MARCO NORMATIVO DEL R?GIMEN CONTRIBUTIVO

TITULO III. MARGEN DE SOLVENCIA

Esta Superintendencia, en ejercicio de las facultades conferidas por el numeral 6 del artículo 7º del Decreto 1259, se permite impartir las siguientes instrucciones para la acreditación del margen de solvencia por parte de las Entidades Promotoras de Salud - EPS, Entidades Adaptadas – EAS, Entidades Promotoras de Salud Indígenas, Administradoras del Régimen Subsidiado - ARS, Empresas de Medicina Prepagada - EMP y Servicios de Ambulancia Prepagados – SAP, de conformidad con lo ordenado por la Ley 100 de 1993 y los Decretos 1485 y 1486 de julio 13 de 1994, 723 del 14 de mayo de 1997, 882 del 13 de mayo de 1998, 046 del 19 de enero de 2000 y 783 del 3 de mayo de 2000.

CAPITULO I. Ambito de aplicación

Para efectos de la aplicación del contenido de la presente Circular, debe entenderse que la obligación periódica de acreditación del margen de solvencia se refiere a todas las Entidades Promotoras de Salud, cualquiera sea su forma legal: las de carácter privado, las públicas bien sean empresas industriales o comerciales del Estado, sociedades de economía mixta, establecimientos públicos o cualquier otra forma de organización administrativa, así como las adaptadas, las transformadas y las administradoras del régimen subsidiado, las empresas de medicina prepagada y las de servicios de ambulancia prepagados. Este margen de solvencia se aplica a dichas entidades en razón de la administración que efectúan de los recursos del régimen contributivo y/o del subsidiado, así como de la venta de los planes adicionales de salud entre los que se encuentran los planes de medicina prepagada y los planes de atención complementaria.

En consideración a lo señalado en el artículo 5º del Decreto 783 de mayo 3 de 2000, las empresas de medicina prepagada incluidos los servicios de ambulancia prepagados deberán acreditar el margen de solvencia establecido en el Decreto 882 de 1998, en consecuencia, las instrucciones contenidas en la presente Circular, serán de obligatorio cumplimiento para las dependencias, programas y entidades de medicina prepagada y servicios de ambulancia prepagados en cuanto a la acreditación periódica del margen de solvencia.

Se precisa que en virtud del Decreto 882 del 1998, quedaron derogadas las normas generales que consagraban el margen de solvencia para Entidades Promotoras de Salud (EPS) y Administradoras del Régimen Subsidiado (ARS), artículos 8º y 10 del Decreto 1485 de 1994, artículo 3º, Parágrafo 1º del Decreto 1890 de 1995, en lo que se refiere a margen de solvencia y artículo 6º, parágrafo 1º, literal b), del Decreto 2357 de 1995, quedando vigente el artículo 9º del Decreto 1485 de 1994, sobre el margen de solvencia para pagos anticipados. Para las Empresas de Medicina Prepagada y Servicios de Ambulancia Prepagados, quedaron derogados el artículo 10 del Decreto 1570 de 1993, y el artículo 5º del Decreto 1486 de 1994, y las instrucciones impartidas por este Despacho contenidas en la Circular Externa 030 de 1994.

CAPITULO II. Generalidades

1. Margen de Solvencia

El Margen de Solvencia debe entenderse como la liquidez que deben tener las Entidades Promotoras de Salud, las Entidades Adaptadas, las Administradoras del Régimen Subsidiado, las Empresas de Medicina Prepagada y los Servicios de Ambulancia Prepagados, cualquiera que sea su forma legal, para responder en forma adecuada y oportuna por sus obligaciones con terceros, sean estos proveedores de bienes o prestadores de servicios de salud o los usuarios.

Se entiende por liquidez la capacidad de pago que tienen las entidades para cancelar, en un término no superior a treinta (30) días calendario, contados a partir de la fecha establecida para el pago, las cuentas de los proveedores de bienes o prestadores de servicios de salud o usuarios.

Consecuencias del incumplimiento en los pagos de obligaciones con terceros

A. Las Entidades Promotoras de Salud, Entidades Adaptadas y Administradoras de Régimen Subsidiado, con cuentas por pagar a los proveedores de bienes o prestadores de servicios de salud o usuarios con edad superior a 30 días calendario, contados a partir de la fecha prevista para su pago:

1. No podrán realizar nuevas afiliaciones, salvo los beneficiarios de aquellos afiliados que se encontraban cotizando tratándose de régimen contributivo y los recién nacidos en el régimen subsidiado.

