MARCO NORMATIVO DEL R?GIMEN CONTRIBUTIVO

Resolución 1375 DE 2002

( 18 de Octubre)

“Por la cual complementa y aclara la Resolución No. 890 del 10 de julio de 2002”

EL MINISTRO DE SALUD

En uso de sus facultades legales contenidas en la Ley 100 de 1993 y Ley 715 de 2001 y el Decreto 1152 de 1999

CONSIDERANDO

Que en la implementación de la Resolución No. 890 de 2002 se han formulado por parte de las entidades obligadas a reportar la información observaciones válidas que constituyen aportes para el logro del objetivo de conformar la base de datos única de afiliados.

Que con ocasión de la situación de orden público de algunas zonas del país se deben generar mecanismos transitorios para garantizar el flujo de información relacionada con la afiliación al sector salud.

Que debido a las dificultades que se presentan en el trámite para la obtención de los documentos de identificación de los afiliados.

RESUELVE:

Objeto

ARTÍCULO 1.- Objeto. Complementar y aclarar algunos artículos de la Resolución No. 890 de 2002 y el anexo técnico que hace parte integral de la misma para lograr su mejor implementación.

ARTICULO 2.- El artículo 4 de la Resolución No. 890 de 2002, se modifica para el Régimen Subsidiado en el párrafo Archivo Control de Contratos, en el siguiente sentido: la información consolidada de los contratos de su jurisdicción junto con el archivo maestro de afiliados o de novedades deberá ser remitida por los departamentos al Encargo Fiduciario del FOSYGA y no al Ministerio de Salud.

Flujo de información

ARTICULO 3.- Flujo en el Régimen Subsidiado: El articulo 4 de la Resolución No. 890 de 2002 se complementa con el parágrafo 1 así: Cuando un municipio no tenga la capacidad para generar y consolidar la información de que trata la Resolución No.890 de 2002 y realizar las validaciones correspondientes, bien sea por motivos de alteración en el orden público u otras causas, las Administradoras de Régimen Subsidiado deberán remitir la información de su población afiliada, directamente al departamento correspondiente, previa autorización de la autoridad municipal, quien deberá informar la situación al responsable del manejo de la información en el respectivo departamento.

Identificación de afiliados

ARTICULO 4. – Identificación de los afiliados: El artículo 7 de la Resolución No.890 de 2002 quedará así: La identificación única de los afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud será la cédula de ciudadanía para los mayores de edad, la tarjeta de identidad para los menores de edad mayores de 7 años a los cuales la Registraduría Nacional del Estado Civil les haya expedido dicho documento y para los menores de 7 años será válido el registro civil o el número único de identificación personal NUIP; para los extranjeros, será la cédula de extranjería o el pasaporte.

Para poblaciones especiales definidas en los acuerdos 77 y 177 del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud afiliadas al Régimen Subsidiado, se tendrá en cuenta la siguiente tabla:

Régimen Subsidiado:

Condición Tipo documento Composición del número de identificación

afiliado adulto mayor sin identificación AS Departamento + municipio + S + Consecutivo por municipio (4 dígitos) S = Adulto mayor

Ej: 05001S0006

afiliado indígena: grupo étnico I AS Departamento + municipio + I + consecutivo por municipio (4 dígitos) I = Indígena

Ej: 05001I0007

afiliado indigente AS Departamento + municipio +D + consecutivo por municipio (4 dígitos) D = indigente

Ej: 05001D0008

afiliado menor abandonado MS Departamento + municipio +A + consecutivo por municipio (4 dígitos)A = menor abandonado

Ej: 05001A0009

Se establece un plazo máximo de un año a partir del cumplimiento de los 18 años, para la actualización del documento de identidad de los afiliados.

Se definen de manera temporal los siguientes tipos y números de identificación hasta tanto la Registraduría Nacional de Estado Civil incorpore en su base de datos de menores de edad la identificación correspondiente según sus parámetros; fecha a partir de la cual tendrán los obligados por la presente resolución tres meses para actualizar sus bases de datos y reportar las novedades al Encargo Fiduciario del FOSYGA.

