Alison Cristina Veliz Maizanche*
EstudianteWalter Javier Díaz Santacruz**
DocenteUniversidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil, Ecuador
Email: ally_veliz@hotmail.com
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RESUMEN
La implementación de un manual de procesos en una empresa ayuda a mantener una comunicación uniforme con los empleados y a registrar de manera ordenada y sistemática las actividades de los procesos de la compañía e información específica de la misma, así como objetivos, políticas, antecedentes, estructura organizacional, procedimientos, responsabilidades, etc., de acuerdo a lo que indica Benjamín Franklin al momento de la creación de su propio modelo de manual de procesos.
La finalidad de la aplicación de un manual en una empresa es registrar lineamientos específicos de forma clara y precisa para que de esta manera los involucrados en los procesos aplicados puedan disponer de una guía que les permita desarrollar de manera adecuadas las actividades de un proceso y por consiguiente realizar de una forma eficiente sus labores.
Un manual de procesos tiene la funcionalidad de una herramienta administrativa en la organización al actuar como soporte en las diferentes áreas o departamentos ya que registra secuencialmente las actividades de los procesos y los encargados o responsables del cumplimiento de cada una de estas actividades.
Para la aplicación de un manual deberán participar todos los colaboradores de una empresa de transporte interno de mercancías que pretenda obtener la certificación de un sistema de gestión en control y seguridad con la meta de optimizar la forma en que esta organización realiza sus procesos y la manera en que los involucrados ejecuten sus labores tomando en consideración los requisitos exigibles y obligatorios mediante un flujograma donde se especifican secuencialmente los procedimientos necesarios basados en las normas y estándares BASC.
PALABRAS CLAVES: manual, procesos, certificación, normas BASC, flujograma, sistema de gestión, transporte interno.
ABSTRACTS
The implementation of a process manual in a company helps to maintain a uniform communication with employees and to record in an orderly and systematic manner the activities of the company's processes and specific information of the company, as well as objectives, policies, background, structure organizational, procedures, responsibilities, etc., according to what Benjamín Franklin indicates at the time of the creation of its own model of process manual.
The purpose of the application of a manual in a company is to register specific guidelines in a clear and precise manner so that those involved in the applied processes can have a guide that allows them to adequately develop the activities of a process and for consequently perform their tasks efficiently.
A process manual has the functionality of an administrative tool in the organization to act as support in the different areas or departments as it sequentially records the activities of the processes and those in charge or responsible for compliance with each of these activities.
For the application of a manual should participate all the employees of a company of internal transport of merchandise that seeks to obtain the certification of a management system in control and security with the goal of optimizing the way in which this organization performs its processes and the way in which those involved carry out their tasks taking into account the mandatory and mandatory requirements by means of a flowchart where the necessary procedures based on BASC norms and standards are specified sequentially.
KEYWORDS: manual, processes, certification, BASC standards, flowchart, management system, internal transport.
Para citar este artículo puede uitlizar el siguiente formato:
Alison Cristina Veliz Maizanche y Walter Javier Díaz Santacruz (2019): "Manual de procesos aplicado a la certificación del sistema de gestión en control y seguridad BASC", Revista Observatorio de la Economía Latinoamericana, (mayo 2019). En línea:
https://www.eumed.net/rev/oel/2019/05/gestion-control-seguridad.html
//hdl.handle.net/20.500.11763/oel1905gestion-control-seguridad
INTRODUCCIÓN
Los manuales de procesos son considerados una herramienta administrativa esencial en una empresa, estos ayudan a tener un control operativo de los procesos que se realizan dentro de la misma, en los manuales se registran las instrucciones principales para que el flujo de las actividades en la organización sea de manera correcta y eficaz.
Actualmente los operadores logísticos que ejercen sus actividades en el mercado laboral en la ciudad de Guayaquil pretenden implementar medidas de control y seguridad que asegure a sus clientes el despacho óptimo de la mercadería y de esta manera obtener beneficios en sus negociaciones nacionales e internacionales.
El objetivo principal de las empresas que se dedican al comercio exterior es brindar y mantener la seguridad de la mercadería principalmente al momento de su transporte interno en el país, para esto se encuentran establecidas las normas y estándares BASC, cuya finalidad es promover una cadena logística segura.
