Observatorio de la Economía Latinoamericana

 


Revista académica de economía
con el Número Internacional Normalizado de
Publicaciones Seriadas  ISSN 1696-8352

 

Economía de Cuba

 

EL PROCESO DE GESTIÓN Y LA GESTIÓN ECONÓMICA EN LAS EMPRESAS 

 

Caridad Darromán Savigne (CV)
caridad@hidro.cu
Reynerio Velázquez Leyva
rey@ult.edu.cu

 


Resumen

Con la generalización del perfeccionamiento empresarial cada una de nuestras empresas esta llamada al aumento de los niveles de organización, dirección y control de su gestión económica, fundamentado en la necesidad e importancia que reviste para la recuperación de la economía, el control de los recursos materiales, financieros y humanos, aplicando sistemas de registro y control que permitan obtener resultados de eficiencia y eficacia en la gestión empresarial.

El trabajo tiene como propósito fundamental establecer un proceso continuo de reflexión y búsqueda de opciones para incrementar la eficiencia económica y toma muy en cuenta el entorno caracterizado por el cambio y prepara a la empresa con sus recursos actuales y potenciales para insertarse de la mejor forma posible en él.

Abstract

With the generalization of the managerial improvement, each one of our enterprises are called to increase the organization levels, management and control of their economic administration. This process is based in the necessity and importance of the recovery of the economy, the control of all resources such as: material, financial and humans, by the application of control and registration systems that allow obtaining efficiency and effectiveness in the managerial administration.

This work has as fundamental purpose to establish a continuous process of reflection and search of options to increase the economic efficiency taking into account the environment characterized by the change, looking forward to prepare the company, its current resources and potentials to be inserted in the best possible way in the process of change.


Para citar este artículo puede utilizar el siguiente formato:

Darromán Savigne y Velázquez Leyva: "El proceso de gestión y la gestión económica en las empresas" en Observatorio de la Economía Latinoamericana, Nº 145, 2011. Texto completo en http://www.eumed.net/cursecon/ecolat/cu/2011/


Caracterización gnoseológica del proceso de gestión y de la gestión económica en las organizaciones.

En este capítulo se abordarán los principales conceptos teóricos y metodológicos que fundamentan los componentes, las categorías, los principios y la aplicación a la función, así como, las definiciones y los conceptos relacionados con la gestión económica, las tendencias históricas del proceso de gestión y de gestión económica y la gestión como vía esencial para el logro de la eficiencia.

1.1 Principales tendencias históricas del proceso de gestión

A lo largo del tiempo el proceso de gestión se ha ido desarrollando cada vez mejor. Desde los comienzos de la vida humana ya se presentaban indicios del desarrollo de la administración en las tribus. Ya en la historia antigua el gran filósofo Confucio sentó las primeras bases del proceso de gestión dentro del sistema de administración al preparar los cimientos de un buen gobierno en China. Él planteaba entre sus premisas que, para una buena gestión, los gobernantes tenían que estudiar los problemas para dar la solución más adecuada a los mismos. Entre sus teorías señalaba:

o La solución a un problema se analiza desde una manera objetiva y sin rebasar las reglas de ética profesional.

o Se trabaja hacia un pueblo, por lo cual el gobernante debe tener un amplio criterio de solución de problemas y de imparcialidad entre funcionarios.

o La preocupación básica son los aspectos económicos, pero con esfuerzo colectivo se resuelven.

o La mente de un gobernante siempre debe de estar trabajando, para mejorar de alguna manera su gobierno sin preferencias de ningún tipo.

o El administrador deberá ser de conducta intachable y sin egoísmos con sus colegas.

En Egipto antiguo el tipo de administrador realizaba su gestión reflejando un objetivo previamente fijado en su sistema que era en base al factor humano, dándoles cargos especiales, es decir: Contaba con arquero, colectores de miel, marineros, etc. Algo importante de esta organización era que, ya se contaba con un fondo de valores para los egipcios, este se obtenía de los impuestos que el gobierno cobraba a sus habitantes con el fin de duplicarlo al comercializarlo con otros objetos.

La idea que prevaleció en el antiguo estado egipcio durante la IV, XI y XVIII dinastías fue que debía haber una severa coordinación de los esfuerzos económicos de toda la población a fin de garantizar a cada uno de los miembros de la comunidad, y para ella como un todo, el más alto grado de prosperidad.

El proceso de gestión repercutió significativamente en el éxito del Imperio Romano y, aunque no quedan muchos testimonios acerca de su administración, se sabe que se manejaban por magisterios plenamente identificados en un orden jerárquico que era de importancia para el Estado. El espíritu de orden administrativo que tuvo este Imperio hizo que se lograra de manera satisfactoria a la par de las guerras y conquistas, la organización de sus instituciones. El estudio de estos aspectos se puede dividir en las dos etapas principales por las cuales pasó la evolución romana: la República y el Imperio.

Al pasar el tiempo la administración de la gestión ha ido evolucionando debido a los cambios y a la propia necesidad de tener un conocimiento básico sobre lo que es administrar. En la actualidad la importancia del estudio de la gestión influye mucho en nuestra vida social y económica, es por ello que se continúan desarrollando nuevos conceptos, ideas y opiniones.

