Rafael H. Soler González
Víctor Manuel Albán Vallejo
Raúl Andrade Merino
Proyecto Prometeo ESPOCH
rsoler@espoch.edu.ecRESUMEN
En el marco del Proyecto Prometo la Facultad de Administración de Empresa (FADE) de la Escuela Superior de Chimborazo (ESPOCH) inició sus primeros pasos para la implementación del Balanced Scorecard (BSC) o Cuadro de Mando Integral, como modelo de Gestión Universitaria. Los objetivos de este proyecto eran implementar el BSC en la FADE y en sus seis Escuelas. Para el desarrollo del trabajo se tuvo en cuenta las teorías de los autores Robert Kaplan y David Norton respecto al BSC y utilizaron métodos comparativos y de análisis con otras experiencias en la gestión universitaria. Finalmente se implementó el BSC que es un modelo que facilita el control de gestión en la FADE.
Palabras claves: Balanced Scorecard, Sistema de Gestión de la Calidad, Cuadro de Mando.
ABSTRACT
Within Prometeo Project, the Faculty of Company Administration (FADE) of the Chimborazo’s Higher School (ESPOCH), initiated your first steps for the implementation of the Balanced Scorecard (BSC) like the model of university management. The objectives of project are to implement BSC in the FADE and in its six schools. In order to develop the work, theories of authors Robert Kaplan and David Norton in relation to BSC were taken into account. Comparative and analysis methods with other experiences in the university management were used. Finally, was implemented BSC and the operating control in the FADE was propitiated.
Key Word: Balanced Scorecard, Quality Management System, Dashboard Scorecard
Para citar este artículo puede uitlizar el siguiente formato:
Rafael H. Soler González, Víctor Manuel Albán Vallejo y Raúl Andrade Merino (2015): “Cuadro de mando integral en la facultad de administración de empresas de la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo”, Revista Atlante: Cuadernos de Educación y Desarrollo (agosto 2015). En línea: http://atlante.eumed.net/2015/08/mando-integral.html
La Educación Superior en Ecuador está siendo potenciada por el gobierno de Alianza País dirigido por el Presidente Rafael Correa. Muchos países de Latinoamérica apuestan por la vía del conocimiento con el fin de independizarse de los países hegemónicos de siempre. Sin embargo, una de las causas que ha generado dificultades en la Educación Superior del Ecuador es la falta de planeación estratégica en sus universidades. La ESPOCH no es una excepción, y aunque tiene algunas experiencias innovadoras como es el caso de aplicaciones de ISO 9001:2008 para los procesos educativos en la Facultad de Administración de Empresa (FADE), esta no tiene un modelo estratégico para su gestión universitaria. Varios autores han abordado el tema de la planeación estratégica en las universidades, al respecto Berry (2007) citado por Medina León y Hernández Pérez declara : “las organizaciones públicas requieren introducir una mayor flexibilidad en la planificación estratégica, a través de: hacer énfasis en su misión; clarificar la definición de propósitos y medidas operacionales; orientarse mayormente a los resultados, a la gestión de la descentralización y a las necesidades de sus clientes; hacer mayor uso de estándares de calidad y desarrollar una cultura orientada al cambio y a la innovación [1].
Atendiendo a las anteriores premisas, la FADE, inició a partir de enero del año 2013 un trabajo investigativo junto al Proyecto Prometeo, que estaba relacionado con el diseño de una planeación estratégica basado en modelos contemporáneos de gestión.
