Contribuciones a las Ciencias Sociales
Julio 2012

ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL



Sara Mendoza Juárez
Denisse Rodríguez Paredes
denisse-rd@hotmail.com
Rodrigo Patoni Rojas
rodr339@hotmail.com
Universidad Autónoma de Tamaulipas



Resumen: El proceso de comunicación es esencial en las empresas. Este proceso encuentra diversas barreras personales, físicas, y semánticas. La tecnología a avanzado y facilita la comunicación en las empresas. El proceso de comunicación es indispensable por que es indispensable para mantener la salud de las organizaciones. En las organizaciones se de la comunicación ascendente, descendente, lateral, formal e informal la cual contribuye a que esta pueda lograr sus metas y superar sus retos.

Palabras clave: Comunicación bidireccional, barreras de la comunicación.


Abstract: The communication process is essential in business. This process encounters different personal, physical, and semantic barriers. Advanced technology facilitates communication among employers in companies. The communication process is essential because it maintains the health of organizations. There are several types of communication, these help a company achieve its goals.

Key words: Two-way communication, communication barriers.




Para citar este artículo puede utilizar el siguiente formato:
Mendoza Juárez, S.; Rodríguez Paredes, D y Patoni Rojas, R.: "Estrategias de comunicación organizacional ", en Contribuciones a las Ciencias Sociales, Julio 2012, www.eumed.net/rev/cccss/20/

1. Introducción

La comunicación es la actividad característica del ser humano, es algo que siempre está presente y mediante la cual la gente se relaciona entre si y se organiza para combinar sus esfuerzos. Este proceso no solo existe entre individuos como miembros del grupo social, sino también presente en el devenir económico de las empresas u organizaciones. Es precisamente por eso que las organizaciones no podría existir si no hubiera comunicación ya que los empleados no podrían saber lo que sus compañeros están asiendo, y tampoco la administración no podría recibir informes y los supervisores y los lideres de equipo no podrían dar instrucciones. Podemos afirmar que la comunicación es muy necesaria para mantener la salud de las organizaciones y que influye de cierta forma en la organización.1 Este proceso también es imprescindible en las organizaciones. Académicos definen organizaciones como sistemas sociales diseñados para lograr metas y objetivos por medio de los recursos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo. Los tipos de comunicación más importantes son la ascendente y la descendente y lateral. y así como en cualquier empresas siempre surgen barreras que impiden que se trasmita la información de manera clara, por eso es muy significativo que se examinen los factores que permiten tener una buena comunicación eficaz y que los empleados como los patrones desarrollen la función de escucha y pregunta para resolver cualquier duda o problema que surgan y eviten malentendidos que puedan generar un ambiente hostil en la organización otro de los problemas que las empresas tienen es con la comunicación extraoficial ya que esta suele ser correcta rápida e influyente cuando se utiliza la comunicación electrónica es decir los medios electrónicos para transmitirlos pero algunas veces se omiten los detalles o se cuenta toda la historia y los rumores también suelen ser otro problema debido a que se pasa información que muchas veces no se comprueba su veracidad. 2
Esta investigación tiene por objeto analizar el proceso de comunicación en las organizaciones para realizar propuestas para mejorar este proceso. Se organiza de la siguiente manera, la parte 2 examinaremos el proceso de comunicación bidireccional. La parte 3 trata las barreras de la comunicación y el impacto que tienen en el proceso de la comunicación. La sección 4 analiza la comunicación ascendente, descendente y algunas dificultades que surgen, la parte 5 se ocupa de otras formas de comunicación, como la comunicación lateral y la electrónica y la parte 6 analizara la comunicación informal que se maneja en las organizaciones como la extraoficial y los rumores que son otro tipo de comunicación que suele causar problemas y malentendidos en las organizaciones.