Cabe concluir que la administración de hoy en día es muy diferente a la del pasado, ya que en nuestros tiempos se profundiza el estudio de la administración para alcanzar ciertos objetivos pretendidos. Es por ello que se están ampliando y profundizando nuevos conocimientos, aptitudes, conceptos de la gestión económica. Sin embargo, aún así, no se tiene un conocimiento completo del estudio del pensamiento administrativo y de la gestión como motor impulsor.

Las organizaciones y empresas de hoy en día necesitan procedimientos organizacionales que puedan contribuir satisfactoriamente al desarrollo de la gestión, y por ende, es básico tener un conocimiento del desarrollo administrativo a través de su historia para poder aportar nuevas ideas que lleven a las mismas a que tengan un mejor control de su gestión económica.

Las organizaciones siempre están enfocadas a lograr a través de su gestión fines o resultados. En ocasiones, los ejecutivos no relacionados con los negocios afirman que el objetivo de los administradores de negocios es sencillo: “obtener utilidades o beneficios”. Para muchas empresas de negocios, una meta importante es el aumento a largo plazo del valor de sus acciones comunes. En un sentido muy real, en todo tipo de organizaciones, tanto lucrativas o no, el objetivo lógico y públicamente deseable de los administradores debe ser obtener utilidades y establecer un ambiente en que las personas puedan alcanzar las metas de un grupo en la menor cantidad de tiempo, con aumento de financiamientos, y que puedan lograr también al máximo posible las metas deseadas con los recursos disponibles.

En una organización no lucrativa, que no tengan responsabilidad con respecto a las utilidades totales del negocio, los administradores también tienen metas y deben esforzarse para lograrlas con el mínimo de recursos, o alcanzarlas hasta donde sea posible, con los recursos disponibles.

1.2 Consideraciones teóricos conceptuales del proceso de gestión y gestión económica.

La palabra gestión proviene del latín “gesio” y su origen etimológico hace referencia a la acción y al efecto de gestionar o de administrar. Se trata por lo tanto de la concreción de diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera. La noción implica además acciones para gobernar, dirigir, ordenar, disponer u organizar. De esta forma la gestión supone un conjunto de trámites que se llevan a cabo para resolver un asunto, concretar un proyecto o administrar una empresa u organización.

Los ejecutivos y hombres de negocios, por necesidad deben enjuiciar las causas y los efectos de la gestión de las empresas, punto de partida para tomar numerosas decisiones en el proceso de administrar los eventos de la entidad, de manera que sean consecuentes con las tendencias del comportamiento en el futuro y que puedan preceder su situación económica y financiera (capacidad de obtener utilidades y capacidad de pagos)…

La definición de gestión que podremos encontrar en cualquier libro, o texto informativo acerca de esta herramienta de administración, dice básicamente que: “La gestión se encarga de ejecutar todas aquellas órdenes planificadas por la administración en este caso, de empresas...”

“Específicamente, la definición de gestión nos indica que se trata de realización de diligencias enfocadas a la obtención de algún beneficio, tomando a las personas que trabajan en las organizaciones como recursos activos para el logro de los objetivos…”

La gestión está caracterizada por una visión más amplia de las posibilidades reales de una organización para resolver determinada situación o arribar a un fin determinado. Puede asumirse como la "disposición y organización de los recursos de un individuo o grupo para obtener los resultados esperados pudiera generalizarse como una forma de alinear los esfuerzos y recursos para alcanzar un fin determinado.”

Joan Amat, (2000) define que: “La Gestión es dirigir las acciones que constituyan la puesta en marcha concreta de la política general de la empresa, es tomar decisiones orientadas a alcanzar los objetivos marcados, por otra parte la gestión de la producción es un conjunto de responsabilidades y de tareas que deben ser satisfechas para que las operaciones propiamente tales de la producción sean realizadas respetando las condiciones de calidad, de plazo y de costos que se desprenden de los objetivos y de las estrategias de la empresa ”

El profesor Hugues Jordán, (1999), define la misma como: "...dirigir las acciones que constituyan la puesta en marcha concreta de la política general de la empresa y tomar decisiones orientadas a alcanzar los objetivos marcados"

Maritza Hernández, (1999), en su tesis de doctorado plantea que: "...la gestión es el proceso mediante el cual se formulan objetivos y luego se miden los resultados obtenidos para finalmente orientar la acción hacia la mejora permanente de los resultados". Para la autora una de las definiciones más completas se encuentra en la guía metodológica para la realización de auditorias de gestión. Oficina Nacional de Auditoria, octubre de 1996), donde se plantea que: “La Gestión comprende todas las actividades de una organización que implican el establecimiento de objetivos y metas, así como la evaluación de su desempeño y cumplimiento; además del desarrollo de una estrategia operativa que garantice la supervivencia de la misma, según el sistema social correspondiente”.

Como bien se explica, el proceso de gestión se divide en todas las áreas que comprende una organización, ya que, todos los departamentos que la administración tiene bajo su cargo están involucrados en el cumplimiento de los objetivos de la gestión empresarial. En términos teóricos la gestión económica es la encargada de llevar a vía de hecho toda la actividad de una organización con eficiencia y eficacia con vista a que las empresas obtengan resultados que pueden ser positivos o negativos de acuerdo al manejo dicha gestión realizada.

