2.2. Procedimientos para la aplicación práctica del Control Interno bajo el enfoque de la Resolución 60 del 1 de marzo del 2011 de la Contraloría General de la República”.

Los procedimientos propuestos  para la aplicación práctica del Control Interno, se han diseñado con el objetivo de servir de guía y a su vez de instrumento a dirigentes y trabajadores,  para de una forma fácil y sencilla mediante la utilización de, técnicas, métodos y medios, que en  su conjunto constituyen los procedimientos, logren ver en el Control un medio y no un fin para lograr la eficiencia, la economía y la eficacia en las entidades.
Para lograr la aplicación práctica del Control Interno,  hemos diseñado una guía de acciones a seguir por los dirigentes y trabajadores, para su ejecución, desde el enfoque de ¿Cómo hacerlo?, y ¿Cómo evaluarlo?, así como  de  la documentación necesaria que evidencia y sustenta el cumplimiento de cada uno de los componentes  y normativas que integran la Resolución 60 del 1 de marzo del 2011 de la Contraloría General de la República.
Se sugiere adecuar a la entidad mediante la incorporación, eliminación o modificación de los aspectos  proporcionados en la herramienta, buscando correspondencia con sus   características, causa por la cual no se hace referencia a las disposiciones jurídicas vigentes a cumplir en cada procedimiento, unido  a las constantes transformaciones en el entorno económico. 
El máximo dirigente decidirá que procedimientos serán seguidos por él y para cuales designara un responsable.
Los trabajadores conocerán los pasos a seguir para el cabal cumplimiento de sus funciones.

Objetivo

• Brindar al directivo y a sus trabajadores de forma detallada las técnicas, métodos y medios  a seguir  para su aplicación práctica y para la emisión de  un juicio  crítico sobre su comportamiento.
• Servir de apoyo para los directivos y trabajadores que no cuenten con experiencia suficiente en la implementación del Control Interno.
• Sirve de base para la confección de guías de supervisión y programas de Auditorías.
• Auxiliar a los directivos  en su  labor,  para mejorar su  conocimiento y dominio sobre  la entidad y  los pasos a seguir  para evaluar el Control Interno, fomentar el cumplimiento de los valores éticos y morales y trasmitirlo a sus trabajadores, garantizando la   economía, eficiencia y eficacia de las operaciones.
• Contribuir a  la adquisición con facilidad de habilidades para la ejecución del Control.
•  Auxiliar a los profesores para que lo impartan de forma práctica en las clases de esta asignatura y en  los cursos y postgrados. 

A continuación le mostramos un glosario de algunos conceptos manejados en la  guía, para  facilitar su comprensión y  aplicación.

GLOSARIO
Código de ética. Normas que establecen y regulan el comportamiento esperado de los trabajadores de la entidad. Ayudan a elevar la sensibilidad ética y el razonamiento de cada acción desde el punto de vista de la integridad, fortalece el valor moral de los trabajadores y crea un sentido de identidad con la entidad. Establece principios con los cuales se evalúa el valor moral de una decisión, ya sea desde el punto de vista humano, legal, laboral o ambiental.
Control Interno. El proceso integrado  a las operaciones con un enfoque de mejoramiento continuo, extendido a todas las actividades inherentes a la gestión, efectuado por la dirección y el resto del personal”, esta se implementa mediante un sistema integrado de normas y procedimientos, que contribuyen a prever y limitar los riesgos internos y externos, proporcionando una seguridad razonable al logro de los objetivos institucionales y una adecuada rendición de cuentas.
Misión. La  Misión de una organización es una descripción del propósito, objetivo supremo o la razón de ser que justifica la existencia de la organización.  Esta constituye un elemento de vital importancia porque la Misión orienta el rumbo y el comportamiento en todos los niveles de la organización. Una Misión bien formulada permite guiar todas las acciones, sentimientos, valores y ofrece la imagen acertada que permite saber  hacia dónde se dirige la organización así como el apoyo, tiempo y recursos  vinculados a ella. 
Objetivos de control. Es el elemento, acción, actividad o  proceso que su manifestación  negativa, ya sea interna o externa, amenaza  o provoca   hechos no deseados que  causan perjuicio, y como consecuencia propicia el  incumplimiento de los objetivos y propósitos de la organización.
Procedimientos. Acción de proceder. Método de operación o serie de operaciones con que se pretende obtener un resultado. Los  procedimientos en el Control Interno  son el conjunto de técnicas, métodos y  medios a utilizar  para diseñar, implementar, perfeccionar, supervisar y evaluar  la efectividad del Sistema de Control Interno, los que deben ser diseñados atendiendo a las características y necesidades de cada entidad.
Riesgo. Peligro o inconveniente posible, exposición a contratiempos que puedan afectar de manera adversa el logro de metas.
Sistema de Control Interno. Son las acciones establecidas por la legislación especial en esta materia, que se diseñan y ejecutan por la administración, para asegurar la consecución de los objetivos siguientes:
a) Proteger y conservar el patrimonio contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilícito;
b) Asegurar confiabilidad y oportunidad en la información que se recibe o se brinda;
c) Garantizar la eficiencia y eficacia de las operaciones económicas, mercantiles u otras similares que se realicen, de acuerdo con su objeto social o encargo estatal;
d) Cumplir con el ordenamiento jurídico;
e) Cumplir con el ordenamiento técnico establecido por los organismos rectores, para el empleo de herramientas, equipos, instrumentos y otros medios de carácter similar, en la realización de los distintos procesos a su cargo.

Titulo: Componente No 1  Ambiente de Control

Objetivo: Este componente sienta las pautas para el funcionamiento legal y armónico  de toda entidad, el desarrollo de sus acciones y el resultado de  su  evaluación;  refleja la actitud asumida por la dirección y demás trabajadores en relación con la importancia dada al Sistema de Control Interno.
De ahí, la significación que se le debe dar a la hora de conformar el conjunto de buenas prácticas y  documentos referidos a  su actividad fundamental, es decir constituyen las actividades generales realizadas por la administración para   satisfacer los  objetivos institucionales por medio de una estructura formal y a través del esfuerzo humano. Puede considerarse como la base de los demás componentes.
Para respirar un verdadero ambiente de control en su entidad, usted debe conocerla, y reconocer lo planteado por,  I Kujiro Nonaca  (1991) “Una empresa no es una máquina, sino un organismo vivo, y, como tal tiene un sentido colectivo de la identidad (...)  “Cada organización es un producto de cómo sus miembros piensan e interiorizan” (Singe P.M1994).
Usted debe saber ¿Cuál es el objetivo de su organización? y  ¿Cómo está estructurada?, en términos  de, ¿Cuál es su razón de ser? ¿Qué quiere ser?, a ¿Quién quiere servir?,  y ¿Cómo es su estructura organizativa? , de esta forma una vez que tenga definido su propósito  o finalidad   socioeconómica,   sabrá  hacia donde y como   debe dirigirse, recuerde la pregunta de Alicia al gato Cheshire en el cuento “Alicia en  el país de las maravillas” ¿Podrías, por favor, decirme por cuál camino debo irme?, “Mucho depende de a dónde quieres ir”, dijo el gato, lo que significa que “quien no tiene un propósito no debe seguir caminando porque ya llegó”

Procedimientos

 Para  conocer su propósito fundamental  debe solicitar y leer:

• Resolución de Constitución de la entidad. Establece la fecha de constitución y  la dirección, establecida por su organismo rector.
• Objeto social. Define de forma detallada cual es la actividad fundamental de la entidad, dispuesto por su organismo rector.
•  Planeación Estratégica.  Muestra la misión, visión, los escenarios, los valores compartidos y deseados, las debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas que tiene la organización  y los criterios de medida para evaluar el cumplimiento de los objetivos de la entidad que, Ahora Serán Los Suyos. De no contar la entidad con este documento en el Anexo No.3, se explica en qué consiste.
• Estructura organizativa. Conjunto de documentos (Organigrama, Manuales de Organización, entre otros), cuya  finalidad es representar la forma en que se integra y coordina la organización, deben describir los objetivos, funciones, autoridad, y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen una estructura tributando a su actividad fundamental.
• Expediente de acciones de control.   Expediente contentivo de los informes que resumen, el resultado de las acciones de control y comprobaciones realizadas a la entidad por cualquier instancia, así como los planes de medidas elaborados para  dar seguimiento y contrarrestar las deficiencias señaladas, es un instrumento valiosísimo para la máxima autoridad,  al demostrar donde están los puntos vulnerables o debilidades de la organización, indicándole el camino a seguir.

En cuanto a su estructura, debe contener un índice único, donde se anotarán como máximo  tres días hábiles posteriores a su recepción, los documentos que serán foliados, estos  deben conservarse por cinco años, adicionándole luego la palabra retirado en el índice.
Una vez que tenga definido los objetivos de la entidad y conozca su estructura organizativa  y las principales debilidades,  entonces se dara cumplimiento a las normas de este componente, las que se detallan a continuación:
Norma. Planeación, planes de trabajo anual, mensual e individual
Esta norma se basa en la utilización  de la Planeación Estratégica, documento que se abordo anteriormente, de donde se extraerán los objetivos de trabajo,  base para la elaboración del Plan de Trabajo Anual de la entidad, el que se informará a cada área; y  la confección y aprobación del Plan o Presupuesto.
 Procedimientos
Para el cumplimiento de esta norma es necesario:

• Elaborar  planes de trabajo, a todos los niveles, es decir por cada trabajador que  su función  tribute al cumplimiento de los objetivos de la organización.

En cuanto a su estructura, debe elaborarse de  forma mensual e individual, consignando el nombre de la unidad organizativa, área, departamento o sección específica a que pertenece el trabajador su nombre y apellidos y cargo que desempeña, fecha de su elaboración, mes que sé está planificando, y la firma y cuño del jefe inmediato como evidencia de su aprobación.
 Debe detallarse en cada día laborable del mes las actividades  a realizar, que deben estar en correspondencia con los objetivos de la organización, y la hora de su realización, así como la anotación en caso de existir alguna variación o inclusión de nuevas tareas, deben estar consignadas el total de las horas laborables.
En cuanto a los objetivos de trabajo, el máximo dirigente de la organización, debe de haber definido que área, sección, departamento, proceso, subproceso o actividad juega un papel fundamental en el cumplimiento de cada objetivo de trabajo, responsabilizando a cada dirigente y especialista en su cometido y estos a su vez, a sus subordinados; lo que contribuirá a evaluar su desempeño, mediante los criterios de medidas de cada objetivo.

