Cuadernos de Educación y Desarrollo

Vol 2, Nº 18 (agosto 2010)

UTILIDAD DE LOS FONDOS DOCUMENTALES DE ARCHIVOS COMO HERRAMIENTA DE SUPERACIÓN PARA DOCENTES Y ESTUDIANTES UNIVERSITARIOS
 

Adela D. González Alamo
Archivo Histórico Provincial Villa Clara
adelag@ahp.vcl.cu  

 

Palabras Claves: archivos - archivos históricos – fondos documentales – docentes – estudiantes universitarios.

Resumen

Se considera que en los albores del siglo XXI la inclusión de las fuentes documentales en el sistema de conocimientos de un ciudadano, constituye un elemento importante en su cultura general integral y resulta de mayor connotación cuando se trata de aquellos que deberían integrarlo como parte de su currículo formativo para el trabajo con las huellas del pasado que en su decursar ha producido el hombre en su quehacer cultural con un sentido amplio.

El Archivo Histórico Provincial de Villa Clara es la institución encargada de atesorar documentación de contenido histórico, político, económico, social y cultural.

Los archivos históricos como centros de información en la actualidad tienen una gran significación para la sociedad en general y especialmente para los estudiantes universitarios que requieren la información más novedosa y auténtica para su formación a la altura de las exigencias sociales del Siglo XXI, a pesar de esto, existe poco conocimiento tanto por parte de docentes, profesionales, estudiantes universitarios, asi como la comunidad en general del papel que juegan los archivos en su formación.

De vital importancia constituye vincular el archivo con los docentes y estudiantes universitarios: eslabón fundamental para el desarrollo de la sociedad en la era moderna.

Los archivos en la era moderna.

Muchas han sido las definiciones que se han formulado en relación al concepto de archivo en el ámbito nacional e internacional.

Autores de gran prestigio internacional se han referido a la temática en cuestión. En muchas ocasiones los archivos son desconocidos para el público en general e incluso para los propios profesionales de las ciencias de la información, por lo que la idea que se tiene de los mismos está asociada con amontonamiento de papeles en sótanos sucios donde reina el desorden, la oscuridad y el misterio de una Historia por descubrir, depósito de documentos, un almacén de papeles escritos que en su día valieron para algo, pero que ya no sirven para nada o para muy poco, pues la localización del documento de interés es del todo imposible. El amontonamiento de papeles, legajos, minutas, expedientes y similares no es suficiente para crear un archivo. ( Pérez Herrero, 1997)

Un archivo es todo lo contrario. Es un lugar donde con esmero se tratan, cuidan y custodian documentos públicos y particulares por un personal especializado, conocedor de las técnicas archivísticas, y consciente de su valor e interés para la gestión administrativa, en un primer momento, y para la investigación de nuestro pasado, después.

Esta connotación tan importante de los archivos es desconocida en la gran mayoría por profesionales, estudiantes y público en general, por lo que no hacen el uso adecuado de los servicios que aporta esta valioso institución.

Con este trabajo pretendemos hacer conocer lo importante de la utilización de los archivos y de sus fuentes documentales según el desarrollo de la ciencia y la técnica de la era moderna.

Para adentrarnos en ello ofrecemos el concepto de archivo

Se define como:

Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos por una persona física o jurídica, o entidad pública o privada, en el desarrollo de sus funciones o de su actividad.

El Consejo Internacional de Archivos, en su Diccionario de Terminología Archivística,

lo define como “…uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia”. (1).

Una de las teóricas de la archivística que más ha influido en los últimos tiempos en nuestro país, manifiesta que “Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia” ( Heredia Herrera, 1991).

Por otra parte, también la palabra archivo es calificada como edificios o parte de edificio donde los documentos son conservados, muebles donde estos son depositados e incluso colecciones de documentos sin conexión alguna.

Se plantea en otro momento que el archivo es… “sin dudas el más desconocido y menos utilizado de los servicios de información y que estos no son elementos familiares como lo pueden ser las bibliotecas, el término archivo hay que buscar, principalmente en la propia singularidad, complejidad y diversidad de su objeto de estudio: los documentos.

Es considerado por la autora el archivo como la institución o una parte estructural de ella que realiza la recepción, conservación y organización de los documentos para su utilización. Recinto donde se guardan documentos que proporcionan conocimientos.

Por todo lo visto, hay que aceptar que el concepto de archivo admite tres acepciones-

• Lugar o espacio físico donde se guardan los documentos (estantes, archivos metálicos, gaveteros)

• Institución que conserva y maneja la documentación (Archivo Nacional, históricos, centrales y de gestión)

• El papel como documento en sí.

