Cuadernos de Educación y Desarrollo

Vol 3, Nº 25 (marzo 2011)

GUÍA METODOLÓGICA PARA EVALUAR LA GESTIÓN EN CENTROS DE EDUCACIÓN SUPERIOR
 

Lianne Leyva Osorio
lleyva@ismm.edu.cu
Mireya Olivares Laurencio
molivares@ferroniquelminera.cu
Ramón González Agüero
Instituto Superior Minero Metalúrgico de Moa “Dr. Antonio Núñez Jiménez”, Cuba
rgonzalez@ismm.edu.cu
 

 

RESUMEN:

En la actualidad, a medida que el entorno de las actividades económicas se va transformando, estas se enfrentan a un ritmo de cambio progresivo y acelerado, por lo que no es suficiente contar solamente con una evaluación de sus Estados Financieros. Se necesita una visión futurista, con un enfoque que se concentre en la evaluación de las actividades que giran en torno al cumplimiento de las metas y objetivos que se tracen las organizaciones para ser más económicas, eficientes y eficaces.

Las universidades cubanas como entidades presupuestadas han transitado por diferentes etapas de perfeccionamiento. En estos momentos se enfrentan al proceso de implementación del modelo de gestión económico financiero, que se basa en la necesidad de perfeccionar estas unidades para lograr el cumplimiento de sus objetivos. La auditoría de gestión juega un rol fundamental ante esta situación, consiste en el examen y evaluación que se realiza a una entidad para establecer el grado de economía, eficiencia y eficacia en la planificación, control y uso de los recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes; con el objetivo de verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las actividades y materias examinadas.

La gestión en unidades presupuestadas no busca obtener una rentabilidad económica, su objetivo se debe concentrar en el incremento del bienestar colectivo, mediante la prestación de un servicio público; por tanto consiste en garantizar que los recursos asignados sean utilizados de manera óptima en el cumplimiento de los objetivos propuestos. La Resolución 026/ 2006 del extinto Ministerio de Auditoría y Control contiene la “Guía Metodológica para la Auditoría de Gestión, que rige la aplicación de este tipo de auditoría en Cuba. Sin embargo su implementación en los centros de educación superior requiere de una serie de adaptaciones, al no reflejar procesos inherentes a ellos, que difieren de otras entidades presupuestadas, lo que dificulta la evaluación de su gestión.

El principal resultado de esta investigación es el diseño de una guía metodológica que permita medir la eficiencia, eficacia y economía en los centros de educación superior para facilitar la toma de decisiones oportunas, en aras de lograr el aprovechamiento óptimo de los recursos asignados en función del cumplimiento de las metas propuestas. Con su implementación en el Instituto Superior Minero Metalúrgico de Moa ¨ Dr. Antonio Núñez Jiménez’’ la guía demostró que constituye una herramienta eficaz para evaluar la gestión de los procesos en centros de este tipo. Como principal recomendación se propone la actualización continua de la guía, de acuerdo a las características propias de cada centro en particular; además de su presentación en entidades interesadas y en especial, aquellos centros con dificultades en el cumplimiento de sus objetivos, para su empleo como mecanismo de autoevaluación.

SUMMARY:

At the present time, as the environment of the economic activities goes transforming, these they face a rhythm of progressive and quick change, for what is not enough to only have an evaluation of its Financial States. A futurist vision is needed, with a focus that he/she concentrates on the evaluation of the activities that you/they rotate around the execution of the goals and objectives that the organizations are traced to be more economic, efficient and effective.

The Cuban universities as budgeted entities have trafficked for different stages of improvement. In these moments they face the process of implementation of the financial economic management pattern that is based on the necessity of perfecting these units to achieve the execution of their objectives. The management audit have a fundamental list before this situation, it consists on the exam and evaluation that he/she is carried out to an entity to establish the grade of economy, efficiency and effectiveness in the planning, control and use of the resources and to check the observance of the pertinent dispositions; with the objective of to verify the most rational use in the resources and to improve the activities and examined matters.

