SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN DE �NDOLE ACADÉMICO EN INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR (IES), MEDIANTE LA PLATAFORMA DE CÓDIGO ABIERTO ALFRESCO® Y BAJO LOS LINEAMIENTOS DE LA ISO 21500:2012

CAPÍTULO I. ANTECEDENTES Y DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO.

DENOMINACIÓN DEL PROYECTO.

Sistema de Gestión Documental para la administración de proyectos de investigación de índole académico en Instituciones de Educación Superior (IES), mediante la plataforma de código abierto Alfresco®, bajo los lineamientos de la ISO 21500 Guidance on Project Management; Caso: Facultad de Ingeniería de la Corporación Universitaria Minuto de Dios (UNIMINUTO).

NATURALEZA DEL PROYECTO.

Descripción del Proyecto.

En la actualidad, las diferentes Instituciones de Educación Superior (IES), tanto privadas como públicas, presentan una gran falencia en el planteamiento y desarrollo de su gestión bajo un esquema de proyectos, su accionar en procesos de innovación la esquematizan como una actividad más dentro de sus planes permanentes de funcionamiento, de este escenario no es ajena UNIMINUTO, por cuanto dentro de su Plan Estratégico se plantean 15 Retos Estratégicos, con un amplio abanico de programas y proyectos (76 y 195 respectivamente) que propenden por la consecución de los mismos, donde la Gestión Administrativa hace parte del Reto Sostenibilidad Económica, mientras que la Gestión Académica del Reto Integración y Modernización Administrativa (UNIMINUTO, 2009), siendo esto un fiel reflejo de la poca atención que se le ha dado a la gestión de proyectos como una alternativa de integración de elementos institucionales, presupuestarios, humanos y culturales donde se tiene en cuenta diversos recursos, normas, procedimientos y valores corporativos.

Tal y como lo mencionan Osorio & Gómez (2011), cuando existe la posibilidad de esquematizar algún proyecto se evidencia una frecuente dispersión e inconvenientes con el manejo de la información de sus diferentes etapas (captura, registro, almacenamiento, recuperación, entre otros), la cual es uno de los pilares no solo de la toma de decisiones en los procesos a los cuales tributan sino a nuevos proyectos, así como a formulación de estrategias que propendan por el fortalecimiento de la gestión en sí misma. Es de resaltar, que si bien al interior de las IES se tiene la tendencia de realizar amplias inversiones en software e infraestructura, le restan importancia al fortalecimiento de todo aquello que lleva a una adecuada gestión de información y de los proyectos (Osorio & Gómez, 2011).

Contexto en el cual está inmersa la Facultad de Ingeniería de UNIMINUTO, tal y como lo reflejan algunos de los resultados de Evaluación del Plan de Desarrollo 2008-2012 (UNIMINUTO, 2012) y que se muestran en el Cuadro 1.

Todo lo anterior, permite recalcar que es a través de diversas Unidades como una Oficina de Dirección de Proyectos [las IES desarrollan proyectos de investigación, generalmente gestionados por los Coordinadores de Grupos de Investigación y a su vez por la Coordinación de Investigación de cada Facultad que hace las veces de una PMO] e instrumentos y herramientas de la que ésta se valga, que se facilita, fomenta y refuerzan las capacidades de gestión así como mecanismos de integración, soporte a los procesos inherentes a los proyectos, orientación hacia el uso y asignación racional de los recursos, a fin de articular y propender que los proyectos se alineen con las “necesidades estratégicas de la organización” (PMI, 2008).

Fundamento o Justificación

El desarrollo e integración de los módulos de gestión de proyectos bajo la plataforma de código abierto Alfresco® que a su vez se encuentren alineados con las áreas y procesos estipulados en la ISO 21500:2012, tributan hacia robustecer los proyectos de Gestión Administrativa y Académica de UNIMINUTO, fortaleciendo la Sostenibilidad Económica e Integración y Modernización Administrativa (Ejes Estratégicos).

Dentro de los beneficios de la virtualización en Instituciones de Educación Superior (IES), Alba et al (2011) citan:

• Reducción de costos de operación en el largo plazo, permitiendo que los recursos sean direccionados hacia el desarrollo de diferentes procesos.
• Menor uso de espacios físicos.
• Eliminación de trámites y procesos que requieren inversiones en aspectos logísticos.
• Responder tanto a demandas como exigencias del mercado, fomentando la competitividad frente a otras IES.
• Aporte al adecuado desarrollo y evaluación de operaciones y procesos estratégicos.

Lo anterior aunado a que Alfresco® ofrece un abanico de funcionalidades que se ajustan a las necesidades de las IES, permitiendo la gestión de documentos, de contenidos y la colaboración entre los usuarios de Internet, hace que los procesos de gestión de proyectos, no solo para el desarrollo sino en todas las etapas del mismo, se den de manera satisfactoria, conllevando a un uso eficiente de recursos humanos, físicos y un aumento de la productividad y mejorando la calidad de muchos servicios. (Cueva, 2012).