2. La Comunicación bidireccional.
La comunicación es la vía esencial por la cual circulan todos los mensajes que se emiten cada día en el mundo es por eso que su importancia es decisiva y su utilización es imprescindible. En una empresa nos encontraremos ante una organización formada por personas ya sean los administrativos, los oficinistas los obreros y estas tienen que responder a personas como los directivos o gerentes y todas estas interactúan unas con otras para lograr relaciones productivas dentro de la organización. El objetivo de la comunicación es aumentar la comprensión, transmitir pensamientos e ideas y promover entendimiento entre las personas pero no solo intervienen nuestra intención de transmitir algo o relacionarnos sino que también el propósito es de entendernos con quien o quienes se dirigen a nosotros debido a que en una organización pueden surgir problemas por como se transmite la información ya que se pueden comunicar datos inadecuados o pobres que pueden afectar el desempeño de la organización. 3 De ahí que se le de importancia a la comunicación eficaz ya que esta suele alentar un mejor desempeño y satisfacción en el trabajo entiende mejor sus puestos y se siente mas comprometidas con ellos si se mantiene una buena comunicación. También la comunicación ayuda alcanzar todas las funciones básicas de la administración que son planeación, organización, Dirección y control, de modo que las organizaciones pueden lograr sus metas y lograr sus retos.
La comunicación requiere por lo menos de dos personas: un emisor y un receptor una sola persona no se puede comunicar pues solo uno o mas receptores pueden completar el acto de comunicación, en el caso de las empresas los administradores suelen enviar memorándums a su personal, pero aun que envíen cien memorándums no habrá comunicación sino hasta que uno de ellos lo reciba, lo lee y lo entiende. Veamos como ayuda el proceso de comunicación bidireccional en este ámbito y analicemos cada uno de los elementos que conforman este proceso bidireccional para mantener la comunicación y los problemas de la comunicación bidireccional como el razonamiento defensivo y la disonancia cognitiva.
El proceso de comunicación bidireccional es un método por el cual un emisor llega hasta un receptor con un mensaje. Este proceso se lleva acabo mediante 8 pasos. La figura 1 muestra los pasos de este proceso.4

