SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN DE �NDOLE ACADÉMICO EN INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR (IES), MEDIANTE LA PLATAFORMA DE CÓDIGO ABIERTO ALFRESCO® Y BAJO LOS LINEAMIENTOS DE LA ISO 21500:2012

CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO.

ESPECIFICACIÓN OPERACIONAL DE LAS ACTIVIDADES Y TAREAS A REALIZAR.

A fin de constituir el Sistema de Gestión Documental (para proyectos de investigación de índole académico) de la Facultad de Ingeniería de la Corporación Universitaria Minuto de Dios (UNIMINUTO) mediante plataforma de código abierto Alfresco®, bajo los lineamientos de la ISO 21500 Guidance on Project Management, se establecieron cuatro grandes metas (ver Figura 4).

A continuación se desglosan los productos, actividades y recursos asociados a cada una de estas.

Meta 1: Identificar áreas y procesos para la gestión de proyectos, establecidos en la ISO 21500 que son pertinentes a los proyectos académicos de las IES.
Producto: Compilado de procesos, grupos de procesos y áreas de conocimiento de la norma ISO 21500:2012
Actividades:

• Revisión de fuentes a fin de identificar semejanzas y diferencias del PMBoK y la ISO 21500:2012.
• Revisión de la norma ISO 21500:2012.
• Construcción del documento.

Recursos:

• Norma ISO 21500:2012.
• Documentos de la web.
• PMBoK, 2008.

Meta 2: Diagnosticar el proceso de gestión de proyectos de investigación (en el contexto académico) de las IES.
Producto: Diagnóstico de la gestión de proyectos en las IES, Caso: Facultad de Ingeniería de UNIMINUTO.
Actividades:

• Construcción del instrumento (encuesta)
• Aplicación del instrumento en las IES (Levantamiento de la información).
• Tabulación y análisis de resultados.
• Construcción del documento.

Recursos:

• Compilado de procesos, grupos de procesos y áreas de conocimiento de la norma ISO 21500:2012.
• Documentos de la web.
• Software para procesamiento de datos (SPSS®).

Meta 3: Establecer la documentación propia de la gestión de proyectos de investigación de índole académico, que se vinculan al Sistema de Gestión Documental bajo la plataforma Alfresco®.
Producto: Documento descriptivo de la documentación propia de la gestión de proyectos de investigación de índole académico que se vinculan al Sistema de Gestión Documental bajo la plataforma Alfresco®.
Actividades:

• Identificación de la documentación generada al interior de las IES para el Sistema de Gestión Documental.
• Identificación de la documentación que hace parte de la gestión de proyectos con la cual no cuentan las IES.
• Construcción del documento.

Recursos:

• Diagnóstico de la gestión de proyectos en las IES, Caso: Facultad de Ingeniería de UNIMINUTO.
• Documento: Evaluación del Plan de Desarrollo 2008-2012, Facultad de Ingeniería.
• Compilado de procesos, grupos de procesos y áreas de conocimiento de la norma ISO 21500:2012.

Meta 4: Estructurar el Plan de implementación del Sistema de Gestión Documental bajo la plataforma Alfresco®, para el proceso de prueba por parte de miembros del equipo de investigación de la Facultad de Ingeniería de UNIMINUTO.
Producto: Plan de implementación del proceso de Gestión Documental para proyectos de investigación de índole académico bajo la plataforma Alfresco®.
Actividades:

• Elaborar el procedimiento para la vinculación de los diferentes tipos de documentación a la plataforma Alfresco®.
• Establecer el período de transición, el plan de comunicación con los principales sponsors e involucrados.
• Definición de roles de los participantes.
• Construcción del documento.

Recursos:

• Documento descriptivo de la documentación propia de la gestión de proyectos de investigación de índole académico que se vinculan al Sistema de Gestión Documental bajo la plataforma Alfresco®.
• Documentos de la web sobre Plataforma Alfresco®.

MÉTODOS Y TÉCNICA A UTILIZAR.

A la fecha, se dispone de diferentes estándares en pro de la gestión de proyectos como el Project IN Controlled Environments (PRINCE2), el IPMA Competence Baselline (ICB) y la Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK®) del Project Management Institute (PMI) considerada como el estándar internacional de preferencia por organizaciones públicas y privadas (Mena, 2012); sin embargo se encuentra el limitante que esta última propende hacia la certificación por parte del PMI de individuos y no de organizaciones (Bellomusto, 2012).