Finalmente, al ser la ISO 21500 una norma que está enfocada hacia las organizaciones (públicas, privadas, comunitarias, entre otras) ofreciendo las directrices hacia el gerenciamiento de cualquier tipo de proyecto independientemente de su complejidad, tamaño o duración (Associação Brasileira de Normas Técnicas), hace de esta un camino certero en la gestión de proyectos de investigación en el contexto académico de las IES.

Marco Institucional.

La Corporación Universitaria Minuto de Dios (UNIMINUTO) es una Institución de Educación Superior (IES) privada, fundada por el Padre Rafael García- Herreros, quien anhelaba "ofrecerle al país una universidad donde se formen los nuevos hombres de Colombia, los que estarán preparados para enrumbar al país por los cauces de honradez, de progreso, de trabajo que él necesite", inició actividades en enero de 1992 con 240 estudiantes y en tan solo 20 años guiando su accionar en el lema “Educación con calidad al alcance de todos”, hoy tiene presencia en más de 42 ciudades con cerca de 200 programas de pregrado y postgrado, beneficiando a mas de 68,000 estudiantes.

En su Misión se establece que “El Sistema Universitario UNIMINUTO inspirado en el Evangelio, la espiritualidad Eudista y la Obra Minuto de Dios, agrupa Instituciones que comparten un modelo universitario innovador, para:

• Ofrecer Educación Superior de alta calidad, de fácil acceso, integral y flexible.
• Formar profesionales altamente competentes, éticamente orientados y líderes de procesos de transformación social.
• Construir un país justo, reconciliado, fraternal y en paz.” (UNIMINUTO, 2010)

La visión plantea que “El Sistema Universitario UNIMINUTO, en el 2012, será reconocido en Colombia por:

• Las vivencias espirituales y la presencia de Dios en el ámbito universitario.
• Su aporte al desarrollo del país a través de la formación en Educación para el Desarrollo.
• La alta calidad de sus programas académicos estructurados por ciclos y competencias.
• Su impacto en la cobertura originado en el número de sus Sedes y la gran facilidad de acceso a sus programas.
• Sus amplias relaciones nacionales e internacionales.” (UNIMINUTO, 2010)

En pro de su misión institucional así como de promover la educación al alcance de todos, UNIMINUTO está abierta a todas aquellas alternativas que amplíen las oportunidades de acceso a la educación de personas y lugares vulnerables, bajo un modelo educativo innovador, orientado a servir a la población de menores ingresos y a generar desarrollo social. Esto ha conllevado a su reconocimiento (primera institución educativa a nivel mundial en ser galardonada) por el modelo de negocio de inclusión social al recibir el “Inclusive Business Leader Award 2011” por la Corporación Financiera Internacional (IFC) del Banco Mundial, así como el premio "Desafío G20 en la innovación de negocios incluyentes, 2012" por parte de la Cumbre de líderes del G20 (CVNE, 2012).

Bajo el contexto, de Institución Universitaria, es un sistema multicampus con sedes, centros regionales y centros tutoriales que se expande en Colombia como una red que desarrolla docencia, investigación y proyección social a las comunidades que atiende en las diferentes regiones del país para su desarrollo social y crecimiento económico.

La Facultad de Ingeniería como Unidad Académica-Administrativa, ha llegado a ser la más grande de UNIMINUTO con un continuo crecimiento semestral (30% en el último año), la cual agrupa ocho (8) Programas Académicos y tres (3) Unidades Académicas en las cuales se desarrollan proyectos y programas que contribuyen al logro de los objetivos de la Institución.

• Programas Académicos: Ingeniería Civil, Ingeniería Industrial, Ingeniería de Sistemas, Ingeniería Agroecológica, Tecnología en Informática, Tecnología en Redes y Seguridad en Informática, Tecnología en Electrónica y Tecnología en Logística.
• Unidades Académicas: Departamento de Ciencias Básicas, Gestión Básica de la Información (GBI) y Departamento de Informática y Electrónica (DIE).

Recientemente (en el último semestre) la Facultad de Ingeniería dio un cambio a su estructura organizacional (de tipo matricial), organizándose a través de unidades estratégicas, operativas y tácticas (ver Figura 1 y Figura 2), a fin de propender por una gestión tanto académica como administrativa mas asertiva.

A fin de facilitar, desarrollar y fortalecer la planeación y gestión de la Facultad hacia las Funciones Sustantivas de la Educación: Docencia, Investigación y Proyección Social, se cuenta con 200 plazas docentes de tiempo completo o equivalente, adicional al personal administrativo (Directores de programa, coordinadores académicos, asistentes, entre otros) así como cinco (5) grupos de investigación avalados y reconocidos (ver Cuadro 2) por el Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación (COLCIENCIAS).

