Jorge Luis Haro Avalos*
Roberto Carlos Villacrés Arias**
ESPOCH, Ecuador
jorge.haro@espoch.edu.ec
RESUMEN: La presente investigación desarrolla el análisis de factibilidad para la implementación del sistema Quipux con el propósito de fortalecer los procesos internos en la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo - ESPOCH. Se trata de una investigación cuali-cuantitativa y modalidad descriptiva. Se realizó una evaluación numérica a las encuestas planteadas, para analizar en el paquete estadístico Google Form. La población que intervino en el estudio de mercado son los diferentes departamentos del nivel asesor y nivel de apoyo de la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo, que en total suman 1278 de donde la muestra es 246. En el estudio técnico la investigación propone un sistema de gestión documental tipo informático y con capacidad de respaldo físico el cual puede ser ajustado de acuerdo a las necesidades. En el ámbito económico se determinó una inversión de $ 1000 dólares de los estados unidos, Lo que contempla la parte ambiental el impacto es favorable ya que contribuye a la conservación del medio ambiente. La investigación es factible en sus dimensiones técnica, económica y ambiental para satisfacer la demanda de los funcionarios de la ESPOCH, será necesario atender a otros sectores vulnerables que podrían ser potenciales beneficiarios de la investigación que se llevó a cabo para un beneficio mancomunado para la Institución. Una vez que se ha procedido con el análisis de los resultados obtenidos, se determina que existen puntos críticos en los procesos internos que se generan en la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo, entre los que se indican mucho tiempo en la emisión y recepción de documentación, el uso excesivo de papelería, como también la necesidad de los espacios apropiados para el archivo de la correspondencia que se genera diariamente. Se establece además que los procesos se retrasan en su ejecución en cada una de las áreas debido al tiempo que tardan los documentos en ser enviados y recibidos en cada una de las dependencias. Se determina la necesidad de implementar una Sistema de Gestión Documental para el fortalecimiento de los procesos internos de la ESPOCH.
Palabras claves: <SISTEMA>, <GESTIÓN DOCUMENTAL>, <MEJORAMIENTO CONTINUO>, <ARCHIVOS DIGITALES>, <FACTIBILIDIDAD>.
SUMMARY: In the present investigation the feasibility analysis is developed for the implementation of the Quipux system with the purpose of strengthening the internal processes in ESPOCH. This is a qualitative and quantitative research. A numerical evaluation was carried out on the surveys, to be analyzed in the statistical package Google Form. The population that intervened in the market study are the different departments of the level of support and level of support of the Polytechnic School of Chimborazo, which total 1278 of where the sample is 246. In the technical study the research proposes a system of Document management type computer and with capacity of physical support which can be adjusted according to the needs. In the economic sphere, an investment of US $ 1000 was determined, which contemplates the environmental part, the impact is favorable since it contributes to the conservation of the environment. The research is feasible in its technical, economic and environmental dimensions to meet the demand of ESPOCH officials, it will be necessary to attend to other vulnerable sectors that could be potential beneficiaries of the research that was carried out for a joint benefit for the Institution. Once we have proceeded with the analysis of the results obtained, it is determined that there are critical points in the internal processes that are generated in the Polytechnic Higher School of Chimborazo, among which are indicated a lot of time in the issuance and reception of documentation, the excessive use of stationery, as well as the need for appropriate spaces for the archiving of correspondence that is generated daily. It is also established that the processes are delayed in their execution in each of the areas due to the time it takes for the documents to be sent and received in each of the dependencies. The need to implement a Document Management System to strengthen the internal processes of the ESPOCH is determined.
Keywords: <SYSTEM>, <DOCUMENT MANAGEMENT>, <CONTINUOUS IMPROVEMENT>, <DIGITAL FILES>, <FEASIBILITY>.
Para citar este artículo puede utilizar el siguiente formato:
Jorge Luis Haro Avalos y Roberto Carlos Villacres Arias (2018): “Proyecto de factibilidad para la implementación de sistemas de gestión documental en las instituciones de educación superior”, Revista Caribeña de Ciencias Sociales (octubre 2018). En línea:
https://www.eumed.net/rev/caribe/2018/10/sistemas-gestion-documental.html
//hdl.handle.net/20.500.11763/caribe1810sistemas-gestion-documental
Los procesos de Gestión Documental constituyen aquellas prácticas y procedimientos mediante los cuales todo tipo de documentos que se manejan en las instituciones tanto públicas como privadas, constituyéndose en procesos administrativos que contemplan un flujo permanente de correspondencia.
Implica el registro, archivo y almacenamiento de documentos, mismos que deben ser accesibles, permaneciendo en el tiempo de manera intacta, constituyéndose en una herramienta que procura dar solución a problemas relacionados precisamente con la producción de correspondencia.
