MARCO NORMATIVO DEL R?GIMEN CONTRIBUTIVO

Circular 137 de 2002

Información contable sobre margen de solvencia

06/08/2002

Instrucciones en materia de información contable, administrativa, estadística y de margen de solvencia.

Para: Representantes legales, juntas directivas, revisores fiscales y contadores de entidades promotoras de salud, entidades adaptadas en salud, empresas solidarias de salud, entidades promotoras de salud indígenas, cajas de compensación familiar, convenios (consorcios y uniones temporales) que administran régimen subsidiado, empresas de medicina prepagada y servicios de ambulancia prepagados.

Asunto: Instrucciones en materia de información contable, administrativa, estadística y de margen de solvencia

TITULO PRELIMINAR

La Superintendencia Nacional de Salud, en desarrollo de sus funciones legales, principalmente de su facultad para impartir las instrucciones sobre la manera en que deben cumplirse las disposiciones legales, prevista en el numeral 7 del artículo 7º del Decreto 1259 de 1994 y con el fin de facilitar las acciones de vigilancia, inspección y control, establece a través de la presente circular externa las reglas aplicables a la información de carácter financiero, contable y administrativo que las Entidades Vigiladas deben remitir a esta Superintendencia. Para ello, sin perjuicio de la sujeción y cumplimiento de las entidades vigiladas respecto de la normatividad vigente en materia del Sistema General de Seguridad Social en Salud, se tiene en cuenta que las entidades promotoras de salud, entidades adaptadas en salud, empresas solidarias de salud, entidades promotoras de salud indígenas, cajas de compensación familiar que administran régimen subsidiado, empresas de medicina prepagada y servicios de ambulancia prepagados, están sujetas a la aplicación de los Planes Unicos de Cuentas, establecidos por el Gobierno Nacional, mediante el Decreto 2650 del 28 de diciembre de 1993 para el Sector Comercial, la Resolución 400 del 1º de diciembre de 2000 en concordancia con la Resolución 377 del 23 de diciembre de 2000 para el Sector Público y la Resolución 1017 del 28 de abril de 1994 en concordancia con la Resolución 1472 del 12 de diciembre de 2000 para el Sector Cooperativo.

TITULO I. ESTADOS FINANCIEROS

Respecto de las Normas y Técnicas Contables que se aplican a la información financiera, la Superintendencia Nacional de Salud instruye a las Entidades Vigiladas observar y adoptar las normas consagradas en el Código de Comercio, las Leyes 222 de 1995 y 603 de 2000, el Decreto 2649 de 1993, la Resolución número 377 de diciembre de 1999 de la Contaduría General de la Nación y el Estatuto Tributario, sin perjuicio de lo dispuesto en normas que regulan el SGSSS.

Las entidades autoriz adas para administrar el Régimen Contributivo y el Régimen Subsidiado en especial el Título III del Libro II de la Ley 100 de 1993, deben tener en cuenta que los Planes de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) priman sobre cualquier otra norma; no obstante, las Entidades Vigiladas destinatarias de la presente Circular, podrán adoptar las instrucciones que mediante Actos Administrativos hayan proferido los diferentes Organismos de Control y Vigilancia del Estado; de lo cual deberán informar a esta Superintendencia y revelar en las Notas a los Estados Financieros la aplicación de dichas instrucciones.

Las entidades adaptadas, cajas de compensación familiar incluidos los convenios (consorcios y uniones temporales) que administren Régimen Subsidiado, deberán remitir sólo la información contable, administrativa, estadística y de margen de solvencia, relacionada con el negocio de salud enmarcado dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

CAPITULO ÚNICO

Presentación de estados financieros

1. Estados financieros intermedios

Las entidades promotoras de salud, entidades adaptadas en salud, empresas solidarias de salud, entidades promotoras de salud indígenas, cajas de compensación familiar que administran régimen subsidiado, empresas de medicina prepagada y servicios de ambulancia prepagados, presentarán con cortes trimestrales (marzo 31, junio 30, septiembre 30 y diciembre 31), el balance general y el estado de pérdidas y ganancias en los formatos que esta Superintendencia ha diseñado para tal fin adjuntos a esta Circular, diligenciando los anexos incluidos que muestran la desagregación de las cuentas respectivas:

Formato Nombre Página No.

