Revista: Caribeña de Ciencias Sociales
ISSN: 2254-7630


HERRAMIENTA PARA LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. CASO: EMPRESA X.

Autores e infomación del artículo

Hermys Lorenzo Linares*

Liset Hernández Pérez **

Alcides Castro Guinferrer ***

Universidad de Ciego de Ávila. Cuba

hermys@unica.cu

RESUMEN

La importancia de tener un eficiente sistema de control interno en los últimos años se ha incrementado por ser una herramienta vital para  obtener una seguridad razonable en el desempeño de las organizaciones, lo que redundará la eficiencia y eficacia de las entidades, logrando la confiabilidad financiera, haciendo cumplir las disposiciones vigentes y garantizando  la preservación de los recursos  materiales, financieros y humanos, atendiendo a que solamente el control y uso racional de los recursos permitirán la estabilidad y desarrollo sostenible de las empresas.
Es por ello que la Contraloría General de la República de Cuba, inició un amplio proceso,  para la actualización de las normativas vigentes al respecto, emitiendo una nueva norma, la Resolución No.60/2011 adecuada a las disposiciones que regulan esta actividad y a los requerimientos del desarrollo económico –administrativo del país.
Para poder cumplir el objetivo propuesto fue necesario adecuar un cuestionario de evaluación del control interno a las características específicas de la Empresa X, mediante el cual se diagnostica la situación de la misma y se detectan las debilidades en su implantación, lo que permite detectar de forma oportuna las deficiencias para que sean identificadas, evaluadas y analizadas en el tiempo requerido.

Palabras Claves: Control interno, evaluación, cuestionario.

SUMMARY 

The importance of having an efficient internal control system in recent years has increased to be vital to obtain reasonable assurance on organizational performance tool, which will result the efficiency and effectiveness of institutions, achieving financial reliability, enforcing existing provisions and ensuring the preservation of the material, financial and human resources, considering that only the use and control of resources allow stability and sustainable development of enterprises.
That is why the Comptroller General of the Republic of Cuba, initiated a comprehensive process for updating policy stipulations. Issues a new standard, Resolution No.60/2011 adequate provisions governing this activity and the requirements of economic and administrative development.
To meet the proposed target was necessary to adapt a questionnaire evaluation of internal control over the specifics of the Empresa X , by which the same situation is diagnosed and weaknesses are detected in their implementation , allowing timely detect deficiencies that are identified, evaluated and analyzed in the time required.

Key words: Internal control, evaluation, questionnaire.

Para citar este artículo puede utilizar el siguiente formato:

Hermys Lorenzo Linares, Liset Hernández Pérez y Alcides Castro Guinferrer (2017): “Herramienta para la evaluación del sistema de control interno. Caso: empresa X”, Revista Caribeña de Ciencias Sociales (diciembre 2017). En línea:
http://www.eumed.net/rev/caribe/2017/12/sistema-control-interno.html
http://hdl.handle.net/20.500.11763/caribe1712sistema-control-interno


INTRODUCCIÓN

En la medida  que las empresas se han ido desarrollando, y que las operaciones financieras y sus ramificaciones se han hecho más importante, la labor de control de las operaciones económicas producto a la existencia de irregularidades que permitan el enriquecimiento ilícito de algunos miembros de la sociedad, se han hecho más necesarias. Por esto el control y fiscalización de los bienes estatales es un factor esencial dentro del  proceso económico.
Antiguamente, en Cuba, se pensaba que el control interno sólo comprendía el área contable, es decir, que consistía solamente en proteger los activos y asegurarse de que los registros y los informes financieros fueran confiables.
El control y su expresión en el control interno ha transitado por varios antecedentes desde el comienzo de la revolución, en un principio se acumula prestigio y reconocimiento internacional propiciado por el ejemplo de las intenciones de la dirección del país por defender las conquista del pueblo, en la década del 70 comienzan a suceder errores en los controles por un desconocimiento del funcionamiento del sistema contable que proporciona un deterioro en el control de los recursos lo que muestra un débil control interno.
En el Proyecto de lineamientos de la política económica y social aprobado por el VI Congreso del Partido Comunista de Cuba (2011) se señala: (...) “la elevación de la responsabilidad y facultad de las empresas hace imprescindible fortalecer su sistema de control interno, para lograr los resultados esperados en cuanto al cumplimiento de sus planes y metas con eficiencia, orden, disciplina y el acatamiento absoluto de la legalidad.” 1
Bajo tales circunstancias resulta de vital importancia analizar el comportamiento y grado de implantación de los sistemas de control interno en las entidades. En la Resolución Económica del V Congreso del Partido Comunista de Cuba (PCC), se había señalado que: “es condición indispensable en todo este proceso de transformaciones del sistema empresarial, la implantación de fuertes restricciones financieras que hagan que el control del uso eficiente de los recursos sea interno al mecanismo de gestión y no dependa únicamente de rogaciones externas...”2
De igual manera en el VI Congreso del PCC se manifiesta que: “La planificación centralizada de la economía y el control sistemático que el estado, el gobierno y sus instituciones deben ejercer, serán garantía del funcionamiento eficiente de los sistemas. El incremento de facultades a las direcciones estará asociado a la elevación de su responsabilidad sobre la eficiencia, eficacia, economía y el control en el empleo del personal, los recursos materiales y financieros que manejan. Se hace imprescindible exigir la actualización ética de las entidades y sus jefes, así como fortalecer su sistema de control interno para lograr los resultados esperados. ” 3
En la actualidad Cuba realiza profundas transformaciones en la  esfera económica con el justo fin de atenuar los embates de la crisis que atraviesa y sentar las bases para el desarrollo productivo del país, salvaguardando las conquistas sociales de los últimos decenios. La nación se abre con mayor agilidad a los mercados internacionales y a la inversión extranjera, ocurren serias reformas en el redimensionamiento de la economía, en estructura y perfeccionamiento de los mecanismos financieros y tributarios.
Los cambios que se vienen introduciendo en la política económica del país obligan, hoy más que antes al control estricto, para garantizar el correcto manejo de los escasos recursos financieros, tanto en divisas como en moneda  nacional y materiales de que dispone, a fin de alcanzar la mayor eficiencia. 
Lo anterior demuestra que al igual que en el resto del mundo, en Cuba ha sido necesario incluir dentro de la política económica, líneas de acción e investigación vinculadas con la necesidad del control y del papel que deben desempeñar los cuadros de dirección en todas las instancias en la custodia de los bienes y recursos que el Estado ha puesto en sus manos, para lo cual resulta imprescindible disponer de control interno.
En este sentido, Raúl plantea que: “La batalla económica constituye hoy, más que nunca, la tarea principal y el centro del trabajo ideológico de los cuadros, porque de ella depende la sostenibilidad y preservación de nuestro sistema social...”4
La necesidad de establecer los controles internos en la empresas cubanas quedaron plasmado en el VII Congreso del PCC, específicamente en el lineamiento número 6 de la política económica y social del Partido y la Revolución una vez que se refiere a: “ Exigir la actuación ética de los jefes, los trabajadores y las entidades, así como fortalecer el sistema de control interno…”.5
Para estar acorde a las exigencias actuales que requiere la alta dirección del país, la Empresa Agroforestal Ciego de Ávila traza varias estrategias para cumplimentar lo antes expuesto, ya que presenta  un sistema de control interno que comprende el plan de organización, así como los métodos debidamente clasificados y coordinados, además de las medidas adoptadas para proteger sus recursos pero, no posee mecanismos idóneos que la retroalimenten sobre el nivel de efectividad del sistema implementado, teniendo en cuenta las nuevas regulaciones establecidas por la  Contraloría  General de la  República de Cuba.
Partiendo de  estas limitaciones presentadas y la necesidad de dar solución a la misma se precisa el siguiente problema científico:
¿Cómo evaluar el sistema de control interno en la Empresa X?
El objeto de investigación es la auditoría.
El Objetivo general del trabajo se resume en:
Implementar una herramienta, contextualizada con la  Resolución 60 de la Contraloría  General de la  República de Cuba para la evaluación del sistema de control interno que contribuya a la mejora en la competitividad de la Empresa X.

