Fanny Molina Flores *
Universidad Central ¨Marta Abreu¨ de Las Villas, Cuba
fanny@uclv.edu.cu
Esta investigación surge motivada por lo exigido en la Resolución 60/2011 de la Contraloría General de la República que establece el uso obligatorio de procedimientos y por la decisión de la dirección de la Universidad Central de Las Villas (UCLV) de gestionar la actividad a través de procesos. El proceso Gestión de recursos materiales y financieros se encuentra enmarcado en el trabajo de la Dirección de Contabilidad y Finanzas y dentro de este el subproceso de Gestión de Pago para el cual se desarrolló un procedimiento para el registro y control de los pagos de bienes y servicios en la UCLV, objetivo de la presente investigación. Para el desarrollo de dicho procedimiento se realizó una revisión bibliográfica que permitió establecer los fundamentos teóricos que sustentan la elaboración de los procedimientos y las características del proceso contable para la gestión de pago de bienes y servicios en la UCLV. Se analizaron las bases que sustentan la obtención y control de los recursos materiales y financieros que respaldan los pagos en dicho centro y se define la estructura del procedimiento y las actividades y las tareas que lo integran.
This investigation arises motivated by that demanded in the Resolution 60/2011 of the General Controllership of the Republic that it establishes the obligatory use of procedures and for the decision of the direction of the Central University of Las Villas (UCLV) of negotiating the activity through processes. The process Administration of material and financial resources is framed in the work of the Direction of Accounting and Finances and inside this the sub process of Administration of Payment for the one which you development a procedure for the registration and control of the payments of goods and services in the UCLV, objective of the present investigation. For the development of this procedure was carried out a bibliographical revision that allowed the theoretical foundations that sustain the elaboration of the procedures and the characteristics of the countable process for the administration of payment of goods and services in the UCLV. The bases were analyzed that they sustain the obtaining and control of the material and financial resources that support the payments in this center and is defined the structure of the procedure and the activities and the tasks that integrate it.
Para citar este artículo puede utilizar el siguiente formato:
Fanny Molina Flores (2018): “Procedimiento para el registro y control de los pagos en la Universidad Central Marta Abreu de las Villas”, Revista Caribeña de Ciencias Sociales (noviembre 2018). En línea:
https://www.eumed.net/rev/caribe/2018/11/registro-control-pagos.html
//hdl.handle.net/20.500.11763/caribe1811registro-control-pagos
El perfeccionamiento de la actividad económica en el Ministerio de Educación Superior (MES) iniciado a finales de 1998 condujo a la necesidad de establecer el nuevo Modelo de Gestión Económica Financiera (MGEF), como solución permanente, integral y sistemática a las deficiencias e insuficiencias de la actual gestión. Sobre la base de los elementos abordados para el perfeccionamiento de la actividad económica del MES en el manual Actualización de la Gestión Económico-Financiera, se presentan las especificidades para la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas (UCLV). La gestión de los recursos materiales y financieros en particular, y como proceso de apoyo de la UCLV, soporta la gestión eficaz, eficiente y efectiva del resto de los procesos universitarios, enmarcándose fundamentalmente en el área de resultado clave “Gestión de la Educación Superior” y con especificidad en el objetivo de garantizar la gestión integral de los procesos con eficiencia, eficacia, y racionalidad en función del avance de la UCLV, hacia la excelencia, en correspondencia con la situación real y las políticas y estrategias del país.
Para lograr este objetivo en la UCLV se ha venido trabajando en la identificación de los subprocesos que conforman el proceso de Gestión de Recursos Materiales y Financieros:
1. Planificación.
2. Estadística e Información.
3. Gestión de Pagos.
4. Control de caja y banco.
5. Registro y control de activos fijos.
6. Inventarios.
7. Nóminas y estipendios.
8. Comercialización
Esta investigación surge motivada por lo anteriormente planteado y lo exigido en la Resolución 60/2011 de la Contraloría General de la República que establece el uso obligatorio de procedimientos para fortalecer el control interno de todas las entidades, la misma se refiere al desarrollo del procedimiento para la gestión de pago en la Universidad Central ¨Martha Abreu¨ de Las Villas (UCLV), a partir de una revisión realizada a los procedimientos existentes y comprobar que no existe elaborado un procedimiento para este fin, lo que se identifica como la situación problémica de la presente investigación.