El paso 1 es desarrollar una idea, no se puede trasmitir algo si no esta claro el mensaje, o si no hay una idea. Es el paso mas importante pues sin el los demás pasos no sirven de nada. El paso 2 es codificar, que quiere decir convertir la idea en palabras, graficas u otros símbolos para su comunicación de tal manera que este organizada de forma adecuada para manejar el mensaje en la forma que se pretende transmitir. El paso 3 es transmitirlo, una vez que el mensaje se desarrolle se transmite. En una empresa la información se puede trasmitir por un memorándum, una llamada telefónica, una visita personal, o un correo electrónico. Este paso transmite ese mensaje por medio de un canal que es el medio por el cual viaje el mensaje y este tiene que estar libre de obstáculos o interferencias. Por ejemplo en las entrevistas de empleo se necesita que ese canal este libre de distracciones para que el gerente pueda recibir de manera clara lo que dice el solicitante del trabajo. Cuando la persona recibe el mensaje se está llevando a cabo el paso 4 que es recibir y mucho dependerá del receptor comprender el mensaje o perderlo. El paso 5 es decodificar el mensaje, de modo que pueda ser entendido. Muchos patrones pasan por alto este hecho cuando dan instrucciones o explicaciones creen que decirle algo a alguien es suficiente, pero no se cercioran si el receptor ha comprendido tal instrucción. Si no se ha comprendido no se puede seguir adelante. Pero una vez que el lector ha recibido y codificado el mensaje esta persona tiene la oportunidad de aceptarlo o rechazarlo que es el paso 6 acepte. Y solo el receptor tiene la elección de aceptar una parte del mensaje, todo o nada. Por eso el emisor debe usar sus habilidades de persuasión. El psicólogo Robert cialdini menciona en su obra science and practice que hay que usar carisma, elocuencia y habilidades verbales para convencer a otros por arriba y por debajo para que acepten y sus ideas y modifiquen su conducta. 5 El paso 7 es usar la información en este paso se pone en acción el mensaje trasmitido y se toma control de lo que se va hacer. Y por último el paso 8 que es la retroalimentación y esto ocurre cuando el receptor reconoce el mensaje y responde al emisor. Una vez que se llevo a cabo la comunicación bidireccional (8 pasos), ambas partes experimentan mayor satisfacción, pues se evita frustración y se mejora la corrección del trabajo.
La comunicación bidireccional no es exclusivamente beneficiosa, también puede causar dificultades como desacuerdos y nos es hasta cuando se comunican cuando se resuelven los conflictos. Un problema es el razonamiento defensivo que es una forma de justificación encubierta por un razonamiento erróneo que lleva a un fracaso actual o erróneo. Esto puede ser causado las faltas de virtudes personales (honestidad, coraje, humildad), incompetencia en el trato de maduro de situaciones embarazosas, y malestar emergente de la organización entre otras mas estos objetos pueden hacer fallar la eficiencia en la comunicación. En mi opinión se podría capacitar a los empleados para responder a situaciones a las que se pudieran enfrentar y al analizar la forma en que actúen corregirla.6 También otro problema que puede surgir es la disonancia cognitiva esto sucede cuando tratan de justificar las acciones y tratan de persuadirlas, removerla o reducirla.
Del análisis de esta sección se desprende que cada uno de los elementos de la comunicación direccional los cuales son, desarrollar ideas, codificar, trasmitir, recibir, decodificar, aceptar, y usar. Y algunos problemas que surgen como el razonamiento defensivo y disonancia cognitiva. Con esto podemos llegar a la conclusión de que la comunicación no puede existir sino hay una idea que la desarrolle. Y para que la comunicación sea eficaz se debe dar el proceso bidireccional. Cuando ocurre esta comunicación bidireccional ambas partes experimentan mayor satisfacción se evita la frustración y se mejora mucho la corrección del trabajo.
3. Barreras de la comunicación.
En el proceso de la comunicación estuvimos viendo en la sección 2 que se da cuando el receptor recibe el mensaje, pero a veces se da un esfuerzo genuino para decodificarlo (comprenderlo) debido a que existen numerosas interferencias que pueden limitar su compresión. Esas interferencias se le conocen como barreras de la comunicación que es todo lo que impide o reduce la posibilidad, la precisión o la fidelidad de la comunicación. Estos actúan como ruidos y pueden surgir en el entorno físico como por ejemplo los ruidos de una radio que estorba una conversación telefónica7 . El ruido puede evitar totalmente una comunicación, filtrar y eliminar parte de ella y darle un significado incorrecto. La figura 2 muestra las barreras de comunicación que se interponen cuando el receptor trata de decodificar el mensaje por eso en esta sección analizaremos 3 tipos de barreras que pueden impedir una comunicación eficaz estas son las personales propias de nuestra persona, las físicas que están en nuestro entorno y las semánticas correspondientes a los símbolos por los cuales nos comunicamos.
Las barreras personales son interferencias originadas en emociones, valores y limitaciones. Surgen de y los malos hábitos de escucha y son el tipo mas común de obstáculos en el trabajo.8 También pueden ser causados por diferencias de educación raza, sexo o estatus socioeconómico y otros factores. Las barreras personales son un hecho común en las situaciones de trabajo por ejemplo: la repetición innecesaria de palabras como “este” o “tú sabes “este tipo de palabras no suelen decir mucho al receptor y suelen ser reflejo de un vocabulario pobre. Las barreras personales también suelen estar sintonizadas con las distancia psicológica es decir el sentimiento de estar emocionalmente separado de la gente que es similar a la distancia física real por ejemplo se pudiera dar el caso que en una empresa un supervisor le hable con desprecio a un trabajador el cual resiente el trato, y el resentimiento del trabajador los separa. Y se suele actuar así por que nuestras emociones actúan como filtros sensibles en todas nuestras comunicaciones ven y escuchan lo que estamos emocionalmente sintonizados para ver y escuchar. Así la comunicación esta guiada por nuestras expectativas. Y cuando si el emisor o receptor no mezclan sus sentimientos su comunicación puede ser más eficaz.
