CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES CUBANAS

Yadira Carmenate Ávila

2.2. Procedimientos para la aplicación práctica del Control Interno bajo el enfoque de la Resolución 60 del 1 de marzo del 2011 de la Contraloría General de la República”.


Los procedimientos propuestos  para la aplicación práctica del Control Interno, se han diseñado con el objetivo de servir de guía y a su vez de instrumento a dirigentes y trabajadores,  para de una forma fácil y sencilla mediante la utilización de, técnicas, métodos y medios, que en  su conjunto constituyen los procedimientos, logren ver en el Control un medio y no un fin para lograr la eficiencia, la economía y la eficacia en las entidades.
Para lograr la aplicación práctica del Control Interno,  hemos diseñado una guía de acciones a seguir por los dirigentes y trabajadores, para su ejecución, desde el enfoque de ¿Cómo hacerlo?, y ¿Cómo evaluarlo?, así como  de  la documentación necesaria que evidencia y sustenta el cumplimiento de cada uno de los componentes  y normativas que integran la Resolución 60 del 1 de marzo del 2011 de la Contraloría General de la República.
Se sugiere adecuar a la entidad mediante la incorporación, eliminación o modificación de los aspectos  proporcionados en la herramienta, buscando correspondencia con sus   características, causa por la cual no se hace referencia a las disposiciones jurídicas vigentes a cumplir en cada procedimiento, unido  a las constantes transformaciones en el entorno económico. 
El máximo dirigente decidirá que procedimientos serán seguidos por él y para cuales designara un responsable.
Los trabajadores conocerán los pasos a seguir para el cabal cumplimiento de sus funciones.


Objetivo

A continuación le mostramos un glosario de algunos conceptos manejados en la  guía, para  facilitar su comprensión y  aplicación.


GLOSARIO
Código de ética. Normas que establecen y regulan el comportamiento esperado de los trabajadores de la entidad. Ayudan a elevar la sensibilidad ética y el razonamiento de cada acción desde el punto de vista de la integridad, fortalece el valor moral de los trabajadores y crea un sentido de identidad con la entidad. Establece principios con los cuales se evalúa el valor moral de una decisión, ya sea desde el punto de vista humano, legal, laboral o ambiental.
Control Interno. El proceso integrado  a las operaciones con un enfoque de mejoramiento continuo, extendido a todas las actividades inherentes a la gestión, efectuado por la dirección y el resto del personal”, esta se implementa mediante un sistema integrado de normas y procedimientos, que contribuyen a prever y limitar los riesgos internos y externos, proporcionando una seguridad razonable al logro de los objetivos institucionales y una adecuada rendición de cuentas.
Misión. La  Misión de una organización es una descripción del propósito, objetivo supremo o la razón de ser que justifica la existencia de la organización.  Esta constituye un elemento de vital importancia porque la Misión orienta el rumbo y el comportamiento en todos los niveles de la organización. Una Misión bien formulada permite guiar todas las acciones, sentimientos, valores y ofrece la imagen acertada que permite saber  hacia dónde se dirige la organización así como el apoyo, tiempo y recursos  vinculados a ella. 
Objetivos de control. Es el elemento, acción, actividad o  proceso que su manifestación  negativa, ya sea interna o externa, amenaza  o provoca   hechos no deseados que  causan perjuicio, y como consecuencia propicia el  incumplimiento de los objetivos y propósitos de la organización.
Procedimientos. Acción de proceder. Método de operación o serie de operaciones con que se pretende obtener un resultado. Los  procedimientos en el Control Interno  son el conjunto de técnicas, métodos y  medios a utilizar  para diseñar, implementar, perfeccionar, supervisar y evaluar  la efectividad del Sistema de Control Interno, los que deben ser diseñados atendiendo a las características y necesidades de cada entidad.
Riesgo. Peligro o inconveniente posible, exposición a contratiempos que puedan afectar de manera adversa el logro de metas.
Sistema de Control Interno. Son las acciones establecidas por la legislación especial en esta materia, que se diseñan y ejecutan por la administración, para asegurar la consecución de los objetivos siguientes:
a) Proteger y conservar el patrimonio contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilícito;
b) Asegurar confiabilidad y oportunidad en la información que se recibe o se brinda;
c) Garantizar la eficiencia y eficacia de las operaciones económicas, mercantiles u otras similares que se realicen, de acuerdo con su objeto social o encargo estatal;
d) Cumplir con el ordenamiento jurídico;
e) Cumplir con el ordenamiento técnico establecido por los organismos rectores, para el empleo de herramientas, equipos, instrumentos y otros medios de carácter similar, en la realización de los distintos procesos a su cargo.