El problema científico, de acuerdo a lo anterior se identifica con la interrogante ¿Cómo elaborar un procedimiento para el registro y control de los pagos de bienes y servicios en la UCLV?
Con el propósito de dar respuesta al problema científico se traza la siguiente hipótesis: Si se elabora un procedimiento para la gestión de pago de acuerdo a lo establecido en la legislación vigente en Cuba, será posible organizar e institucionalizar la gestión de pago de bienes y servicios en la UCLV.
El objetivo general de la investigación se centra en elaborar un procedimiento que respalde la gestión de pago de bienes y servicios en la UCLV.
Para darle cumplimiento al objetivo general anterior se desarrollaron los siguientes objetivos específicos.
Desde el punto de vista teórico constituye una fuente bibliográfica que puede ser utilizada como guía para facilitar el trabajo de los técnicos y especialistas de la entidad y de otras universidades del país.
Desde el punto de vista práctico constituye una herramienta de trabajo que contribuye al fortalecimiento del control interno, a través del procedimiento propuesto que posibilita de forma objetiva la gestión de los pagos y el registro y control de estos.
El principal aporte de la investigación está en la elaboración de un procedimiento para el Subproceso Gestión de Pagos en la entidad objeto de estudio. La elaboración del procedimiento constituye, además, un aporte metodológico, ya que permite sistematizar cada uno de los elementos que integran el procedimiento para la gestión de pago y su control, de forma tal que organice el trabajo de los técnicos y facilite su adiestramiento en todas las tareas asociadas a este subproceso y garantiza la continuidad del trabajo cuando se producen cambios en el personal.
Este procedimiento forma parte de los esfuerzos que se realizan en la Educación Superior por lograr la mejora continua de la calidad en todos los ámbitos universitarios, con el desarrollo de la gestión a través de procesos, lo que le impone la novedad en su tratamiento.
En el desarrollo de la investigación se emplean métodos empíricos, pues se realizan entrevistas a dirigentes, técnicos, administrativos y trabajadores relacionados con las operaciones, el análisis de documentos y procedimientos y el criterio de especialistas; dentro de los métodos teóricos se utilizaron el análisis y síntesis de la información obtenida para la revisión bibliográfica.
La información recopilada permite adentrarnos en el estudio de términos tan usados actualmente como son: contabilidad, procedimientos y gestión de pago y más específicamente en el tema de la elaboración de procedimientos contables. De esta forma se desarrolla un análisis teórico para la elaboración de un procedimiento para el registro y control de los pagos en la UCLV, que permita fortalecer el control interno de la entidad.
En el año 1966 en una reunión del comité de la Asociación Americana de Contabilidad se definió la contabilidad como el proceso de identificar, medir y comunicar información económica para permitir juicios informados y decisiones por parte de los usuarios de la información. Según esta definición la contabilidad no solo describe acontecimientos pasados, sino que también hacen estimaciones, aspecto importante siempre que el resultado sea de utilidad para los usuarios en la toma de decisiones.
Según Horngren, (1983) la contabilidad son todos aquellos procedimientos que se utilizan para registrar los acontecimientos ocurridos en la vida de una organización, clasificarlos y resumirlos de una manera significativa.
En el concepto de Contabilidad muchos autores han emitido su criterio, por ejemplo:
“Contabilidad es el nombre genérico de todas las anotaciones, cálculos y estados numéricos que se llevan a cabo en una empresa con el objeto de proporcionar: Una imagen numérica de lo que en realidad sucede en la vida y en la actividad de la empresa, es decir conocer su patrimonio y sus modificaciones. Una base en cifras para orientar las actuaciones de gerencia en su toma de decisiones. La justificación de la correcta gestión de los recursos de la empresa” (Goznes y Goxen).
Para Araceli Sito, (1998) la Contabilidad “es el proceso de interpretar, registrar, clasificar, medir y resumir en términos monetarios la actividad económica que acontece en una entidad”, con “el propósito de proporcionar información sobre una entidad económica... de forma tal que sirva de ayuda en la planificación y control de las actividades de la entidad”
El autor Villasmil, (2009) plantea que para lograr que la contabilidad refleje con exactitud la información financiera y con ello ayudar en la toma de decisiones, se deberán realizar: registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la diversidad de operaciones. Se clasificarán las operaciones registradas como medio para obtener los objetivos propuestos y se interpretarán los resultados con el fin de dar información detallada y razonada.