El campo de la investigación lo constituye la evaluación del sistema de control interno.

La hipótesis que sustenta la investigación es la siguiente:
Si se implementa una herramienta de control interno contextualizada con la  Resolución 60 de la  Contraloría General de la  República de Cuba entonces sería posible evaluar el grado de aplicación y cumplimiento de los procedimientos de control establecidos en la Empresa X y de esta forma contribuir al control eficiente y flexible de los recursos de la misma. 
La novedad del trabajo y su principal aporte consiste en dotar a los directivos de la Empresa X de una herramienta que les permita diagnosticar las fortalezas y debilidades que en el ámbito del control interno presenta y de esta forma contribuir a la mejora continua en la toma de decisiones.
Para alcanzar el objetivo propuesto se plantearon las siguientes tareas investigativas:

  • Consulta de bibliografía y documentación de aspectos relacionados con el control interno a nivel mundial y particularmente en Cuba. 
  • Caracterización del sistema de control interno existente en la Empresa X.
  • Elaboración de  la herramienta para la evaluación del sistema de control interno de la X. 
  • Implementación de la herramienta propuesta para la evaluación del sistema de control interno de la Empresa Agroforestal Ciego de Ávila. 

Métodos y técnicas a utilizar.
Para la realización de la investigación se emplean diferentes métodos tanto teóricos como empíricos, que propician el logro de los objetivos trazados.
Métodos del nivel teórico:

  • Método histórico-lógico: se utiliza para establecer los antecedentes históricos de la evolución del control interno en la entidad y las diferencias al aplicar la herramienta propuesta.
  • Método de inducción y deducción: al aplicar la herramienta, de forma individual se llega a conclusiones particulares y a partir de estas se evalúan de forma integrada, para dar una visión general sobre  el control interno en la entidad.
  • Método de análisis y síntesis: posibilita el estudio de forma aislada de los elementos del control interno  que se integran posteriormente.

Método de nivel empírico:

  • La observación: permite conocer las características  del control interno de la entidad  objeto de estudio, los pasos seguidos para la elaboración e implementación de la herramienta, el grado de utilización de las técnicas de auditoría, y la incidencia de la propuesta en la toma de decisiones.

 Otros métodos utilizados:

  • Análisis documental: esta técnica es muy utilizada en el desarrollo del trabajo en cuanto al análisis de los documentos, registros y estados financieros que recogen información necesaria para desarrollar la investigación.
  • Técnicas y procedimientos de auditoría y computación: sin las cuales no hubiese sido posible la realización de este trabajo, entre las que se encuentran: revisión de documentos, comprobación y análisis de las transacciones  y operaciones registradas.

DESARROLLO
Descripción del cuestionario de control interno propuesto para la Empresa X.
Para obtener la evaluación del sistema de control interno en la  empresa se aplicó el cuestionario vigente por la Resolución 60 del 2011 de la Contraloría General de la República el cual se encuentra estructurado en los cinco componentes que establece la legislación.
Durante el transcurso de la investigación, el propio auditor o el personal de la empresa bajo revisión, darán respuestas a las interrogantes por las que está compuesto el documento.
Cuando el auditor llena el cuestionario por medio de una entrevista con uno o más funcionarios de la entidad, debe tomar en cuenta la necesidad de confirmar  durante el curso de la auditoría  la veracidad de las respuestas dadas, sin confiar completamente en las obtenidas.
A través de las respuestas adquiridas, el auditor obtiene la evidencia, la que posteriormente deberá constatar con procedimientos alternativos los cuales ayudaron a determinar si los controles operan tal como fueron diseñados.
Para facilitar un mejor trabajo en la investigación, el autor consideró oportuno  considerar por cuentas o ciclos contables en ocasiones, una serie de procedimientos que a continuación refiere, lo que posibilitará profundizar en el análisis que se realizará en el componente número tres del sistema de control interno (actividades de control), como fueron considerados por LORENZO (2012)6 y acorde a lo establecido por la Contraloría General de la República de Cuba en la actualidad.
A continuación se le describen los procedimientos para cada cuenta que en la actual investigación será analizada:
Efectivo en caja