En la actualidad, las organizaciones ya sean públicas o y privadas, buscan por sobre todas las cosas, el uso eficiente de sus recursos; en este sentido, almacenar información impresa es un procedimiento obsoleto que ya quedó en el pasado.
La Escuela Superior Politécnica de Chimborazo, es una Institución de formación profesional, en donde se cumplen procesos de carácter académico y administrativo, las cuales están encaminadas al fortalecimiento de la misma. Sin embargo, no se halla distante a la problemática que implica la ausencia de un Sistema de Gestión Documental.
Se estima que en la ESPOCH el 85% de departamentos, direcciones o unidades acumula gran cantidad de trámites, papeles y documentos que son almacenados y muchas de las veces incluso perdidos o extraviados. Para (Banegas, 2000), “las organizaciones deberían instaurar buenas prácticas para que de manera sistemática ayuden al cumplimiento de objetivos y metas de las instituciones. “Para desarrollar un plan de gestión de documentos, hay que establecer la políticas y las responsabilidades de acuerdo con las necesidades de la organización” (ISO 15489, 2016, pág. 1).
Según varios autores Caraballo Pérez, (2007); Sarduy Domínguez & Urra González, (2006); Grau, (2001); Bustos-Pérez-de-Salcedo, (2007), para el mejoramiento de los procesos y actividades relacionados con la gestión documental se han empleado la aplicación de varias técnicas, herramientas o metodologías administrativas y de gerencia que condesciendan a examinar y valorar la efectividad de los SGD en cuanto a expectativas y requerimientos de una gestión documental (GD) eficiente.
Los Sistemas de información para la Gestión Documental se han convertido en una herramienta básica para soportar el registro de información, permite y facilita la ubicación de la documentación, para la autora Segura Molina (2013).
2.1 Optimización y mejoramiento de procesos administrativos.
Dentro de las principales actividades de la gerencia está la solución de problemas, muchas de las veces el mejoramiento de los procesos administrativos tiene que ver con obtención de nuevas tecnologías, mecanismos y sistemas que permitan el mejoramiento continuo en la institución y que se cumpla con el ciclo planear, hacer, verificar y actuar (PHVA) (Vera, 2006).
Sistemas de gestión de calidad SGC.
Para proporcionar una administración adecuada de los documentos es necesario contar con una metodología de SGC por la cual se pueda tener una correcta revisión, entrega y recepción de la documentación, es importante mencionar una “obtención de resultados del desempeño y eficacia del proceso; y la mejora continua de los procesos basada en mediciones objetivas” (Dante G. P, 2003, pág. 35).
Norma ISO – 9001: 2008
La norma ISO – 9001: 2008 es indispensable para que sistemas de administración de calidad mantengan competitividad. Un sistema de Gestión documental de calidad y eficiente se establecerá cuando la Institución documente, establezca e implemente la información de acuerdo a los requisitos de la norma ISO-9001:2008(Normas9001:2008.com, 2016).
Comunicación interna como herramienta para la toma de decisiones de la alta gerencia
Una comunicación adecuada y organizada es necesaria para el cumplimento de objetivos y metas por medio de una retroalimentación en base a la eficacia del SGC (ISO 9001, 2016, pág. 20).
Responsabilidad, Autoridad y Comunicación en un Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001.
Para que un SGC se desenvuelva de una manera eficaz es primordial definir con certeza la jerarquía de los directivos y las diferentes atribuciones de cada uno de sus integrantes.
Responsabilidad y Autoridad:
Para que las actividades y las instituciones funcionen de manera correcta, las atribuciones de los integrantes de la institución deben estar claramente definidos acompañados de seguimiento y capacitación.
Representante de la dirección:
Los directivos deben designar a un delegado del SGC, que tendrá de tareas dar acompañamiento necesario al personal para el cumplimiento de los objetivos, informar a los directivos sobre el desempeño de los colaboradores, aplicar mejoras en los procesos, sirve también como nexo entre los trabajadores y las autoridades, es el responsable de la comunicación interna
Gestión de calidad: documentos necesarios.
La forma de organizar la documentación del SDS de calidad normalmente sigue a los procesos de la organización y en su caso a la estructura de la norma de calidad que se ha de cumplir, o bien responde a una combinación de ambas.
Tecnologías de la información y la comunicación (TIC)
Para Banegas, (2000) sobre las Tics: “(…) Incluyen el conjunto de actividades de investigación, desarrollo, fabricación, integración, instalación, comercialización y mantenimiento de componentes, subconjuntos, productos y sistemas físicos y lógicos, fundamentados en la tecnología electrónica, así como la explotación de servicios basados en dichas tecnologías, la producción y difusión de contenidos soportados electrónicamente y las aplicaciones de Internet”.