En la actualidad se utiliza el término Patrimonio para abarcar todos los tipos de objetos materiales y no materiales que están asociados y han sido creados por las tradiciones culturales multifacéticas del hombre. Dentro de él se encuentra el más cuantioso de los Patrimonios Históricos y Culturales, el Patrimonio bibliográfico y documental, atesorado, custodiado y conservado en Bibliotecas y Archivos (Manso Rios, 2009)

Se determina cuales documentos forman parte del Patrimonio basándose en dos principios, uno de carácter subjetivo, basado en la cualidad de la persona o ente titular de los mismos y otro de naturaleza objetiva, articulado en torno al dato o elemento de la antigüedad.(Mena, 2005)

Para poder comprender la importancia de los Archivos es necesario conocer los valores de los mismos, que se basan fundamentalmente en que los Archivos constituyen Patrimonio, Memoria, Identidad y aportan conocimientos. Además, son la memoria colectiva de una nación, región o localidad; testimonios que evidencian la experiencia humana, por lo que su finalidad es atesorar, salvaguardar y difundir el patrimonio documental, son catalogados los archivos como fuentes primarias de información.

Los documentos aportan información y son el testimonio de la actividad del hombre, de una época, asentado en un soporte por medio de la escritura, la computación, la fotografía, la grabación, u otros medios capaces de aportar información, además, reflejan la actividad intelectual del hombre. Dado el interés cada vez más creciente por la historia, en muchas ocasiones el concepto de archivo se limita al dominio de la investigación histórica.

Los documentos de archivo tienen diferentes características, entre las que se destacan:

• La propia génesis u origen, nace dentro del proceso natural de las actividades llevadas a cabo por personas físicas o jurídicas.

• Los documentos de archivo son únicos, exclusivos, responden a la actividad concreta de un productor, se refiere a un asunto o persona diferente. La información de cada documento nunca es idéntica a otro. Su condición de únicos está definida por:

 Integridad: debe estar completo, no le debe faltar ninguna de sus partes.

 Autenticidad: que correspondan al autor, fecha, lugar y asunto que en él se consignan.

 No generan propiedad intelectual ni derecho de autor.

• Tiene un carácter seriado, el documento de archivo no es una pieza aislada, su existencia viene determinada porque pertenecen a un conjunto, al cual se le denomina serie documental.

Estos desde el momento de su nacimiento, se disponen en un orden natural, que deriva del mismo modo de funcionar de la oficina o de la entidad que les da el ser: se dice, en efecto, que el "archivo refleja la institución" que lo ha producido por lo que los documentos merecen una conservación permanente por su valor informativo.

Con el decursar del tiempo, los documentos siempre se vuelven menos necesarios en las oficinas y, más bien, adquieren valor como testimonio, útil por motivos de estudio. Como consecuencia, los documentos son cedidos por la oficina o la entidad que los ha producido a un plantel encargado de conservarlos como bienes culturales; esto es sin dudas, el "archivo histórico" o simplemente "archivo" como comúnmente se les reconoce 1. Se plantea que...”De nada servirán todos los documentos, por muy valiosos y antiguos que sean, si no van a ser usados. "2. Es de señalar, que son fuentes históricas, se utilizan para la investigación, la cultura e información. La imagen del archivero, ya que para el usuario se convertirá en un mediador para el acceso a la documentación.

Es necesario conocer un documento, saber leerlo, comprenderlo, ubicar sus contenidos temáticos, supone, además, integrar todos los elementos acerca de un documento en una sola unidad. La condición para conocer un documento es captarlo en sus diferentes matices, bajo diferentes perspectivas y, ocasionalmente, en situaciones distintas. Supone también tener experiencias variadas sobre el mismo y poder hacer, de algún modo, una serie de deducciones a partir de ellas, referidas al documento en cuestión. A través del archivo se introduce a los alumnos en el conocimiento de los documentos originales y tener presente que no se puede separar el ciclo de vida del Hombre, como tampoco se puede separar el ciclo vital de los documentos: eso es Historia.

Uno de los intentos de acceso a un archivo se puede convertir en una tarea ingrata provocada por la desorientación del usuario, tanto como los instrumentos de búsqueda como de los propios documentos. Las transformaciones de la nueva sociedad obligan a un desarrollo integral y armónico de los archivos para poner a disposición de los investigadores este valioso acervo documental.

Entre las funciones de los archivos históricos de Cuba está la de brindar servicio a los estudiantes, investigadores, usuarios en general, interesados en consultar la memoria histórica conservada en ellos, por lo que la organización del acervo documental existente en éstos tiene una enorme importancia para la localización de los documentos y la recuperación de la información conservada en los mismos.

