PROPUESTA DE BASES PARA EL DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INFORMACIÓN PARA LA DIRECCIÓN DE ENERGÍA RENOVABLE DEL MINBAS

Anaely Saunders Vázquez

3.1.2. Identificación de los procesos, las fuentes, los flujos y canales de información. Relación de la DER con el ambiente

Teniendo en cuenta que la descripción de los procesos que ocurren en una organización es esencial a la hora de diseñar cualquier sistema de gestión, y considerando que un proceso es el conjunto de actividades que se realizan para obtener un resultado específico y se caracteriza por cruzar fronteras organizacionales y tener consumidores externos e internos, nos propusimos identificar, como fase incial, los procesos que ocurren en la DER.

En el estudio realizado encontramos que no están identificados adecuadamente los procesos, por lo que no están ni delimitados, ni documentados. Los procesos internos muchas veces se solapan con los procesos del MINBAS, que es la organización superior a la que está subordinada esta organización y hay otros, como los de la gestión del transporte, la gestión del Capital Humano y la gestión financiera, que no son realizados por la organización.

Analizando los documentos de la organización, la entrevista realizada a sus especialistas y su directivo, hemos podido determinar las actividades que realizan, las principales fuentes de información (Figura 8) y los canales que utilizan tanto para recibir como para enviar información; identificamos los procesos, lo que posibilitó determinar el Diagrama de Contexto de la organización (Figura 9), que nos permite visualizar la interrelación de la DER con los OACEs, el GNER y los territorios, o sea, la interrelación con el ambiente, del que depende para poder ejecutar las actividades de interfase.

Las fuentes de información más utilizadas son: boletines temáticos, información personal, Internet, además de otras fuentes (memorias de eventos internacionales y nacionales, contactos personales, libros y revistas)


Fuentes de obtencion de la información.

Figura 8. Fuentes de obtención de información

Los principales canales que se utilizan son:

2

Figura 9. Diagrama de Contexto de la DER
Fuente: Elaboración propia

Las actividades fueron agrupadas, y se describe, de cada una de ellas, en qué consiste, cómo se realiza, qué información necesita y quién la proporciona, qué información produce y qué destino tiene y qué canales utilizan para recibirla y entregarla (Tabla No.1). Estas actividades determinan entonces los procesos fundamentales que ocurren en la organización.

Actividad

Qué información necesita

Quién la suministra

Canal

Información que produce

Destino de esa información

Canal

Proceso

Elaboración de planes de desarrollo a corto, mediano y largo plazo

- Potenciales de cada FER

- Grupos Nacionales y Provinciales

directa

- Plan Nacional a corto plazo.         

- Ministro MINBAS.  
- Consejo de Ministros         

directa copia dura/ digital

Planificación Estratégica. PE

- Planes de cada OACEs

- OACEs

email

- Proyecciones de desarrollo a mediano y largo plazo

Elaboración de propuesta de Marco Regulatorio

- Marcos regulatorios internacionales.   

CUBAENER- GIA

directa
email

Propuesta de Marco Regulatorio Nacional

- Ministro MINBAS

directa copia dura/ digital

- Legislación nacional

- Consejo de Ministros

Negociaciones contrapartes internacionales

- Información de socios potenciales

- Internet
- Cámara de Comercio y MINCEX

digital
email

- Caracterización de las contrapartes internacionales.

- Ministro MINBAS
- Consejo de Ministros

directa copia dura/ digital verbal

Gestión Negocios. PE

- Directivas de negociación

- OACEs con asesoría de G.  Nacionales

email

- Recomendacio nes

-OACEs

Representar al país en mecanismos internacionales (PETROCARIBE, IRENA, OLADE, etc)