  • Están habilitadas las subcuentas y análisis relacionados con el efectivo y documentos equivalentes y la suma de las subcuentas coincide con el saldo de la cuenta control. Reflejarlas en los Papeles de Trabajo.
  • Se corresponden los saldos con los reflejados en los Estados de Situación y del Flujo de Efectivo.
  • En caso de existir diferencias, analice las causas de las mismas y su impacto en la razonabilidad de la información financiera.
  • Determine además desde cuando no cuadran estos saldos.
  • Los movimientos en los registros y subcuentas relacionados con estos medios se efectúan por los documentos primarios.
  • Las anotaciones en los registros se realizan diariamente.
  • Las operaciones contabilizadas son correctas y se corresponden con el contenido económico de las mismas.
  • Todo el efectivo y cheques pendientes de depositar transitan por la subcuenta “Por Depositar en Banco”, hasta tanto se reciba el modelo de depósito acuñado por el Banco.
  • El Fondo Fijo muestra solamente el efectivo no utilizado al final de cada período.
  • Compruebe que el último día hábil de cada mes el Cajero, en base al modelo SC-3-06 Arqueo del Efectivo en Caja, informa los valores pagados, anticipos de gastos de viajes liquidados y Pendientes de reembolsar, así como los anticipos pendientes de liquidar y que los mismos son registrados dentro del mes.
  • Estos asientos se revierten el primer día del próximo mes.
  • Por cada faltante o sobrante de recursos monetarios detectado se elabora y contabiliza inmediatamente el expediente correspondiente.
  • Comprobar el empleo de los siguientes modelos de uso obligatorio SC- 3-01 Recibo de Efectivo SC- 3-02 Anticipo y Liquidación de Gastos de Viaje SC- 3-03 Vales para Pagos Menores SC -3-04 Control Anticipos a Justificar SC- 3-05 Reembolso del Fondo SC- 3-06 Arqueo de Efectivo en Caja.
  • En caso de emitirse los modelos a través de algún modelo diseñado por la entidad, los mismos deben contener todos los espacios y firmas obligatorios establecidos en los modelos oficiales.

Efectivo en banco

  • Están habilitadas las subcuentas y análisis relacionados con el efectivo y documentos equivalentes y la suma de las subcuentas coincide con el saldo de la cuenta control. Reflejarlas en los Papeles de Trabajo.
  • Los movimientos en los registros y subcuentas de estas operaciones se efectúan por los documentos primarios establecidos.
  • Las anotaciones en los registros se realizan diariamente.
  • Las operaciones de débitos y créditos son correctas y se corresponden con el contenido económico de las mismas. Verificar por prueba su corrección.
  • Compruebe que los cheques caducados se cancelan y acumulan a pagar, a los 60 días naturales posteriores a su emisión.
  • Verifique que los cobros y pagos, tanto en moneda nacional como libremente convertible, se realicen con entidades autorizadas a realizar transacciones comerciales en la moneda en cuestión.
  • Compruebe que no se hayan efectuado depósitos por cobros de efectivo en divisas y moneda nacional, superiores a los 500.00 pesos.
  • Comprobar el empleo de los siguientes modelos de uso obligatorio: SC-3-07 Control de Cheques Emitidos SC-3-08 Conciliación Bancaria SC-3-09 Control de Recursos Presupuestarios En caso de emitirse los modelos a través de algún sistema automatizado, deben contener todos los espacios y firmas establecidos en los modelos oficiales.

