.03 La conducción y coordinación de equipos de trabajo.

En general, un equipo de trabajo está compuesto del siguiente modo:

Jefe del equipo: es el responsable general y dirige el proceso de resolución del tema o problema que el equipo atiende. Es importante que sea organizador y diplomatico.

Secretario: Es el responsable administrativo del equipo. Es importante que sea ordenado y atento.

Miembros: Por su habilidad y experiencia contribuyen a identificar la causa del problema y a encontrar e implantar una solución.

Especialistas: Ocasionalmente asesoran a los miembros del equipo sobre cuestiones concretas.

Para un equipo, el apoyo de la Dirección siempre es de fundamental importancia, especialmente si el problema afecta a varios departamentos de la organización.

Cómo dirigir un equipo? He aquí algunas orientaciones básicas: Fomentar la construccion de un espíritu de equipo; asegurar la vigencia de algunas reglas básicas; interesarse personalmente por los miembros del equipo; ayudar informalmente a resolver problemas; atemperar resistencias y buscar el consenso; fortalecer la cohesión y el propósito común del grupo; resolver las tensiones entre los miembros; asegurar la participación de todos y la correcta atención a los aportes individuales.

Las reuniones del equipo son muy importantes, pero obtener resultados positivos requiere cierta técnica. Las reuniones mal preparadas, excesivamente largas o inciertas en su desarrollo son muy dañinas para la moral de la gente y para los objetivos del equipo.

Hay, desde luego, ciertas técnicas para dirigir las reuniones de equipo que pueden servir de guía para actuar con acierto y eficacia.

En la primera reunión, por ejemplo, no hay que olvidarse de dar la bienvenida, recordar el objetivo del equipo, pedir la autopresentación de cada uno y describir el plan propuesto

Para las reuniones en general, hay que hacer conocer con tiempo el propósito de cada reunión y lo que se debe preparar para ella; asegurar la puntualidad; mantener la reunión centrada en el temario; conservar normas de cortesía y oportunidad de expresión y atención para todos, estimular y mantener una actitud positiva en el grupo; y asegurar la comprensión y el respeto a las normas establecidas por el grupo.

Al finalizar la reunión se debe resumir los temas tratados y los progresos logrados y definir los planes de acción siguientes.