Daineyis Romaguera Terrero*
Yaricet Jiménez Argote**
Universidad de Guantánamo. Cuba
daineyisrt@cug.co.cu
RESUMEN
Debido a la necesidad por parte de la universidad de contar con un sistema de control interno que agrupe la totalidad de los procesos que la integra, de manera que se utilice como una herramienta de trabajo que propicie la implementación de la Resolución 60/11 Contraloría General República y los requisitos establecidos por la Junta Nacional de Acreditación (JAN) motivan esta investigación, de forma tal que se logre un mejor control del proceso. Se parte del estudio de los aspectos teóricos-conceptuales y normativos asociados al tema y se realiza una sistematización de los elementos fundamentales del sistema de control interno y el sistema de evaluación y acreditación en las instituciones como soporte epistemológico para la concepción de un procedimiento que integre el sistema de evaluación y acreditación IES con el sistema de control interno
Se presenta una caracterización de la organización. Con la utilización de métodos y técnicas de la investigación permitieron conocer científicamente los elementos comunes existentes entre los sistemas antes mencionados. Esto permitió la fundamentación de la propuesta de un procedimiento que integre el sistema de control interno y los parámetros de calidad establecidos por la JAN.
Palabras claves: control – procedimiento – acreditación- evaluación- autoevaluación- calidad- variables - compatibilización.
SUMMARY
Due to the need on the part of the university to have an internal control system that groups all the processes that integrate it, so that it is used as a work tool that facilitates the implementation of Resolution 60/11 General Comptroller Republic and the requirements established by the National Accreditation Board (JAN) motivate this investigation, in such a way that a better control of the process is achieved. It is based on the study of the theoretical-conceptual and normative aspects associated with the subject and a systematization of the fundamental elements of the internal control system and the system of evaluation and accreditation in the institutions as epistemological support for the conception of a procedure that integrates the IES evaluation and accreditation system with the internal control system
A characterization of the organization is presented. With the use of research methods and techniques allowed to scientifically know the common elements existing between the aforementioned systems. This allowed the foundation of the proposal of a procedure that integrates the internal control system and the quality parameters established by the JAN.
Key words: control - procedure - accreditation - evaluation - self-evaluation - quality - variables - compatibilization.
Para citar este artículo puede utilizar el siguiente formato:
Daineyis Romaguera Terrero y Yaricet Jiménez Argote (2018): “Procedimiento para integrar el sistema de evaluación y acreditación de la educación superior con el sistema de control interno”, Revista Atlante: Cuadernos de Educación y Desarrollo (octubre 2018). En línea:
https://www.eumed.net/rev/atlante/2018/10/evaluacion-acreditacion-educacion.html
//hdl.handle.net/20.500.11763/atlante1810evaluacion-acreditacion-educacion
Introducción
En aras de elevar la calidad en los procesos en las instituciones de educación superior se implementan en varias universidades del mundo modelos de calidad, dígase el modelo EFQM de excelencia, el modelo CAF (Marco común de evaluación), el modelo CNA (Consejo nacional de acreditación de Colombia), PNECU (Plan Nacional de Evaluación de la Calidad de las universidades de España), así como el número de normas en la familia ISO 9000 del Sistema de Gestión de la calidad, universidades de los países de España, Colombia, Paraguay, México, Ecuador, República Dominicana, Venezuela, Colombia entre otras, algunas de ellas como por ejemplo Colombia(Olmos Trujillo, 2012) han integrado las normas ISO 90001 “Requisitos” con el modelo CNA antes mencionado, son diferentes y múltiples los modelos existentes, cualquiera que sea el modelo que se aplique el objetivo fundamental es conocer mediante la autoevaluación la realidad del acontecer de cada institución, lo que permitirá luego elaborar planes de medidas para erradicar las deficiencias detectadas y establecer estrategias de mejora. A decir de (Olmos Trujillo, 2012…pág. 84) se reconoce el pensamiento de Stufflebeamen relación a que el propósito más importante de la evaluación “no es demostrar sino perfeccionar”1 .
La coexistencia de sistemas de control interno con los sistemas de garantías de calidad entraña su necesaria integración para que no se dupliquen métodos, procedimientos y documentos normativos y de políticas a implementar en las universidades públicas; en el caso de Cuba se establece en la Resolución No. 60/2011 “Normas del Sistema de Control Interno” en su capítulo IV que: “Los órganos, organismos, organizaciones y demás entidades que tienen implementados sistemas de gestión, integran estos al Sistema de Control Interno.”
La novedad científica de esta investigación reside en la elaboración de un procedimiento que permita integrar el sistema de evaluación y acreditación en las instituciones de educación superior con el sistema de control interno desde el enfoque de los cinco componentes y normas que conforman su estructura, así como las variables de calidad del Sistema de Evaluación y Acreditación de Instituciones de la Educación Superior atemperado a las características de la universidad, con el propósito de contribuir a la eficiencia, eficacia y efectividad en el proceso y el cumpliendo de los elementos establecidos en la Resolución 60/11 de la CGR.
