta. según corresponda

xxx.xx

 

 

b)  Al cancelar el sobrante una vez investigado su origen en un plazo de 60 días si se determina que no fue una recepción no contabilizada en su momento oportuno.


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

555

Sobrantes en investigación

 

xxx.xx

 

 

Scta. según corresponda

xxx.xx

 

 

930

Ingresos por sobrantes de bienes

 

 

xxx.xx

 

Scta. según corresponda

xxx.xx

 

 

c) En caso de una recepción no contabilizada según Informe de Recepción donde se realizó un pago anticipado se registra de la forma siguiente cancelando el sobrante. 


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

555

Sobrantes en investigación

 

xxx.xx

 

 

Scta. según corresponda

xxx.xx

 

 

146

Pago anticipado a proveedores

 

 

xxx.xx

 

Scta. según corresponda

xxx.xx

 

 

d)  En caso de ser una recepción no contabilizada según Informe de Recepción  donde se realizó una compra , se registra de la forma siguiente cancelando el sobrante:


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

555

Sobrantes en investigación

 

xxx.xx

 

 

Scta. según corresponda

xxx.xx

 

 

 405

Cuentas por pagar

 

 

xxx.xx

 

Scta. según corresponda

xxx.xx

 

 

e)  En caso de ser una recepción no contabilizada según Informe de recepción, de una transferencia de inventario recibida, se registra de la forma siguiente cancelando el sobrante.


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

555

Sobrantes en investigación

 

xxx.xx

 

 

Scta. según corresponda

xxx.xx

 

 

575

Operaciones e/ Dependencias- Pasivo

 

 

xxx.xx

Faltantes de Inventarios.
Los faltantes de inventarios pueden detectarse al realizarse conteos periódicos del 10%, en el inventario general o en el cuadre diario por lo que se hace necesario el registro contable según el modelo Ajuste de Inventario, elaborando el expediente correspondiente para su investigación durante 60 días, Tener en cuenta la Res. 44/97, M.F.P. y la Res. 20/09, M.F.P.

a)  Faltantes de bienes materiales que se detectan al realizar los conteos físicos o en los cuadres diarios, según el modelo Ajuste de Inventario.


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

332

Pérdidas y faltantes en investigación

 

xxx.xx

 

 

Scta. según corresponda

xxx.xx

 

 

183 - 207

Inventario (Según corresponda)

 

 

xxx.xx

 

Scta. según corresponda

xxx.xx

 

 

b)  Al cancelar el faltante debe analizarse si  su origen, puede haber sido una salida no contabilizada en su momento según el modelo Vale de Entrega o Devolución, por lo que debe  procederse a registrarla de la forma siguiente


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

 

Cuenta de gasto que corresponda
NAE (Según corresponda)

 

xxx.xx

 

 

Elemento y subelemento de gasto
(Según corresponda)

xxx.xx

 

 

332

Pérdidas y faltantes en investigación

 

 

xxx.xx

 

Scta. según corresponda

xxx.xx

 

 

c)  Si es negligencia de la entidad.


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

846

Gastos por faltantes y pérdidas de bienes

 

xxx.xx

 

 

Scta. según corresponda

xxx.xx

 

 

332

Pérdidas y faltantes en investigación

 

 

xxx.xx

 

Scta. según corresponda

xxx.xx

 

 

d) Al investigar el faltante y detectarse que es responsabilidad material se aplicara el Decreto Ley 92 de fecha 22/5/86 contabilizándose de la forma siguiente.


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

341

Cuentas por cobrar diversas

 

xxx.xx

 

 

Al personal de la entidad

xxx.xx

 

 

332

Pérdidas y faltantes en investigación

 

 

xxx.xx

 

Scta. según corresponda

xxx.xx

 

 

571

Ingresos de periodos futuros (diferencia entre el valor del inventario y el monto a pagar)

 

 

xxx.xx

La cuenta 571 Ingresos de períodos futuros en moneda nacional, se utiliza para reconocer el cobro de las transacciones en moneda nacional que se efectuaran en períodos posteriores según los plazos de descuentos al trabajador y que será debitada con crédito a la cuenta 440 Obligaciones con el Presupuesto del Estado subcuenta 900 Otros .Es de destacar que primero se resarce la entidad del valor del faltante y después comienza a aportar de acuerdo a lo que se establece en el Decreto Ley 92. Fecha 22/5/86.