• Plan o presupuesto,  con la activa participación de los trabajadores se debe analizar las propuestas, y una vez que se aprueben, se comunicará   rápidamente, realizando acciones de divulgación, en matutinos, reuniones sindicales y otros espacios que considere oportuno para lograr su adecuada ejecución.

Recuerde
Debe dar seguimiento al cumplimiento de cada tarea, y dejar evidencia, puede ser en el propio plan o en otro  documento y  divulgue el Plan o Presupuesto de su entidad, todos deben conocerlo.
Norma. Integridad y valores éticos
Para el cabal cumplimiento e implementación del Sistema de Control Interno es imprescindible la  observancia de los valores éticos por parte de todos los directivos superiores, dirigentes, funcionarios y trabajadores, los que además de realizar acciones para incentivarlos, deben demostrarlo  con  su ejemplo personal, pues como se dice en el argot popular “ una acción vale más que mil palabras”
Para lograr el  éxito, es necesario que la integridad y los valores éticos no puedan, bajo ninguna circunstancia, ser contravenidos, mensaje que será captado por los trabajadores  y seguido por el resto de los dirigentes, elevando  su compromiso ético y sentido de pertenencia.
El cumplimiento de esta norma debe ser de forma cualitativa.
Procedimientos

• Como dirigente no debe olvidar, que usted, es un  líder, que aunque (los líderes nacen, no se hacen), una vez que aceptó ocupar su cargo, tendrá la misión en el orden personal de ser, más valiente, más decidido y con mayor capacidad verbal de comunicación que el resto de sus subordinados, estas cualidades unidas al reconocimiento y demostración a cabalidad de los más genuinos valores morales, políticos, sociales, culturales y espirituales, será  el secreto para  que le sigan.

Para lograr lo anterior se aconseja:

• Trabaje en grupo, para la toma de decisiones.
• Sea receptivo, controle el ego.
• Sea dueño del tiempo, no el de usted.
• Inspire confianza.
• No abuse de su autoridad.
• Sea paciente y prudente en su  trato.
• Escuche, recuerde que tenemos dos oídos y una sola boca, es para oír   el doble de lo que hablamos.
• Distribuya adecuadamente las tareas.
• No cambie arbitrariamente, las decisiones tomadas.
• Sea implacable con la corrupción en todas sus manifestaciones, indisciplina, delito e ilegalidades.

Documentación que la avala:

• Código de Ética de los Cuadros del Estado Cubano, debe ser discutido con periodicidad por parte de todos los dirigentes y del conocimiento de los trabajadores, dejando evidencia documental (Firmar).
• Código de conducta  o Reglamento disciplinario interno, será discutido en las asambleas de trabajadores  y aprobado, ante su violación por desviaciones de las políticas y procedimientos establecidos por este, se aplicaran medidas que  se divulgaran internamente,  para que sean del conocimiento de todo el personal de la organización, pueden existir los dos o uno de ellos.
• Reglamento Orgánico, establece las reglas, derechos y deberes de la organización, avaladas por su  organismo rector.
• Manual de Organización y Procedimientos, contemplan la forma en que se integra y coordina la organización, definiendo el conjunto de normas, reglamentaciones, políticas y procedimientos, realizados por la dirección y los trabajadores para el cumplimiento de sus objetivos,  es la documentación de los principales procesos de la organización, que contribuirá al aprovechamiento de los recursos humanos, materiales y financieros. Si no está elaborado en su entidad, en el  Anexo 4 se explica según Toros  Rios y coautores (2004). .
• Convenio colectivo de trabajo, define derechos, deberes y obligaciones que tienen todos los miembros del colectivo laboral, el que debe ser discutido y aprobado por ellos.
• Además es necesario que el dirigente conozca,  cual es la plantilla aprobada y cubierta, quienes son los dirigentes vinculados con las distintas actividades, fecha en que tomaron posesión del cargo y su nivel de desempeño, así como Resolución de constitución de los órganos de dirección y consultivos y sus actas como evidencia de su funcionamiento, y cuál de sus miembros posee firma autorizada;  Bancos con los que se relaciona y  su licencia para operar en moneda nacional  u otras; principales contratos y obligaciones; el plan o presupuesto aprobado y su comportamiento en el periodo;  los Estados Financieros que se elaboran, y  si se hace  uso de los sistemas y tecnologías de la información.
• Cada trabajador debe sentir que, es la parte más valiosa de la organización, y una vez que es integrante de esta, debe elevar  su compromiso ético y sentido de pertenencia, pues forma parte de un cuerpo donde cada miembro es  importante.

Norma. Idoneidad demostrada
Para garantizar la efectividad del Sistema de Control Interno, se debe contar con personal idóneo, lo que se demuestra en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades asignadas a su cargo.
Procedimientos

• Para evaluar la idoneidad, se debe tener en cuenta  lo consignado en el diseño de cada puesto de trabajo, específicamente lo relacionado con las habilidades requeridas para su buen desempeño y los conocimientos específicos que son necesarios dominar para cada  cargo.  De ahí, que especificar el nivel de competencia profesional requerido y  la emisión de  un criterio de valor para la evaluación de los recursos humanos, por parte de personal  calificado, es la forma más adecuada para su comprobación. 

A continuación se sugiere cómo hacerlo:
Para los trabajadores de la entidad

• Realizar acciones de supervisión de manera continua y puntual, es decir evaluar el cumplimiento de sus funciones diarias (puede ser a las anotaciones realizadas en los registros, u otros  documentos, en la calidad de la  información, etc.), lo que debe ser ejecutado por parte del jefe inmediato superior dejando evidencia documental, lo que nutrirá la evaluación de desempeño del trabajador.

Para los trabajadores  de nuevo ingreso

• El proceso de selección y aprobación,  debe ser antecedido del estudio minucioso del expediente laboral  y de las investigaciones realizadas por el  Comité de Expertos o Comité de Idoneidad  según  el que exista en la entidad, lo que   evidenciará el nivel de preparación y experiencia que posee y si está en correspondencia con los requisitos y competencias exigidos para el cargo que ha de ocupar.

Una vez que se apruebe,

• Se le  acoge, orienta y adiestra en función del cargo a ocupar, presentándole a  sus nuevos colegas, se le familiariza con sus actividades facilitándole los manuales de procedimientos contentivos de la actividad que realizará y  asignándole un tutor que determinará las necesidades de capacitación de ser necesario.
• Los trabajadores, deben asumir de buena voluntad la asignación de nuevas tareas, toda vez que la entidad lo necesite para ayudar a cumplir sus objetivos, lo que le dará la oportunidad de pulir  y desarrollar sus habilidades, demostrando su talento y creatividad.
• Los dirigentes, deben recorrer cada área y conversar con los trabajadores haciéndoles entender que son  importantes porque son una parte permanente de la organización.

Recuerde
La organización puede tener un sin número de manuales, leyes y políticas establecidas y listas para ser mostradas a cualquier supervisor, pero si no ha informado al hombre y lo ha hecho comprender su importancia e incidencia para con el Control Interno, sólo está diseñando un sistema de Control Interno ficticio y en papeles.
Norma. Estructura organizativa y asignación de autoridad y responsabilidad
Esta norma se sustenta  con la existencia de la  estructura organizativa de forma documental, la que fue descrita al inicio de este componente y debe contener de forma gráfica un organigrama, el  que contribuye a la asignación de la autoridad y responsabilidad.
 Procedimientos

• Confeccionar  un esquema, mediante figuras geométricas relacionadas con flechas,  que presente a toda la organización en conjunto, dando una visión de la estructura general y funcional y sus interrelaciones básicas, en correspondencia con los procesos, actividades y operaciones que se desarrollan.  Esto es un organigrama.
• El máximo  dirigente debe solicitar la cifra de la plantilla aprobada y cubierta y la caracterización del desempeño laboral de cada trabajador, a los dirigentes,  para conocer si dispone del personal necesario en número, conocimientos y experiencia, para llevar a cabo su misión, y si todas las responsabilidades han sido asignadas, para entonces, si es necesario delegar la autoridad.
• Poseer la documentación,  que avale la creación de los órganos  consultivos  y de dirección y del nombramiento de sus miembros.
• Confeccionar y actualizar, el Plan de Seguridad  y Protección Física a  tenor de lo dispuesto en la legislación vigente.
• Delegue  autoridad, para el seguimiento de las actividades y el fortalecimiento del  control, para tratar objetivos organizativos, funciones operativas y requisitos de regulación.

Recuerde

Se  delega autoridad, no-responsabilidad.
El  Manual de Organización sustenta y cumplimenta  esta norma, ya que este formaliza las disposiciones legales y  procedimientos que se diseñan, establece las atribuciones y obligaciones de los cargos, que constituyen el marco formal de autoridad y responsabilidad, así como las diferentes relaciones jerárquicas y funcionales, en correspondencia con el organigrama.
 Norma. Políticas y prácticas en la gestión de los recursos humanos
Esta norma va dirigida al cumplimiento de las disposiciones legales y es esencial para la selección, capacitación y  permanencia de los trabajadores, fortaleciendo la formación de valores y elevando su competencia.