El proceso de reorganización llevado a cabo en el año 2000 determinó que los Archivos existentes en la República de Cuba pasaran a formar parte del CITMA, creándose el Sistema Nacional de Archivos, a tenor de estos cambios y con el objetivo de favorecer el funcionamiento del sistema fue aprobado el Decreto Ley 221 en el año 2000; a través del mismo fue creado el Sistema Institucional de Archivos, refrendado por el Consejo de Estado el 8 de agosto del año 2000; el Decreto Ley estableció las normas y principios que rigen la actividad archivística en el territorio nacional, definió funciones y atribuciones de las instituciones que lo integraban: Archivo Nacional de la República de Cuba, los Archivos Históricos Provinciales, Municipales, los Centrales, de Gestión y Particulares.

En la Sección tercera, artículo 16, se hace referencia a las funciones fundamentales de los Archivos, entre las que se encuentran:

• Atesorar, organizar, custodiar y conservar la documentación de valor permanente correspondiente a sus territorios.

• Poner la información de sus fondos y colecciones al servicio del público, previa solicitud por escrito y autorización del director del archivo correspondiente.

Con el objetivo de perfeccionar el sistema fue aprobado el Decreto Ley No. 265 “Del Sistema Nacional de Archivos de la República de Cuba” de fecha 10 de abril de 2009 que estableció las disposiciones generales para la protección del Patrimonio Documental de la Nación, así como las normas y principios que rigen la Gestión Documental en el territorio nacional.

A su vez fue aprobado el Reglamento, que tiene como objetivo establecer las normas complementarias del referido decreto, aplicable en los archivos históricos, los centrales, los de gestión u oficina, los especiales o especializados, los universitarios, los de la enseñanza media superior, así como los personales o particulares cuyos titulares así lo decidan.

El archivo puede convertirse en el principal organizador y promotor de diferentes actividades de extraordinaria repercusión e importancia con carácter histórico mediante las cuales la ciudad puede revitalizar acontecimientos históricos culturales, por constituir hechos autóctonos y patrimoniales de extraordinaria repercusión e importancia. Uno de los actos de difusión del archivo que más contribuyen a vincular a toda una comunidad directamente con su pasado puede ser la conmemoración de efemérides de hechos históricos como vía de cómo los archivos pueden aprovechar su gran potencial de información y conocimiento en beneficio de la sociedad y no estar enmarcados únicamente como depósitos cerrados.

Se destacan en el plano internacional diferentes actividades efectuadas por el archivo municipal de Sant Feliu de Guíxols, uno de los primeros que se creó en Cataluña en (1986). El taller agrupó a miembros del archivo, del museo, del servicio de educación del Ayuntamiento, a profesores y estudiosos de historia local. El mismo llevó años funcionando con mucha interacción entre los centros de enseñanza y el archivo. Tuvo una alta participación escolar. A partir del año 2000 se organizaron jornadas festivas, entre las que se pueden destacar: (Fiesta de los carros., destinada al tema del transporte en el siglo XIX. El centenario del alumbrado eléctrico y su concreción plástica, « una segunda jornada festiva llamada esta vez “La Fiesta de la Luz”, conectó con un pasado no muy lejano en el que se vivía sin luz eléctrica. La clave del éxito estuvo en un trabajo riguroso de documentación archivística.

Hay una clara necesidad en los archivos de implicarnos en el uso de las tecnologías y en la sociedad de la información. Es importante proyectar los archivos a la sociedad y ampliar la base social de los usuarios como una forma de atraer al archivo a los ciudadanos y hacer evidente la utilidad de su contenido para la investigación y la cultura.

Por otra parte, es evidente que para llegar al público escolar es imprescindible establecer un programa de colaboración con el profesorado, generalmente poco conocedor de la información archivística y falto de instrumentos de información ágiles y modernos.

La vinculación del archivo histórico con los estudiantes universitarios.

La labor investigativa reviste una gran importancia, ya que desarrolla el interés por el conocimiento, lo cual incide en otros tipos de intereses. A partir de los instrumentos que el estudiante adquiere mediante la asignatura Metodología de la Investigación Social, continuará la realización de actividades de investigación a lo largo de la carrera, relacionadas con las asignaturas que cursa y en dependencia de otras que requieran de trabajos de curso o de diploma. Los temas de investigación deben responder a su futuro perfil ocupacional con la problemática del territorio en que reside.