The management in public enterprise doesn't look for to obtain an economic profitability, its objective should concentrate on the increment of the collective well-being, by means of the benefit of a public service; therefore it consists on guaranteeing that the assigned resources are used in a good way in the execution of the proposed objectives. The Resolution 026 / 2006 of the extinct Ministry of Audit and Control contains the "it Guides Methodological for the Audit of Management that governs the application of this audit type in Cuba. However its implementation in the universities requires of a series of adaptations, when not reflecting the inherent processes to them that differ of other budgeted entities, what hinders the evaluation of its management.

The main result of this investigation is in fact the design of a methodological guide that allows measuring the efficiency; effectiveness and economy in the College of Superior Education to facilitate make opportune decisions, for the sake of achieving the good use of the resources assigned in function of the execution of the proposed goals. With their implementation in the Institute Superior Mining Metallurgist of Moa ¨ Dr. Antonio Núñez Jiménez '' this guide demonstrated that it constitutes an effective tool to evaluate the management of all the processes in these centers. Como principal recomendación se propone la actualización continua de la guía, de acuerdo a nuevos procesos; además de su presentación en entidades interesadas y en especial, aquellos centros de educación superior con dificultades en el cumplimiento de sus objetivos, para su empleo como mecanismo de autoevaluación. As main recommendation it´s intends the continuous upgrade of the guide according to the specific characteristic of each center’s; besides their presentation in interested entities and especially to those centers with difficulties in the execution of their goals, for their employment as auto-evaluation mechanism.

PALABRAS CLAVES: Auditoría, Gestión, Economía, Eficiencia y Eficacia.

KEY WORDS: Audit, Management, Economy, Efficiency and Effectiveness.

INTRODUCCIÓN

En la actualidad es cada vez mayor la necesidad de examinar y evaluar la calidad de los administradores y de los procesos mediante los cuales opera una organización. La auditoría de gestión juega un rol fundamental ante esta situación, por cuanto permite medir las actuaciones de la administración, en el pasado y en el presente, para mejorar el futuro. Esto implica que si bien es cierto que debemos evaluar el logro de los objetivos en un periodo determinado también debemos evaluar la gestión actual y su impacto hacia el futuro, de forma tal que las entidades puedan corregir sus errores en aras de mejorar sus resultados.

Para Cuba la gestión comprende todas las actividades de una organización que implica el establecimiento de metas u objetivos, así como la evaluación de su desempeño y cumplimiento; además de determinar una estrategia operativa que garantice la supervivencia y desarrollo de la misma; para esto la administración debe ser capaz de conseguir que los bienes producidos o los servicios prestados se obtengan con eficacia y que lleguen oportunamente al beneficiario y a la comunidad, para lo cual será necesario que administre los recursos disponibles con economía y eficiencia.

La gestión en las unidades presupuestadas no busca principalmente obtener una rentabilidad económica, sino el aprovechamiento óptimo de los recursos asignados en función de garantizar el cumplimiento de los objetivos propuestos. Una herramienta que permitiera a los centros de educación superior evaluar su gestión, permitiría determinar la eficiencia, eficacia y economía en sus procesos, facilitando la toma de decisiones oportunas.

La Resolución 026/ 2006 del extinto Ministerio de Auditoría y Control, vigente actualmente contiene la “Guía Metodológica para la Auditoría de Gestión” que rige la aplicación de este tipo de auditoría en Cuba, aunque son insuficientes las que se ejecutan identificándose como las causas fundamentales el desconocimiento de los ejecutivos sobre esta auditoría y sus ventajas .No obstante esta resolución refleja disímiles aspectos que no son aplicables en los centros de educación superior y no recoge los procesos sustantivos de éstos , por lo que requiere de un largo trabajo de mesa para lograr su implementación en ellos, lo que repercute negativamente en la evaluación de su gestión.