- Proyectos que se desarrollan conjuntamente

- OACEs

digital
copia dura

- Informe sobre la marcha de los Proyectos y la propuesta de nuevos proyectos

- Mecanismos internacionales

email

Coop.  y Colaboración Internacional. PE

- Proyectos que se proponen

-Eventos

- Mecanismos internacionales  - MINREX

Inter net
email
 

- Propuestas de participantes por organismos en los eventos y curso

- OACEs

email

-Cursos

Actividad

Qué información necesita

Quién la suministra

Canal

Información que produce

Destino de esa información

Canal

Proceso

Recorrido por las provincias y municipios

-Informes de los Grupos Provinciales

Grupos  Provinciales

email

Resumen sobre el recorrido y Acuerdos

- Ministro MINBAS               - Consejo de Ministros              - OACEs

directa copia dura/ digital/email

Atención a territorios. PO

Reunión territorial

-Actas de reuniones territoriales

Grupos  Provinciales

email

- Informe territorial

- Ministro MINBAS

directa copia dura/ digital

-Acuerdos

- Acta

- Consejo de Ministros

Asesoría a los  OACEs inversionistas  de proyectos internacionales

- Información de cada proyecto

- OACEs

email
digital
copia dura

Recomendacio-nes sobre cada proyecto y de los OACEs, centros de investigación, empresas, que deben participar

OACEs

digital

Gerencia de Proyectos. PO

- Información de cada empresa

- G. Nacionales

- Información de las tecnologías

- G. Nacionales y Empresas especializadas

email

- Posibilidades del uso de las FER

email

Inversiones

- Documentación de cada una de las inversiones propuestas en el país

- MEP

digital

-Evaluación de cada inversión y dictamen técnico sobre el uso de las FER.

- MEP

digital

Proceso Inversionista. PO

- Informe de la estado de ejecución de cada inversión

- OACEs

digital

- Informe sobre el avance de las inversiones

- Consejo de Ministro

directa copia dura/ digital

Actividad

Qué información necesita

Quién la suministra

Canal

Información que produce

Destino de esa información

Canal

Proceso

Control del Estado Técnico y la disponibilidad del equipamiento de  las FER

- BD sobre instalaciones

Grupos Provinciales y UNE

digital

Condensado Nacional sobre las instalaciones de ER

- Consejo de Ministros

directa copia dura/
digital

Actividades de Control. PO

Despacho con los OACEs

Estado de cumplimiento de los acuerdos anteriores

- OACEs
- Grupos Provinciales

reunio nes

Informe de cumplimiento de la implementación del uso de las FER a nivel nacional, por cada OACEs

- Ministro MINBAS
- Consejo de Ministros

directa copia dura/
digital

Reuniones de los Grupos Nacionales de ER

- Actas de reuniones
- Acuerdos
-  Informes sobre el trabajo de los GN

Grupos Nacionales de ER

email
digital
reunio nes

Acuerdos sobre acciones a ejecutar

GNER

directa/ reunio nes

Informes sobre el trabajo del GNER y el DER

- Información del trabajo periódico
- Planes de trabajo

Propia de la organización

digital

Informe Anual

- Ministro MINBAS
- Consejo de Ministros
-Asamblea Nacional del Poder Popular.

 

Gestión Administrativa. PA

Siglas Utilizadas:
PE: Procesos Estratégicos

PO: Procesos Operativos
PA: Procesos de Apoyo

Tabla No. 1. Actividades y Procesos que se realizan en la DER

Los procesos que se realizan en la organización son: Planificación Estratégica, Gestión de negocios, Cooperación y Colaboración Internacional, Atención a territorios, Gerencia de Proyectos, Proceso Inversionista, Actividades de Control y Gestión administrativa.

En cada uno de estos procesos se genera mucha información, cuyo destino fundamental no es solo el propio MINBAS, sino el Consejo de Ministros, la Asamblea Nacional, los OACEs, los Grupos Nacionales y Grupos Provinciales. Entre las informaciones que se generan se encuentran:

 

La manera más efectiva de reflejar los procesos identificados y sus interrelaciones es a través de un mapa de proceso (Figura 10).


grafico de procesos estrategicos

Figura 10. Mapa de Procesos de la Dirección de Energía Renovable del MINBAS

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