1.2. Sistemas de Gestión de Información

El concepto de gestión está basado en una mejora continua e ininterrumpida, en el que se diseñan estrategias que garantizan el perfeccionamiento permanente, que incluye a todos los recursos humanos (sean del nivel jerárquico que sean) de una organización. La gestión es un proceso integrado por varias funciones que componen un ciclo (Figura 4).

Figura 4. Funciones de la Gestión.

Fuente: Elaboración Propia

En la actualidad se utiliza con frecuencia el término de Gestión de Información, por lo que hay que diferenciar la información para la gestión y la gestión de la información, que son dos conceptos diferentes. La información para la gestión es un tipo de información (los datos) y la gestión de la información es el proceso de analizar y utilizar la información que se ha recabado y registrado para permitir a los administradores (de todos los niveles) tomar decisiones documentadas. La información para la gestión es la información necesaria para tomar decisiones de gestión (Bartle, 2009).

Se puede considerar a la gestión de información como  el proceso mediante el cual se obtienen, despliegan o utilizan recursos básicos (económicos, físicos, humanos, materiales) para  manejar información dentro y para la sociedad a la que sirve. Tiene como elemento básico la gestión del ciclo de vida de este recurso y ocurre en cualquier organización. Es propia también de unidades especializadas que manejan este recurso en forma intensiva, llamadas unidades de información. El proceso de gestión de información debe ser valorado sistémicamente en diferentes dimensiones y el dominio de sus esencias permite su aplicación en cualquier organización (Ponjuán Dante, 2004).

En cuanto al alcance de  la gestión de información, se enfoca su función y empleo a partir de diversas perspectivas, relacionadas con la esfera de acción de la información: individual, grupal, organizacional y de la sociedad.

La gestión de información se vincula con la generación y la aplicación de estrategias, el establecimiento de políticas, así como con el desarrollo de la cultura organizacional y social dirigida al uso racional, efectivo y eficiente de la información, en función de los objetivos y metas de la organización en materia de desempeño y calidad  (Aja Quiroga, 2002).

Los sistemas de gestión de información son una herramienta clave para la adquisición y manejo de la información. Estos sistemas soportan la toma de decisiones y aportan de manera considerable al desempeño de todos los actores de una organización, cuando se aprehende a utilizar y todos comprenden su eficacia; de lo contrario, los resultados concretos pueden no visualizarse, aun cuando estos sistemas sean sofisticados.

La gestión de información de una organización obliga a tener un dominio  (Ponjuán Dante,  2004) de:

1. los diferentes tipos de informaciones que se manejan en la organización,
2. la dinámica de sus flujos (representados en los diferentes procesos por los que transita cada información),
3. el ciclo de vida de cada información (incluida la gestión de la generación de información, donde quiera que ocurra),
4. y el conocimiento de las personas acerca del manejo de la información, o sea, su cultura informacional.

Choo (1995), de forma abarcadora, se refiere a que la gestión de información frecuentemente se compara con la gestión de la tecnología de información, o la gestión de los recursos de información, o la gestión de las políticas o estándars de información,  y sin obviar la importancia de cada una de ellas, hace particular énfasis en su unificación.  Este mismo autor ve la gestión de información como un ciclo de procesos que sustentan la actividad de aprendizaje de la organización: identificación de las necesidades de información, su adquisición y almacenamiento, el desarrollo de productos y servicios de información y la distribución y uso de la información.

Cada uno de estos procesos en conjunto garantiza la elevación del valor que adquiere la información ante la organización. Una eficaz gestión de la información  (Ponjuán Dante, 2004)  exige no sólo conocer las fuentes, servicios y sistemas, su ciclo de vida y sus criterios de calidad, sino tener bien definidas las políticas en torno al papel de cada cual en el manejo de información.

La gestión del ciclo de vida de la información  (Vizcaya Alonso, 1997)  contribuye a identificar y decidir la que verdaderamente deba ser almacenada y procesada. Cada organización debe definir qué información debe formar parte de sus fondos, garantizar el acceso a la misma, establecer el tiempo en que la misma será almacenada y determinar los procedimientos que se emplearán para retirarla de la circulación. Todo ello contribuye a que las organizaciones controlen y gestionen su información, desde la recepción, hasta la entrega al usuario final (Figura 5)

 

Este esquema propuesto por la Dra. Dolores Vizcaya nos muestra como en el proceso de gestión de la información, luego de ser procesada, se genera un nuevo conocimiento y por tanto tiene un mayor impacto en la toma de decisiones, que a su vez, genera otro nuevo conocimiento y por tanto una nueva información, siempre en un proceso que más que cíclico, es en espiral, con un incremento sostenido del valor de la información.

En una organización, a partir de la aplicación de la gestión de información se desarrolla un nuevo conocimiento, que genera impactos, como en la mejora del proceso del control interno, cambios organizacionales, y en todos ellos, la información se emplea en beneficio de la organización.

A manera de conclusión, consideramos que el  sistema de gestión de información permite la gestión de los recursos de información tanto internos como externos y su finalidad es generar servicios y productos que satisfagan las necesidades de sus clientes/usuarios, sobrepasando sus expectativas. En este sistema se aprovecha al máximo los recursos que se posee, en función de la mejora continua y de la toma de decisiones desde el más alto nivel jerárquico hasta la base operativa.

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