Revista: Caribeña de Ciencias Sociales
ISSN: 2254-7630

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GESTIÓN ECONÓMICO FINANCIERA BASADA EN PROCESOS: DEFINICIÓN PARA UNIVERSIDADES PÚBLICAS

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INTRODUCCIÓN
La GEF debe entenderse como una herramienta más al servicio de la gestión integral de la organización y, como tal, debe ayudar a que sus propósitos y fines se alcancen.
Wolpez (2006), señala el papel de las universidades públicas como un factor decisivo en la economía y en el desarrollo de las funciones del estado, reconociendo que estas representan el medio para otorgar a los ciudadanos, los servicios y recursos que requieren, en materia de educación superior.
En la literatura, el enfoque de la GEF aparece más relacionado con el ámbito empresarial; sin embargo, al tratar la gestión universitaria, se manifiesta que la gestión es inherente a cualquier organización, y que, para las universidades públicas tiene particular importancia, si se toma en cuenta que estas reciben recursos financieros del estado, que deben ser utilizados en el logro de su misión esencial.
La GEF debe evaluarse para su mejor comprensión, desde las conceptualizaciones aportadas en investigaciones precedentes, examinando la calidad como variable actual de la gestión universitaria y finalmente se analiza la experiencia de las universidades públicas en la GEF con enfoque de procesos.
DESARROLLO
Las universidades constituyen uno de los actores sociales que participan en el logro de los objetivos de desarrollo sostenible, lo que determina la redefinición del papel que les corresponde, aprendiendo a vivir en el cambio. Estas instituciones, en su rol de formación académica del más alto nivel, persiguen el cumplimiento de sus objetivos tributando a sus funciones esenciales. En el ámbito público utilizan recursos provenientes del estado, debiendo entregar a la sociedad resultados dentro de los plazos establecidos y comprometiendo el menor nivel de recursos económicos; todo lo que implica la necesidad de gestionarlos con eficiencia eficacia y efectividad.
La Fundación Europea para la Gestión de la Calidad (EFQM, por sus siglas en inglés), con el modelo de calidad total, conduce a la excelencia, este modelo ha sido aplicado en muchas universidades europeas y en particular en universidades españolas como Alcalá, Cádiz y Oviedo.
Para satisfacer las demandas de la sociedad se deben cumplir los objetivos con eficiencia y eficacia. Se medirá la eficiencia a través de la relación que se presenta entre los recursos que entran al sistema y el uso que le dan los diferentes procesos para cumplir con la misión de la universidad y la eficacia por el impacto de los procesos sustantivos en la sociedad (Ortiz, 20014).
La calidad es un tema que hoy se asocia a todo, incluida la gestión; aquellas organizaciones que promueven y practican la calidad en su gestión, entendida como mejora continua, son las que pueden aspirar a transformarse en organizaciones de excelencia. Para las universidades, debido al rol social de sus funciones de formadoras de profesionales, y productoras y difusoras del conocimiento, constituye una meta importante que su gestión sea de excelencia.
El enfoque de procesos, después de muchos años de haberse aplicado, constituye actualmente una herramienta de gran utilidad (Hernández, Medina y Nogueira, 2009), pues el éxito de las organizaciones, ya sean de producción de bienes o de servicios, lucrativas o no, depende de la gestión eficiente y eficaz de sus procesos.
El desarrollo de la gestión por procesos como enfoque de dirección, es creciente y se reconoce por varios autores (Alfonso, 2007; Hernández, 2010; González y Hernández, 2010) que es la base de distintas soluciones organizativas.
La universidad, al igual que otras organizaciones, puede considerarse como un sistema de procesos, donde la formación, investigación y vinculación con la sociedad, constituyen la razón de ser, pero en ellas también se ejecutan procesos de apoyo que sirven de soporte para garantizar la vitalidad de los procesos sustantivos y otros que se gestionan con un enfoque estratégico con el objetivo de proporcionar el desarrollo de la organización en el tiempo y contribuir al logro de su visión (Ortiz, 2014).
Las actividades y procesos de naturaleza económico financiera sirven de sustento a los procesos sustantivos, y contribuyen a garantizar los recursos económicos necesarios (materiales, humanos, financieros y de información) para el cumplimiento de la misión universitaria; por lo que su gestión se constituye en una necesidad imperiosa.
