FACTIBILIDAD DE DISEÑO E IMPLANTACIÓN DE UN CUADRO DE MANDO INTEGRAL EN UNA SOCIEDAD DEL ESTADO

VIII. CONCLUSIONES

La propuesta efectuada, de un Cuadro de Mando Integral para aplicarlo en la Lotería de la Provincia de Córdoba, observa la factibilidad de que el mismo pueda ser aplicado en una empresa de servicios cuyo capital es del estado en su totalidad y las utilidades netas que se obtienen se destinan a realizar los proyectos de acción social que demanda el gobierno central.

La metodología propuesta para su implementación es la desarrollada por Norton y Kaplan: “Balanced ScoreCard” ya que se dice que ésta técnica permite poner la estrategia en acción.

A partir de la visión y lineamientos estratégicos de la organización, típicamente se definen 4 perspectivas esenciales para el logro de la misión organizacional. Estas perspectivas son: Financiera, Cliente, Procesos Internos y Aprendizaje y Crecimiento. Estas perspectivas no son las únicas pero son las que se adaptan a una gran mayoría de organizaciones. No obstante, puede haber otras perspectivas de acuerdo al esquema de estrategia que posee cada empresa. En el caso en cuestión, se agregó la perspectiva de los Distribuidores. En la misma se incluyen los objetivos estratégicos relacionados con el modo de distribución de los productos de Lotería y entre las perspectivas de Procesos Internos y Cliente.

Básicamente se podrán conseguir los objetivos Financieros, si la organización es capaz de conseguir satisfacción de los clientes internos y externos, y que esta satisfacción de las perspectiva Cliente será alcanzada si se consigue un nivel de excelencia tanto en la relación con los Distribuidores como en los Procesos Internos claves de la organización. Para alcanzar la excelencia en los procesos, la técnica reconoce como el mayor valor de la organización a las personas, su talento, su capacidad de Aprendizaje y Crecimiento. Así, gente capacitada atenderá procesos exitosos, que darán satisfacción a los clientes, permitiendo alcanzar los objetivos de la perspectiva financiera y como fin último la visión organizacional predefinida.

La principal ventaja de esta técnica es que no se restringe a una sola perspectiva, las considera a todas de un modo simultáneo, identificando las relaciones entre ellas y de esta forma hacer posible establecer una cadena causa-efecto que permite tomar iniciativas necesarias para alcanzar la visión-organización en cada uno de los niveles de ellas.

En cuanto a la factibilidad de un CMI en la Lotería de Córdoba, es posible efectuarlo dentro de la organización. Está demostrado que es posible cumplir con el objetivo principal y objetivos secundarios planteados. Por ello, para la implantación de la Metodología se deben realizar las siguientes etapas:

a) Alineamiento Estratégico y Análisis de las Relaciones Importantes

Esta primera e importante etapa de la implantación y a los fines de generar el modelo se debe estudiar en profundidad el negocio de la organización que se pretende modelar y como resultado de este estudio, después de haberse compenetrado en detalle, se pueda describir con facilidad y a cabalidad las relaciones controlantes de la organización internamente y con su entorno, en cuanto al logro de la misión que se supone previamente enunciada y explicitada.

Esto es lo que desarrolla todo el trabajo de tesis en donde para lograr lo anterior, como primer paso, se debe formar un grupo de trabajo en la organización dedicado a su diseño, elaboración e implementación.

Posteriormente se difunde la Metodología y plan de trabajo a los usuarios de primera y segunda línea de las áreas involucradas en el Proyecto. Esta actividad permite que estos usuarios conozcan la Metodología que será utilizada para el Proyecto y se comprometan con ella y desde ya, empiecen a sentirse partícipes de un Proyecto que sin su valioso aporte sería de dudoso resultado.

Otra actividad importante de esta etapa, son entrevistas con los principales ejecutivos de primera y segunda línea de la organización. Todo esto coordinado con el equipo de trabajo del Proyecto. A través de estas entrevistas, se podrá conocer en detalle el negocio de la organización, como también los requerimientos generales de información de cada uno de los usuarios en la toma de decisiones, que les ayude a cumplir sus objetivos funcionales o corporativos. En general, estas reuniones se planifican primero con ejecutivos de segundo nivel para posteriormente y ya con un conocimiento más acabado de la organización, tener las reuniones con los directivos principales.

Previo a estas reuniones con futuros usuarios, se recopila y estudia toda la información de la organización en cuanto a administración operacional, control y planeación estratégica.

b) Modelamiento Conceptual e Identificación Áreas Claves.

Concluida la etapa del análisis de las Relaciones Importantes, corresponde identificar las Áreas Claves para el logro de los objetivos estratégicos de la organización. Aquí se hace imprescindible considerar, todos los objetivos que se haya planteado la organización como necesarios y mínimos para cumplir con su misión corporativa. De esta forma, se conceptualiza un Mapa con los objetivos que describe la estrategia. Igualmente, se definen los indicadores de gestión que se utilizarán para medir el cumplimiento de estos. Además se definen las metas o estándares que se deben cumplir, en tiempo, calidad y magnitud.

Asimismo, lo que se pretende es que cada ejecutivo o directivo tenga asignado como responsabilidad de áreas funcionales o procesos específicos, teniendo en consecuencia, identificado claramente los responsables de cada uno de ellos. Con esto, estarán perfectamente identificadas las Áreas Claves y su interrelación en el logro de los objetivos estratégicos. En consecuencia, se estará en condiciones de modelar el negocio de la organización.

c) Diseño Físico

Habiendo concluido las etapas anteriores y recopilados los lineamientos de acción para el logro de los objetivos, será importante definir las metas o blancos específicos que se desean lograr en un período determinado. De este conjunto de metas y, considerando los requerimientos de información para la toma de decisiones, logrados en las entrevistas con usuarios se prametriza, es decir, diseñar físicamente el modelo conceptual en algún software asociado a la solución.

d) Implantación

Concluido el diseño físico se procede a la implantación del modelo, carga de datos, validación de datos, siempre con la participación de los usuarios del grupo de trabajo. Finalmente, se cargarán los datos para su poblamiento y en forma paralela se inicia el entrenamiento de los usuarios finales.

Asimismo, lo que se pretende es que cada ejecutivo o directivo tenga asignado como responsabilidad de áreas funcionales o procesos específicos, teniendo en consecuencia, identificado claramente los responsables de cada uno de ellos. Con esto, estarán perfectamente identificadas las Áreas Claves y su interrelación en el logro de los objetivos estratégicos. En consecuencia, se estará en condiciones de modelar y controlar el negocio de la organización.