Coincidiendo con todos los autores que hacen referencia a la definición se considera que: La gestión está caracterizada por una visión más amplia de las posibilidades reales de una organización para resolver determinada situación o arribar a un fin establecido, permite la orientación de las funciones que ayuden a tomar decisiones orientadas a alcanzar las metas trazadas, es medir los resultados logrados para posteriormente orientar la labor hacia la mejora permanente del sistema, encaminado a alcanzar los objetivos planificados

Teniendo en cuenta esta definición de gestión, es importante resaltar que, la gestión de recursos humanos es la más relevante en una empresa, ya que en este caso, la misma se refiere a ésta como un conjunto de actividades que desarrollan, movilizan y motivan al personal empleado que una empresa necesita para su éxito. Por ello podemos decir que el proceso de gestión se desprende de la intervención de los miembros activos correspondientes a la empresa, comprendiéndose la dirección general y los representantes de la gestión del personal, para el logro de la gestión eficiente.

Por otro lado, también se requiere definir todas las políticas utilizadas por el personal para que así pueda ponerse en funcionamiento la empresa, articulando las funciones sociales y las metas que posee la misma.

Además de estos factores mencionados, se requiere de métodos para conseguir, desarrollar y conservar dichos recursos. Esto no podrá ser llevado a cabo sin el apoyo de instrumentos administrativos.

Es necesario que realicemos aquí una reflexión entre procesos y procedimientos:

• Los procesos son un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan las cuales transforman las entradas en salidas.

• Los procedimientos son formas específicas para llevar a cabo una actividad o un proceso. Los mismos se centran en obtener resultados como consecuencia de la transformación que producen las actividades que lo componen por ello los procesos tienen objetivos relacionados con los resultados que obtienen y por lo tanto deben ejercer un control para que las entradas sean las adecuadas.

Los procesos se pueden identificar con los diferentes tipos:

1. Proceso para la gestión de una organización: Incluye proceso para la planificación estratégica, establecimiento de políticas, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección.

2. Procesos para la gestión de recursos: Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos para la gestión de una organización, la realización y la medición.

3. Proceso de realización: Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la organización

4. Proceso de medición análisis y mejora: Incluye aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos para el análisis del desempeño y la mejora de la eficiencia y la eficacia, incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoria, acciones correctivas y preventivas, y son partes integral de los procesos de gestión, gestión de los recursos y realización.

El proceso de gestión económica tiene cuatros importantes etapas las cuales son:

- Etapa de planificación.

-Etapa de implementación.

-Etapa de Control.

-Etapa de toma de acciones para mejora continua.

La etapa de la planificación establece los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y la política de la organización. En ella se analiza qué debe planificarse, se determinan las decisiones, en este caso incluyen: el esclarecimiento de los objetivos establecidos de las políticas, la fijación de programas, la determinación de métodos y procedimientos específicos, así como, la fijación de previsiones para organizar y agrupar las actividades necesarias para desarrollar los planes en unidades directivas y definir las relaciones existentes entre los ejecutivos y los empleados en tales unidades, así como, coordinar los recursos a obtener para su empleo en la organización, el personal ejecutivo, el capital , el crédito y los demás elementos necesarios para realizar los programas, también dirigir, emitir instrucciones, incluyendo el punto vital de asignar los programas a los responsables de llevarlos a cabo y las relaciones diarias entre el superior y sus subordinados.

Al respecto en los lineamientos del VI Congreso del Partido, en el acápite del modelo económico, se plantea: “El sistema de planificación socialista continuará siendo la vía principal para la dirección de la economía nacional, y a su vez deberá transformarse en sus aspectos metodológicos y organizativos, para dar cabida a las nuevas formas de gestión y de dirección de la economía nacional...” y prosigue el acápite: “La planificación abarcará no solo el sistema empresarial estatal y las empresas cubanas de capital mixto, sino que regulará también las formas no estatales que se apliquen, lo que implica una transformación del sistema de planificación hacia nuevos métodos de elaboración del plan y del control del estado sobre la economía”.

La etapa de implementación significa la concreción en acciones oportunas de los movimientos estratégicos a realizar, tanto si implican la continuidad de los cursos de acción, como si representan una transformación de la organización. La profundidad de su contenido depende de la situación estratégica concreta y de su contexto.

La implementación de la estrategia no es un proceso que sigue a la elaboración de la estrategia, sino que ambos forman parte de un todo que coexiste en tiempo y espacio. La implementación es el objetivo del proceso estratégico, y es lo que garantiza que la estrategia se convierta en acciones para lograr la ejecución de la visión y los objetivos estratégicos de la organización.

Las actuaciones a emprender por parte de una organización para dotar de un enfoque basado en procesos a un sistema de gestión contiene cuatros pasos:

1. La identificación y secuencias de los procesos.

2. La descripción de cada uno de los procesos

3. El seguimiento y la medición para conocer los resultados que obtienen.

4. La mejora de los procesos con base en el seguimiento y medición realizada.

Con está finalidad, muchas organizaciones utilizan modelos o normas de referencias reconocidos para establecer, documentar y mantener un sistema de gestión que le permita dirigir y controlar sus respectivas organizaciones.

Según la norma ISO 9000:2000

El sistema de gestión establece la política y los objetivos y para lograr dicho propósito.

El sistema de gestión es un esquema general de procesos y procedimientos que se emplea para garantizar que la organización realice todas las tareas necesarias para alcanzar sus objetivos.

La etapa de control se debe vigilar si los resultados prácticos se conforman lo más exactamente posible a los programas. Implica “estándares”, conocer la motivación del personal a alcanzar estos estándares, comparar los resultados actuales con los estándares y poner en práctica la acción correctiva cuando la realidad se desvía de la previsión.