Titulo: Componente No 1  Ambiente de Control

Objetivo: Este componente sienta las pautas para el funcionamiento legal y armónico  de toda entidad, el desarrollo de sus acciones y el resultado de  su  evaluación;  refleja la actitud asumida por la dirección y demás trabajadores en relación con la importancia dada al Sistema de Control Interno.
De ahí, la significación que se le debe dar a la hora de conformar el conjunto de buenas prácticas y  documentos referidos a  su actividad fundamental, es decir constituyen las actividades generales realizadas por la administración para   satisfacer los  objetivos institucionales por medio de una estructura formal y a través del esfuerzo humano. Puede considerarse como la base de los demás componentes.
Para respirar un verdadero ambiente de control en su entidad, usted debe conocerla, y reconocer lo planteado por,  I Kujiro Nonaca  (1991) “Una empresa no es una máquina, sino un organismo vivo, y, como tal tiene un sentido colectivo de la identidad (...)  “Cada organización es un producto de cómo sus miembros piensan e interiorizan” (Singe P.M1994).
Usted debe saber ¿Cuál es el objetivo de su organización? y  ¿Cómo está estructurada?, en términos  de, ¿Cuál es su razón de ser? ¿Qué quiere ser?, a ¿Quién quiere servir?,  y ¿Cómo es su estructura organizativa? , de esta forma una vez que tenga definido su propósito  o finalidad   socioeconómica,   sabrá  hacia donde y como   debe dirigirse, recuerde la pregunta de Alicia al gato Cheshire en el cuento “Alicia en  el país de las maravillas” ¿Podrías, por favor, decirme por cuál camino debo irme?, “Mucho depende de a dónde quieres ir”, dijo el gato, lo que significa que “quien no tiene un propósito no debe seguir caminando porque ya llegó”

Procedimientos

 Para  conocer su propósito fundamental  debe solicitar y leer:

En cuanto a su estructura, debe contener un índice único, donde se anotarán como máximo  tres días hábiles posteriores a su recepción, los documentos que serán foliados, estos  deben conservarse por cinco años, adicionándole luego la palabra retirado en el índice.
Una vez que tenga definido los objetivos de la entidad y conozca su estructura organizativa  y las principales debilidades,  entonces se dara cumplimiento a las normas de este componente, las que se detallan a continuación:
Norma. Planeación, planes de trabajo anual, mensual e individual
Esta norma se basa en la utilización  de la Planeación Estratégica, documento que se abordo anteriormente, de donde se extraerán los objetivos de trabajo,  base para la elaboración del Plan de Trabajo Anual de la entidad, el que se informará a cada área; y  la confección y aprobación del Plan o Presupuesto.
 Procedimientos
Para el cumplimiento de esta norma es necesario:

En cuanto a su estructura, debe elaborarse de  forma mensual e individual, consignando el nombre de la unidad organizativa, área, departamento o sección específica a que pertenece el trabajador su nombre y apellidos y cargo que desempeña, fecha de su elaboración, mes que sé está planificando, y la firma y cuño del jefe inmediato como evidencia de su aprobación.
 Debe detallarse en cada día laborable del mes las actividades  a realizar, que deben estar en correspondencia con los objetivos de la organización, y la hora de su realización, así como la anotación en caso de existir alguna variación o inclusión de nuevas tareas, deben estar consignadas el total de las horas laborables.
En cuanto a los objetivos de trabajo, el máximo dirigente de la organización, debe de haber definido que área, sección, departamento, proceso, subproceso o actividad juega un papel fundamental en el cumplimiento de cada objetivo de trabajo, responsabilizando a cada dirigente y especialista en su cometido y estos a su vez, a sus subordinados; lo que contribuirá a evaluar su desempeño, mediante los criterios de medidas de cada objetivo.

