MARCO NORMATIVO DEL R?GIMEN CONTRIBUTIVO

CIRCULAR EXTERNA 005

07/03/2003

Información afiliados vigentes, aportantes recaudo de cotizaciones del Régimen Contributivo.

A los señores:

Representantes Legales, Miembros de Juntas Directivas y Consejos de Administración y Revisores Fiscales de las Entidades Promotoras de Salud y demás Entidades Obligadas a Compensar

Asunto: Información afiliados vigentes, aportantes recaudo de cotizaciones del Régimen Contributivo.

Apreciados señores:

Dada la facultad que tiene la Superintendencia Nacional de Salud en el Decreto 1259 de 1994 y demás normas concordantes, con el objeto de verificar la cuantía de los recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud y la oportunidad en su traslado a las subcuentas del Fondo de Solidaridad y Garantía, este despacho imparte las siguientes instrucciones:

I. Responsables de la rendición de la información ante la Superintendencia Nacional de Salud

Las entidades Promotoras de Salud; y demás Entidades obligadas a Compensar, deben reportar a la Superintendencia Nacional de Salud la información sobre afiliación y recaudo de cotizaciones del régimen contributivo en la siguiente forma:

A) Afiliados vigentes y aportantes del régimen contributivo

La información solicitada corresponde a la copia de los archivos: Maestro de contributivo afiliados e información de aportantes de acuerdo con la estructura establecida por el Ministerio de Salud en la Resolución 890 de 2002, y las demás normas que al respecto se expidan.

El envío de los archivos maestros debe estar actualizado incluyendo las novedades reportadas en virtud de la normatividad vigente. Esto quiere decir que el reporte a esta Superintendencia será siempre un archivo maestro actualizado.

Previo a la remisión del archivo maestro, las entidades deberán validar la estructura del mismo y de la información reportada de acuerdo con las instrucciones contenidas en la Resolución 890 de 2002 y demás normas que la modifiquen, conservando copia íntegra en medio magnético la cual podrá ser verificada en cualquier momento por esta Superintendencia.

B) Información de recaudo de cotizaciones

La información solicitada corresponde al registro del recaudo de cotizaciones que cada una de las EPS y demás Entidades Obligadas a Compensar realiza por delegación del Fondo de Solidaridad y Garantía por virtud del artículo 205 de la Ley 100 de 1993, la cual debe ser reportada de acuerdo con las siguientes definiciones técnicas para el diligenciamento del archivo plano:

1. Generales

Archivo plano tipo Ascii delimitado por comas. Medio magnético CD solo escritura. Ej:

EPS000, 072002, 012002, CC, 52413282, ARCE Hernández, Carolynna, ""22/06/19 76, F, 03, 633550,76026,0, CC, 52413282, 30, 30

2. Nombre del archivo

El nombre del archivo a enviar debe tener la siguiente estructura:

Nombre R Código EPS o EAS Año (aa) Mes (mm) . TXT

Posición 1-1 2-7 8-9 10-11 12 13-15

Ej: Reporte de recaudos del mes de febrero de 2003 correspondiente a Colombia EPS (Código EPS000).