En el documento del Ministerio de Educación Superior de Cuba, La Universidad que queremos (2004), se plantea que en la educación superior cubana se están produciendo profundas transformaciones, entre ellas se hace referencia a la formación investigativa de sus estudiantes, lo que trae consigo que el archivo histórico ha diversificado gradualmente sus actividades al servicio de la investigación académica y a su vez ha comenzado a desarrollar tareas cada vez más relacionadas con la educación, la cultura, la protección del patrimonio documental y la promoción cultural hacia la comunidad, adaptando sus servicios a las exigencias de los tiempos actuales. La extensión universitaria juega un importante papel en los intereses.

De las cinco funciones esenciales al servicio de la sociedad moderna que desempeñan los archivos y que están llamados a satisfacer las necesidades de sus usuarios se encuentran:

Ofrecer a la investigación científica la fuente primaria de información;

Servir a las necesidades de la enseñanza en todos sus niveles y ramas;

Poner a la disposición de los medios modernos de comunicación social la peculiar variedad, riqueza y calidad de su información.

Muchos de los estudiantes que inician los estudios en diferentes carrera humanísticas desconocen los diferentes sistemas de información que existen, reconocen no haber visitado Museos, Galerías de arte, Casas de Cultura, archivos y manifiestan que solamente han acudido a bibliotecas por razones vinculadas a estudios cursados, por lo se debe tener presente atraer a los estudiantes hacia las diferentes instituciones, ya sea mediante visitas dirigidas al archivo, museos, galerías de arte, entre otras actividades que acercarán a los estudiantes al universo cultural y proporcionan elementos necesarios para su formación e incentiva el interés profesional de los estudiantes de las diferentes carreras, teniendo presente en todo momento las características de la fuente de procedencia.

Uno de los intentos de acceso a un archivo se puede convertir en una tarea ingrata provocada por la desorientación del usuario, las transformaciones de la nueva sociedad obligan a un desarrollo integral y armónico de los mismos para poner a disposición de los investigadores este valioso acervo documental.

El archivo histórico ha diversificado gradualmente sus actividades de servicio a la investigación académica y ha comenzado a desarrollar tareas cada vez más relacionadas con la educación, la cultura, la protección del patrimonio documental y la promoción cultural hacia la comunidad, adaptando sus servicios a las exigencias de los tiempos actuales.

La vinculación entre el archivo y la universidad debe caracterizarse por el predominio de actuaciones pertinentes contenidas en cursos, conferencias o talleres para familiarizarlos con el uso de las fuentes documentales.

La falta de información de los estudiantes sobre el funcionamiento y la organización de un archivo es uno de los motivos para tratar a fondo la necesidad de crear aplicaciones para aproximarlos a la institución.

Los alumnos que acuden al archivo en busca de información quedan sorprendidos al darse cuenta de que la consulta no se reduce solamente a unas cuantas revistas, libros o documentos, sino que es mucho más compleja. Por lo que es evidente señalar que para llegar al público escolar es imprescindible establecer un programa de colaboración u otras alternativas con el profesorado, generalmente poco conocedor de la información archivística.

Hay una clara necesidad en los archivos de implicarnos en el uso de las tecnologías y en la sociedad de la información. Es importante proyectar los archivos a la sociedad y ampliar la base social de los usuarios. Por esta razón debemos utilizar las tecnologías como una forma de atraer al archivo a los ciudadanos y hacer evidente la utilidad de su contenido para la investigación, la cultura.

Existe una relación directa entre patrimonio, conciencia colectiva y proceso de aprendizaje y, a su vez, una relación directa entre educación, patrimonio cultural, e historia local, es importante además, el uso de los archivos en Ia enseñanza de Ia historia

El archivo histórico y la utilidad de las fuentes documentales.

Fue fundado el Archivo Histórico Provincial de Villa Clara, el 16 agosto de 1969, como muestra del interés del Estado Revolucionario de conservar el patrimonio documental.

Las fuentes documentales, su valoración, conservación y preservación, asi como su posterior procesamiento constituyen el eje fundamental de la institución. Cuenta con fondos inéditos principalmente originales manuscritos que permiten a los investigadores acercarse a las raíces de nuestro acervo cultural. La principal prioridad de esta institución es la conservación de la memoria histórica.

Se atesoran documentos que por su condición de auténticos y únicos son perdurables y nos permiten reconstruir la historia y rescatar la memoria y desarrollo sociocultural de la provincia.

La documentación que la institución conserva se ubica en fondos y colecciones procedentes de entidades, donaciones personales, compras, organismos judiciales, instituciones científicas, políticas, económicas, culturales y personales que por su valor histórico-social forman parte del patrimonio documental, por lo que todo sistema de servicio de documentos que se implante en los archivos se dirige a la obtención de los siguientes objetivos:

• Facilitar a las personas el trabajo con los documentos.