Recuerde
Debe dar seguimiento al cumplimiento de cada tarea, y dejar evidencia, puede ser en el propio plan o en otro  documento y  divulgue el Plan o Presupuesto de su entidad, todos deben conocerlo.
Norma. Integridad y valores éticos
Para el cabal cumplimiento e implementación del Sistema de Control Interno es imprescindible la  observancia de los valores éticos por parte de todos los directivos superiores, dirigentes, funcionarios y trabajadores, los que además de realizar acciones para incentivarlos, deben demostrarlo  con  su ejemplo personal, pues como se dice en el argot popular “ una acción vale más que mil palabras”
Para lograr el  éxito, es necesario que la integridad y los valores éticos no puedan, bajo ninguna circunstancia, ser contravenidos, mensaje que será captado por los trabajadores  y seguido por el resto de los dirigentes, elevando  su compromiso ético y sentido de pertenencia.
El cumplimiento de esta norma debe ser de forma cualitativa.
Procedimientos

Para lograr lo anterior se aconseja:

Documentación que la avala:

Norma. Idoneidad demostrada
Para garantizar la efectividad del Sistema de Control Interno, se debe contar con personal idóneo, lo que se demuestra en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades asignadas a su cargo.
Procedimientos

A continuación se sugiere cómo hacerlo:
Para los trabajadores de la entidad

Para los trabajadores  de nuevo ingreso

Una vez que se apruebe,

Recuerde
La organización puede tener un sin número de manuales, leyes y políticas establecidas y listas para ser mostradas a cualquier supervisor, pero si no ha informado al hombre y lo ha hecho comprender su importancia e incidencia para con el Control Interno, sólo está diseñando un sistema de Control Interno ficticio y en papeles.
Norma. Estructura organizativa y asignación de autoridad y responsabilidad
Esta norma se sustenta  con la existencia de la  estructura organizativa de forma documental, la que fue descrita al inicio de este componente y debe contener de forma gráfica un organigrama, el  que contribuye a la asignación de la autoridad y responsabilidad.
 Procedimientos

Recuerde

Se  delega autoridad, no-responsabilidad.
El  Manual de Organización sustenta y cumplimenta  esta norma, ya que este formaliza las disposiciones legales y  procedimientos que se diseñan, establece las atribuciones y obligaciones de los cargos, que constituyen el marco formal de autoridad y responsabilidad, así como las diferentes relaciones jerárquicas y funcionales, en correspondencia con el organigrama.
 Norma. Políticas y prácticas en la gestión de los recursos humanos
Esta norma va dirigida al cumplimiento de las disposiciones legales y es esencial para la selección, capacitación y  permanencia de los trabajadores, fortaleciendo la formación de valores y elevando su competencia.

Procedimientos

Recuerde
Cada trabajador, tiene el derecho que se le oriente, adiestre y capacite en función del cargo que se le ha asignado.
Titulo: Componente No 2 Evaluación de Riesgos
 Objetivo: Todo  órgano, organismo, organización y entidad, enfrenta riesgos que pudieran clasificarse en dos grupos, aquellos que ponen en peligro el cumplimiento de los objetivos contentivos en la planeación estratégica y los que pueden propiciar la ocurrencia de hechos delictivos o manifestaciones de corrupción, que a su vez se complementan, de ahí la importancia de este componente, que establece las bases  para la identificación, análisis, clasificación y valuación de ser posible de los riesgos, los que permiten evaluar las principales vulnerabilidades y determinar los objetivos de control, para conformar el Plan de Prevención de Riesgos.