Sopesando esta limitante a finales del 2012 surge la norma ISO 21500 “Guidance on Project Management”, elaborada por el Comité Técnico 236 del International Organization for Standardization (ISO), como una norma enfocada hacia las organizaciones (públicas, privadas, comunitarias, entre otras) ofreciendo las directrices hacia el gerenciamiento de cualquier tipo de proyecto independientemente de su complejidad, tamaño o duración(Associação Brasileira de Normas Técnicas, 2012), hace de esta un camino certero en la gestión de proyectos de investigación en el contexto académico de las IES; la cual a partir de los 39 procesos articulados por grupos y por áreas de conocimiento (ver Anexo A), permite que sin importar la dimensión o tipo de cada proyecto, estos puedan ser direccionados asertivamente. Es por esto que para el Sistema de Gestión Documental para la administración de proyectos de investigación de índole académico en Instituciones de Educación Superior (IES) se utilizará el enfoque de la norma ISO 21500.

A fin de dar cumplimiento de los objetivos planteados en el trabajo, el proceso metodológico es de tipo mixto, es decir tanto cualitativo como cuantitativo. En lo cualitativo se seguirá un método de investigación-acción, por cuanto tal como lo menciona (Estay, 2007) su fin es una sinergia entre teoría y práctica cuyo foco central es la resolución, reducción o compresión total de problemas reales siempre bajo la rigurosidad propia de un proceso investigativo.
“… método Investigación-acción… cuyo fin es ayudar a resolver los problemas concretos de personas mediante la intervención de un equipo investigador dentro de actividades cotidianas donde se manifiestan dichos problemas, problemas cuya resolución requiere reflexión sobre el propio trabajo diario”. (Estay, 2007)

En cuanto a lo cuantitativo y a fin de establecer los requisitos, en términos de ámbito, funcionalidad y capacidad, de los módulos de gestión de proyectos de investigación (en el contexto académico) de las IES, se realizará un levantamiento de información (para su posterior tabulación y análisis en el software SPSS®) a partir de una adaptación al contexto de los proyectos de investigación de índole académico (ver Anexo B) de las herramientas diseñadas por Álvarez (s.f.) que permiten avaluar el nivel de madurez organizacional en cuanto a la gestión de proyectos (Álvarez, 2009).

El instrumento de diagnóstico cuenta con 34 preguntas cerradas de variables cualitativas- ordinales (Escala tipo Likert de 5 puntos) cuya ponderación de cada encuesta obedece a la siguiente escala de evaluación:

DETERMINACIÓN DE LOS PLAZOS O CALENDARIO DE ACTIVIDADES.

El proyecto (desde la etapa de formulación hasta el cierre) abarca un total de 141 días de trabajo, en la Figura 5 se aprecia el diagrama de Gantt y en el Cuadro 4 se establecen los plazos de las actividades propias del proyecto.

DETERMINACIÓN DE LOS RECURSOS NECESARIOS (HUMANOS, MATERIALES Y FINANCIEROS).

La etapa de formulación del proyecto contempló una duración de 20 días y para su desarrollo 121 días, que bajo la métrica de 6 horas/día de trabajo equivalen a 846 horas de trabajo real, de las cuales el 90.1% (762 horas) se asignan al investigador principal y el 9.9% (84 horas) restante para acompañamiento y revisión de entregables por parte del tutor.

En cuanto a los recursos bibliográficos necesarios para la construcción de los entregables del proyecto (Productos), estos fueron descritos anteriormente en la Especificación Operacional.

CÁLCULO DE COSTOS DE EJECUCIÓN O ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO.

Para llevar a buen término el proyecto (desde la etapa de formulación hasta el cierre, actividades descritas en el Cuadro 4) se estima un costo total de US$ 17,176 que se desglosan en el Cuadro 6.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y DE GESTIÓN DEL PROYECTO.

La estructura organizativa y de gestión para proyectos de investigación de índole académico al interior de la Facultad de Ingeniería de UNIMINUTO se ajusta a la estructura organizacional de la misma (ver Figura 1), así como a los parámetros establecidos en: el Sistema de investigaciones CTI&S - UNIMINUTO (UNIMINUTO, 2012), el Sistema de Investigaciones de la Facultad de Ingeniería (UNIMINUTO, 2010) y los Lineamientos de la Vicerrectoría Académica de la Sede Principal para fortalecer la investigación (UNIMINUTO, 2012).

