7.2 Implantación de la Metodología en la Lotería de Córdoba S.E.

Para la implantación de la Metodología se realizan las siguientes etapas:

7.2.1 Alineamiento Estratégico y Análisis de las Relaciones Importantes

Esta primera e importante etapa de la implantación, permite estudiar en profundidad el negocio de la organización que se pretende modelar y como resultado de este estudio, después de haberse compenetrado en detalle, puedan describir con facilidad y a cabalidad las relaciones controlantes de la organización internamente y con su entorno, en cuanto al logro de la misión que se supone previamente enunciada y explicitada.

Para lograr esto, como primer paso, se propone formar un grupo de trabajo dentro de la organización. Dicho grupo deberá dedicarse a la elaboración y planificación del tablero de comando.

Posteriormente se difunde la Metodología y plan de trabajo a los usuarios de primera y segunda línea de las áreas involucradas en el Proyecto. Esta actividad permite que estos usuarios conozcan la Metodología que será utilizada para el Proyecto y se comprometan con ella y desde ya, empiecen a sentirse partícipes de un Proyecto que sin su valioso aporte sería de dudoso resultado.

Otra actividad importante de esta etapa, son entrevistas con los principales ejecutivos de primera y segunda línea de la organización. Todo esto coordinado con el equipo de trabajo del Proyecto. A través de estas entrevistas, se podrá conocer en detalle el negocio de la organización, como también los requerimientos generales de información de cada uno de los usuarios en la toma de decisiones, que les ayude a cumplir sus objetivos funcionales o corporativos. En general, estas reuniones se planifican primero con ejecutivos de segundo nivel para posteriormente y ya con un conocimiento más acabado de la organización, tener las reuniones con los directivos principales.

Previo a estas reuniones con futuros usuarios, se recopila y estudia toda la información de la organización en cuanto a administración operacional, control y planeación estratégica.

7.2.2 Modelamiento Conceptual e Identificación Áreas Claves.

Concluida la etapa del análisis de las Relaciones Importantes, corresponde identificar las Áreas Claves para el logro de los objetivos estratégicos de la organización. Aquí se hace imprescindible considerar, todos los objetivos que se haya planteado la organización como necesarios y mínimos para cumplir con su misión corporativa. De esta forma, se conceptualiza un Mapa con los objetivos que describe la estrategia. Igualmente, se definen los indicadores de gestión que se utilizarán para medir el cumplimiento de estos. Además se definen las metas o estándares que se deben cumplir, en tiempo, calidad y magnitud.

Asimismo, lo que se pretende es que cada ejecutivo o directivo tenga asignado como responsabilidad de áreas funcionales o procesos específicos, teniendo en consecuencia, identificado claramente los responsables de cada uno de ellos. Con esto, estarán perfectamente identificadas las Áreas Claves y su interrelación en el logro de los objetivos estratégicos. En consecuencia, se estará en condiciones de modelar el negocio de la organización.

7.2.3 Diseño Físico.

Habiendo concluido las etapas anteriores y recopilados los lineamientos de acción para el logro de los objetivos, será importante definir las metas o blancos específicos que se desean lograr en un período determinado. De este conjunto de metas y, considerando los requerimientos de información para la toma de decisiones, logrados en las entrevistas con usuarios se parametriza, es decir, diseñar físicamente el modelo conceptual a algún software asociado a la solución.

7.2.4 Implantación

Concluido el diseño físico se procede a la implantación del modelo, carga de datos, validación de datos, siempre con la participación de los usuarios del grupo de trabajo. Finalmente, se cargarán los datos para su poblamiento y en forma paralela se inicia el entrenamiento de los usuarios finales.

Por ende, la implantación de un Cuadro de Mando Integral en la Lotería de Córdoba, supone la aplicación de los cinco principios básicos de la Gestión de Enfoque Estratégico :