La Facultad de Administración de Empresa (FADE) es una de las siete Facultades de la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo (ESPOCH) y está compuesta por seis escuelas que son: Ingeniería en Marketing, Ingeniería Financiera, Ingeniería en Gestión de Transporte, Ingeniería de Empresas Modalidad Dual, Ingeniería en Contabilidad y Auditoría e Ingeniería de Empresas. La FADE tiene una matrícula promedio de 3000 estudiantes y está inmersa en la aplicación de nuevos modelos y herramientas para aumentar la efectividad de la Gestión Universitaria. La utilización de modelos de inteligencia relacionados al Business Intelligence (BI) ha sido considerada como una línea a desarrollar en la Gestión Universitaria. El concepto de BI surgió en 1996 cuando The Gartner Group, en uno de sus reportes, manifestó que “Se requiere intuición para tomar decisiones correctas” y que las herramientas de reporte, consulta y análisis de datos, pueden ayudar a los usuarios de negocios a navegar a través de un mar de información para sintetizar la información valiosa que en él se encuentra”[2]. Otro concepto relacionado a las BI: “Es la capacidad de recoger, mantener y organizar el conocimiento”[3]. Se llama estrategias de negocios, inteligencia empresarial, o Business Intelligence (BI) al conjunto de estrategias enfocadas a la administración y creación de conocimientos mediante el análisis de datos existente en una organización o empresa para facilitar la toma de decisiones ”[4], “La inteligencia empresarial deviene como instrumento gerencial que facilita la toma de decisiones” [6], “la disciplina denominada como Business Intelligence nos acerca a los sistemas de información que ayudan a la toma de decisiones en las organizaciones. Las pequeñas y medianas empresas (PYME), disponen como todas las empresas, no importa su tamaño, de sistemas de información más o menos sofisticados y que es conveniente analizar y optimizar” [4]. Las BI en sentido general, son modelos y herramientas que propician una mejor y más rápida toma de decisiones.
La dirección de la FADE ha iniciado el proyecto de mejora, implementando un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) basado en las normas ISO 9001:2008[7]. En medio de la Gestión por Procesos y de su respectivo mapa de procesos (Figura No.1), El Proceso de Gestión Administrativa ha sido desarrollado bajo los cánones del Balanced Scorecard (BSC)[6].conocido también como Cuadro de Mando Integral (CMI).“El BSC es un modelo integrado porque utiliza las cuatro perspectivas para analizar la empresa desde diferentes dimensiones. Luego de investigaciones realizadas en Estados Unidos a finales de los años 80, se ha podido establecer que existen cuatro perspectivas básicas con las cuales es posible lograr cumplir la visión de una empresa y hacerlo exitosamente”[8].
El BSC es un modelo de Planeación Estratégica que se caracteriza por segmentar los objetivos a partir de perspectivas, que si bien, los autores clásicos (Robert Kaplan y David Norton), definieron cuatro perspectivas clásicas, estas no significan un requisito inamovible. Diferentes autores han expresado diferentes reflexiones respecto al BSC: “el Cuadro de Mando Integral es considerado la herramienta más potente de los últimos tiempos para la gestión empresarial”[9].De igual forma la utilización de mapas estratégicos ha sido de suma importancia, pues utilizando sistemas dinámicos propicia el entendimiento de la Gestión Estratégica que es el fin del BSC. Norton y Kaplan expresan al respecto; “los mapas estratégicos son una manera de proporcionar una visión macro de la estrategia de una organización y proveen un lenguaje para describir la estrategia, antes de elegir las métricas para evaluar sus resultados” [10] Otro concepto al respecto: “un Mapa Estratégico es una representación visual de la estrategia de la organización”[10].Otra herramienta utilizada en este trabajo ha sido un cuadro de mando diseñado para la plataforma LINUX y programado en PHP con bases de datos en SQL. Este cuadro de mando tiene sus antecedentes en trabajos realizados en la ciudad de Cienfuegos, en la República de Cuba, y que bajo el nombre de ODUN fue implementada en más de treinta empresas cubanas entre los años 2005 y 2012. El concepto de cuadro de mando trae algunas confusiones cuando se le asocia a la traducción libre dada por la