Cuentas y documentos por cobrar

  • Están habilitadas las subcuentas y análisis relacionados con el control de todas las cuentas por cobrar, desglosadas por clientes y éstos por facturas. Reflejarlas en los Papeles de Trabajo. Se corresponden los mismos con los reflejados en los Estados de Situación y del Flujo de Efectivo.
  • Compruebe que no existan saldos contrarios a la naturaleza de la cuenta.
  • Las anotaciones en los registros de estas operaciones son realizadas en el momento en que se ejecutan las mismas. Se registran por el orden numérico de las facturas.
  • Las operaciones de débitos y créditos contabilizadas en estas cuentas son correctas y se corresponden con la condición de cobro especificada en la factura comercial, de acuerdo a los contenidos económicos de cada cuenta.
  • Se mantienen al día los Submayores de las distintas cuentas por cobrar.
  • Partiendo del consecutivo de facturas compruebe que todas las emitidas fueron contabilizadas en los libros de la entidad.
  • Existe análisis por edades de estas cuentas de acuerdo a los términos de cobro, según los convenios establecidos por escrito con el cliente, y los mismos son agrupados en: Dentro o fuera de término. Los mismos son analizados por el consejo de dirección.
  • En caso de firmarse un nuevo convenio, al caducar el término de cobro, se registra a término en el análisis por edades.
  • Las letras de cambio, al ser aceptada por el deudor, una vez identificada ésta se registra y controla de acuerdo a lo establecido.
  • Se registran al finalizar cada mes los intereses devengados, según Acuerdo, afectando la cuenta de ingresos acumulados por cobrar.
  • Las tasas máximas aplicadas no exceden de lo establecido.
  • Al protestarse la Letra de Cambio, dentro de los ocho días hábiles de la fecha de vencimiento, se trasladó a la cuenta 348-Efectos por Cobrar Protestados.
  • Los gastos de protesto se registraron en la cuenta de Gastos Financieros. Al recibirse el cobro del protesto posterior al juicio se registra la indemnización en la cuenta de Ingresos Financieros.
  • En los casos que la letra incluya los intereses al registrar la misma se afecta la cuenta de Ingresos Financieros por dicho importe.
  • Los efectos y cuentas por cobrar a largo plazo se registraron en la cuenta a largo plazo, analizadas por clientes.
  • Al final de cada ejercicio económico se transfieren a la cuenta que corresponda a corto plazo.
  • Existe algún control del vencimiento de las letras de cambio.
  • Con relación a los créditos comerciales concedidos se cumple lo establecido.
  • Los mayores de 5,0 MCUP ó MCUC son documentados mediante letras de cambio.
  • De 50.0 MCUP hasta 100.0 MPC ó MCUC por letras de cambio; carta de crédito local o con garantía bancaria irrevocable y a primera demanda.
  • Las mayores de 100.0 MCUP ó MCUC por letras de cambio avaladas por instituciones financieras o cartas de crédito locales, con garantías bancarias irrevocables y a primera demanda.
  • Se aplican las tasas de interés acordadas y la mora en los casos que proceda.
  • Los plazos de cobro son superiores a 30 días y menores de 360 días.
  • En la cuenta de efectos por cobrar descontados registran aquellos que han sido negociados antes de su vencimiento, hasta que se reciba la notificación por el deudor o el banco.
  • Existe evidencia documental en las verificaciones realizadas de la aprobación del CAD presentada por el cliente.
  • Revise por muestreo que los cobros registrados en el submayor de un cliente, se correspondan con los cheques recibidos de ese cliente, y que no se rebajen facturas de otro cliente distinto al que emitió el cheque.
  • Revise que las cuentas por cobrar contravalor comprenda todos los aportes realizados pendientes de recibir el correspondiente contravalor.
  • Los ingresos devengados y en proceso de cobro por concepto de comisiones, intereses, rentas, almacenaje y servicios prestados se registran en la cuenta correspondiente.
  • Las cuentas por cobrar consignación-ME se registran dentro del grupo de otros activos por el valor total facturado en MLC.
  • La facturación en MN al cliente nacional no incluye margen comercial alguno, sólo el correspondiente por ciento por concepto de aranceles y el 0,35% de los gastos aduanales. De incluirse margen comercial, solicitar la correspondiente resolución del MFP. Estos conceptos se registran en la cuenta 343 Cuentas por Cobrar Diversas - Consignación.
  • Compruebe que a partir del 11.04.05, todas las facturas emitidas por la venta de productos o servicios son expresadas en CUC, según lo establecido en la Instrucción Nº 8 del BCC. En el caso de las personas extranjeras naturales o jurídicas, en la factura se indica además el valor equivalente en USD, aplicando la tasa de cambio de 1 CUC = 1.08 USD.
  • En los cobros recibidos en USD por las cuentas por cobrar anteriores al 11.04.05, se afectó la cuenta de Gastos Financieros por la diferencia en tasa de cambio con el CUC.
  • En las reclamaciones presentadas a clientes nacionales compruebe:
  • Se registra en la cuenta correspondiente.
  • Las cuentas por cobrar que se encuentren en fase de litigio o reclamación entre entidades, sin que medie trámite ante tribunales judiciales.
  • En caso de encontrarse en trámite judicial son trasladas como Cuentas por Cobrar en Proceso Judicial, hasta tanto se reciba el cobro o cancelación de la misma.
  • Las reclamaciones registradas muestran un importe superior a los 3,000.00 CUC o 3,000.00 CUP, excepto las aceptadas mediante letra de cambio, pagaré o cheque, según Instrucción Nº 182/06 del Tribunal Supremo Popular. (Ver IM-36/06).
  • Las cuentas por cobrar diversas se corresponden con el contenido económico de las mismas, al incluir los conceptos no relacionados con las actividades fundamentales de operaciones corrientes. Están amparadas por los documentos. Compruebe que no presenten saldos envejecidos.
  • Compruebe que no existan cuentas por cobrar por la venta de carrocerías a particulares, las cuales deben liquidarse en efectivo.
  • Tampoco existen saldos pendientes por venta de motores, caja de velocidad, etc.
  • Los gastos bancarios originados por las transferencias bancarias en ME, al igual que los gastos incurridos para el Levante de la mercancía en MN son asumidos por el cliente, afectando el costo y la venta.
  • Los cobros en defecto por los faltantes de las mercancías facturadas, son expedientados, investigados, tramitados y resueltos correctamente.
  • Se elaboran expedientes por la cancelación de cuentas por cobrar por los distintos conceptos y éstos se encuentran debidamente confeccionados, aprobados y dentro de los términos establecidos y se registran correctamente, según lo regulado.
  • Comprobar que la cancelación por compensación de cuentas por pagar cumple los requisitos establecidos en la Instrucción Metodológica Nº 1/06 de la DCF del 03.01.06.
  • Las entidades estatales operan correctamente la cuenta de provisión para cuentas incobrables, siendo autorizado su uso previamente.
  • En el caso de las cuentas por cobrar vencidas no conciliadas se elaboró el Expediente para su cancelación como cuentas incobrables.
  • Las cuentas y efectos por cobrar vencidos en moneda nacional fueron presentadas en la sucursal bancaria para su descuento.
  • Compruebe además que al refacturarse al cliente nacional o proveedor se registre en cuentas por cobrar diversas, afectando las cuentas de Ingresos establecidas para esos conceptos.
  • Se concilia periódicamente los saldos pendientes de cobro.

