CONCLUSIONES

Por los resultados obtenidos en las verificaciones realizadas se evalúa de MALO el grado de cumplimiento de los procedimientos de control interno contable y administrativo que ejerce la entidad sobre los recursos que fueron objeto de verificación y No Razonable al existir limitaciones para el cumplimiento del objetivo y existir saldos de cuentas expuestas en los Estados Financieros que no muestran razonablemente su situación toda vez que:

Incumplen lo establecido en la Resolución 235 del 30 de septiembre del 2005 del Ministerio de Finanzas y Precios, en cuanto a: 

• No fue posible cotejar el inventario físico de la muestra de 49 renglones tomados, de ellos; 18 en Almacén Central, 8 en la Panadería Jorge Luis Rodríguez, 7 en la Fabrica de vino, 3 en la Panadería Camilo Cienfuegos y 10 en la Dulcería Celia Sánchez Manduley con el saldo según submayor como está establecido ya que no coinciden los precios del producto con los de las facturas, limitando cumplimentar este objetivo, así como validar el saldo que muestran las cuentas de inventarios.

 

• Se comprobó en el inventario físico que según tarjeta de estiba debían de existir en el Almacén Municipal 15 519 Kgs. de sal y un importe de 1 378.85 pesos y al conteo existían 15 372 Kgs. para una diferencia de 147 Kgs. con un importe de 12.77 pesos. Esta sal pertenecía a la reserva movilizativa que tenía entradas desde diciembre del 2009 y que pasó al consumo, por lo que el saldo de la Cuenta 189 Materias Primas y Materiales no refleja su saldo real en el Estado de Situación.

• Se comprobó   que en la dulcería de Las Parras existe faltante del producto Azúcar refino por 1685.688 Lbs y 0.3272  del producto bicarbonato y sobrante de Harina nacional por 1033.467 Lbs., Sal fina por 29.23 Lbs, Aceite vegetal por 29.33 Lbs, Huevo 2621 Unidades y Azúcar crudo por 545.129 Lbs.

 

Se viola la Resolución 297 del 23 de septiembre 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el componente Actividades de Control, toda vez que:

• La cajera custodia las llaves del almacén municipal de la fábrica de vinos y la panadería de Las Parras, además no existe evidencia documental de que la combinación se halla cambiado cuando se ha sustituido al cajero.
• El sobre donde se encuentra la combinación de la caja de seguridad  no se encuentra lacrado, sólo presillado.
• En el período de enero a abril del 2010 no se efectuaron arqueos sorpresivos.
• En la panadería Pastor Gonzáles Velásquez y La fábrica de conservas no se realiza el documento establecido para el recibo del efectivo, además se le vendieron jabas a los trabajadores y no existe evidencia documental de los trabajadores a los cuales se les vendió, constituyendo una limitante para poder comprobar el destino final.
• Los modelos de facturas en blanco no se prenumeran en el área de contabilidad  ni se asientan en un registro.
• No existe evidencias de los chequeos periódicos rotativos del 10 por ciento  de los activos fijos tangibles.
• Existen productos en el almacén central que en el submayor de inventario tienen un código diferente al de la factura.
• En el informe de recepción  103 de fecha 23-3-2010 se le dio entrada a 1000 Kg. De harina nacional y la factura 282 sólo refleja 9900Kg. Para una diferencia de 100 Kg,  debido a que la entidad no documentó una reclamación sino que lo hizo de forma verbal.
• No existe evidencia documental del inventario físico realizado cuando se sustituyó la almacenera.
• No existe coincidencia entre el plan de inventario físico de los medios almacenados con los realmente realizados.
• No se pudo realizar el inventario físico de los productos del almacén central tomando como base los saldos mostrados en los submayores ya que no coincidían los precios de los productos del submayor con los de las facturas. 
• En el almacén central existe una cantidad de 80 Lts. De aceite vegetal en el mismo depósito de la reserva movilizativa.
• El director de la entidad no está nombrado como integrante del comité de control en la Resolución de constitución del mismo.     

 

Violan la Resolución No.11 del 18 de enero de 2007 del Ministerio de Finanzas y Precios, al existir facturas de compras y sus respectivos informes de recepción, transferencias entre almacenes y vales de salidas, que carecen de datos de uso obligatorio.