editora Gestión 2000 cuando tradujo el BSC como Cuadro de Mando Integral. Algunos autores hispano parlantes han declarado al respecto; “el cuadro de mando deriva del concepto denominado Tableau de Board en Francia, que traducido de manera literal vendría a significar algo así como tablero de mandos o cuadro de instrumentos”[11]. “el cuadro de mando es una herramienta de acción a corto plazo de implementación rápida y estrechamente ligado a los puntos clave de decisión y de responsabilidad de la empresa” [11]. En términos generales el cuadro de mando es una herramienta de ayuda a la gestión, en sí mismo no es un objetivo, sino un efecto que ha de estar orientado hacia la acción [11].Un cuadro de mando muestra las instantáneas periódicas de desempeño asociados a los objetivos y planes estratégicos de la organización. “Direccional hacia arriba de la innovación centrada en el empleado, el aprendizaje y las perspectivas de crecimiento, los KPI deben revelar la construcción acumulativa de potencial de valor económico realizado” [12]. Los cuadros de mando son herramientas para la medición y análisis de variables. La implementación del modelo requiere de un sistema informativo, eficiente, flexible, oportuno y relevante, que ofrezca en cada momento la información que realmente se necesita para tomar decisiones efectivas y oportunas, de manera de asimilar los cambios rápidamente y a bajos costos, planteando indicadores fáciles de medir. El cuadro de mando es un sistema informativo gerencial, al respecto Comas (2010) define: “Un sistema de información para convertir los datos en informaciones y para comunicar esta, adecuadamente a quién la necesite dentro y fuera de la organización facilitando la toma de decisiones”[13], Es un método para evaluar la gestión administrativa de una organización en términos de visión y estrategias”[14]. Son muchas sus aplicaciones y este concepto está ligado al desarrollo de las tecnologías de la información y es una de las herramientas contemporáneas de la gestión empresarial.
Si bien la Dirección de la FADE propició el desarrollo e implementación de las BI, estos modelos y herramientas no están diseminadas en la provincia de Chimborazo. Algunas universidades en el Ecuador están implementando el BSC pero existían dificultades en la implementación que están relacionadas a los costos de las aplicaciones, sobre todo, aquellas relacionadas al software del cuadro de mando. No obstante las dificultades que puedan existir, es novedoso normalizar la Gestión Universitaria basada en ISO 9001:2008[7], y que su proceso de Gestión Administrativa se desarrollara bajo los cánones del BSC con herramientas de medición (cuadro de mando) diseñada en software libre, que minimizaría los costos de implementación.
La implementación del BSC en la FADE ha transitado por los cánones de una investigación aplicada donde se han efectuado estudios exploratorios, descriptivos, correlaciónales y explicativos. Esta situación se ha debido a la necesidad de adecuar los principales temas estratégicos de la universidad ecuatoriana a los fundamentos clásicos del BSC. Para el desarrollo del trabajo se analizaron otras experiencias de aplicación del BSC en las universidades y en la universidad ecuatoriana. También se tuvo en cuenta que la FADE estaba inmersa en la Gestión por Procesos basada en ISO 9001:2008, lo que generó un análisis deductivo para la adecuación de los principios establecidos a la normativa de calidad y al BSC. En el desarrollo del trabajo se tuvieron en cuenta los siguientes aspectos.
La FADE tiene declarado a partir de su planeación estratégica los siguientes Temas estratégicos y Objetivos:
Temas estratégicos definidos a nivel de país
Objetivos estratégicos
La FADE a tenor de organizar sus actividades decidió implementar la Gestión por Proceso en sus actividades docentes. Esta tendencia de realizar los análisis empresariales y organizacionales mediante procesos es común en la vida contemporánea. Al respecto Medina León y Dianelis Nogueira (2013) declaran: La Gestión por Procesos es el modo de gestionar toda la organización basándose en los procesos y percibe la organización como un sistema interrelacionado [17].
Todas las declaraciones están incluidas, en el documento de Planeación Estratégica de la FADE y en medio de la Gestión de la Calidad se definió el Mapa de Procesos (Figura .1).