Inventario

  • Están habilitadas las subcuentas y análisis y concilian con los saldos reportados en el balance general. Reflejarlas en los papeles de trabajo. Compruebe además que los submayores de inventario cuadran con el saldo de cada subcuenta. En caso de existir diferencias, analice las causas de las mismas y su impacto.
  • Las anotaciones en el submayor se efectúan tomando como base los mismos documentos primarios que se utilizan para las anotaciones en la tarjeta de estiba.
  • Las anotaciones se realizan en el momento que se originan las mismas.
  • El submayor es operado en el área de contabilidad o por personal subordinado a ella, de estar ubicado en el almacén.
  • El almacén informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y salidas.
  • Se concilia al final del día en cada pase al submayor, el saldo de las existencias en unidades físicas con el saldo que se consigna en los documentos primarios.
  • Los errores u omisiones que se detecten son rectificados de inmediato o al final del día en el submayor o tarjeta de estiba, según sea, dejándose evidencia de las investigaciones.
  • Se ejecuta el cuadre diario en valores por el área de contabilidad, en las entidades cuyos sistemas contables y el del control de las existencias no están integrados.
  • El área contable revisa los precios y cálculos de los productos recepcionados.
  • Las operaciones de débitos y créditos contabilizadas se corresponden con los contenidos económicos de las mismas.
  • Por cada faltante o sobrante de medios de rotación se elabora y contabiliza inmediatamente el expediente correspondiente.
  • Los gastos asociados al módulo de aseo, ropa y calzados se registran en las cuentas de otros gastos.
  • Se utiliza una cuenta independiente para el control de los útiles herramientas.
  • Determine el método de registro utilizado, el cual es opcional.
  • Verifique que los aranceles y gastos de transportación en la recepción de los inventarios se incluyen en la valoración de éstos.
  • La entidad tiene implantado y mantiene al día el modelo “Control de Solicitudes de Compras y Servicios.
  • Comprobar el empleo de los modelos de uso obligatorio.
  • En caso de emitirse los modelos a través de algún sistema automatizado los mismos deben contener todos los espacios y firmas establecidos en los modelos oficiales.

Combustible y otros portadores energéticos

  • En el caso de las tarjetas magnéticas de combustible se cumple el procedimiento establecido en la Instrucción Metodológica Nº 2/04 de la DCF:
  • El importe de la tarjeta magnética se registra a gastos financieros - CUC y la carga a pagos anticipados.
  • Se concilia a fin de mes los saldos existentes en las Hojas del Control del Consumo con el saldo que se refleja en la cuenta de Pagos Anticipados, en el análisis CUPET-CIMEX. Se deja evidencia documental en el modelo de conciliación adjunto a la instrucción metodológica Nº 2/04.
  • El submayor refleja el nombre y apellidos del usuario de la tarjeta y el área de trabajo.
  • Verifique que el 10 % del combustible se registre en la cuenta de gastos financieros según lo orientado por la DCF-220/02.
  • En el caso del dpto. independiente de economía compruebe que el contravalor recibido sea aportado a presupuesto del Estado, afectando la cuenta 656 - Efectivo Depositado al Presupuesto del Estado, así como las cuentas memos 061 y 071.
  • Con relación al procedimiento para la demanda, distribución y consumo de combustible en el sistema, establecido según VMA-495/07, compruebe que:
  • Se cumplimenta correctamente toda la información solicitada en dicho modelo.
  • Se entrega copia de dicho modelo a la dirección de administración del organismo antes del día 9 de cada mes, firmada por la dirección municipal de estadísticas. Se adjunta además el Modelo de “captación de la demanda”.
  • Verificar que los datos del modelo 5073 “Balance de Consumo de Portadores Energéticos y el modelo CAD-001 coincidan con los registros primarios de la entidad.
  • La dirección económica del organismo cumple además lo establecido en la instrucción Nº 3/04 del Viceministro de Administración, para el control de la gasolina compensada, en especial lo referido a:
  • Se emite el modelo establecido para la entrega de los vales-bonos de combustible a los funcionarios, conjuntamente con el efectivo, dentro de los tres primeros días hábiles del mes en curso.
  • Se depositan en caja los vales-bonos de combustible que constituyen la reserva del organismo.
  • Existe algún control de los vales-bonos de la reserva.
  • La entrega adicional de vales-bonos se encuentra autorizada por la directora de economía.