Varios autores han investigado en las últimas décadas la temática relacionada con la GEF, a continuación, se destacan varias definiciones a partir de las cuales se hace un análisis pormenorizado que le permite añadir nuevas variables que complementan la definición de GEF en el ámbito universitario.
En la esfera empresarial Beaz (s/f), expresa que la GEF es un conjunto de procesos dirigidos a planificar, organizar y evaluar los recursos económicos-financieros al objeto de lograr la consecución de los objetivos de la empresa de la forma más eficaz y eficiente.
En similar contexto, Calvet (2005) define la GEF como aquellos procesos de financiamiento, planificación, normación, sistematización, registro y control de los recursos financieros. En todos los casos, la GEF responde a la premisa fundamental de asegurar los objetivos de la organización, por tanto, condiciona su estrategia, ya que la disponibilidad de recursos determina el cumplimiento de los objetivos propuestos.
En instituciones con fines sociales Gavilán, Guezuraga y Beitia (2008), definen la GEF, como “un conjunto de procesos, coordinados e interdependientes, encaminados a planificar, organizar, controlar y evaluar los recursos económico-financieros disponibles en la organización, de cara a garantizar de la mejor manera posible la consecución de unos objetivos sociales fijados previamente y coherentes con su misión” (p. 7).
Amaro (2012), introduce en el concepto las variables de eficiencia y efectividad, definiendo la GEF como el conjunto de diferentes acciones y procesos interrelacionados entre sí, que persiguen el objetivo de asegurarle a la organización, de manera eficiente y efectiva, el soporte financiero y material necesario para su funcionamiento y desarrollo, controlando rigurosamente los recursos y empleándolos racionalmente.
En similares términos, Alpízar (2013a) expresa que la GEF es un conjunto de diferentes acciones y procesos interrelacionados entre sí, que persiguen el objetivo de asegurarle a la organización, de manera eficiente y efectiva, el soporte financiero y material necesarios para su funcionamiento y desarrollo, controlando rigurosamente los recursos y empleándolos racionalmente.
León (2013), integra en la definición una variable actual denominada información (refiriéndose al uso de las tecnologías de información y comunicación), señala la GEF como el conjunto de procesos, coordinados e interdependientes encaminados a lograr el aseguramiento material, financiero y de información necesario para cumplir las misiones y funciones de las entidades, tanto individualmente como de toda la organización, a través de la planificación, organización, dirección y el control de los recursos según las indicaciones, normas vigentes en el marco de una seguridad razonable.
Brossard (2014), introduce en su definición la variable recursos humanos, considerando la GEF como un conjunto de procesos interrelacionados entre sí, que, como gestión al fin, están encaminados a planificar, organizar, dirigir y controlar de manera eficiente y eficaz los recursos materiales, financieros y humanos para el logro de los objetivos de una organización. Este último recurso se incluye teniendo en cuenta que son las personas que trabajan en las entidades quienes utilizan el resto de los recursos que poseen las organizaciones.
Existen definiciones halladas en el ámbito universitario, Alpízar y Lauchy (2014), definen GEF como el conjunto de procesos que logran de manera interrelacionada e integrada, el mejoramiento continuo del aseguramiento material y financiero de los procesos universitarios, considerando el entorno, tanto interno como externo, y empleando soluciones para la sostenibilidad en el desarrollo perspectivo de la organización.
Los autores Alpízar y Lauchy (2016), introducen nuevas variables en la definición al referirse a la organización Ministerio de Educación Superior (MES) de Cuba, que incluye universidades y empresas, definen la GEF como el conjunto de diferentes acciones y procesos interrelacionados entre sí, que persiguen el objetivo de asegurarle a la organización de manera eficiente y efectiva, el soporte financiero y material necesario para su funcionamiento y desarrollo, controlando rigurosamente los recursos y empleándolos racionalmente.
Recientemente Álvarez (2016), expresa que “la gestión financiera es una de las tradicionales áreas funcionales de la gestión, hallada en cualquier organización, competiéndole los análisis, decisiones y acciones relacionadas con los medios financieros necesarios a la actividad de dicha organización. Así, la función financiera integra todas las tareas relacionadas con el logro, utilización y control de recursos financieros”. (p. 24).
ANALISIS DE LAS DEFINICIONES
Las definiciones estudiadas permiten agrupar a los autores según lo siguiente:

• Beaz y Calvet definen GEF para una organización.
• Gavilán, Guezuraga y Beitia, señalan su definición para las organizaciones sin fines de lucro.
• Amaro, Alpízar, León y Brossard, desarrollan investigaciones en el ámbito universitario, pero en la definición no incluyen universidades, mencionan organizaciones y entidades.
• Alpízar y Lauchy, profundizan las definiciones para las universidades y el sistema de Educación Superior en Cuba.
• Álvarez, la define para la organización, pero solo se refiere a la gestión financiera.

Se identifican 12 variables que concuerdan en el grupo de autores que tratan la GEF (conjunto de procesos, planificar, organizar, dirigir, evaluar, controlar, recursos económicos, recursos financieros, recursos materiales, cumplimiento de objetivos, manera eficaz, manera eficiente).
Dentro del análisis se determina que las definiciones emitidas por los investigadores de la década anterior y la actual, mantienen e incorporan variables relacionadas con la adecuada gestión financiera de las organizaciones; sin embargo, no integran la variable calidad, que se ha analizado con amplitud en el estudio de la gestión por procesos. Desde esta perspectiva tiene especial importancia el análisis específico de esta variable aplicada a la GEF de las universidades.
A partir de lo anterior, y basada en el análisis realizado por Lugo (2013), se destaca que la calidad en la GEF en las universidades, se refiere a garantizar que la organización sea eficiente en el uso de los recursos financieros para garantizar sus procesos incluyendo los servicios y que para ello se debe planear, controlar, asegurar y mejorar la calidad de todas las actividades, aspectos que se encuentran directamente relacionados a la planificación estratégica universitaria, y a otras herramientas de gestión como el diseño de la estructura de organización, el presupuesto universitario y el control interno.
La calidad de la GEF en las universidades, parte de la planificación estratégica institucional, que luego se ve reflejada en los planes de mejoramiento, que posteriormente se describen en el presupuesto institucional, la ejecución de las actividades y su control exigen cada vez mayor preparación de los gestores financieros, su preparación requiere dominio de las disposiciones legales, un conocimiento acabado de la misión de la institución, sus planes y objetivos estratégicos, y el empleo de herramientas de gestión del presupuesto, del proceso y de tecnologías e información.
El análisis del marco teórico-conceptual y la coincidencia de las variables que se incluyen con mayor frecuencia en la conceptualización de la GEF, permiten llegar a una definición, respaldando su análisis en el procesamiento de información mediante matrices del software UCINET y presenta los resultados con la aplicación NetDraw, para obtener la red de relaciones lógico histórica entre los autores. Fig. 1.

Analizando la red de investigadores, puede afirmarse que la investigación y difusión del concepto de GEF es reciente, de los últimos 13 años. Además, se puede precisar que la definición declarada por Calvet en 2005, ha incidido considerablemente en las opiniones de los autores que le suceden, pues 9 de las 12 variables tienen presencia en su definición. La red muestra que, por orden cronológico, a partir de esta definición se desarrollan en los años siguientes nuevos aportes (Alpízar, Amaro, Brossard, León, Alpízar y Lauchy); sin embargo, el más reciente Álvarez (2016) mantiene 5 variables identificadas con un ordenamiento conceptual que se distancia de los primeros.
Mediante las variables que conforman las definiciones, se pueden establecer las siguientes concordancias, en cuanto a la GEF:

• Asegura los recursos económicos, financieros y materiales.
• Es fundamental para el funcionamiento de la organización.
• Los procesos se consideran interrelacionados entre sí.
• En los conceptos emitidos durante la década pasada se repiten las funciones de planificar, organizar y evaluar.
• En los aportes de autores de la presente década se introducen las funciones de dirigir y controlar.
• Las funciones se realizan para cumplir los objetivos de manera eficiente y eficaz.