De los nueve macro procesos, la investigación fue centrada en el proceso de la Gestión Administrativa. A partir de estos datos se desarrolló una investigación donde intervinieron catorce alumnos de la FADE, con el fin de llevar a todas las Escuelas y a la Facultad, una forma operativa de gestionar la planificación estratégica mediante el BSC y a su vez que permitiera ser marco de sus tesis de pregrado. La investigación fue iniciada en enero del 2013 y terminó en septiembre del propio año.
Inicialmente se determinó la forma operativa de cómo gestionar los Objetivos Generales y los Temas Estratégicos de la FADE, para una vez expuestos, fueran los cánones principales de la gestión de la Escuelas que incluirían sus particularidades al planteamiento estratégico general de la FADE.
El Mapa Estratégico de la FADE quedó compuesto de la siguiente manera (Figura No. 2) y fue auxiliado en su construcción dinámica por el software DC Map.xls de la empresa APESOFT que está a libre disposición en la página web de la empresa referenciada. La Figura . 2 es una vista seccionada de los que son los mapas estratégicos confeccionados para las Escuelas de la FADE con el fin de implementar el BSC. La investigación produjo siete mapas estratégicos correspondiente a cada Escuela y la Facultad en sentido general. La Figura 2 muestra una porción de uno de los mapas estratégicos generados a partir del programa DC Map.xls. La Figura No. 2 se muestra a continuación.
Atendiendo a la teoría del cuadro de mando integral, en los procesos internos se reflejan los temas estratégicos que son líneas de acción específicas que contribuyen al cumplimiento de las estrategias de la organización y garantizan la alineación estratégica. . Para el caso de la gestión universitaria, los temas académicos, de gestión universitaria, la investigación y la vinculación son reflejados por los objetivos “Fortalecer el Proceso de Enseñanza”, “Efectuar modelos de Gestión”, “Fortalecer los Concursos de Simulación” y “Proporcionar la Consultoría Empresarial a la Sociedad” respectivamente. El resultado de estos objetivos, también están relacionado a los procesos de calidad amparados por ISO 9001:2008 que aplica la FADE, pero vistos desde el proceso administrativo que refleja este trabajo, forman parte de la gestión de mando de la dirección de la FADE.
A partir de este análisis se determinaron los objetivos operacionales que están sostenidos por cinco perspectivas (Partes Interesadas, Clientes, Procesos Internos, Recursos Humanos y Financiera). La tabla 1 muestra los objetivos operacionales de la FADE que traducen a los objetivos generales y a qué perspectiva pertenecen.
De igual forma se determinaron los indicadores así como sus acciones. Es de destacar que en los momentos de confeccionar este documento el modelo genérico del CEAACES no estaba emitido a nivel de las universidades ecuatorianas. Las tablas 2 muestra los indicadores, sus descripciones sy la tabla No.3 muestra las estrategias y sus acciones correspondientes.
En este estudio se determinaron: objetivos, indicadores y estrategias, que incluyó ejercicios grupales, análisis de mapas de procesos, que generó 14 objetivos operacionales, 42 indicadores y 13 estrategias funcionales
A partir del mapa estratégico de la Facultad, las demás Escuelas conformaron su planteamiento estratégico auxiliados fundamentalmente por el programa de diagnóstico SISTRAT desarrollado en 1992 en medio la tesis doctoral [18] de Javier Osorio (1995) bajo la dirección del Prof. Dr. Juan Manuel García, en el Departamento de Economía y Dirección de Empresas de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria. Se utilizó además, el ya referido DC MAP.xls y el Cuadro de Mando en LINUX ODUN, una solución en software libre desarrollado por especialistas cubanos de la ciudad de Cienfuegos.
