Angela Duque González *
DocenteBelén Macías Calderón **
EstudianteUniversidad Laica Vicente Rocafuerte De Guayaquil, Ecuador
aduqueg@ulvr.edu.ecArchivo completo en PDF
RESUMEN: El proyecto de investigación analiza la situación de la empresa GLOBALOLIMP S.A. con relación a la administración efectuada a las cuentas por cobrar, dedicada a la producción y comercialización nacional e internacional de teca, se estudia el rubro debido a que se han incrementado las cuentas por cobrar por varios factores que son analizados en cada capítulo de forma detallada, que se resumen en la falta de control de registro de nuevos clientes, así como el seguimiento y verificación se sus datos, también incide la importancia de relacionar las actividades entre áreas porque cada una es un eslabón para la consecución de objetivos hacia un mismo fin que es mejorar la rentabilidad de la empresa; y por último se señala la falta de un manual y procedimiento correcto a seguir para la asignación de créditos con la finalidad de que la empresa alcance una liquidez máxima en cuentas para que pueda cumplir con sus obligaciones de forma programada.
PALABRAS CLAVE: Liquidez, cuentas por cobrar, recuperación, exportación, análisis, cartera, procesos, control.
Para citar este artículo puede uitlizar el siguiente formato:
Angela Duque González y Belén Macías Calderón (2018): "Control en la administración de las cuentas por cobrar y su incidencia en la liquidez de la empresa Globalolimp S.A. de la ciudad de Guayaquil", Revista Observatorio de la Economía Latinoamericana, Ecuador, (julio 2017). En línea:
http://www.eumed.net/cursecon/ecolat/ec/2018/cuentas-empresa-globalolimpsa.html
http://hdl.handle.net/20.500.11763/ec18cuentas-empresa-globalolimpsa
INTRODUCCIÓN
Mediante el artículo científico, se proporciona a la comunidad universitaria, como a los interesados, un resumen sobre la situación de análisis de la empresa Globalolimp S.A sobre las cuentas por cobrar. La empresa se dedica a la comercialización de Teca a mercados externos, sin embargo, esta actividad agrícola, requiere de tratamientos previos en un promedio de 20 a 25 años hasta que se madure los sembríos y la teca esté lista para exportar. Tiene clientes nacionales y extranjeros, de la producción de teca que va saliendo y a su vez vienen otras en camino que fueron sembrados con antelación.
Al inicio su actividad comercial la realizaba como intermediación al mercado local, ofertando su producto a clientes nacionales sin embargo a partir del año 2010 comenzó a explorar el comercio internacional por medio de agentes y en el año 2012 lo hizo directamente, incrementado en este segmento la cartera de sus clientes.
El estudio se desarrolló al corte del año 2014, por lo cual se desarrolla un análisis breve sobre la actividad comercial que realiza y el ámbito que se desenvuelve, así como también se dedica el conocimiento de teorías científicas, para comprender el tema de estudio enfatizado en las cuentas por cobrar, la liquidez, cobertura, control y análisis del seguimiento del riesgo que toda empresa debe de tener al momento de comercializar con crédito a clientes. La situación de análisis de la empresa se resume en los siguientes puntos como las causas y efectos:
• Al no tener una herramienta financiera adecuada que sirva para realizar análisis de flujo de dinero a corto y/o largo plazo, va a causar que exista en la organización problemas de liquidez, ya que, si no existe planificación de desembolsos, y de los ingresos recibidos se destinen para otros fines, hace que afecte directamente los saldos en las cuentas y la situación económica de la empresa.
• Por otra parte, la falta de organización en los procesos que deben tener las áreas de tesorería, ventas y cobranzas en la recuperación de cuentas por cobrar va a ocasionar que el retorno de la cartera sea lento por el desconocimiento de los procedimientos previos y posteriores de concretar la venta.
• También se menciona, que no existen límites de riesgo de crédito, puesto que no se evalúa a profundidad al cliente para evidenciar la solidez del mismo, por lo tanto, esto causa que no se lleve a cabo un proceso interno adecuado de análisis de riesgo de cada cliente, se convierte en un riego financiero al no poder cancelar en las fechas pactadas.