Procedimientos

Norma. Identificación del riesgo y detección del cambio

La identificación de los riesgos es un proceso que se realiza de forma permanente, y debe  integrar a todos los trabajadores de forma activa y consciente, los que deben identificarlos por cada proceso, actividad y operación que  desarrollen  en la entidad, de forma permanente.
Procedimientos

              Internos, que son los provocados por la actividad específica, debido a las características específicas de su funcionamiento, es decir aquellos que son propiciados por el cumplimiento de la actividad fundamental, pueden ser  modificaciones en la estructura organizativa, la composición de los recursos humanos, variación de los niveles de los procesos productivos o de servicios, la tecnología, etc.
             Externos, son los elementos que ocurren fuera de la organización pero que afectan el cumplimiento de sus objetivos, pueden ser  factores económicos financieros, cambios en los presupuestos y planes,  medioambientales, políticos, sociales, modificaciones de disposiciones legales, cambios de estrategias, tecnológicos, etc.

Aunque los riesgos sean identificados, siempre existe la probabilidad de la ocurrencia de cambios y  estos deben determinarse para que sean contrarrestados, de ahí, que es necesario:

De ocurrir los cambios, estos deben ser comunicados, analizados con los afectados y asumidos como una transformación en el entorno del control, que propicia nuevos riesgos.
Es necesario también, determinar la afectación económica que pudiera ejecutarse, si se materializaran los riesgos en los casos que esto procede, de ahí que se debe:

Puede utilizarse como fuente de información, los registros del paso de estos eventos, que deben encontrarse en el departamento de estadística, o en los comentarios de los Estados Financieros.
Recuerde
Un sistema de control puede dejar de ser efectivo al cambiar las condiciones del entorno.
Norma. Determinación de los Objetivos de  Control
Una vez que, por cada área se hayan identificado, analizado, clasificado y cuantificado los riesgos de ser posible, se determinan los objetivos de control. 
¿Qué son los objetivos de control? La autora define:
Es el elemento, acción, actividad o  proceso que su manifestación  negativa, ya sea interna o externa, que amenaza  o provoca   hechos no deseados que  causan perjuicio, y como consecuencia propicia el  incumplimiento de los objetivos y propósitos de la organización. Carmenate (2012)
¿Cómo se determinan?, a continuación se detallan los procedimientos.
Procedimientos

Recuerde
Identifica  y diseña el objetivo de control, traza una estrategia para prevenirlo y detectarlo y luego determina  qué técnicas de control utilizarás para minimizar los riesgos. Solo así los riesgos serán enfrentados con efectividad.
Norma. Prevención de Riesgos
Esta norma se sustenta documentalmente con la elaboración del Plan de Prevención de Riesgos, el que se nutre del resultado de cada una de las acciones, realizadas al dar   cumplimiento a las dos normas anteriores de este componente, el que debe ser aprobado por el órgano colegiado de dirección y evaluado periódicamente, dejando evidencia documental.
Procedimientos

Número  de cada actividad o área: puede ser de forma consecutiva o por área, departamento, sección, etc.
Actividad  o área: acción,  relación, proceso o procedimiento, que por su exposición es susceptible a  riesgos.
Riesgos: acontecimientos que pudieran afectar el logro de los objetivos y metas de la organización,  deben clasificarse en interno y externo, por ejemplo violación de la disciplina laboral.
Posibles  manifestaciones negativas: forma de operar que  propicia un riesgo,  mediante la acción u omisión con o sin intención, de normativas, legislaciones y procedimientos de control, etc., debe detallarse cómo puede ocurrir  la manifestación, continuación del ejemplo anterior: Llegadas tardes, ausentismo, no controlar la permanencia de los Recursos Humanos, entre otros.
Medidas  a aplicar: deben ser de carácter sorpresivo y dirigidas a eliminar o disminuir las causas y condiciones que propician la comisión de los riesgos, incluyendo acciones o procedimientos de carácter ético-moral, técnico-organizativo, de control y autocontrol, esta última con el objetivo de medir la efectividad de las anteriores y del plan.  Ejemplos: continuación del referido anteriormente, Revisión  de las Tarjetas o Registros de entrada y salida de los Recursos Humanos de forma sorpresiva al inicio y terminación de la jornada laboral y de su permanencia; Divulgación de las indisciplinas acontecidas con el interés de transmitir la experiencia, sus consecuencias y necesidad de estar alertas; cambio de tareas a trabajadores que ocupan cargos claves o tienen bajo su custodia activos de valor.
Responsable: trabajador o dirigente encargado de su cumplimiento.
Ejecutante: debe ser la persona que no tenga orientado,  dentro de sus funciones  la ejecución de la medida a aplicar,  para que la medida a aplicar no sea de carácter funcional o reproduzca orientaciones metodológicas.
Fecha de cumplimiento de las medidas: no deben ser identificadas como, diario, permanente, mensual, bimensual, trimestral, sino que permita la evaluación y cumplimiento de las medidas tomadas.