Dentro del comercio internacional el sistema de gestión en control y seguridad BASC toma un papel importante siendo un sistema que cuenta con mayor aceptación entre las grandes empresas dedicadas a las actividades que se encuentren dentro de la cadena logística. (BASC, CAPITULO GUAYAQUIL, 2015)
MANUAL DE PROCESOS
Los manuales de procesos son un medio de comunicación general donde se registran diversas decisiones, objetivos, funciones específicas, etc., de la empresa implementadas en la organización como herramientas administrativas para tener definido de forma clara y precisa los procesos que se lleven a cabo en la misma.
Según Martin Álvarez Torres, define a los manuales como herramientas eficaces que brindan conocimientos y experiencias, ya que recolectan toda la información de manera ordenada de un tema en específico. (Torres, 2006)
Generalmente las empresas pretenden cada día tener un mayor control de los procesos que se ejecutan y los manuales de procesos permiten desarrollar de manera correcta las actividades determinando las funciones de los responsables de los departamentos.
Objetivo
El objetivo principal de un manual es unificar los procesos de los diversos departamentos de una empresa y de esta manera optimizar los tiempos de ejecución además de aumentar la eficiencia y/o eficacia de las personas.
Funcionalidades
Contenido
Desventajas de una empresa sin manual
Las compañías que no cuentan con un adecuado manual de procesos se exponen a diversos riesgos:
BUSINESS ALLIANCE FOR SECURE COMMERCE (BASC)
BASC (Business Alliance for Secure Commerce), es una alianza entre diversas empresas a nivel internacional sin fines de lucro cuyo objetivo principal es promover un comercio seguro dentro de la cadena logística. Se constituyó bajo las leyes de Delaware, Estados Unidos. Esta alianza tiene el objetivo de promover un Sistema de Gestión de Control y Seguridad para el mejoramiento de la seguridad. (BASC, CAPITULO GUAYAQUIL, 2015)
Las normas y estándares BASC son esenciales en las empresas dedicadas a la transportación interna de mercancías, esto permite a la compañía establecer un proceso que disminuya los diversos riesgos a los que se encuentra expuesta la mercadería al momento de su movilización, así como perdida de la mercadería, robo, contaminación de la carga, contrabando o alguna actividad ilícita.
Objetivos BASC
Los objetivos que persigue esta certificación son:
Certificación BASC
La obtención del certificado BASC es un proceso que dura de 9 a 12 meses. Esta certificación tiene una validez de un año; durante ese tiempo se realizan auditorias de re-certificaciones, estas son realizadas por personal de BASC. En la actualizad la certificación BASC es sumamente importante dentro de los asociados de negocios del comercio internacional. (World Basc Organization, 2011)
El proceso de certificación tiene las siguientes etapas:
METODOLOGÍA
La presente investigación se considera de tipo descriptiva debido que nos ayuda tener conocimiento de los factores esenciales de la investigación como: características de los participantes, detalle del proceso y participación de los responsables que intervienen en el procedimiento.
Para el desarrollo de la investigación se describe el proceso a ejecutar en una empresa para obtener la certificación.
Descripción del proceso
Requisitos Del Sistema De Gestión De Control Y Seguridad
Requisitos De Los Asociados De Negocios
CONCLUSIÓN
Mediante la implementación del manual de procesos de transporte interno para la certificación de un sistema de gestión en control y seguridad (Basc), las organizaciones optimizarán el tiempo en las actividades de la empresa debido que el uso de esta herramienta administrativa permitirá determinar las responsabilidades, requisitos exigibles y funciones específicas del personal involucrado en los procesos aplicados fomentando la implementación de esta certificación.
BIBLIOGRAFÍA
BASC, CAPITULO GUAYAQUIL. (2015). BASC. Obtenido de GUAYAQUIL: http://basc-guayaquil.org/quienes-somos/
Torres, M. Á. (2006). Manual para elaborar manuales de políticas y procedimientos.
World BASC Organization. (s.f.). Obtenido de http://www.wbasco.org/espanol/beneficios.htm
World Basc Organization. (2011). Obtenido de https://www.wbasco.org/espanol/historia.htm