Se asume el concepto de Véliz (2017), para gestión universitaria aplicado en universidades públicas, sobre esta base identifica que, si la GEF se realiza en el ámbito universitario, debe corresponderse con aspectos que en este se desarrollan:

• Es un proceso de apoyo, que da soporte a los procesos sustantivos de la universidad.
• Las actividades económicas, financieras y materiales se apoyan en resoluciones, normas y leyes que se actualizan y conforman un “marco regulatorio”.
• Dada la dinámica social en los procesos de las universidades, siempre se está evolucionando y cambiando sus contextos.

A criterio de la autora, la GEF en las universidades públicas, es un conjunto de procesos interrelacionados entre sí, que apoyan a los procesos sustantivos de la institución, encaminados a planificar, organizar, dirigir, controlar, evaluar y mejorar la obtención de recursos económicos, financieros, materiales y de información, que aseguren de manera eficiente, eficaz y efectiva el logro de los objetivos orientados a la calidad, en cumplimiento del marco regulatorio vigente y en contextos de cambios constantes.
Partiendo de reconocer que la GEF es un conjunto de procesos interrelacionados entre sí, y en base al enfoque de Ortiz (2014), cuando define que una universidad se caracteriza por un entramado de relaciones entre los procesos que en ella se desarrollan, resulta indispensable analizar la experiencia de las universidades públicas en la GEF con enfoque de procesos.
Se ha puesto de manifiesto que nuevos enfoques y paradigmas hoy definen la gestión universitaria, así como la necesidad imperiosa de lograr resultados con la calidad requerida en los procesos clave que caracterizan una universidad. En el análisis y relación de autores estudiados (tabla 1), se consideran las investigaciones vinculadas al proceso de gestión económico financiera aplicadas a universidades de Europa y América Latina.

