Contribuciones a las Ciencias Sociales
Agosto 2011

LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS………



Adela Dionisia González Alamo
adelag@ahp.vcl.cu




Los archivos constituyen la garantía de la evolución jurídica y administrativa de la sociedad, puesto que posibilitan mantener la continuidad institucional e integración de todos sus procesos que contribuyen a su planificación y control, teniendo en cuenta que la delimitación entre los históricos y los administrativos es convencional, y que los documentos son los mismos desde que se producen en la oficina , como soporte físico de una gestión determinada hasta que son depositados en los archivos históricos donde son considerados, además de testimonio como fuente primaria para la investigación y conforman el patrimonio histórico documental del país.


Para citar este artículo puede utilizar el siguiente formato:
González Alamo, A.D.: Los documentos de archivos………, en Contribuciones a las Ciencias Sociales, agosto 2011, www.eumed.net/rev/cccss/13/

La transformación de la sociedad cubana, sus avances científico-técnicos y el desarrollo de la archivística contemporánea, obligan a perfeccionar y actualizar las normativas vigentes, de forma tal que refleje los principios de aplicación general rectores de esta disciplina, para garantizar la adecuada conservación, organización, control y consulta de los documentos que forman parte del patrimonio documental de la nación o localidad, por lo que cuando se habla de este aspecto vienen a la mente los Archivos Históricos como entidades encargadas de atesorar documentos, por lo que se desconoce la misión u objeto social de los mismos, al asociarlos a los locales donde se guardan papeles.

Nadie puede dudar que los archivos, las bibliotecas y los centros y redes de documentación se han abierto a la dinámica de las tecnologías de la información, y se han convertido en el universo natural para la gestión del conocimiento. Todo esto ha conllevado un cambio en los sistemas de trabajo, una nueva definición de documento, una nueva gestión de la información y una intensificación del intercambio y acceso a la documentación.

 (CRUZ, 1994) plantea que etimológicamente la palabra  procede  del  latín  «documentum»,  derivado del verbo «docere»: enseñar, instruir; mas como quiera que este es un  significado poco  preciso,  ha  evolucionado  hacia  el  significado de prueba y  se halla ampliamente  utilizado en el vocabulario  legislativo.

Existen otras definiciones de documento en sentido general,  (CRUZ, 1994) citando el  Diccionario de Terminología Archivística refiere que se entiende por documento la combinación de un soporte y la información realizada en él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta.

Los documentos  son producidos o recibidos por una persona o institución durante el curso de gestión o actividad para el cumplimiento de sus fines y conservados como prueba o información. (A. Heredia, 1991)

En este sentido, plantea además, que entre los elementos que lo caracteriza está la noticia que transmite, el valor informativo y el intrínseco. El primero lo define como actos realizados con fines de referencia o investigación, independientemente de su valor como testimonio para la historia de la institución productora, el intrínseco depende de factores tales como su contenido,  las circunstancias de su producción, la presencia o no de firmas, de sellos, en definitiva, un valor derivado de la solemnidad del documento o de su rareza, lo que no deja de ser administrativo.

En otra de las acepciones del Diccionario de Terminología Archivística citado por  (MENA, 2005) define el término  documento como toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o imagen, recogidas en cualquier soporte

Además, determina la anterior autora que los documentos que forman parte del patrimonio se apoyan en dos principios, uno de carácter subjetivo, basado en la cualidad de la persona o ente titular de los mismos y otro de naturaleza objetiva, articulado en torno al dato o elemento de la antigüedad.

Vinculado a lo anterior se asume lo planteado por (BRIET, 1951 citado por MENA, 2005) cuando precisa que  un documento es la evidencia que soporta un hecho.

Lo que realmente otorga las singularidades distintivas al archivo son los documentos que lo integran, al ser estos la plasmación de las funciones, actividades y tareas desarrolladas por las instituciones o personas que los han generado. Siendo  el documento  la razón de  ser de los archivos, cualquiera que sea su ciase y  forma, el hombre le da sentido, lo utiliza y  valora de acuerdo con sus  necesidades  y preferencias. (Tanodi, 2006)

Es sin lugar a dudas el documento el testimonio escrito de épocas pasadas que sirve para reconstruir su historia, por lo que el documento de archivo siempre informará sobre su contenido, su estructura y su contexto, todo ello en correspondencia con su sujeto productor.

El documento  de  archivo es aquel  en  el  que  se  refleja  el testimonio material de un hecho o acto realizado por persona natural o jurídica en el ejercicio de sus funciones y que  por  su  valor  administrativo,  legal,  fiscal,  científico, económico, histórico, político o cultural, debe ser objeto de conservación y se convierte en Patrimonio Histórico documental.

Determinar cuáles documentos forman parte del Patrimonio apoyándose en dos principios, uno de carácter subjetivo, basado en la cualidad de la persona o ente titular de los mismos y otro de naturaleza objetiva, articulado en torno al dato o elemento de la antigüedad

Los documentos para la investigación y la difusión cultural. Este último aspecto tiene especial relieve en cuanto se trata de poner a disposición de los ciudadanos, usuarios e investigadores los testimonios del pasado, no sólo pasivamente, sino por medio de una extensa labor cultural que brinda la historia y cuanto con ella se relaciona: publicaciones, visitas, exposiciones, conferencias. Sin olvidar su misión en el sector especializado de la investigación histórica profesional, los archivos en ocasiones, tienden a convertirse en verdaderos divertimentos culturales.