La significación práctica radica en la elaboración de un procedimiento para la planificación del sistema de control interno que permite la integración y coordinación del sistema de evaluación y acreditación en las instituciones de educación superior de manera que promueve la mejora de los procesos universitarios desde el comienzo de la planificación estratégica de la universidad.
El tema seleccionado adquiere una mayor connotación y pertinencia por el reconocimiento que en la actualidad tiene la necesidad de contar con elevados índices de calidad en el proceso de formación. También porque la investigación contribuirá al aseguramiento del sistema de control interno, de conformidad con la Ley 107 de la Contraloría General de la República y su Reglamento, y la Resolución No. 60/11.
Desarrollo
1-Componentes del control interno
El sistema de control interno se estructura por 5 componentes: ambiente de control, gestión y prevención de riesgos, actividades de control, información y comunicación y supervisión y monitoreo, los cuales se estructuran por normas, todas relacionadas entre sí, para lograr los objetivos de la organización (Gaceta oficial extraordinaria no.13 del 3 de marzo 2011. Define al control interno como "el proceso integrado a las operaciones, con un enfoque de mejoramiento continuo, extendido a todas las actividades inherentes a la gestión, efectuado por la dirección y el resto del personal; se implementa mediante un sistema integrado de normas y procedimientos, que contribuyen a prever y limitar los riesgos internos y externos, proporcionando una seguridad razonable al logro de los objetivos institucionales y una adecuada rendición de cuentas". (Contraloría General de la República de Cuba, 2011, pág. 39)
2- Caracterización de la organización objeto de Estudio. Universidad de Guantánamo “Casa de Ciencia y Progreso”
El 5 de septiembre de 2014 se inaugura la Universidad de Guantánamo (UG), uno de los centros de Educación Superior que adquiere mayor fortaleza para lograr la calidad y pertinencia en el trabajo que desarrolla. El sistema de gestión puesto en funcionamiento en la Universidad de Guantánamo está enfocado hacia los procesos y concebido para integrar la gestión universitaria en todos los ámbitos, sobre todo entre la planeación estratégica, la gestión de la calidad de los diferentes procesos y el sistema de control interno. En el marco de la actualización del modelo económico la educación superior cubana se encuentra inmersa en un proceso de integración2 en función de elevar sus potencialidades para la obtención de la racionalidad, la eficiencia y la profesionalidad en el cumplimiento del encargo social. Esto presupone el escudriñamiento a lo interno de sus procesos sustantivos y estratégicos y también de aquellos que le sirven de apoyo.
2.1 Procedimiento para integrar el sistema de evaluación y acreditación de la educación superior con el sistema de control interno.
Del análisis de la Resolución No. 60/2011 que establece en el capítulo IV, articulo 18 que todos los órganos, organismos, organizaciones y demás entidades que tienen implementados sistemas de gestión, integran estos al Sistema de Control Interno y los documentos establecidos por la Junta de Acreditación Nacional se deriva la importancia de elaborar un procedimiento para integrar el SEA-IES en el SCI, para ello se toma como base los principios rectores que según Pozo Ceballos (2016) pag.8 que a decir del autor fundamentarían una propuesta de integración del SEA-IES con el SCI. Estos se presentan a continuación:
Teniendo en cuenta estos elementos se propone un procedimiento que se estructura en tres etapas fundamentales, las cuales dan un tratamiento directo a los elementos del control interno según Resolución 60/11 CGR y los documentos de la Junta de Acreditación Nacional, con el fin de lograr una integralidad en ambos sistemas. (Ver figura 1).
A continuación, se muestra una descripción detallada de los pasos que conforman el procedimiento propuesto:
Primera etapa: Diagnóstico preliminar
Paso 1: se determina el objetivo que se persigue con el procedimiento de control propuesto para el proceso objeto de estudio y su campo de aplicación.
Para definir el mismo es necesario tener en cuenta los documentos establecidos por la JAN referidos a los componentes del SEA-IES (patrón de calidad, guía de evaluación, reglamento de evaluación y niveles de acreditación) además de los componentes y normas del SCI establecidos en la Resolución 60/11 de la CGR, enfocados hacia la mejora continua de la calidad en los procesos universitarios, lo que se fundamenta en la necesidad, utilidad y factibilidad de su integración.
Paso 2: En este paso se realiza un diagnóstico al sistema de control interno vinculado al proceso docente educativo, enfatizando fundamentalmente el accionar de: el trabajo metodológico, el trabajo de la dirección de las facultades con la residencia estudiantil, el cumplimiento del trabajo político e ideológico, la estrategia educativa de año, la formación de valores y el proceso de solicitud para la evaluación externa (cuatro años) solicitada a la JAN.
