Manuel Antonio Tenesaca Gavilánez*
DocenteEduardo Efrain Maji Chimbolema**
EstudianteUniversidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil – Ecuador
emajic@hotmail.com
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RESUMEN
La presente investigación se enfocó en el manejo de los inventarios de la distribuidora Alvarado Alvicent S.A., de la ciudad de Guayaquil con el fin de medir el control de inventario y su incidencia en la rentabilidad al final del ejercicio económico, y destacar la importancia que tiene el control de inventario en las empresas del sector comercial, que a nivel mundial se ha visto afectado por la deficiencia en el control del inventario, la cual en la actualidad han desaparecido del mercado a causa de las perdidas presentadas en sus resultados, Para ello es importante contar con un control de inventarios adecuado como herramienta necesaria para el manejo de las entradas y salidas de sus productos e identificación de oportunidades buscando su mejor rendimiento y su máxima seguridad. En el mundo competitivo en que se desenvuelven los negocios, es necesario desarrollar mecanismos de control de inventarios que permitan a las empresas reducir costos para poder obtener una mayor rentabilidad.
PALABRAS CLAVE:
Control de los inventarios, Rentabilidad, Distribuidoras
ABSTRACT
The present investigation focused on the inventory management of the distributor Alvarado Alvicent SA, of the city of Guayaquil in order to measure inventory control and its impact on profitability at the end of the fiscal year, and highlight the importance of inventory control in companies in the commercial sector, which worldwide has been affected by the deficiency in inventory control, which currently have disappeared from the market because of the losses presented in their results. important to have adequate inventory control as a necessary tool for managing the inputs and outputs of their products and identifying opportunities seeking their best performance and maximum security. In the competitive world in which businesses operate, it is necessary to develop inventory control mechanisms that allow companies to reduce costs in order to obtain greater profitability.
KEYWORD: Control of inventories, Profitability, Distributors
Para citar este artículo puede uitlizar el siguiente formato:
Manuel Antonio Tenesaca Gavilánez y Eduardo Efrain Maji Chimbolema (2018): "Control de los inventarios y su incidencia en la rentabilidad para negocios que comercializan productos de primera necesidadl", Revista Observatorio de la Economía Latinoamericana, (julio 2018). En línea:
https://www.eumed.net/rev/oel/2018/07/control-inventarios-rentabilidad.html
//hdl.handle.net/20.500.11763/oel1807control-inventarios-rentabilidad
El sector comercial en gran parte de la historia nacional ha sido uno de las principales fuentes que ha generado recursos para la economía del país, sin embargo, existen muchos factores que influyen en el nivel de rentabilidad de estas empresas. Los resultados obtenidos, presentan los principales inconvenientes del control de inventarios en la distribución de productos de primera necesidad, que en su mayoría se centran en la carencia de mecanismos del control, asociado con el tiempo de rotación.
Los inventarios constituyen en la mayoría de los casos uno del principal capital de trabajo de las organizaciones y la decisión de inversión en este rubro. Si bien es cierto un control de inventarios es de vital importancia porque permite integrar en forma ordenada los productos para que se opere de acuerdo a las necesidades de la empresa. La Distribuidora Alvarado Alvicent S.A. quien es una entidad cuyo objeto social principal es dedicarse a la venta al por mayor de productos de consumo masivo; está presentando problemas por la deficiencia del control de inventario en sus actividades, ocasionándole pérdidas en su ejercicio contable.
A nivel mundial el sector comercial tiene una importancia fundamental para las economías de muchos países en desarrollo, en la actualidad muchas de las empresas pertenecientes a este sector han desaparecido del mercado debido a las constantes pérdidas que han presentado en sus resultados, provocado por la mala gestión de los inventarios.
En Ecuador muchas empresas del sector comercial también presentan problemas de esta índole, debido a la deficiencia en la gestión de inventarios, lo cual implica un desequilibrio en la economía de estas entidades que en su mayoría no puedan mantenerse en el mercado.
Distribuidora Alvarado Alvicent S.A. quien es una entidad cuyo objeto social principal es dedicarse a la venta al por mayor de productos de consumo masivo; está presentando problemas por la deficiencia del control de inventario en sus actividades, esto se debe a que la empresa no realiza conteo físico de inventarios, lo que ocasiona diferencias en los reportes presentados, ya que estos contienen información errónea las cuales influyen en las decisiones que los usuarios adoptan a partir de la información financiera proporcionada.
1.6.1 Objetivo General
Analizar la incidencia del control de inventario en la rentabilidad de los negocios que comercializan productos de primera necesidad.