En otro tipo de barreras son las físicas, que son las interferencias de la comunicación que se originan en el entorno es decir en el ambiente como por ejemplo un ruido intenso o distractor. Otras barreras físicas incluyen las distancias entre la gente, paredes alrededor del cubículo de un empleado, la estática que interfiere con los radios o el ruido de un tren que este cerca de una empresa. Por eso en mi opinión todas las empresas deben buscar un lugar de establecimiento que no tenga un entorno ruidoso que pueda distraer a los empleados, una vez dentro de la empresa hacer accesible a los supervisores no teniéndolos en lugares donde puedan distraerse los empleados y puedan acceder a ellos para resolver sus problemas, el uso de cubículos puede ser favorable pero si estos necesitan interactuar constantemente pues no hacerlos tan enormes que no puedan entenderse u oírse. Otro tipo de barreras son las semánticas y surgen de interpretaciones erróneas de los símbolos. La expresión oral es la forma más común e importante de la comunicación humana, sin embargo las palabras con frecuencia poseen varios significados diferentes que conducen a varias interpretaciones. Por eso es otra barrera ya que en ocasiones se opta por un significado erróneo y es ahí donde surgen los malentendidos. 9 La semántica presenta un desafío cuando una gente de otra cultura trata de comunicarse entre sí, cuando esto se da dentro de una organización ambas partes deben aprender el significado literal del las palabras del otro lenguaje y la forma en que se usan ya la manera como se pronuncian, volumen y gestos o simplemente la persona que emitirá el mensaje cerciorarse que lo que su recetor recibió fue un mensaje claro y correcto al mensaje que este le envió así no podrán surgir malentendidos. Nosotros como humanos solemos interpretar un símbolo en base a nuestros supuestos y aquí es donde utilizamos nuestra inferencia sin embargo nuestras inferencias pueden indicar una señal errónea por lo tanto debemos estar consientes de ellas y evaluarlas con cuidado siempre y cuando surjan dudas buscar más información de esta manera no existirá la posibilidad de esta barrera.
Hasta ahora hemos observado como las barreras dañan el intercambio de comunicación, pero a continuación analicemos cuales de estas barreras ejercen un impacto mayor en el proceso bidireccional.las barreras suelen ser un obstáculo para el desarrollo, la transmisión del mensaje así como su decodificación y aceptación mientras que las barreras físicas como el ruido afectan la transmisión, y recepción de mensajes, mientras que las barreras semánticas y diversos símbolos de comunicación crean problemas con las etapas de codificación, decodificación y aceptación ya que si no se tiene una buena comprensión del mensaje este no puede ser entendido y mucho menos aceptarse.
4. Comunicación descendente y ascendente:
La comunicación descendente en una organización es el flujo de información de niveles superiores, a niveles inferiores de autoridad. La finalidad es que el empleado o trabajador este informado en todo momento de lo que sucede en su empresa y participar en la misma.10 Esta comunicación tiene origen con los gerentes y los supervisores y se transmite en forma descendente a los empleados es decir es una comunicación que procede de la dirección hacia abajo en cascada. Para realizar este tipo de comunicación algunos ejecutivos se apoyan en coloridos folletos, en presentaciones en Power Point, y reuniones con empleados. Estos enfoques aunque llamen la atención a menudo fracasan porque no son entendidos por los empleados. Por eso la clave para una mejor presentación no está solo en el uso del color o acción, sino que se preparen cuidadosamente y se comunique su mensaje con honestidad, energía y calidez. En esta sección analizaremos los prerrequisitos y problemas que tienen la comunicación descendente y las necesidades de produce la comunicación, así como la comunicación ascendente que va desde el subordinado al superior y los problemas que presenta.
Parte del fracaso de los administradores es que no se preparan para una comunicación eficaz. Para tener una base solida estos deben llevar a cabo cuatro pilares fundamentales que actúan como prerrequisitos. El primero de ellos es desarrollar una actitud positiva hacia la comunicación es decir deben convérsense que la comunicación es parte esencial para efectuar sus tareas. Segundo los administradores deben mantenerse informados, buscar información de interés para sus empleados y mantenerlos comunicados. Tercero los administradores necesitan planear conscientemente la comunicación es decir que estos tengan información que les pueda ser de utilidad en un futuro y por último los administradores deben desarrollar la confianza porque si los subordinados no confían en sus superiores es muy probable que no crean en su mensaje. 11 Ahora analizaremos 3 problemas que surgen cuando no se da correctamente esta comunicación descendente. El número uno es la sobrecarga informativa estos surgen cuando los empleados son bombardeados por una gran cantidad de órdenes, comunicados, boletines, cartas que quedan abrumados por tanta información y en consecuencia no la comprenden, o algunos mensajes importantes se olvidan y no se llegan a tomar en consideración hasta se pueden llegar a archivar, se borren del correo electrónico y esto sucede porque muchas ocasiones se emite información que no es relevante, incluso no comunicar suficiente información también puede afectar el funcionamiento de la comunicación por lo cual se debe mantener un equilibrio ni tanta información ni poca información.
El problema 2 es la falta de confianza personal, cuando esto sucede la información se obstaculiza o se bloquea y se llevan a cabo acciones para sabotear la circulación de los mensajes o retener su contenido por eso es esencial que los superiores se ganen la cordialidad de sus subordinados de tal manera que mantengan una buena comunicación con los trabajadores así les tendrán confianza y no surgirán problemas como los ya mencionados. El numero 3 es inconveniencia de la información esto ocurre cuando la información no se difunde en el momento que representa un beneficio por lo cual no la toman como primordial y la eliminan por eso es trascendental que la información que se le comunique a los trabajadores sea en el momento apropiado y cuando la necesiten. Por mencionar de manera resumida los problemas más comunes que afectan a la comunicación descendente son confianza excesiva en la comunicación escrita o por un medio electrónico, se le tiene una gran confianza que no se cercioran si realmente es verídica. Otro es el déficit de interacción de cara a cara, es decir se envía la información a través de alguien o algo lo que no permite que se resuelvan dudas y se lleve de manera eficaz la tarea. Otro de ellos es la cantidad suficiente de mensajes pero con una baja calidad en sus contenidos, y aun que contenga mucha información, lo que se transmite es escaso que no se alcanza a comprender.