Para lograr definir el control de la gestión sería imprescindible la fusión de lo antes expuesto con todo un grupo de consideraciones y análisis correspondientes.

En todo este desarrollo, el control ha ido reforzando una serie de etapas que lo caracterizan como un proceso en el cual las organizaciones deben definir la información, hacerla fluir e interpretarla acorde con sus necesidades para poder tomar decisiones.

El proceso de control clásico consta de una serie de elementos que son:

o Establecimiento de los criterios de medición, tanto de la actuación real como de lo deseado. Esto pasa por la fijación de cuáles son los objetivos y cuantificarlos; por determinar las áreas críticas de la actividad de la organización relacionadas con las acciones necesarias para la consecución de los objetivos y por el establecimiento de criterios cuantitativos de evaluación de las acciones en tales áreas y sus repercusiones en los objetivos marcados

o Fijación de los procedimientos de comparación de los resultados alcanzados con respecto a los deseados y análisis de las causas de las desviaciones y posterior propuesta de acciones correctoras.

La principal limitante de este enfoque sobre el control radica en que las acciones correctivas se toman una vez ocurrida la desviación (es decir, a posteriori), por el hecho de no encontrarse previamente informados y preparados los directivos, para evitar la posible desviación. Además presenta otras limitantes que lo hacen poco efectivo ante las necesidades concretas de la organización que requieren un análisis más detallado, en cuanto a su relación con el entorno, características de la organización, carácter sistémico y valoración de aspectos cualitativos los cuales se denominarán en lo adelante factores no formales del control.

Uno de los aspectos más importantes que ha de caracterizar al control como proceso lo constituye el hecho de que el mismo se diseñe con un enfoque sistémico, por lo que resulta de gran importancia esclarecer los conceptos a él asociados.

Es preciso comenzar entonces por el concepto de sistema, visto esto como un conjunto de elementos interrelacionados entre sí, en función de un fin, que forman un todo único y que poseen características nuevas que no están presentes en cada uno de los elementos que lo forman.

Cada elemento que conforma un sistema tiene una función específica bien definida y tiene la obligación de cumplirla y de contribuir de forma sinérgica al correcto funcionamiento y a alcanzar el objetivo determinado. En la organización, solamente ésto le permitirá sobrevivir.

Puede definirse entonces que: Un sistema de control es un conjunto de acciones, funciones, medios y responsables que garantizan, mediante su interacción, conocer la situación de un aspecto o función de la organización en un momento determinado y tomar decisiones para reaccionar ante ella.

Los sistemas de control según Menguzzato y Renau. 1986 deben cumplir con una serie de requisitos para su funcionamiento eficiente, ellos son:

• Ser entendibles.

• Seguir la forma de organización.

• Rápidos.

• Flexibles.

• Económicos.

Cada parte de este sistema debe estar claramente definida e integrada a una estructura que le permita fluir y obtener de cada una la información necesaria para el posterior análisis con vistas a influir en el comportamiento de la organización. Habría que agregar a la definición brindada dos factores importantes:

o El proceso de control debe contar con una definición clara de cada centro de información. (Centro de responsabilidad)

o Debe tener bien definido qué información es la necesaria y cómo se recogerá, procesará y llevará a la dirección para la toma de decisiones.

El sistema de control debe estar soportado sobre la base de las necesidades o metas que se trace la organización. Estas metas pueden ser asumidas como los objetivos que se ha propuesto alcanzar la organización y que determinan, en definitiva, su razón de ser.

El hecho de que el sistema de control se defina y oriente por los objetivos estratégicos de una organización le otorga un carácter eminentemente estratégico, pues estará diseñado para pulsar el comportamiento de las distintas partes del sistema en función del cumplimiento de esos objetivos, y a la vez, aportará información para la toma de decisiones estratégicas.

Cada objetivo debe estar debidamente conformado y ajustado a las características del entorno y a las necesidades objetivas y subjetivas de la organización. El seguimiento de la evolución del entorno permite reaccionar y reajustar, si es necesario, la forma en que se lograrán esas metas planteadas e incluso replantearlas parcial o totalmente. Para lograrlo es necesario que el Sistema de Control funcione de tal forma que permita obtener la información necesaria y en el momento preciso, debe permitir conocer qué está sucediendo alrededor e ir tomando como base las vías escogidas para llegar al futuro (Estrategia). Debe permitir además el conocimiento de la reacción a esos cambios externos, pues muchas veces, los cambios externos exigen cambios internos, por lo cual se hace imprescindible conocer cómo y cuándo cambiar.

“El futuro no se puede prever en los términos en los que hasta ahora lo hemos entendido, sino que es necesario inventárselo. Nunca saldremos de lo que somos, personal y organizacionalmente, si no visionamos, al menos como imagen, lo que deseamos ser y trabajamos y luchamos por ello." ( ) De allí la importancia fundamental de la planificación y la efectiva determinación de objetivos estratégicos.

Un sistema de control con un enfoque estratégico, debe ser capaz de medir el grado de cumplimiento de esos objetivos. Se hace necesario, entonces, identificar un grupo de indicadores, cuantitativos y cualitativos que expresen el nivel y la calidad del cumplimiento de cada objetivo.