En la educación superior, gestión y financiamiento han de ser instrumentos de la mejora de la calidad y la pertinencia, y la dirección debe combinar la visión social con gestión eficiente (UNESCO, 1998). En consideración a esta afirmación, Alpízar (2016), plantea que no basta con el financiamiento, si no se logra un efectivo sistema de GEF dirigido a respaldar con calidad los objetivos de trabajo de la universidad, aspecto que se concreta al destacar que la manera más efectiva de gestionar los recursos financieros es a través de un enfoque basado en procesos, donde los resultados adquieren especial relevancia.
Coincidiendo con Alpízar (2016), se considera que el resultado de la GEF en una universidad no se mide por la obtención de un determinado nivel de rentabilidad, sino por la eficiencia, eficacia y destino correcto del gasto público, constituyendo el soporte de todos los procesos.
Los procesos sustantivos de las universidades se ven limitados por la falta de recursos, teniendo impacto en la contratación de personal docente, en los resultados de las investigaciones, en los programas curriculares de pregrado, en los convenios interinstitucionales con universidades en el extranjero; por lo que la eficiencia del proceso de GEF en el sector público se entiende por la obtención de mayores resultados con la calidad requerida a partir del mismo nivel de recursos económicos y financieros, implicando para ello la planificación, uso y control adecuado de recursos.
Galarza y Almuiñas (2014), señalan que “en torno al perfeccionamiento de la dirección estratégica universitaria en diversos escenarios nacionales y extranjeros, existen actualmente un conjunto de barreras que están limitando su desarrollo y consolidación en algunas IES” (p. 9); entre estas barreras se señalan varias, la de mayor impacto es la falta de correspondencia entre la planificación y los recursos disponibles para alcanzar los objetivos trazados, que una vez estudiada la cultura institucional permite mejor solución de las limitaciones, alcanzando sus objetivos de responsabilidad social en la realización de sus procesos sustantivos.
La GEF como proceso, en una concepción amplia puede incluir a: el presupuesto (planificación, ejecución y control); la contabilidad; la tesorería; la gestión de deuda; la gestión de los recursos humanos; la gestión de bienes y servicios; y la gestión de proyectos, aunque generalmente la gestión de los recursos humanos se trata como un proceso específico, pues incluye un conjunto de actividades complejas, muy particulares y que se interrelacionan con la GEF en el presupuesto (gastos de  personal) y en la contabilidad (registro de gastos de  personal).
Se comparte y acoge el enfoque de Furniel (2015), cuando destaca que entre las partes que pueden integrar el proceso de GEF se establecen estrechas relaciones de coordinación que permiten llegar al resultado con la calidad requerida; por ejemplo, en el presupuesto los gastos constituyen límites máximos y, por ello, durante el proceso de ejecución no pueden devengarse gastos superiores a los aprobados.
El proceso de ejecución del gasto está estrechamente vinculado con la tesorería, por cuanto es allí donde se materializa el pago una vez comprometido, y que se ha dado la orden de acometer pero, es la contabilidad que se encarga del registro del gasto desde el momento de contraído el compromiso, elemento técnico que resulta de vital importancia en el proceso, ya que el registro oportuno y veraz de los gastos e ingresos y la elaboración de los informes periódicos a los gestores de los diferentes programas y actividades, así como a los niveles directivos, posibilitan la toma de decisiones oportunas.
La GEF como proceso en una universidad tiene asociados un conjunto de actores como se describe a continuación:
• Estudiantes: interaccionan, aun sin intervención plena, con los servicios económicos de las universidades. Como ejemplo se puede citar el abono de tasas y precios públicos por matrícula, sus devoluciones, la recepción de becas y subvenciones por diferentes conceptos.
• Administrativos, profesores e investigadores: como beneficiarios de la remuneración por pago de salarios, liquidaciones por renuncia voluntaria o por jubilación, la recepción de ayudas económicas para estudios de cuarto nivel, viáticos y anticipos a justificar. Además, para los profesores e investigadores, como gestores de proyectos de investigación o cualquier otro tipo de fondos públicos de la universidad.
• Ciudadanos y empresas: fundamentalmente como proveedores o contratistas de las universidades, receptores directos de sus pagos y, ocasionalmente, fuentes de su financiamiento propia, como consecuencia de la facturación de servicios de investigación.
• Organismos rectores: como legisladores de las normativas y como usuarios de la información.
Piffano (2007), en su investigación de la GEF en las universidades públicas argentinas, destaca que las universidades no gobiernan el instrumento clave de su gestión - la remuneración de su insumo fundamental -, anulando la "imputabilidad" (accountability) de los resultados de la gestión universitaria, aspecto que conspira contra una gestión académica responsable. Se advierte el empleo del criterio tradicional de política fiscal, que implica la administración presupuestaria de asignaciones sobre la base de lo gastado en períodos anteriores, o método de asignaciones constantes o incrementales, según las posibilidades de financiamiento global.
Las universidades cubanas pueden ser consideradas como las que cuentan con mayores resultados de investigación en cuanto a conceptualización y aplicación de un enfoque basado en procesos para la gestión universitaria, y en especial para la GEF. Desde el año 2001 se ha implementado un modelo de GEF para las universidades subordinadas al Ministerio de Educación Superior, que abarca varios sistemas: planificación, contabilización, administración financiera y estadística e información, el cual ha sido objeto de perfeccionamiento y mejora continua a partir de los resultados de su aplicación en diferentes universidades.
CONCLUSIONES

• El análisis del estado del arte para fundamentar la GEF basada en procesos, puso de manifiesto que existe una amplia base conceptual sobre la calidad y la gestión de procesos en las universidades, así como resultados científicos obtenidos en la temática o en otras afines, en diferentes contextos y condiciones; sin embargo, el tratamiento científico de la GEF como proceso resulta muy reciente y poco tratado en la literatura.
• Como resultante se obtiene que la GEF en una universidad se mide por la eficiencia, eficacia, efectividad y adecuado destino del gasto público hacia los procesos sustantivos, constituyendo su soporte; por tanto, es necesario que su enfoque esté orientado hacia la calidad, lo cual se logra mediante la mejora contínua integrada en el enfoque de procesos.

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*Contador público autorizado; Licenciada en Contabilidad y Auditoría; Master en Contabilidad y Auditoría, actualmente estudiante del Programa en Ciencias Contables y Financieras de la Universidad de la Habana – Cuba; Profesora Agregada y Directora Financiera de la Universidad Técnica de Manabí – Ecuador

Recibido: 27/08/2018 Aceptado: 06/09/2018 Publicado: Septiembre de 2018

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