Violan la Resolución No. 12 del 18 de enero de 2007 del Ministerio de Finanzas y Precios, toda vez que los 29 Anticipo y Liquidación de Gastos de Viaje no se cancelan los espacios en blanco, y no cumplen todos los datos de uso obligatorio, a 15 les falta la firma de los funcionarios que corresponden en anotado, liquidado y autorizado indistintamente y los anticipos 21 y 25 la firma de liquidado no coinciden con la firma autorizada de Isolda Cruz García jefa de recursos humanos comprobando, quien plantea  que no es la de ella, además se comprobó que:

• De 29 revisados en 15 entregan improcedentemente 2.00 pesos de desayuno ya que la salida es a las 6.00 AM, pagando indebidamente 30.00 pesos.
• En 2 se entregan para un día de viaje 7.00 pesos de almuerzo, 4.00 pesos de desayuno y 20.00 pesos de hospedaje este último sin justificante, pagando indebidamente 31.00 pesos.
• En los números 19 y 20 del día 20/04/2010 se entrega 15.50 pesos de transporte y no cuentan con el justificante, por lo que se consideran indebido.
• En 26 no coincide la fecha del documento, con la tarjeta de entrada y salida y el registro de incidencias. Esta  deficiencia está  identificada en el plan de prevención como punto vulnerable no obstante las medidas a tomar carecen de efectividad, El resto de las deficiencias detectadas en el tema no están identificadas como punto vulnerable.

 

El plan de prevención no se encuentra correctamente elaborado al no contener todos los posibles puntos vulnerables así como las posibles manifestaciones, no logrando que las medidas contenidas en el tengan efectividad.

RESULTADOS

Ciclo de Tesorería

Se viola la Resolución 297 del 23 de septiembre 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el componente Actividades de Control, toda vez que:

Norma de Acceso restringido a los recursos, activos y registros:

• Se comprobó que la cajera custodia las copias de las llaves del almacén de la Fábrica de Conservas, Almacén Municipal y Almacén de la Panadería de Las Parras en sobre sin lacrar, recursos estos ajenos a la caja.
• Se comprobó que el sobre donde se encuentra la copia de la combinación de la caja fuerte en poder de la Dirección de la entidad, no se encuentra lacrado ni sellado, solo presillado.
• No existe evidencia documental de que en caso de sustitución del cajero, se haya cambiado la combinación de la caja.
• En el período enero a abril de 2010 no se efectuó ningún arqueo sorpresivo, solo el planificado mensualmente y en el mes de mayo del propio año, no existe evidencia de haberse realizado.

Norma de Documentación, debido a:

• Se comprobó que en la Panadería Pastor González Velázquez y la Fábrica de Conservas José Antonio Echavarría ambas de la localidad de Calixto no se realiza el documento establecido para el recibo de efectivo en los meses revisados de enero, mayo y junio de 2010.
• Se verificó que en la Panadería Pastor González Velázquez se vendieron jabas a los trabajadores en efectivo, los días 5/5/2010 y 28/5/2010 y no existe evidencia documental de los trabajadores a los cuales se les vendió el producto, constituyendo una limitante que no permite comprobar el destino final, constituyendo además una violación de orientaciones dadas por el Consejo de la Administración Provincial y un desvío de recursos para un fin no previsto.
• Al revisar 29 Anticipos y liquidaciones de gastos de viajes se comprobó que:

 

• No se cancelan los espacios en blanco.
• A 15 les falta la firma de los funcionarios correspondientes en anotado, autorizado y liquidado indistintamente para un 52 por ciento
• Presentan borrones y tachaduras 3 para un 10 por ciento.
• A 15 se entrega improcedentemente 2.00 pesos para desayuno y la salida es 6.00 am, para un 52 por ciento, por lo que pagan indebidamente 30.00 pesos.
• En los números 6 y 7 de fecha 12/3/2010 para 1 día de viaje se entregan efectivo de dos días por lo que pagan indebidamente 4.00 pesos de desayuno, 20.00 pesos de hospedaje el cual no tiene justificantes y 7 pesos para alimentos, ascendiendo a 31.00 pesos.
• En los números 19 y 20 del día 20/04/2010 se entrega 15.50 pesos de transporte y no cuentan con el justificante.
• En el número 14 con fecha 29/3/2010 se entregan 91.00 pesos para 5 días por concepto de de desayuno y 6 días de alimentos según salida estimada el 22/3/2010 y regreso 28/3/2010 y en el escaque de días de viajes se consigna un día estimado y un día real.
• En 4 no se consignó la fecha de salida y regreso estimada.
• Se comprobó que los anticipos y liquidación de gastos de viajes número 16 de fecha 13/4/2010 con un importe de 5.50 pesos, el número 6 con fecha 12/1/2010 por 31.00 pesos, carece de la firma en entregado  y el número 25 con fecha 17/5/2010 por 5.50 pesos y el número 21 del 5/5/2010 y un importe de 5.50 pesos, la firma de liquidado no coincide con las firmas autorizadas. La compañera Isolda Cruz García con el cargo de Jefe de Recursos Humanos y que supuestamente firmó dichos documentos, afirma en acta de declaración que esa no es su firma.
• En 26 de ellos no existe coincidencia entre las fechas de la dieta, con la tarjeta de entrada y salida y el registro de incidencias con un importe total de 285.00 pesos. Esta  deficiencia está  identificada en el plan de prevención como punto vulnerable no obstante las medidas a tomar carecen de efectividad. El resto de las deficiencias detectadas en el tema no están identificadas como punto vulnerable.