La estructura organizativa (Figura 6) y el modelo de gobierno que le subyace a ésta, se encuentra conformado por tres componentes: el primero, estableciendo el quehacer de diferentes tipos de comités de investigación en pro de velar por una asertiva gestión de proyectos y actividades investigativas; el segundo, a partir del establecimiento de roles y responsabilidades de cada uno de los principales actores del Sistema de Gestión Documental, y finalmente, la descripción de la documentación a ser vinculada en el mismo (esta última hace parte del epígrafe 12).

Comités de Investigación.

Comité de investigación de la Facultad.

Este Comité opera como una entidad de consulta y apoyo a la Vicerrectoría Académica y a la Dirección de Investigaciones, actuando como garante para la transferencia y construcción de mecanismos que propendan por las buenas prácticas en investigación y gestión en la investigación (articulando e interrelacionando los elementos organizativos y operativos que hacen posible la gestión, desarrollo, ejecución, socialización, evaluación y mejoramiento de los procesos) entre las Unidades Académicas y los Programas Académicos que le tributan.

Dentro de las funciones que conllevan a la construcción, consolidación y aprobación de los documentos que se circunscriben en el Sistema de Gestión Documental (para proyectos de investigación de índole académico) bajo Alfresco® se encuentran:

• Formular el Plan de investigación de la Facultad.
• Realizar el seguimiento y evaluación de los resultados del Plan de investigación de la Facultad así como a los Planes de trabajo de investigación de Unidades Académicas y Programas Académicos.

Comité de investigación de Unidad Académica o Programa Académico.

Constituye la comunidad de investigadores de una Unidad Académica o Programa Académico (célula básica de los procesos investigativos), siendo el escenario bajo el cual coinciden los intereses de conocimiento, estrategias y apuestas de investigación de UNIMINUTO.

Este equipo de trabajo, donde cada uno de los miembros se encuentran comprometidos con un tema de investigación en el cual han probado tener capacidad de generar resultados de demostrada calidad y pertinencia, congrega a investigadores activos alrededor de un objetivo común, en torno a su área y líneas de investigación.

Dentro de las funciones que conllevan a la construcción, consolidación y aprobación de los documentos que se circunscriben en el Sistema de Gestión Documental (para proyectos de investigación de índole académico) bajo Alfresco® se encuentran:

• Formular y actualizar el Plan de trabajo de investigación de la Unidad Académica o Programa Académico.
• Realizar el seguimiento y evaluación de los resultados del plan de trabajo de la Unidad Académica o Programa Académico y de los planes de trabajo de los proyectos, actividades y semilleros de investigación que le tributan (los planes de trabajo se encuentran inmersos en el documento Formato para Registro de Proyectos de Investigación que cada una de estas entidades diligencia).
• Evaluar los cambios de los planes de trabajo de los proyectos, actividades y semilleros de investigación.

Roles y Responsabilidades.

A continuación se establecen las responsabilidades de los actores que tendrán un accionan directo en el Sistema de Gestión Documental (para proyectos de investigación de índole académico) bajo la plataforma Alfresco®:

Coordinador de investigación de Facultad.

• Construir el Plan de Investigación de la Facultad y presentarlo al Consejo de Facultad para su aprobación (previo aval de los miembros del Comité de Investigación de la Facultad).
• Informar a la comunidad de estudiantes y docentes de la Facultad sobre actividades y disposiciones del Comité de Investigación de UNIMINUTO.
• Velar porque los proyectos de investigación inscritos en la Facultad se ejecuten en el tiempo y en las condiciones previstas.
• Mantener un archivo actualizado sobre propuestas y proyectos de investigación presentados, en desarrollo y ejecutados.
• Coordinar los grupos investigación de las Unidades Académicas y Programas Académicos de la Facultad.
• Revisar y validar el Plan de trabajo de investigación de las Unidades Académicas y Programas Académicos de la Facultad.
• Organizar los resultados de los grupos investigación, de las Unidades Académicas y Programas Académicos de la Facultad, para ser evaluados por la Dirección de Investigaciones de la Vicerrectoría Académica.
• Elaborar los informes del proceso de gestión, de los grupos investigación de las Unidades Académicas y Programas Académicos de la Facultad, para ser presentados los órganos de gobierno de UNIMINUTO que así lo estipulan (Consejo de Facultad, Dirección de Investigaciones y Consejo de Fundadores).
• Establecer el cronograma para reuniones de Comité de Facultad, así como para la entrega de los informes del proceso de gestión, de proyectos, actividades y semilleros de investigación de las Unidades Académicas y Programas Académicos.