Recuerda
 “En prever está el arte de salvar”, el Plan de Prevención no es un documento frío, es un instrumento de trabajo de la dirección, para dar seguimiento sistemático a los objetivos de control,  ¡úsalo!, y el autocontrol se considera como una de sus medidas, para medir la efectividad de estas y de los objetivos de control propuestos.
Título: Componente No 3 Actividades de Control
Objetivo : aplicar actividades de control a todas las transacciones, hechos y operaciones económicas,  para comprobar la autorización para su ocurrencia y  la exactitud de su registro contable, conforme a las Normas Cubanas establecidas al efecto y las especificas para el desarrollo de la actividad fundamental de cada entidad,  con el propósito de lograr la fiabilidad de la información financiera y la calidad en su gestión, requerimientos indispensables  para el cumplimiento de la misión y los objetivos de la organización.
Este componente  se estructura en seis normas, que se relacionan entre sí como un todo, pues al  examinar  minuciosamente cada transacción, hecho u operación económica,  desde su origen hasta su contabilización e información, esta debe cumplir con cada una de ellas, para demostrar su legitimidad y razonabilidad. 
 A continuación se describen los procedimientos a seguir para alcanzar la observancia y aplicación práctica de cada norma, y seguidamente se detallan las acciones a realizar por ciclos contables, para lograr su cumplimiento.
Norma. Coordinación entre áreas, separación de tareas y responsabilidades y niveles definidos de autorización.

Procedimientos

-Una vez, que se reciba y recepcione la materia prima, debe informarse oportunamente al departamento de producción, para su distribución, lo que estará en correspondencia con los niveles de ventas planificados.
  

-Definidos los objetivos de trabajo, la máxima autoridad deberá delimitar los responsables del cumplimiento de cada uno de ellos y estos a su vez lo harán con sus subordinados, de esta forma se coordina, ¿Cómo y Quién? , es el responsable de cada tarea.

Norma. Documentación, registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos.

Procedimientos

       Si la entidad determina pueden estar en formato digital o impreso, salvo aquellas que son reguladas por los órganos y organismos rectores.

Norma. Acceso restringido a activos y registros
Procedimientos

Lo anterior  previene el riesgo de  sustracción, despilfarro, uso indebido, y manifestaciones de corrupción, de validarse algunos de estos riesgos, deben incluirse en el Plan de Prevención.
Norma.  Rotación del personal en las tareas claves

Procedimientos

Norma. Control de las tecnologías de la información y las comunicaciones

       Seguridad física de los equipos de información, controles de acceso, controles sobre software, controles de proceso de datos, controles sobre el desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones, controles de las aplicaciones, entre otros que necesite la entidad. Los controles ayudan a registrar y supervisar transacciones y eventos a medida que ocurren, y a mantener datos financieros.           