La metodología de diseño e implementación del BCS utilizada fue similar a la expuesta en su tesis de doctorado por Soler (2010) y contó con 10 pasos fundamentales que fueron:
Paso No. 1: Introducción al Balanced Scorecard
Paso No. 2: Estudio de la Organización
Paso No. 3: Estudio de las Técnicas de la Información
Paso No. 4: Confección del Equipo Guía
Paso No. 5: Adiestramiento del Equipo Guía
Paso No. 6: Estudio de la Misión/ Visión/ Estrategia
Paso No. 7: Confección del Mapa Estratégico de objetivos operacionales.
Paso No. 8: Determinación de Indicadores
Paso No.10: Implementación de Balanced Scorecard mediante el cuadro de mando
Posteriormente, se conformaron siete cuadros de mando programados en plataformas libres (LINUX) utilizándose para sus diseños preliminares la solución fuera de línea EasyPhp 12.1 para el trabajo de adecuación en la computadoras personales, que después fueron llevadas a un servidor LINUX profesional y se expuso a toda la Facultad para su trabajo personalizado por las Escuelas. La Figura .3 y 4 muestran algunas vistas de los Cuadros de Mando desarrollados e implementado como resultado de este proyecto. En un próximo artículo se darán los fundamentos de ODUN y sus aplicaciones. El uso de códigos semafóricos, velocímetros, barómetros, mapas de objetivos e incluso caras sonrientes son varios de los recursos que se utilizan”[19].
Después de este análisis general de todas las Escuelas y mediante los Cuadros de Mando se unieron todas las plataformas en un servidor UBUNTU para Linux y pasaron a ser administradas por sus Escuelas. Se confeccionó de igual el manual del usuario. El Cuadro de Mando ODUN se encuentra en fase de registro respecto al nombre y logotipo y al ser programado con códigos abiertos puede ser mejorado continuamente sin necesidad de permisos de autor.
La aplicación del BSC en todas las Escuelas de la Facultad, permitió realizar análisis de datos que eran desconocidos por sus ejecutivos, como eran los casos de los valores relacionados con el valor del patrimonio y los gastos de operación que se generan en el proceso docente. De igual manera se logró obtener una idea clara del cumplimiento de los horarios de clases, la cantidad de investigaciones declaradas así como artículos indexados producidos.
Si bien fue interesante obtener todos los mapas estratégicos de las Escuelas y la Facultad donde de forma digital se puede tener una visión general de la organización, el diseño particularizado del cuadro de mando ODUN para Linux, que se elaboró en la medida que avanzaba la investigación, fue un resultado muy importante pues dota a la FADE, la ESPOCH y al sector empresarial ecuatoriano de una herramienta de medición que puede ser adquirido a bajos costos. En la actualidad la FADE está inmersa en la actualización de los Cuadros de Mando para medir su gestión y aprender de sus resultados.
En los últimos meses, a raíz de las evaluaciones del Consejo de Evaluación, Acreditación y Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior del Ecuador (CEAACES), la ESPOCH, ha asumido las experiencias de la implementación del BSC y el Cuadro de Mando ODUN como principio para mejorar su Gestión Universitaria.
CONCLUSIONES
REFRENCIAS
1. Da Fonseca, J; Hernández, A; Medina; A; Nogueira, D. Relevancia de la planificación estratégica en la gestión pública, 2013, Revista Industrial/ISSN 1815-5936/Vol. XXXIV/No.1, Habana
2. Universidad de Concepción, Chile. Inteligencia de Negocios, 2013, Consultado en http://www.udec.cl/dti/node/110?q=node/85
3. Yansaguano, I. Herramientas de Business Intelligence, 2013, consultado en http://www.slideshare.net/lears0/herramientas-de-business-intelligence
4. Slider share. Intelligencia de Negocios, 2013, consultado en .http://www.slideshare.net/jo_unwell/inteligencia-de-negocios-13369171
5. Figueras, M; Pérez, LL. Herramientas de inteligencia para el desarrollo de la innovación. Caso Sauce, Revista Industrial (2010) / ISSN 1815-5936/Vol. XXXI,/No. 2, Habana
6. Lluiz, J. Business Intelligence, Competir con información, 2013, consultado consulado en http://itemsweb.esade.edu/biblioteca/archivo/Business_Intelligence_competir_con_informacion.pdf
7. ISO 9001:2008. Sistema de Gestión de Calidad, consultado en mayo del 2013 en http;//www.iso.org/iso/iso_9000
8. Kaplan, R. S. & Norton, D. Cuadro de Mando Integral (3ª Ed.), 1996, ISBN 9788-4987-5048-5, Barcelona. Ediciones Gestión 2000, S.A.