Activo fijos

  • Están habilitadas las cuentas y subcuentas relacionadas con el control de estos activos, según lo establecido en el nomenclador.
  • Se realiza periódicamente el cuadre de los submayores con los saldos de las cuentas de control correspondientes. En caso de existir diferencia, determine las causas de las mismas y su impacto.
  • Verifique que todos los movimientos estén debidamente aprobados y autorizados, antes de proceder a su contabilización.
  • Las anotaciones en los submayores se efectúan solo en base a las operaciones contenidas en los modelos de movimiento de activos fijos.
  • Verifique el correcto registro de los activos fijos adquiridos y que sus valores incluyen los precios de adquisición, los aranceles y gastos de transportación.
  • El movimiento de activos fijos tangibles (incluido los inmuebles), entre entidades estatales y las organizaciones y asociaciones vinculadas al presupuesto central, cumple lo regulado.
  • El movimiento se realiza mediante el correspondiente contrato de compraventa, según el precio determinado entre las partes o mediante avalúo realizado por entidad autorizada. En el caso de las excepciones establecidas los movimientos se efectuaron mediante transmisión gratuita.
  • La diferencia entre el precio fijado y el valor no depreciado se registró por la entidad vendedora, de ser inferior, a la cuenta de gastos por faltantes y pérdidas. Se acreditó a la cuenta de provisión para inversiones, la cuantía que corresponda siempre que la venta haya sido planificada, o en su defecto, se realizó el aporte al presupuesto que corresponda.
  • Si la compraventa se realizó por un importe superior a su valor no depreciado, se creó la provisión para inversiones por el valor actual en libros y la diferencia en exceso se registró como ingresos financieros.
  • En el caso de las unidades presupuestadas la diferencia entre el valor en libros y el valor de venta, cuando éste sea inferior al primero, se minora de la cuenta de inversión estatal.
  • Cuando el valor de la venta sea mayor que el de libros la unidad presupuestada vendedora aportó la diferencia al presupuesto del Estado, no afectando la inversión estatal.
  • El importe total recibido por las unidades presupuestadas por la venta de activos fijos tangibles se aportó al presupuesto correspondiente y por los respectivos párrafos del clasificador de recursos financieros del Estado.
  • Los activos fijos tangibles adquiridos están incluidos en el plan de inversiones aprobado por el MEP.
  • Las fuentes de financiamiento para las entidades empresariales estatales se corresponden con lo establecido.
  • Determinar las fuentes de financiamientos reservas a partir de las utilidades retenidas provisión para inversiones (recursos descentralizados) recursos presupuestarios de financiar sus inversiones con recursos presupuestarios, tienen la cuenta corriente independiente para el control de esos recursos.
  • El exceso de fuentes planificadas, de acuerdo al plan aprobado se aporta al fisco.
  • En caso de un fondo aprobado y no ejecutado ni reportado en pagos anticipados o cuentas por pagar dentro del período, se solicitó la autorización correspondiente al MEP para su utilización en el presupuesto del próximo año.
  • Verifique que los ajustes realizados al valor de los activos fijos tangibles, se hayan efectuado por una entidad autorizada a tal fin, y si el tratamiento contable está en correspondencia con la legislación vigente. (Ver Resolución Nº 399/02 del MFP).
  • El importe cobrado por las ventas de activos fijos declarados ociosos fue aportado al presupuesto del Estado dentro de los quince días hábiles del mes siguiente al que se produjo, salvo que se utilice como fuente de financiamiento, de acuerdo a lo establecido en la resolución Nº 50/04 del MFP.
  • Se afecta la cuenta de inversión estatal por el valor inicial de los activos fijos desmantelados vendidos como chatarra. (Ver Inst. Metodológica 10/05).
  • Se calcula y registra mensual y correctamente la depreciación, de acuerdo a las tasas establecidas y las mismas no exceden de los porcentajes máximos establecidos en el artículo Nº 31 de la resolución Nº 379/03 del MFP: No deprecian los terrenos ni los activos fijos tangibles que estén totalmente depreciados; ni los que estén paralizados,  ni las obras de arte.
  • Las tasas de depreciación de los activos fijos de uso adquiridos se determina por la entidad compradora partiendo de la vida útil estimada del activo.
  • En el caso de arrendamiento de activos fijos con opción de compra (Leasing Financiero) se registra de acuerdo a las normas de valoración establecidas en las normas cubanas.
  • Los activos fijos intangibles se controlan en las subcuentas y los análisis habilitados al efecto, analizados por los distintos conceptos y se amortizan mensualmente.
  • Se amortizan de acuerdo al término de su vigencia. De no contar con vigencia determinada su amortización será de 20 años En los casos de los software se amortizan en el término de dos años.
  • No existen en la entidad auditada bienes obtenidos sin la debida autorización.
  • Comprobar el empleo de los modelos de uso obligatorio.
  • En caso de emitirse los modelos a través de algún sistema automatizado, los mismos deben contener todos los espacios y firmas establecidos en los modelos oficiales.