Para el diagnóstico realizado se elaboró un programa de supervisión de control interno (Ver anexo 4) el cual fue aplicado por los estudiantes de cuarto año de la carrera de contabilidad y finanzas de la universidad a las siete facultades que la integran, utilizando como herramienta fundamental la guía de autocontrol general de la CGR.
Paso 3: Para llevar a cabo este paso se realiza un diagnóstico al sistema gestión de la calidad de los procesos en la universidad, teniendo en cuenta los parámetros establecidos por la Junta de Acreditación Nacional aplicando la guía de evaluación institucional emitida por la JAN, permitiendo comprobar la calidad de la gestión y los resultados obtenidos en los procesos que se desarrollan en la universidad, identificando las fortalezas y debilidades existentes.
Segunda etapa: Compatibilización de las variables e indicadores del SEA-IES
Paso 1: Para llevar a cabo este paso se realiza una compatibilización de las variables de calidad del SEA-IES, teniendo en cuenta los patrones de calidad, indicadores y criterios de evaluación establecidos por la JAN. En este sentido se destaca que al realizar este análisis en el proceso para la autoevaluación se tiene en cuenta indicadores establecidos en común en cada variable y se determina el objetivo de control.
Para la determinación de los objetivos de control se procede a presentar el diseño de la relación sistémica de los riesgos, objetivos de control, estrategia y técnicas o procedimientos de control, elementos estos que intervienen en la Determinación de los Objetivos de Control3 . A continuación, se presenta gráficamente la relación sistémica de los riesgos, objetivos de control, estrategia y técnicas o procedimientos de control. (Ver figura 2)
El resultado de la relación sistémica entre riesgos, objetivos de control, estrategia y técnicas de control se obtiene mediante el trabajo de grupo, se presenta en las reuniones por colectivos de áreas, direcciones, departamentos según corresponda, presididas por la máxima autoridad del lugar, el dirigente sindical y los representantes de las organizaciones políticas para el análisis y enriquecimiento con las opiniones emitidas por los trabajadores protagonistas del fortalecimiento y sostenimiento de un ambiente de control adecuado bajo el ejemplo del Cuadro de Dirección, también se debe dejar evidencia documental del proceso, análisis, evaluación, discusión efectuada en el colectivo laboral.
Paso 2: En este paso se procede a compatibilizar las variables de calidad del SEA-IES con los componentes del SCI, teniendo en cuenta el criterio de Pozo 4 que para los componentes de control interno Ambiente y Actividades de control, se considera que los patrones de calidad requeridos por la JAN forman parte del deber ser y del cómo hacer de cualquier institución de la Educación Superior.
Paso 3: En este paso, se procede a integrar las guías de autocontrol establecidas por el SEA-IES y el SCI, para ello se tienen en cuenta los siguientes pasos:
Es de significar que la efectividad y eficacia del procedimiento depende en gran medida del funcionamiento de los componentes Información y Comunicación y Supervisión y Monitoreo, evidenciado en la capacidad de los directivos en diseñar sistemas de comunicación e información adecuados y oportunos de y garantizando el cumplimiento de las variables de calidad del SEA-IES, a través de un y por consiguiente la sistemática actualización del Plan de Prevención de Riesgos.
Tercera etapa: Proyección del plan de acciones
Paso 1: Elaboración del plan de acciones
Para alcanzar el éxito en los próximos procesos de evaluación y acreditación, así como al cumplimiento de las disposiciones legales establecidas por la CGR, es necesario proyectar las acciones a realizar en la universidad. Es por ello que una vez llegado a este punto, los resultados alcanzados en las etapas anteriores serán la fuente para la proyección de las acciones, teniendo en cuenta la acción, fecha de cumplimiento, ejecuta y responsable.
Paso 2: En este paso se controla el cumplimiento de las acciones planificadas, para estar seguro de que el plan logre lo que se quiere en el tiempo deseado, debe supervisarse cómo se aplica y los avances hacia el logro de las nuevas metas. Este momento es de suma importancia pues da la posibilidad de valorar y comprobar el estado de cumplimiento y ejecución del plan de acción y en caso de existir desviaciones respecto a los objetivos propuestos realizar los ajustes necesarios.
Todas las experiencias, incluso el fracaso, son fuentes de nuevo conocimiento y aportan la previsión para asumir nuevos riesgos. Para el cumplimiento de lo antes expuesto se propone analizar trimestralmente el cumplimento de la acciones tanto por el departamento de gestión de la calidad, con la supervisión y monitoreo del departamento de control interno de la UG, que facilite la toma de acciones correctivas.
Recomendaciones
Bibliografía