9. Nogueira, D; Comas. R Procedimiento para el desarrollo de un cuadro de mando integral, caso de estudio en la empresa de suministros y transporte agropecuario de Sancti Spíritus, Revista Electrónica Observatorio de la Economía Latinoamericana, 2013. ISSN 1698-8352
10. Norton, D y Kaplan, R. Mapas Estratégicos, Barcelona Ediciones Gestión 2000, S.A. (1ra Edición), 2004, ISBN 8480-8848-6X
11. Viñegla, A. El Cuadro de Mando y los Sistemas de Información para la Gestión Empresarial. Posibilidad de Tratamiento Hipermedia Madrid, Editora AECA, 1999, ISBN, 8489-9590-56, 9788-4899-5905-7
12. .Cokins, G. El cuadro de mando integral, mapas estratégicos y cuadros de mando: ¿Por qué son diferentes?, 2013, consultado en enero del 2014 en http://www.cgma.org/
13. Coma, J; Medina A; Nogueira, D. Análisis evolutivo de los sistemas de información y su marco conceptual, Revista Ciencias de la Información, Habana, 2013, ISSN 1606-4925
14. Muñoz, J. Implementación del Cuadro de Mando Integral en la Empresa Eléctrica del Sur, 2011, consultado en http://www.slideshare.net/jorgemunozv/cmi-o-bsc-eerssa-loja-ecuador-1
15. Soler, R. El Balanced, Scorecard en las Empresas Cubanas, Tesis para optar por el Título de Doctor en Ciencias Técnicas, Facultad de Industrial, Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría, Habana, Cuba, pp. 47-73 Centro de Estudios de Dirección (CETDIR), 2010.
16 Ledesma, R; Molina, G; Valero, P. Análisis de consistencia interna mediante Alfa de Cronbach: un programa basado en gráficos dinámicos, 2002, consultado en http://www.scielo.br/pdf/pusf/v7n2/v7n2a03.pdf
17.Medina, A & Nogueira, D. Acercamiento a la responsabilidad social universitaria desde un enfoque de procesos y basado en la gestión del conocimiento, 2013, consultado en http://www.uisek.edu.ec
18 Osorio, J. Los sistemas de información de apoyo a los procesos de formulación de estrategias: desarrollo de la metodología SISTRAT, 1995, consultado en http://www.sistrat.net
19 Soler, R. Cuadro de Mando "Contribuciones a la Economía", Revista Académica ISSN 1696-8360, consultada en febrero 2014 en http://www.eumed.net/ce/2009a/.
20 Guerrero, M. Balanced Scorecard y las Normas de Integración PAS 99:2006, 2013, Revista Ciencias, ISSN 4272
Los comentarios al artículo son responsabilidad exclusiva del remitente.
Si necesita algún tipo de información referente al articulo póngase en contacto con el email suministrado por el autor del articulo al principio del mismo.
Un comentario no es mas que un simple medio para comunicar su opinion a futuros lectores.
El autor del articulo no esta obligado a responder o leer comentarios referentes al articulo.
Al escribir un comentario, debe tener en cuenta que recibirá notificaciones cada vez que alguien escriba un nuevo comentario en este articulo.
Eumed.net se reserva el derecho de eliminar aquellos comentarios que tengan lenguaje inadecuado o agresivo.
Si usted considera que algún comentario de esta página es inadecuado o agresivo, por favor,pulse aqui.