Coordinador de investigación de Unidad Académica o Programa Académico.

• Construir el Plan de trabajo de investigación de la Unidad Académica o Programa Académico y presentarlo al Comité de Investigación de la Facultad (previo aval del Director de la Unidad Académica o Programa Académico).
• Informar a la comunidad de estudiantes y docentes de la Unidad Académica o Programa Académico sobre actividades y disposiciones del Comité de Investigación de la Facultad.
• Velar porque los proyectos de investigación inscritos en la Unidad Académica o Programa Académico se ejecuten en el tiempo y en las condiciones previstas.
• Revisar y validar los planes de trabajo de los proyectos, actividades y semilleros de investigación que le tributan (los planes de trabajo se encuentran inmersos en el documento Formato para Registro de Proyectos de Investigación que cada una de estas entidades diligencia).
• Mantener un archivo actualizado sobre propuestas y proyectos de investigación presentados, en desarrollo y ejecutados.
• Organizar los resultados de los proyectos, actividades y semilleros de investigación de la Unidad Académica o Programa Académico, para ser evaluados por el Comité de Investigación de la Facultad.
• Elaborar los informes del proceso de gestión, de proyectos, actividades y semilleros de investigación de la Unidad Académica o Programa Académico, para ser presentados los órganos de gobierno de la Facultad que así lo estipulan (Dirección de la Unidad Académica o Programa Académico y Comité de Investigación de la Facultad).
• Establecer el cronograma para reuniones de Comité de la Unidad Académica o Programa Académico, así como para la entrega de los informes de avance y final del desarrollo de proyectos, actividades y semilleros de investigación de la Unidad Académica o Programa Académico.

Líder de proyecto, actividad o semillero de investigación.

• Construir el Plan de trabajo del proyecto, actividad o semillero de investigación (es decir, el documento Formato para Registro de Proyectos de Investigación) y presentarlo al Comité de Investigación de la Unidad Académica o del Programa Académico (previo aval del Coordinador de Investigación de la Unidad Académica o del Programa Académico).
• Informar a su equipo de trabajo sobre actividades y disposiciones del Comité de Investigación de la Unidad Académica o del Programa Académico.
• Velar porque el proyecto, actividad o semillero de investigación se desarrolle en el tiempo y condiciones previstas.
• Organizar los resultados del proyecto, actividad o semillero de investigación, para ser evaluados por el Comité de Investigación de la Unidad Académica o del Programa Académico.
• Elaborar los informes de avance y final del proyecto, actividad o semillero de investigación, para ser presentados al Coordinador de Investigación de la Unidad Académica o Programa Académico.

INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL PROYECTO.

Partiendo de la definición de un indicador como un instrumento que permite la comprobación objetiva de la progresión hacia las metas propuestas (ver Figura 4), en el Sistema de Gestión Documental objeto de este proyecto, los productos establecidos en el epígrafe 3 (Especificación operacional de las actividades y tareas a realizar) responden asertivamente como indicadores de evaluación y contribuyen hacia la consecución de los objetivos específicos del proyecto y en su conjunto al objetivo general.