Procedimientos

• Verificar el  historial de los candidatos a formar parte del personal de la entidad, en cuanto a comportamiento previo o actividades que se consideren no aceptables por la entidad, en el proceso de captación,  antes de su selección y aprobación.
• Informar a los trabajadores  sus responsabilidades, las políticas relacionadas con su comportamiento y  lo que se espera de ellos.
• Orientar la observancia de las normas éticas y morales.
• Recopilar información en relación con el cumplimiento del código de conducta u otras directrices de comportamiento, antes de la promoción o retención de los trabajadores.
• Determinar las necesidades de capacitación de cada trabajador, en conversatorio con este y su jefe inmediato, para mejorar su capacidad.
• Elaborar Plan de Capacitación, el que dará respuesta a las necesidades diagnosticadas en el  punto anterior, este  debe estar en contante actualización.
• Tomar acciones correctivas adecuadas, en respuesta a las desviaciones en las políticas y procedimientos aprobados.
• Conservar evidencia documental, de las reuniones del Comité de Expertos o Idoneidad, según proceda y de  los Órganos de Justicia Laboral de Base.

Recuerde
Cada trabajador, tiene el derecho que se le oriente, adiestre y capacite en función del cargo que se le ha asignado.
Titulo: Componente No 2 Evaluación de Riesgos
 Objetivo: Todo  órgano, organismo, organización y entidad, enfrenta riesgos que pudieran clasificarse en dos grupos, aquellos que ponen en peligro el cumplimiento de los objetivos contentivos en la planeación estratégica y los que pueden propiciar la ocurrencia de hechos delictivos o manifestaciones de corrupción, que a su vez se complementan, de ahí la importancia de este componente, que establece las bases  para la identificación, análisis, clasificación y valuación de ser posible de los riesgos, los que permiten evaluar las principales vulnerabilidades y determinar los objetivos de control, para conformar el Plan de Prevención de Riesgos.

Procedimientos

• Designar al Comité de Prevención y Riesgos o a un grupo de trabajadores con experiencia  y elevadas condiciones políticas y morales, como responsables de la ejecución  de las acciones a cometer para el cumplimiento de cada norma y la elaboración  del Plan de Prevención de Riesgos.
• Emitir resolución, como evidencia documental y legal de la acción anterior.
• Dejar evidencia documental, de la realización de cada acción.

Norma. Identificación del riesgo y detección del cambio

La identificación de los riesgos es un proceso que se realiza de forma permanente, y debe  integrar a todos los trabajadores de forma activa y consciente, los que deben identificarlos por cada proceso, actividad y operación que  desarrollen  en la entidad, de forma permanente.
Procedimientos

• Para desarrollar la actividad de la identificación de riesgos existen herramientas, algunas de las cuales te relacionamos a continuación: Cuestionarios, Organigramas,  Diagramas de flujo,  Estados financieros,  Manuales,  Inspecciones,  Entrevistas, Contratos,  Proyectos,  Inventarios.
• En cada área realizar la identificación de los riesgos, determinando cada trabajador que riesgo afecta o puede afectar, las actividades u operaciones que realiza para el cumplimiento de sus funciones.
• Los  riesgos previamente identificados deben ser clasificados por los trabajadores en:

              Internos, que son los provocados por la actividad específica, debido a las características específicas de su funcionamiento, es decir aquellos que son propiciados por el cumplimiento de la actividad fundamental, pueden ser  modificaciones en la estructura organizativa, la composición de los recursos humanos, variación de los niveles de los procesos productivos o de servicios, la tecnología, etc.
             Externos, son los elementos que ocurren fuera de la organización pero que afectan el cumplimiento de sus objetivos, pueden ser  factores económicos financieros, cambios en los presupuestos y planes,  medioambientales, políticos, sociales, modificaciones de disposiciones legales, cambios de estrategias, tecnológicos, etc.

• Analizar las causas que provocaron los riesgos, los propios trabajadores expondrán por su experiencia en el desempeño de sus funciones, cuales son,   lo que permitirá que estos propongan también las medidas para prevenir o contrarrestar su ocurrencia.

Aunque los riesgos sean identificados, siempre existe la probabilidad de la ocurrencia de cambios y  estos deben determinarse para que sean contrarrestados, de ahí, que es necesario:

• Informar oportunamente los cambios que han sido captados o la probabilidad de la ocurrencia de estos, esta acción debe realizarse por los trabajadores y dirigentes, de forma rápida.

De ocurrir los cambios, estos deben ser comunicados, analizados con los afectados y asumidos como una transformación en el entorno del control, que propicia nuevos riesgos.
Es necesario también, determinar la afectación económica que pudiera ejecutarse, si se materializaran los riesgos en los casos que esto procede, de ahí que se debe:

• Cuantificar la probable pérdida que ellos puedan ocasionar, ante su ocurrencia, por ejemplo:
• Dentro de los riesgos medioambientales, tenemos Huracanes, si su entidad posee recursos almacenados en establecimientos, que por su estructura constructiva, no soporten este evento climatológico, o su lejanía impida su transportación oportuna, entonces cuantifique considerando el valor de sus inventarios ¿Cuánto perdería?
• Si la producción de bienes o servicios es su actividad fundamental, y ocurren afectaciones en el escenario económico financiero, que afecten el suministro de materias primas, entonces usted cuantificaría la pérdida  ocasionada por el no cumplimiento de las ventas planificadas.

Puede utilizarse como fuente de información, los registros del paso de estos eventos, que deben encontrarse en el departamento de estadística, o en los comentarios de los Estados Financieros.
Recuerde
Un sistema de control puede dejar de ser efectivo al cambiar las condiciones del entorno.
Norma. Determinación de los Objetivos de  Control
Una vez que, por cada área se hayan identificado, analizado, clasificado y cuantificado los riesgos de ser posible, se determinan los objetivos de control. 
¿Qué son los objetivos de control? La autora define:
Es el elemento, acción, actividad o  proceso que su manifestación  negativa, ya sea interna o externa, que amenaza  o provoca   hechos no deseados que  causan perjuicio, y como consecuencia propicia el  incumplimiento de los objetivos y propósitos de la organización. Carmenate (2012)
¿Cómo se determinan?, a continuación se detallan los procedimientos.
Procedimientos

• Determinar qué elemento, acción, actividad o  proceso (objetivo de control), afecta de forma regular y negativa   el cumplimiento de la actividad fundamental de la entidad,  se reconoce, al realizar el análisis de los riesgos y las causas que los originan, estas causas fueron fijadas por los trabajadores de cada área en la norma anterior,  es la causa de la afectación que se manifiesta con mayor regularidad. 
• Diseñar los objetivos de control,  reconocidas las causas que originan los riesgos debe planearse, qué se necesita hacer, para evitar que las amenazas o los hechos no deseados ocurran, es decir, se analiza qué puede ocurrir  incorrectamente y qué me propongo  para que no ocurra, esto es el diseño.
• Trazar una estrategia, es  definir, qué quiero hacer, para prevenir, detectar, impedir, interactuar, corregir, segregar, etc., la ocurrencia de un riesgo, entonces solo así, estaremos en condiciones de definir que técnicas de control se necesitan para llevar esta estrategia a vías de hecho.
• Determinar las técnicas de control, estas son el conjunto de actividades y mecanismos  diseñados con la finalidad de prevenir, detectar y corregir errores o fraudes que pueden ocurrir en las actividades de la organización. Pueden ser una norma, un programa de computación, una cerca perimetral, un agente de seguridad y protección, una alarma, etc., lo que debe disminuir la exposición al riesgo.
• Realizar inicialmente por las personas  o comité designados las acciones antes descritas, y  luego  analizarlas, discutirlas con los trabajadores para su  aprobación. 
• Elaborar un reglamento por cada área, sobre lo que se necesita cumplir para evitar la ocurrencia de riesgos, el que consignara el diseño del objetivo de control, su estrategia para enfrentarlo y las técnicas de control utilizadas para minimizarlo en forma de actividades.

Recuerde
Identifica  y diseña el objetivo de control, traza una estrategia para prevenirlo y detectarlo y luego determina  qué técnicas de control utilizarás para minimizar los riesgos. Solo así los riesgos serán enfrentados con efectividad.
Norma. Prevención de Riesgos
Esta norma se sustenta documentalmente con la elaboración del Plan de Prevención de Riesgos, el que se nutre del resultado de cada una de las acciones, realizadas al dar   cumplimiento a las dos normas anteriores de este componente, el que debe ser aprobado por el órgano colegiado de dirección y evaluado periódicamente, dejando evidencia documental.
Procedimientos

• Elaborar el Plan de Prevención por áreas, secciones, departamentos y uno general de la organización, con la  estructura y contenido siguiente: 

Número  de cada actividad o área: puede ser de forma consecutiva o por área, departamento, sección, etc.
Actividad  o área: acción,  relación, proceso o procedimiento, que por su exposición es susceptible a  riesgos.
Riesgos: acontecimientos que pudieran afectar el logro de los objetivos y metas de la organización,  deben clasificarse en interno y externo, por ejemplo violación de la disciplina laboral.
Posibles  manifestaciones negativas: forma de operar que  propicia un riesgo,  mediante la acción u omisión con o sin intención, de normativas, legislaciones y procedimientos de control, etc., debe detallarse cómo puede ocurrir  la manifestación, continuación del ejemplo anterior: Llegadas tardes, ausentismo, no controlar la permanencia de los Recursos Humanos, entre otros.
Medidas  a aplicar: deben ser de carácter sorpresivo y dirigidas a eliminar o disminuir las causas y condiciones que propician la comisión de los riesgos, incluyendo acciones o procedimientos de carácter ético-moral, técnico-organizativo, de control y autocontrol, esta última con el objetivo de medir la efectividad de las anteriores y del plan.  Ejemplos: continuación del referido anteriormente, Revisión  de las Tarjetas o Registros de entrada y salida de los Recursos Humanos de forma sorpresiva al inicio y terminación de la jornada laboral y de su permanencia; Divulgación de las indisciplinas acontecidas con el interés de transmitir la experiencia, sus consecuencias y necesidad de estar alertas; cambio de tareas a trabajadores que ocupan cargos claves o tienen bajo su custodia activos de valor.
Responsable: trabajador o dirigente encargado de su cumplimiento.
Ejecutante: debe ser la persona que no tenga orientado,  dentro de sus funciones  la ejecución de la medida a aplicar,  para que la medida a aplicar no sea de carácter funcional o reproduzca orientaciones metodológicas.
Fecha de cumplimiento de las medidas: no deben ser identificadas como, diario, permanente, mensual, bimensual, trimestral, sino que permita la evaluación y cumplimiento de las medidas tomadas.