Norma.  Indicadores de rendimiento y desempeño

Esta norma va dirigida a la evaluación del cumplimiento de los objetivos fijados por la organización, de forma cualitativa y cuantitativa. La información para esta evaluación puede ser obtenida al término del ciclo de operaciones, o en la rendición de cuentas  del desempeño de cada directivo, funcionario o ejecutivo, de ahí la importancia de que se defina en los planes de trabajo individuales,  a que objetivo de trabajo tributa su cargo.
De forma general, las normas  antes referidas evidencian la unidad indisoluble de cada una de ellas,  de forma lógica una da cumplimiento a la otra, por lo que toda información contable tiene que cumplir cada una de ellas para cumplir sus cualidades de oportunidad, confiabilidad, calidad, suficiencia y pertinencia.
A continuación se describen los procedimientos a seguir para el cumplimiento de las citadas normas por cada ciclo contable.

Procedimientos

Documentación  que debe solicitar y leer:

Los procedimientos que serán descritos a continuación, serán realizados por los trabajadores del área de contabilidad y economía, fiscalizados por el especialista del área y monitoreados de forma puntual por el Comité de Prevención o la máxima autoridad de la organización, quien deberá conocerlos, para la emisión de un criterio de valor al evaluar su funcionamiento.
Ciclo tesorería o efectivo
Caja
Procedimientos

Banco
Procedimientos

Presupuesto
Procedimientos

Ciclo de Cobro
Cuentas por Cobrar a Corto Plazo
Obligaciones contraídas con clientes por la venta o prestación de servicios.
Procedimientos

Cuentas por Cobrar diversas
Son obligaciones contraídas por terceros, proveniente de  ventas eventuales de Activos Fijos Tangibles e inventarios, por conceptos no relacionados con la actividad fundamental de la organización, sanciones a  trabajadores, adeudos a trabajadores por distintos conceptos, reclamaciones a suministradores. 
Procedimientos

Pagos Anticipados
Pago adelantado realizado por la entidad, antes de recibir la mercancía o los  servicios.
Procedimientos

De forma general

Ciclo de Pago
Cuentas por Pagar a corto plazo
Obligaciones contraídas con suministradores por la compra de mercancías o la recepción de servicios.
Procedimientos

Cobros Anticipados
Efectivo recibido por adelantado por un cliente,  antes de realizar la venta o prestación de servicios.
Procedimientos

De forma general

Activos Fijos Tangibles
Procedimientos

Recuerde
Los activos fijos no se prestan.
Información Financiera y de Gestión
El  análisis de la información financiera y de gestión, es esencial para la toma de decisiones, ya que facilita la formación de un juicio para evaluar el trabajo realizado y descubre los males de la empresa.  Si la empresa no enfrenta sus problemas, pone en riesgo su existencia,  por lo que debe:
 Entregarse oportunamente, es decir en las fechas establecidas,  a los órganos y organismos externos, según lo establecido en la legislación vigente.
Elaborarse  notas en  los estados financieros (memorias), acorde con las normas cubanas de contabilidad.
Una vez que la máxima autoridad  ha recibido la información antes referida debe realizar  un análisis profundo de la información contentiva en  los Estados Financieros que son el producto final del sistema de contabilidad y están elaborados sobre la base de las Normas Cubanas de Contabilidad, ahora ¿Cómo lo  debe hacer?, Mediante la comparación y el análisis de las razones y el porcentual. 
Procedimientos

Exceso de Inventarios,
Causas

Condiciona

Sugerencias

Exceso de Cuentas o Documentos por Cobrar
Causas

Condiciona

Sugerencias

Exceso de Activos Fijos Tangibles
Causas

Condiciona

Sugerencias

Déficit de Capital
Causas

Condiciona

Sugerencias

 Déficit de utilidades
Causas

Condiciona

Sugerencia

Terminado  el análisis de la información financiera y de gestión, entonces estará en condiciones de realizar la discusión del informe en la junta directiva o el consejo de dirección, donde se enriquecerá el proceso de análisis y se tracen las acciones estratégicas del próximo periodo.
Ciclo de inventario
Este ciclo posee tres momentos claves, las compras, la recepción y despacho de mercancías, detallándose por separado los procedimientos a seguir:
Compras de mercancías
Procedimientos

