PROPUESTA DE BASES PARA EL DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INFORMACIÓN PARA LA DIRECCIÓN DE ENERGÍA RENOVABLE DEL MINBAS
Anaely Saunders Vázquez
3.1.2. Identificación de los procesos, las fuentes, los flujos y canales de información. Relación de la DER con el ambiente
Teniendo en cuenta que la descripción de los procesos que ocurren en una organización es esencial a la hora de diseñar cualquier sistema de gestión, y considerando que un proceso es el conjunto de actividades que se realizan para obtener un resultado específico y se caracteriza por cruzar fronteras organizacionales y tener consumidores externos e internos, nos propusimos identificar, como fase incial, los procesos que ocurren en la DER.
En el estudio realizado encontramos que no están identificados adecuadamente los procesos, por lo que no están ni delimitados, ni documentados. Los procesos internos muchas veces se solapan con los procesos del MINBAS, que es la organización superior a la que está subordinada esta organización y hay otros, como los de la gestión del transporte, la gestión del Capital Humano y la gestión financiera, que no son realizados por la organización.
Analizando los documentos de la organización, la entrevista realizada a sus especialistas y su directivo, hemos podido determinar las actividades que realizan, las principales fuentes de información (Figura 8) y los canales que utilizan tanto para recibir como para enviar información; identificamos los procesos, lo que posibilitó determinar el Diagrama de Contexto de la organización (Figura 9), que nos permite visualizar la interrelación de la DER con los OACEs, el GNER y los territorios, o sea, la interrelación con el ambiente, del que depende para poder ejecutar las actividades de interfase.
Las fuentes de información más utilizadas son: boletines temáticos, información personal, Internet, además de otras fuentes (memorias de eventos internacionales y nacionales, contactos personales, libros y revistas)
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Figura 8. Fuentes de obtención de información |
Los principales canales que se utilizan son:
- Reuniones
- Actas de reuniones
- Copia dura/ entrega directa
- Digital/entrega directa
- Teléfono
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Figura 9. Diagrama de Contexto de la DER |
Las actividades fueron agrupadas, y se describe, de cada una de ellas, en qué consiste, cómo se realiza, qué información necesita y quién la proporciona, qué información produce y qué destino tiene y qué canales utilizan para recibirla y entregarla (Tabla No.1). Estas actividades determinan entonces los procesos fundamentales que ocurren en la organización.
Actividad |
Qué información necesita |
Quién la suministra |
Canal |
Información que produce |
Destino de esa información |
Canal |
Proceso |
Elaboración de planes de desarrollo a corto, mediano y largo plazo |
- Potenciales de cada FER |
- Grupos Nacionales y Provinciales |
directa |
- Plan Nacional a corto plazo. |
- Ministro MINBAS. |
directa copia dura/ digital |
Planificación Estratégica. PE |
- Planes de cada OACEs |
- OACEs |
- Proyecciones de desarrollo a mediano y largo plazo |
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Elaboración de propuesta de Marco Regulatorio |
- Marcos regulatorios internacionales. |
CUBAENER- GIA |
directa |
Propuesta de Marco Regulatorio Nacional |
- Ministro MINBAS |
directa copia dura/ digital |
|
- Legislación nacional |
- Consejo de Ministros |
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Negociaciones contrapartes internacionales |
- Información de socios potenciales |
- Internet |
digital |
- Caracterización de las contrapartes internacionales. |
- Ministro MINBAS |
directa copia dura/ digital verbal |
Gestión Negocios. PE |
- Directivas de negociación |
- OACEs con asesoría de G. Nacionales |
- Recomendacio nes |
-OACEs |
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Representar al país en mecanismos internacionales (PETROCARIBE, IRENA, OLADE, etc) |
- Proyectos que se desarrollan conjuntamente |
- OACEs |
digital |
- Informe sobre la marcha de los Proyectos y la propuesta de nuevos proyectos |
- Mecanismos internacionales |
Coop. y Colaboración Internacional. PE |
|
- Proyectos que se proponen |
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-Eventos |
- Mecanismos internacionales - MINREX |
Inter net |
- Propuestas de participantes por organismos en los eventos y curso |
- OACEs |
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-Cursos |
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Actividad |
Qué información necesita |
Quién la suministra |
Canal |