• Actualizar, incluyendo nuevos riesgos  originados por cambios u otras causas, y analizar de forma sistemática con la activa participación de los trabajadores ante la presencia de hechos que así lo requieran.

Recuerda
 “En prever está el arte de salvar”, el Plan de Prevención no es un documento frío, es un instrumento de trabajo de la dirección, para dar seguimiento sistemático a los objetivos de control,  ¡úsalo!, y el autocontrol se considera como una de sus medidas, para medir la efectividad de estas y de los objetivos de control propuestos.
Título: Componente No 3 Actividades de Control
Objetivo : aplicar actividades de control a todas las transacciones, hechos y operaciones económicas,  para comprobar la autorización para su ocurrencia y  la exactitud de su registro contable, conforme a las Normas Cubanas establecidas al efecto y las especificas para el desarrollo de la actividad fundamental de cada entidad,  con el propósito de lograr la fiabilidad de la información financiera y la calidad en su gestión, requerimientos indispensables  para el cumplimiento de la misión y los objetivos de la organización.
Este componente  se estructura en seis normas, que se relacionan entre sí como un todo, pues al  examinar  minuciosamente cada transacción, hecho u operación económica,  desde su origen hasta su contabilización e información, esta debe cumplir con cada una de ellas, para demostrar su legitimidad y razonabilidad. 
 A continuación se describen los procedimientos a seguir para alcanzar la observancia y aplicación práctica de cada norma, y seguidamente se detallan las acciones a realizar por ciclos contables, para lograr su cumplimiento.
Norma. Coordinación entre áreas, separación de tareas y responsabilidades y niveles definidos de autorización.

Procedimientos

• Coordinar adecuadamente  la interrelación del trabajo entre cada proceso, actividad y operación,  estando en correspondencia con las políticas, y los procedimientos apropiados y necesarios en relación con cada una de las actividades definidas para cada área, las que  deben  propiciar  la integración, la consistencia y la responsabilidad con carácter colectivo, por ejemplo:

-Una vez, que se reciba y recepcione la materia prima, debe informarse oportunamente al departamento de producción, para su distribución, lo que estará en correspondencia con los niveles de ventas planificados.
  

-Definidos los objetivos de trabajo, la máxima autoridad deberá delimitar los responsables del cumplimiento de cada uno de ellos y estos a su vez lo harán con sus subordinados, de esta forma se coordina, ¿Cómo y Quién? , es el responsable de cada tarea.

• Las tareas y responsabilidades asignadas, deben estar separadas y en equilibrio, es decir la persona que inicia una transacción no debe ser la misma que  la termina, (en la medida de lo racionalmente posible), por ejemplo,  deben  autorizar, ejecutar, registrar y comprobar una transacción, personas distintas, por ejemplo, los trabajadores del almacén que manejan los inventarios no deben tener acceso a la documentación contable,  y de existir la necesidad de  realizar una persona  más de una de estas tareas, deben  implementarse controles alternativos que aseguren razonablemente el desempeño de los responsables, y dejando evidencia   documentalmente.
• Definir la autorización por parte de la  autoridad facultada,  para la ejecución de cada operación, proceso o actividad, donde el responsable  con carácter obligatorio debe ofrecer  evidencia documental; además  se han de establecer los debidos momentos y niveles de autorización, para la comprobación de las transacciones en cuanto a exactitud, totalidad y autorización pertinente: aprobaciones, revisiones, cotejos, recálculos, análisis de consistencia, prenumeraciones;  controles físicos patrimoniales: arqueos, conciliaciones y recuentos- Se definen en los puestos de trabajo de las diferentes áreas las responsabilidades y autoridad de los mismos para asumir las responsabilidades

Norma. Documentación, registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos.

Procedimientos

• Es obligatoria la elaboración de documentación y su salvaguarda, como evidencia de la ocurrencia de las transacciones, hechos, operaciones, procesos o actividades que se realicen en la entidad, esta debe ser fiable y con calidad, es decir,  sin borrones, enmiendas y  tachaduras; esto incluye las actas de,  asambleas con  trabajadores,  consejo de dirección, y otras que se realicen; registros, vales, transferencias, solicitudes, recepciones, facturas, expedientes, comprobantes de  operaciones, entre otros, para que estén disponibles para su verificación.

       Si la entidad determina pueden estar en formato digital o impreso, salvo aquellas que son reguladas por los órganos y organismos rectores.

• Deben   registrarse  y clasificarse inmediata y debidamente las transacciones y hechos, estas deben registrarse en el momento de su ocurrencia, o lo más inmediato posible, para garantizar su relevancia y utilidad, esto debe hacerse desde el inicio hasta el final del ciclo contable  para la presentación razonable de los saldos en los estados financieros, facilitando a directivos y terceros la toma de decisiones.

Norma. Acceso restringido a activos y registros
Procedimientos

• El acceso a los recursos, activos,  registros y comprobantes, debe estar restringido y  protegido por mecanismos de seguridad. Por ejemplo, confeccionar actas de responsabilidad sobre la utilización y custodia, otorgar acceso o permisos solo a personas autorizadas, sistemas de alarmas, pases y códigos de, y para  él, acceso, solapines que identifiquen a cada trabajador, custodios, conteos periódicos a almacenes y cotejo de las existencias con los registros contables para verificar su coincidencia.

Lo anterior  previene el riesgo de  sustracción, despilfarro, uso indebido, y manifestaciones de corrupción, de validarse algunos de estos riesgos, deben incluirse en el Plan de Prevención.
Norma.  Rotación del personal en las tareas claves

Procedimientos

• La  rotación del personal en las tareas claves, previene la comisión de irregularidades, errores y fraudes, demuestra que nadie es imprescindible, propicia el alcance de un conocimiento integral de las actividades que se realizan en cada puesto de trabajo de su área, por parte de los trabajadores.
• Identificar, ¿ cuáles  son las tareas  claves?,  son aquellas en la que se manipula, efectivo, documentos de valor, materias primas o materiales, registros, facturas, entre otros;  Que con el ánimo de lucro el responsable de su custodia, propicia la ocurrencia de  un hecho o  manifestación delictiva, con o sin confabulación, o la ausencia del responsable provoca el paro del proceso contable.
• Debe elaborarse un plan de rotación en el desempeño en las tareas claves del personal involucrado, debe incluir nombre y apellidos del trabajador, función que realiza, área y  periodo en que ha de rotar.
• Determinar la calidad de la rotación,  la dirección efectuara un análisis periódico y sistemático, de los resultados obtenidos, comparándolos con períodos anteriores.
• De no contar con suficientes trabajadores, fortalezca las acciones de supervisión o monitoreo.

Norma. Control de las tecnologías de la información y las comunicaciones

• Confeccionar un plan de seguridad informática, que determine los niveles de  acceso, claves y  contraseñas a utilizar por el personal designado para el uso de las tecnologías de la información,  así como el personal con acceso a las áreas en las que se encuentren ubicadas, actualización de antivirus, como medida de protección,  según la legislación vigente.
• Efectuar controles de tecnología de la información y las comunicaciones, que integren y concilien el Plan de seguridad informática,  relacionados principalmente con:

       Seguridad física de los equipos de información, controles de acceso, controles sobre software, controles de proceso de datos, controles sobre el desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones, controles de las aplicaciones, entre otros que necesite la entidad. Los controles ayudan a registrar y supervisar transacciones y eventos a medida que ocurren, y a mantener datos financieros.           

Norma.  Indicadores de rendimiento y desempeño

Esta norma va dirigida a la evaluación del cumplimiento de los objetivos fijados por la organización, de forma cualitativa y cuantitativa. La información para esta evaluación puede ser obtenida al término del ciclo de operaciones, o en la rendición de cuentas  del desempeño de cada directivo, funcionario o ejecutivo, de ahí la importancia de que se defina en los planes de trabajo individuales,  a que objetivo de trabajo tributa su cargo.
De forma general, las normas  antes referidas evidencian la unidad indisoluble de cada una de ellas,  de forma lógica una da cumplimiento a la otra, por lo que toda información contable tiene que cumplir cada una de ellas para cumplir sus cualidades de oportunidad, confiabilidad, calidad, suficiencia y pertinencia.
A continuación se describen los procedimientos a seguir para el cumplimiento de las citadas normas por cada ciclo contable.

Procedimientos

Documentación  que debe solicitar y leer:

• Manual de Contabilidad y Costos, muestra  de forma ordenada el  sistema utilizado para el procesamiento del registro contable y de la emisión de las informaciones derivadas del mismo en cada momento del ciclo contable.  Es una herramienta eficaz para dirigentes,  especialista y trabajadores del área contable, ya que contribuye al cumplimiento  cabal del Control Interno al  proporcionar detalles de cuáles son los procedimientos a seguir para el registro y emisión de las informaciones contables. De no contar la entidad con este documento en el Anexo No. 5, se explica en qué consiste.