Esta situación hace necesario el diseño de una guía metodológica específica para los centros de educación superior que se enmarque en sus procesos fundamentales permitiendo medir y comparar los logros alcanzados por dichas entidades en relación con las metas y objetivos previstos, lo cual permitirá promover la aplicación de las recomendaciones necesarias, al amparo de los principios de Economía, Eficiencia y Eficacia.

DESARROLLO

I. Definiciones:

Economía en la asignación de los recursos: la economía en la gestión consiste en el óptimo aprovisionamiento de las entidades con los recursos disponibles de insumos que constituyen lo estrictamente necesario para maximizar los resultados.

Eficiencia en los procesos: Se relaciona con un estándar o estado ideal del proceso, también expresado por las relaciones producto/insumo. En general, se es eficiente cuando se logran los resultados previstos en la mejor forma posible.

Eficacia en los resultados: la capacidad de producir resultados, lograr propósitos o realizar objetivos, cumpliendo con estándares predeterminados de cantidad, calidad, de tiempo, de costo y de servicio. Es la relación entre los servicios o productos generados y los objetivos y metas programados.

Efectividad de la gestión: grado en que la administración garantiza los resultados de la gestión con una asignación responsable de los recursos disponibles. Este concepto de efectividad se basa en el equilibrio e interrelación que debe existir entre los principios de economía, eficiencia y eficacia; a partir de la necesaria armonía y proporcionalidad que la dirección debe buscar en su actuación, entre los elementos de entrada (insumos), los procesos de transformación y los elementos de salida (resultados); en relación con los objetivos y metas previstas por el Estado y el Gobierno.

II. ESTRUCTURA DE LA GUÍA METODOLOGÍA PARA EVALUAR LA GESTIÓN EN CENTROS DE EDUACIÓN SUPERIOR.

a) Cuestionario No.1 Evaluación de la Gestión.

Los Propósitos Específicos de este Cuestionario se desglosan como sigue:

• Determinar si la entidad ha cumplido en tiempo, lugar y calidad los objetivos y metas establecidas con los recursos asignados, teniendo en cuenta que adquiere el tipo de recursos que requiere, con la calidad y en la cantidad apropiada, cuando se necesitan y al menor costo posible; aplica políticas idóneas para realizar sus adquisiciones y protege y conserva adecuadamente sus recursos.

• Verificar si la entidad logra la eficiencia necesaria en la asignación y utilización de los recursos, de acuerdo con la utilización de procedimientos operativos eficientes y el empleo de manera óptima de los recursos asignados para asegurar la formación integral y continúa de profesionales y el desarrollo de investigaciones científico- tecnológicas en la cantidad, calidad u oportunidad apropiada.

• Comprobar si la entidad ha establecido un sistema de gestión de la calidad de acuerdo a las exigencias del Ministerio de Educación Superior que le permite determinar las necesidades y expectativas de estudiantes y trabajadores para establecer la política y los objetivos de calidad de la organización aplicar las medidas de la eficiencia y eficacia de cada proceso y establecer e implementar un proceso de mejora continua del sistema de gestión de calidad.

• Verificar el comportamiento ético en el ejercicio de sus funciones de los recursos humanos relacionados con la administración, control y custodia de los recursos públicos, sobre la base de salvaguardar los intereses generales del Estado, preservar el patrimonio público rehusar toda relación con intereses, personas u organizaciones que sean incompatibles con las funciones públicas que ejercen, denunciar y rechazar toda actividad contraria al manejo correcto de los fondos y del interés público.

El cuestionario se elaborara basado en los siguientes epígrafes:

Estructura Organizacional: es la comprobación de la manera en que las actividades de la organización se dividen, organizan y coordinan, en función de llevar a cabo la formación integral y continua de profesionales, la formación académica de postgrado y la superación continua de los profesionales universitarios. Además la promoción y difusión para encauzar la influencia e interacción creadora del centro en la vida social del país, mediante la extensión de la cultura universitaria y la prestación de servicios profesionales, en las ramas del conocimiento que desarrollan los centros de educación superior.