DESARROLLO
El objetivo general planteado es el siguiente: Evaluar el control en la administración de las cuentas por cobrar y su incidencia en la empresa Globalolimp S.A
Y como objetivos específicos:
La idea a defender que guía la presente investigación es la siguiente:
Si se implementara un correcto procedimiento en el control de la administración de las cuentas por cobrar, se obtendría una eficiente recaudación y mejoraría la liquidez de la empresa.
El marco teórico que sustenta la investigación recoge varios conceptos y teorías de autores, las cuales se han considerado como directrices para el estudio de la investigación, resumiendo en los siguientes conceptos:
Según Hansen-Holm (2012) manifiesta:
Todo negocio necesita generar los ingresos suficientes para mantener estable su ciclo de operaciones, principalmente mediante la venta de sus inventarios y/o la prestación de servicios. Producto de ello en la actualidad casi todas las transacciones comerciales se caracterizan por hacerse a crédito. Cuando esta operación se efectúa, surge la contabilización de las cuentas por cobrar, confiando en que sus clientes les pagaran oportunamente y en condiciones normales (p. 381). La extensión de un crédito comercial a los clientes por un tiempo prudencial; en la mayoría de los casos es un instrumento utilizado en la mercadotecnia para promover las ventas, por ende, las utilidades, con el fin de mantener a sus clientes habituales y atraer a nuevos (Bodie, 2003, p. 214). Las cuentas por cobrar constituyen una función importante dentro del ciclo de los ingresos de las empresas, siempre y cuando se lleve el control adecuado sobre las deudas de los clientes, por parte del departamento correspondiente.
Consiste en registrar todas las operaciones originadas por deudas de los clientes, a través de facturas, letras, pagarés u otros documentos por cobrar provenientes de las operaciones comerciales de ventas de bienes o servicios, por lo tanto, la empresa debe registrar de una manera adecuada todos los movimientos referidos a estos documentos, ya que constituyen parte de su activo, y sobre todo debe controlar que estos no pierdan su formalidad para convertirse en dinero (Pinedo, 2013, p. 15). La buena o mala administración de las Cuentas por Cobrar afecta directamente la liquidez de la empresa, ya que un cobro es el final del ciclo comercial donde se recibe la utilidad de una venta realizada y representa el flujo del efectivo generado por la operación general, además de ser la principal fuente de ingresos de la empresa base para establecer compromisos a futuro. (Ettinger Richard,2013, p. 460).
Las políticas de cuentas de cobrar deben tener como objetivo elevar el máximo rendimiento de su inversión. Las políticas de estas cuentas otorgan plazos de créditos y normas crediticias estrictas. Una administración que otorga o rechaza el crédito con lentitud hace restringir las ventas y utilidad de la empresa (Aranda y Sangolquí, 2010, p. 29). Los créditos en cuenta abierta por ventas o prestación de servicios del giro de negocios se registran, y por tanto se controlan en la cuenta de clientes. Esta cuenta tiene saldo deudor, representa el importe del derecho exigible por créditos otorgados por ventas de mercancías o prestación de servicios (González J. R., 2013, p. 56). Dentro del estudio del crédito es importante conocer los pasos que se deberá seguir antes de otorgar un crédito comercial, el administrador financiero deberá hacer un profundo análisis sobre el impacto que tienen las políticas de crédito y cobranza sobre la rentabilidad, liquidez y riesgo de la empresa (Loor, 2015, p. 38).
Las condiciones de crédito ayudan a la empresa a obtener mayores clientes, pero se debe tener mucho cuidado ya que se pueden ofrecer descuentos que en ocasiones podrían resultar nocivos para la empresa. Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crédito de la empresa pueden tener efectos en su rentabilidad total (GiovannyGómez, 2011, p. 69).
Las políticas de cobro de la empresa son los procedimientos que ésta sigue para cobrar sus cuentas por cobrar a su vencimiento. La efectividad de las políticas de cobro de la empresa se puede evaluar parcialmente examinando el nivel de estimación de cuentas incobrables (Ponce, 2013, p. 117). Toda empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestión de cobros, si los pagos no se reciben en la fecha de su vencimiento, debe esperar un periodo razonable antes de iniciar los procedimientos de cobro.
“Estas razones miden la capacidad de pago que tiene la empresa en el corto plazo, en cuanto al dinero en efectivo de que dispone, para cancelar las deudas” (Briseño, 2006, p. 25). Los indicadores de liquidez es la capacidad de enfrentar las obligaciones contraídas a corto plazo.