SNS-EF-00 Relación de Formatos a reportar por ámbito de aplicación 56

SNS-EF-01 Balance General Consolidado 57-58

SNS-EF-02 Estado de Resultados 59-60

SNS-EF-03 Estado de Cambios en la Situación Financiera 61

SNS-EF-04 Estado de Flujo de Efectivo 62

SNS-EF-05 Estado de Cambios en el Patrimonio 63

SNS-EF-06 Bancos 64

SNS-EF-07 Inversiones Temporales 65

SNS-EF-08 Cuentas por Cobrar Régimen Subsidiado 66

SNS-EF-09 Ingresos por Cobrar Cuotas Planes de Prepago y/o Planes Complementarios 67

SNS-EF-10 Cuentas por Cobrar Fosyga y Otros Ingresos por Cobrar 68

SNS-EF-11 Recobros Enfermedades de Alto Costo 69

SNS-EF-12 Vinculados Económicos 70

SNS-EF-13 Anticipos y Avances 71

SNS-EF-14 Gastos Pagados por Anticipado 72

SNS-EF-15 Propiedad, Planta y Equipo 73

SNS-EF-16 Cargos Diferidos 74

SNS-EF-17 Cuentas de Orden 75

SNS-EF-18 Cuentas de Orden Acreedoras - Facturas Devueltas por Glosas 76

SNS-EF-19 Obligaciones Financieras 77

SNS-EF-20 Cuentas por Pagar a Prestadores de Servicios de Salud – Margen de Solvencia 78

SNS-EF-21 Cuentas por Pagar – Edad y Morosidad de las Cuentas por pagar a Proveedores

de bienes o prestadores de servicios de salud o los usuarios – Régimen Contributivo 79

SNS-EF-22 Cuentas por Pagar – Edad y Morosidad de las Cuentas por pagar a Proveedores

de bienes o prestadores de servicios de salud o los usuarios – Régimen Subsidiado 80

SNS-EF-23 Cuentas por Pagar – Edad y Morosidad de las Cuentas por pagar a Proveedores

de bienes o prestadores de servicios de salud o los usuarios – Planes de Atención

Complementaria en Salud, Medicina Prepagada, Servicios de Ambulancia Prepagada 81

Formato Nombre Página No.

SNS-EF-24 Cuentas por Pagar – Edad y Morosidad de las Cuentas por pagar a Proveedores

de bienes o prestadores de servicios de salud o los usuarios – Prestación de Atención

Inicial de Urgencias 82

SNS-EF-25 Cuentas por Pagar – Edad y Morosidad de las Cuentas por pagar a Proveedores

de bienes o prestadores de servicios de salud o los usuarios – Enfermedades

de Alto Costo, Enfermedades Catastróficas 83

SNS-EF-26 Proveedores 84

SNS-EF-27 Cuentas por Pagar Fosyga 85

SNS-EF-28 Provisiones 86

SNS-EF-29 Provisión del 3% de la UPC-S de los gastos de administración 87

SNS-EF-30 Pagos Recibidos por anticipado superiores a dos meses 88

SNS-EF-31 Otros Ingresos o Costos Operacionales 89

SNS-EF-32 Costos directos en la prestación de Servicios de Salud 90

SNS-EF-33 Costos POS 91

SNS-EF-34 Costos por la prestación de servicios Entidades de Prepago 92

SNS-EF-35 Costos por Servicios de Ambulancia Prepagada 93

SNS-EF-36 Servicios y Otros Gastos de Administración 94

SNS-EF-37 Ingresos y Egresos No Operacionales 95

SNS-EF-38 Corrección Monetaria 96

SNS-EF-39 Ajustes Integrales por Inflación 97

SNS-EF-40 Indicadores Financieros 98-99

SNS-EF-41 Estado de Flujo de Caja 100

SNS-EF-42 Patrimonio Mínimo Saneado 101

SNS-EF-43 Patrimonio Mínimo EPS Indígena 102

SNS-IL-44 Información Legal – Reformas Estatutarias, Reglamento Emisión y Colocación