Nómina

  • Compruebe que están habilitados las cuentas, subcuentas y análisis para el control de las operaciones incluidas en las nóminas. Reflejarlas en los papeles de trabajo.
  • En el caso de las retenciones éstas están habilitadas por trabajador y por tipo de descuento.
  • Las nóminas se registran dentro del período que corresponda, independientemente a la fecha de pago, por lo que al cierre del mes el saldo de la cuenta debe coincidir con la nómina por pagar.
  • Verifique que el importe de la nómina se registre en las cuentas de gastos correspondientes, con crédito a nóminas por pagar, así como que los importes liquidados a los trabajadores se registren con débito a la referida cuenta.
  • Compruebe que los salarios indebidos se registren en cuentas por cobrar diversas.
  • La suma de los saldos del submayor de Vacaciones cuadra con el saldo de la cuenta control.
  • Verifique que no presentan saldos contrarios a su naturaleza.
  • Compruebe que en las nóminas del personal eventual se acumule el 9.09%, así como su posterior liquidación al trabajador.
  • Partiendo de los salarios registrados, revise en la muestra tomada, que el cálculo del 9.09% por las vacaciones acumuladas, el 12,5% por seguridad social y el 25% del impuesto de la fuerza de trabajo, se correspondan con los registrados en los correspondientes elementos de gastos.
  • Verifique que los subsidios por seguridad social a corto plazo se calculen, aprueben y registren correctamente.
  • En el caso de las sociedades privadas compruebe que todos los subsidios son reclamados al presupuesto del Estado.
  • En los pagos de la licencia por maternidad pre y postnatal compruebe en las entidades estatales que éstos hayan sido reclamados al Presupuesto.
  • Se acumula el 9.09% por el importe de la licencia por maternidad.
  • Además compruebe que solo se acumule la contribución a la seguridad social y el impuesto de la fuerza de trabajo correspondiente a dichas vacaciones acumuladas.
  • Con relación al personal adiestrado compruebe que se cumple lo establecido en la Resolución Nº 5/93 del MTSS de 30.04.93.
  • Se registra mensualmente el cálculo del importe del descanso retribuido en el submayor de vacaciones, independiente del resto de los trabajadores.
  • Los estipendios pagados no afectan el fondo de salarios de la entidad, correspondiendo a gastos de capacitación, los que se registran en la cuenta otros gastos.
  • Está habilitado el submayor por trabajadores, para los salarios no reclamados y se encuentra actualizado.
  • Los salarios no reclamados por los trabajadores al término de los 180 días son aportados al presupuesto del Estado.
  • En el caso de los trabajadores-estudiantes acogidos al Decreto Nº 91/81, se cumple lo establecido en la Resolución Nº 26/82 del CEF.
  • A la terminación de las facilidades otorgadas a los trabajadores, proceden a cancelar los importes acumulados por el referido préstamo y comunican al BNC, cuando proceda, el importe final del adeudo a reintegrar por éstos.
  • En el caso de los trabajadores incorporados al movimiento de microbrigadas, las entidades estatales cumplen lo referido a:
  • Se acumula el importe a reclamar al Presupuesto del Estado por este concepto.
  • El tipo impositivo utilizado para la contribución a la seguridad social es del 12,5% de los salarios devengados.
  • No contribuyen con el pago del impuesto por utilización de fuerza de trabajo, por las remuneraciones pagadas.
  • En el caso de las multas impuestas a los trabajadores por medidas disciplinarias aplicadas, compruebe que éstas se corresponden con las establecidas en el Decreto - Ley Nº 176/97.
  • El modelo SC-4-08 “Registro de Salario y Tiempo de Servicio” se encuentra actualizado. Al finalizar cada año o al causar baja el trabajador, se totaliza y firma por el contador y el trabajador en señal de conformidad.
  • El personal del área contable, sobre el cumplimiento de lo dispuesto en la Resolución Nº 18/99 del MFP (Derogados los apartados del 6 al 8 por la Res. 235/05) en lo referido a: si mantienen la calificación de satisfactoria o aceptable, como resultado de una auditoria financiera, exceptuándose las temáticas o parciales. Si las certificaciones de los estados financieros realizadas por firmas de auditores externos, si también han sido evaluadas como aceptables o satisfactorias Si el registro de los hechos y operaciones económicas se cierran el último día de cada mes, al quedar prohibido el cierre adelantado, tratándose de obtener una contabilidad diaria. Cumplen con la entrega de los estados financieros a los 5 días hábiles de cada mes, de acuerdo a lo establecido en la Resolución Nº 235/05 del MFP.
  • En la dirección económica del organismo revisar además si se cumple el reglamento para el control y registro de la estimulación económica a los auditores, según lo establecido en la resolución Nº 13/00 del MTSS. (Ver DS-323/00). Comprobar además si existe un análisis independiente para el registro contable por concepto de estimulación.
  • En las empresas que cuentan con un reglamento de estimulación en moneda nacional, para el pago del salario por resultados, de acuerdo a lo establecido en la Resolución Nº 39/04 del MTSS, compruebe El cumplimiento de los indicadores formadores y condicionantes, incluidos en el reglamento aprobado a la entidad, que pueden determinar la disminución o pérdida del derecho al cobro de la estimulación, en especial Los indicadores individuales sobre la disciplina laboral.
  • El sobrecumplimiento en los salarios a devengar no excede en ningún caso al 30% del salario escala más los incrementos debidamente aprobados.
  • En caso de obtener una evaluación de deficiente o mal en una auditoría realizada por una Unidad de Auditoría integrada al Sistema Nacional se suspende de inmediato los incrementos salariales a los miembros del consejo de dirección y demás implicados, según lo establecido en el Artículo 37.
  • En las entidades incluidas en el perfeccionamiento empresarial, solicite el reglamento de estimulación: Verifique el cumplimiento de los distintos indicadores.
  • Verifique además que cumplan con el procedimiento establecido en el Acuerdo Nº 5272 del CECM de 22.10.04, sobre la política de estimulación en pesos convertibles: La cuantía promedio mensual de los ingresos que reciban los trabajadores a partir de esa fecha no excedan de 15 pesos convertibles y que las ya autorizadas no se eleven. Los estímulos dejados de cobrar no sean redistribuidos Si disminuyen los indicadores del plan con relación al año anterior, las cuantías promedio se reducen proporcionalmente Los trabajadores entregan un peso moneda nacional por cada peso convertible.
  • En caso de incumplirse los indicadores formadores se le disminuyó a los dirigentes hasta un 25% del salario escala más los incrementos debidamente aprobados y para el resto de las categorías ocupacionales hasta un 15%, según lo establecido en el artículo 10 la Resolución Nº 39/04 del MTSS. (Ver artículo 12).
  • De existir pérdida en la entidad se penaliza al personal dirigente con una reducción salarial de hasta un 30% y para el resto de los trabajadores de hasta un 20%, según artículo 11 de la resolución mencionada. (Ver artículo 12).
  • En caso de obtener una evaluación de deficiente o mal en una auditoría realizada por una Unidad de Auditoría integrada al Sistema Nacional, se suspende de inmediato la estimulación a los miembros del consejo de dirección y demás implicados, según lo establecido en el apartado Nº 16 del acuerdo.
  • Las empresas en perfeccionamiento empresarial cumplen lo establecido en la resolución Nº 247/05 del MFP en lo referido a: Se retiene en nómina a los trabajadores el 5% de la contribución especial a la seguridad social.
  • La base imponible se determina por todos los ingresos considerados salarios, incluida la estimulación. Se excluye de esta base los pagos efectuados al trabajador por concepto de seguridad social.
  • En el caso de las vacaciones pagadas se considera ésta solo después de transcurridos los primeros once meses de haberse aplicado la nueva escala salarial.
  • Comprobar el empleo de los modelos de uso obligatorio. SC-4-01 Control de Datos de Nóminas SC-4-02 Movimiento de Nóminas SC-4-03 Control de Asistencia SC-4-04 Notificación de Vacaciones, Deducciones, Licencias y Subsidios SC-4-05 Prenómina SC-4-06 Nómina SC-4-07 Submayor de Vacaciones SC-4-08 Registro de Salarios y Tiempo de Servicios SC-4-09 Certificación de Años de Servicios y Salarios Devengados.
  • En caso de emitirse los modelos a través de algún sistema automatizado, los mismos deben contener todos los espacios y firmas establecidos en los modelos oficiales.

