MARCO NORMATIVO DEL R?GIMEN CONTRIBUTIVO

CIRCULAR EXTERNA 008

20/11/2003

Instrucción sobre saldos no conciliados

(noviembre 20)

Para: Representantes legales, miembros de junta directiva, miembros de consejo de administración y revisores fiscales de las entidades promotoras de salud y entidades obligadas a compensar.

Asunto: Instrucción sobre saldos no conciliados.

Los artículos 177, 178, 182, 205 y 220 de la Ley 100 de 1993, le dan la función a cada Entidad Promotora de Salud, por delegación del Estado, de recaudar las cotizaciones y captar los recursos de los afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud, bajo el entendido que ese dinero así ingresado se maneje en cuentas independientes del resto de rentas y bienes de la Entidad Promotora de Salud.

Estos recursos son públicos, ingresan al Sistema General de Seguridad Social en Salud y son de naturaleza parafiscal, con la destinación específica que este último concepto conlleva1.

La utilización de estos recursos por parte de la Entidad Promotora de Salud está proscrita en cualquier sentido y su única finalidad es hacer parte del proceso de compensación que se surte frente a una cuenta del Estado que es el Fondo de Solidaridad y Garantía2, sin perjuicio de los giros a las subcuentas de solidaridad y de la promoción de la salud.

Una vez realizada la compensación y definido el monto de la unidad de pago por capitación, se llevan a cabo las prestaciones mutuas que correspondan sobre los saldos así conciliados. Como se trata de una operación sin situación de fondos, a salvo el resultado deficitario o superavitario, los recursos que quedan disponibles para la Entidad Promotora de Salud, en virtud del esquema de la Ley 100 de 1993 y de la propia naturaleza de contribución parafiscal, tienen una destinación específica que es la garantía de la prestación de los servicios de salud y solo a ello pueden orientarse y una vez cubierta esta finalidad pueden tener otros usos dentro del objeto social de la Entidad Promotora de Salud3.

En consecuencia, en la etapa de recaudo y captación de las cotizaciones las Entidades Promotora de Salud que administran el régimen contributivo o las entidades obligadas a compensar ejercen funciones propias del Estado sobre recursos públicos, lo cual doblemente compromete su responsabilidad en el manejo de estas rentas, sobre las cuales se tiene el deber de cuenta y manejo que tiene todo aquel que administra caudales públicos. Corolario de ello es que no le pertenecen a la Entidad Promotora de Salud ni pueden ser utilizados en forma alguna para su propia actividad ni para una ajena a ella.

No obstante el procedimiento descrito es perentorio en las disposiciones legales, algunas Entidades Promotoras de Salud recaudan las cotizaciones y no llevan a cabo, por alguna razón, el proceso de conciliación sobre alguna parte de ese ingreso, lo que convierte estos recursos, que tienen las características descritas arriba, en saldos no conciliados que deben girarse a nombre del Fondo de Solidaridad y Garantía.

Además del procedimiento, la propia legislación se ocupa de los plazos en los que se debe llevar a cabo el proceso de compensación de los recursos del régimen contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

En efecto, las Entidades Promotoras de Salud, o las entidades obligadas a compensar deben presentar, el día hábil siguiente a la última fecha límite establecida para el pago de la cotización, una declaración sobre cotizaciones efectivamente recaudadas hasta esa fecha y que correspondan al mes en curso, lo que se ha venid o denominando la Declaración de Giro y Compensación, ese mismo día el Fondo de Solidaridad y Garantía comunica la aceptación de la Declaración o las inconsistencias que ella tenga.

En el evento en que no se produzca la Declaración de Giro y Compensación en el plazo indicado se deberá hacer el giro de la totalidad de lo recaudado por la Entidad Promotora de Salud o las entidades obligadas a compensar al Fondo de Solidaridad y Garantía y realizar, posteriormente, la Declaración de Corrección si hay lugar a ella.

En caso de producirse la aceptación de la declaración, si existe saldo a favor del Fondo de Solidaridad y Garantía, este valor se girará por parte de la Entidad Promotora de Salud junto con la Declaración, si resulta ser a favor de la Entidad Promotora de Salud, el Fondo de Solidaridad y Garantía lo girará también ese mismo día.

En cuanto a los saldos no conciliados, por regla general, deben ser girados al Fondo de Solidaridad y Garantía el día siguiente al último día de la cotización, cualquier demora en este proceder causará, además del incumplimiento de un deber legal, unos réditos que deben ser asumidos por la Entidad Promotora de Salud a favor del Estado. En el evento en que, con posterioridad, los afiliados sean identificados plenamente se hará una Declaración de Corrección para hacer la compensación respectiva contra los recursos que ya están en poder del Fondo de Solidaridad y Garantía.

Solamente para aquellos saldos no conciliados que no superen el tres por ciento (3%) del valor total de la cotización es posible solicitar una compensación posterior que se hará cada dos meses - julio, septiembre, noviembre, enero, marzo y mayo - , condicionado a que se imparta la aprobación de la Superintendencia Nacional de Salud sobre el procedimiento interno de ajuste que permita hacer la conciliación permanente y definitiva de los saldos no conciliados, si no se tiene esta aprobación, el valor no conciliado debe ser girado en el mismo momento en que se debió girar el saldo no conciliado que supera el porcentaje enunciado y se someterá igualmente a la Declaración de Corrección en los términos y condiciones del párrafo anterior. De otra parte, si no se hace el procedimiento de Declaración de Corrección en el bimestre inmediatamente siguiente al periodo en que se haya producido el saldo no conciliado, se deberá consignar la totalidad del valor pendiente por conciliar.

En consecuencia, todas las Entidades Promotoras de Salud y las demás entidades obligadas a compensar deberán girar en su totalidad, con sus rendimientos, y de manera inmediata los saldos no conciliados en los términos de la presente instrucción, si es que aún no lo han hecho, para lo cual deberán enviar las pruebas del giro a la Superintendencia Nacional de Salud en el término de cinco (5) días hábiles siguientes a la publicación de este acto. En lo sucesivo, la inspección, vigilancia y control se realizará con los cruces de información de las Entidades Promotoras de Salud, el Fondo de Solidaridad y Garantía y la Superintendencia Nacional de Salud. Lo anterior, sin perjuicio del traslado a los organismos judiciales y de control a que hubiere lugar.

Publíquese y cúmplase,

El Superintendente Nacional de Salud,