de Acciones 103

SNS-IA-45 Información Sede Principal 104

SNS-IA-46 Información de Sucursales o Regionales 105

SNS-IA-47 Relación de Accionistas para Sociedades Comerciales (EPS-EMP-SAP) 106

SNS-IA-48 Reporte Mensual de Recaudo Cotizaciones 107

SNS-IE-49 Datos Demográficos por sexo y grupo etáreo – Régimen Contributivo (EPS – EAS) 108

SNS-IE-50 Datos Demográficos por sexo y grupo etáreo – Régimen Subsidiado (ESS – EPS

– EPSI – CCF) 109

SNS-IE-51 Datos demográficos por sexo, tipo de contrato y grupo etáreo (EMP – SAP – PACS) 110

SNS-IE-52 Información Número de Ambulancias 111

SNS-IE-53 Información Encargos Fiduciarios 112

SNS-IE-54 Reaseguro para Enfermedades de Alto Costo 113

SNS-IE-55 Relación de Pagos Póliza de Reaseguro Enfermedades de Alto Costo 114

Los estados financieros y anexos relacionados deberán allegarse a esta Superintendencia en las siguientes fechas:

Fecha de corte Fecha de reporte

31 de marzo 30 de abril

30 de junio 31 de julio

30 de septiembre 31 de octubre

31 de diciembre 25 de febrero del año siguiente al término del período contable

Nota: Cuando la fecha de presentación coincida con un día no hábil, el cumplimiento deberá efectuarse el día siguiente hábil y en ningún caso será prorrogable.

La información debe estar firmada por el representante legal y certificada por el revisor fiscal. La certificación del revisor fiscal es avalada que la información suministrada es cierta y extraída de los registros contables y estadísticos de la compañía y se presenta conforme con las instrucciones técnicas establecidas para el envío de esta información.

La Superintendencia Nacional de Salud tendrá como no recibida la información financiera (trimestral y/o de fin de ejercicio) que no esté debidamente certificada por el representante legal, revisor fiscal y/o Contador de la respectiva entidad.

Las entidades que posean programas de EPS, ARS, SAP, CCF e IPS, deberán presentar los estados financieros correspondientes a dicho programa, en forma independiente de las demás actividades del ente económico de acuerdo con lo establecido en la presente circular.

En atención a las instrucciones impartidas por la Superintendencia Nacional de Salud y la Junta Central de Contadores, los revisores fiscales de los entes vigilados deberán “Emitir con destino a la Superintendencia Nacional de Salud, un informe trimestral sobre la existencia de procedimientos adoptados por la administración para conducir adecuadamente la entidad, al igual que para asegurar su viabilidad financiera, incluido el aseguramiento de su continuidad como empresa en marcha y la capacidad para atender oportunamente las obligaciones y compromisos adquiridos”. Este informe debe ser reportado en las mismas fechas que se han fijado en esta circular para el envío de los estados financieros con corte trimestral.