Políticas y Metas: constituye el control de los procesos relacionados con la toma de decisiones vinculadas al establecimiento de objetivos, políticas y metas y la evaluación de su cumplimiento.

Este epígrafe evalúa el cumplimento de las áreas de resultado clave, el análisis del comportamiento en la ejecución del presupuesto asignado en el período de evaluación para estudiar su relación directa con el cumplimiento de las metas previstas, es decir que permita al auditor evaluar el aprovechamiento óptimo de éstos recursos en función de los resultados alcanzados en los objetivos propuestos.

Gestión de Recursos Humanos: verificación de la función administrativa que se encarga del reclutamiento, la selección, la contratación, evaluación del desempeño, capacitación y desarrollo de los recursos humanos en la organización. Este epígrafe evalúa aquellos acápites inherentes a los recursos humanos en los centros de educación superior por los cuales en Cuba también se evalúa esta área, tales como formación de doctores y máster, categoría docente de los profesores y cantidad de ellos incorporados a la superación. Se incluye el análisis detallado de la fluctuación laboral en la entidad en relación a los recursos del presupuesto empleados en la superación de profesores.

Gestión de Recursos Energéticos: revisión de los procesos vinculados a la planificación, conservación y utilización de los recursos energéticos asignados y el cumplimiento de las políticas de ahorro implementadas en la organización. En el epígrafe se prioriza el tratamiento del portador electricidad por ocupar el primer lugar en el orden de importancia en la estructura de consumo de portadores energéticos en la mayoría de los centros de educación superior.

Gestión Logística : verificación de los procesos asociados al aseguramiento material oportuno y al menor costo posible de los recursos necesarios para asegurar la formación integral y continua de profesionales y el desarrollo de investigaciones científico- tecnológicas con alta relevancia.

Gestión de Calidad: confirmación de las políticas adoptadas en la organización con el propósito de identificar y satisfacer las necesidades y expectativas de los estudiantes, a partir de la obtención, mantenimiento y mejora continúa del desempeño global y de las capacidades de la organización.

Para elaborar este epígrafe se estudió el control de los sistemas de gestión de la calidad en el Ministerio de Educación Superior en Cuba, desde su creación en 1976.El concepto de calidad se asume como resultado de la conjunción de la excelencia académica y la pertinencia integral, entendida esta última en su acepción más amplia.

El concepto de calidad en la formación se asocia, fundamentalmente, a tres aspectos diferentes, que son:

• Calidad de los recursos humanos.

• Calidad de la base material.

• Calidad de la gestión del proceso de formación.

La calidad de los recursos humanos se considera el aspecto esencial. Si se cuenta con profesores preparados profesionalmente, con una adecuada formación pedagógica, consagrados plenamente a la labor educativa, y con estudiantes preparados y motivados que dispongan de todas las posibilidades para estudiar y aprender, entonces una parte muy importante de la lucha por alcanzar altos niveles de calidad está lograda. Para la educación superior cubana el hombre constituye el factor esencial para lograr la calidad en el proceso de formación.

Unido a ello, se requiere disponer de una adecuada base material de estudio para garantizar altos niveles de calidad. En un país de limitados recursos económicos como Cuba, las universidades están dotadas del equipamiento básico necesario para enfrentar un proceso de formación de calidad y se trabaja arduamente por mantenerlo apto y actualizado, pero no es posible disponer en cada una de ellas de todos los recursos requeridos, sobre todo en carreras tan costosas como son las ciencias naturales, las ingenierías, las ciencias agropecuarias y la medicina, entre otras, por solo citar algunas.