El concepto de "gobierno electrónico" incluye todas aquellas actividades basadas en las modernas tecnologías informáticas, en particular Internet, que el Estado desarrolla para aumentar la eficiencia de la gestión pública, mejorar los servicios ofrecidos a los ciudadanos y proveer a las acciones del gobierno de un marco mucho más transparente que el actual” (Gauchi Risso, 2012, pág. 35).
El gobierno en línea, digital también conocido como gobierno electrónico abarca actividades basadas en las Tics por medio del uso de la tecnología e internet; las TIC consienten racionalizar procedimientos burocráticos, disminuir costos de transacción y utilizar recursos de un modo productivo; tiene el potencial de optimizar la eficacia permite alegar oportunamente a las necesidades de los usuarios de los SGD y la calidad de sus servicios (Gómez-Hernández, 2002); (Martín Galán & Rodríguez Mateos, 2000).
METODO DE INVESTIGACIÓN
La investigación fue descriptiva puesto que se plantearon como objetivos la descripción de los fenómenos que causan el problema de la investigación. Por otra parte, fue propositiva porque se generó una respuesta efectiva y objetiva para asistir a la problemática planteada. (Kerlinger & Lee, 2001).
ENFOQUE DE LA INVESTIGACIÓN
La investigación es cuantitativa y cualitativa puesto que se describirán las cualidades del fenómeno de estudio y cuantitativa porque se interpretarán y analizar datos cuantitativos obtenidos de los instrumentos de investigación (Pita Fernández & Pértegas Díaz, 2002).
ALCANCE DE LA INVESTIGACIÓN
La investigación se desarrollará en la provincia de Chimborazo, en la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo durante el año 2017.
POBLACIÓN DE ESTUDIO
Para la población de la presente investigación se ha considerado los empleados de la ESPOCH considerados en el instructivo a Julio del 2016 es decir 1278 (población) empleados en estado OCUPADO, en la tabla N°4 se demuestra la estratificación de la muestra.
SELECCIÓN DE LA MUESTRA
Para Martínez Carazo, (2011) y Rivas, Bersabé, & Jiménez, (2004) la muestra es un subconjunto proporcionalmente representativo de la población, la muestra también puede ser llamada un subgrupo de la población, para esta investigación se tomará en cuenta el diseño de la investigación, así como también las variables y la población.
TAMAÑO DE LA MUESTRA
Para el cálculo de la muestra se ha aplicó la siguiente fórmula:
m=Población TOTAL (1278)
= Margen de Error (5%) elevado al cuadrado
n= Muestra
TÉCNICAS DE RECOLECCION DE DATOS
La entrevista: se aplicó una entrevista por medio de una muestra intencional a los informantes clave de la institución por medio de un diálogo para recoger información. La observación: es una técnica muy útil en el proceso de la investigación, para Sabino, (2014, pág. 5): “El propósito de la observación es múltiple, permite al analista determinar que se está haciendo, como se está haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo, cuánto tiempo toma, donde se hace y porque se hace”.
INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE DATOS
Se elaboró un instrumento de investigación para ser aplicado a los empleados de la ESPOCH, para la recopilación de datos, los mismos que facilitaron la recolección adecuada de la información.
PROCESAMIENTO DE DATOS RECOPILADOS
Los datos recopilados fueron procesados con el software estadístico SPSS 23.0.
La secuencia de análisis fue la siguiente:
Los Sistemas de Gestión Documental constituyen programas de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos. Es decir, es un sistema computarizado de documentos soportados en papel. El QUIPUX es un servicio de espacio virtual que la STI de la Secretaría Nacional de la Administración Pública, pone a disposición para ser utilizado en entidades públicas o privadas. Faculta la inscripción, monitoreo, difusión y almacenaje de los escritos físicos y electrónicos que se despachan y receptan en una organización.
Las Principales características del Quipux son:
La Escuela Superior Politécnica de Chimborazo al ser una universidad de carácter Público, se encuentra registrada en la Subsecretaría de Gobierno Electrónico del Ecuador, y fue emitida una clave de administración provisional.
Las actividades realizadas dentro de la propuesta de esta investigación fueron:
Basado en este principio, cada uno de las autoridades, decanos, vicedecanos, directores académicos y administrativos, jefes departamentales y docentes estarán organizados en diferentes Niveles dentro del Quipux.
Para la creación de Usuarios en el sistema de Gestión Documental Quipux es necesario contar con los siguientes documentos habilitantes que respaldaran el acceso a la Información:
Para realizar la Inducción al manejo del sistema de Gestión Documental Quipux, nos basaremos en el manual para Usuarios finales emitido por la Subsecretaría de Gobierno Electrónico del Ecuador.
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