Para que todo esto se logre los procesos deben quedar organizados en forma de Manual de Procedimientos.
Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, se destaca lo relativo a los manuales de procedimientos, ya que facilitan el aprendizaje al personal, proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en las unidades administrativas, fundamentalmente en el ámbito operativo o de ejecución, pues son una fuente en las que se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado para lograr la realización de las tareas que se le han encomendado.
El Manual de Procedimientos es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los que se canalizan las actividades operativas de la empresa, como la declaración de normas de funcionamiento básicas a las cuales deberán ajustarse los miembros de la misma.
Como Manual de Procedimientos Terry (2011) afirma que es una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo.
Otro concepto de Manual de Procedimientos según Graham (2011) es que: los manuales presentan sistemas y técnicas específicas, que señalan el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo.
En resumen, se puede decir que Manual de Procedimientos es la herramienta que define tareas y responsabilidades, detallando procesos, funciones específicas y lógicas a seguir por el usuario para lograr la eficiencia en el control.
Partiendo de las definiciones anteriores se asume como manual de procedimiento al conjunto de procedimientos o acciones a seguir en una entidad, permitiendo un mejor funcionamiento de esta y un eficiente control interno.
Las empresas para poder ejecutar sus actividades de manera efectiva necesitan poner en práctica ciertas técnicas y métodos que conllevan a desarrollar coordinadamente las operaciones. Dentro de estas técnicas se encuentran los procedimientos como medios de trabajos que facilitan la efectividad de las operaciones diarias. A tal efecto. Gómez, R. (2002), plantea que los procedimientos tienen una actuación muy importante en la consecución de los objetivos de toda organización progresista, puesto que estos indican la manera de ejecutar las diferentes rutinas laborales que allí se llevan a cabo, facilitando las funciones administrativas.
Según Melinkoff, (1990) los procedimientos consisten en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores.
Al respecto, Gómez F. (1993) señala que: " El principal objetivo del procedimiento es el de obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores del tiempo, esfuerzo y dinero.
En el libro Herramientas del Contador se expresa que procedimiento es el conjunto de documentos que describen de forma detallada cada paso de una determinada actividad, proceso, operación o función que se realiza en la unidad organizativa. (Ríos, 2008)
Según Florencia (2010) el término procedimiento, se refiere a la acción, modo de proceder o método que se implementa para llevar a cabo ciertas cosas o tareas. Básicamente, un procedimiento consiste de una serie de pasos bien definidos que permitirán y facilitarán la realización de un trabajo de la manera más correcta y exitosa posible.
A partir de las definiciones anteriores se asume como definición lo siguiente: procedimiento es un método o una manera de ejecutar algo. En este sentido, consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar una labor de manera eficaz. Su objetivo debería ser único y de fácil identificación, aunque es posible que existan diversos procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno con estructuras y etapas diferentes, y que ofrezcan más o menos eficiencia.
Al realizar la adquisición de bienes o servicios uno de los factores que influirán en la misma será la forma de pago. El pago puede realizarse al contado o aplazado. La elección de una u otra modalidad corresponderá a las partes implicadas en el proceso de compra-venta, ya que la decisión dependerá de las condiciones pactadas entre ambas y de la liquidez del cliente para hacer frente a la deuda que va a contraer. La realización del pago al contado puede hacerse de muy diversas formas; entre las más habituales se encuentran: la entrega de dinero en efectivo, en cuyo caso, aparecerá en la factura la firma del proveedor indicando el recibí o una fórmula equivalente, o bien éste emitirá al cliente un recibo para acreditar la entrega del dinero; ingreso en efectivo en la cuenta corriente del proveedor, la transferencia bancaria, el cheque, las tarjetas de débito y crédito y la carta de crédito.
