David F. Camargo Hernández
 

3. Esquema de Riesgos por Puestos de Trabajo

Es un esquema que tiene como objetivo prevenir los riesgos funcionales y espaciales en los puestos de trabajo.

3.1 Esquema Funcional.

Hace referencia a la prevención de riesgos en las funciones de cada puesto de trabajo, ubicando las actividades vulnerables para efectuar los ajustes correspondientes. Con cierta periodicidad se debe diseñar un esquema funcional de riesgos por cada funcionario y ser remitido al jefe inmediato, para que esté al tanto de la evolución del puesto de trabajo. Es posible que algunos puestos no evolucionen demasiado, pero hay otros que tienen una gran dinámica y presentan labores de alto riesgo, como por ejemplo: la prescripción de términos o la entrega de títulos valores, entre otros.

Cada funcionario es conocedor de sus actividades y responsabilidades, de ahí la importancia del esquema, lo que representa un mayor control y proyección hacia el futuro evitando posibles imprevistos (ver formato al final del capítulo).

Los funcionarios públicos tienen cierta movilidad de sus cargos, lo que hace necesario que quien reemplace a quien se va porque renuncia, es retirado del cargo, cambia de labor, sale a vacaciones o se incapacita, reconozca el terreno y mantenga la continuidad del puesto sin crear mayores traumatismos. En oportunidades se observa que quien cambia de labor, no esté interesado en dar inducción a quien llega a reemplazarlo, simplemente entrega y se va. Se puede tratar de un procrastinador que acumuló trabajo y nunca lo realizó, dejando pendiente una carga que posiblemente quien llega desconozca hasta cuando se presente una dificultad.

El funcionario que ha recibido el puesto puede ser muy organizado, pero mientras se apersona de su nuevo cargo transcurre un tiempo que puede ser vital para llevar a cabo alguna tarea o continuar otras que exijan permanente seguimiento. Si se conocieran los pormenores de las actividades y los riesgos, se podrían solucionar los problemas que surgieran.

La razón de efectuar un esquema de riesgos funcionales, permitiría la actualización del puesto de trabajo de la cual conocerán tanto el jefe como el subalterno y permitiría diagnosticar para la toma de de decisiones. Cuando un funcionario cambia de cargo o es separado, deberá rendir un informe de las condiciones en que entrega el puesto, haciendo énfasis en los puntos críticos, el cual deberá estar totalmente actualizado y si omitiera alguno o presentara otros que no lo son, deberá dar las explicaciones del caso, así no labore en la institución.

Definitivamente con el esquema de riesgos funcionales por actividad, los funcionarios estarían contribuyendo con una auténtica planeación hacia el futuro.

3.2 Esquema Espacial.

Cada funcionario realizaría un esquema espacial de su puesto de trabajo, que defina los lugares de alto riesgo en el ejercicio de las funciones por la importancia de los documentos que se manejan, el volumen y el espacio que ocupan.

Riesgos consistentes en los posibles accesos de personas ajenas a cada puestos de trabajo, que faciliten la huida de vándalos que quieran apropiarse de algún tipo de información. El riesgo de destrucción de registros o expedientes (ver formato al final del capítulo).

Si se le preguntara a un funcionario público por los riesgos que puede sufrir su puesto de trabajo, posiblemente sugeriría algunas modificaciones; es él quien mejor conoce el lugar y tiene el suficiente conocimiento para descubrir las debilidades en materia de seguridad. No basta una llave, ni un candado, porque en las dependencias hay continua movilidad de personal, se requeriría la competencia del mismo funcionario para advertir, lo que puede suceder, si no se toman los correctivos necesarios. No solo hay riesgos para los documentos, también los hay a las bases de datos de las Instituciones con el fin de obtener información confidencial. Cuántas veces no escuchamos que en una entidad desaparecieron documentos o se quemaron. La seguridad no es solamente colocar vigilantes, es necesario que cada funcionario con base en la experiencia de su puesto de trabajo, aporte mecanismos de control que se puedan ejecutar inmediatamente y que posiblemente sean poco costosos. Hay que dejar que la imaginación del funcionario ¨vuele¨ y precise lo que hace falta, para que su sitio de trabajo no sea vulnerado, evitando que se incube la corrupción.

La corrupción no solamente es inducida por las personas, sino por el medio. Si una oficina pública y específicamente los puestos de trabajo no tienen la seguridad necesaria, entonces la corrupción puede aparecer disfrazada y alguien que no sea culpable lo puede llegar a ser, simplemente porque no comunicó los riesgos en que incurría su lugar de trabajo y dejó que alguien se percatara de ello e hiciere de las suyas.

Con el esquema espacial de riesgos por puestos de trabajo, los funcionarios estarían salvando su responsabilidad si sus sugerencias no son tenidas en cuenta, de ahí lo importante de permitir que cada quien asuma su papel de protector de los bienes del Estado, preservando las instituciones de quienes quieran hacer mal uso de ellas. Se estaría haciendo patria. No se trataría de que los funcionarios se volvieran detectives o arquitectos, se buscaría mejorar la seguridad en los puestos de trabajo.