Los procedimientos que serán descritos a continuación, serán realizados por los trabajadores del área de contabilidad y economía, fiscalizados por el especialista del área y monitoreados de forma puntual por el Comité de Prevención o la máxima autoridad de la organización, quien deberá conocerlos, para la emisión de un criterio de valor al evaluar su funcionamiento.
Ciclo tesorería o efectivo
Caja
Procedimientos

•  Elaborar un documento que apruebe los diferentes fondos fijos con que opera la entidad y su cuantía y que relacione las tarjetas prepagadas de combustible utilizadas.
•  Realizar arqueos periódicos y sorpresivos al  efectivo en caja y a las tarjetas prepagadas de combustible en el Servi Cupet,  según el plan aprobado por la autoridad facultada, de acuerdo con la legislación vigente.
•  Restringir  el acceso a la caja  y que esta posea las medidas de seguridad para la protección del efectivo,  los documentos de valor, y los registros contables.
• No  custodiar recursos monetarios ajenos a la entidad en la caja.
• Controlar los documentos de valor  mediante registros habilitados y actualizados y  cumplir con la legislación financiera, bancaria y de otro tipo aplicable vigente, además de poseer la palabra PAGADO una vez que se reembolsen los importes contenidos en ellos.
•  Los anticipos  y liquidación de gastos de viaje deben ser firmados al solicitarse y liquidarse por los funcionarios autorizados, sus  importes en correspondencia  con los autorizados,  anexando los justificantes que lo avalen,  y  su liquidación  dentro del término establecido.
•  Al elaborar los vales para pagos menores estos deben contener la totalidad de los datos del cuentapropista que prestó el servicio.
• Realizar  desembolsos en efectivo sólo por los conceptos autorizados
•  La combinación de la caja solo puede ser del conocimiento del cajero, responsabilidad definida mediante  acta  firmada por él y la autoridad facultada.
•  La máxima autoridad   debe poseer copia en sobre lacrado, de la combinación de la caja fuerte.
•  Dejar  evidencia documental  del conteo al efectivo y documentos de valor en caja, por sustitución del cajero y delimitar la responsabilidad del entrante.
•   Al recibir  ingresos estos  deben corresponderse con los documentos que lo avalan y ser depositados en los términos establecidos de acuerdo a la legislación vigente.

Banco
Procedimientos

• Elaborar la conciliación bancaria de las cuentas habilitadas
• Comprobar que los pagos sólo se lleven a cabo para las compras debidamente autorizadas por la autoridad facultada.
• Los recursos monetarios asignados solamente deben utilizarse para dar cumplimiento a las actividades de la entidad.
• Cumplir con el calendario de pagos aprobado por la autoridad facultada, en los contratos.
• Investigar el  tratamiento dado a  los faltantes, pérdidas y sobrantes, de acuerdo con la legislación vigente.
• Los reintegros de salarios no reclamados y los indebidos deben  efectuarse  dentro de los términos que establece la legislación vigente.
• Las  funciones  relativas a las transacciones y hechos relacionadas con la caja y el banco,   deben estar autorizadas,  registradas y revisadas por  personas diferentes, existiendo evidencia documental de los nombres, cargos y firmas de estos y de los casos debidamente justificados que no cumplan con esta norma.

Presupuesto
Procedimientos

• Desagregar el presupuesto, controlar su ejecución y cumplimiento  por áreas de responsabilidad, así como el análisis de las causas de las desviaciones.
• Analizar mensualmente en las asambleas de afiliados con los trabajadores y  los órganos de dirección colectiva el comportamiento del plan o presupuesto y el plan de ahorro,  identificando variaciones, tendencias o cambios significativos,  sus causas y las medidas tomadas tendentes a su corrección.
• Analizar el presupuesto para el año y elaborar el plan de ahorro con los trabajadores dejando  evidencia documental de esta acción.

Ciclo de Cobro
Cuentas por Cobrar a Corto Plazo
Obligaciones contraídas con clientes por la venta o prestación de servicios.
Procedimientos

• Habilitar expedientes por  clientes, que contengan la totalidad de las facturas correspondientes a las operaciones de ventas efectuadas o servicios prestados por cada concepto, los que deben ser  custodiados y archivados correctamente, las cobradas consignaran la fecha y el número y tipo de instrumento de pago utilizado, aunque pueden ser archivadas aparte.
• Poseer los contratos actualizados
• Contabilizar oportunamente las ventas o servicios prestados por cada concepto.
•  Confeccionar oportunamente la documentación que avala las devoluciones de mercancías, reclamaciones a clientes y rebajas en ventas.
• Realizar confirmaciones de forma documental,  como evidencia  de las gestiones de cobro.
•  Investigar  en caso de ocurrir faltantes o sobrantes,  y elaborar expediente antes de realizar  los ajustes para su cancelación, ajustándose a lo dispuesto en la legislación vigente.

Cuentas por Cobrar diversas
Son obligaciones contraídas por terceros, proveniente de  ventas eventuales de Activos Fijos Tangibles e inventarios, por conceptos no relacionados con la actividad fundamental de la organización, sanciones a  trabajadores, adeudos a trabajadores por distintos conceptos, reclamaciones a suministradores. 
Procedimientos

• Habilitar expedientes por  clientes o deudores, que contengan la totalidad de las facturas correspondientes a las operaciones de ventas efectuadas o servicios prestados por cada concepto, los que deben ser  custodiados y archivados correctamente, las pagadas consignaran la fecha y el número y tipo de instrumento de pago utilizado, aunque pueden ser archivadas aparte.

Pagos Anticipados
Pago adelantado realizado por la entidad, antes de recibir la mercancía o los  servicios.
Procedimientos

• Habilitar expedientes por  clientes, que contengan la totalidad de las facturas correspondientes a las operaciones de ventas o servicios que se han de realizar, los que deben ser  custodiados y archivados correctamente. 
• Realizar acciones para  que no  se  exceden del término establecido en los contratos entre las partes, para evitar su envejecimiento.

De forma general

• Las  funciones  relativas a las transacciones y hechos relacionadas con cada operación de cobro,   deben estar autorizadas,  registradas y revisadas por  personas diferentes, existiendo evidencia documental de los nombres, cargos y firmas de estos y de los casos debidamente justificados que no cumplan con esta norma.
• Desglosar por edades las cuentas por cobrar a corto, largo  plazos y diversas, y los pagos anticipados.

Ciclo de Pago
Cuentas por Pagar a corto plazo
Obligaciones contraídas con suministradores por la compra de mercancías o la recepción de servicios.
Procedimientos

• Habilitar expedientes por suministradores, que contengan la totalidad de las facturas las que deben anexar las recepciones, correspondientes a las operaciones de compras  o servicios recibidos, los que deben ser  custodiados y archivados correctamente, las pagadas consignaran la fecha y el número y tipo de instrumento de pago utilizado, aunque pueden ser archivadas aparte.
• Poseer los contratos actualizados
• Contabilizar oportunamente las compras o servicios recibidos por cada concepto.
• Confeccionar oportunamente la documentación que avala las devoluciones de mercancías, reclamaciones a clientes y rebajas en compras.
• Realizar confirmaciones de forma documental, de los importes pendientes de pago con los suministradores.
• Investigar  en caso de ocurrir faltantes o sobrantes y elaborar expediente antes de realizar  los ajustes para su cancelación, ajustándose a lo dispuesto en la legislación vigente.

Cobros Anticipados
Efectivo recibido por adelantado por un cliente,  antes de realizar la venta o prestación de servicios.
Procedimientos

• Habilitar expedientes por  clientes, que contengan la totalidad de las facturas correspondientes a las operaciones de ventas o servicios que se han de realizar, los que deben ser  custodiados y archivados correctamente. 
• Realizar acciones para  que no  se  exceden del término establecido en los contratos entre las partes, para evitar su envejecimiento.

De forma general

• Desglosar por edades, proveedores y/o suministradores las cuentas por pagar a corto  y largo plazos, las diversas y los cobros anticipados.  
• Las  funciones  relativas a las transacciones y hechos relacionadas con cada operación de pago,   deben estar autorizadas,  registradas y revisadas por  personas diferentes, existiendo evidencia documental de los nombres, cargos y firmas de estos y de los casos debidamente justificados que no cumplan con esta norma.

Activos Fijos Tangibles
Procedimientos

• Confeccionar plan mensual  de chequeo de Activos Fijos Tangibles, que abarque el conteo del cien por ciento de los medios en el año, el que debe ser aprobado por la autoridad facultada.
• Efectuar conteo físico  de los activos fijos  según plan aprobado.
• Definir mediante actas de responsabilidad firmadas, los custodios de estos medios, quedando copia  en el área  contable o económica, como medidas de salvaguarda ante la posible pérdida.  ( deben relacionarse todos los medios)
• Identificar mediante códigos numéricos o alfa numéricos cada medio, que deben coincidir con la relación existente en el área  contable o económica.
• Habilitar registros de depreciación mensual, definiendo los que hayan llegado al final de su vida útil. 
• Registrar oportunamente  las compras y movimientos de los activos fijos tangibles e intangibles, debidamente sustentado por la documentación primaria correspondiente.
• En caso de  bajas confeccionar   expediente que aparezca acta del destino final y el acta o dictamen técnico que así lo acredite y en el caso de los enviados a reparar comprobar su retorno a la entidad.
• Las  funciones  relativas a las transacciones y hechos relacionadas con los activos fijos tangibles,   deben estar autorizadas,  registradas y revisadas por  personas diferentes, existiendo evidencia documental de los nombres, cargos y firmas de estos y de los casos debidamente justificados que no cumplan con esta norma.
• Investigar  en caso de ocurrir faltantes o sobrantes y elaborar expediente antes de realizar  los ajustes para su cancelación, ajustándose a lo dispuesto en la legislación vigente.

Recuerde
Los activos fijos no se prestan.
Información Financiera y de Gestión
El  análisis de la información financiera y de gestión, es esencial para la toma de decisiones, ya que facilita la formación de un juicio para evaluar el trabajo realizado y descubre los males de la empresa.  Si la empresa no enfrenta sus problemas, pone en riesgo su existencia,  por lo que debe:
 Entregarse oportunamente, es decir en las fechas establecidas,  a los órganos y organismos externos, según lo establecido en la legislación vigente.
Elaborarse  notas en  los estados financieros (memorias), acorde con las normas cubanas de contabilidad.
Una vez que la máxima autoridad  ha recibido la información antes referida debe realizar  un análisis profundo de la información contentiva en  los Estados Financieros que son el producto final del sistema de contabilidad y están elaborados sobre la base de las Normas Cubanas de Contabilidad, ahora ¿Cómo lo  debe hacer?, Mediante la comparación y el análisis de las razones y el porcentual. 
Procedimientos

•  Solicitar al especialista del área contable  el cálculo e interpretación, al término del periodo contable, de las razones económicas financieras,  para,   analizar la disponibilidad de los  recursos más líquidos que posee la entidad para enfrentar las deudas a corto y largo plazo, el capital de  trabajo con que cuenta, el ciclo de operaciones, el rendimiento de las inversiones, entre otras de importancia para la entidad.
• Observar la ascendencia del saldo de las cuentas y compararlos con el periodo anterior, para identificar si su comportamiento es en exceso o defecto, ya que no se debe tener más de lo debido ni poseer menos de lo necesario, por esto se debe diagnosticar como un mal para la entidad  la demasía de las cuentas de,  inventario, cuentas y documentos por Cobrar y Pagar, Activos fijos y el déficit de las cuentas de Capital, Utilidades y otras en dependencia de la entidad,  realizar para esto el análisis porcentual.
• Identificados los males, se deben definir  las causas y condiciones.  A continuación  se describen algunas de ellas, para las que se sugieren posibles soluciones, tomadas de Toros  Rios y coautores (2004).