2. Estados financieros de fin de ejercicio

Para la presentación de Estados Financieros de fin de ejercicio que coinciden con el último trimestre, este Despacho precisa el contenido mínimo de la información que deben remitir las compañías, en el siguiente orden:

2.1 Estados financieros básicos

Los Estados Financieros deben cumplir con las normas de contabilidad establecidas en el Decreto 2650 del 28 de diciembre de 1993 para el Sector Comercial, la Resolución 4444 del 21 de noviembre 1995 en concordancia con la Resolución 377 del 23 de diciembre de 2000 para el Sector Público y la Resolución 1017 del 28 de abril de 1994 en concordancia con la Resolución 1472 del 12 de diciembre de 2000 para el Sector Cooperativo, de tal manera que las entidades suministren una información comprensible, útil, pertinente, comparable y confiable sobre la situación económica de la entidad, el resultado de sus operaciones y los cambios en la situación financiera, mediante los siguientes estados financieros básicos:

• Balance General (Comparativo con el ejercicio inmediatamente anterior).

• Estado de Resultados (Comparativo con el período inmediatamente anterior).

• Estado de cambios en el patrimonio.

• Estado de cambios en la situación financiera.

• Estado de flujos de efectivo.

De acuerdo con los siguientes formatos y en los siguientes períodos:

Formato Estado financiero Períodos de presentación

SNS-EF-01 Balance General Trimestral y al cierre del ejercicio anual

SNS-EF-02 Estados de Resultados Trimestral y al cierre del ejercicio anual

SNS-EF-03 Estados de Cambios

en la Situación Financiera Al cierre del ejercicio anual

SNS-EF-04 Estados de Flujo de Efectivo Al cierre del ejercicio anual

SNS-EF-05 Estados de Cambios

en el Patrimonio Al cierre del ejercicio anual

2.2 Notas a los estados financieros

Las notas como presentación de las prácticas contables y revelación de la empresa son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros, incluyendo como mínimo la siguiente información:

• Entidad reportante.

• Principales políticas y prácticas contables.

• Políticas, manejo y conformación de las cuentas, en secuencia lógica, guardando la misma presentación de los estados financieros.

• Limitaciones y deficiencias generales de tipo operativo o administrativo que incidan en el normal desarrollo del proceso contable y afecten la consistencia y razonabilidad de las cifras.

Las notas no son un sustituto del adecuado tratamiento contable en los estados financieros, pero deben constituirse en una herramienta fundamental para revelar claramente los hechos económicos generados durante el respectivo ejercicio contable, no debe ser una simple desagregación de cuentas. Las notas deben ser utilizadas para explicar en forma clara y concisa el comportamiento económico, financiero y contable de la entidad, enfatizando en aquellos rubros que presenten variaciones considerables de un período contable a otro.

Las Notas a los Estados Financieros corresponden al ente económico, no obstante las mismas deben incluir las relacionadas con el programa ARS.

2.3 Estados financieros consolidados

Las entidades que de conformidad con las normas legales estén obligadas a presentar estados financieros consolidados (subordinación de sociedades) deberán preparar y difundir dichos estados que presenten la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio, así como los flujos de efectivo de la matriz o controlante y sus subordinados como si fuera un solo ente económico. Estos estados financieros deben ser remitidos a la Superintendencia Nacional de Salud y acompañados de los Estados Financieros de Fin de Ejercicio, dentro los plazos estipulados en la presente circular.

2.4 Publicación de los estados financieros

El Balance General y el Estado de Pérdidas y Ganancias a 31 de diciembre de cada año, comparados a igual fecha del año anterior, deben ser publicados dentro de los 10 días siguientes, contados a partir de la fecha de autorización por parte del máximo órgano de la entidad debidamente determinado en sus estatutos, en un periódico de amplia circulación en el lugar de domicilio de la entidad, en los formatos SNS-EF-01 y SNS-EF-02: Balance General y Estado de Resultados respectivamente, expresados en miles de pesos.

Para el caso de las entidades adaptadas y las cajas de compensación familiar, la Superintendencia Nacional de Salud efectuará el pronunciamiento a que haya lugar, sin perjuicio de trasladar el resultado del mismo al órgano de control competente, para efectos de la evaluación de los estados financieros consolidados.