• Proporcionar que la información se comparta y se aproveche como un recurso colectivo.

• Aprovechar al máximo el valor de los documentos.

• Autenticidad y veracidad de la información.

Los documentos abarcan desde el período colonial (1690) hasta la fecha actual, además la etapa Neocolonial y Revolución.

En el Archivo Histórico Provincial de Villa Clara existen actualmente un total de 29 fondos, de ellos 23 están procesados. En el presente año salió a la luz la guía de fondos de la institución, la cual refleja toda la documentación existente en el archivo y de utilidad para todo investigador por lo que le permitirá desde sus propios centros conocer las fuentes documentales de su intereses investigativos sin tener necesidad de acudir a la institución. En la conformación de la misma se tuvo en cuenta las características específicas y fechas extremas, lugar de procedencia y el volumen documental. Con la guía de fondos se acortan la cantidad de información a consultar en un menor espacio de tiempo haciendo más rápida y eficaz la labor de la recuperación de la información según necesidades investigativas, además se esclarecen los datos precisos que se necesita para desarrollar la misma.

Los fondos procesados Actas Capitulares, Registro General de Asociaciones, Colegio Provincial de Arquitectos, Donativos y Remisiones, Fondo Personal García Garófalo, Colección de documentos del General José Braulio Alemán Urquìa, además los fondos especiales (Hemeroteca, Biblioteca, Mapoteca, Fototeca), entre otros tantos, todos están a disposición de investigadores y/o estudiantes que acudan a la institución a realizar los diferentes trabajos de curso o de diploma con sus respectivas temáticas afines orientados por sus tutores, previa identificación para consultas de los mismos, además, son herramientas de trabajo para estudiantes universitarios de las diferentes carreras humanísticas como Licenciatura en Estudios Socioculturales, Comunicación Social, Licenciatura en Derecho, Licenciatura en Letras, Sociología, Psicología, entre otras, por lo que el vínculo de los archivos históricos con los estudiantes universitarios ya sean del curso regular diurno como los de la universalización, es decir, cualquier modalidad: presencial, semipresencial, a distancia, dirigida, es necesario la utilidad de los fondos documentales como herramienta para la integración en el nivel superior, por lo que les brindan a los docentes y estudiantes universitarios una amplia cultura que los motiva a desarrollar el interés por la historia, la cultura y la sociedad en la nueva universidad cubana.

Es bueno destacar que la autenticidad de trabajo con las Actas Capitulares, documento más antiguo de incalculable valor histórico, debe constituir utilización referencial que tan necesaria es para la historiografía de la época, salvando asi la posibilidad de que por el tiempo y su poder devastador nos viéramos privados, en un futuro de extraer información de tan valioso documento.

Entre las principales direcciones de trabajo de la entidad se encuentra la investigación de corte archivístico e histórico. Esta se proyecta sobre la base de fondos documentales con que cuenta esta institución a partir de la revisión de documentos de algunos fondos y/o colecciones pertenecientes al centro. La misma coadyuva no solo al conocimiento de profesionales, sino que además, permite la conservación de las fuentes originales y optimiza la búsqueda según las necesidades informativas.

Existe en centro un Sitio Web http://archivohistorico.villaclara.cu donde se divulga la labor del archivo y las investigaciones realizadas por los técnicos y especialistas y que también le sirve de consulta a estudiantes e investigadores que accedan al mismo.

La aplicación de las normas de descripción archivística, así como las actividades relacionadas con la digitalización de documentos, son tareas que en la actualidad se desarrollan.

A los archiveros actuales les corresponde inculcar a las nuevas generaciones el amor al documento por ser fuentes de historia, además, el cuidado en su manipulación es de gran importancia por ser en su mayoría, documentos frágiles que por la acción del tiempo se puedan dañar.

La misión del archivo consiste en atesorar, organizar, custodiar y conservar la documentación de valor permanente que constituye el patrimonio documental del territorio.

Entre las actividades que desarrolla se pone de manifiesto el servicio concerniente a la investigación académica y desarrolla tareas relacionadas con la educación, la cultura, la protección del patrimonio documental y la promoción cultural hacia la comunidad, adaptando sus servicios a las exigencias de los tiempos actuales.

Notas, citas y referencias bibliográficas

1 Mena Mujica, Mayra. Gestión documental y Administración de Archivos, p 11

2. Lexicon of Archival Terminology, Amsterdam, London New York: Elsevier, 1964. p.33

3. Gutiérrez Muñoz, César. Archivística Lima, Perú, 1ª. Edición , 1991. p. 189

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