Observatorio Economía Latinoamericana. ISSN: 1696-8352

CONTROL DE LOS INVENTARIOS Y SU INCIDENCIA EN LOS ESTADOS FINANCIEROS

Introducción
En el Ecuador, así como a nivel mundial las grandes empresas siempre se han preocupado por la administración efectiva de sus inventarios, especialmente en lo referente a actividades de planificación y control, por lo que grandes especialistas en esta materia consideran que su mantenimiento implica un gasto significativo, siendo su objetivo principal y responsabilidad el minimizarlo. La mayoría ha presentado problemas en el control de inventarios, generando pérdidas económicas a largo plazo, por lo que es necesario mantener un adecuado control sobre los mismos.
Para toda empresa, un punto focal en el manejo del inventario es determinar la cantidad correcta que se debe destinar para su adquisición, en las empresas que no se han definido políticas, procedimientos y control de inventarios no se permite un manejo fluido del mismo, es necesario analizar los inventarios desde el momento en que se proyecta la compra, la producción y hasta la venta.
Los inventarios son bienes o productos que el empresario destina para su actividad, con el fin de satisfacer las diversas necesidades de la sociedad y obtener una ganancia y para ello debemos recalcar que el inventario es la relación detallada y valorada de toda la existencia en bodega de los bienes sujetos a un fin y es un elemento de suma importancia de todo negocio, pero sobre todo significa inversión al ser adquiridos, pero que si son manejados de forma inadecuada, pueden generar perdida por sustracciones, por deterioro o por permanencia en bodega sin generar utilidad alguna.

Planteamiento del problema
En las diferentes empresas al no aplicar el apropiado control como es inventarios, no ha sido posible detectar las causas de las pérdidas y/o deterioro, y no se ha realizado las correcciones pertinentes lo que ha conllevado a tener clientes insatisfechos. La Compañía PAPELMERSA SA del sector Industrial del Ecuador inicia sus actividades bajo la razón social de JUAN MERINO DONOSO E HIJOS como persona natural obligada a llevar contabilidad en el año 2001 fabricando y comercializando fundas de papel, los cuales fueron reconocidas nacionalmente por su resistencia, durabilidad y excelente calidad.
Una empresa de esta naturaleza debe poseer controles internos eficientes en el área de inventarios, ya sean para la comercialización o para la producción de la misma por esta razón es necesario mantener registros contables adecuados, oportunos y actualizados, proporcionando información básica para una acertada toma de decisiones y en este caso para la apropiada utilización, custodia, volumen y valuación entre otras del inventario.
La Compañía PAPELMERSA SA, presenta diferencia en los procesos relacionados a la  gestión  y control de inventario de Materia Prima Importada y Nacional, insumos y productos terminados que  repercute en los beneficios económicos y el cumplimiento de las operaciones que se realizan en la  Compañía, debido al  incumplimiento del manual de funciones por parte del personal del área de inventario; además no se están realizando los procedimientos establecidos por la Administración, ocasionando faltantes de inventarios en la toma física de los últimos periodos y la inexistencia del control de inventario de materia prima, insumos y productos terminados.
El control de los inventarios se torna complejo cuando se maneja una cantidad alta de unidades, por lo tanto, es necesario contar con un sistema de información que controle adecuadamente sus productos y a su vez logre optimizar el tiempo mediante la automatización de las operaciones y registros.
Objetivos de la investigación
Objetivos generales
Analizar la incidencia de los procesos de control de inventario en los estados financieros de empresa PAPELMERSA S.A.

Objetivos específicos

• Determinar los factores que inciden en el proceso operativo de las cuentas de inventarios al momento de la presentación de los estados financieros.

• Realizar un análisis contable sobre los resultados dentro de los estados financieros que genera la cuenta de inventario.

• Diseñar estrategias que permitan la mejora del proceso de control de inventario en la empresa PAPELMERSA S.A.

Marco Teórico
En el artículo científico desarrollado por (López Martínez & Gómez Acosta, 2012, pag. x): 

El inventario ha estado presente desde que el hombre comenzó a utilizar recursos en el planeta; siendo inicialmente tratado matemáticamente el sistema de inventarios por el modelo de cantidad económica de pedido (EOQ) desarrollado a inicios del siglo 20, el cual, casi un siglo después, sigue siendo referencia del resto de los modelos desarrollados por los académicos, principalmente modelos matemáticos para solucionar problemas de optimización en procesos de producción y logística. La gestión de inventarios se ha ido complejizando más, dado que las condiciones del mercado han cambiado incrementándose la competitividad, dinamismo y complejidad, volviendo vulnerables los resultados de los modelos matemáticos. (p. 109)

En los escritos de Chase, Jacobs , & Aquilano, (2009), señalan lo siguiente:

Inventario son las existencias de una pieza o recurso utilizado en una organización. Para conocer las cantidades y maneras de almacenamiento de la mercadería se requiere esquematizar un sistema de inventario y determinan aquellos a mantener, el momento en que es necesario reabastecerlo y qué tan grandes deben ser los pedidos. Por convención, el término inventario de manufactura se refiere a las piezas que contribuyen o se vuelven parte de la producción de una empresa. El inventario de manufactura casi siempre se clasifica en materia prima, productos terminados, partes componentes, suministros y trabajo en proceso. En los servicios, el término inventario por lo regular se refiere a los bienes tangibles a vender y los suministros necesarios para administrar el servicio. (p. 547)

Definición de control de inventarios

En el trabajo científico desarrollado por Zapata Cortés, (2014), se encontró las siguientes citas:

El control de inventarios busca mantener disponible los productos que se requieren para la empresa y para los clientes, por lo que implica la coordinación de las áreas de compras, manufactura distribución.

De acuerdo a Ballou (2005), el inventario no solo se constituye por los bienes destinados a la actividad principal del negocio, sino a todos aquellos materiales complementarios obtenidos de las diversas etapas productivas (p. 11 – 12)

Según Wild (2002) el propósito del control de inventarios es asegurar el funcionamiento de las actividades de la empresa mediante la optimización conjunta de los siguientes tres objetivos:

• Servicio al cliente
• Costos de inventario
• Costos operativos

La optimización conjunta de estos objetivos significa que no se debe buscar una mejora en alguno de los objetivos descuidando los otros, ya que los tres son igual de importantes. Al intentar disminuir los costos de inventario, se incurrirá en menores niveles de materiales en la empresa, por lo que la probabilidad de satisfacción del cliente baja por los posibles agotamientos; al disminuir los costos operativos la gestión de los inventarios puede llegar a ser insuficiente, lo que genera procesos de información inadecuados y tiempos de entrega de material largos, afectando también el servicio al cliente; y si solo se piensa en incrementar el servicio al cliente, los costos de inventario y los costos operativos se deben incrementar, por lo cual la rentabilidad para la empresa se ve afectada (Ballén, 2015)

La posición del inventario

La posición del inventario se define como la cantidad disponible más la pedida menos los pedidos acumulados. La solución para un modelo de cantidad de pedido fija puede estipular algo así: cuando la posición del inventario baje a 36, hacer un pedido de 57 unidades más. (Castellanos, 2012)
Fórmula:

TC = DC + (D/Q) S + (Q/2) H
TC = Costo anual total
D = Demanda (anual)
C = Costo por unidad
Q = Cantidad a pedir (la cantidad óptima se conoce como cantidad económica de pedido, EOQ o Qopt)
S = Costo de preparación o costo de hacer un pedido R = Punto de volver a pedir
L = Tiempo de entrega
H = Costo anual de mantenimiento y almacenamiento por unidad de inventario promedio (a menudo, el costo de mantenimiento se toma como un porcentaje del costo de la pieza, como H = iC, donde i es un porcentaje del costo de manejo)

Costos de inventarios

Según María Isaza (2014) sostienen lo siguiente: Da acuerdo con la NIC núm. 2, “el costo de los inventarios comprenderá todos los costos derivados de su adquisición y transformación, así como otros costos en los que se haya incurrido para darles su condición y ubicación actuales”. Ahora bien, en relación con el costo de adquisición, la referida norma establece que comprenderá el precio de compra, los aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente de las autoridades fiscales), los transportes, el almacenamiento y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías, los materiales o los servicios. (p. 368)

Sistemas de registro.

Una empresa decide el momento en que debe registrarse la adquisición y el consumo del inventario. Dicho momento puede ser cuando se realiza cada transacción o al final del periodo. La decisión debe basarse principalmente en el tipo de empresa de que se trate. Para ello existen dos sistemas de registro, dichos sistemas son:

a)         Inventario perpetuo.
b)         Inventario periódico.

La administración del inventario

En el trabajo científico elaborado por Durán (2012), sostiene lo siguiente:

La administración del inventario es un tema central para evitar problemas financieros en las organizaciones, es un componente fundamental en la productividad de una empresa, ya que es el activo corriente de menor liquidez que manejan y que además contribuye a generar rentabilidad. Es el motor que mueve a la organización, pues es la base para la comercialización de la empresa que le permite obtener ganancias. (p. 56)

Según Díaz (1999: 3) se constituye el nexo entre la producción y la venta de un producto y representa una inversión considerable para la empresa, lo cual debe ser controlado cuidadosamente por ser el activo corriente de menor liquidez. En este sentido, el inventario en una empresa manufacturera está conformado por la materia prima, insumos o productos en proceso necesarios para la fabricación y posterior comercialización en productos terminados. En las empresas comerciales está compuesto por el conjunto de mercancía y artículos terminados destinados para la venta. En lo que respecta a las empresas de servicio, el inventario está integrado por todo el suministro necesario para su funcionamiento y prestación de servicio. (p. 58)