1.6.2. Objetivo Específicos
El control de inventario permitirá reducir los efectos negativos que puedan afectar la rentabilidad de los negocios que comercializan productos de primera necesidad.
Dado que el "control es el proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa” (Robbins, 1996, p.654), el control en las empresas es muy importante ya que lleva a cumplir diferentes órdenes dadas y corregir desviaciones que suelen tener en una administración.
Terry, George y Stephen (1999) en sus estudios indicaron que el “control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas" (p.610), el control administrativo debe garantizar que las actividades reales, se ajusten a las planeadas es decir que se cumplan las metas o los presupuestos proyectados en un determinado periodo.
Melinkoff (1990) afirmó que:
El control consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios administrativos. Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición. (p.62).
Por tanto, ciertos casos de pérdida en las empresas del sector comercial, suceden a causa de la falta de control y el no adoptar las órdenes establecidas, ya que muchas veces piensan que están capacitados de forma eficiente y no adoptan órdenes según los principios administrativos.
Según Farol (2010) indicó que:
El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con la planificación adoptada, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. (p. 21).
Según Haiman (2010) estableció que el “Control es el proceso de verificar para determinar si se están cumpliendo los planes o no, si existe un progreso hacia los objetivos y metas. El control es necesario para corregir cualquier desviación”. (p.36), el control es la manera de vigilar y dar el respectivo seguimiento a lo planeado y más que todo hacerlo que se cumpla. El control se ejerce en todos los niveles de las organizaciones; desde los niveles superiores o jerárquicos, hasta los niveles inferiores u operativos.
Según Espinoza (2013) afirmó que:
El control de inventarios es una herramienta fundamental en la administración moderna, ya que esta permite a las empresas y organizaciones conocer las cantidades existente de productos disponibles para la venta, en un lugar y tiempo determinado, así como las condiciones de almacenamiento aplicables en las industrias. (p.10).
Por tanto, el control de inventario consiste en una inspección minuciosa de la mercadería que posee la distribuidora en un periodo exacto, siendo este un procedimiento de auto revisión para su correcto control y manejo.
Chauvel (1995) indicó que los “inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización” (p. 25), el inventario registra el conjunto de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes, considerados como activo corriente, a su vez también se le puede llamar inventarios a aquellos materiales que están aptos para realizar un dicho producto y obtener utilidad a consecuencia de la venta, en este caso sería la materia prima.
Chiavenato (2011) indicó que la “existencia es la descomposición de materiales que no se utilizan momentáneamente en la empresa, pero que necesitan existir en función de las futuras necesidades” (p. 31), las existencias las mercaderías que tiene una mayor rotación y por lo tanto es necesario tener almacenado ya que es un producto con mayor demanda y es importante mantener en stock de productos para no decepcionar a los clientes con la falta de mercancía evitando así la perdida de cliente por la falta de producto.
El diseño de la investigación se realizó con enfoque cualitativo mediante la metodología descriptiva, que toma como objeto de estudio la problemática existente en la distribuidora Alvarado Alvicent S.A., en la cual se aplicó los métodos y técnicas de investigación durante toda la etapa del proceso investigativo, la problemática recae en los errores que conlleva en el control del inventario.
Por tanto, en la presente investigación se ejecutarán análisis a los estados financieros y a los datos que se logren recolectar mediante otras técnicas, para conocer o diagnosticar las situaciones que ocasionan el problema, determinando los aspectos más relevantes, aportando así ideas de posibles soluciones para la mejora de la empresa en estudio.
El presente trabajo tiene un enfoque cualitativo, por cuanto sus estudios se enfocaron en los documentos y, un análisis contable lo cual se recogerá y su respectivo análisis de datos contables permitiendo tener un informe financiero de la situación actual del negocio. Así mismo se tomará como referencia esta teoría, ya que el presente estudio estará basado en el estudio de los estados financieros.
3.1.4.1 Entrevista
Según Puentes (2015) indicó que:
La entrevista es una técnica para obtener datos que consisten en un diálogo entre dos personas: El entrevistador "investigador" y el entrevistado; se realiza con el fin de obtener información de parte de este, que es, por lo general, una persona entendida en la materia de la investigación.
Por tanto, la entrevista es una técnica antigua, pues ha sido utilizada desde hace mucho en psicología y, desde su notable desarrollo, en sociología y en educación. De hecho, en estas ciencias, la entrevista constituye una técnica indispensable porque permite obtener datos que de otro modo serían difícil conseguir.
3.1.4.2 Entrevista dirigida al Gerente General
Objetivo: Realizar un análisis del desempeño administrativo, contable y el control de inventario para determinar su incidencia en la rentabilidad en la Distribuidora Alvarado Alvicent S.A.