En el ciclo se analizaron cuatro saldos, apreciándose correspondencia con lo reflejado en el Estado de Situación, en tres, encontrándose avalados por los documentos primarios que generan las transacciones y hechos, cumpliendo lo establecido en la Resolución 235 del 30 de septiembre del 2005 del Ministerio de Finanzas y Precios, correspondiendo a las cuentas:

• Cuenta 104 Efectivo en Caja por Depositar, con 9 172.20 pesos
• Cuenta 112 Efectivo en Banco Cuenta de Ingresos, con 25 315.44 pesos.
• Cuenta 113 Efectivo en Banco Cuenta de Gastos, con 189 491.99 pesos. 

 

En la cuenta 101 Efectivo en Caja, las irregularidades detectadas de pagos indebidos, y la carencia de firmas denota que no se contabiliza adecuadamente por lo que incumplen lo establecido en la Resolución 235 del 30 de septiembre del 2005 del Ministerio de Finanzas y Precios.

 

Ciclo de Inventarios

Se viola la Resolución 297 del 23 de septiembre 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el componente Actividades de Control en la norma de Documentación debido a:

• Se comprobó que a los productos levadura seca, tapiz artesanal, frazada de piso, guantes cortos y plantilla 52X73 en el submayor de inventario tienen un código diferente al código de la factura.
• Se comprobó que los siguientes productos tienen un precio diferente en el submayor al precio de la factura.

 

• Se comprobó que en el Informe de Recepción número 103 con fecha 23/3/2010 se le da entrada a 10 000 Kgs.  de harina nacional y la factura número 282 sólo refleja 9 900 Kgs.  para una diferencia de 100 Kgs. debido a que la entidad no documentó una reclamación sino que lo hizo de forma verbal, el proveedor repuso los 100 Kgs de harina nacional.

 

Se viola la Resolución 297 del 23 de septiembre 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el componente Actividades de Control, norma de Acceso restringido a los recursos, activos y registros ya que:

• En el Almacén Central existen 80 litros de aceite vegetal con un importe de 125.04 pesos en el mismo depósito del aceite vegetal de la reserva movilizativa.

Esta deficiencia no está identificada en el plan de prevención como punto vulnerable.

• El Almacén Central se incumple el plan de inventario planificado y al momento de la auditoría se habían realizado solo el de enero, febrero y junio.
• Se comprobó que no existe evidencia documental del inventario físico realizado cuando se sustituyó a la almacenera Mariela Pérez Valcárcel por el almacenero actual Geannys Córdovas Torres.

Resolución 20/2009 del Ministerio de Finanzas y Precios. Procedimiento No. 2 Sobre faltante, pérdidas y sobrantes de bienes.

• Se comprobó en el inventario físico que según tarjeta de estiba debían de existir en el Almacén Municipal 15 519 Kgs. de sal y un importe de 1 378.85 pesos y al conteo existían 15 372 Kgs. para una diferencia de 147 Kgs. con un importe de 12.77 pesos. Esta sal pertenecía a la reserva movilizativa que tenía entrados desde diciembre del 2009 y que pasó al consumo, por lo que el saldo de la Cuenta 189 Materias Primas y Materiales no refleja su saldo real en el Estado de Situación.
• Se comprobó   que en la dulcería de Las Parras existe faltante del producto Azúcar refino por 1685.688 Lbs y 0.3272  del producto bicarbonato y sobrante de Harina nacional por 1033.467 Lbs., Sal fina por 29.23 Lbs, Aceite vegetal por 29.33 Lbs, Huevo 2621 Unidades y Azúcar crudo por 545.129 Lbs.