2. No podrán realizar mercadeo de sus servicios con el objeto de obtener nuevas afiliaciones o traslado de afiliados.

3. No podrán afectar el flujo de ingresos provenientes de la Unidad de Pago por Capitación para cancelar obligaciones provenientes de la amortización de inversiones en infraestructura asistencial o administrativa.

4. No podrán, realizar cualquier operación de compra o arrendamiento financiero con opción de compra sobre bienes inmuebles y realizar inversiones de cualquier naturaleza como socio o asociado.

Nota: Al encontrarse las entidades vigiladas en la situación aquí descrita, es obligación informar de ello por escrito a la Superintendencia Nacional de Salud, con las medidas adoptadas para proceder al pago de lo adeudado. Para efectos de determinar el momento en el cual se comenzarán a aplicar las limitaciones o consecuencias anteriormente referidas, la Superintendencia procederá a evaluar la situación de la entidad, de conformidad con los numerales 3.3 y 4 de la presente Circular.

El informe deberá enviarse a la Superintendencia a más tardar en los ocho (8) días hábiles siguientes al incumplimiento superior a 30 días aquí previsto.

Para efecto de garantizar la correcta aplicación de los recursos de la seguridad social dentro del régimen subsidiado, se deberán seguir las siguientes reglas:

• Las entidades que tengan deudas con las instituciones prestadoras de servicios de salud, con plazo superior a 45 días, contados a partir de la fecha de presentación oportuna de la cuenta o la convenida para el pago, deberán destinar del total del flujo de recursos derivados de recuperación de cartera como de la Unidad de Pago por Capitación del Régimen Subsidiado, el 87% al pago de las instituciones prestadoras, sólo estando habilitadas para apropiar el 13% de la acreencia recuperada o el valor de la Unidad de Pago por Capitación como gasto administrativo, hasta tanto regularicen sus pagos con la red de prestadores, fecha a partir de la cual podrán apropiar los porcentajes adicionales, dentro de los límites legales. Con cargo a estos recursos las entidades que administran el régimen subsidiado deberán cancelar sus obligaciones pendientes y aquellas necesarias para garantizar la adecuada prestación de servicios de salud a su población afiliada. Para este efecto, el representante legal y la junta u órgano administrativo, deberán adoptar las medidas correspondientes.

• Para efecto de la aplicación del numeral anterior, se tomará el porcentaje de participación de la red externa en la contratación y facturación de la Entidad Promotora de Salud o Administradora del Régimen Subsidiado según los tres niveles de atención, garantizando que se destina del total de los ingresos mencionados, el porcentaje equivalente de participación, más un 15% de los recaudos se deben dirigir a las instituciones prestadoras de servicios de salud que no tengan ninguna clase de relación de subordinación, en cualquier vía, con la entidad administradora del régimen subsidiado, hasta tanto la entidad no se encuentre al día con la red de terceros encargada de la prestación de servicios de salud. Esta disposición se aplicará a partir del 1º de marzo del año 2000.

El incumplimiento de esta disposición dará lugar a la revocatoria del certificado de funcionamiento.

Lo aquí dispuesto no será aplicable respecto de las Administradoras del Régimen Subsidiado, en tanto estas no reciban los recursos correspondientes por parte de los entes territoriales.

No obstante, para los contratos de administración de recursos del régimen subsidiado que se celebren a partir del 1º de abril del año 2000, cuando las entidades administradoras del régimen subsidiado hubieren recibido en forma oportuna los recursos del ente territorial y retarden sus obligaciones en plazos superiores a 30 días contados a partir de la fecha prevista para su pago, el ente territorial podrá girar directamente a la red prestadora de servicios de salud contratada por la administradora del régimen subsidiado, los recursos correspondientes, siempre y cuando exista un pronunciamiento previo de la Superintendencia Nacional de Salud con vigencia no inferior a quince (15) días en relación con el incumplimiento de margen de solvencia y notificación del mismo a la entidad administradora del régimen subsidiado. Para lo cual deberán seguir el siguiente procedimiento:

El ente territorial debe solicitar a esta Superintendencia su pronunciamiento sobre la aplicabilidad de la citada norma a una ARS determinada, adjuntando: a) Certificación expedida por el ente territorial donde se relacionen los pagos efectuados, correspondientes a la contratación de la vigencia respectiva, realizada con la ARS en cuestión, discriminando número del contrato, valor pagado y mes a que corresponde el pago; b) Relación de cuentas por pagar expedida por los representantes legales de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud en donde conste la razón social de la ARS deudora, plazo convenido para el pago, fecha de radicación de la cuenta en la ARS y valor adeudado (debe tenerse en cuenta que esta relación sólo debe corresponder a la prestación de servicios de salud de los afiliados al régimen subsidiado, amparados por contratos suscritos entre el ente territorial y la ARS a partir del 1º de abril de 2000).

