3.1.6. Servicio de gestión de información de CUBAENERGÍA

A pesar del trabajo y la experiencia de trabajo de CUBAENERGIA en la gestión de información en temas de energía, aún sus productos informativos no tienen un gran alcance y no llega a todos los especialistas que en la temática trabajan el tema, aunque el 75 % de los encuestados conoce el servicio que se brinda y reconoce su calidad. (Figura 29)

Figura 29. Opinión sobre el Servicio de Gestión de Información de CUBAENERGIA.

A partir de lo analizado en las entrevistas y en la encuesta, resulta necesario que el servicio de gestión de Información sea más proactivo, brindando productos que respondan a las necesidades de información detectadas y procurando que la divulgación de los productos sea mucho más amplia, para cubrir las carencias de los especialistas que no radican en la capital.

De igual forma y teniendo en cuenta que en los Lineamientos de la Política Económica y Social del Partido y la Revolución se hace referencia al tema de la vigilancia tecnológica, al señalar que es necesario fortalecer las capacidades de prospección y vigilancia tecnológica y la política de protección de la propiedad industrial en Cuba y en los principales mercados externos  (Partido Comunista de Cuba, 2011), le corresponde a CUBAENERGÍA poner toda su capacidad para realizar la vigilancia tecnológica sobre aquellos aspectos de las FER que responden a los programas priorizados, por su carácter estratégico para el país.

Entre las acciones en las que se debe trabajar en el corto plazo se encuentran:

• Potenciar redes temáticas: Aprovechar la experiencia de REDENERG (Red del Sistema Nacional de Información de Energía), con la introducción de varios facilidades y nuevos productos (Biblioteca Virtual, Comunidades Virtuales, Cursos online)
• Realizar estudios de Vigilancia Tecnológica que responda a las necesidades de información de los especialistas del país.
• Incrementar la diseminación de información: creación de otros boletines temáticos, compendios informativos, alertas permanentes sobre la temática.
• Elaborar una Política de Información institucional que contemple la actuación de la entidad como unidad de información de la DER. 

3.1.7. Resumen de los resultados obtenidos

En la DER no se reconoce la gestión de información ni como sistema de la organización, ni como proceso que soporta cada una de las actividades que se realizan, a pesar de usar una amplia gama de informaciones y tener como resultado de sus procesos, información.
Las principales deficiencias detectadas se encuentran en que:

• El almacenamiento de la información es inadecuado: Al archivarse la información que se genera y la que se produce de manera individual, los datos se recogen de manera indiscriminada y puede existir información duplicada, sobrecarga en la información que se posee dificultades a la hora de recuperar la información con que se cuenta.
• Hay ausencia de documentación normalizada: La ausencia de documentos normativos o de procedimientos que establezcan como deben operar los procesos de trabajo. El trabajo que se realiza depende de la creatividad o la experiencia de trabajo de los especialistas que trabajan en la organización.
• No existe un sistema para el control de los documentos.
• Existen diversas entradas de información al sistema: No existe una única vía de entrada de información a la organización, lo cual entorpece la funcionabilidad de los distintos procesos. Ejemplo: La información entra por correo electrónico,  entrega personal, etc.
• Solo se cuenta con una base de datos, con información insuficiente y no tienen softwares especializados.
• No está definida, de manera oficial, la estrategia de información.
• Es insuficiente la difusión de la información que se realiza.
• No es sencillo compartir y distribuir información, ni toda la información que se genera en los Grupos Nacionales es compartida.
• Los productos informativos especializados de CUBAENERGÍA no se solicitan con la frecuencia debida y se obvia el papel de CUBAENERGIA como unidad de información.

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