Exceso de Inventarios,
Causas

• Compras antes del tiempo necesario y en cantidades excesivas.
• Comportamiento  fraudulento de directivos.
• Ausencia de coordinación entre el departamento de compras, producción y ventas.

Condiciona

• Presencia  de mercancías ociosas o de lento movimiento.
• Descontrol que propicia robos, desvíos de recursos.
• Incremento en los gastos de compras.
• Reducción de las utilidades.

Sugerencias

• Establecer estrategias de ventas dirigidas hacia las mercancías ociosas o de lento movimiento.
• Confeccionar  un presupuesto de compras en correspondencia con el  presupuesto   de  producción y  ventas.
• Mejorar la política de compras.

Exceso de Cuentas o Documentos por Cobrar
Causas

• Deficiente gestión de cobro.
• Ventas a crédito en demasía.
• Actuaciones deshonestas de funcionarios para provecho personal.

Condiciona

• Incremento de las cuentas incobrables.
• Crecimiento de los gastos incurridos por la gestión de cobro.
• Reducción de las utilidades.

Sugerencias

• Mejorar la política de concesión de créditos y la gestión de cobro.
• Documentar las cuentas por cobrar para descontarlas en instituciones bancarias.

Exceso de Activos Fijos Tangibles
Causas

• Compras en exceso.
• Reducción de los costos de producción con mejores técnicas.

Condiciona

• Incremento de intereses al solicitar créditos para la compra de activos fijos tangibles.
• Crecimiento de los gastos por la depreciación, mantenimiento, reparación y conservación.
• Reducción de las utilidades.

Sugerencias

• Establecer políticas de ventas de aquellos activos fijos tangibles en desuso.

Déficit de Capital
Causas

• Incremento de las operaciones de la empresa.
• Incremento del financiamiento ajeno a corto plazo
• Operar con más recursos de los necesarios.
• Inadecuada organización de la entidad.

Condiciona

• Retraso en los pagos a acreedores a corto plazo.
• Incremento de los intereses condicionado por los financiamientos a largo plazo.

Sugerencias

• Retener utilidades.
• Rentar activos fijos tangibles para proporcionar recursos.

 Déficit de utilidades
Causas

• Mala gestión administrativa de la organización.
• Exceso en inventarios, cuentas y documentos por cobrar, activos fijos tangibles, déficit de capital, deficiencia en las ventas, incremento del costo de venta, gastos de administración y financiamiento.

Condiciona

• Desanimo en la organización.

Sugerencia

• Materializar las descritas anteriormente

Terminado  el análisis de la información financiera y de gestión, entonces estará en condiciones de realizar la discusión del informe en la junta directiva o el consejo de dirección, donde se enriquecerá el proceso de análisis y se tracen las acciones estratégicas del próximo periodo.
Ciclo de inventario
Este ciclo posee tres momentos claves, las compras, la recepción y despacho de mercancías, detallándose por separado los procedimientos a seguir:
Compras de mercancías
Procedimientos

• Las compras de mercancías solo a  los suministradores autorizados y con los contratos firmados y actualizados entre las partes,  de acuerdo con la legislación vigente.
• Deben aprobarse, mediante el comité de compras, dejando evidencia de las decisiones tomadas.
• Las facturas deben revisarse antes de su pago por la autoridad facultada dejando evidencia.

Recepción de mercancías
Procedimientos

• Debe ser  completa, consignando los datos de uso obligatorio,  oportuna, en el momento de su ocurrencia,  y de forma ciega, es decir, sin acceso a la documentación contable por parte del personal del almacén, el que debe intervenir en su elaboración junto al área contable.
• Aplicar el tratamiento establecido a las mercancías no enviadas por el suministrador,  (reclamaciones) se correspondencia con lo legislado.
• Cotejar diariamente las existencias de cada producto en todos los modelos de entrada, después de anotado este movimiento, con los submayores de inventario, localizándose inmediatamente las diferencias detectadas.
• Contabilizar  oportunamente  las transacciones y hechos relacionados con las entradas de  inventarios,  manteniendo actualizados los registros primarios.
• La documentación referida a  todas las transferencias recibidas y entregadas al y desde el almacén deben poseer la calidad establecida.
• Habilitar registros primarios adecuados, de los productos almacenados y disponibles para la producción, servicios, clientes u otras áreas.
• Las existencias físicas deben controlarse en el almacén mediante tarjetas de estiba, habilitadas por cada producto, colocadas junto a los mismos o en lugares cercanos, y  cuando se trate de almacenamiento a la intemperie o de existencias con grasa, humedad, etc., estos deben conservarse en lugares apropiados o de fácil acceso.
• Los productos o mercancías en calidad de depósitos (reservas militares), se controlan mediante submayores de inventario.
• Emitir  las actas de responsabilidad firmadas por las personas responsables de custodiar y salvaguardar las mercancías.
• Delimitar el personal con acceso al almacén  y mostrarlo  en lugar visible y/o documento.
• Controlar a través de las tarjetas de estiba y los submayores de inventario los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista.
• Crear condiciones seguras de trabajo en las áreas de almacenamiento, acordes con la legislación vigente.
• Elaborar plan de chequeo periódico de las existencias almacenadas, que abarque el conteo en el año del cien por ciento de los renglones,  aprobado por la autoridad facultada.
• Efectuar conteos físicos mensuales, según el plan, de acuerdo con la legislación vigente, dejando evidencia documental.
• Elaborar plan de chequeo periódico de  los útiles y herramientas en uso, que contribuya a su control eficaz, abarcando el conteo en el año del cien por ciento de los renglones,  aprobado por la autoridad facultada
•   Habilitar y mantener actualizado el control sobre los útiles y herramientas en uso mediante pañoles o controles individuales para su custodia.
•  Efectuar conteos físicos mensuales de  los útiles y herramientas en uso, según el plan aprobado, dejando evidencia documental.
• Investigar  en caso de ocurrir faltantes o sobrantes y elaborar expediente antes de realizar  los ajustes para su cancelación, ajustándose a lo dispuesto en la legislación vigente.

Despacho de mercancías
Procedimientos

• Confeccionar previamente las solicitudes, las que deben ser aprobadas por la autoridad facultada.
•  Definir los nombres y apellidos y firmas de los funcionarios autorizados a solicitar recursos y  despachos.
• La  documentación elaborada por movimiento de existencia debe estar firmado por la persona que entrega y la que recibe.
• Manipular y almacenar  las mercancías, de acuerdo con las normas aplicables.
• Informar  diariamente las existencias de cada producto en todos los modelos de salida del almacén, después de anotado este movimiento y que dicha existencia se coteje con los submayores de inventario, localizándose inmediatamente las diferencias detectadas.

De forma general se debe cumplir

• Las  funciones  relativas a las transacciones y hechos relacionadas con los inventarios,   deben estar autorizadas,  registradas y revisadas por  personas diferentes, existiendo evidencia documental de los nombres, cargos y firmas de estos y de los casos debidamente justificados que no cumplan con esta norma.

Combustible
Procedimientos

• Al adquirirse las tarjetas magnéticas de combustibles se registran en la cuenta pagos anticipados y deben ser  custodiadas por el cajero  u otro funcionario autorizado a tenor de lo dispuesto en la legislación vigente.
•  Habilitar submayores de combustibles y exigir la entrega del  justificante de consumo (chips)  para garantizar su actualización.
• Elaborar plan de la distribución del combustible.
• Establecer  un adecuado control de la entrega y utilización de las tarjetas magnéticas de combustibles.
• Las entregas deben  corresponderse con los documentos que autorizan los mismos, con énfasis a las que se realizan a vehículos que no son propiedad de la entidad, donde deberá especificarse al menos los siguientes datos: número de la tarjeta, nombre y apellidos y firma de  quien la recibe, área donde labora, número de chapa del vehículo, cantidad de litros y tipo de combustible.
• En caso de extravío o deterioro de alguna tarjeta magnética,   comunicar a Fincimex esta situación y se aplicará responsabilidad material al responsable.
• Establecer   normas de consumo para todos los equipos (prueba del litro) y revisarlas  periódicamente  a fin de mantenerlas actualizadas.
• Entregar el combustible en correspondencia con la tabla de kilometraje elaborada por el órgano facultado.
• De poseer equipos de transporte que no forman parte de sus activos fijos tangibles, emitir  contrato firmado entre las partes, definiendo en éste cuál de las partes entregará el combustible, así como la cifra a entregar.
•  La información contenida entre las cartas portes y hojas de rutas, debe estar en correspondencia en cuento  a: horario de recepción y entrega de las cargas, distancias recorridos y combustible consumido.
• El consumo de combustible  debe estar  en correspondencia con el parque de vehículos asignado a la entidad y  su norma de consumo, lo que debe ser comprobado en la hoja de ruta.
• No entregar combustible a vehículos que no se encuentran funcionando.
• De existir vehículos compensados, deben estar  autorizados por el máximo nivel de dirección de la entidad, (consejo de la administración provincial),   y especificarse la utilización del combustible mediante tarjeta estatal.