1.3 La gestión como vía esencial para el logro de la eficiencia organizacional.

La definición de gestión se encuentra vinculada estrechamente con la organización de todos los elementos que afectarán e influirán en los proyectos que la misma decida desarrollar a lo largo de su ejercicio. A su vez también comprende a la gestión financiera y contable, ya que estas serán las encargadas de que dichos proyectos puedan concretarse. Ahora bien, la gestión en este sentido debe ser quien se ocupe de analizar todos los recursos que a la organización le resultan más convenientes económicamente, es decir, que entre todos los que se presentan se seleccionen en aquellos que les otorguen más seguridad para alcanzar mayores utilidades. Otro de los factores con que se relaciona la definición de gestión, cuando ésta es aplicada a la planificación empresarial, es sin duda el factor de riesgo que se toma. Cuando una empresa une la financiación a la planificación y posterior gestión de un proyecto, la misma está asumiendo un riesgo que se divide en un 50% de éxito y un 50% de fracaso, lo que nos indica que, en un principio, todo procedimientos tiene tantas posibilidades de éxito como de fracaso. Es precisamente en este aspecto en donde la definición de gestión adquiere una mayor responsabilidad, ya que es importante que dichos porcentajes se desigualen y haya muchas más posibilidades de que el procedimiento en cuestión tenga éxito en la organización.

Actualmente elevar la eficiencia es un requisito de primer orden, sin embargo, junto a esta lucha ardua de por sí, la complejidad e imperativos de las circunstancias de hoy obligan a avanzar, y a la vez a contribuir a mantener el nivel de existencia de la organización reduciendo la ineficiencia que ha caracterizado al grueso de la economía cubana, e ir disminuyendo el costo en la parte de estas que tengan condiciones que permitan ir ajustando la recuperación económica sobre las bases nuevas de acuerdo con las tendencias internas que posibilitan asegurar ventajas competitivas duraderas y sostenibles de la gestión en la organización.

Por lo tanto, avanzar en la inserción de la gestión en la organización se asocia al logro de la eficiencia económica, por lo que es de gran importancia conocer su comportamiento con vista de tomar decisiones que conlleven a incrementar la misma mediante el uso racional de los recursos materiales y financieros.

Miguel Ángel Benítez en 1997, en su libro Contabilidad y Finanzas para la formación económica de los cuadros de dirección expresa: "La medición de la eficiencia económica operativa se realiza básicamente mediante el análisis financiero y económico operativo de sus actividades, lo que permitirá llegar a conclusiones a cerca de las causas de las desviaciones, y por lo tanto en las medidas correctivas a aplicar. Los análisis de los índices e indicadores de una actividad indican en sentido general la existencia o no de una desviación con una normativa o valor de comparación conocido, es decir, que señala que existe un problema y probablemente donde, pero no indica en modo alguno las causas del mismo por lo que el análisis de los índices e indicadores y la evaluación de sus valores absolutos o relativos constituyen solamente el proceso inicial de medición de la eficiencia que se completa con el análisis profundo de los factores involucrados, investigaciones, estudios especiales , etc. Que permiten llegar a conclusiones acerca de las desviaciones y por tanto, de los medidas correctivas a aplicar".

De ahí que para la correcta gestión de la organización se haga necesario el análisis día a día de todas sus áreas, así como, disponer de la información periódica, puntual, exacta y de fácil interpretación.

Generalmente, las crisis de las empresas se justifican con causas relativas a la evolución general de la economía mundial y nacional, o sea, se parte de la base de que las causas son externas a la empresa, estos factores pueden ser: Crisis general, escasa demanda, cambio en el mercado, cambios tecnológicos, insolvencia de los clientes etc.

Sin lugar a dudas la evolución de los aspectos externos condicionan la marcha de cualquier empresa no obstante, a ello, hay que tener en cuenta los problemas internos que pueden ser solucionados por la propia empresa, la misma se ha de basar en el análisis de todos los datos relevantes, se debe hacer a tiempo, lo mas correcto posible, ir acompañado de medidas correctivas adecuadas para solucionar los puntos débiles y aprovechar los puntos fuertes.

Cuando no se dan estas circunstancias se está ante una situación de incompetencias manifestadas en:

• Cuando no se diagnostica: La dirección de la empresa no analiza la situación y la evaluación de los sucesos ocurridos para detectar problemas y tomar medidas.

• Cuando se diagnostica incorrectamente: Se adolece de datos, de falta de preparación.

• Cuando se diagnóstica correctamente, pero tarde: Los problemas detectados no tienen solución.

• Se diagnóstica correctamente, a tiempo pero: Las decisiones son inadecuadas.

De ahí se infiere la importancia que reviste el análisis económico como herramienta de dirección pues este constituye un medio infalible para evaluar la situación económica financiera de una organización, por lo que, el objetivo que persigue el análisis económico financiero es examinar y evaluar la eficiencia en una actividad determinada.

Sobre la eficiencia organizacional Fidel expresó “Todos los esfuerzos tienen que conducir al incremento sostenido de la productividad del trabajo a la par que aseguremos el pleno empleo de los recursos laborales a la reducción de los costos y al aumento de la rentabilidad de las empresas, en suma a la eficiencia” ( )

Según Peter Drucker ( ) el desempeño de una organización puede medirse a través de los conceptos. Ellos son eficiencia y eficacia.

• Eficiencia es hacer correctamente las cosas

• Eficacia hacer las cosas correctas.

Productividad: Es la relación existente entre la cantidad de bienes o servicios producidos (salidas) y la cantidad de fuerza de trabajo, capital tierra, energía y otros recursos que intervienen en la producción.

