EL OFICIO

El oficio es "una comunicación escrita, referente a los asuntos del servicio público en las dependencias del Estado y por extensión la que media entre individuos de varias corporaciones particulares sobre asuntos concernientes a ellas".

Dentro de la amplitud que ofrece la exposición de las ideas, puede contener los más variados temas. Lo distingue la sobriedad en el estilo, lo cual se debe a que las comunicaciones oficiales pretenden regular el despacho de los asuntos del Estado en todos los casos que requieren constancia escrita.

Los elementos del OFICIO son:

1) MEMBRETE: nombre de la institución que gira al oficio.

2) CUADRO CLASIFICADOR: Datos de la clasificación para registro y archivo referentes a la oficina emisora que pueden ser los siguientes:

a) ASUNTO: Síntesis de las principales ideas contenidas en el texto.

b) MESA : La oficina que envía el oficio

c) NUMERO: El número que se le designa al documento.

3.- DESTINATARIO. La persona o dependencia a quién nos dijimos, con sus datos de ubicación y puesto que desempeña.

4.- INTRODUCCIÓN

5.- TEXTO o DESARROLLO

6.- DESPEDIDA

7.- LUGAR Y FECHA

8.- LEMA: Leyenda que utiliza la dependencia (se escribe con mayúsculas y entrecomillado), por ejemplo. “PIENSA Y TRABAJA” “SUFRAGIO EFECTIVO, NO REELECCIÓN”

9.- ANTEFIRMA: es la anotación del nombre y cargo o categoría del firmante (se escribe con mayúsculas).

10.- FIRMA o RUBRICA: Es la palabra o letra manuscrita que nos identifica.

11.- REFERENCIAS FINALES: son las iniciales que anotamos como C.C.P. (copia carbón para), esto nos sirve para facilitar los datos de archivo o copias que se envían y a quien.

12.- INICIALES DE RESPONSABILIDAD

EL MEMORÁNDUM:

El Memorándum es un escrito que se utiliza esencialmente para auxiliar a la memoria como un apunte"; Es por tanto una nota o recado de carácter oficial.

Memorándum significa "lo que se debe recordar o tenerse en mente". Se destina su uso en la correspondencia a consignar las ideas que han de estar presentes en nuestra memoria cuando, regularmente los superiores, dan indicaciones por escrito, por lo cual es de carácter netamente interno de la empresa u oficina que lo envía.

La extensión del memorandum es de media carta (hay que recordar que es un recado y no una carta) y su estilo es sobrio en razón del propósito a que se destina.

La mayor parte de oficinas o empresas de importancia usan papel impreso, exclusivo para esta comunicación con el membrete y la palabra memorándum.

MEMORÁNDUM.

2) Los elementos del MEMORÁNDUM son:

1.- MEMBRETE. (Datos de la empresa o únicamente el nombre de memorándum)

2.- CUADRO CLASIFICADOR, asunto, fecha, mesa, etc. (datos de archivo) en la parte superior del lado derecho

3.- REMITENTE

4.- DESTINATARIO

5.- VOCATIVO o INTRODUCCIÓN

6.- TEXTO.

7.- DESPEDIDA.

8.- LUGAR Y FECHA

9.- FIRMA O RUBRICA

10.- ANTEFIRMA.

11.- PUESTO DE RESPONSABILIDAD

12.- REFERENCIAS FINALES

13.- INICIALES DE RESPONSABILIDAD

Estructura física de un MEMORÁNDUM.

SISTEMAS BANCOMER DE MÉXICO S.A.

MEMORANDUM

De: Jefe de personal ASUNTO Suspensión

Para: J. Benito Sánchez p. FECHA 5/07/04

Jefe del Dpto. de cheques

Por este conducto se le informa que el señor Enrique Cuesta Alvarado ha sido suspendido de sus labores a partir del presente y hasta el día 15 de Julio del 2004, esto en virtud de haber cometido faltas administrativas.

Agradeceremos a usted tomar las medidas necesarias para tal efecto, se despide de usted.

A T E N T A M E N T E

Guadalajara Jalisco, 5 de Julio del 2004

JESÚS ESPINOZA IGLESIAS

JEFE DE PERSONAL

C. c. P. Archivo

JEI/lea

4) EJERCICIOS DE APLICACIÓN Y REPASO:

Formule, un memorándum, con el siguiente asunto, completando los datos faltantes.

1.- El Jefe del Departamento Administrativo solicita al Jefe de la sección de Compras que adquiera el material de escritorio para uso de la oficina, durante el mes próximo.