En la UCLV las formas de pago más utilizadas son el cheque y la transferencia bancaria. Esta última consiste en dar la orden a la sucursal bancaria donde se encuentra la cuenta corriente para que traspase la cantidad que se indique a la cuenta corriente del proveedor. Para poder realizar una transferencia se cumplimentará un impreso facilitado por la propia sucursal. Una vez realizada la transferencia, el banco enviará una información de la misma que servirá de justificante del pago. El cheque es un documento que ha de librarse contra un banco o entidad de crédito que tenga fondos a disposición del librador, y de conformidad con un acuerdo expreso o tácito, según el cual el librador tenga derecho a disponer por cheque de aquellos fondos.
El pago de los bienes y servicios incluye algunas funciones como autorización de la compra o solicitud de servicio, adquisición de bienes tales como mercancías, servicios y mano de obra, así como el pago de estas adquisiciones, la clasificación, resumen e informe de los que se adquirió y pagó. Por lo que a continuación se exponen los principios de control interno inherente a las operaciones de pago y a lo relativo a los pagos por cheques (Del Río Herrera Mileidy ,2009).
Después de realizar un estudio de los aspectos teóricos relacionados con los manuales y procedimientos, así como algunas de las normativas que regulan su diseño e implementación en Cuba y el control interno de estos podemos concluir que existen diversidad de definiciones sobre manual de procedimientos dadas por diferentes autores. Partiendo de estas se asume que un Manual de Procedimiento es el conjunto de procedimientos o acciones a seguir en una entidad, permitiendo un mejor funcionamiento de esta y un eficiente control interno. Dichos manuales en Cuba deberán cumplir con lo establecido en la Resolución 60 del 2011 de la Contraloría General de la República y con la Resolución 54 del 2005 del Ministerio de Finanzas y Precios.
Como objetivo del subproceso gestión de pago se define: emitir y controlar los pagos para la compra de productos o servicios recibidos o por recibir en la UCLV.
Las acciones de este subproceso se materializan a través de un procedimiento que se define sobre la base de la bibliografía consultada y la experiencia acumulada en la Universidad en la confección de los mismos, previo a lo que se define la estructura que estos deben presentar, acorde a las características de la Dirección de Contabilidad y Finanzas, y que responda a las especificaciones de la actividad contable, lo que constituye un aporte de la presente investigación, además de la inclusión del registro contable como un punto obligatorio de todos los procedimientos que impliquen al área económica.
La estructura propuesta es la siguiente:
Constituye el objetivo de la presente investigación elaborar un procedimiento que respalde la gestión de pago de bienes y servicios en la UCLV, al que se denomina Procedimiento para el registro y control de los pagos de bienes y servicios.
Este procedimiento organiza unos de los principales subprocesos del proceso de Gestión de recursos materiales y financieros, por el alto volumen de pagos que se realizan en el centro, tómese en consideración que el presupuesto de gastos de bienes y servicios de la Universidad Central para el año 2013 es de $56, 155,200.56 (cincuenta y seis millones ciento cincuenta y cinco mil doscientos pesos con 56/100) y genera pagos en divisa que exceden los 500,000 CUC.
A continuación, se detallan los pasos del procedimiento elaborado.
Los pagos en la UCLV se originan por solicitud de las áreas o centro de costo universitario con autoridad reconocida para realizar esta función: a través de la Dirección de Aseguramiento Técnico Material (ATM) para las compras, única área autorizada para solicitar el pago por dicho concepto a la Dirección de Contabilidad y Finanzas (DCF), por su parte la solicitud de pago por servicios se presenta a la DCF por cualquier área autorizada.
Los pagos de bienes (compras) y servicios se realizan a través de pagos anticipados, cuando se trata de una prefactura u oferta, o por una compra concluida, en el caso que se ofertan los productos o servicios a través de un crédito con la entidad proveedora. Dentro de estas modalidades se destaca en forma diferenciada el pago a personas naturales, pues se ha concebido y aprobado un procedimiento particular para esta modalidad, por la incidencia e importancia de la misma en el desarrollo de la actividad universitaria. También se diferencia el tratamiento de los pagos automáticos, tal es el caso de la Empresa Eléctrica, ETECSA, gas manufacturado, y Acueducto y alcantarillado.
Este procedimiento tiene como objetivo describir el proceso de pago de bienes y servicios en la UCLV. Su alcance incluye los grupos de Medios Materiales, Contabilidad y Finanzas, de la Dirección de Contabilidad y Finanzas, desde que se recibe la documentación primaria hasta que se confecciona el expediente de pago, y se realizan conciliaciones internas y con empresas.