Así como también surgen problemas también surgen necesidades que se crean en cualquiera de los niveles de la empresa y que se tienen que atender. Por ejemplo una de esas necesidades es la instrucción sobre el puesto de trabajo, la instrucción previa sobre los objetivos de puesto o los posibles problemas que pueden surgir puede ahorrar muchos desastres al trabajador que ha sido contratado. Incluso muchas empresas utilizan presentaciones previas del puesto para darles a conocer de manera amplia e ambiente del trabajo y lo que van a realizar y esto es muy provechoso porque reduce la rotación del nuevo personal.
Los empleados también necesitan retroalimentación sobre su desempeño. Esto ayudara a saber qué hacer y que tan bien están alcanzando sus propias metas. Otra necesidad que tienen los trabajadores es el apoyo social y percibir de que son atendidos, considerados y apreciados y cuando los administradores muestran calidez y confianza interpersonales puede haber impactos positivos en la salud psicológica y física así como satisfacción y buen desempeño en el trabajo Hemos visto la comunicación que surge de los superiores a los subordinados, pero ahora examinemos la comunicación que va de los subordinados a los superiores y los problemas a los que se enfrentan. .12
La comunicación ascendente tiene lugar cuando se emiten mensajes desde un nivel inferior a otro superior. La comunicación ascendente es de utilidad pues sirve para medir el éxito que se está teniendo en la comunicación descendente, también es una fuente de información para la toma de decisiones operativas y es un detector de problemas potenciales.13 Pero lamentablemente la comunicación ascendente suele ser poco valorada por la jerarquía, pero no debemos olvidar que para lo trabajadores de la organización es necesaria y positiva aparte que puede llegar hacer muy útil para que los trabajadores sepan que es lo que está ocurriendo en niveles inferiores.
Diversos problemas plagan a la comunicación en particular a las empresas de mayor tamaño uno de los problemas que le afectan es el retraso que es la tardanza innecesaria del movimiento de información hasta los niveles mas altos. Esto sucede porque los administradores dudan en transmitir un problema a sus superiores porque hacerlo significa admitir un fracaso y optan por tratar de decidir como resolverlo. El segundo problema esta relacionado con el anterior y se llama filtración es una selección parcial de información que es producto de la tendencia natural de los empleados hacer del conocimiento de sus superiores únicamente lo que creen que estos desean oír. En si la filtración no es necesariamente un problema pero lo es cuando se produce el silencio organizacional pues en este caso se retiene consiente o inconscientemente de información sobre posibles problemas o asuntos de parte de los empleados y esto produce una deplorable información incompleta para la administración superior y uno de los factores que ocasionan este silencio es el temor a las repercusiones negativas por hablar o la idea de que de todas formas no se hará caso. 14
Otro problema gira alrededor de la necesidad de respuesta de un empleado esto ocurre cuando los empleados necesitan una retroalimentación rápida de lo que han de hacer pero si la administración no ofrece una respuesta rápida esto suprimirá las comunicaciones futuras hacia arriba. La última problemática en la comunicación se refiere a las distorsiones que es la alteración deliberada de un mensaje para alcanzar los objetivos personales de alguien. Esto pudiera suceder cuando se exagera los logros de algún empleado para que este obtenga un mayor reconocimiento o incrementos de sueldo pero esta distorsión en el mensaje roba al administrador una información correcta y la capacidad de tomar decisiones adecuadas y lo que es peor representa una conducta de falta de ética que puede destruir la confianza entre ambas partes. Una de las formas para mejorar esta comunicación ascendente es mediante preguntas pues se demuestra que hay interés en las opiniones, también escuchar al emisor pues esto contribuye a los receptores a entender tanto la idea como el mensaje que el emisor pretende transmitir.
Otro método útil para construir las comunicaciones hacia arriba es reunirse con pequeños grupos de empleados y permitir que los empleados hablen de los problemas, necesidades que interfieren con el desempeño lo cual mejora la actitud de los empleados y la rotación de personal se reduce porque se resuelven las dudas. También una política de puertas abiertas permiten que los empleados se acerquen a su jefe y planteen cualquier asunto que les preocupe por eso no hay que tener temor a acercarse y pedir mas información o plantear un problema porque este va a contribuir a la mejora de la organización. Todos estos aspectos pueden lograr que la comunicación que va desde el subordinado al superior sea eficaz de ahí que se tengan que llevar a cabo.
En toda empresa se lleva a cabo una comunicación que va desde el superior al subordinado que como vimos es la comunicación descendente y es tan importante como la ascendente que va del subordinado al superior es una interacción entre estas dos partes por lo cual podemos concluir que estos dos elementos deben estar dispuestas a expresar sus dudas y problemas que se les presenten también no deben abrumarse con tanta información más bien ser concretos y muy específicos en lo que se tenga que decir además un elemento muy importante es tener una escucha selectiva esto mejorara la comunicación entre superiores y subordinados y tendrá resultados favorables a la organización.
5. Otras formas de comunicación.