A su vez la Superintendencia Nacional de Salud requerirá a la ARS respectiva con el fin de que allegue a este órgano de control: a) Relación de las cuentas por cobrar al ente territorial que se encuentre solicitando el giro sin situación de fondos, respecto de los contratos suscritos a partir del 1º de abril de 2000; b) Relación de las cuentas por pagar a las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, las cuales solo deben corresponder a la prestación de servicios de salud a los afiliados del régimen subsidiado del ente territorial que solicitó la aplicación de esta norma, amparados bajo los contratos suscritos entre el ente territorial y la ARS, posteriores al 1º de abril de 2000.

La Superintendencia Nacional de Salud evaluará conjuntamente la información allegada por el ente territorial y la ARS, si es del caso se citará a ambas partes, con el fin de emitir su pronunciamiento sobre la viabilidad de dar aplicación al artículo 4º del Decreto 046 de 2000.

Una vez en firme el pronunciamiento de la Superintendencia Nacional de Salud, la entidad territorial está autorizada para retener por un periodo no mayor a tres meses los recursos a que tendría derecho la Administradora del Régimen Subsidiado por concepto de Unidad de Pago por Capitación, y los girará a las diferentes entidades contratadas.

Si transcurridos los tres meses, la entidad administradora del régimen subsidiado no ha acreditado el cumplimiento de las obligaciones derivadas de los contratos que celebren a partir del 1º de abril del año 2000 ante la Superintendencia Nacional de Salud, la entidad territorial estará autorizada a realizar el mismo procedimiento referido en el párrafo anterior, por un periodo igual;

B. Los afiliados de las Entidades Promotoras de Salud y Entidades Adaptadas con cuentas por pagar, con edad superior a 60 días calendario, contados a partir de la fecha prevista para su pago, podrán trasladarse de entidad sin observancia del tiempo mínimo de permanencia previsto en el régimen de movilidad general, siempre y cuando se encuentren al día en los pagos de sus obligaciones, tales como pago de cotizaciones y copagos.

Por su parte, las entidades administradoras del régimen subsidiado, estarán obligadas a realizar la cesión de sus contratos a cualquiera de las administradoras de ese régimen que tengan capacidad para ello y le trasladarán a esa administradora inmediatamente los recursos del aseguramiento por los meses que faltan hasta la terminación del contrato. Cuando la entidad se abstenga de realizar estas operaciones, la Superintendencia Nacional de Salud podrá ordenar la cesión, de conformidad con las normas vigentes;

C. Las Empresas de Medicina Prepagada ó Servicios de ambulancia prepagados, con cuentas por pagar, con edad superior a 30 días calendario, contados a partir de la fecha prevista para su pago:

1. Deberán abstenerse de celebrar actuaciones relacionadas con la promoción, mercadeo, gestión, venta y suscripción de nuevos contratos de medicina prepagada o servicio de ambulancia prepagado, así como de incluir nuevos usuarios en contratos vigentes.

2. Deberán continuar garantizando el cumplimiento de los contratos vigentes y la renovación de los mismos de conformidad con las normas que regulan la actividad, empleando en todo caso la mayor diligencia en la prestación de los servicios a sus clientes a fin de que éstos reciban la atención debida en el desarrollo de las relaciones contractuales.

3. No podrán afect ar el flujo de ingresos provenientes del pago de las cuotas de los contratos de medicina prepagada o ambulancia prepagado para cancelar obligaciones provenientes de la amortización de inversiones en infraestructura asistencial o administrativa.

4. No podrán realizar operaciones de compra o arrendamiento financiero con opción de compra sobre bienes inmuebles ni efectuar inversiones de cualquier naturaleza como socio o asociado.

En el evento que la EPS, ARS, EAS, EMP y SAP, se encuentre en cualquiera de las situaciones aquí descritas, con anterioridad a la fecha establecida para remitir la acreditación del margen de solvencia a la Superintendencia Nacional de Salud, es obligación informar de ello por escrito, adjuntando a la documentación señalada en el numeral 5 de la presente Circular Externa, un informe con las medidas adoptadas para proceder al pago de lo adeudado. Lo anterior para efectos de determinar el momento en el cual la Superintendencia Nacional de Salud comenzará a aplicar las limitaciones anteriormente referidas, previa evaluación de la situación de la entidad, de conformidad con la normatividad vigente.

La documentación deberá enviarse a la Superintendencia dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al haberse detectado el incumplimiento superior a 30 días aquí previsto.