El administrador eficiente es aquel que logra las salidas, o los resultados, que corresponden a las entradas (mano de obra, materiales y tiempo) utilizadas para conseguirlos. Los que logran minimizar el costo de los recursos con que se obtienen sus metas obran de manera eficiente.

Eficiencia= Resultados alcanzados / Recursos utilizados, debe ser mayor o igual que 1.

- Nivel óptimo de resultado a partir de un recurso. (Rachman).

- Representa la obtención de una salida dada con el mínimo de esfuerzo o costo.

Eficacia: Capacidad de escoger los objetivos apropiados. El administrador eficaz es aquel que selecciona las cosas correctas para realizarlas.

Eficacia = Resultado (objetivos alcanzados)/ objetivos (Resultados obtenidos), debe ser mayor o igual a 1.

- Expresa la proporción de la obtención de resultados útiles derivado de una entrada dada.

- Clave del éxito de una organización (Drucker).

- Eficacia es eficiencia a largo plazo.

- Incremento de la competitividad mediante la eficiencia, la calidad y las relaciones humanas mejoradas. (Rachman).

- En el contexto del comportamiento de una organización es la relación óptima entre producción, calidad, eficiencia, flexibilidad, satisfacción, competitividad y desarrollo (James Gibson).

Un administrador que seleccione un objetivo inapropiado será ineficaz aunque produzca con la máxima eficiencia. La falta de eficacia ni puede ser compensada con la eficiencia, por grande que esta sea.

PODEMOS HACER: Y SEREMOS:

1. Mal lo inadecuado - Ineficientes e ineficaces

2. Bien lo inadecuado - Eficientes e ineficaces

3. Mal lo adecuado - Ineficientes y eficaces

4. Bien lo adecuado - Eficaces y eficientes

Funcionamiento: Es la medida de calidad y cantidad de tares y contribuciones de un individuo o grupo para el trabajo de una empresa.

Eficacia del Funcionamiento: Indicador que sirve para calificar el grado de cumplimiento de las metas.

Eficiencia del Funcionamiento: Indicador que sirve para evaluar el funcionamiento del uso de los recursos.

Para que la gestión logre el éxito en la organización se debe tener en cuenta la previsión futura del éxito analizando los siguientes aspectos:

1. Manténgase en la cima de las tendencias,

 Los cambios del mercado nacional e internacional.

 Atentos a lo que está sucediendo en el país y los escenarios internacionales

2. Ocupar un lugar importante dentro de los movimientos de cambios

 Prepárese físicamente y psicológicamente para la realidad del cambio

3. Contrate, gratifique, y promocione a los mejores y más brillantes.

 Desarrollar un sistema de recursos humanos que identifique, capacite, promocione, y premie.

4. Aplicar un sistema de capacitación, asesoramientos y amonestación al personal renuente al trabajo. Si eso no funciona termine con el personal que no quiera progresar ni hacer progresar a la organización.

No gaste su tiempo, energía, y dinero premiando a los trabajadores negativos. Si ellos no ayudan o no pueden ayudarle, Ud. siga adelante. Apóyelos a conseguir trabajos con sus competidores.

5. Pensar globalmente, y actuar localmente.

 La tecnología de la información está reduciendo el mundo, creando nichos en los mercados por todo el globo. Analizar sobre cómo sus productos y servicios podrían satisfacer al cliente en alguna otra parte.

6. Innove o abdique.

 Lo que se realiza actualmente, hacerlo mejor, más barato y más rápido estar preparado para innovar.

7. Desarrollar compromisos a largos plazos con los clientes.

 Enfocar los requerimientos de los clientes y los cambios de esos requerimientos para darle satisfacción al mismo.

Los gestores y directivos fueron elementos imprescindibles para planear, dirigir y controlar las organizaciones que dieron lugar a la economía industrial urbana. Hoy en día, son ellos los que dirigen y supervisan el trabajo y el rendimiento de los demás empleados que no están en el área de gestión.

La gestión es un proceso que comprende determinadas funciones y actividades laborales que los gestores deben llevar a cabo a fin de lograr los objetivos de la empresa. En la gestión, los directivos utilizan ciertos principios que les sirven de guía en este proceso.

La gestión como disciplina: implica que se trata de un cuerpo acumulado de conocimientos susceptibles de aprendizaje mediante el estudio. Así pues, la gestión es una asignatura con principios, conceptos y teorías.

La gestión y las personas: analiza que una organización tiene un equipo de gestión totalmente nuevo o se selecciona un mejor gestor con el que se trabaja esto nos señala a los individuos que guían, dirigen y, de este modo, gestionan organizaciones. La palabra gestión, usada en este sentido, se refiere a las personas (gestores) que tienen a su cargo el proceso de gestión. Los gestores son las personas que asumen la responsabilidad principal por la realización del trabajo en una organización.

La perspectiva de la gestión: Desde el punto de vista de las personas tiene otro significado adicional, se refiere a la importancia de los empleados con los que el gestor trabaja y a los que dirige en el cumplimiento de los objetivos de la organización los trabajadores es lo vital en la organización, sin ellos no se podría hablar de una empresa rentable o del lanzamiento con éxito de un nuevo producto.

La gestión como carrera: Los diferentes significados e interpretaciones del término gestión pueden interrelacionarse, de este modo las personas que quieren tener una carrera como gestores deberán estudiar la disciplina de gestión como medio para poner en práctica el proceso de gestión, así pues, definimos la gestión como el proceso emprendido por una o más personas para coordinar las actividades laborales de otras personas con la finalidad de lograr resultados de alta calidad que cualquier otra persona trabajando sola no podría alcanzar.