Las comunicaciones no siempre se pueden efectuar de la misma manera en todas las organizaciones ya sea por su estructura organizacional o porque no hay interacción de persona a persona, lo cual no permite que haya una comunicación ascendente o descendente por eso en esta sección hablaremos de la comunicación lateral un tipo de comunicación que atraviesa las líneas de mando jerárquico el ombudsman y el impacto de algunas formas de comunicación electrónica.
Hoy en día es muy necesario ahorrar tiempo y facilitar la coordinación de ahí que exista la comunicación lateral que es la comunicación que se lleva a cabo entre los empleados que están en el mismo nivel organizacional.15 Y esta suele usarse también por que la gente prefiere la informalidad de la comunicación lateral en vez de subir o bajar por las líneas de mando, y suele ser una de las más dominantes y preferida en las organizaciones. Pero para que haya una comunicación lateral debe haber empleados que contengan vínculos de comunicación con los de su departamento o con comunidades externas, estos harán posible una comunicación lateral, y este tipo de personas se les utiliza como puentes fronterizos ya que tienen la capacidad de reunir grandes cantidades de información que puedan filtrar o transferir a los demás sin tener que subir o bajar jerárquicamente. Pero no solo se puede dar esta comunicación a través de puentes fronterizos también puede ser a través de redes de trabajo, que es un grupo de gente que desarrolla y mantiene contacto para intercambiar información de manera informal. Por medio de estas redes los empleados pueden conocer cosas que tal vez no sepan sobre la organización, algún interés en particular o ampliar los intereses del empleado pero queda claro que los que tienen una red deben ser personas influyentes que conozcan la organización, o que tengan vínculos con las comunidades. Porque esta interferencia de información logra que los empleados ganen destreza y puedan desempeñar mejor su puesto. 16
El siguiente medio agregado a la comunicación es el ombudsman, este se crea con el fin de recibir y responder indagatorias, quejas, aclaraciones de policías, o alegatos por empleados que no se sienten cómodos de recurrir a canales más formales. Y toda esta información se maneja de manera confidencial. el propósito de este medio es investigar el asunto e intervenir cuando sea necesario para corregir y lograr que el sistema no incurra en errores futuros. De esta forma se crea una alternativa de línea de mando y los empleados sentirán que sus problemas recibirán atención justa e imparcial.
Otro medio muy importante que ha permitido que las personas se comuniquen incluso no estando presente las dos partes es la comunicación electrónica. Esta práctica ha impactado cada vez más, que se ha vuelto un requerimiento esencial en muchos trabajo, incluso para ocupar un puesto de trabajo. Existen varios tipos de comunicación electrónica como por ejemplo el correo electrónico, blogs, el teletrabajo y las oficinas virtuales. Empecemos hablando del correo electrónico. El e-mail es un servicio que permite el intercambio de mensajes a través de sistemas de comunicación electrónicos El funcionamiento de este es similar al del correo postal. Ambos permiten enviar y recibir mensajes, que llegan a destino gracias a la existencia de una dirección.17 Una de las ventajas de utilizarlo en las empresas es que hay una facilidad y rapidez de envió, pero sus desventajas están en que no se tiene un contacto personal, o se pueden enviar mensajes violentos o usar iconos que puedan ser malentendidos. Es por eso que muchas organizaciones formulan políticas de comunicación respecto a que asuntos son adecuados para los correos electrónicos y cuáles no esto para mantener bajo control las situaciones.
Otro medio muy usado son los blogs que son diarios en línea, este diario suele ser personal aunque hay blog que son para una comunidad entera hechos con el fin de compartir intereses y expresar sentimientos que les son de interés a las personas.18 Este medio también suele traer problemas cuando los empleados no lo usan correctamente se pueden pasar leyendo información que no vale la pena, incluso los trabajadores tengan un blog donde distribuyan información confidencial de la empresa y esto pudiera manchas la reputación de la compañía. Por eso se debe limitar el acceso que puedan tener los empleados a estos medios de comunicación. Pero también hay compañías que han encontrado muy beneficioso el uso de este medio para saber lo que conocen los clientes de ella. Los avances tecnológicos cada vez son mayores que incluso ya se ha sustituido espacio físico de oficinas y escritorio por unas oficinas virtuales permitiendo que muchas empresas trabajen desde sus casas, autos o en cualquier lugar que se encuentren sin embargo puede ser un riesgo porque los empleados necesitan de interacción social, de intercambiar ideas experiencia y no mantenerse todo el tiempo detrás de una computadora.
Del análisis de esta sección se desprende que la comunicación electrónica tiene sus beneficios pero también tiene sus desventajas mucho dependerá de la empresa fomentar estrategias para que estas se manejen dentro de su organización para que puedan tener éxito, queda claro que los medios electrónicos no podrían sustituir la interacción cara a cara como lo vimos con las oficinas electrónicas más bien debe ser un medio que facilite nuestra acciones en la organización.de esta manera la empresa podrá tener éxito en sus comunicaciones.
6. Comunicación informal y los rumores
En algunas ocasiones nos comunicamos y no siempre es dentro de una empresa. De esta manera surge la comunicación informal que es originaria de los comportamientos espontáneos informales de los miembros de una organización generados por la interacción de los miembros de una empresa. Este tipo de comunicación es usualmente conocida como chisme o información de pasillos ya que tiene la facilidad de moverse en cualquier dirección y saltar niveles de autoridad porque no está sujeto a reglas o canales definidos previamente. Este tipo de comunicación tiene el propósito de satisfacer las necesidades personales y sociales de los miembros de un grupo de trabajo además puede lograr que no se de la monotonía, el aburrimiento y una de las más importantes es que sirve para comunicar información que no haya sido proporcionada por canales formales de comunicación.19 En esta sección aprenderemos acerca de la comunicación extraoficial y sus características, también hablaremos de los rumores, los tipos de rumores y como pueden ser controlados.
