David F. Camargo Hernández
 

2. Administración de Personal

Si una entidad programa por objetivos y decide dar suficiente formación a los funcionarios cuyo potencial les permite llegar a ocupar un cargo directivo, corre el riesgo de efectuar una inversión aventurada; porque una vez adiestrados, las propuestas para laborar en otras entidades, incluso la empresa privada, van a ser mayores.

El salario de los funcionarios estará actualizándose constantemente con la oferta del mercado, y en el momento que sea inferior, decidirá cambiar de entidad. Los funcionarios que hayan recibido formación en la institución estarán a la expectativa de ascender, si por causas de una mala planificación esto no ocurre, su desmotivación será tan fuerte, que buscarán por todos los medios otro empleo. En algunas entidades cuando se realizan concursos para promocionar al personal, lo que se pretende en realidad es nombrar o reubicar la carga burocrática.

Hay quienes no creen en los concursos por la manipulación que se puede presentar. Por ello se debe ir creando las condiciones para que en la escala de ascensos haya una dinámica propia libre de injerencias.

Un sistema de puntaje permitiría que los funcionarios se posicionen en lugares definidos de esa escala y que, una vez se llegue a determinados topes producto de méritos, automáticamente representen un ascenso. Es como una carrera de ciclismo con metas volantes, de tal manera que se vaya puntuando para una futura promoción, independientemente del jefe de turno. La puntuación no necesariamente debe ser la presentación de exámenes, estos sirven para ver las falencias de los funcionarios y organizar cursos de capacitación permanente en aquellas áreas donde hay mayores deficiencias.

La puntuación se puede obtener por ejemplo con una investigación que beneficie a la entidad. Se motiva al personal, la creatividad se pone de presente y quizá lo mas importante, se comienza a creer en los mecanismos para el desarrollo del recurso humano. A éste sistema se ajusta la autoevaluación del desempeño planteada en el capítulo anterior.

2.1 Cartilla de Funciones

Es indispensable planear la administración del recurso humano de tal manera que se capacite y se oriente al servicio público. Con la implementación de cartillas de funciones, se pretende dar una visión clara del trabajo a realizar, los objetivos y metas. Si bien es cierto que existen los manuales, se hace necesaria la cartilla que exprese en forma didáctica las labores de cada puesto de trabajo, permitiendo que haya continuidad, evitando la repetición de instrucciones.

Mediante información básica se establece la razón de ser de cada puesto. Es necesario que cada dependencia diseñe, con la coordinación del jefe, la cartilla de funciones. Las labores son evolutivas, por lo tanto un funcionario puede realizar varias tareas que requieren de actualización permanente. En cada puesto de trabajo el funcionario debe aportar su conocimiento y su experiencia para que la cartilla sea lo más objetiva posible.


2.2 Diseño de la cartilla

Cada quien debe describir cuales son sus labores y hacer diagramas con la asesoría del jefe, la información se debe entregar de manera clara y precisa. Una vez el jefe ha recibido los informes de los funcionarios, procede a designar a personas con preparación y experiencia suficiente, para que efectúen los ajustes a que haya lugar y contacten a cada funcionario para complementar ideas, con miras a la elaboración de la cartilla.

Los funcionarios asignados para la realización de la cartilla, deben reunirse con el jefe para perfeccionar el documento final, el cual debe darse a conocer al grupo para que opine y haga las objeciones necesarias y se efectúen las modificaciones respectivas. Se sugiere que la cartilla sea lo más sencilla posible, de tal forma que puedan entenderse las labores de cada puesto de trabajo.

2.3 Importancia de la Cartilla.

Sirve de consulta para quien requiera conocer mejor las dependencias.

Se puede implementar en todas las dependencias.

Como material de consulta tanto interna como externa.

Se racionalizan los puestos de trabajo y se evita que quienes ocupen un cargo comience a improvisar y a especular.

Se pretende que todas las sugerencias se tengan en cuenta en la conformación de la cartilla. Son importantes los anexos para que permanezcan actualizadas. Si en un mediano plazo hay muchos anexos se sugiere replantear la cartilla para estar a tono con la realidad de los puestos de trabajo. Se quiere evitar que cada funcionario que pasa por un puesto de trabajo, haga modificaciones a su acomodo sin ninguna planeación, como por ejemplo, efectuando formatos que no obedecen a un criterio unificado.

Con la cartilla se especifica la forma como deben llevarse a cabo las labores y se homogenizan los criterios de trabajo. Se motiva a los funcionarios a hacer aportes que serán tenidos en cuenta. Cada quien va a aportar en la optimización de sus labores; los funcionarios sentirán que son importantes para la institución adquiriendo un mayor sentido de pertenencia. ¿A quién no le interesa que sus ideas sean plasmadas en un documento de continua consulta?. ¿Quién no se sentiría orgulloso de saber que fue llamado para realizar tareas importantes?. ¿Cuántas veces un funcionario público ha deseado aportar sus ideas pero no ha tenido eco?. La cartilla es un buen comienzo para encontrar ese camino que permita a los funcionarios públicos mostrar de lo que son capaces.

Se evitaría en lo posible consultores externos. No se trata de demeritar su labor, sino que quienes mejor conocen la problemática de las instituciones y pueden diagnosticarla, son sus propios actores, teniendo en cuenta que se trata de un recurso humano calificado. Por regla general aquellas labores que se emprenden sin el concurso de quienes están directamente implicados, tienden a fracasar.

Toda metodología que desconozca el conocimiento empírico de quienes son sus protagonistas tiende a ser especulativa y lejana de la realidad.

¨En cualquier organización gubernamental, publica o estatal, el conjunto de elementos que la constituyen, sus relaciones y sus condiciones de espacio y tiempo, están en constante modificación. Al mismo tiempo lo está el medio exterior a dicha institución(1) ¨ .

La planificación del desarrollo de los empleados identifica tanto las necesidades como las preferencias y cualidades de las personas, implementando acciones tendientes a el mejor aprovechamiento de ellas; con ello se satisfacen los deseos de los empleados, se asegura un recurso humano calificado para el futuro, hace el mejor uso de las habilidades de los empleados, se cuenta con recursos para efectuar promociones y mostrar que la entidad respeta a las personas.
 

 1. Figueroa, Rethelny. Molina Carlos. Op. Cit . , p. 99.