Baja del inventario.

  1. Al darle de baja a los útiles y herramientas, según Ajuste de Inventario.

Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

 

Cuenta de gasto que corresponda
NAE (Según corresponda)

 

xxx.xx

 

 

Elemento y subelemento de gasto
(Según corresponda)

xxx.xx

 

 

187

Útiles y Herramientas

 

 

xxx.xx

 

Scta. 020 En uso

xxx.xx

 

 

SUBSISTEMA DE ACTIVOS FIJOS TANGIBLES

 

E.V.A ¨El
Cucalambé¨

Manual  de
Procedimiento

 

Sección:

 

Capítulo:

 

Activos Fijos Tangibles

Instrucción:

 

Hoja:

 

Capítulo:

 

Instrucción:

 

Aprobado por:

 

Firma:

1. Objetivo
Conocer los procedimientos para el control, alta, bajas y traslados de los Activos Fijos
Tangibles en la Entidad.

2. Alcance
Este procedimiento establece el tratamiento contable de las operaciones relacionadas con el Subsistema de Activos Fijos Tangibles.

3. Responsabilidades
a)  Es responsabilidad del área Contable el control de los Activos Fijos Tangibles de la Entidad, la supervisión y chequeo constante de ellos, la utilización de los modelos establecidos para cada operación. Además realizar la contabilización por alta, baja, depreciación u otras causas que generen un asiento contable de los mismos.
b) Es responsabilidad del técnico en gestión económica que se cumpla con lo establecido para el cuidado y protección de los Activos Fijos Tangibles.
c) Es responsabilidad del Jefe de la entidad, hacer que se cumpla con todo lo establecido para el control de los Activos Fijos Tangibles.

4. Control sobre los activos fijos tangibles
Paso No. 1: Cumplimiento de los parámetros de seguridad
Actividad No. 1: Custodia y verificación.

1.  Cada responsable de área tiene que firmar un Acta de Responsabilidad Material de los activos fijos tangibles bajo su custodia.
2.  Es preciso elaborar el Plan Anual y efectuar chequeos periódicos y sistemáticos del
10% de estos bienes, dejando constancia en acta y en caso de detectarse faltantes o sobrantes elaborase los expedientes correspondientes, contabilizarse estos correctamente y aplicarse en el caso de faltantes, la responsabilidad material, de acuerdo con lo regulado por el Decreto Ley 249.
3.  Cuando se sustituya el responsable de un área debe efectuarse el chequeo de todos los activos fijos tangibles bajo su custodia, a fin de fijar la responsabilidad material correctamente.
4.  Las bajas, ventas y traslados de estos bienes deben estar aprobadas por los funcionarios autorizados.
5.  Los modelos de control por áreas de los Activos Fijos Tangibles deben encontrarse actualizados, en el Área donde se encuentren y en el Área Contable.

Paso No. 2: Control de la documentación.
Actividad No. 1: Registro y procesamiento de la información.
1.  Los activos fijos tangibles deben controlarse en Sub mayores habilitados al efecto.
2.  El área contable debe contar con la información mínima indispensable de estos bienes, para su correcta identificación verificándose la suma de sus valores con el saldo de la cuenta control correspondiente. (Submayor y Mayor).
3.  Deben elaborarse inmediatamente a su ocurrencia, los modelos de movimientos de estos bienes, por las altas, bajas, traslados, enviados a reparar o ventas.
4.  Las bajas de los bienes deben constar con el dictamen técnico y acta de destino final.
5.  Los  valores  de  los  activos  fijos  tangibles  que  se  deprecian  mensualmente  de acuerdo con las regulaciones vigentes y en base a las tasas establecidas para su reposición, deben ser controlados, habilitándose el registro correspondiente.
6.  Dicha depreciación debe aportarse al Presupuesto del Estado en el plazo fijado.

5. Desarrollo
Para  interpretar  el  desarrollo  del  procedimiento  de  los  activos  fijos  tangibles  a continuación se presenta el siguiente Diagrama.

Etapa 1. Adquisición de Activo Fijo Tangible.
Paso 1. Compra del Activo Fijo Tangible.
En el momento de la recepción en los almacenes de los Activos Fijos Tangibles se utiliza el Modelo “Informe de Recepción”.