Una vez acreditado ante esta Superintendencia el pago de lo adeudado por las EPS, EAS, ARS, EMP y SAP a través del correspondiente documento suscrito por el Representante Legal, Revisor Fiscal y Contador acompañado de los soportes que así lo demuestren, podrá solicitar ante la Superintendencia Nacional de Salud la autorización para reasumir el ejercicio de las actividades suspendidas la cual se otorgará mediante acto administrativo de esta Superintendencia;

D. Suspensión o Revocatoria del Certificado de Funcionamiento

El artículo 230 de la Ley 100 de 1993, establece la revocatoria o suspensión del certificado de funcionamiento concedido a una EPS y/ó ARS, entre otros casos cuando las entidades dejen de cumplir cualquiera de los requisitos establecidos para el otorgamiento de la autorización, por su parte el artículo 180 de la misma ley determina como uno de los requisitos que deben cumplir las EPS y/o ARS para su autorización la acreditación periódica del margen de solvencia que asegure la liquidez y solvencia de la entidad; en consecuencia, en lo que se refiere al margen de solvencia, la suspensión o revocatoria del Certificado de Funcionamiento de una EPS y/o ARS se dispondrá cuando no se acredite periódicamente el margen de solvencia que asegure la liquidez y solvencia de la entidad.

De otra parte, de conformidad con lo previsto en el Decreto 1486 del 13 de julio de 1994, artículo 3º, numeral 5º el Superintendente Nacional de Salud podrá disponer la revocatoria o suspensión del certificado de funcionamiento concedida a una entidad, programa o dependencia de medicina prepagada o servicio de ambulancia prepagado por incumplimiento a las normas sobre patrimonio, patrimonio técnico o margen de solvencia, en consecuencia en lo que se refiere al margen de solvencia, la suspensión o revocatoria se dispondrá cuando se presenten cuentas por pagar, con edad superior a 30 días calendario, contados a partir de la fecha prevista para su pago.

En desarrol lo de la competencia de la Superintendencia Nacional de Salud para adoptar medidas cautelativas, en el ejercicio de sus funciones de inspección, vigilancia y control, de conformidad con el numeral 10º del artículo 335 del Decreto 663 de 1993, la suspensión o revocatoria del Certificado de Funcionamiento de una Entidad Promotora de Salud, Entidad Adaptada, Administradora de Régimen Subsidiado, Empresa de Medicina Prepagada o Servicio de Ambulancia Prepagado originadas por el incumplimiento del margen de solvencia serán de aplicación inmediata. En consecuencia, el recurso de reposición que proceda contra las mismas no suspenderá la ejecutoriedad del acto administrativo.

En relación con la revocatoria del Certificado de Funcionamiento, de una entidad, dependencia o programa de medicina prepagada o servicio de ambulancia prepagado por el incumplimiento del margen de solvencia, la Superintendencia Nacional de Salud podrá proceder a su disolución y liquidación en los términos del capítulo IV, artículo 23 del Decreto 1570 de 1993 y demás normas que le adicionen, complementen, modifiquen o sustituyan.

2. Publicación de los nombres de entidades con afiliaciones suspendidas

La Superintendencia Nacional de Salud, podrá informar a los usuarios del SGSSS a través de medios de comunicación de amplia circulación nacional, los nombres de las Entidades Promotoras de Salud y Administradoras del Régimen Subsidiado, a las cuales se les han impuesto las medidas dispuestas en el artículo 2º y/o artículo 3º del Decreto 882 de 1998. Así mismo podrá publicar los nombres de las Empresas de Medicina Prepagada y Servicios de Ambulancia Prepagados que como consecuencia del incumplimiento del margen de solvencia tienen los Certificados de Funcionamiento suspendidos o se han aplicado las medidas del Decreto 882 de 1998. Todo lo anterior, sin perjuicio de las demás acciones que pueda ejercer el ente de inspección, vigilancia y control.

CAPITULO III. Definiciones

1. OBLIGACIONES CON TERCEROS

Se considera que son obligaciones con terceros las cuentas por pagar referidas a los conceptos que se describen a continuación:

Cuentas de proveedores de bienes: cuentas por pagar a quienes suministren insumos o productos utilizados o requeridos por la EPS, ARS, EAS, EMP y SAP para la normal y oportuna prestación del servicio en salud.

Cuentas a prestadores de servicios: cuentas por pagar a los Prestadores de Servicios, derivada de la atención en salud prestada a los afiliados y usuarios de las EPS, ARS, EAS, EMP y SAP.