A continuación se describe como cada uno de estos productos tributan como patrones de medición y evaluación:

• Compilado de procesos, grupos de procesos y áreas de conocimiento de la norma ISO 21500:2012: La revisión, análisis y compilado de la totalidad de la norma permite entre otras cosas ser el punto de partida para la construcción del instrumento de diagnóstico, a su vez es el insumo para la revisión e identificación de los procesos de gestión llevados en las IES que responden (o son equivalentes) a los procesos de la norma, por otro lado permite identificar los entregables (requeridos en la norma) que se armonizan con los documentos generados en las IES y finalmente, establecer los roles de los responsables del proceso de gestión, para con los procesos estipulados en la ISO 21500:2012.
• Diagnóstico de la gestión de proyectos en las IES, Caso: Facultad de Ingeniería de UNIMINUTO: Al ser el proceso de gestión en las IES y puntualmente en el caso de la Facultad de Ingeniería de UNIMINUTO una labor desempeñada por un reducido grupo de profesionales, el diagnóstico debe reflejar la percepción de todos los actores involucrados en dicho proceso. Este diagnóstico permite reconocer los puntos álgidos del quehacer en la gestión en las IES, es decir identificar las debilidades que pueden ser sopesadas y las fortalezas que pueden ser potencializadas a través de la Gestión Documental mediante la plataforma de software Alfresco®.
• Documento descriptivo de la documentación propia de la gestión de proyectos de investigación de índole académico que se vinculan al Sistema de Gestión Documental bajo la plataforma Alfresco®: La identificación de los documentos que tributan al complimiento (o como evidencia) de cada uno de los procesos estipulados en la ISO 21500:2012, que responden al contexto de proyectos de investigación de índole académico, así como sus responsables (de elaboración, verificación, aprobación y seguimiento, por mencionar algunos aspectos) son el insumo para los flujos de trabajo en la plataforma, la taxonomía y los metadatos que se articulan con el Sistema de Gestión Documental propuesto.
• Plan de implementación del proceso de Gestión Documental para proyectos de investigación de índole académico bajo la plataforma Alfresco®: Finalmente, establecer el cómo y qué documentos se van a vincular, quienes serán los responsables, los roles que deben jugar en la plataforma, las etapas para la revisión y el ajuste, constituyen el punto de partida para la implementación y puesta en marcha del Sistema de Gestión Documental en la Facultad de Ingeniería de UNIMINUTO.

Desde otra perspectiva, también se considera como un indicador de evaluación del proyecto el cumplimiento de cada una de las etapas previstas en la carta de navegación, es decir en el diagrama de Gantt (ver Figura 5).

FACTORES EXTERNOS CONDICIONALES O PRE-REQUISITOS PARA EL LOGRO DE LOS EFECTOS E IMPACTO DEL PROYECTO.

Dentro de los factores condicionantes para llevar a buen término el proyecto y su posterior proceso de implementación (que no hace parte del alcance de este trabajo) se encuentran:

Aval de las entidades de gobierno.

Contar con el visto bueno y aval de las entidades de gobierno de UNIMINUTO, permite el uso de información que es de su uso exclusivo, asignación de roles en las diferentes plataformas de la institución, así como la cooperación y acompañamiento del equipo de gestión de proyectos de investigación.

Manejo de la Plataforma Alfresco®.

El funcionamiento, desarrollo y soporte de la plataforma se encuentra bajo responsabilidad de la Gerencia de Servicios Tecnológicos (GST-IT), Unidad adscrita a la Rectoría General de UNIMINUTO siendo la responsable de la infraestructura tecnológica y su implementación en apoyo a la actividad académica de la Institución. Es por el rol que juega GST-IT, que recae en su quehacer el proceso de capacitación a los usuarios potenciales en cuanto al manejo de Alfresco®.

Aval documental por entidades de gobierno.

Por ser el proceso de gestión de proyectos de índole académico, de orden transversal en las Unidades Académicas y Programas Académicos de UNIMINUTO, este debe encontrarse articulado con los diferentes lineamientos institucionales, es por esto que antes de iniciar la etapa de implementación debe tenerse el aval de las siguientes unidades: Coordinación de Investigaciones de la Facultad, Coordinación de Calidad de la Facultad, Coordinación de Investigación Sede Principal y la Gerencia de Servicios Tecnológicos.

Renuencia al cambio.

Esta limitante es de orden actitudinal y aptitudinal que se podría dar por parte de todos los usuarios potenciales del Sistema de Gestión Documental, por cuanto es una nueva forma de “hacer las cosas” que optimiza los actuales y deteriorados canales y procesos de comunicación.

Objetividad del proceso.

Los productos generados con el desarrollo del proyecto se presumen construidos en ausencia de prejuicios e intereses personales, sin embargo como el autor actúa como “juez y parte” del proceso, existe la posibilidad de presencia de sesgos ideológicos y procedimentales en la construcción de los documentos.