MÉTODO Y TÉCNICAS
Se describen a continuación los métodos y técnicas utilizados en la investigación:
La metodología que se utilizó durante esta investigación fueron las técnicas de análisis y métodos que llevara al problema real de la empresa y así conocer la situación de los saldos de las cuentas por cobrar. En este capítulo el trabajo de investigación se realizó mediante el método Analítico el cual ayudó a comprobar la hipótesis y la idea a defender.
RESULTADOS
Mediante la revisión se detectó que el mayor monto de cuentas por cobrar se encuentra en el año 2012, seguido del año 2011, mientras más transcurre el tiempo la cuenta se ha ido incrementando, logrando poca recuperación de la cartera de estos años. También se aprecia que existen valores antiguos que, en plazo de más de tres años pendientes de recuperación, con mayor incidencia en los clientes del exterior, debido a la falta de información para contactarlos.
Al revisar información documental de los estados financieros al cierre de los años 2010 y 2011, la empresa presentaba una cartera más saludable siendo el 32% la cartera vencida en el rango de 1 a 90 días, esto se debe a que tenían pocos clientes en el exterior y se realizaba la gestión con brokers y se sometían a las condiciones de forma de pago de Globalolimp S.A A partir del año 2012 y 2013 la empresa comenzó a comercializar sus productos con más continuidad y de forma directa en el exterior, provocando que no de todos los clientes cuente con información completa para seguimiento y actualización.
Para el año 2014 a la empresa Globalolimp S.A le fue muy bien en el mercado exterior, porque se incrementaron las ventas, sin embargo, los problemas de recuperación de cartera por aquellos clientes incorporados desde el año 2012 comenzó afectar la liquidez, incrementando el rubro de cartera al cierre del año 2014 el 45% de cartera vencida en plazo de tres años.
De acuerdo con el análisis efectuado, se evidencia que la empresa se encuentra afectada en la liquidez debido a que la recuperación de la cartera de los clientes no se efectúa más rápido, esto obedece a la clase de negocio que maneja que su mayor parte es al exterior. Operativamente cuando se concreta una exportación, el cliente del exterior debe ratificar la compra pendiente un enganche del 40%.
Mientras dure el traslado de mercadería en mar, hasta el puerto destino, se deben ejecutar varios papeleos, y entre ellos el seguimiento del transporte marítimo hasta que llegue al país, en donde se evidencia que el producto llegó, pero existe la antesala de consultar a los exportadores, es decir Globalolimp S.A. si desea entregar la mercadería.
En este instante se define la entrega o no, mediante la revisión de pago del saldo restante, sin embargo, existen novedades como que, en el transcurso de la movilización marítima de la mercadería, se solicita prórroga para el pago, comprometiéndose el cliente final a cancelar en días posteriores.
En base a esta situación se recomienda mejorar la política actual de crédito y realizar una mejor proyección de flujos basados en los tiempos reales de recuperación de flujo y de la misma forma trabajar con los proveedores.
IDEA A DEFENDER
Con la finalidad que la empresa Globalolimp S.A maneje las cuentas por cobrar saludables, es preciso que cuente con un manual de procedimiento que involucre a las áreas de Crédito, cobranza, ventas y contabilidad, de tal manera que trabajen de forma eficiente y coordinada, porque cada una cumple un papel importante en la recuperación de la cartera y en mejorar los rendimientos al finalizar el año. De esta manera se pretende lograr:
• Establecer políticas y procedimientos para asignar crédito en las ventas.
• Promover la organización interna y orden de actividades para colocar créditos.
• Ser eficientes en el análisis del riesgo de los clientes solicitantes.
• Inducir al personal de la empresa en el cumplimiento de las normas.
• Definir criterios a seguir para administrar la cartera de cuentas por cobrar.
Por lo tanto la propuesta para mejorar la situación en la liquidez de la empresa además de proporcional un manual de procesos serían los siguientes pasos:
Venta al exterior enganche 50% y 50% contra entrega
Ventas nacionales 100% crédito 30 días
Actualización información de forma constante
Evaluar nivel de riesgo por cliente
Evidenciar información proporcionada por clientes
Documentar los soportes de inscripción de empresas
Bibliografía
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