Cuentas y documentos por pagar

  • Están habilitadas las cuentas, subcuentas y análisis relacionados con el control de estas cuentas, desglosadas por proveedores y éstos por facturas. Reflejarlas en los papeles de trabajo.
  • Cuadran mensualmente los submayores de estas operaciones, con los saldos de las subcuentas y de la cuenta control. Compruebe que no existan saldos contrarios a la naturaleza de la cuenta.
  • Las anotaciones en el submayor se realizan en el momento en que se originan las mismas y por los documentos primarios correspondientes.
  • Los documentos primarios tienen el cuño del suministrador y no muestran borrones, tachaduras o enmiendas.
  • Se verifican los precios, cálculos, operaciones aritméticas y descuentos y descargos en los documentos primarios que dan origen a las anotaciones en los registros y submayores.
  • Se realiza mensualmente el análisis por edades de las partidas que conforman estas cuentas, de acuerdo a los términos de pago.
  • Se aplican las tasas de interés acordadas y la mora en los casos que proceda.
  • Los plazos de pago son superiores a 30 días y menores de 360 días.
  • Existe evidencia documental en las verificaciones realizadas de la aprobación del CAD.
  • Concilie los saldos pendientes de pago por cada proveedor con los registrados en la cuenta de pagos anticipados, para determinar que no exista duplicidad al registrar la operación.
  • Al aceptarse una letra de cambio se registra y controla de acuerdo a lo establecido.
  • Se registra al finalizar cada mes los gastos por los intereses devengados por los beneficiarios, según Acuerdo, afectando la cuenta de gastos acumulados por pagar.
  • Al conocerse del protesto de la letra de cambio dentro de los ocho días hábiles, se traslada a la cuenta de efectos por pagar en litigio.
  • Los intereses por mora y los gastos de protesto se registraron en la cuenta de gastos financieros.
  • En los casos que la letra incluya los intereses, al registrar la misma se afectó la cuenta de gastos financieros.
  • Existe algún control del vencimiento de los efectos por pagar, desglosado por suministradores, tipo de monedas y edades.
  • Los efectos por pagar a largo plazo se registraron en la cuenta a largo plazo.
  • Las cuentas por pagar consignación - CUC se registran dentro del grupo de otros pasivos por el valor total vendido en MLC.
  • Por el remanente entre lo cobrado al cliente y lo pagado al banco se fija la obligación por la devolución al cliente o se aporta al presupuesto del Estado, según lo establecido.
  • En las liquidaciones al comitente de los saldos en CUC al cierre del 15.04.05 en las cuentas de fidei-comiso, se utilizó la tasa de cambio de CUC=1USD, según lo establecido en la Instrucción Nº 9/05 del BCC.
  • Los ingresos acreditados por la diferencia en tasa de cambio de la operación anterior, fueron registrados como ingresos financieros por la entidad.
  • Compruebe que los contratos vigentes con un precio pactado en USD no sean modificados a CUC unilateralmente por el importador, aumentando así el precio en USD.
  • Se analizan por proveedores y por cada documento recibido.
  • Las cuentas por pagar diversas se corresponden con conceptos no relacionados con las actividades fundamentales de operaciones corrientes de la entidad. Cuentan con la documentación correspondiente.
  • Se elaboran expedientes por la cancelación de cuentas por pagar por los distintos conceptos y éstos se encuentran debidamente confeccionados, aprobados y dentro de los términos establecidos.
  • Las cancelaciones de cuentas por pagar al amparo de la resolución Nº 44/97 no son aportadas al presupuesto del Estado.
  • Los cheques cancelados, por haber caducado a los 60 días de su emisión, son acumulados a pagar al no cesar la obligación de pago, según lo establecido en la Resolución Nº 56/00 del BCC.
  • Se concilia periódicamente los saldos pendientes de pago en ME con el departamento de finanzas y se deja constancia del mismo.
  • Se reclasifica al final de cada año las cuentas y efectos por pagar a largo plazo, transfiriéndolos a corto plazo para el próximo ejercicio económico.
  • Los pagos a privados por compras de bienes y servicios se ejecutan de acuerdo a lo establecido en la Resolución Nº 42/01 del BCC.

La herramienta propuesta, estructurada en un cuestionario de control interno y aspectos contables por cada cuenta o ciclo contable considerado para el estudio, tiene como objetivo evaluar el sistema de control interno integrado en las empresas cubanas, especificando en la Agroforestal de Ciego de Ávila, lo que le permitirá a la dirección detectar sus principales problemas y a la vez perfeccionar los mecanismo para la toma de decisiones.

CONCLUSIONES

  • El control interno constituye el elemento fundamental para que las empresas se encaminen hacia el logro eficiente de sus objetivos y metas, posibilitándole  identificar los posibles cambios que pudieran afectar el comportamiento de los mismos en su desarrollo.
  • Para darle cumplimiento al objetivo propuesto se implementó un cuestionario que adecuado a las características propias de la Empresa X y formulado a través de la Resolución 60 de la Contraloría General de la República de Cuba permitió detectar las deficiencias que en el  ámbito del control interno presentaba dicha organización.
  • La herramienta propuesta ha permitido a la dirección de la empresa un mejor control sobre su funcionamiento, al permitirle una correcta gestión y toma de decisión, toda vez que arroja una evaluación del sistema de control interno de satisfactorio.

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* Doctor en ciencias económicas. Jefa de la disciplina de Auditoría y Sistema. Universidad de Ciego de Ávila.
** Licenciada en contabilidad y finanzas. Investigadora en la disciplina de auditoría. Universidad de Ciego de Ávila.
*** Licenciado en contabilidad y finanzas. Investigador en la disciplina de auditoría. Universidad de Ciego de Ávila.
1 Partido Comunista de Cuba. VI Congreso. Lineamientos de la política económica y social del Partido y la Revolución. Cuba. 2011. p. 9.
3 
5 
6 LORENZO Linares, Hermys. Conferencia de la asignatura auditoría financiera. UNICA. 2012. p. 42.


Recibido: 02/11/2017 Aceptado: 28/12/2017 Publicado: Diciembre de 2017


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