Condición Tipo documento Composición del número de identificación

Si afiliado es menor sin identificación o recién nacido MS Número de documento de la madre si existe o el número de documento del cabeza de familia y un consecutivo iniciando en uno.

Si es menor de edad y en Registro Civil no les han asignado el número complementario MS Fecha de nacimiento seguida del número serial que se encuentra en el documento físico del registro civil, con el siguiente formato: AAMMDDNROSERIAL (14 posiciones).

EJ: 98121928719594

Para los menores de edad entre los 7 y los 18 años que no posean tarjetas de identidad RC o NU Seguirá siendo valido como documento de identificación el Registro Civil de nacimiento (NIP o NUIP).

Las entidades deben garantizar que en la oportunidad en que el afiliado cambie o actualice su documento de identidad, simultáneamente se actualice su información histórica en todos los archivos, incluidos los correspondientes a los procesos de giro y compensación en el régimen contributivo y al reporte de afiliados y sus novedades en el Régimen Subsidiado, incluyen solo al afiliado con el último tipo y número de documento de identidad reportado por él o por su aportante. Igualmente, las entidades deben notificar a sus afiliados sobre la temporalidad del documento, la obligación de actualizarlo y los problemas de suspensión generados por el incumplimiento de este requisito.

PARÁGRAFO: Los números de identificación no deben venir con guiones ni ningún otro carácter especial.

ARTICULO 5. – Modificaciones y aclaraciones al Anexo Técnico. Los siguientes valores definidos el anexo técnico de la Resolución No.890 de 2002 modifican o aclaran así:

• Tabla Nº.1: Nombres de archivos de control, para el Régimen Subsidiado quedan así:

Régimen Nombre del Archivo Long. Nombre Trámite

Subsidiado afiliados CSCODENTIDADDTOMCPIODDMMAAAAV 22 Si la ARS lo reporta al Municipio o Departamento.

CSDTOMCPIODDMMAAAAV 16 Si el Municipio lo reporta al Departamento

CSDTODDMMAAAAV 13 Si el Departamento lo reporta al FOSYGA

Subsidiado Contratos CTCODENTIDADDTOMCPIODDMMAAAAV 22 Si la ARS lo reporta al Municipio o al Departamento.

CTDTOMCPIODDMMAAAAV 16 Si el Municipio lo reporta al Departamento

CTDTODDMMAAAAV 13 Si el Departamento lo reporta al FOSYGA

• Los nombres de los archivos de control para novedades son los siguientes:

Régimen Nombre long Descripción

Contributivo CNCCODENTIDADDDMMAAAAV 18 CNC: Control Novedades contributivo

Aportantes CNACODENTIDADDDMMAAAAC 18 CNA: Control Novedades Aportantes

Subsidiado CNSCODENTIDADDTOMCPIODDMMAAAAV 23 Si lo remite la ARS al Municipio o al Departamento

CNS: Control novedades subsidiado.

CNSDTOMCPIODDMMAAAAV 17 Si lo reporta el municipio al Departamento

CNSDTODDMMAAAAV 14 Si lo reporta el departamento al FOSYGA

Regímenes de excepción CNECODENTIDADDDMMAAAAV 18 CNE: control novedades régimen Excepción

Prepago y seguros de salud CNPCODENTIDADDDMMAAAAV 18 CNP: control novedades prepago y seguros de salud.

• Tabla Nº 2: Diseño de registros de control, el campo número de archivo, se debe llamar número de registro y corresponde a un consecutivo por archivo de los registros enviados al Encargo Fiduciario del FOSYGA, siempre debe comenzar en 1 y terminar con el número de registros enviados.