La calidad de la gestión: La calidad es considerada actualmente como la totalidad de los rasgos y las características de un producto o servicio y se refiere a su capacidad para satisfacer necesidades expresadas o implícitas. Esta definición sugiere que la calidad debe ajustarse a los requisitos establecidos, si es que ha de satisfacer las necesidades de los usuarios, o de cualquiera que entre en contacto con el producto o servicio.

EL PROCESO DE GESTIÓN MÁS CALIDAD

El proceso de gestión se considera integrado, por regla general, por las funciones de gestión básicas. En el proceso tradicional de gestión se identifican las funciones de planificar, organizar y controlar, que se vinculan entre sí mediante la función de liderar. La planificación determina qué resultados ha de lograr la organización; la organización especifica cómo se lograrán los resultados planificados, y el control comprueba si se han logrado o no los resultados previstos.

Planificar:

La función de gestión en la planificación determina los objetivos de la organización y establece las estrategias adecuadas para el logro de dichos objetivos.La calidad ha de ser un objetivo de alta prioridad en la planificación.

Las funciones de organizar, dirigir y controlar se derivan de la planificación en la medida en que estas funciones llevan a la práctica las decisiones de planificación.

Los gestores, en todos los niveles de la organización, han de planificar. Los gestores perfilan, a través de sus planes, lo que la organización ha de llevar a cabo para lograr el éxito. Por diferentes que sean los enfoques que se dan a los planes, todos sin excepción tienen que ver con el logro de los objetivos de la organización a corto y a largo plazo. Los objetivos de calidad a corto y a largo plazo han de figurar entre los de mayor importancia. Si se logran los objetivos de calidad, será más fácil alcanzar otros objetivos relacionados con ella, por ejemplos una mayor cuota de mercado, la contención de costos y el rendimiento de las inversiones). En su conjunto, los planes de una organización son los instrumentos primarios para hacer frente a los cambios en su medio ambiente.

La estrategia es un concepto multidimensional que proporciona dirección, sentido de unidad y propósito a la empresa viene a ser como un plan maestro integrador para la organización. La estrategia da origen a los planes que garantizan el cumplimiento de la calidad y de otros objetivos; se orienta al logro de una ventaja competitiva sostenible sobre los competidores y pretende conseguir el emparejamiento entre el ambiente externo de la empresa y sus capacidades internas. Si una empresa en competencia mejora su calidad, la estrategia de la empresa, en tal caso, deberá centrarse en esa fuerza medioambiental.

Organizar:

Una vez elaborados la estrategia, los objetivos y los planes para el logro de los objetivos, los gestores deberán diseñar y desarrollar una organización apta para el cumplimiento de los objetivos propuestos.

Así pues, la función de organizar consiste en la creación de una estructura de relaciones de trabajo y de autoridad que mejore y mantenga la calidad. La función de organizar engloba las tareas identificadas en el proceso de planificación y las asigna a determinados individuos y grupos dentro de la empresa, de manera que puedan lograrse los objetivos establecidos en la planificación. Organizar implica, por tanto, la conversión de los planes en acción.

La función de organizar da lugar a una estructura organizativa que hace que la empresa pueda funcionar eficazmente como un todo coherente para lograr objetivos de calidad.

Liderar:

La función de liderar, llamada algunas veces función de dirección o de motivación, supone liderar influir en los miembros de la organización para que actúen de tal modo que puedan lograrse los objetivos establecidos. Según Deming, los gestores han de ser los líderes que marcan el camino para mejorar la calidad de productos y servicios mediante el esfuerzo de los trabajadores.

La función de liderazgo centra directamente su atención en los empleados de la organización, ya que su propósito principal es canalizar la conducta humana hacia objetivos de la organización, como el del logro de una mejor calidad. Un liderazgo efectivo es de suma importancia para la organización esta capacidad deberá desarrollarse especialmente en determinados niveles de gestión a medida que la competitividad global se vaya imponiendo.

Controlar:

Un gestor, finalmente, debe asegurarse de que el rendimiento actual de la organización sea la función de la gestión ajustada a lo planificado.

La función de controlar la gestión requiere tres elementos:

1) Normas definidas de rendimiento.

2) Información que señale las desviaciones entre el rendimiento real y las normas definidas.

3) Acción de corrección del rendimiento.

LOS GESTORES:

El gestor o directivo rodeado de una aureola de éxito posee ciertas cualidades que le permiten aplicar su capacidad y desempeñar diversos roles de gestión. En un estudio realizado por una empresa consultora de Boston, Harbridge House, se identificaron diez cualidades propias del gestor de éxito, independientemente de su edad y sexo, del sector industrial, el tamaño de la organización y el tipo de cultura social a la que pertenece.

1. Proporciona una dirección clara. Un gestor eficaz ha de establecer objetivos explícitos y normas precisas para su personal. Los gestores han de dar a conocer los objetivos grupales, sin limitarse a fijar las metas individuales. El gestor ha de comprometer la participación de su personal en la determinación de esos objetivos, y no limitarse a dárselos a conocer. Los gestores han de ser claros y minuciosos al delegar responsabilidades.