3.1.4.3 Análisis de la entrevista.
Con la entrevista realizada al dueño de la Distribuidora Alvarado Alvicent S.A. se ha podido evidenciar que no se tiene conocimiento del manejo del inventario de los productos dentro de la bodega y fuera es decir en el almacén, existe poca importancia de los trabajadores que son encargados del departamento de bodega a la hora de almacenar los productos y al momento de despachar.
La Distribuidora Alvarado Alvicent S.A., tiene desconocimiento de las necesidades del cliente, el propietario implementa nuevas mercaderías solo cuando los clientes piden nuevos productos, es decir no está a la vanguardia de los productos que ingresan al mercado, ya sean estos por diferentes motivos.
3.2.1 Población
Según Tamayo (2010)
Señala que la población es la totalidad de un fenómeno de estudio, incluye la totalidad de unidades de análisis que integran dicho fenómeno y que debe cuantificarse para un determinado estudio integrando un conjunto N de entidades que participan de una determinada característica, y se le denomina la población por constituir la totalidad del fenómeno adscrito a una investigación. (pag.83)
La Población está constituida como indica la siguiente tabla:
3.2.2 Muestra de Estudio
En lo referente a la población de la Distribuidora Alvarado Alvicent S.A. el número del personal en el departamento de bodega y despacho, tiene un total de 13 empleados para lo cual se ha optado por su tamaño aplicar entrevista de tipo ejecutivo al gerente de la distribuidora para recopilar una mejor la información. En base a la población, el presente trabajo se tomó de muestra al dueño del negocio, 3 (tres) personal de administración y 3 (tres) personal de bodega que actualmente laboran en el lugar, así se pudo escoger un total de 7 (siete) como una muestra para la respectiva observación del comportamiento en cuanto a recurso humano que comprende la presente investigación.
3.4 Análisis vertical 2016 al estado de situación financiera
Para la realización de la revisión analítica al 31 de diciembre del 2016, se toma como referencia las cifras presentadas en los Estados Financieros tales como el Estado de Situación Financiera y el Estado de Resultados Integrales, los cuales se presenta a continuación:
Se observa que la estructura del activo se concentra en un 61% en los activos corrientes, notándose una alta representación en la participación de los inventarios la cual asciende a $118.752,00. Lo que indica la importancia proveer un tratamiento contable dirigido a los inventarios como el principal activo de la empresa, que en el futuro brindará una rentabilidad a consecuencias de sus ventas y la seguridad brindada en las mercaderías ayudando obtener mejores resultados.
En cuanto a las obligaciones contraídas con terceros se observa que supera el cincuenta por ciento del total de las obligaciones, los documentos por pagar, las mismas que serán cubiertas al vender los productos.
A través del análisis financiero realizado en la distribuidora se concluye que la misma se encuentra en una situación crítica; si no se toman las medidas necesarias respecto a las deficiencias en la gestión de inventarios, su rentabilidad podría verse afectada, poniendo en riesgo su continuidad en el mercado, ya que si bien es cierto las mercaderías son los activos más importantes de una empresa comercial. Para ello es importante contar con un personal capacitado, procedimientos adecuados y un plan estratégico para mantener un mejor control de sus inventarios a fin de reducir los riesgos y aprovechar las oportunidades mediante la seguridad brindada y la gestión eficiente de sus recursos económicos.
Esta herramienta permitió medir la capacidad que tiene la gerencia para generar fondos internos, al administrar en forma adecuada los recursos invertidos en estos activos. A continuación, se presenta un análisis de la rotación de cartera:
Rotación de Cartera (DIAS) = Cuentas por Cobrar Promedio X 360
Ventas
Rotación de Cartera (DIAS) = 65,545 x 360
3043691
Rotación de Cartera (DIAS) = 8 días.
Mediante esta herramienta se pudo evidenciar que en promedio la Distribuidora Alvarado Alvicent S.A. recupera su cartera de cobros (las convierte el dinero en efectivo) en 8 días aproximadamente, esta cantidad de días no es significativo es decir que sus créditos los puede cobrar sin ningún problema en cierta cantidad de días o a su vez recuperarlas conforme a las ventas.
Margen Bruto
Este índice permite conocer la rentabilidad de las ventas frente al costo de ventas y la capacidad de la empresa para cubrir los gastos operativos y generar utilidades antes de deducciones e impuestos.