Cuentas a usuarios: cuentas por pagar a los afiliados y usuarios de las EPS, ARS, EAS, EMP y SAP por concepto de reembolsos por pagos de servicios en salud a cargo de las EPS, ARS, EAS, EMP y SAP así como de las prestaciones económicas a cargo de las Entidades Promotoras de Salud.

2. FECHA ESTABLECIDA PARA EL PAGO Ó PLAZO CONVENIDO

2.1 Las entidades podrán convenir la forma de contratación y pago que más se ajuste a sus necesidades e intereses, tales como la capitación, el pago por conjunto de atención integral, el pago por actividad, o la combinación de cualquier forma de éstas o cualquier otra. En todo caso deberán establecer la forma de presentación de las facturas, los términos para el pago de los servicios una vez éstas se presenten, y un procedimiento para la resolución de objeciones a las cuentas.

Cuando no exista contrato o en los contratos no se establezcan los términos para el pago, deberá observarse el siguiente procedimiento:

1. Las entidades promotoras de salud, entidades adaptadas, administradoras del régimen subsidiado, empresas de medicina prepagada deberán comunicar a los prestadores de servicios el período del mes en el cual recibirán las facturas o cuentas de cobro. Este período será durante veinte (20) días calendario del mes, incluido el mes de diciembre (Decreto 046 de 2000, artículo 8º, parágrafo tercero.)

2. Las entidades promotoras de salud, entidades adaptadas, administradora del régimen subsidiado y empresas de medicina prepagada tendrán un plazo de veinte (20) días calendario, contados a partir de la fecha de radicación, para revisar integralmente la cuenta e iniciar el proceso de pago o realizar las objeciones que resulten procedentes. En todo caso la fecha de radicación de la factura debe corresponder a la fecha en la que ésta se presento por primera vez, ajustada a los requisitos establecidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

3. En caso de no objeción, la entidad promotora de salud, administradoras del régimen subsidiado o empresa de medicina prepagada, deberá cancelar la cuenta dentro de los diez (10) días calendario siguientes al vencimiento del plazo estipulado en el numeral precedente.

Las entidades deberán cancelar íntegramente la parte de las cuentas que no hubieran sido glosadas, en los términos contractuales, como condición necesaria para que la institución prestadora de servicios de salud esté obligada a tramitar y dar alcance a las respectivas glosas formuladas de la cuenta, siempre que la factura cumpla con las normas establecidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Se considera práctica no autorizada la devolución de una cuenta de cobro o factura de servicios sin el correspondiente pago de la parte no glosada.

Las instituciones prestadoras de servicios de salud tendrán la obligación de aclarar ante las entidades, las glosas debidamente fundamentadas, dentro de los veinte (20) días siguientes a su comunicación formal. El saldo frente a las correspondientes glosas será cancelado en la medida en que éstas sean aclaradas.

Si las glosas no son resueltas por parte de la Institución Prestadora de Servicios de Salud, IPS, en los términos establecidos por el reglamento, no habrá lugar al reconocimiento de intereses, ni otras sanciones pecuniarias.

En ningún caso podrá entenderse que el no cumplimiento de los plazos establecidos, exonera a la Entidad Promotora de Salud, Entidad Adaptada, Administradora del Régimen Subsidiado o Entidad que administra planes adicionales de salud, de cancelar los servicios efectivamente prestados ni a la institución prestadora de servicios de salud el restituir aquellos dineros facturados y objetados o no debidos, que hubieren sido entregados por las entidades promotoras de salud y de más entidades.

A partir de la fecha en que la Institución Prestadora de Servicios de Salud responda formalmente a la glosa ante la entidad promotora de salud, administradora del régimen subsidiado o administradora de los recursos de la seguridad social o entidades de prepago ésta tendrá un plazo máximo de treinta (30) días para informar a la institución prestadora de servicios de salud si acepta o no las explicaciones dadas a la glosa, con independencia de la fecha establecida para el pago.

Las entidades promotoras de salud, entidades adaptadas y entidades que administren planes de medicina prepagada, servicios de ambulancia prepagados y planes complementarios, deberán constituir una provisión sobre el ciento por ciento de los servicios hospitalarios autorizados y no cobrados hasta por un plazo de cinco (5) meses, fecha a partir de la cual se desmontará la provisión, en caso de no existir la correspondiente factura de cobro. La provisión, la cual tendrá plenos efectos contables, fiscales y tributarios se constituirá dentro del mes siguiente a que se emita la autorización y se llevará al costo médico. Esta provisión deberá estar plenamente constituida al 1 de diciembre del año 2000, siendo obligatorio iniciar su constitución a partir del 1 de febrero del mismo año. De esta forma, las entidades deberán afectar su estado de pérdidas y ganancias con la constitución y reversión de provisiones en los términos expuestos. Las entidades promotoras de salud, entidades adaptadas y entidades que administren planes adicionales de salud, podrán utilizar en forma alternativa instrumentos técnicos para el cálculo de la provisión debidamente aprobados por la revisoría fiscal que reflejen en forma plena el criterio expuesto, con demostrada eficacia a la luz de la realidad operativa, financiera y contable de la institución.