2. Estimula la comunicación abierta. Los gestores han de ser sinceros al, tratar con su personal. Han de mostrarse honestos y directos. «Los empleados requieren de sus jefes información clara y precisa», esto se manifiesta en el citado estudio, «y los.gestores han de crear un ambiente de franqueza y de confianza».

3. Prepara y apoya a su personal. Esto significa servir de ayuda para los demás, trabajar constructivamente para corregir los problemas que surjan en su rendimiento, y dar la cara por sus subordinados ante los superiores.

4. Proporciona reconocimiento objetivo. Los gestores han de estar más prestos a otorgar reconocimientos por el buen desempeño de sus empleados que a formular críticas por los problemas que ocasionan. Las recompensas han de guardar relación con la calidad del rendimiento en el trabajo y no con la antigüedad o con relaciones personales. «La mayoría de los gestores no se dan cuenta de lo mucho que critican» señala el estudio. «Lo hacen con la buena intención de ayudar, pero lo que verdaderamente motiva a la gente es el reconocimiento positivo.»

5. Establece controles sobre la marcha esto implica hacer un seguimiento de los asuntos y acciones importantes y proporcionar retroalimentación a los subordinados.

6. Selecciona al personal más adecuado para incorporarlo a la organización, atrae y selecciona a los mejores, en términos de capacidades y aptitudes para cumplir la misión y los objetivos de la empresa.

7. Es consciente de las implicaciones financieras de sus decisiones. Esta cualidad se considera importante incluso para los gestores funcionales, como los que están a cargo del personal y de la investigación y desarrollo, que no tienen responsabilidades directas respecto al margen de beneficio.

8. Estimula la innovación y las nuevas ideas. Los empleados califican esta cualidad como importante incluso en las organizaciones más tradicionales o conservadoras.

9. Toma decisiones claras para sus subordinados cuando son necesarias. «Los empleados quieren que se oiga su voz en todas las cosas», dice el informe, «pero no quieren debates interminables. Hay un momento para cada cosa, y los buenos gestores saben discernir cuándo llega ese momento».

10. Mantiene un alto nivel de integridad. El estudio muestra que la mayoría de los empleados desean trabajar con un jefe que merezca su respeto.

CAPACIDADES PROPIAS DE LA GESTIÓN:

Cualquiera que sea el nivel en el que los gestores ejercen sus funciones, todos ellos han de adquirir y han de desarrollar una serie de capacidades.Una capacidad es la habilidad o pericia requerida para llevar a cabo una tarea determinada. Varias categorías de capacidades revisten importancia para el ejercicio de los roles de gestión.

1. Capacidades técnicas:

Las capacidades técnicas adquieren especial relieve en el nivel de gestión de primera línea, puesto que es en este nivel donde hay que resolver los problemas que surgen en el trabajo diario.

2. Capacidades analíticas:

Las capacidades analíticas, representan las capacidades para identificar factores claves, para entender cómo se interrelacionan y para desempeñar roles en una situación determinada. Las capacidades analíticas se identifican en realidad con las habilidades para diagnosticar y evaluar. Son necesarias para la comprensión del problema y para desarrollar un plan de acción. Sin pericia analítica no pueden abrigarse esperanzas de éxito a largo plazo.

3. Capacidades para la toma de decisiones:

Todos los gestores han de tomar decisiones o han de elegir entre alternativas diversas. La calidad de estas decisiones determina su eficacia. La capacidad de los gestores en la toma de decisiones para adoptar una determinada línea de acción está muy influida por su capacidad analítica, una pericia analítica insuficiente se traduce inevitablemente en una toma de decisiones deficiente.

4. Capacidades informáticas:

Los gestores con capacidades informáticas tienen una comprensión conceptual de la informática y, en particular, saben cómo utilizar el ordenador y el software en muchas facetas de sus trabajos.

5. Capacidades para tratar con las personas:

Dado que los gestores han de realizar gran parte de su trabajo por medio de otras personas, su capacidad para trabajar con otros, comunicarse con ellos y comprenderlos es vital.

Las capacidades para tratar con las personas son esenciales en todos y cada uno de los niveles de la organización: son un reflejo de la capacidad de liderazgo de un gestor.

6. Capacidades conceptuales:

Las capacidades conceptuales consisten en la capacidad para lograr una percepción global de la organización, de las complejidades de la organización en su conjunto y de la manera en que sus diversas partes encajan entre sí. Para mantener a una organización centrada en sus objetivos es necesario captar el modo en que cada parte de la organización encaja e interactúa con las demás para lograr los objetivos fijados y para operar en un ambiente sujeto a un continuo cambio.

Conclusiones.

Este articulo se aborda los fundamentos teóricos que guían y ayudan a comprender la esencia del trabajo realizado, en el cual se analizan elementos del proceso de gestión y gestión económica que serán ilustrados, destacando que el proceso de gestión como una actividad que abarca toda la organización y es un medio que conduce a la realización de los objetivos trazado con eficacia y eficiencia de todas las actividades de forma independiente e interrelacionada entre si preconcebida para el logro de determinado objetivo y se requiere definir estrategias por parte de las pequeñas y medianas empresas que les permitan apropiarse de esta herramienta de indiscutible valor para su desarrollo, buscando alternativas de manera paulatina hasta alcanzar metas que pongan de manifiesto los resultados esperados.

Bibliográfica

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• Maritza Hernández, (1999), Tesis de Doctorado

• Menguzzato y Renau. 1986, p. 245

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• Stoner, J. A. F. [1989]: Administración. 5ta. Edición. Editorial MES

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