Nóminas y personal
Procedimientos

• Los salarios pagados estén acorde con lo previsto en la legislación laboral vigente.
• El cálculo y registro de la nómina (incluidas las retenciones a cobrar), deben ser  sean exactos de acuerdo con la legislación vigente y debidamente aprobados por la autoridad facultada.
• La información sobre los datos de la nómina debe ser restringida, sólo a  los empleados y directivos autorizados.
• Habilitar controles adecuados relacionados con la notificación de vacaciones, subsidios y licencias.
• Los pagos de salarios, vacaciones y subsidios deben estar  debidamente firmados por el trabajador  o persona en quien este delegue cumpliendo con las formalidades exigidas por el modelo autorizo de cobro.
• De ocurrir reintegros debe aparecer en las nóminas el número y la fecha de cuando se produzca esta operación sean indebidos o no reclamados y en este último caso debe aportarse al presupuesto del estado después de decursado el término establecido en la legislación vigente.  
• Las nóminas se deben revisar y aprobar antes de la extracción del efectivo para su pago, efectuando el cuadre de la sumatoria de las nóminas con el importe de los cheques que correspondan y se elaboraron  para  la extracción.
• Los datos relativos a los trabajadores consignados en las nóminas se deben corresponder lo consignado en la plantilla y  expediente laboral.
• La contratación de los recursos humanos, debe realizarse a tenor de la legislación laboral aplicable.
• Habilitar  registros adecuados para el control de la asistencia y permanencia de los recursos humanos en el puesto de trabajo.
• El personal  debe rotar por  los puestos claves.
• Habilitar  registros  para relacionar consecutivamente las medidas disciplinarias aplicadas.
• El control establecido para las formas y sistemas de pago de salarios y  estimulación, deben ser los aprobados por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.
• Los pagos por concepto de subsidios deben ajustarse a lo establecido en la ley de seguridad social en relación con su cuantía  y forma de determinar la misma.
• Observar que los trabajadores incluidos en las nóminas de vacaciones y subsidios no aparezcan también en las nóminas de salarios por el mismo período de tiempo.
• Habilitar un  submayor de vacaciones por cada trabajador y que el acumulado de cada uno de ellos se encuentre por debajo del límite establecido,  aportándose  al presupuesto del estado dentro del término establecido lo que corresponde a trabajadores que hayan causado baja de la entidad.
• Controlar documentalmente el disfrute de vacaciones del personal no sujeto al control de asistencia.
• Actualizar  los modelos registro de salario y tiempo  de servicio (SNC -225) y si los datos correspondientes al último año se encuentran firmados por el trabajador.
• Los expedientes de cuadros de la entidad  deben contener la documentación establecida, (autobiografía, fotos, verificaciones, evaluaciones, resolución de nombramiento, etc.) y estar actualizados.
• Las  funciones  relativas a las transacciones y hechos relacionadas con las nóminas y el personal,   deben estar autorizadas,  registradas y revisadas por  personas diferentes, existiendo evidencia documental de los nombres, cargos y firmas de estos y de los casos debidamente justificados que no cumplan con esta norma.

Tecnologías de información
Procedimientos

• Poseer documento que acredite que los sistemas contable-financieros soportados en las tecnologías de la información, están certificados por los ministerios  de finanzas y precios y de informática y las comunicaciones, en los casos que proceda.
• Poseer  evidencia documental de la aprobación por quien corresponda de los usuarios con acceso a los sistemas contables – financieros.  Los sistemas deben tener protección mediante contraseñas, las que no pueden ser  visualizadas en pantalla y definir varios niveles de acceso.
• Para los dos últimos puntos, se sugiere confeccionar  un acta con los nombres y apellidos, cargos y contraseñas utilizadas,  por las personas autorizadas  al uso de las tecnologías, sellarlo y salvaguardarlo en el área de la caja o dirección de la entidad.

Titulo: Componente 4 Información y Comunicación
Objetivo: Definir un sistema de información adecuado a las características de la entidad, que permita disponer de información  oportuna y  fiable, lo que se logra mediante el conocimiento de los datos, reportes y documentos que se tienen que elaborar,   emitir y recibir, en cada puesto de trabajo, área, sección o departamento, para sustentar el resultado de las actividades, y de esta forma, proveer información para la toma de decisiones,  contribuyendo  al cumplimiento de  los objetivos,  metas y estrategias  de la organización.
Norma Sistema de información, flujo y canales de comunicación.
Procedimientos

• Confeccionar en cada puesto de trabajo, área, sección o departamento, un documento que relacione el flujo de la información  y los canales de comunicación, definiendo la información que se recibe(de quién), cual se elabora y emite(a quién), detallando la periodicidad, esto contribuirá al cumplimiento de los requerimientos establecidos para la información oficial contable y estadística, y al traslado de  la información de forma oportuna, ágil, transparente, segura y correcta a todos los destinatarios( internos y externos).
• Diseñar un  sistema de información general de la organización,  en concordancia con sus  características, necesidades,  naturalezas y  flexible a cambios,  tomando como base  el documento elaborado en el primer punto, mostrando  en qué sentido y niveles circula la información, ascendente, descendente, transversal y horizontal.
•  Se  sugiere hacerse mediante el método gráfico, elaborando un diagrama de flujo, que es el uso de simbologías o formas( el diseño de estas lo hace la entidad, quién elaborará una plantilla con todas las formas y simbologías construidas) para representar las operaciones y procesos  y el recorrido de la información, utilizando flechas o conectores, para indicar la dirección del flujo, origen o destino,  estas pueden cruzarse entre sí y unirse a una tercera,  se escribirán anotaciones apropiadas dentro de los símbolos, y se numeraran iniciando de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo,   como medio de referencia,  dibujando además los documentos en la columna donde se envían y la cantidad de copias poniendo en la parte inferior la cantidad. Ver Anexo No. 6
• Debe  describirse en el diagrama de flujo, si el  sistema de información  esta total o parcialmente automatizado y si cuenta con mecanismos de retroalimentación y de seguridad para la entrada, procesamiento, almacenamiento y salida de la información, facilitando y garantizando su transparencia, se efectúa al dar cumplimiento  a los procedimientos de Tecnologías de información, expuestos anteriormente.
• Establecer  canales de comunicación para que los trabajadores puedan informar sobre posibles irregularidades o las sugerencias sobre cómo mejorar la productividad, la calidad, entre otras, puede ser mediante un buzón, encuestas, u otros  mecanismos.
• Escuchar  con  receptividad por parte de la dirección para obtener   una comunicación adecuada entre todas las áreas de la entidad y  una información completa, puntual y suficiente que permita que las personas cumplan con sus responsabilidades eficazmente.
• Comunicar de forma eficaz a los clientes, proveedores y otras personas externas la información sobre los cambios que se producen, de tal forma que terceros reconozcan las normas éticas de la entidad.

Norma Contenido, calidad y responsabilidad
Procedimientos

• Cada dato, documento,  información que se reciba o comunique, debe tener definido quién es el  responsable de su revisión, aprobación y actualización, antes de ser  utilizados por la organización, contribuyendo  al cumplimiento de las responsabilidades individuales y a la coordinación del conjunto de actividades que desarrolla la entidad para el logro de sus objetivos,  tributando  a que la información  suministrada a cada nivel sea la  necesaria  y que la externa sea recibida y emitida en tiempo, de forma confiable, oportuna, suficiente,  pertinente,  la calidad requerida y  de acuerdo con los plazos de entrega establecidos en el sistema de información de la entidad.
• Elaborar las notas en los Estados Financieros (Memorias), acorde con las Normas Cubanas de Contabilidad.

 Norma  Rendición de cuentas
 Procedimientos

• Elaborar un plan que defina quién y cuándo debe rendir  cuentas.
• En las actas del Consejo de Dirección, Asambleas de la Sección Sindical, matutinos, y en otros órganos  consultivos, debe quedar evidencia del sistema de rendición de cuentas, diseñado por la entidad, debe incluir todos los elementos que permitan conocer la actuación de los miembros de la organización (relaciones de trabajo y personales entre las distintas áreas) y el destino final de los recursos, garantizando el mejor uso posible de estos para satisfacer las necesidades.
• Para una adecuada  rendición de cuentas debe lograrse que cada trabajador y directivo a cada nivel, conozca sus derechos y obligaciones, cuales son los valores de la organización y estrategias, para que  asuma con plena responsabilidad sus actos, informando de forma detallada  el cumplimiento de sus objetivos, el destino de los recursos que le fueron confiados, la forma y resultado de su aplicación, sin olvidar la importancia del componente ético  en su actuación y conducta.

Título: Componente 5 Supervisión y Monitoreo
Objetivo: Detectar  errores  e irregularidades mediante la realización de actividades de control, actualizar el Plan de Prevención de Riesgo,   fortalecer el Sistema de Control Interno,  diseñar actividades de control según las características de cada entidad y adecuadas al resultado de una identificación y evaluación de sus riesgos,  contribuir al autocontrol y fortalecer la autoridad y el liderazgo, realizando actividades  de dos formas:
Actividades  continuas, que son las que se ejecutan a las operaciones, hechos, transacciones y procesos que ocurren normalmente, con la finalidad de  realizar las correcciones y  modificaciones necesarias antes del cierre del ciclo contable o validación de cualquier tipo de información, y que ante cualquier incumplimiento de disposiciones, de manera inmediata genera respuestas dinámicas por parte de los responsables de cada área.
Evaluaciones puntuales, son las ejecutadas por los responsables de las áreas, específicamente a aquellos procesos, operaciones y transacciones que por su importancia necesiten mayor supervisión, ya que la  ocurrencia de alteraciones en estas,  pondría en riesgo el cumplimiento de los  objetivos y estrategias de la organización, además se incluye las realizadas por auditorías internas y externas
Ambas fortalecen y aseguran la aplicación del Control Interno.
Norma  Evaluación y determinación de la eficacia del Sistema de Control Interno
El Sistema de Control Interno debe ser objeto de evaluación para conocer la eficacia de su funcionamiento y permitir su retroalimentación y mejora continua, mediante el seguimiento de sus resultados.
Solo su  oportuna supervisión permitirá su  eficacia, ante la disminución de los recursos humanos y el aumento de las tareas y responsabilidades a realizar.
Procedimientos