Los activos fijos tangibles que se almacenan deben ser por un período corto de tiempo, el suficiente para crear las condiciones para su puesta en explotación, por cuanto no se deben comprar AFT para su almacenamiento y no uso.

a)  Para dar Alta a un Activo Fijo Tangible por compra y su recepción en el almacén.


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

290

Compra de Activos Fijos Tangibles

 

xxx.xx

 

421

Cuentas por Pagar – Activo Fijo Tangible

 

 

xxx.xx

 

Dentro del Órgano u Organismo

xxx.xx

 

 

 

Fuera del Órgano u Organismo
(Analizar por suministradores)

xxx.xx

 

 

b)  Pagando el activo adquirido.


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

421

Cuentas por Pagar – Activo Fijo Tangible

 

xxx.xx

 

 

Dentro del Órgano u Organismo

xxx.xx

 

 

 

Fuera del Órgano u Organismo
(Analizar por suministradores)

xxx.xx

 

 

575

Operaciones  entre Dependencias - Pasivo

 

 

xxx.xx

c)  Para contabilizar pago anticipado de una compra de Activo Fijo Tangible.


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

146

Pago anticipado a proveedores

 

xxx.xx

 

 

Scta. según corresponda

xxx.xx

 

 

575

Operaciones  entre Dependencias - Pasivo

 

 

xxx.xx

d)      Registrando la recepción del Activo Fijo Tangible comprado a través del pago anticipado.

Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

290     

Compra de Activos Fijos Tangibles

 

xxx.xx

 

146

Pago anticipado a proveedores

 

 

xxx.xx

 

Scta. según corresponda

xxx.xx

 

 

Paso 2. Traslado de Cultura Provincial y sus dependencias.

a)  Para dar Alta a un Activo Fijo Tangible recibido por traslado de Cultura Provincial y sus dependencias.


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

240     

Activos Fijos Tangibles

 

xxx.xx

 

 

Scta. según corresponda

xxx.xx

 

 

575

Operaciones entre Dependencias - Pasivo

 

 

xxx.xx

b)  Para dar Baja de activos fijos por traslado a Cultura Provincial o sus dependencias.


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

350

Operaciones entre dependencia Activos

 

xxx.xx

 

375

Depreciación de Activos Fijos

 

xxx.xx

 

 

Análisis que corresponda

xxx.xx

 

 

240

Activos Fijos Tangibles

 

 

xxx.xx

 

Analizar por Grupo de Activos Fijos Tangibles

xxx.xx

 

 

600

Fondo de Inversión Estatal

 

 

xxx.xx

212

Traslado por entrega autorizada de AFT.

xxx.xx

 

 

Paso 3. Recepcionar en el almacén.
En este paso se procede a recepcionar la compra o traslado recibido de Activos Fijos Tangibles procedente de Cultura Provincial y sus dependencias, teniendo como soporte documental el Informe de Recepción o la Transferencia entre
Almacenes de la misma entidad. Cuyo proceso se debe llevar a cabo teniendo en cuenta el principio de recepción a ciegas.

Etapa 2. Puesta en explotación del activo.
Al ubicarse el bien en un área de trabajo se utiliza el Modelo Movimiento de Activos Fijos Tangibles con el objetivo de facilitar una fuente única de entrada al Modelo Control de Activos Fijos Tangibles, a la habilitación de Submayores, a la información estadística. Además se procede a la colocación del número de inventario en un lugar visible.

Paso 1. Salida del almacén y entrega al responsable del área para su explotación.
a)  Al ubicarse el activo en un área de responsabilidad.


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

240

Activos Fijos Tangibles

 

xxx.xx

 

 

Scta. según corresponda

xxx.xx

 

 

290

Compra de Activos Fijos Tangibles

 

 

xxx.xx

Los pagos que se efectúen a las entidades estatales por las operaciones que resulten se financiarán con cargo a los recursos aprobados para su financiamiento en su Plan de Inversiones del MEP.

Etapa 3. Control y Fiscalización.
Paso 1. Elaboración o actualización de los controles de activos fijos por áreas y sus respectivos submayores.
Se procede a confeccionar los controles de activos fijos por áreas de responsabilidad material, para la posterior verificación de los medios, así como la actualización de sus respectivos submayores (Submayor de Maquinarias y equipos, de muebles y otros objetos, etc.) para que exista un control óptimo de los mismos.