Información que produce |
Destino de esa información |
Canal |
Proceso |
Recorrido por las provincias y municipios |
-Informes de los Grupos Provinciales |
Grupos Provinciales |
Resumen sobre el recorrido y Acuerdos |
- Ministro MINBAS - Consejo de Ministros - OACEs |
directa copia dura/ digital/email |
Atención a territorios. PO |
|
Reunión territorial |
-Actas de reuniones territoriales |
Grupos Provinciales |
- Informe territorial |
- Ministro MINBAS |
directa copia dura/ digital |
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-Acuerdos |
- Acta |
- Consejo de Ministros |
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Asesoría a los OACEs inversionistas de proyectos internacionales |
- Información de cada proyecto |
- OACEs |
email |
Recomendacio-nes sobre cada proyecto y de los OACEs, centros de investigación, empresas, que deben participar |
OACEs |
digital |
Gerencia de Proyectos. PO |
- Información de cada empresa |
- G. Nacionales |
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- Información de las tecnologías |
- G. Nacionales y Empresas especializadas |
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- Posibilidades del uso de las FER |
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Inversiones |
- Documentación de cada una de las inversiones propuestas en el país |
- MEP |
digital |
-Evaluación de cada inversión y dictamen técnico sobre el uso de las FER. |
- MEP |
digital |
Proceso Inversionista. PO |
- Informe de la estado de ejecución de cada inversión |
- OACEs |
digital |
- Informe sobre el avance de las inversiones |
- Consejo de Ministro |
directa copia dura/ digital |
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Actividad |
Qué información necesita |
Quién la suministra |
Canal |
Información que produce |
Destino de esa información |
Canal |
Proceso |
Control del Estado Técnico y la disponibilidad del equipamiento de las FER |
- BD sobre instalaciones |
Grupos Provinciales y UNE |
digital |
Condensado Nacional sobre las instalaciones de ER |
- Consejo de Ministros |
directa copia dura/ |
Actividades de Control. PO |
Despacho con los OACEs |
Estado de cumplimiento de los acuerdos anteriores |
- OACEs |
reunio nes |
Informe de cumplimiento de la implementación del uso de las FER a nivel nacional, por cada OACEs |
- Ministro MINBAS |
directa copia dura/ |
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Reuniones de los Grupos Nacionales de ER |
- Actas de reuniones |
Grupos Nacionales de ER |
email |
Acuerdos sobre acciones a ejecutar |
GNER |
directa/ reunio nes |
|
Informes sobre el trabajo del GNER y el DER |
- Información del trabajo periódico |
Propia de la organización |
digital |
Informe Anual |
- Ministro MINBAS |
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Gestión Administrativa. PA |
Siglas Utilizadas: |
PO: Procesos Operativos |
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Tabla No. 1. Actividades y Procesos que se realizan en la DER
Los procesos que se realizan en la organización son: Planificación Estratégica, Gestión de negocios, Cooperación y Colaboración Internacional, Atención a territorios, Gerencia de Proyectos, Proceso Inversionista, Actividades de Control y Gestión administrativa.
En cada uno de estos procesos se genera mucha información, cuyo destino fundamental no es solo el propio MINBAS, sino el Consejo de Ministros, la Asamblea Nacional, los OACEs, los Grupos Nacionales y Grupos Provinciales. Entre las informaciones que se generan se encuentran:
- Plan Nacional a corto plazo.
- Proyecciones de desarrollo a mediano y largo plazo.
- Propuesta de Marco Regulatorio Nacional.
- Caracterización de las contrapartes internacionales.
- Informe sobre la marcha de los proyectos internacionales y la propuesta de nuevos proyectos.
- Propuestas de participantes por organismos en los eventos y curso internacionales.
- Resumen sobre el resultado de los recorridos territoriales.
- Recomendaciones sobre cada proyecto nacional e internacional, así como de los OACEs, centros de investigación, empresas, que deben participar
- Evaluación de cada inversión y dictamen técnico sobre el uso de las FER e informe sobre el avance de las inversiones.
- Condensado Nacional sobre las instalaciones de ER.
- Informe de cumplimiento de la implementación del uso de las FER a nivel nacional, por cada OACEs y territorio.
La manera más efectiva de reflejar los procesos identificados y sus interrelaciones es a través de un mapa de proceso (Figura 10).
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Figura 10. Mapa de Procesos de la Dirección de Energía Renovable del MINBAS |
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