• Elaborar un Plan de Acción (Plan de Autocontrol) debe incluir las tareas relacionadas, tanto con las Actividades continuas como con las Evaluaciones puntuales.
• Sugerencias: Confeccionar uno por cada área, sección o departamento de la organización, que incluya nombre del área y de su  responsable, fecha y aprobación por parte de la autoridad facultada, actividad, proceso, subproceso o transacción que será supervisada, en qué momento y como  se hará esta tarea, la fecha de cumplimiento y por último las observaciones, en las que se detallara la situación de la  actividad, proceso, subproceso o transacción supervisada.
•   Puede realizarse, mediante la revisión de registros o documentos utilizados antes del cierre contable o la emisión de cualquier información, lo llamado actividad continua, en los que se debe dejar como evidencia la media firma y fecha del responsable de la tarea,  y   la supervisión de carácter sorpresiva, por ejemplo:  realizar arqueo al efectivo y revisión de los documentos que lo sustentan, efectuar conteo físico por muestra de los inventarios  almacenados, evaluar el procedimiento de recuento de los ingresos recaudados en efectivo, entre otros, en la que se debe  confeccionar  al efectuarse,  un acta con los puntos a verificar, el resultado obtenido  y la firma de los participantes y  responsables del área, sección o departamento, convirtiéndose en una evaluación puntual.
• Es de suma importancia dejar evidencia documental sobre la realización de estas tareas, ya que la permitirá a cada jefe de cada área, sección,  departamento o de la organización, la emisión de un criterio de valor para evaluar el funcionamiento del Control Interno y el desempeño de cada trabajador y dirigente, así como el  cumplimiento del Código de Ética por los cuadros y funcionarios y el reglamento disciplinario aplicable a todos los trabajadores.
• Al detectar alguna deficiencia en el funcionamiento del Sistema de Control Interno, los jefes de los diferentes niveles de la organización  deben emprender oportunamente las acciones correctivas y preventivas pertinentes para su fortalecimiento, es decir en el caso de las preventivas, determinar las causas y condiciones que dieron origen a la ocurrencia de las deficiencias, a las que de  manera sistemática, se le dará seguimiento para determinar  su  avance en la implementación de las acciones adoptadas.
• De existir auditor interno, la máxima autoridad puede incluir dentro de sus acciones la comprobación a profundidad de las tareas donde se detectaron irregularidades y  evaluar la eficacia de esta  función, lo que debe ser incluido en su plan.
• Al obtener el informe de las auditorías realizadas, se debe confeccionar un plan de medidas para erradicar las deficiencias detectadas, además de aceptar  y aplicar las recomendaciones de los auditores internos y externos para fortalecer el Sistema de Control Interno.
•  Añadir en el Plan de Prevención de Riesgos, las deficiencias detectadas tanto en las actividades continuas como en las evaluaciones puntuales, que al ser conciliadas con este, no estaban incluidas como riesgos.
• Incluir en el  Expediente  de acciones de Control habilitado en la entidad, el informe de los resultados de las auditorías y los planes de medidas.
• Aplicar sistemáticamente la Guía de Autocontrol  emitida por la Contraloría General de la República, para esto se sugiere:

Determinar que preguntas proceden en su entidad, atendiendo sus características  y actividad fundamental.
Separar por cada área, sección, departamento, etc.,  el cuestionario que le corresponda y responsabilizar al jefe inmediato para su aplicación.
 Elaborar  un plan de medidas para erradicar las deficiencias detectadas en los resultados obtenidos,  el que debe ser comunicado, aprobado y evaluado por el órgano colegiado de dirección.

• Realizar encuestas a trabajadores o conversatorios con estos, para determinar el nivel alcanzado en el cumplimiento de los Objetivos, sus  Criterios de medida, y el trabajo realizado con los Valores deseados y compartidos de la entidad.
• Utilizar la Guía de Autocontrol emitida por la Contraloría General de la República, adecuada a la entidad y a partir de los resultados obtenidos confeccionar y aplicar un plan de medidas.

Norma Comité de prevención y control

El Comité tiene un papel significativo, para asegurar un Control Interno efectivo, dado que la dirección tiene la posibilidad de eludir los sistemas de control, sin embargo el tiene la responsabilidad de ser activo y efectivo como  elemento de control, el examina constructivamente las decisiones tomadas por la dirección (por ejemplo, iniciativas estratégicas, transacciones importantes),  busca explicaciones para resultados pasados (por ejemplo, variaciones del presupuesto), y presta atención más detallada o directa a asuntos específicos, de lo que debe dejar evidencia documental.
Integrantes: Preside la máxima autoridad, la que designa  para su integración a otros directivos, ejecutivos, asesores jurídicos, funcionarios que tienen a su cargo las funciones o actividades de cuadros, atención a la población, inspección. Seguridad y protección y el auditor interno, entre otros.
Requisitos: Poseer  los conocimientos suficientes, experiencia en el negocio de la entidad y tiempo para realizar sus funciones adecuadamente.
Tareas a realizar:

• Celebrar reuniones con los responsables financieros y/o contables, auditores internos y externos con la necesaria frecuencia y oportunidad.
• Suministrar información a los miembros del Consejo  de forma suficiente y oportuna para la toma de decisiones.
• Supervisar  los objetivos y las estrategias de la dirección, la situación financiera y los resultados operativos de la entidad y las condiciones de los acuerdos significativos.
• Evaluar oportunamente la información más sensible, las investigaciones y los hechos significativos e inusuales, informados por  parte del Consejo de Dirección.

Como último momento,  se sometió a un análisis de dinámica de grupos los procedimientos propuestos (Anexo No. 7), con la finalidad de contar con un criterio de pertinencia y validación.  Para ello se creó un equipo  formado por: Contralora de la Sección Jesús Menéndez, Supervisora de la Contraloría General de la República, Supervisora de la Unidad Central de Auditoría Interna del Consejo de la Administración Provincial,  Vicepresidenta de la Economía del Consejo de la Administración Municipal, dos  Directores de subordinación municipal y uno nacional, tres Jefes de Departamento o áreas y siete trabajadores.
Se editó el procedimiento y se le pidió a cada uno de los miembros del equipo que lo analizara y valorara su posible utilización lo más inmediatamente posible, además de señalar criterios, opiniones y sugerencias.
Los criterios a tener en  cuenta para ser valorados por estos compañeros fueron:

• Constituye un material de consulta sistemática, para cumplimentar un eficaz Control Interno.
• Define el papel que debe jugar cada miembro de la organización.
• Sirve de base para la confección de programas de auditoría.
• Integra las distintas funciones procesos y actividades de la empresa.
• Muestra coherencia interna de los  procedimientos
• Utilidad  metodológica para ser aplicado en la práctica y en la capacitación de las personas.
• Contribuye  al desarrollo de habilidades y facilita la asimilación de los conocimientos relacionados con el Control Interno,  por parte de los directivos y trabajadores.
• Justificación de la investigación, pues el diseño  de los procedimientos de Control Interno propicia su  aplicación práctica,  contribuyendo a  lograr la implementación con efectividad del Control Interno.

Dichos procedimientos se les entregó a los miembros con una semana de anticipación. Luego se realizó con el grupo una sesión de trabajo en equipos donde cada cual expuso su criterio e ideas y se fue valorando las coincidencias y discrepancias de los criterios expuestos en torno de los  procedimientos.
Para la realización de esta dinámica de grupos, cada participante expresó su criterio individual acerca de sus consideraciones personales sobre los procedimientos y  resultado de su aplicación en el cargo que ocupa. Después se pasó a expresar el resultado del consenso del grupo.
Los  directivos y especialistas, acordaron generalizar la aplicación de los  procedimientos propuestos.
Es decir, todos los miembros del grupo coincidieron en plantear que están de acuerdo en que los  procedimientos responden al  propósito por el  que se elaboraron y tienen  en cuenta los aspectos para su evaluación, los que deben ser divulgados para generalizar su aplicación.
Por otra, se procedió a la aplicación del material en la Unidad Presupuestada Municipal del Poder Popular Jesús Menéndez donde se obtuvieron resultados satisfactorios en el diseño, implementación y  evaluación práctica del Sistema de Control Interno.
En el diseño se identificaron los distintos métodos y formas a utilizar para cumplimentar  cada norma, su  relación  con cada componente del Control Interno y a su vez con el resto; así como los  documentos necesarios para la observancia de  cada componente.
Entre los aspectos negativos identificados, que fueron objeto de notables cambios se encuentra la elaboración de,  planes de trabajos efectivos y medibles, manuales de procedimientos por cada área,  planes de capacitación al realizar la  selección y  captación del personal, y la  realización de  análisis económicos financieros con profundidad al término de cada período contable, para la toma de decisiones.
En la implementación se reconoció  la  necesidad de fomentar  la integridad y los valores éticos, única forma de lograr el trabajo mancomunado entre dirigentes y trabajadores, resultando  un clima social de  cooperación y delegación necesaria para un mejor desempeño, elevando el sentido de pertinencia y la respiración de un verdadero ambiente de control.
Se logró una acertada y realista identificación de los riesgos en cada área, estimando aquellos que pudieron cuantificarse, lo que tributó a la elaboración y actualización del Plan de Prevención de Riesgos.
Lo anterior  propició un flujo efectivo de información  y comunicación entre  los procesos administrativos, financieros y técnicos, permitiendo captar y notificar  oportunamente los cambios.
Por último, en la evaluación se planificaron y realizaron actividades de control vinculadas a cada proceso y subproceso a realizar  en  cada área, de forma continua y puntual, lo que contribuyo a fortalecer la autoridad y el liderazgo, modificar y corregir errores contables y medir con efectividad el desempeño laboral de los recursos humanos. Se definió con claridad el papel a jugar por el Comité de Prevención y Control.
Lo anterior cambió el estilo de trabajo de dirigentes y trabajadores, reanimando y asegurando la aplicación exitosa del Control Interno, tributando al cumplimiento de los  objetivos y estrategias de la organización.

Volver al índice