En su lugar la sociedad cubana maneja el concepto de que cualquier instalación existente en el país, ya sea una empresa, una fábrica, una industria, o un centro de investigación, debe ser también utilizada por los estudiantes universitarios para su formación. En síntesis, el problema de la calidad de la base material para la formación de estudiantes universitarios, se trata y resuelve con el concurso de toda la sociedad, para lo cual se ha ido creando una cultura de trabajo durante todos estos años cuyos resultados son positivos.

Por último, la gestión del proceso de formación, un rasgo distintivo de la educación superior cubana, desarrollado y consolidado durante todos estos años, lo constituye el trabajo metodológico o trabajo didáctico al cual los profesores y directivos dedican una parte importante de su actividad académica. Esta labor, fundamentalmente colectiva, se realiza para optimizar dicho proceso y, en consecuencia, asegurar el logro de los objetivos propuestos.

Como se ha podido observar, el Ministerio de Educación Superior (MES) le ha prestado gran importancia al control del trabajo que desempeñan sus instituciones, como vía fundamental para lograr un mejoramiento continúo de la calidad. En correspondencia con el nivel de desarrollo alcanzado por los centros de educación superior y como parte del sistema de control el MES se estableció el Sistema Universitario de Programas de Acreditación (SUPRA).

El Sistema de Evaluación y Acreditación de Carreras Universitarias (SEA-CU) es parte integrante del SUPRA y constituye el elemento esencial para evaluar y acreditar la calidad en las carreras que se desarrollan en las distintas instituciones de educación superior del país. Su concepción se basa en un conjunto de políticas pedagógicas y sociales, que han constituido referentes para contextualizarlo en función de las condiciones de Cuba.

Lo anterior significa que el SEA-CU se convierte en una herramienta principal para la gestión del mejoramiento continuo de la calidad en la formación de los profesionales de cada rama y, por lo tanto, constituye el contenido esencial del trabajo de los principales actores universitarios. Por otra parte, resalta la importancia de la autoevaluación como elemento básico en la gestión de la calidad, involucrando directivos, profesores, estudiantes, trabajadores, empleadores, egresados y comunidad.

b) CUESTINARIO Nro. II INDICADORES DE RENDIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PRECIO DE INCUMPLIMIENTO.

El propósito fundamental para este cuestionario, es proponer un sistema de indicadores de rendimiento a evaluar en los centros de educación superior ,que permita facilitar la determinación del precio del incumplimiento , visto éste como la combinación de los efectos producidos por los incumplimientos y prácticas inadecuadas que se comprueban en la aplicación de los principios de la Auditoría de Gestión Pública (economía, eficiencia , eficacia) que repercuten de manera negativa en la obtención de los objetivos y metas previstos en las universidades.

Indicadores (En cada uno de los indicadores de deben realizar comparaciones con períodos anteriores para evaluar la eficiencia en el trabajo de un período a otro).

La evaluación de la gestión en la entidad estará dada por la combinación de las investigaciones realizadas a partir del cuestionario y la evaluación de los indicadores propuestos.

CONCLUSIONES

La guía metodológica diseñada constituye una herramienta de trabajo efectiva, para evaluar la gestión de los procesos en los centros de educación superior.

La implementación de la guía en el Instituto Superior Minero Metalúrgico, permitió determinar la eficiencia, eficacia y economía en sus procesos.

La implementación de la guía metodológica para evaluar la gestión en centros de educación superior permite la toma de decisiones oportunas para lograr el aprovechamiento óptimo de los recursos disponibles en función de los objetivos propuestos.

RECOMENDACIONES

La actualización continua de la guía, de acuerdo a las características específicas de cada centro.

Presentar la guía en entidades interesadas y en especial, aquellos centros de educación superior con dificultades en el cumplimiento de sus objetivos, para su empleo como mecanismo de autoevaluación.

Dar tratamiento a las deficiencias detectadas en la implementación de la guía que permitan mejorar la calidad de los procesos del centro.

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