Margen Bruto = ___Utilidad bruta____
Ventas netas
Margen Bruto = ______23.186,11____
3’043.690,66
Margen Bruto = 0.76%
Según el respectivo análisis la empresa genero rentas sobre las operaciones de ventas y producción un 0.76% lo cual representa una deficiencia, ya que la empresa no cuenta con la rentabilidad suficiente para cubrir los gastos operacionales y el uso de la financiación de la organización, lo cual le ha generado pérdidas en el estado de resultados por la falta de control de los inventarios.
La rotación de inventarios determina el tiempo que tarda en convertirse en efectivo. Entre más alta sea la rotación significa que las mercancías permanecen menos tiempo en el almacén. Si la mercancía permanece poco tiempo en almacén, entonces menor será el capital de trabajo invertido en los inventarios. Tener mucha mercancía ociosa en inventario requiere de más recurso para la empresa. Por otro lado, esto implica que la empresa posee recursos inmovilizados, el cual, es un costo adicional para la empresa.
4.1 Introducción
Al realizar el análisis correspondiente de la situación actual de la distribuidora se ha encontrado la falencia en el área de bodega con respecto al inventarios, ya que no existe el debido control al momento de realizar las compras y el manejo del almacén en las perchas, en donde los productos sufren de obsolescencia que más adelante
Estos casos han ocurrido por la falta de conocimiento por parte del dueño del negocio y también por falta de capacitación constante del personal que labora en la distribuidora que a lo largo ha causado como efecto un mal manejo de inventario a pesar de contar con un sistema, por errores técnicos este sistema no arroja cantidades exactas. En ciertas ocasiones causando así un error con lo que hay en el sistema y con lo que realmente cuenta en bodega, obteniendo diferencias.
En el capítulo tres se pudo evidenciar la inexistencia de la seguridad en cuanto al departamento de bodega dónde se encuentra los inventarios, cualquier personal de la distribuidora tiene acceso de manera fácil. Una distribuidora que tiene su bodega segura es aquel en la cual sus trabajadores están comprometidos en las normas de seguridad, por lo cual debe tener en claro que tanto para ellos como para la empresa es necesario cumplir con las normas de seguridad dentro de la operatividad de la bodega.
4.2.1 Metodología de las 5S
Con la implementación de las 5S del inventario en la empresa en estudio se pudo ordenar la bodega de una manera adecuada donde se pueda caminar con seguridad y clasificando según sus características y fechas de vencimiento para una correcta búsqueda y conteo.
4.2.2 Clasificación de los Inventarios
Los inventarios se pueden clasificar teniendo en cuenta diferentes criterios, según su diseño constructivo, la forma que circulan los productos, capacidad, su volumen, la nomenclatura de productos que almacena. Los almacenes del sistema constituyen almacenes mixtos que constan de diferentes Áreas:
Se pudo evidenciar que gran parte de los problemas en las distribuidoras están directamente relacionados con una mala o no planificada gestión de comunicación entre los diferentes departamentos involucrados. No resolver estos problemas a tiempo por falta de conocimiento, análisis, herramientas adecuadas o abordaje profesional compromete a la organización y acabará teniendo consecuencias en los resultados. La comunicación ha adquirido un rol fundamental como elemento constructor y difusor de la cultura empresarial, pero a la vez pocos lo consideran como tal es menester comunicar, compartir, poner en común ideas, sensaciones, opiniones y pensamientos sin importar el nivel jerárquico.
La distribuidora Alvarado Alvicent S.A., carece de una realización de conteo físico de las mercaderías de manera constante en un determinado periodo, a no ser que existan circunstancias que lo requiera u obligue como tal realizar un inventario físico.
Se puede expresar las siguientes conclusiones:
Una vez que se ha planteado las conclusiones, se recomienda lo siguiente:
Buchele, R. B. (2 de mayo de 2013). monografias. Obtenido de https://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml
Chauvel, A. (1995). Diseño de un sistema de control de Inventarios.
Chiavenato. (2011). Administracion de Materiales.
Espinoza, O. (2013). Administracion Moderna.
Farol, H. (13 de Julio de 2010). Monografias. Obtenido de https://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml
Haimann, T. (01 de 08 de 2010). Zona Economica. Obtenido de http://www.zonaeconomica.com/control
Melinkoff. (1990). Proceso Administrrativo. Mexico.
Tamayo, M. T. (2010). El Proceso de la Investigación Científica. Mexico: Grupo Noriega Editores.
Terry, G. y. (1999). Principios de administración. Mexico: Editorial Continental.
Wilson Puentes. (05 de 10 de 2015). Portal de relaciones Publicas. Obtenido de Tecnicas de Investigacion : http://www.rrppnet.com.ar/tecnicasdeinvestigacion.htm