El modelo de gestión de UNIMINUTO y que por ende también es propio de la Facultad de Ingeniería, establece cuatro (4) grandes macroprocesos: Estratégicos, Misionales, de Apoyo y de Seguimiento (ver Figura 3).

• Macroprocesos estratégicos: Agrupa los procesos que proporcionan directrices y lineamientos a todos los demás procesos y a la Institución en sí misma constituyéndose en la “carta de navegación”.
• Macroprocesos misionales: Reúne aquellos procesos que conforman la cadena de valor y la “razón de ser” de la Institución.
• Macroprocesos de apoyo: Encierra los procesos que aportan los recursos necesarios y a su vez propenden por que los Macroprocesos Misionales puedan prestarse de manera eficiente, eficaz y oportuna.
• Macroprocesos de seguimiento: Estos procesos permiten administrar, asegurar y hacer seguimiento al Sistema de Gestión de la Calidad, soportando la acreditación Institucional y de programas, la certificación de calidad y el mejoramiento continuo.

Objetivos.

Objetivo general.

Constituir el Sistema de Gestión Documental mediante la plataforma de código abierto Alfresco®, alineado con las áreas y procesos estipulados en la norma ISO 21500 Guidance on Project Management, como una herramienta de seguimiento a proyectos académicos de investigación de las Instituciones de Educación Superior (IES), Caso: Facultad de Ingeniería de la Corporación Universitaria Minuto de Dios (UNIMINUTO).

Objetivos específicos

• Identificar las áreas y procesos para la gestión de proyectos, establecidos en la ISO 21500 que son pertinentes a los proyectos académicos de las Instituciones de Educación Superior (IES).
• Diagnosticar el proceso de gestión de proyectos de investigación (en el contexto académico) de las Instituciones de Educación Superior (IES).
• Establecer la documentación propia de la gestión de proyectos de investigación de índole académico, que se vinculan al Sistema de Gestión Documental bajo la plataforma Alfresco®.
• Estructurar el Plan de implementación el Sistema de Gestión Documental bajo la plataforma Alfresco®, para el proceso de prueba por parte de miembros del equipo de investigación de la Facultad de Ingeniería de UNIMINUTO.

Finalidad del Proyecto.

Constituir el Sistema de Gestión Documental (para proyectos de investigación de índole académico) de la Facultad de Ingeniería de la Corporación Universitaria Minuto de Dios (UNIMINUTO) mediante plataforma de código abierto Alfresco®, bajo los lineamientos de la ISO 21500 Guidance on Project Management.

Metas.

Se entenderá que el proyecto ha concluido de manera exitosa cuando se verifique que existe un Sistema de Gestión Documental para el apoyo a la gestión de los proyectos de investigación en la Facultad de Ingeniería de la Corporación Universitaria Minuto de Dios (UNIMINUTO).

A partir de allí el proyecto entra en una etapa de soporte y mantenimiento que deberá ser asumida por la Institución, igualmente y bajo el contexto de mejoramiento continuo, es factible que el Sistema deba seguir siendo ajustado para continuar respondiendo a la realidad institucional siempre cambiante.

Beneficios.

Como consecuencia de la implantación del Sistema de Gestión Documental se obtendrán los siguientes beneficios:

• Mayor agilidad en la gestión de los proyectos a través de la reducción de trámites.
• Mayor uniformidad en la realización de actividades y en consecuencia mejores posibilidades de medición y control.
• Preservación de los documentos que sustentan la gestión de los proyectos
• Facilidad para la recuperación de la información respecto al desarrollo de los proyectos.

Productos

• Documento diagnóstico de la situación actual en la gestión de proyectos en las Instituciones de Educación Superior (IES), Caso: Facultad de Ingeniería de la Corporación Universitaria Minuto de Dios (UNIMINUTO).
• Documento descriptivo de la documentación propia de la gestión de proyectos de investigación de índole académico que se vinculan al Sistema de Gestión Documental bajo la plataforma Alfresco®
• Plan de implementación del proceso Gestión Documental para proyectos de investigación de índole académico bajo la plataforma Alfresco®. (período de transición, plan de comunicación con los principales sponsors e involucrados, definición de roles de los participantes).

Localización física y cobertura especial.

El proyecto se desarrolla en la ciudad de Bogotá, Colombia y su fin específico está circunscrito a la Corporación Universitaria Minuto de Dios (UNIMINUTO), particularmente en la Facultad de Ingeniería.

El Sistema de Gestión Documental será de utilidad en la administración y control de proyectos de investigación en la Facultad de Ingeniería de UNIMINUTO, el cual será de libre acceso para Coordinadores de Investigación así como para Líderes de grupos y proyectos.