Las entidades promotoras de salud, entidades adaptadas y entidades que administren planes adicionales de salud, deberán adelantar una revisión íntegra de la cuenta, antes de proceder a sus glosas.

En el evento en que las glosas formuladas resulten infundadas el prestador de servicios de salud tendrá derecho al reconocimiento de intereses moratorios desde la fecha de presentación de la factura, reclamación o cuenta de cobro.

Las autorizaciones que emita la entidad promotora de salud, entidad adaptada o entidad que administre planes adicionales de salud son de su plena responsabilidad frente al período que se emite, sin que sean procedentes correcciones retroactivas que afecten a la institución prestadora frente a servicios prestados.

Las entidades promotoras de salud o entidades adaptadas que autoricen la atención hospitalaria de un usuario, son responsables del pago de la cuenta mientras el usuario deba permanecer hospitalizado como consecuencia de la respectiva autorización. En el evento en que durante el proceso de atención hospitalaria derivada de la autorización otorgada por la Entidad Promotora de Salud o Entidad Adaptada, el empleador deje de cumplir con su obligación de cotizar, la entidad promotora de salud no podrá eludir el pago de sus obligaciones contraídas frente a la institución prestadora de servicios de salud o trasladar a la Institución Prestadora de Servicios de Salud la responsabilidad de cobro al empleador. La entidad promotora de salud o entidad adaptada tendrá acción de repetición conforme las disposiciones legales. En ningún caso será procedente el pago de sumas frente a las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, por parte de la Entidad Promotora de Salud o Entidad Adaptada con fecha anterior a la establecida en la autorización expedida por la Entidad Promotora de Salud o Entidad Adaptada, sin perjuicio de las normas especiales en materia de atención inicial de urgencias.

2.2 Atención de urgencias: La Atención Inicial de Urgencias debe ser prestada en forma obligatoria por todas las entidades públicas y privadas que presten servicios de salud a todas las personas. Para el pago de servicios prestados su realización no requiere contrato ni orden previa y el reconocimiento del costo de estos servicios se efectuará mediante resolución motivada en caso de ser un ente público o pagador. La atención de urgencias en estas condiciones no constituye hecho cumplido para efectos presupuestales y deberá cancelarse máximo en los tres (3) meses siguientes a la radicación de la factura de cobro.

Por lo anterior, los valores registrados por concepto de Atención de Urgencias en el formato SNS-EF-24-CxP-AIU, podrán ser clasificados en las columnas de plazo convenido, máximo en las columnas por edades entre 1 y 90 días; lo que indica que una vez cumplido ese plazo convenido, dichos valores deberán clasificarse como cuentas por pagar en mora, en las edades allí señaladas en el formato.

Las entidades que presenten cuentas por pagar de Atención Inicial de Urgencias clasificadas en mora serán objeto de las medidas enunciadas en el numeral 2.1.1.1 Consecuencias del incumplimiento en los pagos de obligaciones con terceros, de la presente circular.

Cuando se trate de entidades que administran el Régimen Subsidiado, estarán obligadas a realizar la cesión de sus contratos a cualquiera de las administradoras del régimen que tengan capacidad para ello y le trasladarán inmediatamente los recursos del aseguramiento por los meses que faltan hasta la terminación contrato . Cuando la entidad se abstenga de realizar estas operaciones, la Superintendencia Nacional de Salud podrá ordenar la cesión, de conformidad con las normas vigentes, sin perjuicio de que el ente territorial haya realizado o no el pago de la UPC-S correspondiente.

Las entidades que registren cuentas por pagar de Atención Inicial de Urgencias entre 1 y 30 días o más en mora deberán someterse a las medidas descritas anteriormente y, adicionalmente:

• Los afiliados dentro del Régimen Contributivo quedarán en libertad de trasladarse a otra Entidad Promotora de Salud, sin sujetarse al régimen de movilidad general, siempre que se encuentren al día en el pago de sus obligaciones y surtan los trámites formales dispuestos en las normas legales.