La comunicación informal también conocida como grapevine, es un sistema de comunicación informal. Y este término surgió en la guerra civil en estados unidos, cuando en las líneas telefónicas se colgaban flojas de árbol amanera de parra y como los mensajes que en ocasiones recibían eran confusos o erróneos se decía que procedían de la parra. Y hoy día este termino grapevine se aplica a las organizaciones pues se da de manera informal entre los empleados. La información extraoficial normalmente tiende a ser oral, pero también puede ser escrita y puede extenderse a través de la red electrónica, estos tipo de mensajes suelen distribuirse muy rápido de computadora en computadora lo que pudiera acelerar la información en un periodo muy corto. No obstante este tipo de comunicación no puede remplazar a la personal, porque no todos tienen computadora y porque muchos disfrutan de la interacción social que de la que se obtiene por la extraoficial.20 Para que la comunicación extraoficial se dé debe haber personas activas que informen a un grupo. Regularmente la tres cuartas partes de la información suele ser correcta sin embargo también puede ser incompleta, en general es verdad pero no es toda la verdad. Además la comunicación extraoficial es rápida, flexible y personal. De ahí que uno de los problemas de la comunicación extraoficial sean los rumores.
El rumor también conocido como comunicación extraoficial es un tipo de información que se trasmite sin que se presente seguridad en los hechos, podría ser correcta pero en general es incorrecta y por ello se juzga indeseable. Los rumores suelen surgir en situaciones que son ambiguas o cuando representan una amenaza real o potencial. Por lo que existe una tendencia de que cambie conforme pasa de persona en persona, suele estar sujeta de filtraciones pues lo más común es que la gente elija del rumor los detalles que más le convenga. También es una comunicación muy rápida por lo que los administradores no pueden impedir la propagación de los rumores indeseables o noticias importantes que no deben de darse a conocer. Y estos suelen ser una amenaza cuando perjudican la actividad organizativa, cuando destruyen la confianza entre el personal de la empresa y los empleados y cuando afectan el ánimo y la productividad. Existen diversos tipos de rumores. Algunos son históricos y explicativos, que intentan asignar significados a acontecimientos incompletos. Otros son más espontáneos y orientados a la acción, es decir, surgen sin mucho pensar y representan intentos para cambiar una situación. Los rumores tienen su lado negativo como los ya mencionados anteriormente, pero también tienen su lado positivo cuando los empleados especulan sobre los provechosos efectos de un nuevo producto. La existencia de una variedad de tipos de rumores recuerda a los miembros de una organización que los rumores no deben condenarse en forma universal ni siquiera por que algunas veces creen problemas.21 Más bien deben atenderse con firmeza y constancia, pero se debe saber qué y cuándo atacar. lo mejor es evitarlo eliminando sus causas. Ya que si se desea eliminar los rumores se tendrá que eliminar toda la comunicación extraoficial. Y es como querer tratar de tirar un teclado solo por una palabra mal escrita lo mejor es combatirlo y no exterminarlo. En conclusión la comunicación influye favorablemente como desfavorablemente por los que es difícil determinar sus consecuencias. Pero sin duda sus efectos varían entre grupos de trabajo y organizaciones. algo que determinara si existan rumores o no va a ser comunicación que mantenga la empresa con los empleado eso influirá a que los trabajadores estén en un ambiente libre de rumores.
7. Conclusiones y Propuestas
A lo largo de esta investigación estuvimos analizando los diferentes tipos de comunicación que se dan en las organizaciones. Vimos que la comunicación bidireccional es una de las más importantes es la que transmite al receptor. Y que se necesita comprender bien el mensaje para que se trasmita correctamente También pudimos analizar que para que los empleados tengan gran confianza en los gerentes se debe prestar mas atención a la comunicación descendente, cultivando confianza, manteniéndolos informados de los que pasa dentro de la empresa. Pero no abrumarlos con tanta información si no apoyándolos con una retroalimentación de lo que deben hacer. Y viceversa con la comunicación ascendente los empleados deben estar sintonizados con sus superiores e informándoles cada uno de los problemas que se presenten en los niveles subordinados. Claro para que haya éxito en las organizaciones estos han de estar dispuestos a escuchar esa es la clave. Y hoy día la tecnología permite que no solo haya una comunicación cara a cara si no que lo puedan desempeñar su trabajo incluso fuera del lugar de trabajo como lo estuvimos viendo con la comunicación electrónica. Pero cabe destacar que el uso que le den los empleados influirá en que esta herramientas le sean de provecho por eso la necesitad de poner restricciones al usar estos medios. Y finalmente la comunicación extraoficial un tipo de comunicación que se da dentro de los empleados y que debe ser controlada para que esta no traiga consecuencias. Y una manera de combatirlos es juntando la comunicación formal e informal para que estas funcione mejor. La comunicación es tan importante que si se le da la atención necesaria y se desarrolla de manera plena las organizaciones tendrán éxito seguro en sus empresas
Referencias
Monográficas
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5. Patrick Joseph A., Calidad total en la dirección de recursos humanos, (España: gestión 2000, 2003) pág. 81
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8. Newstrom John w. comportamiento humano en el trabajo,(México: Mc grawhill,2007)
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12. Definición, correo electrónico, :<http://definicion.de/correo-electronico/:>(consultado 22 de junio 2012)
13. Boland Lucrecia etal, funciones de la administración,(bahía blanca: editorial universidad nacional del sur ,2007) Pagina 88
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15. Carlos Ongallo, Manual de comunicación, (Madrid: Dikinson, 2007) pág. 82