Paso 2.  Cálculo de la depreciación.
Se procede a calcular la depreciación por cada tipo de activo, teniendo en cuenta las tasas de depreciación establecidas por el ministerio de finanzas y precios, teniendo como soporte documental el registro de depreciación.

a)  Depreciación: determina la pérdida del valor que sufren los Activos Fijos Tangibles y que se registra en la cuenta que corresponde, debido al desgaste ocasionado por el uso normal o extraordinario durante el período que presten servicio .Se acredita por la tasa de depreciación para reposición correspondiente al período y se debitan por la depreciación acumulada en el momento de la baja de los Activos Fijos Tangibles.


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

875

Gastos Corrientes de la Entidad

 

xxx.xx

 

 

Subcuenta según la División –Clase del NAE

xxx.xx

 

 

 

Análisis por Elemento de Gasto

xxx.xx

 

 

 

Sub análisis por Elemento de Gasto

xxx.xx

 

 

375

Depreciación de Activos Fijos

 

 

xxx.xx

 

Inversiones

xxx.xx

 

 

 

Analizar por Cuenta Bancaria

xxx.xx

 

 

b)  Por el Importe que corresponde aportar al Presupuesto de la depreciación.


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

600     

Inversión Estatal

 

xxx.xx

 

 

Análisis que corresponda

xxx.xx

 

 

440

Obligaciones con el Presupuesto del Estado

 

 

xxx.xx

 

Análisis que corresponda

xxx.xx

 

 

Etapa 4. Mantenimiento y Reparación.
Paso 1. Uso y cuidado del estado técnico de los medios.
Se procede a chequear el correcto uso de los activos fijos por parte de los que lo custodian, así como las medidas aplicadas para la conservación de los medios.

Paso 2. Elaboración del plan de mantenimiento y reparación de los medios.
La confección del plan de mantenimiento y reparación se lleva a cabo, a través de la programación del mismo dentro del presupuesto de gastos anual aprobado para el centro.  O            sea     se               planifica un   presupuesto   para                 mantenimiento              y   reparación, ejecutándolo en los meses previstos.

Paso 3.  Realizar los mantenimientos y reparaciones planificadas.
Estos se llevan a cabo teniendo en cuenta la disponibilidad de presupuesto que existe para dicho fin, así como teniendo en cuenta la calidad de los servicios por concepto de mantenimiento y reparación, para así aprovechar al máximo los recursos financieros de la entidad.

a)  Al realizarse un servicio de mantenimiento o reparación de los medios del centro, se contabiliza el gasto por este concepto de siguiente manera:


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

875

Gastos Corrientes de la Entidad

 

xxx.xx

 

 

Subcuenta según la División –Clase del NAE

xxx.xx

 

 

 

Análisis por Elemento de Gasto

xxx.xx

 

 

 

Sub análisis por Elemento de Gasto

xxx.xx

 

 

405

Cuentas por pagar

 

 

xxx.xx

 

Subcuenta según corresponda

xxx.xx

 

 

Paso. 4. Confeccionar los documentos que amparan la baja de los medios.
El Activo Fijo Tangible se debe someter a un proceso de defectación técnica por un equipo técnico y de especialistas autorizados o en su caso, una entidad facultada para emitir un Dictamen Técnico.
Cuando se trate de Medios y Equipos de Transporte se debe tramitar con la Oficina del Registro de Vehículos de la Policía Nacional Revolucionaria la baja del Activo Fijo, a los efectos de obtener el Documento de baja que emite esta Oficina donde certifique la entrega de la chapa y la Circulación del vehículo.
Una vez conocido y determinado los Activos Fijos Tangibles que van a darse de baja para su desmantelamiento y posible venta como chatarra, se procede a solicitar la autorización de Baja del Activo a la Dirección Provincial de Cultura.
Cuando se entrega la Chatarra a la Empresa de Recuperación de Materias Primas o al Órgano Estatal autorizado a tales efectos, se debe exigir el Documento Primario donde se certifique que ha recepcionado la Chatarra. Como consecuencia de este proceso se debe elaborar el Modelo Movimiento de Activos Fijos Tangibles por el responsable de los Activos Fijos, así como actualizar el Modelo “Control de Activos Fijos Tangibles”, y el submayor correspondiente .La entidad está obligado a conformar y custodiar un expediente con los documentos siguientes:
1.  Autorización de Baja del Activo con destino final.
2.  Modelo de Movimiento de Activo Fijo Tangible.
3.  Dictamen técnico de la entidad competente si se trata de aparatos y equipos técnicos especiales.
4.  Documento de baja emitido por la Oficina del Registro de Vehículos correspondiente que certifique la entrega de la chapa y la circulación, en el caso de medios y equipos de transporte.
5.  Documento primario emitido por la Empresa de Recuperación de Materias Primas.
a)  Contabilizar la Baja del Activo Fijo, teniendo en cuenta lo establecido:


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

600

Inversión Estatal

 

xxx.xx

 

 

Baja de Activos Fijos Tangibles

xxx.xx

 

 

375

Depreciación de Activo Fijos Tangibles

 

xxx.xx

 

 

Análisis por Grupo de Activos Fijos Tangibles

xxx.xx

 

 

240

Activos Fijos Tangibles

 

 

xxx.xx

 

Análisis por Grupo de Activos Fijos Tangibles

xxx.xx

 

 

b)  Depósito al Presupuesto del importe obtenido por la venta de la chatarra.


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

655

Efectivo depositado al presupuesto del estado

 

xxx.xx

 

 

Venta a Materia prima de chatarra

xxx.xx

 

 

575

Operaciones entre Dependencias - Pasivo

 

 

xxx.xx

 

Recursos Materiales

xxx.xx

 

 

En los casos de faltantes o sobrantes de activos fijos tangibles al efectuarse el conteo físico o en el momento que se detecten.
Se  aplicará  en  el  tratamiento  de  los  expedientes  conformados  por  las  causas siguientes:
a)  Faltantes o sobrantes de Activos Fijos Tangibles
b)  Pérdida de bienes para la baja por roturas y obsolescencia técnica

Faltante de Activos Fijos Tangibles:
El  importe  de  los  conceptos  de  faltante,  se  registra  en  forma  transitoria,  para  su investigación y aprobación en las cuentas de Faltantes, Pérdidas o Sobrantes en Investigación, según sea el caso, tan pronto éstos se determinen. a)  Registrando el Faltante al momento de detectarse el mismo:
•    Cuando el Activo Fijo está parcialmente depreciado  se registrará de la siguiente manera:


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

332

Faltantes de Bienes en Investigación

 

xxx.xx

 

 

030 De Activos Fijos tangibles

xxx.xx

 

 

375

Depreciación de Activos Fijos Tangibles

 

xxx.xx

 

 

Análisis que corresponda

xxx.xx

 

 

240

Activos Fijos Tangibles

 

 

xxx.xx

 

Análisis que corresponda

xxx.xx

 

 

  • Cuando el Activo Fijo está totalmente depreciado  se registrará de la siguiente manera:

Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

375

Depreciación de Activos Fijos Tangibles

 

xxx.xx

 

 

Análisis que corresponda

xxx.xx

 

 

240

Activos Fijos Tangibles

 

 

xxx.xx

 

Análisis que corresponda

xxx.xx

 

 

No obstante lo anterior es obligatorio conformar el expediente de ajuste según se establece en y se somete al nivel de aprobación que corresponda.

b)  El valor según libros, menos la Depreciación Acumulada, se cargará a la cuenta Inversión Estatal.


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

600

Inversión Estatal

 

xxx.xx

 

 

Análisis que corresponda

xxx.xx

 

 

332

Faltantes de Bienes en Investigación

 

 

xxx.xx

 

De Activos Fijos tangibles

xxx.xx

 

 

c) En la recuperación de faltantes después de haberse cancelado el expediente excepto en  los  casos  de  aplicación  de  lo  establecido  sobre  Responsabilidad  Material,  se procede a registrarlo como Ingresos Devengados.


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

240

Activos Fijos Tangibles

 

xxx.xx

 

 

Análisis que corresponda

xxx.xx

 

 

375

Depreciación de Activos Fijos Tangibles

 

 

xxx.xx

 

Análisis que corresponda

xxx.xx

 

 

955

Ingresos Devengados

 

 

xxx.xx

d) Cuando se recupere el faltante en el transcurso de la investigación, se revierte el asiento contable inicial y se procede a la cancelación del expediente.