REPS0000302.TXT

3. Estructura del archivo

Campo Dato Descripción Tamaño Valor permitido

1 Código EPS-EAS Código de la EPS-EAS

definido por la SNS 6 Asignado por la SNS

2 Período causado mes del año al cual corresponde 6 Formato mmaaaa

el aporte recaudado No puede ser blanco ni nulo

3 Fecha de presentación Día, mes y año en el que se

de la DGYC presentó la DGYC 10 DD/MM/AAAA

4 Tipo de identificación Tipo de Identificación del cotizante 2 CC Cédula de ciudadanía

del cotizante CE Cédula de Extranjería

PA Pasaporte

TI Tarjeta de Identidad

RC Registro Civil

NU No. Unico

Identificación

SI Sin Identificación

5 Número de identificación Número de identificación del Cotizante 16 Solo dígitos (0-9)

del Cotizante No se aceptan valores

nulos o ceros

6 Primer apellido del Cotizante Primer apellido del Cotizante 20 Alfabético

No se aceptan vacíos

7 Segundo apellido del Cotizante Segundo apellido del Cotizante 20 Alfabético

8 Primer nombre del Cotizante Primer nombre del Cotizante 20 Alfabético

No se aceptan vacíos

9 Segundo nombre del Cotizante Segundo nombre del Cotizante 20 Alfabético

10 Fecha de Nacimiento Fecha de Nacimiento del Cotizante 10 DD/MM/AAAA

del Cotizante

11 Sexo del cotizante Sexo del cotizante 1 M Masculino

F Femenino

12 Tipo de cotizante Tipo de cotizante 2 01 Dependiente

02 Empleada doméstica

03 independiente

04 Madre comunitaria

con cobertura familiar

05 Madre comunitaria

sin cobertura familiar

10 Pensionado

11 Pensionado por sustitución

13 IBC Valor IBC declarado 10 Solo dígitos (0-9)

en la autoliquidación No se aceptan valores nulos

o ceros

14 Valor Cotización Valor cotización registrada y 10 Solo dígitos (0-9)

recaudada en la No se aceptan valores

autoliquidación nulos o ceros

15 Valor Adicionales Valor recaudado por afiliados 10 Valor numérico

adicionales

16 Tipo de identificación Tipo de identificación 2 CC Cédula de ciudadanía

Aportante o Empleador del aportante o empleador CE Cédula de Extranjería

PA Pasaporte

TI Tarjeta de Identidad

NI No. de Identificación

Tributaria

NU No. Unico de Identificación

El mismo cotizante

si es independiente

17 No. Identificación del aportante No. de identificación 16 Solo dígitos (0-9)

o empleador del aportante o empleador No se aceptan valores

nulos o ceros

18 Días cotizados declarados Días cotizados declarados 2 Dígitos de 1-30

en la autoliquidación en la autoliquidación

19 Días compensados Días que se compensaron 2 Dígitos de 1-30

20 Fecha de recaudo Fecha de pago de la autoliquidación 10 DD/MM/AAAA

21 Número de planilla

de autoliquidación Número de planilla de autoliquidación 10 Dígitos

22 Código del Banco Código del Banco del Sistema

financiero donde se consigna

la autoliquidación 5 Dígitos

23 Número de la cuenta Número de la cuenta donde

se consigna la autoliquidación 15 Dígitos

4. Información adicional

4.1 En caso de presentarse cotizantes cuyos recaudos se apliquen a más de un período causado, debe reportarse por cada período un registro indicando el detalle de dicho recaudo.

4.2. En caso de no identificarse la fecha de presentación de la Declaración de Giro y Compensación, este campo debe aparecer como 000000 para cada uno de los cotizantes a los cuales se les haya hecho el recaudo, llenando los demás campos como se definen en el anexo. Se precisa que se registrarán entre otros los recaudos por cotizantes cuyo empleador son los hospitales públicos, los recaudos anticipados de independientes y todo recurso que se recaude el cual se encuentre identificado pero que no se haya compensado y que por lo tanto no se puede identificar la fecha de presentación de la DGYC.

4.3. Para los casos en donde se tengan recaudos con identificación incompleta, debe aparecer el valor recaudado en el campo valor cotización, llenando los campos de Fecha de presentación de la DGYC con 0000000000, tipo de identificación con SI y número de identificación del cotizante con 9999999999999999 (16 veces 9). Los campos 5 al 12 se dejan vacío, por lo que para estos no aplican las restricciones. Los demás se diligencian como se definen en la estructura del archivo.

4.4. Para los campos cuyos datos sean de tipo carácter, no deben aparecer con espacios en blanco al inicio de la cadena.

4.5. Se pueden realizar recaudos sobre períodos futuros siempre y cuando estos no sean posteriores al mes de enero del año siguiente y el tipo de cotizante sea independiente.

4.6. Para efectos de validar la información del anexo técnico R, se definieron los siguientes códigos de error:

1. Código de la Entidad diferente al presentado.

2. Tamaño del campo período causado inconsistente.

3. Fecha de presentación de la DGYC inválida.

4. Fecha de presentación de la DGYC posterior a período reportado.

5. Tipo de Identificación de cotizante inválido.

6. Número de Identificación de cotizante inválido.

7. Campo de Primer Apellido del Cotizante vacío.

8. Campo de Primer Nombre del Cotizante vacío.

9. Fecha de Nacimiento vacía.

10. Fecha de Nacimiento superior al Período Compensado.

11. Tipo de Sexo inválido.

12. Tipo de Cotizante inválido.

13. IBC menor o igual a cero

14. Valor Cotización menor o igual a cero

15. Valor Adicional menor a cero.

16. Tipo de Identificación de aportante inválido.

17. Número de Identificación de aportante inválido.

18. Número de días cotizados fuera de rango válido.

19. Número de días compensados fuera del rango válido.

II. Periodicidad

La información debe ser enviada mensualmente con corte al último día del mes inmediatamente anterior y radicarla en la Superintendencia Nacional de Salud dentro de los quince (15) primeros días calendario del mes siguiente al corte de la información.

El primer envío de los archivos planos en la nueva estructura, será con corte al 28 de febrero de 2003 y deberá ser radicado antes del 31 de marzo de 2003. Los reportes posteriores como se indica en el párrafo anterior.

III. Cumplimiento de instrucciones y veracidad de la información suministrada

Dada la importancia de la información requerida, es necesario precisar que la oportunidad, exactitud y confiabilidad de la misma, es de exclusiva responsabilidad de la entidad reportante.

La información aportada por las entidades se considera oficial, razón por la cual la remisión debe firmarla el representante legal y certificarla el Revisor Fiscal de la entidad.

IV. Sanciones

El incumplimiento a las instrucciones emitidas en la presente Circular dará lugar al ejercicio de las facultades sancionatorias consagradas en la Ley 100 de 1993, en el numeral 23 del artículo 5° del Decreto 1259 de 1994 y demás normas vigentes, sin perjuicio de las acciones que emprendan los demás organismos de control.

V. Vigencia

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y deja sin vigencia los requerimientos de información sobre afiliados vigentes y recaudo, realizados mediante los oficios radicados NURC 8002 2 53072 de 2000 y 8002 2 80966 de 2001 y la Circular Externa 04 de 2003.

Marzo 7 de 2003.

Cordialmente,

La Superintendente Nacional de Salud,