16. Almenara Jaume etal, comunicación interna en la empresa, (Barcelona: UOC, 2005) pág. 72

Articulos
15. Álvarez Miguel, desarrollo web, Qué es un Blog, 05 de Noviembre de 2008, disponible en linea:<http://www.desarrolloweb.com/articulos/que-es-un-blog.html:>( consultado el 23 de junio 2012)


1 Newstrom Johny comportamiento humano en el trabajo, (México: Mc Grawhill, 2007), Pág. 45

2 Definición, organización, en línea:http://definicion.de/organizacion/(consultado 13, junio,2012)

3 Albores ,Pablo, comunicaciones interpersonales (España: ideas propias ,2009) pág. 1

4 Albores Pablo, supra, nota 2, pág. 46

5 Robert B, influence: science and practice, 4ª. Ed, Boston: allyn and bacon, 2001

6 Patrick Joseph A. ,Calidad total en la dirección de recursos humanos, ( España: gestión 2000, 2003) pág. 81

7 Reyes Agustín, Administración moderna, (México : Limusa, 2004) pág. 397

8 Alboros Pablo, supra nota 3 Pág. 34

9Ibit

10 Cevera Ángel, comunicación total (Madrid: Esic) pág. 312. Ver también Almenara Jaume etal, comunicación interna en la empresa, (Barcelona: UOC,2005) pág. 72

11 Newstrom John w. comportamiento humano en el trabajo,(México: Mc grawhill,2007)

12 Newstrom Johny, supra nota 1 Pág. 57

13 Dirección de recursos humanos (España: vértice) pág. 320. Ver también Carlos Ongallo, Manual de comunicación, ( Madrid: Dikinson, 2007) pág. 82

14 Rodríguez Joaquín, Dirección moderna de organizaciones (México: Thompson) pág. 191.

15 Robbins Stephen etal, Administración,(México: Pearson, 2005) Pág. 267

16 Newstrom Johny, supra nota 1 Pág.62. Ver también Ángeles María, crear y hacer funcionar una empresa, (Madrid: ESID, 2007) pág. 173

17 Definición, correo electrónico, :<http://definicion.de/correo-electronico/:>(consultado 22 de junio 2012)

18 Álvarez Miguel, desarrollo web, Qué es un Blog, 05 de Noviembre de 2008, disponible en linea:<http://www.desarrolloweb.com/articulos/que-es-un-blog.html:>( consultado el 23 de junio 2012)

19 Boland Lucrecia etal, funciones de la administración,(bahía blanca: editorial universidad nacional del sur ,2007) Pág. 88.

20 Esteban Fernández, Administración de empresas un enfoque interdisciplinar,(Madrid: Paraninfo, 2010) pág. 691

21 Esteban Fernández, supra nota 20 pág. 692

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Comentarios sobre este artículo:

Página: [1]
Por: José Fernando Cuéllar Ordaz Fecha: 23 del 11 de 2013 - 21:22
Es el artículo una forma clara de mantener la comunicación entre los diferentes estratos de la sociedad, en mi caso las técnicas de comunicación sobre el uso y cuidado del Agua, dirigida a nuestros usuarios y público en general. saludos
Por: Misael Zaragoza Avila Fecha: 29 del 10 de 2013 - 19:08
Excelente articulo, me ayudo mucho a poder desarrollar un procedimiento para la comunicacion con los empleados en la empresa. gracias saludos.......

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