3. FECHA DE RADICACION DE LA FACTURA

Se entiende como fecha de radicación de la factura aquella fecha en que la factura es presentada por el proveedor y recibida en la EPS, EAS, ARS, EMP ó SAP, y para todos los efectos ésta deberá ser la fecha que se tenga en cuenta para los respectivos registros contables que permitan clasificar la edad de la cuenta, y así efectuar los pagos en los plazos establecidos.

Es necesario precisar que cuando se presenten glosas, la fecha de radicación de la factura debe corresponder a la fecha en la que ésta se presentó por primera vez, ajustada a los requisitos establecidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, a partir de esta fecha correrán los términos establecidos en el Decreto 723 de 1997, para aceptar o glosar las facturas.

Las Entidades Promotoras de Salud, Administradoras del Régimen Subsidiado y Entidades que administren planes de salud, cualquiera sea su naturaleza deberán recibir facturas de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, durante los primeros 20 días calendarios del mes siguiente a la prestación de servicios.

Para efecto del reconocimiento de intereses por mora en el pago de acuerdo a los términos pactados con las Entidades Promotoras de Salud, Administradoras del Régimen Subsidiado y Entidades que administren planes de salud, deberán las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud presentar las cuentas de cobro, facturas o reclamaciones a más tardar dentro de los 6 meses siguientes a la fecha de prestación de los servicios de salud o de la ocurrencia del hecho generador de las mismas así como lo establecido en el artículo 7º del Decreto 1281 de 2002.

La EPS, ARS, EMP y SAP responden adecuadamente por el pago de sus obligaciones con terceros en la medida que: 1) reciba las facturas o documentos de cobro observando las condiciones establecidas para ello, 2) pague en los términos establecidos para el efecto y la ARS reciba los recursos de la entidad territorial.

4. Requisitos para la recepción de facturas por la prestación de servicios de salud en el año inmediatamente anterior

El artículo 177 de la Ley 100 de 1993, establece como función básica de las EPS la de organizar y garantizar directamente o indirectamente, la prestación del Plan de salud obligatorio a los afiliados.

El artículo 185 de la Ley 100 de 1993, determina como función de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud prestar los servicios en su nivel de atención correspondiente a los afiliados y beneficiarios dentro de los parámetros y principios señalados por la ley.

El parágrafo del artículo 185 de la Ley 100 de 1993 señala: “ Toda Institución Prestadora de Servicios de Salud contará con un sistema contable que permita registrar los costos de los servicios ofrecidos (…)”.

El artículo 52 del Código de Comercio establece: “ Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio.”

El artículo 48 del Decreto 2649 de 1993 determina: “ Los hechos económicos deben ser reconocidos en el periodo en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.”

El artículo 10 del Régimen de Contabilidad para Entidades Públicas señala: Contabilidad pública. Para efectos de la presente ley, la contabilidad pública comprende, además de la Contabilidad General de la Nación, la de las entidades u organismos descentralizados, territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al que pertenez can y la de cualquier otra entidad que maneje o administre recursos públicos y solo en lo relacionado con estos.

El numeral 5.6 del Régimen de Contabilidad para Entidades Públicas, referente a las Normas Generales de Contabilidad Pública determina respecto a la causación lo siguiente: “ El registro de ingresos y gastos debe hacerse en función de la corriente real de bienes y servicios que los mismos representan, y no el momento en que se produzca la corriente monetaria o financiera derivada de aquellos (…)” .

El artículo 616-1 del Régimen del Impuesto a la Renta y Complementarios, adicionado por el artículo 37 de la Ley 223 de 1995, estableció: “ La factura de venta o documento equivalente se expedirá, en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales (…) ”.

Teniendo en cuenta lo anterior, la Superintendencia Nacional de Salud instruye a las EPS, ARS (EPS, ESS, EPSI, CCF y UT ), IPS Y ESE lo siguiente:

4.1 El año o ejercicio contable, es el mismo año calendario que comienza el 1º de Enero y termina el 31 de Diciembre.

4.2 El cumplimiento en materia contable del principio de causación el cual establece la obligatoriedad de reconocer los hechos económicos en el periodo que se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.

4.3 Igualmente el cumplimiento de la expedición de las facturas cuando se realicen o presten los servicios y deben contener la fecha en que estos fueron prestados.

4.4 En consecuencia la Superintendencia Nacional de Salud, determina como prácticas ilegales o no autorizadas los procedimientos administrativos implementados por las EPS, ARS (EPS, ESS, EPSI, CCF UT ), IPS y ESE que vulneren las normas contables de conformidad con lo anteriormente señalado y ordena se suspenda de inmediato la exigencia a los proveedores y prestadores de servicios de salud de expedir facturas con fecha del año siguiente cuando los servicios han sido prestado durante el año inmediatamente anterior.