Conciliación: Proceso administrativo en el que las partes identifica sus diferencias y pactan sus posibles soluciones.
Gestión de Pago: Proceso mediante el cual se acometen actividades que permitan la liquidación de las cuentas por pagar.
Instrumento de pago: Documento que acredita el pago, puede ser cheque o transferencia bancaria.
Es responsabilidad del Vicerrector que atiende la esfera económica asegurar el cumplimiento del presente procedimiento en su área de competencia.
El Director de Contabilidad y Finanzas es responsable del control, revisión y autorización de los pagos.
Los Jefes de Grupo implicados son responsables de:
Grupo de Medios Materiales garantiza que la documentación primaria del procedimiento cumpla con todos los requerimientos establecidos.
Grupo de Contabilidad responde por contabilización de las operaciones y la emisión de la solicitud de pago.
Grupo de Finanzas vela por que exista disponibilidad financiera para los pagos y la emisión de los instrumentos de pago.
Técnicos o especialistas en gestión económica, son responsables de la contabilización y confección del instrumento de pago, además de verificar los aspectos siguientes: revisa si la recepción coincide con la factura, si la factura tiene las dos monedas y como es la forma de pago, si tiene el cuño de la empresa y las firmas del proveedor, transportista y cliente, así como la firma del que aprueba la compra, números y nombres de las cuentas bancarias en ambas monedas.
El procedimiento para la gestión de pago se estructura en cuatro actividades fundamentales:
Estas cuatro actividades a su vez transitan por tareas que se describen a continuación:
1.1 Solicitud de Pago. Se emiten solicitudes de pagos por cada uno de los tipos de pagos definidos
Solicitud de pago por compra realizada.
Los documentos que se utilizan para la conformación del pago son:
Entre los componentes de la resolución 60/2011 de la Contraloría General de La República, se encuentra el de Gestión y Prevención de Riesgos, donde se establecen las bases para la identificación y análisis de los riesgos que afectan el cumplimiento de los objetivos de la entidad. Estos pueden ser clasificados por procesos, actividades y operaciones. Después de identificar, evaluar y cuantificar los riesgos la máxima dirección de las áreas, con la participación de los trabajadores, realizaron un diagnóstico y determinan los objetivos de control.
De acuerdo con los riesgos identificados en función de los objetivos de control determinados y las medidas o acciones de control necesarias, se elaboró el plan de prevención de riesgos, el que se actualiza y analiza periódicamente. Este se estructura por áreas o actividades, en su elaboración se identifican los riesgos, posibles manifestaciones negativas; medidas a aplicar; responsables; ejecutante y fecha de cumplimiento de las medidas.
Se hace referencia a la Resolución 011-2007 del Subsistema de Inventarios del Manual de Normas Cubanas del Ministerio de Finanzas y Precios, donde se pone en vigor los datos de uso obligatorios que se tendrán en cuenta a la hora de diseñar los modelos:
SC-2-01 - Solicitud de Compras
SC-2-02 - Solicitud de Servicio
SC-2-04 - Informe de Recepción
SC-2-05 - Informe de Reclamación
SC-2-06 - Entrega de Productos Terminados al Almacén
SC-2-07 - Solicitud de Entrega
SC-2-08 - Vale de Entrega o Devolución
SC-2-09 - Transferencia entre Almacenes
SC-2-010 - Orden de Despacho
SC-2-011 - Conduce
SC-2-012 - Factura
SC-2-013 - Submayor de Inventario
SC-2-014 - Tarjeta de Estiba
SC-2-015 - Hoja de Inventario Físico
SC-2-016 - Ajuste de inventario
SC-2-019 - Remisión de Salida del Puerto.
A continuación, se presenta el plan de prevención de riesgo para el subproceso Gestión de Pago.
Tabla 2. Plan de prevención de riesgos (Fuente: Plan de prevención de riesgo UCLV)
Los indicadores según las actividades de la gestión de pago son:
% Pagos Rechazados = Total Pagos Rechazados / Total de Pagos Emitidos
% de Cheques Cancelados= Total cheques cancelados/ Total Cheques Emitidos.
% de Cuentas vencidas por edades = Total de pagos vencidos / Total de pagos