2.5 Informes adicionales

Los siguientes informes deberán ser re mitidos a la Superintendencia Nacional de Salud el 25 de febrero del año siguiente al término del período contable, indicando el medio en el cual se envían (papel, medio magnético):

• El proyecto de distribución de utilidades

• Extracto del acta de la reunión de Junta Directiva en la cual se sometió a su consideración los estados financieros básicos, así como el informe presentado por este órgano,

• Informe del representante legal sobre la forma como se llevó a cabo su gestión y las medidas cuya adopción recomienda, así mismo deberá incluir en dicho informe lo establecido en la Ley 603 de julio 27 de 2000.

• Dictamen del Revisor Fiscal.

• Certificación de los estados financieros firmada por el representante legal y el contador público de la entidad, de conformidad con las normas establecidas.

• Copia de la convocatoria a la reunión ordinaria de Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios.

• Información y documentación exigida por los artículos 291 y 446 del Código de Comercio.

El dictamen del revisor fiscal correspondiente al ente económico debe incluir un capítulo por cada programa, dependencia o negocio que administra dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

No obstante y con el propósito de agilizar el proceso de evaluación de la información financiera, las entidades podrán enviar cualquier otra aclaración que permita establecer los cambios relevantes observados en los estados financieros, con lo cual se evitará la solicitud expresa de información adicional.

2.6 Copia del acta de asamblea general de accionistas o junta de socios, juntas directivas y consejos directivos

Las sociedades anónimas, limitadas y organismos de carácter cooperativo y asociaciones mutuales, cabildos y/o autoridades indígenas deberán remitir copia auténtica del acta de la reunión de la asamblea general de accionistas, el acta debe estar elaborada y aprobada conforme lo establecen los artículos 189 (inciso 1º) y 431 del Código de Comercio, y demás normas aplicables y pertinentes según la naturaleza de la entidad respectiva, en este sentido deberá ser enviada a esta Superintendencia por el Representante Legal dentro de los 30 días hábiles siguientes a la reunión de asamblea según lo dispone el artículo 448, acompañada de los documentos que allí se detallan y por el Revisor Fiscal dentro de los 15 días hábiles siguientes a la reunión, en cumplimiento del artículo 432 del citado código. El envío del acta puede ser conjunta con la firma del representante legal y el revisor fiscal dentro de los 15 días hábiles siguientes a la reunión de la Asamblea.

2.7 Reclasificación corrección monetaria

El numeral 6 artículo 7º del Decreto 1259 de 1994 faculta a la Superintendente Nacion al de Salud para “Instruir a las entidades vigiladas sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones que regulan su actividad en cuanto a sujetos vigilados, fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de las normas que le compete aplicar y señalar los procedimientos para su cabal aplicación”.

El numeral 9 artículo 7º del mismo decreto que establece: “Fijar con sujeción a los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y a las instrucciones del Contador General de la Nación, cuando sea del caso, los mecanismos y procedimientos contables que deben adoptar los hospitales, las entidades de medicina prepagada, las empresas sociales del Estado, las entidades especiales de previsión social, las instituciones prestadoras de servicios de salud y las empresas promotoras de salud, cuando no estén sujetas a la inspección, vigilancia y control de otra autoridad”.

Por lo anterior, las Entidades Promotoras de Salud, Entidades Adaptadas en Salud, Empresas Solidarias de Salud, Entidades Promotoras de Salud Indígenas, Cajas de Compensación Familiar, Convenios (Consorcios y Uniones Temporales) que administran el Régimen Subsidiado, Empresas de Medicina Prepagada y Servicios de Ambulancia Prepagados deberán cancelar los saldos de la cuenta Corrección Monetaria y trasladarlos como cargo o abono según corresponda, a la cuenta de Revalorización del Patrimonio. Este registro deberá realizarse al cierre del respectivo ejercicio contable.

La cancelación de la cuenta Corrección Monetaria del período contra la Revalorización del Patrimonio se aplicará a partir del año 2002 y los subsiguientes, hasta cuando sean expedidas nuevas disposiciones al respecto.