CAPITULO IV. Procedimiento interno para la acreditación del margen de solvencia

Para acreditar el margen de solvencia requerido para asegurar la liquidez de la EPS, EAS, ARS, EMP y SAP en los términos de la normatividad vigente, es necesario:

1. Cuantificar el monto mensual de gastos representados por las obligaciones con terceros, es decir, por concepto de las cuentas por pagar a proveedores de bienes o prestadores de servicios de salud o los usuarios (adquisición de bienes – compra de equipos, materiales y suministros e impresos y publicaciones – adquisición de servicios) con fundamento en la información contable como fuente única de información confiable y útil para efectos de evaluar y hacer seguimiento a las entidades en la acreditación del margen de solvencia.

2. Establecer los procedimientos y mecanismos de control necesarios que le permitan disponer de la información individual por cada factura recibida de los proveedores, teniendo en cuenta las fechas de radicación, los plazos convenidos para el pago, las fechas de pago, los conceptos y los valores pagados y que a la vez le permitan Clasificar por edad, con base en las fechas de vencimiento, las cuentas por pagar a las que se ha hecho referencia

3. Realizar mensualmente el flujo detallado de efectivo, que le permita establecer los pagos de las obligaciones y los ingresos con los cuales atenderán estos pasivos.

Las entidades que desarrollen actividades de Entidades Promotoras de Salud, Entidades Adaptadas, Administradoras de Régimen Subsidiado, Empresas de Medicina Prepagada o Servicios de Ambulancia Prepagados a través de un Programa, deben acreditar el margen de solvencia sólo con aquellos criterios aquí establecidos, que sean imputables exclusivamente al mismo.

Las Cajas de Compensación Familiar que administren recursos del régimen subsidiado deben acreditar el margen de solvencia únicamente con lo que corresponde al programa de ARS.

CAPITULO V. Reporte de información

Con el fin de acreditar el Margen de Solvencia, las EPS, EAS, ARS, EMP y SAP deberán enviar trimestralmente a la Superintendencia Nacional de Salud la información debidamente diligenciada en los formatos de los estados financieros, con observancia de las instrucciones respectivas, contenidas en esta Circular. La información debe discriminarse por cada uno de los meses que conforma el trimestre reportado. Todo lo anterior, sin perjuicio de:

a) la obligación de informar dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al haberse detectado el incumplimiento superior a 30 días, y

b) que la Superintendencia Nacional de Salud en ejercicio de sus funciones podrá solicitarle a las EPS, EAS, ARS, EMP y SAP la acreditación del margen de solvencia en cualquier momento.

La información, será remitida mediante comunicación escrita en la cual se deberá señalar la fecha del envío, así como el medio utilizado para ello: es decir, medio magnético o correo electrónico y deberá estar firmada por el Representante Legal, el Revisor Fiscal de la correspondiente entidad, el Contador y/o Jefe de Contabilidad con la indicación de los números de las correspondientes Tarjetas Profesionales para el caso de estos dos últimos.

Debe señalarse que la firma del Revisor Fiscal certifica que los libros de contabilidad están al día y que en ellos se encuentran registradas todas las operaciones, que estas últimas se ajustan a las normas vigentes sobre margen de solvencia y en especial certifica que la información contenida en el formato respectivo fue extraída de los registros y soportes contables como única fuente de información confiable y útil para efectos de la evaluación y seguimiento que este ente de control debe efectuar a las entidades vigiladas. De lo contrario se tendrá como no presentada la certificación del margen de solvencia.

La presentación de los formatos, implicará que los mismos fueron diligenciados y suscritos por el representante legal, revisor fiscal de la entidad, e l Contador y/o Jefe de Contabilidad.

Si se omitieren las firmas a que se ha hecho referencia, la información se tendrá como no presentada.

CAPITULO VI. Fechas de reporte

Las EPS, EAS, ARS, EMP y SAP diligenciarán los formatos anexos a la presente y los remitirán, atendiendo lo siguiente:

Trimestre Período con cortes a: Fecha de presentación

I 31 de enero, 28 de febrero y 31 de marzo 30 de abril

II 30 de abril, 31 de mayo y 30 de junio 31 de julio

III 31 de julio, 31 de agosto y 30 de septiembre 31 de octubre

IV 31 de octubre, 30 de noviembre y 31 de diciembre 25 de febrero del año siguiente al término

de pede período contable

Nota: Cuando la fecha de presentación coincida con un día no laborable, el cumplimiento deberá efectuarse el día siguiente hábil y en ningún caso la Superintendencia Nacional de Salud otorgará prórroga para su presentación.