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

240

Activos Fijos Tangibles

 

xxx.xx

 

 

Análisis que corresponda

xxx.xx

 

 

332

Faltantes de Bienes en Investigación

 

 

xxx.xx

 

Análisis que corresponda

xxx.xx

 

 

375

Depreciación de Activos Fijos Tangibles

 

 

xxx.xx

 

Análisis que corresponda

 

 

 

e)  Cuando se aplica Responsabilidad Material, se registra la obligación de cobro al trabajador:
•    En el caso de que se acuerde cobrarlo al costo:

Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

334

Cuenta por Cobrar Diversas – Operaciones

 

xxx.xx

 

 

Análisis por Deudor

xxx.xx

 

 

332

Faltantes de Bienes en Investigación

 

 

xxx.xx

 

Análisis que corresponda

xxx.xx

 

 

•    En el caso de que se acuerde cobrar al trabajador por varias veces el valor del bien.
La diferencia que surja entre el daño económico registrado y la cuantía de la indemnización cobrada, será aportada íntegramente al Presupuesto del Estado en la partida  1066040  “Otros  Ingresos  No  Tributarios”  (Resolución  No.  106/08,  MFP, 02/05/08, Resuelvo Tercero)


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

334

Cuenta por Cobrar Diversas – Operaciones

 

xxx.xx

 

 

Análisis por Deudor

xxx.xx

 

 

332

Faltantes de Bienes en Investigación

 

 

xxx.xx

 

Análisis que corresponda

xxx.xx

 

 

440

Obligaciones con el Presupuesto del Estado

 

 

xxx.xx

 

Análisis que corresponda

xxx.xx

 

 

El Expediente de Ajuste que se procese, una vez terminado, y determinado a afectar las cuentas de gastos, se registrarán como gastos del período no afectándose las cuentas de Gastos de Año Anteriores, aunque se hayan comenzado y contabilizado desde el año anterior, por lo tanto afectan los gastos del año en que se terminan.

f)    Pérdida para la baja por roturas y obsolescencia técnica
•    Las Pérdidas, que una vez investigadas, son asumidas por la entidad, al no poderse aplicar la responsabilidad material.

Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

330

Pérdidas en Investigación

 

xxx.xx

 

 

Análisis que corresponda

xxx.xx

 

 

375

Depreciación de Activos Fijos Tangibles

 

xxx.xx

 

 

Análisis que corresponda

xxx.xx

 

 

240

Activos Fijos Tangibles

 

 

xxx.xx

 

Análisis que corresponda

xxx.xx

 

 

•    Cuando  el  Activo  Fijo  Tangible  esté  asociado  a  pérdidas  por  roturas  u obsolescencia técnica debe considerarse en la cuenta Gastos por Pérdidas.


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

846

Gastos por pérdidas– Actividad presupuestada

 

xxx.xx

 

 

Análisis que corresponda

xxx.xx

 

 

330

Pérdidas en Investigación

 

 

xxx.xx

 

Análisis que corresponda

xxx.xx

 

 

g)  Registrando el sobrante cuando se detecte el mismo:

Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

240

Activos Fijos Tangibles

 

xxx.xx

 

 

Análisis que corresponda

xxx.xx

 

 

555

Sobrantes en Investigación

 

 

xxx.xx

 

030 De activos Fijos Tangibles

xxx.xx

 

 

h)  Se acredita a la cuenta Inversión Estatal por su precio de adquisición o costo real de producción o elaboración, menos la depreciación acumulada.


Código

Cuentas y Detalles

Parcial

Debe

Haber

555

Sobrantes en Investigación

 

xxx.xx

 

 

Análisis que corresponda

xxx.xx

 

 

600

Inversión Estatal

 

 

xxx.xx

 

Análisis que corresponda

xxx.xx

 

 

CONCLUSIONES

Los  resultados  obtenidos  en  esta investigación  permiten  arribar  a  las siguientes conclusiones:

  • El procedimiento diseñado contribuye a garantizar el correcto registro de las operaciones de la entidad, y a fortalecer el control interno contable de la entidad.
  • Y sirve de herramienta fundamental para el Consejo de Dirección para la toma de decisiones oportunas y adecuadas.

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