Recepción de mercancías
Procedimientos

Despacho de mercancías
Procedimientos

De forma general se debe cumplir

Combustible
Procedimientos

Nóminas y personal
Procedimientos

Tecnologías de información
Procedimientos

Titulo: Componente 4 Información y Comunicación
Objetivo: Definir un sistema de información adecuado a las características de la entidad, que permita disponer de información  oportuna y  fiable, lo que se logra mediante el conocimiento de los datos, reportes y documentos que se tienen que elaborar,   emitir y recibir, en cada puesto de trabajo, área, sección o departamento, para sustentar el resultado de las actividades, y de esta forma, proveer información para la toma de decisiones,  contribuyendo  al cumplimiento de  los objetivos,  metas y estrategias  de la organización.
Norma Sistema de información, flujo y canales de comunicación.
Procedimientos

Norma Contenido, calidad y responsabilidad
Procedimientos

 Norma  Rendición de cuentas
 Procedimientos

Título: Componente 5 Supervisión y Monitoreo
Objetivo: Detectar  errores  e irregularidades mediante la realización de actividades de control, actualizar el Plan de Prevención de Riesgo,   fortalecer el Sistema de Control Interno,  diseñar actividades de control según las características de cada entidad y adecuadas al resultado de una identificación y evaluación de sus riesgos,  contribuir al autocontrol y fortalecer la autoridad y el liderazgo, realizando actividades  de dos formas:
Actividades  continuas, que son las que se ejecutan a las operaciones, hechos, transacciones y procesos que ocurren normalmente, con la finalidad de  realizar las correcciones y  modificaciones necesarias antes del cierre del ciclo contable o validación de cualquier tipo de información, y que ante cualquier incumplimiento de disposiciones, de manera inmediata genera respuestas dinámicas por parte de los responsables de cada área.
Evaluaciones puntuales, son las ejecutadas por los responsables de las áreas, específicamente a aquellos procesos, operaciones y transacciones que por su importancia necesiten mayor supervisión, ya que la  ocurrencia de alteraciones en estas,  pondría en riesgo el cumplimiento de los  objetivos y estrategias de la organización, además se incluye las realizadas por auditorías internas y externas
Ambas fortalecen y aseguran la aplicación del Control Interno.
Norma  Evaluación y determinación de la eficacia del Sistema de Control Interno
El Sistema de Control Interno debe ser objeto de evaluación para conocer la eficacia de su funcionamiento y permitir su retroalimentación y mejora continua, mediante el seguimiento de sus resultados.
Solo su  oportuna supervisión permitirá su  eficacia, ante la disminución de los recursos humanos y el aumento de las tareas y responsabilidades a realizar.
Procedimientos

Determinar que preguntas proceden en su entidad, atendiendo sus características  y actividad fundamental.
Separar por cada área, sección, departamento, etc.,  el cuestionario que le corresponda y responsabilizar al jefe inmediato para su aplicación.
 Elaborar  un plan de medidas para erradicar las deficiencias detectadas en los resultados obtenidos,  el que debe ser comunicado, aprobado y evaluado por el órgano colegiado de dirección.

Norma Comité de prevención y control

El Comité tiene un papel significativo, para asegurar un Control Interno efectivo, dado que la dirección tiene la posibilidad de eludir los sistemas de control, sin embargo el tiene la responsabilidad de ser activo y efectivo como  elemento de control, el examina constructivamente las decisiones tomadas por la dirección (por ejemplo, iniciativas estratégicas, transacciones importantes),  busca explicaciones para resultados pasados (por ejemplo, variaciones del presupuesto), y presta atención más detallada o directa a asuntos específicos, de lo que debe dejar evidencia documental.
Integrantes: Preside la máxima autoridad, la que designa  para su integración a otros directivos, ejecutivos, asesores jurídicos, funcionarios que tienen a su cargo las funciones o actividades de cuadros, atención a la población, inspección. Seguridad y protección y el auditor interno, entre otros.
Requisitos: Poseer  los conocimientos suficientes, experiencia en el negocio de la entidad y tiempo para realizar sus funciones adecuadamente.
Tareas a realizar:

Como último momento,  se sometió a un análisis de dinámica de grupos los procedimientos propuestos (Anexo No. 7), con la finalidad de contar con un criterio de pertinencia y validación.  Para ello se creó un equipo  formado por: Contralora de la Sección Jesús Menéndez, Supervisora de la Contraloría General de la República, Supervisora de la Unidad Central de Auditoría Interna del Consejo de la Administración Provincial,  Vicepresidenta de la Economía del Consejo de la Administración Municipal, dos  Directores de subordinación municipal y uno nacional, tres Jefes de Departamento o áreas y siete trabajadores.
Se editó el procedimiento y se le pidió a cada uno de los miembros del equipo que lo analizara y valorara su posible utilización lo más inmediatamente posible, además de señalar criterios, opiniones y sugerencias.
Los criterios a tener en  cuenta para ser valorados por estos compañeros fueron:

Dichos procedimientos se les entregó a los miembros con una semana de anticipación. Luego se realizó con el grupo una sesión de trabajo en equipos donde cada cual expuso su criterio e ideas y se fue valorando las coincidencias y discrepancias de los criterios expuestos en torno de los  procedimientos.
Para la realización de esta dinámica de grupos, cada participante expresó su criterio individual acerca de sus consideraciones personales sobre los procedimientos y  resultado de su aplicación en el cargo que ocupa. Después se pasó a expresar el resultado del consenso del grupo.
Los  directivos y especialistas, acordaron generalizar la aplicación de los  procedimientos propuestos.
Es decir, todos los miembros del grupo coincidieron en plantear que están de acuerdo en que los  procedimientos responden al  propósito por el  que se elaboraron y tienen  en cuenta los aspectos para su evaluación, los que deben ser divulgados para generalizar su aplicación.
Por otra, se procedió a la aplicación del material en la Unidad Presupuestada Municipal del Poder Popular Jesús Menéndez donde se obtuvieron resultados satisfactorios en el diseño, implementación y  evaluación práctica del Sistema de Control Interno.
En el diseño se identificaron los distintos métodos y formas a utilizar para cumplimentar  cada norma, su  relación  con cada componente del Control Interno y a su vez con el resto; así como los  documentos necesarios para la observancia de  cada componente.
Entre los aspectos negativos identificados, que fueron objeto de notables cambios se encuentra la elaboración de,  planes de trabajos efectivos y medibles, manuales de procedimientos por cada área,  planes de capacitación al realizar la  selección y  captación del personal, y la  realización de  análisis económicos financieros con profundidad al término de cada período contable, para la toma de decisiones.
En la implementación se reconoció  la  necesidad de fomentar  la integridad y los valores éticos, única forma de lograr el trabajo mancomunado entre dirigentes y trabajadores, resultando  un clima social de  cooperación y delegación necesaria para un mejor desempeño, elevando el sentido de pertinencia y la respiración de un verdadero ambiente de control.
Se logró una acertada y realista identificación de los riesgos en cada área, estimando aquellos que pudieron cuantificarse, lo que tributó a la elaboración y actualización del Plan de Prevención de Riesgos.
Lo anterior  propició un flujo efectivo de información  y comunicación entre  los procesos administrativos, financieros y técnicos, permitiendo captar y notificar  oportunamente los cambios.
Por último, en la evaluación se planificaron y realizaron actividades de control vinculadas a cada proceso y subproceso a realizar  en  cada área, de forma continua y puntual, lo que contribuyo a fortalecer la autoridad y el liderazgo, modificar y corregir errores contables y medir con efectividad el desempeño laboral de los recursos humanos. Se definió con claridad el papel a jugar por el Comité de Prevención y Control.
Lo anterior cambió el estilo de trabajo de dirigentes y trabajadores, reanimando y asegurando la aplicación exitosa del Control Interno, tributando al cumplimiento de los  objetivos y estrategias de la organización.

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