• Tabla Nº 2: Diseño de registros de control, el campo Nombre del Archivo, NO debe llevar la extensión “.txt”. Ejemplo: Un registro de control para el archivo de novedades en contributivo de la EPS666 del mes de Agosto de 2002, tendría la siguiente estructura:

1,EPS666,01/08/2002,31/08/2002,2,15,MCEPS00625092002,,,

• Tabla Nº 4: Maestro de contributivo, para los campos tipo de identificación del cotizante, del cónyuge y del aportante incluir los valores RC y MS así:

1 Tipo identificación del cotizante 2 CC, CE, PA, TI, NU, RC, MS x null

12 Tipo de identificación del cónyuge 2 CC, CE, PA, TI, NU, RC, MS x null

31 Tipo de identificación del Aportante 2 CC, CE, PA, TI, NI, NU, RC, MS x null

• Tabla Nº 4: Maestro de contributivo, incluir al final de tabla el campo 43 Actividad económica con longitud 3 y valores determinados por la tabla CIIU revisión 3 del DANE, luego la tabla queda así:

43 Actividad económica 3 Tabla CIIU revisión 3 DANE X

Null null

El campo 43 solo aplica a los cotizantes independientes.

• Tabla Nº 5: Maestro de aportantes Cuando un afiliado es empleador, se debe reportar independientemente su información como aportante. El valor que debe reportar en el maestro de Aportantes para el campo 35. Tipo de aportante debe ser 1. Empleador.

• Tabla Nº 5. Maestro de aportantes, los valores que debe tomar el campo 31. Tipo de identificación son:

31 Tipo identificación 2 CC, CE, NI, PA, TI, NU, RC x null

• Tabla Nº 5: Maestro de Aportantes, incluir al final el campo Número 43. Actividad económica con longitud 3 y valores determinados por la tabla CIIU revisión 3 del DANE, luego la tabla queda así:

43 Actividad económica 3 Tabla CIIU revisión 3 DANE

• En la tabla Nº 7: Maestro de Subsidiado, la longitud del campo 17. Número de ficha SISBEN es 14.

17 Número de ficha SISBEN 14

• Tabla No 8: Maestro de contratos, incluir al comienzo de la tabla los campos Consecutivo, 20. Código de departamento y 21. código del municipio; luego la tabla Nº 8 queda así:

CODIGO Dato LONGITUD Valor Permitido

Consecutivo

20 Código del departamento 2 Tabla DANE

21 Código del municipio 3 Tabla DANE

23 Código de ARS 6

50 Nº del contrato ente territorial 4

51 Acto administrativo 1 A ,R, O, N

52 Nº acto administrativo 6

53 Tipo de contrato 2 CO, MR, AM, MI, FO, RC, RP, OT

54 Fecha del contrato 10 Formato DD/MM/AAAA

55 Duración (meses) 2

56 Número de afiliados 7

• Tabla Nº 10: Maestro de medicina prepagada, se incluyen los campos 1. Tipo de identificación del Asegurado, 2. Número de identificación del Asegurado, 10. Tipo de Afiliado. Además, la longitud del campo 57 número de la póliza o contrato debe ser 20 y para los campos 58 y 59, Inicio y fin de vigencia de la póliza o contrato, la longitud es de 10 posiciones y el formato es de fecha ‘DD/MM/AAAA’ luego la tabla 10 queda así:

Tabla 10. Maestro medicina prepagada o seguros de salud

CODIGO Dato LONGITUD Valor Permitido

(Ver glosario) AFILIADO ASEGURADO Observación

23 Código de la entidad 6 X X

1 Tipo de identificación Asegurado 2 CC, CE, PA, TI, RC, NU, MS X Null

2 Número de Identificación Asegurado 16 X Null

1 Tipo de Identificación afiliado 2 CC, CE, PA, TI, RC, NU, MS X X

2 Número de Identificación afiliado 16 X X

3 Primer apellido 20 X X

4 Segundo apellido 20 X X

5 Primer nombre 20 X X

6 Segundo nombre 20 X X

7 Fecha de nacimiento 10 Formato DD/MM/AAAA X X

8 Sexo 1 M, F X X

10 Tipo de afiliado 1 S, B X X

25 Fecha de afiliación a la aseguradora o entidad de medicina prepagada. 10 Formato DD/MM/AAAA X X

57 Numero de póliza o contrato 20 X X

58 Inicio vigencia póliza o contrato 10 Formato DD/MM/AAAA X X

59 Fin vigencia póliza o contrato 10 Formato DD/MM/AAAA X X Si es fecha abierta, dejar en blanco este campo.

60 Tipo de póliza o contrato 1 1,2,3 X X

• Tabla Nº.11: Nombres de archivos de novedades, para el Régimen Subsidiado quedan así:

Régimen Nombre del Archivo Long. Nombre Trámite

Subsidiado Novedades NSCODENTIDADDTOMCPIODDMMAAAA 21 Si la ARS lo reporta al Municipio o al Departamento

NSDTOMCPIODDMMAAAA 15 Si el Municipio la reporta al Departamento

NSDTODDMMAAAA 12 Si el Departamento lo reporta al FOSYGA

• Tabla Nº 12: Códigos de novedades. La descripción de la novedad N15 queda: contratos de continuidad o traslados en Régimen Subsidiado y los campos que modifica en su orden son: 23,50,53 y 54.

• Tabla Nº 13: Estructura archivo de novedades. Cuando el reporte es novedades de aportante, el campo nombre del aportante tiene una longitud máxima de 40 posiciones.

• Tabla Nº 13: Estructura archivo de novedades y en general donde se refiera al campo consecutivo, este debe ser un consecutivo por archivo.

• Tabla Nº 13: Estructura archivo de novedades, la longitud de los nuevos valores corresponde a las longitudes de los campos afectados por la novedad.

• Tabla Nº 14: Glosario. Incluir en el campo 10. Tipo de afiliado incluir el valor S = Asegurado

10 Tipo de Afiliado 1 C,B,A,F,O,S

• Tabla Nº 14: Glosario. Incluir en el campo 11. Relación con cotizante o cabeza de familia incluir los valores: 8. otros miembros parientes y 0. para otros miembros no parientes; que solo aplican para el Régimen Subsidiado. En el campo 17. número de ficha SISBEN la longitud es 14 posiciones.

11 Relación con cotizante ó cabeza de familia 1 1 Cónyuge o compañero(a) permanente

2 Hijo (a)

3 Padre o madre

4 Segundo grado de consanguinidad

5 Tercer grado de consanguinidad

6 Menor de 12 años sin consanguinidad

7 Padre o madre del cónyuge

8 Otros miembros parientes

0 Otros miembros no parientes

17 Número de ficha SISBEN 14

• Tabla Nº 14: Glosario, en el campo 27 los estados aplican para todos los regímenes y se deben adecuar según sus características, así por ejemplo:

AC = En régimen contributivo es el afiliado vigente y al día en sus aportes. En Régimen Subsidiado es el afiliado incluido en contratos En seguros de salud es el afiliado con póliza vigente

SU = En contributivo, afiliación vigente con mora no mayor a 3 meses.

En subsidiado con paso temporal al régimen contributivo no mayor a 6 meses.

RE = Es un estado que aplica para todos los regímenes de acuerdo con las causales de retiro. Por ejemplo en contributivo, por retiro de su aportante, en subsidiado por cambio en el nivel SISBEN a uno no permitido para este régimen o por paso al régimen contributivo entre otros.

• Tabla Nº 14: Glosario. Incluir el campo número 43. Actividad económica, cuyos valores se deben extraer de la tabla CIIU revisión 3 expedida por el DANE.

Cuando el valor de un campo no se encuentra definido dentro de los valores permitidos o no aplique, este campo no debe llevar ningún valor es decir debe ser vacío y reportarse en el archivo plano como coma coma (,,).

ARTÍCULO 6. - Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y modifica o aclara la Resolución No. 890 solo en los apartes mencionados en la presente resolución.