Estados financieros

En el libro desarrollado por Rodríguez Rodríguez & Arcanda Regatillo (2015) sostienen lo siguiente:

Los estados financieros tienen como objetivo informar sobre la situación financiera de la empresa en una fecha determinada, sobre los resultados de sus operaciones y sobre el flujo de sus fondos. La información que estos estados financieros brindan permite:

• Evaluar la solvencia y liquidez de la empresa, así como su capacidad para generar fondos.
• Conocer el origen y las características de sus recursos, para estimar la capacidad financiera de crecimiento.
• Evaluar los resultados financieros de la administración en cuanto a su rentabilidad.
• Tomar decisiones de inversión y crédito, lo cual requiere conocer la capacidad de crecimiento de la empresa, su estabilidad y rentabilidad (p. 4 – 5)

Rotación de inventarios.

En el libro escrito por Robles Roman, (2012) señala lo siguiente:
Estos índices muestran el tiempo en el que algunas cuentas se convierten en efectivo o se desembolsan.
Indica el número de veces que se compra-vende la mercancía, y el número de días que tarda el ciclo. (p. 34)

Costo De Ventas / Promedio de Inventarios
Número de días = Días Del Periodo / Rotación De Inventarios

Población

La población fue dada según las características definitorias, será la totalidad del fenómeno a estudiar, Población: Para determinar la población, se estableció que la empresa PAPELMERSA SA está conformada por las áreas contables, producción y gerencia, departamentos que están ligados directamente con el tema de análisis.

Informe técnico

Mediante el análisis de las 3 metodologías de recopilación de datos aplicadas, se puede establecer que, el desarrollo de la cuenta de inventarios se ha manejado, de manera contable, eficientemente, puesto que ha evolucionado mostrando una tendencia creciente con respecto a los costos de ventas que la entidad maneja.
Sin embargo, el manejo de dicha cuenta con respecto a sus procesos internos no corresponde a las necesidades de la entidad, corroborando nuestra idea a defender, debido a que, a pesar de que se realizan los ajustes necesarios entre cada periodo registrado, esto genera retrasos o inconsistencias en  la falta de control interno al momento de realizar los registros entre la parte económica del manejo de inventario y la realidad de lo que se registra en bodega, lo que genera desfases en los costos complementarios para el manejo de la mercadería.
Adicionalmente, existen falencias con respecto al personal encargado de dicha área o que en sus funciones tenga alguna responsabilidad direccionada a la misma, puesto que, no conocen los procedimientos necesarios para mantener al día la información referente a las entradas y salidas de mercadería del área de bodega, así como la correcta notificación de estas actividades al área contable, lo que ocasiona retrasos en los procesos y anomalías en la información.
Conclusiones
De acuerdo a las teorías analizadas dentro de la presente investigación se establece que el manejo de inventario es una de las actividades fundamentales dentro de una empresa del tipo industrial como la entidad objeto de estudio, puesto que no solo se focaliza en el ingreso y salida de la materia prima, sino en el producto termina y su relación productiva en base al rendimiento de los insumos, lo cual afecta directamente al margen de rentabilidad de la empresa.
Dentro de las necesidades o factores que deben ser cumplidos al momento de establecer un control eficiente con respecto al manejo de las cuentas de inventario, se debe considerar el uso de herramientas como el Kardex, para el registro de la entrada y salida, tanto de materia prima, lo que conlleva a una revisión de los procesos en el área contable y el área de compras, y de producto terminado, para el análisis de la relación entre el departamento contable, área de bodega y el área de ventas.
Evaluando las técnicas de recolección de datos presentadas durante la investigación se pudo conocer que, según la ratio financiera de rotación de inventarios, la empresa tiene un valor de 4,32 veces, es decir, que la mercadería dentro de bodega se almacena un promedio de 84,47 días antes de ser vendida, lo cual se considera un nivel alto de rotación, que genera costos para la entidad, lo cual debe disminuirse con mejoras en el control interno del inventario.

Recomendaciones
Como primera recomendación dentro de la investigación, se establece la necesidad de evaluar de manera detallada los procesos actuales de la entidad con respecto al manejo de las cuentas de inventario con el fin de realizar una retroalimentación que permita detectar falencias para ser corregidas por medio de la reestructuración de dichos procesos.
También se recomienda analizar otros rubros que pueden afectar los costos de venta con el fin de conocer si existen otros procesos que incidan de manera negativa dentro de la rentabilidad de la entidad o afecte la eficiencia de los procesos de control interno como logística, el área productiva, ventas, entre otros.
Finalmente, se recomienda realizar un análisis comparativo de las ratios financieras de la entidad en los últimos 5 años para conocer si existen áreas que demuestren falencias, a fin de evaluar posibles soluciones que permitan mantener los niveles de rentabilidad de la entidad o mejorarlos con el fin de expandir su cobertura en el mercado en el que se desarrolla o incursionar en nuevos mercados afines.

Referencias
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