  

Violan la Resolución No.11 del 18 de enero de 2007 del Ministerio de Finanzas y Precios, al comprobar que:

• Los 77 Informes de Recepción revisados de los meses de febrero y marzo en el Almacén Central de Las Parras a los 77 les falta el nombre y dos apellidos de quien recepciona.
• Se comprobó que en la Dulcería Celia Sánchez Manduley de Las Parras y la Panadería Camilo Cienfuegos ubicada en la localidad de Omaja no cuentan con las tarjeta submayor de inventario, en su lugar llevan una libreta con todos los datos de uso obligatorio y las mismas no presentan borrones ni tachaduras.
• Las 192 Transferencias revisadas en los meses de agosto y septiembre les falta el número de carné de identidad de quien recibe las mercancías.
• De 229 vales de salidas revisados en el mes de febrero les falta el nombre y dos apellidos de quien entrega y 64 no detallan el nombre y dos apellidos de quien recibe para un 28 por ciento.

Estas  deficiencias están  identificadas en el plan de prevención como punto vulnerable, no obstante, las medidas a tomar carecen de efectividad.

No fue posible cotejar el inventario físico de la muestra de 49 renglones tomados, de ellos;18 en Almacén Central, 8 en la Panadería Jorge Luis Rodríguez, 7 en la Fabrica de vino, 3 en la Panadería Camilo Cienfuegos y 10 en la Dulcería Celia Sánchez Manduley con el saldo según submayor como está establecido ya que no coinciden los precios del producto con los de las facturas, limitando cumplimentar este objetivo, así como validar el saldo que muestran las cuentas de inventarios, por lo que incumplen lo establecido en la Resolución 235 del 30 de septiembre del 2005 del Ministerio de Finanzas y Precios. 

 

 

Otros aspectos

Se viola la Resolución 297 del 23 de septiembre 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el componente Ambiente de Control en la norma Comité de Control toda vez que:

• El director de la entidad no está nombrado como integrante del Comité de Control en la Resolución de Constitución del mismo y no existe evidencia de que dicho comité de control se halla reunido en el año 2010.

 

Esta deficiencia no está identificada en el plan de prevención como punto vulnerable.

Es de señalar que todos los hallazgos fueron dados a conocer  y analizados con los responsables de las áreas correspondientes, siendo aceptados  por estas.

 

RECOMENDACIONES

• Reintegrar en caja el efectivo indebido entregado como anticipo y liquidación de gastos de viaje.
• Depurar el saldo de las cuentas de inventario.
• Aplicar las medidas  administrativas y funcionales que les permitan en breve tiempo erradicar las deficiencias detectadas.

 

GENERALIDADES

De existir alguna discrepancia con el contenido del informe, la entidad auditada debe comunicar sus descargos a esta Unidad Central de Auditoría Interna dentro de los 20 días siguientes a su recepción, de acuerdo a lo establecido en la Resolución No. 453/06 del extinto Ministerio de Auditoría y Control.

De acuerdo con la Resolución No. 331/08 del extinto Ministerio de Auditoría y Control la entidad deberá informar a esta Unidad Central, en un término no mayor de 30 días a partir de la fecha de recepción del informe, el Plan de Medidas elaborado para erradicar las deficiencias detectadas.
 La entidad dispone de hasta 7 días naturales a partir de la recepción del informe para consultar con esta Unidad de Auditoría las medidas administrativas que propone adoptar en los casos que proceda según la resolución mencionada anteriormente.

Asimismo, de acuerdo con el Decreto Ley No. 159 “De la Auditoría”, capítulo IV, artículo 7, inciso k, la entidad debe informar en un término no mayor de 180 días a partir de la fecha de terminación de la auditoría, la situación que presentan las deficiencias detectadas.

De acuerdo a lo establecido en el precitado Decreto Ley, capítulo V, artículo 14, se debe discutir en el Consejo de Dirección de la entidad el resultado de la auditoría, siendo el máximo dirigente de la misma el responsable de adoptar las medidas necesarias para erradicar las deficiencias consignadas.

Deseamos patentizar nuestro agradecimiento a los dirigentes y trabajadores de la entidad por la colaboración prestada durante la realización de la auditoría.

Fraternalmente,

Lic. Elisa Saray Rodríguez González
Auditor Jefe de Grupo.
Registro de auditores No. 5408      

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