PROCEDIMIENTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL BALANCED SCORECARD COMO MODELO DE GESTIÓN EN LAS EMPRESAS CUBANAS

2.2. Tratamiento matemático de objetivos e indicadores
De forma general el desglose de los objetivos en indicadores de resultados y estrategias crea un fuerte evento de evaluación gerencial que necesita ser auxiliada por diferentes análisis, que van desde la matemática booleana hasta la matemática difusa.
Todo tipo de medición generada por el diseño del Balanced Scorecard en esta investigación, es evaluada a partir de tres criterios de aceptación que tributan a un sistema de semáforo (Verde=Bien, Amarillo=Regular y Rojo=Mal) que refleja el cuadro de mando. La determinación de intervalos de confianza para la evaluación de parámetros intangibles es un ejemplo del procesamiento de los resultados. Las evaluaciones utilizan determinadas herramientas para la obtención de los resultados de los indicadores y por ende, de los objetivos estratégicos. Estas tipos de evaluación son:

• Valoraciones de indicadores  tangibles (generalmente estos datos son de carácter económico financiero)
• Valoraciones de indicadores intangibles (variables blandas)
• Valoración de actividades (variables blandas)

Una de las características de la evaluación integral que propone el modelo del BSC es la medición de las variables blandas que están muy relacionadas a las perspectivas no financieras que son consideradas como las palancas de actuación del sistema.
2.2.1. Evaluación de indicadores tangibles
En la implementación del Balanced Scorecard es necesario establecer la medición de todos los indicadores sean estos tangibles o intangibles. Los indicadores tangibles que están mayoritariamente relacionados a la perspectiva financiera y a la gestión de operaciones son comunes para muchas empresas. La evaluación de los indicadores tangibles se realiza según los principios de la matemática booleana obteniéndose los resultados a partir de formulaciones, mediciones y bases de datos. Todo resultado de un indicador se compara con la meta correspondiente (relacionadas al presupuesto, generalmente). La relación entre meta y resultado real  generará un porcentaje que será evaluado de acuerdo a un criterio de aceptación expresado en porcentaje que da la señalización al sistema de semáforos del cuadro de mando. Si se toma como ejemplo el indicador de ingreso que tributa a un objetivo de incremento de ventas se tiene la siguiente relación:

Los datos serían procesados en el cuadro de mando que alimentarían a un sistema de semáforos y permite relacionar los resultados a señales lumínicas. El cuadro de mando ha sido programado para que muestre los resultados de las evaluaciones de forma numérica, gráfica y lumínica.
2.2.2. Evaluación de indicadores intangibles
Para evaluación de los indicadores intangibles será necesario, utilizar las teorías de la matemática borrosa con el fin de disminuir la vaguedad de algunos resultados. Para estos eventos será necesario determinar intervalos de confianza por donde se deslizarán los valores vagos que serán evaluados. La determinación de intervalos de confianza, donde posteriormente se evalúan actividades, permite disminuir la incertidumbre de los resultados inciertos. En el epígrafe 2.1.5 se hizo una descripción de cómo seleccionar al equipo guía a partir de métodos difusos que son aplicables para medir los indicadores intangibles. Muchos de estos indicadores están relacionados a las actividades y a la ejecución de tareas y permiten evaluar en un intervalo su avance o retroceso. Esta evaluación permitirá ubicarlos en una escala que esclarecerá los resultados y serán menos intangibles que las variables lingüísticas.
El procedimiento de evaluación en el cuadro de mando es análogo para indicadores tangibles e intangibles; la diferencia consiste en la metodología a utilizar para la obtención del resultado del indicador.
2.2.3. Evaluación de objetivos (eficacia)
Cada objetivo debe tener al menos un indicador, pero es posible que tenga más. En esta situación es necesario crear una metodología que permita evaluar el cumplimiento del objetivo a partir de los resultados de indicadores. Este análisis se complica cuando en ocasiones se tienen que evaluar indicadores de índole positivo y negativo, lo que obliga a dar una solución viable para la medición del objetivo. De igual forma, las perspectivas poseen diferentes objetivos y es necesario hacer una evaluación conjunta. Tener una evaluación de la eficacia al menos por perspectivas es una información importante para tener una idea más objetiva de cómo se está cumpliendo el planteamiento estratégico.
Se propone una metodología que permite evaluar el objetivo a partir de su(s) indicador(es) y la cadena de objetivos que pueden estar asociados. La solución está basada en obtener los resultados de los indicadores a partir de la evaluación y reflejados por los semáforos del cuadro de mando. Al tener el cuadro de mando tres señales lumínicas (rojo, verde y amarillo) permite que se realice la evaluación en un intervalo. El resultado del indicador que sea evaluado de bien (verde) se le otorga el valor de 3, al ser evaluado de regular (amarillo) se le otorga el valor de 2 y al resultado de mal (rojo) se le otorga el valor de 1.
Esta asignación permite homogeneizar la escala de resultados de los indicadores, que por el diseño del cuadro de mando pueden ser de índole positiva (mientras mayor, mejor) y de índole negativa (mientras menor, mejor).
Después de esta asignación, que permite trabajar con indicadores homogeneizados la evaluación de objetivos, cadenas de objetivos dentro una misma perspectiva, se puede evaluar la eficacia a partir de medias ponderadas, para tener así una idea más objetiva del cumplimiento de la eficacia de las actividades. La formulación responde a fórmulas de la matemática booleana  y se toma de base las recomendaciones de Medina y González, (2000). La formulación de trabajo para el cálculo de la eficacia es:
La base teórica de esta evaluación está en la determinación de resultados con variables de diferente importancia, que conducen a la determinación de ponderaciones. Esta formulación estará programada en la solución informática ODUN, permitiendo la evaluación de objetivos, procesos y perspectivas. Depende del usuario la determinación de las ponderaciones pertinentes de los indicadores y objetivos en la formulación.
ODUN, como herramienta de medición, evaluará la eficacia de la gestión empresarial a través del análisis integral del (BSC), de Procesos, de Calidad y de las Áreas Funcionales, convirtiéndose en una herramienta indispensable para el control. El valor reflejado será una muestra de la evaluación que debe ser analizada para crear los futuros patrones de medición.
Al homogenizar el resultado de los indicadores, se introducen imprecisiones que pueden afectar la evaluación propuesta. Esta situación motivó investigar cuáles son las desviaciones que se cometen en cada medición y que grado de fiabilidad tiene la metodología propuesta.
Fiabilidad de la medición de indicadores
La asignación realizada para garantizar la homogeneización de los indicadores puede introducir errores que afectan la fiabilidad de la medición. Esta situación, en ocasiones es significativa en los indicadores económicos financieros, cuando se hace una mala previsión del presupuesto, La utilización de la Desviación Media Absoluta (MAD) de los resultados de los indicadores y la determinación de la Señal de Rastreo (SR) para cada medición de indicadores, revelarán cuán exacta es la medición. Las formulaciones de la MAD y la SR son las siguientes:
Si se tiene en cuenta que las variaciones de los resultados de los indicadores pueden variar aleatoriamente, cuando el SR tenga valores en el intervalo [-6; 6] asegura que la probabilidad máxima de errores será del 3,00%. Si el límite excede el anterior intervalo, será necesario revisar los parámetros dictados por el presupuesto o las recomendaciones de expertos.
2.2.4. El cuadro de mando “ODUN”
ODUN fue diseñado para propiciar una gestión empresarial adecuada a las características particulares de cada empresa. Sus pasos de adecuación se expresan en el manual del usuario reflejados en el anexo No. 6. Mediante la tecnología WEB se formaliza la planeación estratégica y se establece el control para cada objetivo, indicador y acción estratégica. Puede al unísono mostrar áreas funcionales o procesos con posibilidad de acceder a informaciones.
La implementación de ODUN es rápida y la empresa crea a partir de su estructura una red corporativa vinculada a todas las estaciones de trabajo, siendo un vector de comunicación empresarial. Está programado en Visual Basic Script y se utilizan programas del Microsoft Office en HTML y en Microsoft Access instalándose en servidores de Microsoft y sus solicitudes de hardware son cubiertas por computadoras personales modelos Pentium 4. Su aplicación puede ser ejecutada por los navegadores Internet Explorer, Mozilla y Nescape. Su instalación se hace efectiva mediante las instrucciones que posee el Manual del Usuario (anexo No. 6). ODUN permite la traducción digitalizada que se ha realizado mediante la conformación del mapa estratégico.
Conceptualmente ODUN funciona a partir del suministro de informaciones (resultados reales de indicadores) que se comparan con las metas presupuestadas; y de acuerdo a los criterios de cumplimientos expresados en porcentajes, se accionan los sistemas de semáforos. De igual forma se crean las bases de datos que permiten analizar las tendencias en el tiempo a partir de gráficos de barras. Del resultado de los indicadores se pueden evaluar los objetivos, utilizando la formulación expresada en el gráfico, que es ponderada por los usuarios del sistema. ODUN permite la evaluación de objetivos en cadenas utilizando la misma formulación que los expondrá en un sistema de semáforos y gráficos de tendencia. Asociados a la visualización de resultados de objetivos e indicadores, se posibilita la visualización del mapa estratégico de la organización, a bases de datos asociados y a diferentes informaciones en forma de reportes. En sentido general ODUN es una plataforma donde coinciden informaciones que provienen de diferentes fuentes y que auxilian a los usuarios para la toma de decisiones. Una muestra esquemática del funcionamiento de ODUN se muestra en la figura No.6.