Para  acceder al conocimiento de la historia, no hay medio más eficaz y  directo que los archivos. El  documento de archivo, por su autenticidad, por su mismo aspecto, contiene una carga emocional que ningún libro, por muy excepcional que sea, posee. Incluso el más humilde documento de un archivo  local por lo que constituye un testimonio  irreemplazable,  permite escuchar una voz al mismo tiempo lejana y  familiar que no se podría encontrar en ninguna otra parte.  De esta manera, los archivos y  los museos, junto con el valor de la autenticidad, ofrecen otro componente  importante que es la emoción del contacto con los documentos u  objetos que transmiten  el paso de la  historia, con sus fuentes originales.

Si toda la labor archivística gira alrededor del eje: conservar para consultar, la consulta es el ultimo eslabón, hacia el cual está dirigida toda la organización archivistica, por lo que hay dos clases importantes de consulta: una que persigue fines prácticos y otra culturales o cognoscitivos.

Por lo general, los documentos de archivos revisten el carácter de reservados y no están abiertos a todo público.

La segunda clase preponderante de consulta es aquella que se vincula con las investigaciones históricas.

A nuestros lectores les interesa, indudablemente, la consulta con fines de investigaciones históricas.

En un archivo se puede encontrar: textos manuscritos,  impresos, mapas,  dibujos,  fotografías,  discos,  etc. Los valores del documento de archivo dependen del  fin  por  el cual ha sido creado, lo que se denomina  valor primario, y,  además, de  la  utilidad  que se  pueda  deducir  con  posterioridad,  conocido como valor  secundario.

El documento posee un valor primario desde su nacimiento, en cuanto tiene por objetivo principal plasmar  la gestión de una actividad determinada, el desarrollo de una  función que se manifiesta indiscutiblemente por medio de la  redacción  escrita: es el valor  administrativo. Cobra un nuevo valor, acrecentado con el tiempo, el de servir como fuente para  la  investigación  histórica y  para  la acción cultural que  es  el  valor  secundario,  también  denominado  histórico o permanente.

En el documento  de  archivo se  refleja  el testimonio material de un hecho o acto realizado por persona natural o jurídica en el ejercicio de sus funciones y que  por  su  valor  administrativo,  legal,  fiscal,  científico, económico, histórico, político o cultural, debe ser objeto de conservación, por lo que cuando son depositados en archivos para su conservación oficial, o confiados a la custodia de un funcionario no pueden ser sustraídos, alterados, ocultados, destruidos ni deteriorados.
Es oportuno señalar que el documento es el medio en el que se registra o por el que se trasmite información en cualquier soporte y que en sentido general contiene la expresión del trabajo de creación humana en formato impreso o no impreso. Estos merecen una conservación permanente por el valor informativo que aportan.

Los conocimientos de paleografía son necesarios para cualquier archivero; los archivos históricos cuyos fondos se remontan a la etapa colonial o son de siglos anteriores  no se pueden describir sin conocerlo y para ello es preciso leerlo. La relación de la archivística con la paleografía está en la escritura, por lo que su relación radica en los documentos.

Muchos de los usuarios incluyendo estudiantes no están familiarizados con el archivo, lo que repercute en que las tesis de grado u otros trabajos investigativos orientados por la institución docente no han sido respaldadas por documentos archivísticos primarios, originales, si se tiene en cuenta que en la mayoría de los casos, los estudiantes no visitan el archivo o se evidencia que no consultan las fuentes documentales, a pesar de que las mismas son insustituibles.

Los documentos son como las libros que si no se manejan con cuidado se deterioran y finalmente se acaban, perdiéndose, así, piezas de inestimable valor.

Bibliografía consultada:

Alberch, R. (2001) Archivos y Cultura: Manual de dinamización. Oviedo,
      Heredia Herrera, A (1995) Archivística General: Teoría y Práctica 7a ed. Sevilla, Ediciones TREA
Cruz Mundet, J R. (1994) Manual de Archivística.  Madrid, Fundación Germán Sánchez Ruipérez 
Diccionario de la lengua española (2005) Madrid, Espasa-Calpe.
Diccionario de términos Archivísticos (2010) [Internet]    Disponible en  <http://www.mundoarchivistico.com <19 de septiembre 2011
García Rodríguez, J T. (s.a) Las fuentes documentales en Canarias. <http://www.gobierno.org > 18 de febrer0 2011
     Gutiérrez Muñoz, C.  (1991) Archivística. 1ª. Ed, Lima.
Heredia Herrera, A. (1999) Archivística General Teoría y Práctica. 5a. ed.  Gijón, Ediciones TREA
Hernández Quintana, A R. (2004). Selección de lecturas de indización y resumen. Ciudad de La Habana, Departamento de  Bibliotecología y Ciencia de la Información.
Lodolini, E (1993) Archivística. Principios y problemas. Madrid, Colección Manuales
Mena Mugica,  M. (2005) Gestión documental y organización de archivos. La Habana, Félix Varela

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